Notulen algemene ledenvergadering ZIGNEA 18 maart 2015

Transcriptie

1 Notulen algemene ledenvergadering ZIGNEA 18 maart 2015 Datum: 18 maart 2015 Aanvang: uur inloop, start uur Plaats: Sportcafé Spetters Boslaan 30 te Emmeloord 1. Opening Voorzitter Mark Dieleman opent om uur de vergadering. Volgens de presentielijst zijn er 42 personen aanwezig op deze vergaderingen. De voorzitter heet alle aanwezigen welkom op deze vergadering. Hij constateert dat deze algemene vergadering eerder in het jaar wordt gehouden dan vorig jaar. De (aftredende) bestuursleden Mariëlle Nederburgh en Saskia Durieux zijn verhinderd. Bij afwezigheid van de secretaris wijst de voorzitter Hille Nieuwdam aan als notulist van deze vergadering. De vergadering maakt daartegen geen bezwaar. 24 leden hebben zich afgemeld voor deze vergadering. Speciaal door de voorzitter wordt de heer Kooi genoemd. Hij geeft aan blij te zijn met de verslaglegging en ziet dat er goede activiteiten bij ZIGNEA worden georganiseerd. Opmerkelijke afwezige is John Meinders; hij zit vanavond op een stembureau namens ZIGNEA. Miranda Keijl heeft zich voor deze vergadering bij de voorzitter afgemeld met de volgende opmerkingen: Ze is drie jaar geleden begonnen met zwemmen bij de masters, vindt het gezellig en heeft er plezier in. Toch breken de tijden haar steeds meer op. Er is vaak over gesproken, maar eigenlijk nooit een oplossing voor gevonden. Ook is er al langere tijd geen trainer. Ze vraagt zich af of de masters wel voldoende aandacht krijgen. Ze vraagt om 1 training op een vroeger tijdstip en daar een trainer op de kant. De heer Kistemaker heeft zich ook voor deze vergadering afgemeld, hij is het oneens met het vrijwilligersbeleid van de vereniging. Van mevrouw Zwanenburg is een keurige handgeschreven brief ontvangen, waarin zij de vereniging bedankt voor de uitnodiging voor deze vergadering en de vereniging feliciteert met haar jubileum. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. Er is een besluit genomen over de nieuwe clubkleding, een heugelijk feit. Het bestuur wilde kleding van een leverancier waarbij de vereniging zelf geen grote voorraden hoeft aan te houden. Dat is nu gerealiseerd. Het bestuur heeft bij het maken van de keuze kritisch gekeken naar de beschikbare opties. Er is gekozen voor kleding van goede kwaliteit, te leveren door Sportemotion. Uiteraard zit er een prijskaartje aan de kleding: 60,00 voor een setje van broek en shirt. Er komt een tas met ZIGNEA-logo bij van 55,00. Vanwege deze kosten zal er een overgangsjaar zijn, waarin zowel het oude als het nieuwe tenue nog kunnen worden gedragen. Trainers en ploegleiders krijgen een setje in bruikleen van de club. Volgende week volgt nog een met toelichting. Irma Boerma informeert of het ook mogelijk is om alleen een shirt aan te schaffen. De voorzitter antwoordt dat er alleen een setje wordt aangeboden, waarin een korting is begrepen. Je kunt het setje met een of met twee shirtjes bestellen. Het bestuur is trots te melden dat er zes nieuwe officials bij zijn gekomen. Het bestuur wil meer aandacht besteden aan dit soort zaken; het is immers van ontzettend belang voor de club. 3. Notulen ALV 2014 Tekstueel: Er zijn geen opmerkingen over de tekst van de notulen. Naar aanleiding van: Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van de notulen. Pagina 1 (5)

2 De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld door de vergadering. 4. Toelichting jaarverslagen 2014 Bij het verslag van de basisafdeling wordt opgemerkt dat er inmiddels nog een vader van een van de zwemmers als trainer is bijgekomen. Hij is eerder op hoog niveau trainer geweest in Iran. Verder zijn er geen vragen of opmerkingen bij het verslag van de basisafdeling. Voor een toelichting op het verslag van de zwemafdeling geeft de voorzitter het woord aan Albert Prinsen. Hij deelt mee dat er op dit moment 90 leden zijn. In het verleden is dat wel meer geweest. Dat mogen er dus ook best wel meer worden, helemaal als je bedenkt dat er op deze 90 leden 60 vrijwilligers zijn. Nieuw dit jaar is de materiaalcommissie zwemmen. Er zijn geen vragen of opmerkingen bij het verslag van de zwemafdeling. Bij het verslag van de waterpoloafdeling merkt de voorzitter op dat het hok wordt gerenoveerd. De houten planken worden daarbij vervangen door iets duurzamers. Er zijn geen vragen of opmerkingen bij het verslag van de waterpoloafdeling. Er zijn geen vragen of opmerkingen bij het verslag van de GZZ-afdeling. Er zijn geen vragen of opmerkingen bij het verslag van de mastersafdeling. 5. Toelichting financieel verslag 2014 Voor een toelichting op het financieel jaarverslag geeft de voorzitter het woord aan Sybrand Ruiter. Ger Roowaan merkt op dat de kosten van het zwembad erg hoog zijn in verhouding tot het gebruik. Wordt daar met het Bosbad over gesproken? Antwoord: Ja. De verhouding is inderdaad erg hoog, maar gaat de laatste jaren gelukkig wel steeds naar beneden. Ger Roowaan: Als ik hoor dat GZZ 140,00/uur moet betalen, dan is dat erg hoog. Paulien Koopman antwoordt dat dan wel de zaterdagmiddag betreft. De voorzitter voegt toe dat er inderdaad met het Bosbad over gesproken wordt. Wij hebben een goede verhouding met het Bosbad. Als ik andere verenigingen spreek, hoor ik dat wij minder betalen maar dat wij ook lastiger tijden hebben. Misschien moeten we overwegen om zelf meer toezicht te houden in ruil voor een lagere huur. De heer Riezebos merkt op dat afgelopen zaterdag er twee uur niets in het zwembad was, omdat er een wedstrijd van de GZZ vroeger was afgelopen dan gepland. De heer Riezebos vraagt daarom of er binnen de vereniging beter kan worden afgestemd. Ted van Diepen voegt daar aan toe dat het wel de vraag blijft of je een waterpolowedstrijd op zo n moment kunt vervroegen. De voorzitter antwoordt dat we van dit soort situaties moeten leren en het de volgende keer beter doen. Het is in ieder geval een goede zet geweest om er bovenop te zitten wie in de vakanties wel of niet komt. Waarom moeten wij de kosten van schade aan het Bosbad zelf betalen? Als ZIGNEA hebben wij het afgelopen jaar tweemaal iets kapot gemaakt. Dat kun je niet altijd voorkomen. In deze gevallen vond het Bosbad (terecht) dat wij niet zorgvuldig genoeg geweest waren. Deze kosten konden niet op een individu worden verhaald, zodat de vereniging er dan zelf voor opdraait. 6. Verslag kascontrolecommissie De leden van de kascommissie waren op het laatste moment verhinderd om in deze vergadering aanwezig te zijn. Zij hebben wel een kascontrole uitgevoerd en het formulier daartoe getekend. Er dient te worden gerouleerd binnen de kascontrolecommissie. Als nieuwe lid treedt Piet Storm aan en René uit den Bosch blijft nog een jaar actief. Ted van Diepen: Het is jammer dat de kascontrolecommissie er nu niet is om een toelichting te geven, maar kunnen wij het verslag van de kascontrolecommissie krijgen? Pagina 2 (5)

3 7. Decharge verlening ALV De voorzitter vraagt de vergadering het bestuur decharge te verlenen. De vergadering verleent het bestuur daarop deze decharge. 8. Verkiezingen De voorzitter merkt op dat Mengsanne Schutte er vandaag om gezondheidsredenen helaas niet bij kan zijn. - Verkiezing secretaris Saskia Durieux werd kort na haar aantreden als secretaris ziek. In overleg met de rest van het bestuur heeft zij besloten om terug te treden als secretaris. Als nieuwe secretaris draagt het bestuur Hille Nieuwdam voor en wordt deze door de vergadering in het bestuur gekozen. - Verkiezing algemeen bestuurslid basis/gzz Mariëlle Nederburgh heeft aangegeven ook te willen terugtreden als algemeen bestuurslid basis/gzz. Deze positie blijft vooralsnog vacant. De voorzitter wijst er op dat de basisafdeling ontzettend belangrijk is voor de vereniging. Weet iemand een kandidaat voor deze positie, geef dat dan door. Het bestuur zal die perso(o)n(en) dan benaderen. In de zaal is niemand aanwezig die zich voor deze functie meldt. 9. Op naar een verplichte vrijwilligersbijdrage in 2015 Er wordt nu geen voorstel aan de vereniging gedaan voor een verplichte vrijwilligersbijdrage;. Het proces daartoe is wel ingezet en er wordt nog geïnventariseerd hoe dit inhoud dient te krijgen. Vraag uit de zaal: veel verenigingen kennen wel een verplichte vrijwilligersbijdrage. Waarom wij dan niet? De voorzitter antwoordt dat er nu nog geen uitgewerkt voorstel is en dus kan er nog niet over gestemd. Het komt echter nog wel. De verplichte vrijwilligersbijdrage kan uit van alles bestaan, zoals bijvoorbeeld helpen bij het patatscheppen op het Pieperfestival of helpen bij de Poiesz-actie. We krijgen er nu moeilijk mensen voor. Om bij iets dergelijks te helpen, hoef je niet voorzitter te worden van een afdeling. Wordt vervolgd. 10. Pauze 11. Huidige structuur De structuur van de vereniging is teruggebracht naar de oude situatie (geen scheiding meer tussen dagelijks- en algemeen bestuur). Het bleek dat de nieuwe structuur niet goed werkt wanneer er te veel vacatures zijn binnen de afdelingen. De besturen vergaderen gezamenlijk. Penningmeester, secretaris en voorzitter overleggen apart indien dit nodig is. 12. Missie, visie, strategie en doelstellingen De vraag waarom doen we wat we doen? heeft geleid tot de oprichting van een nieuwe afdeling, de triathlonafdeling. Op de vraag van Ewout Dekkinga hoeveel nieuwe leden de triathlonafdeling heeft, antwoordt de voorzitter dat het om 28 nieuwe leden gaat. Van der Schaaf vraagt of die nieuwe leden ook naar Scheerwolde gaan. De voorzitter antwoordt dat we daar erg ons best voor doen. Ewout Dekkinga: Vorig jaar hebben we afgesproken dat we meer zouden doen aan sociale hygiëne. Dat betekent onder andere dat de trainers een Verklaring omtrent het gedrag aanvragen. Dat staat nu niet in doelstellingen en is dus ook niet gerealiseerd? Antwoord: Dat klopt. We hebben ons hiervoor wel aangemeld bij het NOC*NSF, maar het heeft de afgelopen tijd aan mankracht ontbroken om hier verder gevolg aan te kunnen geven. Alberdina Ros merkt op dat zij vorig jaar heeft aangegeven dat zij dit wel wil regelen en coördineren voor de vereniging. Dat aanbod staat nog steeds. De voorzitter gaat graag op het aanbod in en dit punt kan dan nu de komende tijd worden geregeld. 13. Begroting 2015 Een ledendaling wordt niet verwacht, wel een groei. Voor de sponsoring hebben we een doelstelling neergelegd. We hebben nu een sponsor en opbrengst uit acties. Dat is te dun, maar er is mankracht nodig om sponsors te werven. Een formulier daarvoor is er al. Pagina 3 (5)

4 De vrijwilligersvergoeding is fors hoger. Dit kan worden gebruikt om bijvoorbeeld een hoofdtrainer zwemmen te kunnen betalen, of een vergoedingsstructuur te maken waarin vrijwilligers weer een vergoeding krijgen. Sommige vrijwilligers zetten zich immers extreem voor de vereniging in. De KNZB-afdracht is nu al bekend. We hebben een inhaalslag gemaakt en we willen hier geen geld meer op laten liggen. In mei betaalt met de afdracht voor het volgende jaar al. Het contract voor de kopieermachine is opgezegd. We zoeken nu naar een nieuwe oplossing. Alberdina Ros wijst er op dat op de Zonnebloemschool wordt gewerkt met het leerwerkcentrum. Dat werkt heel goed als je niet teveel op korte termijn wil. Uit de zaal komt de vraag of de jaarrekening gespecificeerder kan zodat duidelijker wordt waaraan het geld wordt uitgegeven? Een lijstje met voorbeelden is gemaakt. Dat maakt het duidelijker richting de leden. Op de vraag van de voorzitter of de zaal dit wil, is het antwoord nee. Paulien Koopman merkt op dat ieder lid recht op inzage heeft in de boeken. Als je dat wilt, geef het aan en we maken een afspraak om het door te lopen. Ted van Diepen vult aan dat hier al jaren over wordt gesproken. De voorzitter meldt dat dit punt genoteerd is. De voorzitter vraagt of de vergadering akkoord gaat met deze begroting. Een overgrote meerderheid accordeert de begroting vervolgens. 14. Contributieverhoging 2015 ZIGNEA wordt geconfronteerd met verhoging van de badhuur. Hoe dat voor de verschillende afdelingen uitpakt, wordt uitgewerkt gepresenteerd aan de vergadering. Peter: Waar is het voorstel van vorig jaar gebleven om de GZZ gelijk te schakelen met de masters? Antwoord: vorig jaar is in de algemene ledenvergadering anders besloten. Dit jaar wil het bestuur gebruiken om inzichtelijk te hebben waar de kosten zitten en waar de inkomsten vandaan komen. Ger Roowaan: Ik mis hierbij de triathlonafdeling. Antwoord: Dat klopt. Er is recent een afspraak gemaakt met de nieuwe triathlonafdeling. Deze nieuwe contributie gaat in per augustus. De triathlonafdeling zwemt dan nog maar een maand. We gaan de contributie hier op aanpassen. Vanaf augustus blijft het 24,50 / maand en daarna gelijk aan de masters. Manuela Dekkinga: Als je toch gaat kijken wie wat kost, is het ook goed om te kijken of differentiatie mogelijk is naar wie hoeveel traint. De voorzitter vraagt de vergadering de contributieverhoging te accorderen, waarop de vergadering het voorstel aanneemt. Colinda Flohil: Is deze contributieverhoging meegenomen in de begroting? Het antwoord luidt van niet. 15. Kervers beker Dit is een beker, bedoeld om iemand te bedanken en stimuleren. Kervers is één van de oprichters van ZIGNEA. De beker is dus naar hem vernoemd. Het huidige bestuur heeft nog steeds niet kunnen achterhalen of en zo ja wie de beker in 2012 heeft gehad. Weet iemand in de vergadering dat misschien? Anders komt 2012 op de beker zonder naam erbij. Vorig jaar heeft Irma Boerma de beker gehad. Zij heeft de beker uiteindelijk maar kort thuis gehad, maar zij krijgt nu nog een blijvend aandenken. De beker gaat dit jaar weer naar een ander. Dit jaar gaat de beker naar Corine Wernsen. Zij woont bijna in het zwembad en motiveert de zwemmers enorm. Ze is zelfs trainer geworden en is ook al een eind op weg om een nieuwe trainer aan te trekken. Corine is helaas niet in de vergadering aanwezig, zodat de voorzitter de beker later deze week aan haar zal uitreiken. 16. Rondvraag Gert Sikkema: Is er een commissie voor de viering van het 60-jarig jubileum van de vereniging? Daarover zijn wel gedachten, maar nog niets concreets. Wietske Knook, Alberdina Ros en Colinda Flohil melden zich hiervoor. Pagina 4 (5)

5 Is er nog een boekje voor het 50-jarig jubileum voor de familie Visch? We zullen het proberen op te diepen. In het reglement is vastgelegd dat de wedstrijdzwemmers clubkleding dienen te dragen. Wie geen wedstrijden zwemt, hoeft daarom ook geen clubkleding te dragen. 17. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om uur. Pagina 5 (5)