Werkinstructie Coachview.net Deelnemers volgen niet alle onderdelen van een opleiding

Transcriptie

1 Werkinstructie Coachview.net Deelnemers volgen niet alle onderdelen van een opleiding Versie: Juli 2010, Revisie 2 Coachview.net: 2.05 Auteur(s): Remy Remery / Hilde Driehuis

2 Inhoudsopgave VERWIJDEREN VRAAGONDERDEEL 3 DEELNEMERS VERWIJDEREN VAN EEN ONDERDEEL 3 DEELNEMERS INSCHRIJVEN BIJ EEN OPLEIDING 4 EENMALIGE VRIJSTELLING PER DEELNEMER 5 INRICHTEN REDEN VRIJSTELLING 5 VRIJSTELLING DEELNEMER VOOR EEN ONDERDEEL VAN DE AANVRAAG 5

3 Verwijderen vraagonderdeel Wanneer een deelnemer van een opleiding niet alle onderdelen hoeft bij te wonen kan dit geregeld worden door het vraagonderdeel (bestaat uit de samenstelling onderdeel en deelnemer) te verwijderen. Realiseer dit door eerst een aanvraag te maken en te bewerken. Deelnemers verwijderen van een onderdeel Maak eerst een aanvraag aan met behulp van de juiste opleidingssoort. 1. Klik in het snelmenu Aanvraag op het icoontje nieuw. 2. Vul de gegevens in. 3. Voor de aanvraagdatum wordt automatisch de huidige datum gekozen. Verander deze indien gewenst. 4. Vul het aantal personen in via a en/of b.: a. Aantal personen: aantal waarvoor u de aanvraag wilt doen. U weet echter nog niet wie dit zijn, vul Personen dan niet in. b. Personen: Weet u welke personen deelnemen klik dan op het vergrootglas achter Personen:. Zoek de deelnemers in de lijst op en selecteer ze. Klik op de knop Toevoegen. Herhaal dit totdat alle personen op de aanvraag zijn ingeschreven. Klik op de knop Sluiten. 5. Klik op de knop Opslaan. 6. Klik op de knop Onderdelen, in de lijst met onderdelen ziet u per onderdeel het aantal deelnemers. Voor elk onderdeel is dit nu nog hetzelfde. 7. Ga naar de tab Opleidingsvragen, en open de opleidingsvraag voor de persoon die een onderdeel niet hoeft te volgen. Klik op de naam in de kolom OpleidingsVraagPersoon. 3

4 8. Ga naar de tab Vraagonderdelen. 9. Open het onderdeel waaraan de deelnemer niet hoeft deel te nemen. Klik op de naam van het onderdeel in de kolom Naam. 10.Klik op de knop Bewerken. 11.Klik op de knop Verwijderen, het onderdeel verdwijnt nu uit de opleidingsvraag van de persoon. 12. Ga via de broodkruimel (rechtsboven in het scherm ) terug naar de tab Onderdelen van de aanvraag. U ziet nu een ander aantal voor het onderdeel waarvoor u een deelnemer hebt verwijderd (uitgeschreven). Deelnemers inschrijven bij een opleiding Heeft u alle deelnemers verwerkt dan schrijft u ze nu bij een opleiding in. 1. In de tab Opleidingsvragen van een aanvraag klikt u op de knop Wachtlijst inschrijven om de aanvraag in te schrijven bij een opleiding. 2. Selecteer hierna de opleiding via het snelmenu Opleiding, of ga terug naar de tab Algemeen van de aanvraag, en klik op de link achter Opleiding(en):. 3. Klik op de tab Onderdelen als u de opleiding heeft geselecteerd. 4. U ziet in de kolom Bezet dat het oorspronkelijke aantal niet voor elk onderdeel hetzelfde is. Is presentie en/of slaging verplicht dan komen alleen die deelnemers voor die niet zijn verwijderd uit een onderdeel. 4

5 Eenmalige Vrijstelling per deelnemer Het komt voor dat, bijvoorbeeld voor een herhaling, één of meerdere deelnemers één of meerdere onderdelen niet meer hoeven te volgen, omdat ze vrijgesteld zijn. Let op: deze actie moet voor elke aanvraag herhaald worden. Registreren van een permanente/persoonsgebonden vrijstelling zal waarschijnlijk in een van de volgende releases mogelijk zijn. Inrichten reden vrijstelling Voordat een vrijstelling aan een deelnemer toegekend kan worden moeten er één of meerdere vrijstelling redenen worden toegevoegd. 1. Klik in het menu Opleiding op menu-item Reden Vrijstelling. 2. Klik op de knop Bewerken om een nieuwe reden vrijstelling toe te voegen of om een reden vrijstelling te wijzigen. 3. Klik op de knop Toevoegen. 4. Klik in de lege regel in de kolom Text. 5. Vul een reden vrijstelling in. 6. Herhaal stap 3 tot en met 5 als u nog meer reden vrijstellingen wilt opgeven. 7. Klik op de knop Opslaan om de gegevens te bewaren. Vrijstelling deelnemer voor een onderdeel van de aanvraag Om een deelnemer een (eenmalige) vrijstelling te geven voor een onderdeel moet een opleiding gemaakt worden vanuit een aanvraag. 1. U heeft de aanvraag al gemaakt, en er zijn al deelnemers ingeschreven. 2. Klik op de knop Onderdelen, in de lijst met onderdelen ziet u per onderdeel het aantal deelnemers. Voor elk onderdeel is dit nu nog hetzelfde omdat nog niemand vrijgesteld is. 3. Klik op een onderdeel waarvoor u één of meerdere deelnemers wilt vrijstellen. 4. Klik in het scherm AANVRAAG ONDERDEEL op de tab VraagOnderdelen. 5. Selecteer VraagOnderdeel (deze is samengesteld uit onderdeel en naam deelnemer) waarvoor vrijstelling verkregen moet worden. 6. Klik op de knop Bewerken. 7. Selecteer het vakje Vrijstelling. 8. Selecteer in de lijst de reden van de vrijstelling (dit is verplicht!). 9. Klik op de knop Opslaan. 5

6 10. Ga via de broodkruimel (rechtsboven in het scherm ) terug naar AANVRAAG ONDERDEEL. U ziet de status op Afgerond voor de deelnemer die vrijstelling heeft gekregen. De rest van de deelnemers hebben nog de status Wachtlijst. 11. Voer stap 9 tot en met 15 uit als u nog een vrijstelling wilt registreren. 12. Ga via de broodkruimel terug naar de onderdelen van de aanvraag. 13. Voer stap 7 tot en met 16 uit als u voor een ander onderdeel één of meerdere deelnemers wilt vrijstellen. 14. Bent u weer terug bij de tab Onderdelen van een aanvraag, klik dan op de knop Maak Opleiding om de aanvraag om te zetten naar een opleiding. 15. Selecteer de opleiding via het snelmenu Opleiding. 16. Klik op de tab Onderdelen. 17. U ziet in de kolom Bezet dat het oorspronkelijke aantal niet voor alle onderdelen hetzelfde is. 18. Is presentie en/of slaging verplicht dan komen alleen die deelnemers voor die niet zijn vrijgesteld. 6