Handleiding update NOVAK Kwaliteitshandboek deel K December 2010 V1.2

Transcriptie

1 Handleiding update NOVAK Kwaliteitshandbek deel K December 2010 V1.2 1

2 Inleiding In deze handleiding staat het stappenplan beschreven m het NOVAK Kwaliteitshandbek deel K in zes stappen z eenvudig mgelijk bij te werken met de update van 7 december Op hfdlijnen bevat de update de vlgende wijzigingen: NOVAK Kwaliteitshandbek deel K Algemene actualisatie en aanscherping van de instructies mede p basis van gebruikersreacties; De instructie met betrekking tt de FIOD is vernieuwd; De instructie met betrekking tt het bekennderzek van de Belastingdienst is aangescherpt; Instructie discntinuïteit en werkprgramma wrden aangescherpt. Mdellenbek De checklist risicprfiel cliëntacceptatie en de checklist berdeling integriteit cliënt wrden samengevegd tt één mdel; Er wrdt een begin gemaakt met het vernieuwen van de bestaande checklists. De vraagstelling wrdt dusdanig aangepast dat de vragen met ja, nee f niet van tepassing kunnen beantwrd. Dit ten beheve van het gebruik van de mdellen in elektrnische dssiervrmingssftware; De checklist uitbrengen ffertes wrdt vervangen dr de checklist kennismaking en uitbrengen ffertes; De mdellen vr pdrachtbevestiging kmen te vervallen. Deze zijn pgenmen in het HRA Mdellenbek waarver u de beschikking heeft. De werkprgramma s zijn aangescherpt; Het mdel dssierafrndingschecklist en de checklist pdrachtevaluatie wrden gecmbineerd tt één mdel. NOVAK Kwaliteitshandbek deel A Salarisadministratie Uit de praktijk blijkt dat enkele mdellen in het hfdstuk salarisadministratie nauwelijks wrden gebruikt. Om deze reden kmen deze mdellen te vervallen. Dit zijn: Vrbeeld gegevens ten beheve van fiscus bij nieuwe werknemer; Vrbeeld wijzigingsfrmulier werknemergegevens; Checklist lnheffing en sciale wetten (er kmt een verwijzing naar het handbek lnheffingen van de Belastingdienst). Deze handleiding is bedeld als leidraad vr beheerders met beperkte Scienta ervaring. Drgaans kunnen ervaren beheerders veelal p basis van eigen kennis en ervaring de update verwerken. Gezien de mvang en impact van de update, is het k vr de ervaren beheerders aan te raden m ditmaal de handleiding te raadplegen. Met name p het gebied van de te archiveren artikelen en de nieuwe handbekstructuur is deze handleiding ndzakelijk. 2

3 Enkele bestaande artikelen dienen te wrden gearchiveerd. Deze artikelen wrden verderp in deze handleiding pgesmd. Let p: u dient minimaal Internet Explrer 7 te gebruiken vr een juiste werking van Scienta. Hulp bij implementatie van de handbeken Indien u hulp wenst bij het implementeren van de digitale handbeken binnen uw eigen kantrrganisatie, dan kunt u cntact pnemen met de prjectleider van de NOVAK Handbeken, Marcel Kurvers. Cursus in het kader van het digitaal handbek Vr het gebruik van het digitaal handbek in Scienta wrden cursussen gerganiseerd. Raadpleeg de website van NOVAK vr de actuele data nder Agenda. Tijdens deze cursus leert u werken met de digitale mgeving en krijgt u tips m het gebruik z gemakkelijk mgelijk te maken. Tevens biedt de cursus.a gelegenheid m meer kennis p te den m handbeken kantrspecifiek te maken, updates te verwerken en eigen handbeken p te nemen in de digitale mgeving. Naast deze handleiding is een algemene handleiding van Scienta beschikbaar: Mcht u ng vragen hebben ver de verwerking van deze update, dan kunt u een sturen naar redactie@nvak.nl. Met vriendelijke greten, Marcel Kurvers Prjectleider NOVAK Kwaliteitshandbek / NIVRA Praktijkhandbek 3

4 Stap 1: Inlggen Allereerst dient u de Scienta-mgeving van uw kantr te penen. Weet u het adres van deze digitale kantrmgeving niet meer, neem dan cntact p met de helpdesk van Syslgic ( ) f supprt@syslgic.nl. Wanneer u bent ingelgd, pent u de beheermgeving van uw handbek dr in Scienta rechtsbven p beheer te klikken zals in nderstaande schermafbeelding weergegeven. U kmt nu in de beheermgeving van uw kwaliteitshandbek. 4

5 Stap 2: Update phalen In het dashbard van de beheermgeving is de knp Beschikbare cntent updates pgenmen zals in nderstaande schermafbeelding weergegeven. Op basis van uw abnnement wrdt nu zichtbaar welke wijzigingsvrstellen p bestaande artikelen en welke nieuwe artikelen de update vr u bevat. Indien u een abnnement heeft p meerdere handbeken, ntvangt u k vr de andere handbeken updates wanneer u deze ng niet eerder heeft pgehaald. Vervlgens klikt u p de knp Updates verwerken zals weergegeven in nderstaande schermafbeelding. De wijzigingsvrstellen p bestaande artikelen wrden nu binnengehaald. Het binnenhalen kan enige tijd duren. Klik p de knp Dashbard linksbven nder het Scienta lg m terug te keren naar het dashbard van de beheermgeving. Opmerking: u zult zien dat twee nieuwe artikelen aan het mdellenbek zijn tegevegd in het hfdstuk Kantrregelingen. Dit zijn: mdelbrief betalingsherinnering en mdellen vr aanmaningen. Deze mdellen wrden autmatisch in uw handbekmgeving pgenmen bij het phalen van de update. 5

6 Stap 3: Oude artikelen archiveren Enkele bestaande artikelen in het NOVAK Kwaliteitshandbek deel A, K en het mdellenbek zullen niet meer wrden nderhuden. De inhud van deze artikelen is ndergebracht in andere artikelen f is niet meer van tepassing. Deze artikelen kunt u archiveren. De vlgende artikelen kunnen wrden gearchiveerd: Hfdstuk Handbek A Salarisadministratie Salarisadministratie Salarisadministratie Handbek K Cliëntacceptatie Afrnding en evaluatie Mdellenbek Cliëntacceptatie Opdrachtaanvaarding Afrnding en evaluatie Artikel Vrbeeld wijzigingsfrmulier werknemergegevens Vrbeeld gegevens ten beheve van fiscus bij nieuwe werknemer Checklist lnheffing en sciale wetten Berdeling integriteit cliënt Opdrachtevaluatie Checklist berdeling integriteit cliënt Mdel pdrachtbevestiging samenstellingspdracht Mdel pdrachtevaluatie Om een artikel te archiveren, pent u het desbetreffende handbek (A, K f mdellenbek) zals p nderstaande schermafbeelding weergegeven: Vervlgens pent u het desbetreffende hfdstuk zals p nderstaande schermafbeelding weergegeven: 6

7 Plaats daarna een vink in het hkje vr het artikel dat gearchiveerd met wrden zals p nderstaande schermafbeelding weergegeven: Is het te archiveren artikel aangevinkt, klik dan p de knp Archiveren rechtsbven in uw scherm zals p nderstaande schermafbeelding weergegeven. Deze stappen herhaalt u vr de te archiveren artikelen in deel A, K en het mdellenbek. Let p: artikelen kunnen niet definitief verwijderd wrden in Scienta. Te archiveren artikelen zijn daarm altijd uit het archief te halen. Raadpleeg de handleiding van Scienta vr meer infrmatie ver het dearchiveren van artikelen ( 7

8 Stap 4: Verplaatsen artikelen Het vlgende artikel in het hfdstuk Kantrregelingen van het NOVAK Kwaliteitshandbek deel K is verplaatst naar het hfdstuk Cliëntacceptatie. U kunt het artikel verplaatsen dr het desbetreffende artikel te penen dr p de titel te klikken zals p de nderstaande schermafbeelding weergegeven: Daarna klikt u p de tab Handbek zals p nderstaande schermafbeelding weergegeven. Als laatste kiest u het juiste handbek en hfdstuk. In dit geval met het artikel naar het hfdstuk Cliëntacceptatie. Klik hiervr in het rndje vr de hfdstuknaam zals p nderstaande schermafbeelding weergegeven en vervlgens p pslaan nderaan de pagina (zie tevens de schermafbeelding hiernder). 8

9 Klik rechts bvenin uw scherm p pslaan m wijzigingen in het artikel p te slaan zals p nderstaande schermafbeelding weergegeven. Artikelvlgrde aanpassen De vlgrde van de artikelen in het hfdstuk Cliëntacceptatie dient eveneens te wrden aanpast. De juiste vlgrde is: 1. Artikel relatiebeheer 2. Artikel risicprfiel cliënt en berdeling integriteit Dit det u dr het desbetreffende hfdstuk te selecteren zals p nderstaande schermafbeelding weergegeven: Het artikel relatiebeheer met naar bven wrden verplaatst. Dit det u dr met de muis p het eerste icntje vr de artikelnaam (relatiebeheer) te gaan staan en de linker muisknp ingedrukt te huden. Nu kunt u het artikel naar bven slepen tt p het artikel risicprfiel cliënt en berdeling integriteit. Wanneer u nu de linker muisknp lslaat wrdt de vlgrde van deze twee artikelen aangepast. Zie eveneens nderstaande schermafbeeldingen: 9

10 Stap 5: Niet-afgewikkelde wijzigingsvrstellen verwerken Nu het archiveren van ude artikelen is afgernd en de artikelvlgrde is bijgewerkt, kunnen de niet-afgewikkelde wijzigingsvrstellen wrden verwerkt. Klik in het dashbard p de snelkppeling met wijzigingsvrstellen (zie rde arcering in nderstaande schermafbeelding). Zdra u p de bvenstaande link met niet-afgewikkelde wijzigingsvrstellen heeft geklikt, kmt u in nderstaand verzicht. Open het artikel met het niet-afgewikkelde wijzigingsvrstel dr p de artikelnaam te klikken. 10

11 Open nu het niet-afgewikkelde wijzigingsvrstel van dit artikel dr aan de rechterzijde van het scherm p het pulldwn menu Wijzigingsvrstellen te klikken. Klik vervlgens p de regel met het ng te verwerken wijzigingsvrstel. Vervlgens wrdt deze gepend. Zie nderstaande schermafbeelding. Staan er wijzigingsvrstellen in grene letters, dan betekent dit dat het desbetreffende wijzigingsvrstel al is afgewikkeld. Nadat het wijzigingsvrstel is gepend wrdt in de kleuren rze en grijs aangegeven wat de wijzigingen zijn. Rze betekent, dit wrdt in het wijzigingsvrstel als nieuwe tekst vrgesteld. Grijs betekent, dit is de ude tekst die nu in de huidige versie van uw handbek staat en niet is pgenmen in het wijzigingsvrstel. Let p: Afhankelijk van het feit f u het desbetreffende artikel kantrspecifiek heeft gemaakt, kiest u vr de methde A f B m de wijzigingen uit het wijzigingsvrstel ver te nemen. Methde A: Verwerking in een kantrspecifiek gemaakt handbek Indien u een kantrspecifiek kwaliteitshandbek heeft, zullen veel rze en grijze teksten wrden weergegeven zdra u het wijzigingsvrstel heeft gepend. Dr middel van de tab Vergelijken kunt u heel eenvudig uw rsprnkelijke NOVAK artikel f de één na laatste NOVAK update vergelijken met het wijzigingsvrstel uit deze update. Op deze wijze ziet u wat er in de standaard is gewijzigd en kunt u zelf bepalen f u deze wijzigingen wenst ver te nemen in uw eigen kantrspecifieke handbek (Zie nderstaande schermafbeelding). 11

12 Maak hiervr gebruik van de knp Vergelijk de laatste twee versies van dit artikel van de branchevereniging (Zie nderstaande schermafbeelding). Indien u in de afgelpen peride minder dan twee updates p dit artikel heeft ntvangen, krijgt u een melding dat de vergelijking niet mgelijk is. U selecteert dan aan de linkerzijde de één na laatste versie die u van NOVAK heeft ntvangen (revisie) en aan de rechterzijde het wijzigingsvrstel met de meest recente update. Indient u de tekst wilt vernemen uit de nieuwste update gaat u hiervr terug naar de tab Bewerken en selecteert u uit het wijzigingsvrstel de gewenste tekst. Drdat de verschillen in dit wijzigingsvrstel in rze en grijs wrden weergegeven, kan het lastig zijn m de juiste tekst te selecteren. Maak gebruik van de knp Verberg verschillen zdat u alleen de meest actuele tekst ziet in het wijzigingsvrstel (Zie nderstaande schermafbeelding). Selecteer de gewenste tekst en kpieer deze dr met uw muis vr de te selecteren tekst te gaan staan, de linker muisknp ingedrukt te huden en uw muis naar het einde van de te kpiëren tekst te slepen. Vervlgens laat u de linker muisknp ls en klikt u p de rechtermuisknp. Kies in dit menu vr Kpiëren. Vervlgens klikt u met uw linker muisknp in uw actieve kwaliteitshandbek aan de linkerzijde p de plek waar u de gekpieerde tekst wilt plakken. Kies in de menubalk van het tekstvlak waar u uw muiscursr heeft neergezet vr het icntje Plakken als platte tekst. (Zie nderstaande schermafbeelding). Het spreekt vr zich dat u de bestaande tekst (eerst) met verwijderen f verschrijven m ervr te zrgen dat de ude teksten niet blijven staan. Op deze wijze verwerkt u de teksten per wijzigingsvrstel in uw kantrspecifieke handbek. 12

13 Methde B: Verwerking in een niet kantrspecifiek gemaakt kwaliteitshandbek Indien u het kwaliteitshandbek ng niet specifiek heeft gemaakt, kunt u de inhud van het wijzigingsvrstel direct in zijn ttaliteit accepteren dr p het icntje met de grene pijl te klikken. Zie nderstaande schermafbeelding. Hiermee kpieert u de gehele inhud van het wijzigingsvrstel ineens naar uw actieve handbek. Vervlgens wrdt u gevraagd f u de inhud naar de editr wilt kpiëren. Kies hier vr OK. Verwerken van het wijzigingsvrstel Als laatste nderdeel dient u het wijzigingsvrstel uit de lijst met wijzigingsvrstellen te verwijderen. Dat det u dr bven het wijzigingsvrstel Ja aan te vinken. Zie nderstaande schermafbeelding. Kies nu vr Opslaan m de wijzigingen p te slaan en terug te gaan naar de lijst met niet-afgewikkelde wijzigingsvrstellen. Alle vrstellen wegwerken Herhaal deze stappen ttdat alle wijzigingsvrstellen zijn weggewerkt. Een wijzigingsvrstel niet accepteren Indien u de tekst uit een bepaald wijzigingsvrstel niet wenst ver te nemen, kunt u na het penen van het wijzigingsvrstel direct drgaan naar de stap Verwerken van het wijzigingsvrstel en de status Niet geïmplementeerd kiezen. Op deze wijze wrdt het vrstel alleen uit de lijst met wijzigingsvrstellen verwijderd en wrden geen wijzigingen vergenmen. 13

14 Stap 6: Prgramma verversen ter afsluiting update Om de update af te rnden dient u het prgramma te verversen. Dit m alle wijzigingen in de hfdstuknamen en titelnamen van artikelen in de prtal ged weer te geven. In het dashbard klikt u hiervr p de snelkppeling Prgramma verversen zals weergegeven p nderstaande schermafbeelding. De update is nu verwerkt. 14

15 Bijlage: inhudspgave NOVAK Kwaliteitshandbek deel A, deel K en mdellenbek 2010 Handbek A Administratieve dienstverlening Instructie administratieve dienstverlening Mdel pdrachtbevestiging administratieve dienstverlening Mdel stamfrmulier ADV Checklist administratieve dienstverlening Vrbeeld administratiedssier Mdel vlgbiljet aangifte inkmstenbelasting 200x Mdel vlgbiljet aangifte venntschapsbelasting 200x Salarisadministratie Instructie salarisadministratie Mdel pdrachtbevestiging salarisadministratie Vrbeeld salarisdssier Vrbeeld salarisgegevens werkgever Vrbeeld permanente gegevens werkgever Checklist beëindiging werkgever Vrbeeld gegevens nieuwe werknemer Vrbeeld ziekmeldingen Checklist werknemer uit dienst Vrbeeld urenstaat Handbek K Algemeen Inleiding, inhud en beheer Brnnen Kantrpzet Berepsaansprakelijkheid en waarneming Kantrregelingen Kwaliteitsbeleid Objectiviteit Geheimhuding Tekeningsbevegdheid Samenwerken en uitbesteden Archivering Urenverantwrding Debiteurenbeheer Retentierecht Internet- en gebruik Website Disclaimer Telefn Registratie inkmende en uitgaande crrespndentie Overige huishudelijke zaken Bewaartermijnen Autmatisering en Back-up's Besprekingsverslagen Klachten- en incidentenafhandeling Kwaliteitsbeleid; berdelen & verbeteren Meten en verbeteren van kwaliteit Tetsing vaktechnische kwaliteit p kantr en pdrachtniveau Permanente Educatie (PE) Medewerkers Cliëntacceptatie Relatiebeheer Risicprfiel cliënt en berdeling integriteit 15

16 Overige bepalingen Instructie melding ngebruikelijke transacties (Wwft) Fraude en nwettig handelen Bekennderzek Belastingdienst Onderzek FIOD Vrbereiding en planning Uitbrengen ffertes Opdrachtaanvaarding Planning van de pdracht Cijferanalyse Opdrachtcntinuatie Opdrachtbeëindiging Uitvering, bespreking en rapprtering Werkprgramma's Discntinuïteit Dssiervrming Tezending en bespreking cnceptrapprt Bevestiging bij de jaarrekening Rapprtering Testemming penbaar maken samenstellingsverklaring Datering en ndertekening jaarrekening Datering en ndertekening samenstellingsverklaring Beneming bestuurder bij ntstentenis Publicatie jaarrekening Afrnding en evaluatie Afrndende werkzaamheden Opdrachtevaluatie Overige nn assurance-pdrachten Overeengekmen specifieke werkzaamheden Overige pdrachten 16

17 Mdellenbek Algemeen Mdel algemene vrwaarden Mdel waarnemingsvereenkmst Kantrregelingen Mdel werkcdelijst Mdelbrief werkstp Mdel besprekingsverslag en aantekeningen Mdel klachten- en meldingsregeling (Optineel) Mdel klachten- en meldingsfrmulier (Optineel) Betalingsherinnering Aanmaningen Berdelen en verbeteren Mdelfrmulier PE-registratie Mdel berdelingsfrmulier medewerkers Mdel kwaliteitsaudit Cliëntacceptatie Checklist risicprfiel cliëntacceptatie en berdeling integriteit cliënt Vrbereiding en Planning Checklist kennismaking en uitbrengen fferte Mdel fferte Checklist pdrachtaanvaarding Mdel plegen cllegiaal verleg Mdelbrief beantwrding verzek cllegiaal verleg Checklist pdrachtcntinuatie Checklist bedrijfsbeschrijving Mdel bedrijfsbeschrijving Vrbeeld vastlegging cijferanalyse Mdel planningschecklist Mdel urenbegrting per pdracht Uitvering, bespreking en rapprtering Werkprgramma samenstellingspdracht Werkprgramma samenstellingspdracht klein Werkprgramma samenstellingspdracht beheer Werkprgramma cnslidatie Werkprgramma discntinuïteit van de nderneming Checklist mzetbelasting Checklist fiscaal gerelateerde aandachtspunten Checklist assuranties Dssierindeling balansdssier Dssierindeling permanent dssier Mdel verzicht bespreekpunten cncept jaarrekening bespreking samenstellingspdracht Werkprgramma gebeurtenissen na balansdatum Mdel rapprtgeleidefrmulier Mdelbrief tezending cncept jaarrekening Mdel ntulen AvA gedkeuring jaarrekening Mdelbrief tezending definitief rapprt Mdel ntulen AvA uitstel Mdelbrief tezending publicatiestukken aan cliënt Mdelbrief aanbieding Kamer van Kphandel Afrnding en evaluatie Mdel dssierafrndingschecklist 17