Notulen van de Algemene Leden Vergadering 2015 gehouden op zaterdag 28 maart te Dronten

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Leden Vergadering 2015 gehouden op zaterdag 28 maart te Dronten 1. Opening en welkom De vergadering wordt op verfrissende wijze geopend door mr. A.B.J. (Aat) de Jonge, burgemeester van Dronten. Na het openen van de vergadering staat de voorzitter (Adriaan Branderhorst) stil bij degenen die ons in het afgelopen jaar zijn ontvallen. De aanwezigen herdenken deze clubleden vervolgens staande met een minuut stilte. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Berichten van verhindering zijn ontvangen van Bas Ruggeberg, Marjolijn Steffens, Maarten en Wil Kulk, Hans en Agnes Hilbrandie, Nel de Heer, Marjan Verhagen, George Bésanger, Tjabel Nieuwenhuizen, Janneke en Bertus van de Woude, Jos en Joke Boin. Er zijn 137 stemgerechtigde leden aanwezig. Het HB laat weten dat Ronald Lankhof heeft besloten af te treden. Het HB is voornemens een werkgroep op te starten voor het aanpassen van de statuten en reglementen. 3. Notulen van de algemene ledenvergadering op 29 maart 2014 De notulen worden vastgesteld met dank aan Maartje Loerakker. 4. Terugblik op de (extra) clubraad van 22 november 2014 en 28 maart 2015 De voorzitter bespreekt in het kort de onderwerpen die op de clubraad aan de orde zijn geweest: Het clubbureau heeft in het afgelopen jaar een grote inhaalslag gemaakt in het verbeteren van de administratieve processen. Doel is een betere maar vooral snellere dienstverlening. De mogelijkheden voor 'mijn ntkc' op de nieuwe website zullen daar zeker ook aan bijdragen. De vernieuwing van Buitenspoor en website, aangevuld met de nieuwsbrief werd door de meerheid gesteund. De proef met andere wijze van kampgeldinning wordt vervolgd met specifieke aandacht voor het innen van de gelden. Het experiment voor kamperen met de caravan in de winter voor alle leden wordt met een jaar verlengd. In het verlengde hiervan is ook een voorstel voor kampeerbusjes aan de orde geweest. Vooralsnog krijgt dat geen vervolg. De aangekondigde werkgroep Zeven+ is inmiddels ingesteld en heeft al een aantal bijeenkomsten achter de rug onder de inspirerende leiding van Dries Oosterhof. Gestreefd wordt naar een rapportage van hun bevindingen en aanbevelingen voor de najaarsvergaderingen en clubraad. 1

2 Verwijzing naar de extra clubraad van 28 maart 2015 waar het voorstel voor de statutenwijzing over de doelstelling van de NTKC is besproken en unaniem is goedgekeurd. Punt 12 c van de agenda kan daarom inhoudelijk behandeld worden. 5. Jaarverslag NTKC over het clubjaar 2013/2014 De voorzitter stelt voor het jaarverslag te bespreken aan de hand van vragen en opmerkingen, en niet per pagina. Louis van Ollefen: de tekst in de samenvatting en bij 'ledenbestand' komt wat betreft het aantal nieuwe leden niet overeen. Het Masterveld bestaat dit jaar niet 40 maar 50 jaar. Frans Schlüter: onder de leden van de Zwerfgroep bestaat geen 'competitie'. Hij vraagt zich verder af of het onderbrengen van clubbestanden in de cloud wel voldoende is. Moet er geen back-up mogelijkheid zijn? Martin Loerakker licht toe dat daarvoor in de cloud ook mogelijkheden zijn, die uiteraard door ons worden gebruikt. Maria Stegeman: bij terreinen die deel hebben genomen aan het experiment 'nieuwe methode kampgeldinning' ontbreekt Winterswijk. Anke Beerendonk en Maria Stegeman vragen zich af hoe onjuistheden in het verslag kunnen worden voorkomen. Zij stellen voor om het verslag op voorhand door de afdelingen en secties te laten checken. De voorzitter antwoordt dat het de bedoeling is dat afdelingen en secties voortaan zelf hun tekst aanleveren. Het jaarverslag wordt, met speciale dank aan en applaus voor Gijs van As, vastgesteld. 6. Presentatie FICC Jeugdrally 2016 Martijn van Katwijk presenteert de plannen en de wervende promotiefilm voor de jeugdrally die Pasen 2016 in Nederland wordt georganiseerd. 7. Financiële zaken met betrekking tot het clubjaar 2013/2014 a) Financieel verslag en accountantsverslag De penningmeester (Ivo Knotnerus) licht aan de hand van een korte presentatie de belangrijkste punten uit het financieel verslag toe. Frans Schlüter: de kosten voor Buitenspoor dalen door de lagere verschijningsfrequentie, maar wat kost de digitale vervanging (nieuwsbrief). Susan van Oostveen licht toe dat die kosten vrijwel nihil zijn. Bart Weergang vraagt zich af waarom het CCI-kaartje dit jaar bijna 100% duurder is dan voorgaande jaren. De penningmeester licht toe dat er eerder alleen naar de kosten van het CCI-kaartje werd gekeken maar dat nu ook de kosten van briefpapier, enveloppen en porto zijn meegenomen. Hans van Oostveen vraagt zich af wat 'overige vorderingen ' inhouden. Het gaat daar om nog te ontvangen kampgeld wat door de afdelingen wordt overgemaakt, gelden van de proef voor kampgeldinning die nog niet volledig waren gefactureerd en geïncasseerd en advertentiekosten Buitenspoor die niet tijdig zijn gefactureerd. Robert Noorlander merkt op dat hij het jammer vindt dat budget voor promotie niet volledig wordt benut. Zijn suggestie: geef promo inzicht in het resterende budget en zet bijvoorbeeld nog een extra advertentie. Susan van Oostveen laat weten dat we daarin terughoudend zijn geweest. Het clubbureau en de website geeft aan dat de website en het clubbureau eerst goed moeten functioneren voordat we middelen voor promotie groter gaan inzetten. Na afronding van de nieuwe website gaat Susan zich daar verder mee bezighouden. De accountantsverklaring is gepubliceerd en daarmee akkoord. 2

3 Louis van Ollefen vraagt zich af of het mogelijk is de (financiële) stukken volgend jaar eerder te publiceren. De penningmeester antwoordt dat het maken van de jaarrekening dermate veel tijd in beslag neemt dat dat niet toegezegd kan worden. b) Verslag Financiële Commissie De FiCo (Wouter de Boer) presenteert haar bevindingen. De FiCo heeft geen zorgen over het financiële vermogen van de club. Wel bestaat er voor de FiCo een noodzaak tot het verkrijgen van meer inzicht in het ledenverloop. De FiCo wordt graag betrokken bij verdere besluitvorming t.a.v. het voeren van de administratie. c) Decharge voor het Bestuur De FiCo adviseert de vergadering om de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beheer en het bestuur voor het gevoerde beleid. De vergadering stemt hiermee in. 8. Benoeming Financiële Commissie De huidige leden, Olga Tuinstra, Wouter de Boer en Hans Ros zijn op hetzelfde moment aftredend. Het HB zal in overleg met de FiCo nagaan of continuïteit op de een of andere wijze gewaarborgd kan worden. 9. Financiële zaken a) Voorstel aanpassing contributie jeugd- en hoofdleden De vergadering stemt in met het voorstel voor het aanpassen van de contributie voor jeugden hoofdleden in de hoop zo jeugdige leden (langer) te behouden voor de club. b) Begroting voor het clubjaar 2014/2015 De penningmeester bespreekt kort de opvallende punten uit de begroting. De volgende vragen zijn aan de orde geweest: Frans Schlüter: Nu de kosten van BS zijn gedaald kan in overweging genomen worden het lidmaatschap voor hoofdlid en partnerlid gelijk te trekken. De penningmeester merkt op dat in het licht van deze discussie ook gedacht kan worden aan het herzien van de lidnummers (elk lid een uniek nummer) omdat ons systeem met 'gezinslidnummers' administratief niet praktisch is. Op dit moment nog geen concrete plannen daarvoor overigens... Louis van Ollefen vraagt zich af of de begroting voor toeristenbelasting voldoende is. De penningmeester geeft aan dat die kosten doorgaans niet extreem stijgen. De begroting wordt goedgekeurd. 10. Terreinen en terreinverwerving a) Nieuw kampeerterrein Zeeland De verwerving van het terrein verloopt moeizaam. We overwegen om de bestemming voor het Middelburgse deel van het terrein rond te krijgen (daar is de bestemming al 'kamperen' maar dan voor scouting). Voor het Veerse deel ligt het nog complex. b) Stand van zaken overige terreinen Het volgen van instructies t.a.v. legionella vraag om aandacht. Afgelopen jaar hadden we door legionella-besmetting 2.000,00 extra kosten. Bladel heeft een nieuw toiletgebouw. Voor Sint Geertruid zijn de ontwikkelingen voor een nieuw toiletgebouw gaande. We hebben op verschillende terreinen te maken met problemen als gevolg van vernatting van de bodem. We oriënteren ons op mogelijke oplossingen. 3

4 Voor Ootmarsum zijn we geconfronteerd met een verhoging van de pacht door SBB. We gebruiken dit gegeven als mogelijkheid om in overleg met SBB verbeteringen door te kunnen voeren. Daarbij hebben we gekeken naar de situatie van het terrein in het verleden (vooral heide). Voor Venray is de pacht opgezegd. We streven naar een constructie om op het terrein te kunnen kamperen (Scouting gastvrij voor NTKC). c) Machtiging aan het bestuur tot het verwerven en afstoten van registergoederen en zakelijke rechten De vergadering machtigt het HB om zo nodig besluiten te kunnen nemen over het verwerven en afstoten van registergoederen en zakelijke rechten. 11. Intermezzo De heer Mathieu Pinkers (planoloog) neemt ons in een afwisselende presentatie mee in de totstandkoming van Flevoland, de Oostvaardersplassen en andere (internationale) projecten. 12. Behandeling voorstellen a) Benoeming leden hoofdbestuur De vergadering gaat akkoord met de benoeming van Willem van den Eijkel als HB-lid (juridisch). De vergadering neemt afscheid van Ronald Lankhof die door privé-omstandigheden zijn functie als HB-lid (groen) neerlegt. b) Verrekeningswijze douchekosten Vergadering is akkoord met het voorstel dat de gebruikskosten van de warme douche (zoals kosten van energie, vastrecht en periodiek onderhoud) worden opgebracht door de douchegebruikers. Kosten van investeringen voor aanleg en vervanging van de installaties komen ten laste van de clubmiddelen. c) Statutenwijziging Het voorstel voor het aanvullen van artikel 2.1 met een derde lid wordt door de vergadering akkoord bevonden. De inhoud van het lid c is daarmee als volgt vastgelegd: "het bevorderen van het behoud en het herstel van natuur en landschap van de in artikel 2.2 bedoelde clubterreinen". 13. Nieuwe website De uitwerking van de nieuwe website is gepresenteerd door Susan van Oostveen en Cathelijne Hornstra. Zoals het er naar uitziet zal de nieuwe website eind mei gelanceerd worden. De website zal een groot deel openbaar zijn, maar waar nodig bestaat er nog steeds een ledengedeelte (bijvoorbeeld voor gegevens die herleidbaar zijn tot personen) dat benaderbaar is via 'mijn NTKC' De website complementeert de communicatie met leden en andere geïnteresseerden samen met Buitenspoor en de nieuwsbrief. 14. Rondvraag en sluiting Geeske Stojanovic wil de volgende vergadering graag naambordjes op de bestuurstafel zodat voor de leden duidelijk is wie er in het HB zit. Annelies van Katwijk merkt op dat wat haar betreft de uitgangspunten van Bushcraft niet passen bij de NTKC. De voorzitter laat weten dat er binnenkort een bijeenkomst is met NTKCbushcraft voor nadere kennismaking. Maria Stegeman merkt op dat de nieuwe afdelingspenningmeester (verkozen in oktober 2014) nog steeds geen toegang heeft tot de afdelingsrekening. De penningmeester geeft aan dat de toegang wel beschikbaar is, maar dat dat alleen in Leusden geregeld kan worden. Daarvoor is/wordt een afspraak gemaakt. De Triodosbank als eventuele nieuwe 'huisbank' zal 4

5 volgens de penningmeester de huidige problemen met de ING niet op kunnen lossen en de kosten zijn bovendien hoger. Susan van Oostveen informeert de aanwezigen dat er nieuwe visitekaartjes zijn. Dieuwertje Scholten informeert of er ook een NTKC-app komt. Cathelijne Hornstra laat weten dat de nieuwe website een responsive site is die door alle devices (computer, tablet, smartphone) goed te gebruiken is. Dan is een app waarschijnlijk niet zinvol. Met dank aan alle aanwezigen sluit de voorzitter de vergadering. Maartje Loerakker 2e secretaris HB 5