werkinstructie 4a BPV door docenten in EduArte

Transcriptie

1 BPV door docenten in EduArte Versie 1 mei 2013

2 Inhoudsopgave 4a Beroepspraktijkvorming voor docenten a.1 Studenten koppelen aan bedrijven en praktijkbegeleider a.2 De voorlopige BPV-verbintenis volledig maken a.2.1 Jouw studenten zoeken a.2.2 BPV-verbintenis aanpassen a.3 Het BPV-bedrijf en andere studenten... 9 Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 2 van 10

3 4a Beroepspraktijkvorming voor docenten Docenten zorgen er op het ROC voor dat het juiste student aan het juiste bedrijf wordt gekoppeld. Ook zorgt hij er voor dat de stagegegevens kloppen. In EduArte heet dat matchen. De docent koppelt studenten aan een stagebedrijf. Deze koppeling heet een verbintenis in EduArte. De BPV-verbintenis kent verschillende statussen die aangeven hoe het met de stage is gesteld. Status Betekenis Verantwoordelijke Voorlopig Volledig Er is in principe belangstelling bij deze student om stage te gaan lopen bij dit bedrijf. Dit is de eerst status die een BPV-verbintenis heeft. Als de student nog moet solliciteren blijft de status Voorlopig. De docent stuurt een brief aan de student en/of bedrijf dat de student moet solliciteren. Als de student niet hoeft te solliciteren of er de student is aangenomen dan wordt de status Volledig. Student aangenomen bij bedrijf. Geplande einddatum is bekend. De POK kan worden afgedrukt. Docent Docent Afgedrukt De POK is afgedrukt en verstuurd naar student, bedrijf, kenniscentrum. Bureau Studentzaken Definitief De POK is ondertekend retour. Bureau Studentzaken 4a.1 Studenten koppelen aan bedrijven en praktijkbegeleider. 1. Ga naar en kies voor het Tabblad Mijn deelnemers>bpv-kandidaten. Onderaan het scherm dat dan verschijnt bevindt zich een knop. Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 3 van 10

4 2. Klik op de knop. In het scherm dat volgt maak je de selectie van studenten die je wilt koppelen aan een bedrijf. Tips In de filterbalk kun je selecteren op opleiding. Het is dan handig om ook het cohort te selecteren. Je kunt ook filteren op groep, dan heb je al jouw studenten direct bij elkaar. 3. Heb je de juiste selectie gemaakt. Controleer dat dan voor de zekerheid met de knop. 4. Klik op. In het volgende scherm heb je als eerste drie mogelijkheden. 5. Klik op het bolletje voor Direct koppelen. Het scherm verandert dan van uiterlijk. Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 4 van 10

5 Toelichting op de in te vullen velden. In het scherm is alleen de begindatum verplicht. Veld Begin- en einddatum Praktijkbiedende organisatie Onderwijsbegeleider Uren per week Dagen per week Totale omvang Betekenis De begin- en geplande einddatum van de BPV. Deze moeten op of binnen de begin- en geplande einddatum van de verbintenis liggen. De einddatum is nu niet verplicht. Voor het berekenen van de totale omvang van de stage is de einddatum nodig. Later kan dit altijd nog worden aangepast. Standaard op BPV-bedrijf. Begeleider vanuit de school. Aantal uren per week (gemiddeld). Aantal dagen per week (gemiddeld). EduArte berekent de totale omvang automatisch uit begin- en einddatum en uren per week. Omvang handmatig aanpassen moet dan niet aangevinkt zijn. Hierbij houdt EduArte rekening met de schoolvakanties. Als de automatische berekening niet van toepassing is (bijvoorbeeld als de studenten in de schoolvakanties doorwerken) vul dan de omvang handmatig in (zie hieronder om dit mogelijk te maken). Omvang handmatig aanpassen Vinkje aan zetten als de totale omvang niet door EduArte hoeft te worden berekend. 6. Na het invullen van de benodigde gegevens klik je op. 7. Het volgende scherm toont de studenten die je geselecteerd heb. Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 5 van 10

6 Je kunt nu per student aangeven bij welk bedrijf ze stage loopt en welke Praktijkbegeleider (als er meerdere zijn) aan haar gekoppeld wordt. Aan het eind van de regel staat een kolommetje Accr., wat staat voor accreditatie. De accreditatie wordt live gecheckt op stagemarkt. Als het bedrijf op dat moment geaccrediteerd is voor de crebo van die student staat er een groen bolletje met een vinkje er in. Als het bedrijf op dat moment niet geaccrediteerd is voor de crebo van die student staat er een rood bolletje met een kruis er in. Om te weten waarom de accreditatie niet rond is klik je op het rode bolletje. Bovenin het scherm krijg je dan meer informatie. 8. Klik in het veld BPV-bedrijf achter de naam van een student. Je kunt nu de naam van het bedrijf beginnen te type of op het loepje achter het veld klikken om een nieuw scherm te krijgen met alle mogelijke bedrijven. 9. Klik op het veld Praktijkbegeleider om de praktijkbegeleider te kiezen, als er meerdere zijn. 10. Klik op om te kijken waarom de accreditatie er niet is. 11. Klik op. Je komt weer terug in het BPV-kandidatenscherm met de vermelding van hoeveel kandidaten voor een BPV je hebt gekoppeld. In dit voorbeeld zijn nu 3 voorlopige BPV-verbintenissen aangemaakt. Nadat de sollicitatie positief is afgerond of er was geen sollicitatie nodig maak je de BPV-verbintenis volledig. 4a.2 De voorlopige BPV-verbintenis volledig maken Je hebt hiervoor voorlopige BPV-verbintenissen aangemaakt via BPV-Matching. In dit hoofdstuk ga je die Volledig maken. Dit kan individueel (per student) of collectief. Deze werkinstructie beschrijft alleen de individuele afhandeling. Wil je collectief de BPV-verbintenissen aanpassen pak dan 04b-BpvAdministreren hoofdstuk 4b.4. 4a.2.1 Jouw studenten zoeken Er is een aantal manieren om de studenten te vinden met een Voorlopige BPV-verbintenis. 1. Als je met één student aan de slag wilt: Snelzoeken of via en de filterbalk. Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 6 van 10

7 2. Weet je precies de groep. Ga dan naar of en selecteer je groep in de filterbalk. In de groepsdeelnames klik je een student aan. Vervolgens ga je naar Verbintenissen>BPV. Met de navigatieknopjes kun je naar de volgende student uit je groep. 3. Wil je van een bepaalde opleiding alle studenten met een Voorlopige BPV-verbintenis maak dan een Uitgebreidzoeken opdracht. >Deelnemers>Deelnemers uitgebreid zoeken. Selecteer vervolgens de categorie BPV. Selecteer de status: Voorlopig. Klik tenslotte op. 4a.2.2 BPV-verbintenis aanpassen 1. Vind jouw student 2. Klik op het tabblad Verbintenissen>BPV Controleer altijd eerst of de accreditatie van dit bedrijf voor deze BPV-verbintenis nog goed is. 3. Klik op. Onderaan het scherm heb je nu een knop stagemarkt.. Als je die aanklikt wordt er live gecheckt op 4. Klik op. Boven aan het scherm verschijnt een mededeling in zwart, groen of rood, die voor zichzelf spreekt. Handel daarnaar. Je vult de velden van de BPV als volgt in: Veld Status Opnemen in BRON Toelichting Zet de status van Voorlopig naar Volledig als je de informatie compleet hebt. Meer velden worden verplicht, omdat de BPV gegevens dan naar BRON gaan. Laat het vinkje standaard op aan. Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 7 van 10

8 Veld Verbintenis BPV-bedrijf Kenniscentrum Code leerbedrijf Contactpersoon Praktijkbegeleider Praktijkbegeleider (naam) Contractpartner Contactpersoon contractpartner Praktijkbiedende organisatie Onderwijsbegeleider Opmerkingen Overname betalingsplicht Geldigheid verbintenis Begindatum Verwachte einddatum Toelichting beëindiging Uren per week Toelichting Dit veld laat zien bij welke verbintenis je deze BPV aanmaakt. Als dit niet de juiste verbintenis is, dan klik je op Annuleren. Selecteer de juiste verbintenis in het menu achter de naam van de deelnemer en klik dan op Bewerken. Controleer of het veld nu goed is gevuld. De naam van het bedrijf die door de docent al is gekoppeld. Hier verschijnt de naam van het kenniscentrum. Als dit veld leeg blijft, neem dan contact op met de centrale dienst. Bij bijvoorbeeld een snuffelstage mag het veld wel leeg blijven. Hier verschijnt de code van het leerbedrijf. Als dit veld leeg blijft, neem dan contact op met de centrale dienst. Dit is dezelfde naam als de praktijkbegeleider. Typ de naam van de persoon die vanuit het leerbedrijf de BPV begeleidt en selecteer een naam uit de keuzelijst, of gebruik het loepje om een naam te selecteren. Vul de naam in. Vul de contractpartner in, als er een contractpartner is, bijvoorbeeld een uitzendbureau. Vul de contactpersoon in als er een contractpartner is. Laat de keuze in de meeste gevallen op BPV-bedrijf staan. Typ de naam van de persoon die vanuit ROC-AF de BPV begeleidt en selecteer een naam uit de keuzelijst, of gebruik het loepje om een naam te selecteren. Dit veld is niet verplicht. Dit veld niet gebruiken en standaard op Geen laten staan. Dit veld toont de periode dat de verbintenis, waar deze BPV bij hoort, geldig is. Dit is de begindatum van de BPV. Pas de datum eventueel aan naar de juiste begindatum van de BPV. Vul de verwachte einddatum van de BPV in. Laat dit veld leeg. Als je de totale omvang niet weet, maar wel het aantal uren per week, dan vul je alleen de uren per week in. EduArte berekent dan de totale omvang via 40/52 deel van de uren per week over de periode tussen de begindatum en de verwachte einddatum. Ook als je de totale omvang hebt ingevuld, kun je de uren per week invullen, maar dit is niet verplicht. Dagen per week Totale omvang Dit veld is niet verplicht en kun je leeg laten. Vul de totale omvang in uren in, nadat het vinkje Omvang handmatig aanpassen is aangezet. Als je de totale omvang niet weet, vul je de uren per week in. EduArte berekent dan de totale omvang nadat je op Opslaan hebt geklikt. Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 8 van 10

9 Veld Omvang handmatig aanpassen Afsluitdatum Overeenkomst ondertekend Werkdagen Locatie POK Vrije velden: Toelichting Zet dit vinkje aan als je de totale omvang in uren weet. Vul dan het veld Totale omvang in. Pas de afsluitdatum van de BPV aan naar de datum van vandaag. De afsluitdatum is de datum waarop de BPV-overeenkomst is opgesteld, zoals vastgelegd in de BPVovereenkomst. Het is niet per sé de datum waarop alle benodigde handtekeningen op de BPV-overeenkomst hoeven te staan. Laat dit veld tijdens de status Volledig nog leeg. Bij het definitief maken van de BPV wordt dit veld met de datum van vandaag gevuld. Wijzig dit veld dan eventueel in de werkelijke datum van de ondertekening van de overeenkomst. Dit veld leeg laten. Dit veld leeg laten. De datum van de handtekening van de student, het BPV-bedrijf en het kenniscentrum vul je pas in als je die binnen krijgt. 5. Klik op als de velden zijn ingevuld. De BPV heeft nu de status Volledig. De praktijkovereenkomst kan worden afgedrukt. Bureau Studentenzaken gaat hier mee aan de slag. 4a.3 Het BPV-bedrijf en andere studenten Het BPV-bedrijf is in dit scherm opgenomen als een hyperlink. Daarmee kun je doorklikken naar de gegevens van het bedrijf. 6. Klik op de hyperlink van het BPV-bedrijf. Nu krijg je alle gegevens van het bedrijf te zien. Als je daarvoor geautoriseerd bent kun je het bedrijf. Als je daarvoor geautoriseerd bent kun je zien welke studenten er nog meer bij dit bedrijf stage (hebben) (ge)lopen met de knop. Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 9 van 10

10 7. Klik op de knop. Je krijgt dan een lijst met studenten die ook bij dat bedrijf stage lopen. In dit voorbeeld is het er 1. Met de filterbalk en de lijstknoppen kun je dit overzicht naar eigen believen maken. De naam van de student is een hyperlink zodat je direct naar alle gegevens van die student kunt gaan. Met keer je terug naar de gegeven van het bedrijf. Beroepspraktijkvorming voor Docenten versie 1 mei 2013 bladzijde 10 van 10