Notulen van de Algemene Leden Vergadering 2016 gehouden op zaterdag 19 maart te Zutphen

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Leden Vergadering 2016 gehouden op zaterdag 19 maart te Zutphen 1. Opening en welkom De vergadering wordt geopend en als eerste krijgt wethouder Oege Bosch van de gemeente Zutphen de gelegenheid iedereen welkom te heten. Hij neemt ons mee in de historie van Het Koelhuis (locatie van de vergadering) en de directe omgeving daarvan. Na het heropenen van de vergadering staat de voorzitter (Adriaan Branderhorst) stil bij degenen die ons in het afgelopen jaar zijn ontvallen. De aanwezigen herdenken deze clubleden vervolgens staande met een minuut stilte. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Berichten van verhindering zijn ontvangen van Jos Boin, André van Eijk, Karin Troch, Michiel de Vries, Gerard Merkelbach, Dieuwertje Scholten, Hans Ros, Bob en Marja van Amstel, Frans Goedheer, Auke en Gita Jellema, Annemarie van Selm, Pim en Lidwien Aalbers. Excuses voor het tot op bijna het laatste moment wijzigen van de agenda. Voor de volledigheid zijn exemplaren van de laatste versie te verkrijgen. Het HB heeft een schrijven van de afdeling Oost ontvangen als reactie op hun eigen voorstel voor het winterkamperen met de caravan door alle leden. Dit komt aan de orde bij punt 12b. De onlangs ontvangen verklaring van de accountant wordt toegevoegd aan agendapunt 7 Het hoofdbestuur geeft verder met tevredenheid te kennen dat voor alle functies in het hoofdbestuur kandidaten zijn gevonden. De voorzitter stelt de kandidaten voor en meldt dat de besluitvorming plaats vindt bij punt 12a. Er zijn 127 stemgerechtigde leden aanwezig. 3. Notulen van de algemene ledenvergadering op 29 maart 2014 De notulen worden vastgesteld met dank aan Maartje Loerakker. 4. Reflectie op de clubraad van 21 november 2015 en overige zaken De voorzitter geeft in aanvulling op het verslag van de clubraad ook zijn reflectie op andere ontwikkelingen van het afgelopen jaar. De rapportage van de Werkgroep 7+ stond in de Clubraad centraal. Er zijn in dialoog met elkaar veel waardevolle opmerkingen gemaakt. Zo werd uitgesproken 'we hebben goud in handen'. Wees daar ook trots op! Maar ook 'geef nieuwe leden de tijd en ruimte en geef ze de basiswaarden mee' dan komt de inzet voor de club uiteindelijk vanzelf. De voorzitter bedankt Martin Loerakker voor zijn grote inzet bij de reorganisatie van het clubbureau. 1

2 Buitenspoor, promo, de nieuwe website. Allemaal aandachtspunten uit de portefeuille van Susan van Oostveen. Er is met enorme inzet van velen aanzienlijke vooruitgang geboekt. Vooral voor de website, maar het moet nog beter. Dries Oosterhof blikt uitgebreider terug op het proces en de uitkomsten van de Werkgroep 7+. Nadruk op de waarden, vanuit de optiek dat regels altijd oproepen tot afwijkend gedrag. mede-eigenaarschap belangrijker maken, dat schept verantwoordelijkheid. Achter het NTKC-logo schuilt de bedoeling tot 'wees welkom' De promogroep vormt om naar 'promotie en communicatie'. De nadruk zal meer gelegd gaan worden op naamsbekendheid en de onderscheiding met andere clubs. We zullen ons meer in bladen zichtbaar maken Kennismaken en informeren wordt omgevormd. Nieuwe leden worden zo snel mogelijk doorgeleid naar afdelingen en terreinen. Promo wil de 'ontvangst' van nieuwe leden samen met de afdelingen gaan vormgeven. 11 en 12 juni wordt er centraal een kennismakingsweekend georganiseerd voor nieuwe leden en kennismakingsleden in Hazerswoude. De nieuwe leden die zich hebben ingeschreven in de afgelopen jaren worden daarvoor persoonlijk aangeschreven. Tenslotte wil promo ook graag in gesprek met afdelingen om te kijken naar mogelijkheden om leden meer te betrekken. Kijken in elkaars keuken en daarvan leren. De voorzitter staat ook nog even stil bij het vele werk, dat door Albert Fien wordt verzet. In gezwinde spoed is en worden door de afdelingsbesturen en Albert de vele terreinzaken aangepakt. Datzelfde geldt voor onze aftredende penningmeester Ivo Knotnerus. Ivo laat een door hem goed verankerde financiële administratie achter en een financieel blozende vereniging. Hulde! Reactie Frans Schlüter: In correctie op het verslag van de Clubraad en ook op het jaarverslag merkt hij op dat niet alleen het HB voorstellen doet. Ook de afdelingen kunnen voorstellen voor de Clubraad indienen. 5. Jaarverslag NTKC over het clubjaar 2014/2015 De voorzitter stelt voor het jaarverslag te bespreken aan de hand van vragen en opmerkingen, en niet per pagina. Liesbeth van Splunter heeft een vraag over de status van de proef kampgeldinning/pinbetalingen. Het experiment met kampgeldinning is gestopt m.u.v. mogelijkheden tot pinbetaling. Frans Schlüter pagina 4 (Hertenweide). Die term 'schuilhut' kennen we niet, kijk uit dat we straks ook geen kantines krijgen... Reactie afdeling Noord: de schuilhut die gemaakt is betreft een uitbreiding van het bestaande houthok met een mogelijkheid om daar ook te kunnen schuilen. George Bésanger, naar aanleiding van de website: George vraagt zich af of het juist is dat kritische opmerkingen door de redactie van Buitenspoor en de website worden genuanceerd of niet worden gepubliceerd. In aanvulling op zijn opmerking geeft hij aan het verenigingsleven écht te missen in het nieuwe Buitenspoor. Hij zou in aanvulling op het Buitenspoor graag afdelingsberichten vinden, desnoods digitaal. Er is geen overzicht over activiteiten en berichten. 2

3 Blz 25 wordt bij FICC de naam van Bart Weergang als vertegenwoordiger genoemd. Hij is echter geen voorzitter meer. Jacob Tammens vindt het jaarverslag een buitengewoon leeswaardig stuk. Hij heeft wel één vraag: heeft het HB een idee waarom er meer overnachtingen zijn geweest? Antwoord: Nee, daar kunnen we geen zinnig woord op zeggen, behalve dat doorgaans het weer wel een belangrijke speler is. Het jaarverslag wordt, met speciale dank aan en applaus voor Gijs van As, vastgesteld. 6. Presentatie Bushcraft Presentatie door Emiel Verdel van de initiatiefgroep Bushcraft Hart van Holland. tegenovergestelde van survival Gaat om zo goed mogelijk verblijven met de middelen die je hebt leave no trace principe jeugd betrekken bij kamperen zonder moderne technologie. communicatie via website en facebookpagina Zowel de presentatie als dit initiatief wordt door de vergadering met enthousiasme ontvangen. 7. Financiële zaken met betrekking tot het clubjaar 2014/2015 a) Financieel verslag en accountantsverslag Ivo Knotnerus begint met een excuus aan Louis van Ollefen. Hij deed in 2015 reeds een verzoek voor eerdere publicatie van het financieel jaaroverzicht en het verslag van de accountant. Ook dit jaar is dat helaas niet gelukt. Ivo ligt het financieel verslag verder mondeling aan de vergadering toe. N.a.v. kosten promo Frans Schlüter miste de aanwezigheid van de NTKC op de Fiets en wandelbeurs. Wat hem betreft een gemiste kans. Susan van Oostveen licht toe wat de afwegingen zijn geweest (grootschalig en duur met weinig potentiële leden) Louis van Ollefen merkt op of het wellicht zinvol is om de kosten van uitbesteding administratie aan Scouting apart op te nemen en daarmee inzichtelijk te maken. Liesbeth van Splunter: waarom is de accountant voordeliger dan begroot? Reactie Ivo -> Ivo vond hem duur en is daarom in gesprek gegaan. Doet nu hetzelfde werk voor minder geld in een andere werkkring. b) Verslag Financiële Commissie De FiCo (Wouter de Boer) presenteert haar bevindingen. Afgelopen jaar 2x advies uitgebracht, te weten over een grondruil in Limmen en over het jaarverslag. De FiCo is gehoord over de grondruil en heeft ingestemd. De FiCo heeft geen zorgen over het financiële vermogen van de club. Wel bestaat er voor de FiCo een noodzaak tot het verkrijgen van meer inzicht in het ledenverloop. c) Decharge voor het Bestuur De FiCo adviseert de vergadering om de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beheer en het bestuur voor het gevoerde beleid. De vergadering stemt hiermee in. 3

4 8. Benoeming Financiële Commissie De huidige leden, Olga Tuinstra, Wouter de Boer en Hans Ros zijn op hetzelfde moment aftredend waarbij Wouter de Boer zich niet herkiesbaar heeft gesteld. In een paar woorden kenschetst de voorzitter de inzet en betrokkenheid van Wouter de Boer en de vergadering onderstreept dat met applaus. Piet Lock is voorgedragen en door de ALV benoemd. Het HB zal in overleg met de FiCo nagaan of continuïteit op de een of andere wijze beter gewaarborgd kan worden. 9. Financiële zaken met betrekking tot clubjaar 2015 / 2016 a) Begroting voor het clubjaar 2015/2016 De penningmeester bespreekt kort wat punten uit de begroting. De begroting wordt goedgekeurd. 10. Terreinen en terreinverwerving a) Nieuw kampeerterrein Zeeland Jaap Pauw, voorzitter afdeling Zeeland informeert de vergadering over de ontwikkelingen rondom het verwerven van een kampeerterrein in Zeeland. b) Stand van zaken overige terreinen Maria Stegeman en Bennie ten Haken van afdeling Oost nemen de vergadering mee in de voordelen en de kracht van een afdelingsbestuur met meer terreinen. Albert Fien presenteert ervaringen rondom alles wat samenhangt met de terreinen van het afgelopen jaar en ontwikkelingen voor de komende tijd aan de vergadering. Er is ontzettend veel werk verzet, maar we zien ook een ontwikkeling naar het uitbesteden dan wel inhuren van professionele organisaties en materialen voor groot werk. c) Machtiging aan het bestuur tot het verwerven en afstoten van registergoederen en zakelijke rechten De vergadering machtigt het HB om zo nodig besluiten te kunnen nemen over het verwerven en afstoten van registergoederen en zakelijke rechten. 11. Muzikaal intermezzo De tweeling Julian en Jelmer Simmes is 17 jaar oud. Ze begonnen op jonge leeftijd met viool- en pianolessen op de muziekschool Oost-Gelderland. Toen ze 7 jaar oud waren werden ze toegelaten tot de Jong-talentklas op het conservatorium in Den Haag. Daar hebben ze een aantal jaren les gehad. Ze treden regelmatig als duo op en verzorgen vaak intermezzi bij bv. koorconcerten en andere gelegenheden. Na hun eindexamen dit jaar willen ze verder studeren aan het conservatorium. Ze hebben op de ALV een gevarieerd muzikaal programma aangeboden. 12. Behandeling voorstellen a) Benoeming leden hoofdbestuur De vergadering gaat akkoord met de benoeming van Mark Roest (terreinzaken natuurbeheer) en de herverkiezing van Albert Fien (terreinzaken technisch), Maartje Loerakker (2e secretaris) en Susan van Oostveen (communicatie). Jan Kuiper wordt verkozen als voorzitter, Thijs Jansen interim als penningmeester omdat hij nog kennismakingslid is en Nelleke van der Meulen als 2e penningmeester/coördinator clubbureau. Frans Schlüter verzoekt het HB om volgend jaar met een voorstel te komen voor een schema van herkiezing/aftreden om te voorkomen dat teveel HB-leden tegelijkertijd aftredend/herkiesbaar zijn. 4

5 Albert Fien neemt met grote dank uitgebreid afscheid van Adriaan Branderhorst als voorzitter en Ivo Knotnerus als penningmeester met een persoonlijke toespraak en een passend geschenk voor beide. Hij refereert daarbij onder meer het volgende: Toen Adriaan werd gevraagd als voorzitter reageerde hij daarop met de opmerking dat je op zo'n vraag geen 'nee' kunt zeggen. Waarop Adriaan dit ter plekke aanvulde dat je er wel altijd goed over na moet denken. Hij was van het begin af aan duidelijk dat hij voor één termijn voorzitter zou zijn. Onder zijn voorzitterschap is de sfeer in de club verbeterd, we zijn milder geworden. Dat zie je ook terug in het aantal vacatures in de afdelingsbesturen, ze zijn er nauwelijks meer... Van Ivo zou je kunnen zeggen dat hij kan toveren. Na de schorsing in de ALV van 2012 sloot Ivo de vergadering op zo'n manier af dat eenieder zelfs zonder kater ging. Kenmerkend voor zijn benadering van een probleem en het meenemen van de vergadering in een oplossingsrichting. Het saldo op de jaarrekening is opnieuw positief en het aantal overnachtingen is opnieuw gestegen. Tegen de verwachting in stijgt ook het aantal leden. Beiden droegen op hun manier bij aan de vitaliteit van onze club. b) Statutenwijziging kamperen met caravan in de winter Afdeling Oost heeft op de afwijzing van de statutenwijziging gereageerd met een voorstel tot wijziging van de statuten op de ALV. Het is echter niet mogelijk om in de ALV het voorstel in stemming te brengen zonder meerderheid uit de Clubraad. Het nieuwe voorstel is daarom om de proef opnieuw met een jaar te verlengen en de statutenwijziging op de Clubraad van 2016 opnieuw te agenderen. Er is een ruime meerderheid voor verlenging van het experiment. Publicatie daarover zal plaatsvinden. 13. Rondvraag en sluiting Peter Striezenau: vraag over beveiliging website -> we zijn geconfronteerd met een technisch probleem. Wordt hard gewerkt aan een oplossing. Inlogprocedure: in het kader van de bescherming van persoonsgegevens. Susan informeert de vergadering dat er op dit moment nog geen directe verbinding tussen gegevens op de website en de administratie van het clubbureau bestaat. Zodra die verbinding er wel is, kun je alleen nog inloggen met een lidnummer en mailadres. Don Shepherd: hoe zit het met kamperen met een caravan op Ouddorp met een niet gekeurde gasinstallatie? Er zijn inderdaad eisen gesteld aan de caravans. De verantwoordelijkheid ligt bij de individuele bezitter van de caravan. De controle ligt bij de gemeente of de brandweer. Het is aan de kampeerder om aan te tonen dat de gasinstallatie in de caravan veilig is. Louis van Ollefen: rond Pasen is de Jeugdrally in Zeewolde. Hij wil de JS veel succes wensen en hoopt op een financieel meevallend resultaat. Liesbeth van Splunter: jammer dat het einde van de vergadering snel moet nu er tijd is ingeruimd voor een muzikaal intermezzo. Jennie van de Slik: kan de vergadering volgende keer weer in Austerlitz plaatsvinden? Adriaan geeft aan dat hij een warm pleitbezorger is voor het tonen van ons gezicht in gemeentes rondom onze terreinen. Volgend jaar is de vergadering mogelijk in Nieuwegein. Met dank aan Albert voor de mooie woorden en kort refererend aan zijn periode van voorzitterschap sluit Adriaan de vergadering. Maartje Loerakker 2e secretaris HB 5