Training Kit Basis Inrichting 2

Transcriptie

1 Training Kit Basis Inrichting 2 Versie: Juli 2011, Revisie 3 Coachview.net: 2.2 Auteur(s): Remy Remery Dé nieuwe manier van samenwerken

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING...4 DOELSTELLING... 4 MODULES BELANGRIJKSTE TERMEN BASIS INRICHTING UITBREIDING INRICHTING ALGEMEEN...6 REDEN VERVALLEN... 6 VRIJSTELLING... 6 NIET BESCHIKBAARHEID... 6 ALGEMENE NIET BESCHIKBAARHEID... 7 NIET BESCHIKBAARHEID VOOR PERSOON EN LOCATIE UITBREIDING INRICHTING RELATIEBEHEER...9 AFDELINGEN... 9 FUNCTIES... 9 PERSOON FUNCTIES EN AFDELINGEN UITBREIDING INRICHTING OPLEIDING RICHT RESULTATEN IN MAAK EEN NIEUWE RESULTAATDEFINITIE MAAK RELATIEVE KEUZES ACTIETEMPLATES ACTIE TEMPLATES ALGEMEEN, UITLEG OVER OPBOUW TEMPLATE SCHERM DATAGROEPEN ACTIETEMPLATES MAKEN TBV. HANDMATIGE ACTIES ACTIE MAKEN BIJ EEN PERSOON ACTIETEMPLATES MAKEN TBV. AUTOMATISCHE ACTIES ACTIES VERZETTEN OF AFRONDEN UITBREIDEN OPLEIDINGSSOORT ACTIETEMPLATES KOPPEL EEN RESULTAATDEFINITIE AAN DE OPLEIDINGSSOORT HERHALINGEN: INRICHTING EN UITVOERING HERHALINGEN BEWAKEN HERHALING VIA PERSONEN OP DE WACHTLIJST OPLEIDING MAKEN, PLANNEN, INSCHRIJVEN, PLANNEN EN HERHALEN BEWAKING VAN DE WACHTLIJST BEWAKEN HERHALING VIA AUTOMATISCHE ACTIES OPLEIDING MAKEN, PLANNEN, INSCHRIJVEN, PLANNEN EN HERHALEN UITVOERING: AANVRAAG UITBRENGEN OFFERTE TOEVOEGEN / VERWIJDEREN ONDERDEEL BIJ EEN AANVRAAG MAAK PRINT OF DE OFFERTE

3 TOEVOEGEN DEELNEMERS INDIVIDUEEL INSCHRIJVEN VANUIT DE WACHTLIJST OPLEIDING VIA DE AANVRAAG AANVRAAG LATEN VERVALLEN VRIJSTELLING VOOR EEN ONDERDEEL UITVOERING: OPLEIDING MAAK EEN NIEUWE OPLEIDING PLAN DE ONDERDELEN SCHRIJF DE DEELNEMERS DIRECT IN PLAATS EEN PERSOON OP DE WACHTLIJST SCHRIJF DE DEELNEMERS VIA DE WACHTLIJST IN SCHRIJF EEN DEELNEMER UIT UITVOEREN VAN ACTIES DOCUMENTEN GENEREREN PRESENTIE/SLAGING INVULLEN RESULTATEN REGISTREREN OPLEIDING IN TIJD (STATUSSEN) OVERZICHT OPLEIDINGSVRAGEN MAILINGS VANUIT EEN OPLEIDING MAKEN MAILINGS BIJ EEN OPLEIDING AANMAKEN VAN DE MAILING VIA DE OPLEIDING SELECTEREN VAN DE MAILINGITEMS TAB MAILING TEMPLATE PRINTEN VAN DE MAILING EN VAN DE MAILING OEFENINGEN OPLEIDING OEFENING 1 OPLEIDING OEFENING 2 MAILING VANUIT OPLEIDING OEFENING 3 AANVRAAG INRICHTING OEFENING 4 ACTIETEMPLATES OEFENING 5 RESULTATEN OEFENING 6 NIET BESCHIKBAARHEID

4 1. Inleiding Graag heten wij u van harte welkom en hopen dat u met veel plezier en succes deze training Basis Inrichting deel 2 volgt. Deze training is vooral bedoeld voor de beginnende gebruiker of voor gebruikers die graag zelf hun kennis willen opfrissen en die deel hebben genomen aan de training Basis Inrichting deel 1. Doelstelling Verdere uitbreiding inrichting Relatiebeheer en Opleiding. U leert om te gaan met het maken van aanvragen, het plannen en administreren van opleidingen en het in- en uitschrijven van deelnemers. Daarnaast leert u wat de mogelijkheden zijn van de module Mailing Master, in combinatie met de module Opleidingen. Modules De volgende modules heeft u nodig om de training te kunnen volgen: Bedrijven en Personen. Documenten en Acties. Opleidingen. Mailing Master. Deze icoontjes vertellen u het volgende: Een handig tip. Let op! Oefening. Copyright 2011 Coachview.net is een product van InnoPhase B.V. 4

5 2. Belangrijkste termen Basis Inrichting 2 In dit hoofdstuk worden de belangrijkste termen, die betrekking hebben op deze training uitgelegd. Opleidingssoort: Een blauwdruk van een opleiding. Met deze blauwdruk kan telkens een nieuwe aanvraag of opleiding gemaakt worden. Hoe nauwkeuriger de gegevens ingevuld worden hoe eenvoudiger en sneller het is om een aanvraag of opleiding aan te maken en te wijzigen. U moet dus goed nadenken welke soorten opleidingen u geeft of gaat geven. Bij het maken van een nieuwe opleiding of aanvraag worden automatisch de onderdelen, verkoopregels en acties van de opleidingssoort overgenomen. Onderdelen: Een opleidingssoort bestaat uit één of meerdere verschillende onderdelen. Dit kunnen dagen zijn maar ook losse dagdelen. Bij het creëren van een aanvraag of opleiding worden deze onderdelen meegenomen. U legt de duur, minimum en maximum aantal deelnemers vast. U bepaalt of de presentatie en slaging vereist is en registreert deze. Opleiding: De daadwerkelijke uitvoering van een opleidingssoort. U plant de onderdelen en schrijft de cursisten in. U regelt de presentatie en/of slaging. U bepaalt de docent en de locatie, en registreert resultaten. U maakt presentielijsten, nodigt cursisten en docenten uit, print diploma s en certificaten etc. Aanvraag: Registratie van de interesse in een opleidingssoort. Offerte kan aangemaakt worden en de aanvraag kan na opdracht ingepland worden via de opleiding. Vanuit de wachtlijst van een opleiding schrijft u de cursisten in. Na afloop maakt u de facturen. Opleidingsvraag: Wordt een opleidingsvraag van een persoon ingeschreven bij een opleiding dan wordt de persoon deelnemer aan de opleiding. Resultaten: Registreer cijfers en/of resultaten bij een opleiding. Er zijn drie resultaattypes, absoluut (cijfers), relatief (waardering), vrij. Actietemplates: Het maken en bewaken van acties (workflow) is een belangrijk onderdeel binnen Coachview.net. Acties zijn direct te zien op het opstartscherm (Personal Coach), via de verschillende actietabs of via de functie Actie in het snelmenu. Een actietemplate vormt de basis van elke actie. Reden Vervallen: Als een aanvraag niet doorgaat dan moet de financiële status op vervallen gezet worden. Daarbij moet een reden gekozen worden. 5

6 3. Uitbreiding Inrichting Algemeen Reden Vervallen Als een aanvraag niet doorgaat dan kunt u de financiële status van deze aanvraag op vervallen zetten. Als u dit doet dan moet u een reden invullen. De redenen kunt u zelf bepalen. Dit gaat als volgt: 1. Klik in de functiegroep Opleidingsdata op de functie Reden vervallen. 2. Klik op de knop Bewerken en Toevoegen, er wordt een lege regel aangemaakt. 3. Klik in de kolom Text en vul een reden in. 4. Klik nogmaals op Toevoegen als u nog een reden wilt invullen. 5. Klik op de knop Opslaan om de redenen te bewaren. Door in de kolom Text van een bestaande reden te klikken kunt u deze wijzigen. Door een regel te selecteren (klik in de paarse kolom u ziet een zwart driehoekje verschijnen) en op de knop Verwijder te klikken kan een vervallen reden verwijderd worden. De vervallen reden kan niet meer verwijderd worden als deze al eens is gebruikt bij een aanvraag. Zet in dit geval de vervallen reden op inactief (klik in het vierkantje -> kolom Inactief. Vergeet niet op de knop Opslaan te klikken om de wijzigingen te bewaren! Vrijstelling Het komt voor dat, bijvoorbeeld voor een herhaling, één of meerdere deelnemers één of meerdere onderdelen niet meer hoeven te volgen, vrijgesteld zijn. Let op, het is een eenmalige vrijstelling, deze actie moet voor elke aanvraag herhaald worden. Registreren permanente vrijstelling zal waarschijnlijk in een van de volgende releases mogelijk zijn. Voordat een vrijstelling aan een deelnemer toegekend kan worden moeten er één of meerdere vrijstelling redenen worden toegevoegd. 1. Klik in de functiegroep Opleidingsdata op de functie Reden Vrijstelling. 2. Klik op de knop Bewerken om een nieuwe reden vrijstelling toe te voegen of om een reden vrijstelling te wijzigen. 3. Klik op de knop Toevoegen. 4. Klik in de lege regel in de kolom Text. 5. Vul een reden vrijstelling in. 6. Herhaal stap 3 tot en met 5 als u nog meer reden vrijstellingen wilt opgeven. 7. Klik op de knop Opslaan om de gegevens te bewaren. Niet Beschikbaarheid In Coachview.net kunt u bepalen of een persoon of locatie niet beschikbaar is. Daarnaast kan ook een algemene niet beschikbaarheid ingegeven worden. Via de functiegroep Opleidingsdata en de functie Niet-beschikbaarheid haalt u een overzicht op van alle al ingevoerde niet beschikbare periodes en kunt u nieuwe toevoegen of bestaande wijzigen. Laat Coachview.net dit bewaken bij het inschrijven van 6

7 deelnemers of het plannen van locaties en docenten. Niet beschikbaarheid voor een docent of locatie wordt getoond in de planningsmodule getoond. Algemene Niet Beschikbaarheid Deze maakt u als volgt: 1. Klik in de functiegroep Opleidingsdata op de functie Niet-beschikbaarheid. 2. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe algemene niet beschikbaarheid aan te maken. 3. Vul de gegevens in, in het detailscherm: a. Kies een naam die gemakkelijk te herkennen is. b. Selecteer een datum van en datum tot en met, dit is niet verplicht. c. Selecteer een weekdag, dit is niet verplicht. d. Als u geen datum van/ tot en met invult dan moet u een weekdag invullen. Selecteert u geen weekdag dan moet u een datum van/tot en met invullen. Zowel datum van/tot en met en weekdag invullen mag ook. e. Vul een tijd van en tijd tot en met in, dit is niet verplicht. 4. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren. 5. Zijn er al onderdelen die ingepland zijn voor de door u ingevulde niet beschikbaarheid dan krijgt u een melding dat één of meerdere onderdelen zijn ingepland in de beschreven periode. Daarbij wordt ook aangegeven over welke onderdelen het gaat. U kunt deze waarschuwing negeren door nogmaals op Opslaan te klikken. Wat gebeurt er als u een opleidingsonderdeel gaat plannen op een datum en/of tijd die is aangemerkt als niet beschikbaar. Stel u geeft de volgende periodes in: U plant de onderdelen op 15 februari (carnaval 2010) en op maandag 15 maart en u klikt op Opslaan, dan krijgt u de volgende melding: Het is een waarschuwing, door nog een keer op de knop Opslaan te klikken worden de datums toch geaccepteerd. Niet Beschikbaarheid voor Persoon en Locatie Daarmee kunt u aangeven en bewaken dat een locatie en/of persoon (bijvoorbeeld een docent die moet worden ingepland of een deelnemer die moet worden ingeschreven) niet beschikbaar is. Dit gaat als volgt: 1. Selecteer een persoon of locatie. 2. Klik op de tab Niet beschikbaar en klik op Nieuw. 3. Vul de gevraagde gegevens in, deze zijn hetzelfde al hierboven. 4. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren. 7

8 Coachview.net bewaakt nu het volgende: Schrijft u een persoon in op een onderdeel dat gepland is op een datum of dag waarop deze persoon niet beschikbaar is dan krijgt u de volgende melding: Dit is een waarschuwing, door nog een keer op Inschrijven te klikken wordt de persoon toch ingeschreven. Plaatst u een locatie of een docent (= persoon) op een onderdeel dat gepland is op een datum of dag waarop deze locatie niet beschikbaar is, dan krijgt u de volgende melding: Ook dit is een waarschuwing, door nog een keer op Opslaan te klikken wordt de locatie toch gepland. 8

9 4. Uitbreiding Inrichting Relatiebeheer Afdelingen Aan iedere persoon kan een afdeling gekoppeld worden. Om één of meerdere afdelingen te maken moeten de volgende stappen doorlopen worden. 1. Selecteer de functie Afdeling persoon en functiegroep Categorie. 2. Het volgende scherm verschijnt als op de knop 'Nieuw' wordt geklikt: 3. Vul de volgende gegevens in: a. Code (verplicht) : geef een code, mag maar één keer voorkomen. b. Naam (verplicht) : geef een naam, mag meerdere keren voorkomen maar dat is niet makkelijk bij het zoeken naar afdelingen. c. Omschrijving : een uitgebreide omschrijf van de afdeling. d. Inactief : indien de afdeling op inactief gezet wordt, dan wordt deze niet meer getoond als keuze. 4. Klik op de 'Opslaan'-knop om de ingevulde gegevens te bewaren. Uiteraard zijn aangemaakte afdelingen ook weer te wijzigen of te verwijderen. Via de knop 'Bewerken' kan een afdeling gewijzigd of verwijderd worden. 1. Selecteer in de zoeklijst een afdeling en druk op 'Bewerken'. 2. Wijzigen: u kunt nu de code, naam en/of omschrijving wijzigen, druk op 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren. 3. Verwijderen: druk op de knop 'Verwijder' om een afdeling te verwijderen, dit kan alleen als de afdeling aan niemand is toegewezen. Functies Aan iedere persoon kan een functie gekoppeld worden. Een functie omschrijft de taakvervulling van een persoon. Voordat een functie gekoppeld kan worden aan een persoon moet deze eerst aangemaakt worden. 1. Selecteer de functie Functie persoon en functiegroep Categorie. 2. Het volgende scherm verschijnt als op de knop 'Nieuw' wordt geklikt: 9

10 3. Vul de volgende gegevens in: a. Code (verplicht): geef een code, mag maar één keer voorkomen. b. Naam (verplicht): geef een naam. c. Omschrijving: een uitgebreide omschrijving van de functie. d. Inactief: indien de functie op inactief gezet wordt, dan wordt deze niet meer getoond als keuze. 4. Klik op de 'Opslaan'-knop om de ingevulde gegevens te bewaren. Uiteraard zijn aangemaakte functies ook weer te wijzigen of te verwijderen. Via de knop 'Bewerken' kan een functie gewijzigd of verwijderd worden. 1. Selecteer in de zoeklijst een functie en druk op 'Bewerken'. 2. Wijzigen: u kunt nu de code, naam en/of omschrijving wijzigen, druk op 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren. 3. Verwijderen: druk op de knop 'Verwijder' om een functie te verwijderen, dit kan alleen als de functie aan niemand is toegewezen. Persoon functies en afdelingen Mits u over de juiste rechten bezit is het mogelijk om meer dan één functie of afdeling aan een persoon toe te wijzen. U creëert een overzicht van afdelingen en functies die een persoon heeft doorlopen. De tab 'Functies & Afdelingen' is dan zichtbaar bij een geselecteerde persoon. 1. Selecteer de persoon 2. Klik op de tab 'Functies & Afdelingen'. 3. Klik op de knop 'Nieuw' om een nieuwe functie en/of afdeling toe te voegen. Het volgende scherm wordt geopend: 10

11 4. Vul de volgende gegevens in: a. Selecteer een afdeling. b. Selecteer een functie. c. Wijzig de datum vervuld van indien van toepassing. d. Wijzig de datum vervuld tot indien van toepassing. 5. Klik op de knop Opslaan om de gegevens te bewaren. Wilt u functies en of afdelingen wijzigen of verwijderen druk dan op de knop 'Bewerken'. Deze knop is niet beschikbaar als er maar één functie en/of afdeling is toegewezen. 1. Selecteer in de zoeklijst een afdeling of functie en druk op 'Bewerken'. 2. Wijzigen: u kunt alleen de 'Vervuld van' of 'Vervuld tot' datums aanpassen, druk op de knop 'Opslaan' om de wijziging te bewaren. 3. Verwijderen: Klik op 'Verwijder' om een functie/afdeling te verwijderen. Keert u terug naar de tab 'Functies & Afdelingen' dan ziet u een overzicht van de toegewezen functies en/of afdelingen. De kolom 'Hoofdcombinatie' geeft aan welke functie en/of afdeling is toegewezen in de tab 'Algemeen'. In de kolom staat dan 'Ja, en er is nog geen 'Vervuld tot' ingevuld. 11

12 5. Uitbreiding Inrichting Opleiding Richt resultaten in Registreert u cijfers en/of resultaten bij een opleiding, koppel dan één of meerdere resultaatdefinities aan de opleidingssoort of aan een bepaald onderdeel dat bij de opleidingssoort hoort. Elke keer als er een opleiding wordt aangemaakt op basis van een opleidingssoort, worden de resultaatdefinities ook automatisch aan de opleiding of haar onderdelen toegevoegd. Maak een nieuwe resultaatdefinitie Een resultaatdefinitie maakt u via functiegroep Opleiding en functie ResultaatDefinitie. Maak gebruik van een van de onderstaande resultaattypes: Absoluut: getal van 0 tot 10 of elk ander cijfer (cijfer na de komma is toegestaan). Relatief: zelf in te richten relatieve waardering (bijvoorbeeld 'Onvoldoende', 'Voldoende', 'Goed'). De verschillende waarderingen maakt u via functiegroep Opleidingsdata en functie Resultaattype Relatief. Vrij: ruimte voor vrij in te geven tekst. Maak relatieve keuzes 1. Klik via functiegroep Opleidingsdata op de functie Resultaattype Relatief. 2. Klik op Nieuw. 3. Klik in de kolom Naam en geef een omschrijving. 4. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren. 5. Klik op het dubbele pijltje links onder aan de lijst om de keuzes te sorteren. Actietemplates Het maken en bewaken van acties is een belangrijk onderdeel binnen Coachview.net. Een actie herinnert u eraan dat er binnen een bepaalde tijdsspanne een handeling verricht moet worden. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van uitnodigen aan cursisten, het doorlezen van een aanvraag-formulier of een terugbel actie voor een collega. De acties zijn direct te zien op het opstartscherm (personal coach) van Coachview.net, via de verschillende actietabs in de detailschermen of via het snelmenu mbv. de functie Actie. Of u nu handmatig een actie aanmaakt of Coachview.net automatisch een actie laat genereren, een actietemplate vormt altijd de basis van een actie. Actie templates algemeen, uitleg over opbouw template scherm Maakt u vaak gebruik van een zelfde soort actie dan richt u hiervoor eenmalig een actietemplate in. Actietemplates kunnen voor veel verschillende onderdelen, zoals bedrijf, persoon, opleiding of aanvraag, 12

13 gemaakt worden. Een actie, gegenereerd met behulp van de template, is altijd terug te vinden via het snelmenu Actie. Bij het aanmaken/bewerken van een template kunnen er nogal wat gegevens gekozen of ingevuld worden. In de meeste gevallen is het voldoende om de naam in te vullen, de datagroep te selecteren en start- en einddatum te kiezen. Naam: Datagroep: De naam van de template, bedoeld voor eigen gebruik. Het gebruik van samenvoegvelden in de naam is aan te raden. Dit voorkomt dat acties, die met behulp van de actietemplate zijn gemaakt, in een zoeklijst altijd dezelfde naam krijgen. Bijvoorbeeld: Actietemplate Controle dossier aanmelding [Bedrijf:Naam] geeft actie Controle dossier aanmelding Coachview.net in plaats van Controle dossier aanmelding. Bepaalt waar u de actietemplate kiest, welke samenvoeg-velden er gekozen kunnen worden in de naam van de actietemplate, de koppelingen en de keuzes voor de starten einddatum. Omschrijving: Vul een omschrijving in om de actie te verduidelijken. Startdatum: Einddatum: Eigenaar: Prioriteit: Document- Templates: Leesrechten: Het aantal dagen/weken/maanden waarop de startdatum van de actie gezet wordt. Het aantal dagen/weken/maanden waarop de einddatum van de actie gezet wordt. Indien bekend is wie (bijna) altijd de actie moet uitvoeren kan hier de eigenaar geselecteerd worden. Laat het leeg als u dit niet zeker weet. U kunt alleen gebruikers van Coachview.net selecteren! Geef de prioriteit van de actie aan (laag, normaal, hoog). Koppel een of meerdere documenttemplates van dezelfde datagroep aan de actietemplate. Wordt met behulp van een documenttemplate een document geprint of verstuurd via dan wordt de actie automatisch afgerond. Als u dit leeg laat kunnen alle gebruikers de, met behulp van de actietemplate gemaakte, actie lezen. Door hier gebruikersrollen te kiezen krijgen alleen gebruikers met deze rol(len) de actie te zien. Schrijfrechten: Als u dit leeg laat kunnen alle gebruikers deze template gebruiken om er een actie mee te maken en kunnen alle gebruikers de gemaakte actie bewerken. Door hier gebruikersrollen te kiezen krijgen alleen gebruikers met deze rol(len) deze schrijfrechten. Koppelingen: Inactief: Op welke andere plaatsen wilt u de acties tonen die met behulp van de template gemaakt zijn. Als u bijvoorbeeld in een template met datagroep opleiding het persoonvinkje aanzet, dan wordt de actie, die gegenereerd is met behulp van de template, ook getoond in de actietab van de contactpersoon. Op deze manier kunt u templates verbergen die reeds gebruikt zijn, maar (voorlopig) niet meer gebruikt worden. De acties die gegenereerd zijn met behulp van de inactieve template blijven nog wel zichtbaar. Datagroepen Een datagroep bepaalt bij welke functie u een actie kunt aanmaken of door Coachview.net automatisch laat aanmaken. Kies zorgvuldig de datagroep, deze is niet meer te wijzigen als u eenmaal op de knop Opslaan klikt om de actietemplate te bewaren. 13

14 De volgende datagroepen zult u het vaakst gaan gebruiken: Bedrijf: Docent: Opleiding: Opleiding Deelnemer: Opleidings- Aanvraag Persoon: De actie kan gemaakt worden bij een bedrijf. De start- en einddatum zijn gekoppeld aan de aanmaakdatum van de actie. Er zijn geen extra koppelingen mogelijk. De actie kan gemaakt worden bij een docent. De start- en einddatum zijn gekoppeld aan de aanmaakdatum van de actie. Een extra koppeling met persoon is mogelijk. De actie kan gemaakt worden bij een opleiding. De start- en einddatum zijn gekoppeld aan startopleiding of einde opleiding of aanmaakdatum. Koppelingen zijn mogelijk met persoon (contactpersoon) en opleidingssoort. Automatisch wordt er één actie gemaakt per opleiding. Handig als alle personen die deelnemen aan de opleiding bij hetzelfde bedrijf behoren. De actie kan gemaakt worden bij een deelnemer aan een opleiding. De start- en einddatum zijn gekoppeld aan startopleiding of einde opleiding of aanmaakdatum. Koppelingen zijn mogelijk met aanvraag, opleiding en persoon. Automatisch wordt er één actie gemaakt per deelnemer als deze wordt ingeschreven. Handig als u de deelnemers persoonlijk wilt aanschrijven. De actie kan gemaakt worden bij een aanvraag die ingeschreven wordt bij een opleiding. De start- en einddatum zijn gekoppeld aan startopleiding of einde opleiding of aanmaakdatum. Koppelingen zijn mogelijk met opleiding. Automatisch wordt er één actie gemaakt per deelnemend bedrijf. Handig als u alleen de contactpersoon van het deelnemende bedrijf wilt aanschrijven. De actie kan gemaakt worden bij een persoon. De start- en einddatum zijn gekoppeld aan de aanmaakdatum. Koppe-lingen zijn mogelijk met bedrijf en persoon (leidinggevende). Actietemplates maken tbv. handmatige acties Met behulp van een actietemplate kunt u acties handmatig aanmaken. Dit kan via het snelmenu en de functie Actie of via de tab Acties in de verschillende detailschermen. Hoeveel acties er nog open staan ziet u aan het cijfer in de tab Acties. Actietemplates gekoppeld aan bijvoorbeeld persoon, bedrijf of docent moeten handmatig gemaakt worden. Als voorbeeld nemen we de datagroep Persoon. 1. Klik op menu-item Actie template in het menu Template. 2. Klik op de knop Nieuw. 3. Geef een naam aan de actietemplate, deze naam ziet u later als actie terug. Denk hierbij aan de uit te voeren actie, bijvoorbeeld Doorlezen aanvraagformulier. Gebruik de samenvoegcode [Bedrijf:Naam]. Als de actie gemaakt wordt, wordt automatisch de volledige naam van de persoon en de naam van het bedrijf waartoe de persoon behoord getoond. 4. Klik op het vergrootglas achter datagroep, en selecteer Persoon. 5. Klik op de knop Opslaan. 6. Vul de startdatum in: het aantal dagen/weken/maanden waarop de startdatum van de actie gezet wordt. Indien '1 werkdag na aanmaakdatum' wordt ingevuld, wordt bij het aanmaken van de actie, op basis van deze actietemplate, de startdatum van de actie gezet op 1 (werk)dag nadat de actie is gecreëerd in Coachview.net. 7. Vul de einddatum in: het aantal dagen/weken/maanden waarop de einddatum van de actie gezet wordt. Indien bijvoorbeeld '5 dagen na aanmaakdatum' wordt ingevuld, wordt bij het aanmaken van de actie, op basis van deze actietemplate, de einddatum van de actie gezet op 5 (werk)dagen nadat de actie is gecreëerd in Coachview.net. 14

15 8. Eigenaar, indien bekend is wie (bijna) altijd de actie moet uitvoeren kan hier de eigenaar geselecteerd worden. Laat het leeg als u dit niet zeker weet, als de actie gemaakt wordt kunt u dit alsnog invullen. U kunt alleen gebruikers van Coachview.net selecteren! 9. Koppelingen, kies voor de koppeling bedrijf (aanvinken). 10. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren. Actie maken bij een persoon 1. Selecteer een persoon via het snelmenu Persoon. 2. Ga naar de tab Acties. 3. Klik op de knop Nieuw om het actiescherm te openen. Is er maar één actietemplate gemaakt dan wordt deze meteen geopend en kunt u de actie bewerken en bewaren. Zijn er meer actietemplates gemaakt dan moet u via het vergrootglas een keuze maken (stap 4). 4. Klik op het vergrootglas achter template en kies de gewenste template. 5. Klik met de linker muistoets op de regel Doorlezen aanvraagformul. om deze te selecteren. 6. Klik op Opslaan. De actie wordt gemaakt op basis van de template. 7. Wijzig naar wens de gegevens, voeg bijvoorbeeld een eigenaar toe. Actie is gemaakt op 19 januari. Startdatum is 1 werkdag na aanmaakdatum actie dus 20 januari. Einddatum is 5 werkdagen na aanmaakdatum actie dus 26 januari. Bedrijf dat is gekoppeld aan de actie wordt getoond. De actie is nu ook zichtbaar bij de actietab van het bedrijf. 15

16 8. Klik op Opslaan om de actie te bewaren. 9. Ga via de broodkruimel terug naar de persoon. 10. In de naam van de actietab ziet u nu een getal dat aangeeft hoeveel acties er voor deze persoon zijn gemaakt, en nog niet zijn afgerond. Actietemplates maken tbv. automatische acties Actietemplates gekoppeld aan bijvoorbeeld een opleidingssoort zorgen ervoor dat bij het maken van een opleiding of aanvraag automatisch acties gecreëerd worden. Het is belangrijk om van te voren na te denken over de actie workflow, welke acties dus van belang zijn. Voorbeelden van actietemplates voor de start van een opleiding: Cursisten uitnodigen (eventueel via contactpersoon). Cursisten bevestigen (eventueel via contactpersoon). Docenten bevestigen. Bestellen materialen. Controleren betalingen. Voorbeelden van actietemplates na het einde van een opleiding: Presentielijst rapporteren aan opdrachtgever. Certificaten printen en versturen. Evaluatieformulieren retour en analyseren. De keuze van de datagroep is belangrijk. Afhankelijk van uw werkwijze kunt u bijvoorbeeld een keuze maken uit: 1. Opleiding: er wordt één actie gemaakt per opleiding. Handig als alle personen die deelnemen aan de opleiding bij hetzelfde bedrijf behoren. 2. OpleidingsAanvraag: er wordt één actie gemaakt per deelnemend bedrijf. Handig als u alleen de contactpersoon van het deelnemende bedrijf wilt aanschrijven. 3. OpleidingsDeelnemer: er wordt één actie gemaakt per deelnemer. Handig als u de deelnemers persoonlijk wilt aanschrijven. Neem de datagroep Opleiding: 1. Klik op menu-item Actie template in het menu Template. 2. Klik op de knop Nieuw. 3. Geef een naam aan de actietemplate, deze naam ziet u later als actie terug. Denk hierbij aan de uit te voeren actie, bijvoorbeeld Cursisten bevestigen. Gebruik de samenvoegcodes [Opleiding:Code] en [Opleiding:Naam]. Als de actie gemaakt wordt, wordt automatisch de code en de naam van de opleiding getoond. 4. Klik op het vergrootglas achter datagroep, en selecteer de datagroep Opleiding. De uiteindelijke actie wordt aangemaakt bij een opleiding. 5. Klik op de knop Opslaan. 6. Vul de startdatum in: het aantal dagen/weken/maanden waarop de startdatum van de actie gezet wordt. Indien '2 weken voor start opleiding' wordt ingevuld, wordt bij het aanmaken van een actie, op basis van deze actietemplate, de startdatum van de actie gezet op 2 weken voor start van de opleiding. 16

17 7. Vul de einddatum in: het aantal dagen/weken/maanden waarop de einddatum van de actie gezet wordt. Indien bijvoorbeeld '1 week voor start opleiding' wordt ingevuld, wordt bij het aanmaken van een actie, op basis van deze actietemplate, de einddatum van de actie gezet op 1 week voor begin van de opleiding. 8. Eigenaar: indien bekend is wie (bijna) altijd de actie moet uitvoeren kan hier de eigenaar geselecteerd worden. Laat het leeg als u dit niet zeker weet. U kunt alleen gebruikers van Coachview.net selecteren! 9. Klik op Opslaan om de actietemplate te bewaren. Kunt de eigenaar van te voren niet toekennen, dan wordt de contactpersoon van de opleiding automatisch de eigenaar van de actie. Acties verzetten of afronden Het verzetten of afronden van één of meerdere acties kan op verschillende manieren: 1. Via de tab Acties, die in de verschillende onderdelen zichtbaar is. 2. Via de Personal Coach. 3. Via het snelmenu Actie. Personal Coach: Hebt u in de personal coach het panel actie aan staan dan ziet u de acties waarvan u eigenaar bent als eerste met een sterretje (*). De acties zijn in dit panel gesorteerd op einddatum. 1. Klik met de linker muistoets op een actie om deze te openen, of klik met de linker muistoets op meer om alle acties te zien (dit is het zelfde als via het snelmenu Actie ). 2. Klik op de knop bewerken. 3. Selecteer de optie Afgerond. 4. Klik op Opslaan. Snelmenu Actie : 1. Zoek de actie(s) die u wilt afronden. 17

18 2. Klik op de knop Bewerken. 3. Selecteer de acties die u wilt afronden. 4. Klik op de knop afronden, de acties die zijn afgerond verdwijnen uit de lijst. U kunt ook acties van anderen verzetten en afronden! Uitbreiden Opleidingssoort Actietemplates Actietemplates gekoppeld aan een opleidingssoort zorgen ervoor dat bij het maken van een opleiding of aanvraag automatische acties gecreëerd worden. Men heeft de keuze om een Actietemplate toe te kennen aan een OpleidingsSoort of aan (een van) haar SoortOnderdelen. Indien de actie geldt voor alle OpleidingsSoorten waar een bepaald SoortOnderdeel bij voorkomt, is het uiteraard wenselijk om de Actietemplate op het nivo van het SoortOnderdeel toe te kennen. Een actietemplate mag aan één of meerdere opleidingssoorten gekoppeld worden. De werkwijze voor het koppelen van een ActieTemplate op beide niveaus is identiek, vandaar dat enkel het toekennen op OpleidingsSoort-niveau is uitgewerkt. 1. Selecteer de opleidingssoort. 2. Ga naar de tab Actietemplates. 3. Klik op de knop Bewerken. 4. Klik op het vergrootglas en selecteer de actietemplate. U mag meerdere actietemplates tegelijkertijd selecteren. 5. Klik op Toevoegen. 6. Klik op Opslaan. Koppel een resultaatdefinitie aan de opleidingssoort 1. Open het detailscherm van een opleidingssoort. 2. Ga naar de tab Resultaten. 3. Klik op de knop Bewerken en vervolgens op het loepje. 4. Selecteer één of meerdere resultaatdefinities in het pop-up scherm. 5. Klik op de knop Toevoegen. 6. Selecteer een resultaatdefinitie (regel wordt blauw) en klik op het kruisje om deze weer te verwijderen. 7. Klik hierna op de knop Opslaan, de resultaatdefinities zijn nu toegevoegd aan de opleidingssoort. 8. Klik op de knop Bijwerken opleidingsvragen om de resultaatdefinities te wijzigen of toe te voegen aan opleidingen die al eerder gemaakt zijn, nog voordat de resultaatdefinities toegevoegd werden aan de opleidingssoort. 9. Klik op het dubbele pijltje links onder aan de lijst om de resultaatdefinities te sorteren. Elke keer als er een opleiding wordt aangemaakt op basis van een opleidingssoort, worden de resultaatdefinities ook automatisch aan de opleiding toegevoegd. 18

19 6. Herhalingen: inrichting en uitvoering Herhalingen Inzicht krijgen in welke personen, in welke periode een herhaling van een opleiding moeten volgen, regelt u in Coachview.net op verschillende manieren. Een apart hoofdstuk omdat u zowel te maken krijgt met het inrichten van herhalingen als met het gebruik van de herhalingen bij een opleiding. Is er weinig verloop in de te trainen personen, en bent u verantwoordelijk om dezelfde personen voor dezelfde opleiding te blijven trainen, dan maakt u gebruik van de optie herhaling via personen op de wachtlijst. Door controle van de wachtlijst weet u wat de werklast in een bepaalde periode zal zijn. Maak gebruik van de optie herhaling via automatische acties als niet duidelijk is welke personen in aanmerking komen voor een herhaling. Via de actie opent u de oude opleiding en de deelnemers lijst, en kunt u inventariseren of herhaling voor één of meer deelnemers van toepassing is. Bewaken herhaling via personen op de wachtlijst Motivatie: Er is weinig verloop in de te trainen personen, en u bent verantwoordelijk om dezelfde personen voor dezelfde opleiding te blijven trainen. Personen, waarvoor voor de (oude) opleiding akkoord is gegeven, worden automatisch voor de herhalingsopleiding op de wachtlijst geplaatst, en tevens worden er nieuwe aanvragen gemaakt. Door controle van de wachtlijst krijgt u inzicht in de komende werklast. Hebt u opdracht om deze personen te trainen dan schrijft u deze personen in. Dit doet u bijvoorbeeld door: het maken van een nieuwe herhalingsopleiding, en het inschrijven van de deelnemers via de wachtlijst of, het maken van een nieuwe herhalingsopleiding via de aanvraag, de deelnemers worden automatisch ingeschreven, of het verdelen van de personen over al bestaande herhalingsopleidingen, inschrijven vindt plaats via de wachtlijst. Instructie: Richt twee opleidingssoorten in, waarvan één de basis en de ander de opleidingssoort als herhaling. Het aantal en de omschrijving van deze twee opleidingssoorten hoeven niet gelijk aan elkaar te zijn. Stap 1: Koppel de Herhaling als herhaling aan de opleidingssoort Basis. Als een opleiding, gemaakt met behulp van deze opleidingssoort, afgerond wordt, worden de deelnemers op de wachtlijst geplaatst en kunt u een herhalingsopleiding, volgens opleidingssoort Herhaling maken en plannen. Dit gaat als volgt: 1. Zoek de opleidingssoort die herhaald moet worden (Basis). 2. Klik met de linker muistoets op de naam om deze te selecteren. 3. Ga naar de tab Algemeen en klik op de knop Bewerken. 4. Klik op het vergrootglas achter Herhaling:. 5. Selecteer de opleidingssoort voor herhaling (Herhaling). 6. Vul het aantal maanden in (start herhaling en einde herhaling) waarbinnen de geldigheid van de gevolgde opleidingssoort vervalt en dus herhaald moet worden. 19

20 7. Staat de status nog op Initieel verander dan de status naar Definitief als u de opleidingssoort wilt gaan gebruiken. 8. Klik op de knop Opslaan of druk op Alt-S om de gewijzigde gegevens te bewaren. Stap 2: Koppel de opleidingssoort Herhaling als herhaling aan zich zelf. Opleidingen gemaakt met behulp van deze opleidingssoort worden na afronding telkens herhaald. Dit gaat als volgt: 1. Zoek de herhaling opleidingssoort (Herhaling). 2. Klik met de linker muistoets op de naam om deze te selecteren. 3. Ga naar de tab Algemeen en klik op de knop Bewerken. 4. Klik op het vergrootglas achter Herhaling:. 5. Selecteer de opleidingssoort voor herhaling, zichzelf dus. 6. Vul het aantal maanden in (start herhaling en einde herhaling) waarbinnen de geldigheid van de gevolgde opleidingssoort vervalt en dus herhaald moet zijn. 7. Staat de status nog op Initieel verander dan de status naar Definitief als u de opleidingssoort wilt gaan gebruiken. 8. Klik op de knop Opslaan of druk op Alt-S om de gewijzigde gegevens te bewaren. Opleiding maken, plannen, inschrijven, plannen en herhalen Maak en plan eerst een opleiding met behulp van de oorspronkelijke opleidingssoort, dus niet met behulp van de herhalings opleidingssoort. Schrijf de deelnemers in volgens uw standaard werkwijze. Na afronding van deze opleiding worden de deelnemers die akkoord zijn op de wachtlijst geplaatst voor de herhalingsopleiding. Controleer als volgt of de deelnemers op de wachtlijst zijn geplaatst voor de herhalingsopleiding: 1. Zoek met behulp van de code of de naam van de opleiding en status Afgerond de zojuist afgeronde opleiding. 2. Selecteer de zo juist afgeronde opleiding. 20

21 3. Ga naar de tab Deelnemers. 4. Selecteer een deelnemer via de kolom Persoon. 5. Ga naar de tab OpleidingsVragen. De opleiding Basisopleiding BHV is afgerond, Coachview.net heeft automatisch de opleidingvraag Basisopleiding BHV Herhaling op de wachtlijst geplaatst. De opleidingsvraag Basisopleiding BHV Herhaling heeft automatisch een nieuw aanvraagnummer gekregen. Dit gaat als volgt via menu Opleiding menu-item OpleidingsVraag : 1. Klik op de functie OpleidingsVraag in functiegroep Opleidingsdata. 2. Klik op meer in het zoekscherm. 3. Zet de status op wachtlijst. 4. Selecteer het bedrijf (via het vergrootglas) als alle deelnemers die aan de opleiding hebben deelgenomen van het zelfde bedrijf zijn, of selecteer een deelnemer van de opleiding. U ziet via de kolommen Startdatum en Einddatum wanneer de opleiding herhaald moet worden, en via de kolom OpleidingsSoort met welke opleidingssoort de opleiding herhaald moet worden. Bewaking van de wachtlijst Bewaking van de wachtlijst via de Personal Coach: Via uw personal coach krijgt u, via het overzicht opleidingsvragen op wachtlijst, direct inzicht in de te trainen personen. U ziet alle opleidingsvragen op de wachtlijst voor een bepaalde opleidingssoort. De lijst is gesorteerd op het aantal opleidingsvragen op de wachtlijst. Het eerste getal geeft het aantal personen op de wachtlijst aan, het getal tussen haakjes het aantal personen op de wachtlijst dat order is. Maak dit panel zichtbaar via het menu Beheer en menu-item Instellen Personal Coach. Klik op de knop Bewerken en selecteer de optie Opleidingssoort. Klik op de knop Opslaan. 21

22 Bewaking van de wachtlijst via opleidingsvraag: Controleer via menu Opleiding en menu-item OpleidingsVraag welke opleidingen herhaald moeten worden. Dit gaat als volgt: 1. Klik op functi OpleidingsVraag in functiegroep Opleidingsdata. 2. Klik op meer in het zoekscherm. 3. Zet de status op wachtlijst. 4. Vul de start- en einddatum in. In ons voorbeeld zou dat als startdatum zijn (11 maanden na einddatum opleiding) en als einddatum zijn (13 maanden na einddatum opleiding). 5. Selecteer, indien van toepassing, een bedrijf. 6. Klik op de knop Zoeken. 7. Klik op de kolom Startdatum om de sortering te wijzigen. 8. In ons voorbeeld zou dit onderstaande zoeklijst opleveren. In het voorbeeld moeten de twee deelnemers opnieuw getraind worden. Daarvoor moet de opleidingssoort Basisopleiding BHV Herhaling gebruikt worden. Bewaken herhaling via automatische acties Motivatie: U wilt gewaarschuwd worden dat, voor een bepaald bedrijf en/of bepaalde personen, een opleiding herhaald moet worden maar weet niet of dit voor elke persoon geldt. U wilt de contactpersoon van dat bedrijf, of de personen zelf, aanschrijven om te inventariseren wanneer en wie opnieuw getraind moet worden. Instructie: U koppelt een actietemplate aan een opleidingssoort. Het is daarbij verstandig om één maand voor dat de herhaling moet starten de actie zichtbaar te maken. De keuze van de datagroep is belangrijk. Afhankelijk van uw werkwijze kunt u bijvoorbeeld een keuze maken uit: 4. Opleiding: er wordt één actie gemaakt per opleiding. Handig als alle personen die deelnemen aan de opleiding bij hetzelfde bedrijf behoren. 5. OpleidingsAanvraag: er wordt één actie gemaakt per deelnemend bedrijf. Handig als u alleen de contactpersoon van het deelnemende bedrijf wilt aanschrijven. 6. OpleidingsDeelnemer: er wordt één actie gemaakt per deelnemer. Handig als u de deelnemers persoonlijk wilt aanschrijven. 22

23 Als voorbeeld nemen we datagroep OpleidinsgAanvraag: 11. Klik op menu-item Actie template in het menu Template. 12. Klik op de knop Nieuw. 13. Geef een naam aan de actietemplate, deze naam ziet u later als actie terug. Denk hierbij aan de uit te voeren actie, bijvoorbeeld Plannen Herhaling Basisopleiding BHV. Gebruik de samenvoegcodes [Opleiding:Naam] en [AanvraagBedrijf:Naam]. Als de actie gemaakt wordt, wordt automatisch de naam van de opleiding en de naam van het bedrijf getoond. 14. Klik op het vergrootglas achter datagroep, en selecteer de datagroep OpleidingsAanvraag. De uiteindelijke actie wordt aangemaakt bij een aanvraag die ingeschreven wordt bij een opleiding, en is gerelateerd aan de aanmaakdatum of de start- en/of einddatum van die opleiding. 15. Klik op de knop Opslaan. 16. Vul in de omschrijving de opleidingssoort in die gebruikt wordt om de opleiding te herhalen. 17. Vul de startdatum in: het aantal dagen/weken/maanden waarop de startdatum van de actie gezet wordt. Indien '10 weken na einde opleiding' wordt ingevuld, wordt bij het aanmaken van een actie, op basis van deze actietemplate, de startdatum van de actie gezet op 10 weken na einde van de opleiding. 18. Vul de einddatum in: het aantal dagen/weken/maanden waarop de einddatum van de actie gezet wordt. Indien bijvoorbeeld '12 weken na einde opleiding' wordt ingevuld, wordt bij het aanmaken van een actie, op basis van deze actietemplate, de einddatum van de actie gezet op 12 weken na einde van de opleiding. 19. Eigenaar: indien bekend is wie (bijna) altijd de actie moet uitvoeren kan hier de eigenaar geselecteerd worden. Laat het leeg als u dit niet zeker weet. U kunt alleen gebruikers van Coachview.net selecteren! 20. Kies voor koppelingen ook de opleiding. 21. Klik op de knop Opslaan. 22. Selecteer de opleidingssoort waarvan de opleiding steeds herhaald moet worden. In ons voorbeeld Basisopleiding BHV. 23. Ga naar de tab Actietemplates. 24. Klik op de knop Bewerken. 25. Klik op het vergrootglas en selecteer de actietemplate. 26. Klik op Toevoegen. 27. Klik op Opslaan. Opleiding maken, plannen, inschrijven, plannen en herhalen Maak en plan een opleiding met behulp van de opleidingssoort Basisopleiding BHV. Plan de onderdelen en schrijf de deelnemers volgens uw werkwijze in. Na het inschrijven van één of meerdere deelnemers wordt de actie zowel bij de aanvraag als bij de opleiding aangemaakt. 23

24 De start- en einddatum zijn nog niet ingevuld omdat de onderdelen nog niet gepland zijn. De naam van de opleiding en van het bedrijf (waartoe de deelnemer(s) behoren) worden automatisch ingevuld. Schrijft u een deelnemer in van een ander bedrijf dan wordt daar ook een actie voor aangemaakt. De start- en einddatums zijn bekend. Er zijn 2 acties aangemaakt. De acties met als datum 5 januari 2009 worden te zijner tijd zichtbaar op het overzicht van uw Personal Coach. 24

25 7. Uitvoering: Aanvraag Met behulp van een aanvraag registreert u de interesse in een opleiding. Een offerte kan aangemaakt en verstuurd worden en de aanvraag kan na opdracht omgezet worden naar een opleiding. Gaat een offerte niet door dan kunt u de aanvraag laten vervallen. Uitbrengen offerte Maak een nieuwe aanvraag door op het icoontje nieuw in het aanvraag snelmenu te klikken. Het volgende scherm verschijnt waarbij u de volgende gegevens kunt invullen: 1. Bedrijf: Klik op het vergrootglas achter 'Bedrijf' om een bedrijf aan de aanvraag toe te wijzen. Zoek het betreffende bedrijf vervolgens in de lijst op. 2. Contactpersoon: Klik op het vergrootglas achter 'Contactpersoon' om een contactpersoon bij deze aanvraag in te stellen. Zoek de betreffende persoon vervolgens in de lijst op. 3. Opleidingssoort: Workshop Coachview Basistraining 4. Aantal personen: aantal te verwachten deelnemers. 5. Personen: Kies via het loepje 2 personen van uw bedrijf. 6. Eigen Contactpersoon: staat automatisch ingesteld op u als de ingelogde gebruiker. Deze kan, indien nodig, gewijzigd worden. 7. Uitvoeringstermijn: is een tekstveld en hier kan een gewenste uitvoeringstermijn ingevuld worden, bijvoorbeeld: 'najaar' of '30'. Geef de contactpersoon van de klant in. Kies via het vergrootglas de juiste opleidingssoort. Geef bij het veld aantal personen het aantal in. Weet u de personen al, zoek deze dan via het vergrootglas op. 25

26 Toevoegen / verwijderen onderdeel bij een aanvraag Toevoegen onderdeel: 1. Open de gewenste aanvraag (bijvoorbeeld door via het snelmenu een aanvraag op te zoeken en deze daarna te openen). 2. Ga naar het tabblad Onderdelen, u heeft nu twee mogelijkheden: a. Klik op de knop 'Nieuw'. b. Vul de code, de naam en eventueel de omschrijving in. c. Klik op Opslaan. a. Klik op de knop 'Koppel' om een bestaand onderdeel toe te voegen. b. Klik op het vergrootglas achter 'SoortOnderdeel' om een onderdeel te kiezen. Selecteer het betreffende onderdeel vervolgens uit de lijst. c. Klik op 'Opslaan'. Het nieuwe of toegevoegde onderdeel wordt automatisch aan alle opleidingsvragen toegevoegd. Verwijderen onderdeel: 1. Ga naar het tabblad 'Onderdelen'. 2. Klik op de knop 'Bewerken'. 3. Selecteer de onderdelen die u wilt verwijderen, door het kies-vakje aan te vinken. 4. Klik op 'Verwijder' en bevestig de verwijdering. Het verwijderde onderdeel wordt automatisch uit alle opleidingsvragen verwijderd. Maak print of de offerte Zijn de onderdelen verwerkt dan kan de offerte gemaakt en verstuurd worden naar de contactpersoon van de klant. Het maken van een offerte is alleen mogelijk als daarvoor een documenttemplate is gemaakt. 1. Klik op de tab Documenten en op de knop Nieuw. 2. Selecteer de regel met de offerte documenttemplate. 3. Klik 2x met de linker muis op deze regel om de offerte te maken. 4. Klik op het printer icon om het document te printen, of het envelop icon om document te mailen Toevoegen deelnemers Via de tab OpleidingsVragen heeft u twee mogelijkheden om deelnemers toe te voegen. 1. Klik op de knop Nieuw. a. Selecteer een Persoon via het loepje. b. Alleen die personen worden getoond die behoren bij het bedrijf dat is gekoppeld aan de aanvraag, en die nog niet ingepland zijn of op een wachtlijst voorkomen voor deze opleidingssoort. De selectie van het bedrijf is overigens bij de zoekcriteria te wijzigen of verwijderen. 2. Klik op de knop Koppel Persoon. a. Er verschijnt een scherm met daarop alle personen (van het bedrijf horende bij de aanvraag) die nog niet ingepland zijn voor deze opleidingssoort of op een wachtlijst voor deze opleidingssoort voorkomen. De selectie van het bedrijf is overigens bij de zoekcriteria te wijzigen of verwijderen. b. Vink de gewenste personen aan. c. Klik op de knop 'Koppel Persoon'. d. Klik op de knop Sluiten. 26

27 e. De aangevinkte personen worden nu toegevoegd aan de aanvraag en komen automatisch op de wachtlijst. Individueel inschrijven vanuit de wachtlijst Een deelnemer die op de wachtlijst staat bij de aanvraag kan ingeschreven worden op een bestaande opleiding via de knop Wachtlijst inschrijven. Dit gaat als volgt: 1. Ga naar het tabblad 'OpleidingsVragen'. 2. Klik op de knop 'Wachtlijst inschrijven'. 3. Selecteer een opleiding: Klik op het loepje achter Opleiding. In het opleidingsscherm worden alle lopende opleidingen (van de betreffende opleidingssoort) getoond, met een begindatum vanaf vandaag. Indien nodig, kunnen de selectiecriteria aangepast worden 4. Selecteer een opleiding (het scherm sluit automatisch) 5. Selecteer de personen die bij de opleiding ingeschreven mogen worden: 6. Vink het vakje voor de persoon aan of selecteer alle personen door het vakje 'gehele selectie' boven de lijst aan te vinken Klik hierna op de knop 'Inschrijven'. Opleiding via de aanvraag Zijn alle gegevens op een juiste manier ingevuld en is de offerte in opdracht gegeven, ga dan naar de tab Onderdelen om een opleiding te maken. Klik daarvoor op de knop Maak Opleiding. U kunt direct naar de opleiding die via de aanvraag is gemaakt. Ga via de tab Algemeen naar de opleiding via de hyperlink. Aanvraag laten vervallen Wilt u een aanvraag laten vervallen dan gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer een aanvraag. 2. Klik op de knop Bewerken. 3. Klik op de knop Laat vervallen. 4. In het pop-up scherm LATEN VERVALLEN AANVRAAG moet u nu een reden kiezen, de reden (geen) is niet toegestaan. 5. Als er al deelnemers zijn ingepland (ingeschreven op een opleiding) dan kunt u de aanvraag niet laten vervallen. In het pop-up scherm verschijnt dan volgende melding: Indien mogelijk zult u dan eerst de deelnemers van de opleiding moeten uitschrijven. 27

28 Vrijstelling voor een onderdeel Het komt voor dat, bijvoorbeeld voor een herhaling, één of meerdere deelnemers één of meerdere onderdelen niet meer hoeven te volgen, vrijgesteld zijn. Dit gaat als volgt: 1. Ga naar de tab OpleidingsVragen. 2. Op de opleidingsvraag (klik op de hyperlink). 3. U komt terecht in het scherm OPLEIDINGSVRAAG. 4. Ga naar de tab Vraagonderdelen. 5. Open het onderdeel waarvoor de vrijstelling gegeven moet worden. 6. Klik hierna op de knop 'Bewerken'. 7. Vink het vakje bij 'vrijstelling' aan. 8. Kies een reden van vrijstelling uit de lijst. Als hier geen reden vrijstelling gekozen kan worden, dan moeten deze eerst ingesteld worden. Dit kan via het menu Opleiding - Reden vrijstelling. 9. Geef indien van toepassing een datum akkoord. 10. Klik op de knop 'Opslaan'. 28

29 8. Uitvoering: Opleiding Maak een nieuwe opleiding U gaat een opleiding maken, onderdelen plannen (datum, locatie en docent), deelnemers direct inschrijven, opleiding uitvoeren, factureren en de opleiding afronden. 1. Klik in het snelmenu Opleiding op het icoontje (nieuw). 2. Selecteer de opleidingssoort door op het vergrootglas te drukken. 3. Het scherm OPLEIDINGSSOORT zoeken dat geopend wordt, toont alle opleidingssoorten die de status definitief hebben gekregen. Zoek de opleidingsoort uit oefening 15 en selecteer deze door er met de linker muistoets één maal op te klikken (de regel wordt blauw voordat u klikt). 4. Klik op de Opslaan -knop om de gegevens te bewaren. 5. Zet achter de naam van de opleiding: week <nr> 2010 en uw naam. 6. Klik op de Opslaan -knop. Plan de onderdelen 1. Ga naar de tab Onderdelen. 2. Klik op de knop Bewerken. 3. In de docenten- en de locatiekolom ziet u direct welke docenten met de juiste rol(len) er eventueel nog ingevuld moeten worden. Of er al een docent/locatie is ingepland of dat er wellicht nog een docent/locatierol moet worden ingepland ziet u aan de icoontjes. a. Een blauw icoontje betekend ingevuld b. Een rood icoontje betekend openstaand 4. Wijzig indien nodig de code en/of de naam door in de kolom te klikken. 5. Klik op een onderdeelregel onder het kopje datum. 6. Vul de datum voor dit onderdeel in of kies via de kalender. 7. Herhaal dit voor elk onderdeel. 8. Pas de tijden van de onderdelen aan: a. Klik op de onderdeelregel onder het kopje tijdvan of tijdtot, vul de tijd in en druk op enter of b. Selecteer één of meerdere onderdelen, vul achter Tijd van: en Tijd tot: de tijden in. 9. Klik op de Opslaan -knop om de gegevens te bewaren. 10. Verwijder de tijden. 11. Selecteer een docent: a. Selecteer één of meerdere onderdelen. b. Klik op het vergrootglas achter Docent: c. Selecteer een docent (klik met de linker muistoets op de juiste regel). 12. Klik op de Opslaan -knop om de gegevens te bewaren. 13. Verwijder de docent door op het kruisje te klikken 14. Selecteer een locatie: a. Selecteer één of meerdere onderdelen b. Klik op het vergrootglas achter Locatie: c. Selecteer een locatie (klik met de linker muistoets op de juiste regel) 15. Klik op de Opslaan -knop om de gegevens te bewaren. 16. Verwijder de locatie door op het kruisje te klikken 17. Klik op de knop Terug. 18. De opleiding is nu klaargezet in de tijd. Het is altijd mogelijk om een nieuw onderdeel toe te voegen door op de knop Nieuw te klikken of een al bestaand onderdeel te koppelen door op de knop Koppel te klikken. 29

30 Vul de docent en/of locatie en/of tijd van tijd tot in voor één of meerdere onderdelen. 2. Selecteer één of meerdere onderdelen. 3. Selecteer alle onderdelen. 4. Er is al een docent ingevuld, een docent met de docentrol Coachview training moet (eventueel) nog ingevuld worden. 5. Er moet nog een locatie geselecteerd worden met de rol computers + internet. Klik in kolom Naam van het juiste onderdeel om de naam te wijzigen. Klik in de kolom Datum om direct de datum in te typen (dd-mm-jjjj). Klik op het pijltje in het grijze vlak om de kalender te openen. Klik op de pijltjes toetsen om de maand te veranderen. Klik op een datum om deze te selecteren. Klik op het jaartal om een ander jaar te selecteren. Klik op de maand om een andere maand te selecteren. Een planningsprobleem ziet u als volgt. 30

31 Ga met de muis over het waarschuwingsicoontje en het probleem van het geselecteerde onderdeel wordt getoond. Of klik op de regel boven de groene balk en alle probleemmeldingen van de verschillende onderdelen worden getoond Schrijf de deelnemers direct in 1. Kijk of er nog plaatsen vrij zijn (ga naar de tab algemeen). 2. Ga naar de tab Deelnemers. 3. Klik op de knop Direct inschrijven. 4. Het scherm OPLEIDING INSCHRIJVEN PERSOON zoeken wordt geopend. 5. Klik op meer..., om meer zoekopties te gebruiken. 6. Zoek de personen: a. Personen doorgegeven door contactpersoon klant: klik op het vergrootglas achter bedrijf en zoek het bedrijf waarvan u de personen wilt inschrijven. b. Individuele personen zoeken: verwijder het bedrijf en vul de naam, of een gedeelte van de naam in. 7. Vink Toon ook ingeschreven personen aan, als de personen die u zoekt niet zichtbaar zijn en al zijn ingeschreven. 8. Klik op de knop Zoeken. 9. Selecteer de personen die u wilt inschrijven. 10. Klik op de knop Inschrijven. 11. Ga net zo lang door met stap 7 tot en met 10 tot de klas compleet is. 12. Sluit het scherm door op de X (sluiten rechtsboven het scherm) te klikken. 31

32 Plaats een persoon op de wachtlijst Mocht er geen plaats zijn in een lopende opleiding, dan is het mogelijk om de persoon op de wachtlijst te zetten. 1. Selecteer de persoon (via de functie 'Persoon' in het snelmenu). 2. Klik op de tab OpleidingsVragen. 3. Klik op de knop 'Plaats op Wachtlijst'. 4. Door op het loepje achter de opleidingssoort te klikken kun je de opleiding kiezen. 5. De lijst met het gehele opleidingsaanbod wordt getoond. 6. Selecteer de regel met de juiste opleiding door er met de linker muistoets op te klikken. U keert terug naar het scherm PLAATS OP DE WACHTLIJST. 7. Door op de knop Opslaan te drukken staat de persoon op de wachtlijst voor de door u geselecteerde opleiding. Schrijf de deelnemers via de wachtlijst in Deelnemers komen op de wachtlijst via een aanvraag, via herhaling van de afgeronde opleiding of als voor een deelnemer geen akkoord is gegeven (presentie en/of slaging is verplicht maar deelnemer is voor één of meerdere onderdelen niet present geweest of is daarvoor niet geslaagd). 1. Selecteer en open de opleiding en ga naar de tab Deelnemers. 2. Klik op de knop Wachtlijst inschrijven. 3. Alle personen die op de wachtlijst staan voor de opleidingssoort waarmee de opleiding is gemaakt verschijnen in de lijst. Verwijder eventueel de datum achter Start datum >= en druk op de knop Zoeken als u de deelnemers niet kunt vinden. Gebruik eventueel de zoekcriteria als de deelnemerslijst te groot is. 4. Selecteer de personen die u wilt inschrijven via de vinkjes 5. Klik op de knop Inschrijven, ga net zo lang door met stap 5 tot en met 7 tot de klas compleet is. Sluit het scherm door op de X te klikken. Zoek eventueel op bedrijf om er zeker van te zijn dat de juiste personen in de selectie zitten. Hiermee worden alle vinkjes tegelijk geselecteerd of gedeselecteerd. Schrijf een deelnemer uit Een deelnemer kan op twee manieren uitgeschreven worden van de opleiding: 1. Verwijder: De deelnemer wordt definitief verwijderd van de opleiding en wordt niet teruggeplaatst op de wachtlijst. 2. Uitschrijven: De deelnemer wordt verwijderd van de opleiding en wordt teruggeplaatst op de wachtlijst. 1. Ga naar het tabblad 'Deelnemers'. 2. Klik op de knop 'Uitschrijven'. 3. Selecteer de persoon/personen die u uit wilt schrijven: 32

33 4. Vink het vakje voor de persoon aan, of selecteer alle personen door het vakje 'gehele selectie' boven de lijst aan te vinken. Door dit vakje weer leeg te maken worden ook alle personen gedeselecteerd. 5. Klik hierna op de knop 'Uitschrijven' of op de knop 'Verwijder'. Uitvoeren van acties Zijn er actietemplates gekoppeld aan de opleiding dan verschijnen die automatisch in de tab Acties. Hebt u in de personal coach het panel actie aan staan dan ziet u de acties waarvan u eigenaar bent als eerste met een sterretje (*). De acties zijn in dit panel gesorteerd op einddatum. Maak een nieuwe actie aan als deze er niet bij staat. 1. Klik op de knop Nieuw. 2. Klik op het vergrootglas achter Template en kies de gewenste template. 3. In geval van meerdere templates: klik na de keuze op de 'Opslaan'-knop om de keuze te bevestigen. Vervolgens wordt automatisch de actie, op basis van de template, gegenereerd. 4. Wijzig de gegevens van de actie en/of de inhoud van de actie. 5. Indien gereed klik op de 'Opslaan'-knop. Klik op de knop Bewerken en vink de acties af die afgerond zijn. Klik op de knop Afronden. De acties die afgerond zijn niet meer zichtbaar in de personal coach. Documenten genereren Documenten zijn te onderscheiden in interne- en externe documenten. Interne documenten worden door Coachview.net aangemaakt en kunt u bewerken, externe documenten zijn buiten Coachview.net gemaakt en kunt u uploaden, maar niet meer bewerken. Interne documenten: Genereert u met behulp van een documenttemplate. Ga naar de tab Documenten (beschikbaar bij o.a. bedrijf, persoon, opleiding, aanvragen). Klik op de knop Nieuw en selecteer een documenttemplate. Klik op Opslaan om het document te genereren. Wijzig naar behoefte de gegevens in het document. Print het document of verstuur het via . Externe documenten: Ga naar de tab Documenten en klik op de knop Upload. Klik op de knop Bladeren achter het vakje Extern Document. Zoek het bestand op de computer en klik op de knop Openen. Klik op de knop Opslaan om uw keuze te bevestigen. Presentie/slaging invullen Is in de opleidingssoort bepaald dat registratie verplicht is dan moet dit gebeuren. Het is anders niet mogelijk de status van de opleiding te verzetten. 1. Maak de opleiding definitief. 33

34 2. Ga naar de tab onderdelen. 3. Klik op het icoontje met het gele gevarenhoekje in de kolom Presentie. 4. Vul in het scherm PRESENTIE REGISTRATIE voor een deelnemer in of hij/zij aanwezig is geweest. 5. Klik op de knop Opslaan om de registratie te bewaren. 6. Klik op het kruisje om het scherm af te sluiten. 7. Zijn alle presenties ingevuld dan ziet u een groen vinkje. 8. Klik op het groene vinkje om wijzigingen aan te brengen. 9. Het invullen van de slaging werkt op dezelfde manier (icoontje in kolom Slaging ). Een blauw bolletje Het mag natuurlijk wel. in de kolom Presentie en/of Slaging geeft aan dat registratie niet verplicht is. Resultaten registreren Wanneer nu een opleiding wordt aangemaakt, zijn de resultaatdefinities zichtbaar in de opleiding onder het tabblad deelnemers. Klik op het resultaat icoon in te vullen. achter een van de deelnemers om de resultaten Wanneer de opleiding al eerder aangemaakt was, voordat de resultaatdefinities toegevoegd werden aan de opleidingssoort, worden via de knop Ophalen de resultaatdefinities toegevoegd zoals in de opleidingsoort. Met de knop Koppel kunt u nieuwe resultaatdefinities koppelen aan een deelnemer. Via de knoppen kunt u de resultaten van de vorige of volgende deelnemer invullen. Opleiding in tijd (statussen) De opleiding doorloopt in tijd een aantal statussen. 1. Te starten (in optie): a. Verloop: Na het aanmaken van een opleiding krijgt deze automatisch de status Te Starten. Bij het wijzigen van de status kan alleen gekozen worden voor Definitief en Geannuleerd. b. Effecten: Alle elementen zijn toegankelijk, behalve het registreren van presentie, slaging en resultaten. 2. Definitief: a. Verloop: Er zijn genoeg deelnemers om de opleiding door te laten gaan. Vanuit deze status zijn alle andere statussen beschikbaar. b. Effecten: Er kunnen nog altijd deelnemers in- of uitgeschreven worden. Het is nog mogelijk om de onderdelen voor wat betreft de planning te wijzigen. 3. Uitgevoerd: a. Verloop: Beschikbaar als er een datum bij een onderdeel bekend is. Is er een presentie- en of slagingsplicht dan moet deze ingevuld worden voor dat deze status gezet kan worden. Doe dit via de tab Onderdelen. Vul resultaten in als deze gekoppeld zijn via de opleidingssoort. Doe dit via de tab Deelnemers. Vanuit deze status is alleen de status Afgerond nog beschikbaar. 34

35 b. Effecten: Op het tabblad Algemeen is het mogelijk om gegevens te wijzigen. Er kunnen geen onderdelen toegevoegd of verwijderd worden. Het is mogelijk om presentatie, slaging en de resultaten te registreren. Het is niet meer mogelijk om deelnemers in- uit te schrijven. 4. Afgerond: alle gegevens zijn ingevuld. a. Verloop: Afgerond is een eindstatus. b. Effecten: Op het tabblad Algemeen is het mogelijk om gegevens te wijzigen. Er kunnen geen onderdelen toegevoegd of verwijderd worden. Het is niet mogelijk om presentatie en slaging te registreren. Het is niet meer mogelijk om deelnemers in- uit te schrijven. Resultaten kunnen nog wel geregistreerd worden. Er kunnen ook nog evaluaties verstuurd en genoteerd worden. 5. Geannuleerd: er zijn te weinig deelnemers, of er is geen docent cq. locatie gevonden. a. Verloop: Deze status is alleen beschikbaar als er geen deelnemers (meer) ingeschreven zijn bij de opleiding. Geannuleerd is een eindstatus. b. Effecten: De gegevens van de opleiding kunnen niet meer gewijzigd worden. De status van een opleiding kan via een lijst of via knoppen gewijzigd worden: 1. Ga naar de tab Algemeen. 2. Klik op de knop Bewerken. Figuur 1 Via de lijst Figuur 2 Via knoppen 3. Klik op de knop Opslaan om de gegevens te bewaren. 4. Onderstaande melding verschijnt. 5. Klik op de Opslaan -knop. Is niet voldaan aan het aantal minimum en/of maximum cursisten dan verschijnt de volgende mededeling. Dit is een waarschuwing, om door te gaan drukt u nogmaals op Opslaan. Ga met de muis boven op een statusknop staan die niet is te gebruiken. Coachview.net laat u dan zien wat daar de reden voor is. 35