Format Integrale Juridische Kwaliteitszorg Juridisch sterker door samenwerken. Bestuurlijk overleg 28 januari Inleiding

Transcriptie

1 Format Integrale Juridische Kwaliteitszorg Juridisch sterker door samenwerken Bestuurlijk overleg 28 januari 2014 Inleiding Op 24 september jongstleden hebben uw gezamenlijke colleges tijdens het bestuurlijk overleg ingestemd met het Projectformat Integrale Juridische Kwaliteitszorg-Juridisch sterker door samenwerken. Via het secretarissenoverleg is hierbij onder meer besloten om vanaf 2014 in VONSS verband over te gaan tot het inzetten van mediationvaardigheden ((pre)mediation), te beginnen tijdens de bezwaarprocedure. Bij de implementatie hiervan kan gebruik gemaakt worden van de kennis en ervaring van de gemeente Schinnen, waar deze werkwijze met veel succes wordt toegepast. Op 25 september jl. ontving de gemeente Schinnen hiervoor de award voor Beste project. Deze werkwijze leidt er toe dat er aanzienlijk minder bezwaarschriften worden doorgeleid naar de commissie van advies voor bezwaarschriften (op basis van landelijke cijfers blijkt dat er in circa 60-70% van de gevallen tot een oplossing wordt gekomen, terwijl dit voor de gemeente Schinnen ligt op ongeveer 80% en in 2013 zelfs op 95% (28 van de 29 bezwaarschriften zijn opgelost middels mediation)). Voorts is besloten om in 2014 te komen tot een gezamenlijke bezwaarschriftencommissie VONSS. Iedere VONSS-gemeente heeft op dit moment immers nog steeds een eigen onafhankelijke commissie van advies voor bezwaarschriften. Deze commissies hebben tot doel om te komen tot een goede onafhankelijke juridisch correcte afhandeling van ontvangen bezwaarschriften binnen de geldende wettelijke termijnen. Gemiddeld worden er per jaar bij iedere VONSS-gemeente met uitzondering van de gemeente Schinnen als gevolg van (pre)mediation - afzonderlijk zo n 35 bezwaarschriften ingediend. Gelet op het benodigde besluitvormingsproces door raden en colleges i.v.m. vaststellen een nieuwe verordening is de datum 1 juni 2014 juridisch haalbaar. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat in april/mei uniforme besluitvorming plaatsvindt door de gemeenteraden. Door de aanstaande raadsverkiezingen zijn in veel gemeenten in maart en april immers geen raadsvergaderingen. In een groot deel van de VONSSgemeenten is de Verordening op de bezwarencommissie uitsluitend vastgesteld door de gemeenteraad. Dit kan niet worden gepasseerd door uitsluitend besluitvorming door colleges. In deze wordt voorgesteld om, mede gelet op de personele en organisatorische consequenties alsmede rechtspositionele gevolgen, te kiezen voor een groeimodel. Dit betekent dat vooralsnog de ambtelijk secretarissen van iedere VONSS gemeente tot taak hebben om de bezwaarschriften van de desbetreffende gemeente zelfstandig uit te werken. Wel zal hierbij worden voorzien in een tweetal coördinerend secretarissen die zorgdragen voor het opstellen van de agenda s, het maken van een jaarverslag, het maken van een roulatieschema, het per kwartaal uitbetalen en ook doorberekenen van de presentiegelden alsmede het redigeren van het jaarverslag. Deze werkzaamheden zullen worden uitgevoerd door de betreffende medewerkers van de gemeenten Nuth en Onderbanken. In het verlengde hiervan geldt ook bij het inzetten van mediationvaardigheden dat elke VONS(S) gemeente in eerste instantie zelf verantwoordelijk is voor de uiteindelijke toepassing daarvan. Wel is het zo dat de gemeente Schinnen indien gewenst hierbij een coördinerende rol kan vervullen. Streven is dat uiteindelijk (beoogde datum is 1 januari 2015) wordt gekomen tot een gemeenschappelijk secretariaat alsmede een gezamenlijke mediationpool en dat ook op de overige onderwerpen van algemeen juridische aard wordt ingestoken op een verdere samenwerking in de vorm van een gezamenlijke poule om elkaar op die manier te versterken en ondersteunen, de krachten te bundelen, zorg te dragen voor de uitwisseling van kennis en specialisatie en last but not least efficiencyvoordeel te behalen. Hierbij zal worden uitgegaan van een soort gezamenlijke poule of afdeling AJZ in VONSS verband waarin 1

2 die werkzaamheden gezamenlijk en waar mogelijk op basis van persoonlijke wensen, voorkeuren of ambities worden uitgevoerd. De werkgroep Juridische Zaken heeft inmiddels een eerste verkenning gemaakt om het bovenstaande vorm en inhoud te geven. Hier wordt in het vervolg van de rapportage nader op ingegaan. Doelstellingen Het doel van de rapportage is om een eerste inzicht te verschaffen in de mogelijkheden van samenwerking op het gebied van juridische zaken teneinde hier de eerste ervaringen mee op te doen en middels een groeiproces de gedragenheid voor dit onderwerp steeds verder te vergroten. Leidend hierbij zijn de 4 K s van Kwaliteit, Kosten, Kwetsbaarheid en Kansen. Onderhanden Voor wat betreft het inzetten van mediationvaardigheden ligt bij elke VONS gemeente een plan van aanpak/ implementatieplan ter besluitvorming voor, waarbij de opzet van de gemeente Schinnen als blauwdruk dient. Na vaststelling hiervan zal dan een en ander inhoudelijk verder worden vormgegeven en uitgewerkt. Hierbij moet er wel mee rekening worden gehouden dat de betreffende medewerkers van de overige VONS gemeenten behoefte hebben aan een soortgelijke training zoals de medewerkers van de gemeente Schinnen die eerder hebben gevolgd. Deze training staat inmiddels gepland voor februari Het jaar 2014 dient verder te worden benut voor het investeren in het bevorderen van de bekendheid met het inzetten van mediationvaardigheden, het creëren van draagvlak hiervoor en het vieren van successen teneinde te komen tot een geslaagde implementatie van het inzetten van mediationvaardigheden tijdens de bezwaarschriftprocedure in VONS(S) verband. Hierna kan dit stapsgewijs worden uitgebreid naar de primaire fase van besluitvorming. Ten aanzien van de gezamenlijke bezwaarschriftencommissie worden op dit moment de voorbereidingen getroffen om per 1 juni 2014 te komen tot deze commissie. Bemensing vindt plaats vanuit de huidige commissies. Ook moeten de verordeningen nog op elkaar worden afgestemd, waarin (pre)mediation formeel zal worden opgenomen. Voorts zal de samenstelling van de kamers, de jaarplanning en het roulatieschema en wat dies meer zij nog moeten worden vastgesteld. Tevens zal in de loop van 2014 dus nog worden voorzien in een gezamenlijk ambtelijk secretariaat. In het verlengde van het bovenstaande is de projectgroep van mening dat het inzetten van mediationvaardigheden eveneens gezamenlijk zou moeten worden opgepakt in de vorm van een regionale poule. Bijkomend voordeel is dat in het kader van (pre)mediation indien gewenst kan worden gewerkt met medewerkers die niet in de betreffende VONSS gemeente werkzaam zijn en dat tevens is voorzien in de onderlinge vervangbaarheid. Het bovenstaande heeft uiteraard wel grote consequenties voor de planning en prioritering van de overige werkzaamheden van de betrokken medewerkers en daarmee dus ook voor de eigen, interne organisatie. Hier is overigens destijds ook al op gewezen in het eerder vastgestelde plan van aanpak. Het wordt dan ook raadzaam en voorwaardelijk geacht om hierbij ook op de overige onderwerpen van algemeen juridische aard in te steken op een verdergaande samenwerking met een gezamenlijke poule. Er ontstaat dan uiteindelijk dus een soort van gezamenlijke poule op het gebied van Algemeen Juridische Zaken, waarin de van toepassing zijnde taken c.q. werkzaamheden dan in gezamenlijkheid en nader onderling overleg efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Mede gelet op de organisatorische en personele aspecten alsmede de rechtspositionele gevolgen dient hierbij dus wel te worden gekozen voor een groeimodel met als beoogde datum 1 januari Verwachte realisatie komende periode 2

3 De projectgroep zal zich zoals gezegd inzetten om te komen tot een VONSS bezwaarschriftencommissie per juni 2014 en tot de implementatie van het inzetten van mediationvaardigheden in VONSS verband in Zoals vermeld dient 2014 ook te worden benut om te komen tot een verdere samenwerking in de vorm van een soort van gezamenlijke poule op het gebied van Algemeen Juridische Zaken. Hiertoe is op basis van een zogenaamde quick scan in beeld gebracht welke taken op het gebied van Algemeen Juridische Zaken mogelijk voor samenwerking in aanmerking komen. Het gaat hierbij met name om taken die het primaire proces overstijgen zoals de Algemene wet bestuursrecht, het gemeenterecht, de Wet openbaarheid van bestuur, het geven van juridisch advies / juridisch consulentschap, het in rechte vertegenwoordigen van de gemeente (bezwaar, beroep, hoger beroep), het voeren van juridische procedures, het fungeren van juridische vraagbaak, het juridisch beoordelen van stukken, de toetsing van regelgeving, het implementeren van afdelingsoverstijgende regelgeving (Bijzondere wetten, APV), het verordeningenbeheer (CVDR en GVOP), privaatrechtelijke aangelegenheden, aansprakelijkheidsstellingen, inkoop en aanbesteding en wat dies meer zij. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat de vakinhoudelijke taken en werkzaamheden van juridische aard welke onderdeel uitmaken van het primaire proces buiten de scope van dit project vallen. Ook juridisch control, welk onderdeel intern gericht is en ook voor het overige een aparte positie inneemt, valt buiten het bereik van dit project. De uiteindelijke overdracht van taken heeft tot gevolg dat binnen de bestaande functies taken achterblijven die buiten de scope van dit project vallen. De gevolgen hiervan zijn momenteel niet in beeld gebracht. Een en ander zal verder moeten worden uitgewerkt in een plan van aanpak. Naast een gezamenlijk ambtelijk secretariaat voor de gezamenlijke bezwaarschriftencommissie VONSS, het gezamenlijk oppakken en uitvoeren van de inzet van mediationvaardigheden en de vorming van een gezamenlijke poule op het gebied van Algemeen Juridische Zaken zal hierin dan tevens worden ingegaan op de relatie met de bestaande, huidige werkzaamheden en de werkvoorraad alsmede het waarborgen van bestuurlijke ondersteuning en overige organisatorische en personele aspecten en rechtspositionele gevolgen. Hiervoor is ook de input van andere dan juridische disciplines noodzakelijk, met name P&O en ICT. Zoals gezegd is 1 januari 2015 de beoogde datum om een en ander uitgewerkt en functioneel te hebben, inclusief de daarbij behorende besluitvorming van de diverse Ondernemingsraden welke hierbij nauw zullen worden betrokken. In dat kader is nu wel behoefte aan een richtinggevend besluit van uw gezamenlijke colleges middels een go of no go. Door de hiervoor genoemde taken en werkzaamheden in de toekomst te bundelen en in gezamenlijkheid uit te gaan voeren ontstaat er dus een soort van gezamenlijke poule op het gebied van Algemeen Juridische Zaken waarin een en ander op termijn efficiënter kan worden uitgevoerd. Wel moet hierbij in de aanloopfase rekening worden gehouden met extra inspanningen om (onvoorziene) knelpunten op te lossen. Hierbij is tevens gekeken naar hoe we elkaar als organisatie sterker kunnen maken en wat we elkaar in dat kader kunnen bieden. Door op deze manier in te steken op een verdere samenwerking kunnen we elkaar ondersteunen en versterken, de krachten bundelen, zorgdragen voor de uitwisseling van kennis en specialisatie en last but not least efficiencyvoordeel behalen. Leidend hierbij zijn de 4 K s van Kwaliteit, Kansen, Kwetsbaarheid en Kosten. Kwaliteit kan door samenwerking beslist worden versterkt. Dit wordt door projectgroep unaniem onderkend en onderschreven. Door het delen van informatie en documenten, samenwerking met collega-professionals en intensivering van het intercollegiaal overleg kan de kennis en kunde over en weer immers worden vergroot. Daarnaast biedt een verdere samenwerking mogelijkheden tot specialisatie van medewerkers. Verder brengt samenwerking de mogelijkheid met zich mee om te komen tot een bepaalde standaardisatie. Voorts zouden kwaliteitsstappen in de processen kunnen worden ingebouwd en geborgd. Voorbeelden zijn bundeling van expertise (zowel privaatrechterlijk als bestuursrechterlijk), toename van specialisaties, concernbreed gezamenlijk opleiden en scholen (al dan niet in company), het gezamenlijk inkopen van kennissystemen, indien nodig het gezamenlijk inhuren van tijdelijk personeel van specialistische aard c.q. een huisadvocaat en een verbeterde afstemming met als gevolg grotere uniformiteit. Kwetsbaarheid van de organisaties kan eveneens een belangrijke reden zijn te kiezen voor samenwerking. Deze kwetsbaarheid heeft te maken met de beperkte omvang van de betreffende gemeentelijke organisaties 3

4 en de daarbij behorende eenmansfuncties. Door samenwerking kan de inzet van de beschikbare capaciteit worden geoptimaliseerd en kan de continuïteit van de bedrijfsvoering alsmede de kwaliteit van de dienstverlening in de toekomst beter worden gewaarborgd. Vanuit de medewerkers bezien betekent samenwerking met andere gemeenten een kans op specialisatie en mogelijk een kans voor een verdere carrièrestap. Ook kunnen medewerkers meer dan in de huidige situatie elkaar waar nodig aanvullen en versterken en zaken in gezamenlijk overleg met elkaar afstemmen. Voor wat betreft de kosten geldt dat gemeenten tot op zekere hoogte dezelfde juridische taken uitvoeren en door deze gezamenlijk op te pakken kan efficiencywinst worden geboekt en daarmee dus kosten worden bespaard. Voorts kan de beschikbare capaciteit beter worden ingepland en kan de inhuur van externen worden beperkt. Ook gezamenlijk opleiden, inkopen of inhuren zoals hiervoor genoemd is kostenbesparend. Over de verdere voortgang in deze zullen uw colleges middels het plan van aanpak in de loop van 2014 dus nader worden geïnformeerd. Knelpunten Het is van belang om te realiseren dat samenwerking een verandering kan betekenen in het bestaande werk. Het gezamenlijk uitvoeren van taken kan immers tot een heroriëntatie en herpositionering van taken leiden. Bovendien wordt van betrokkenen gevraagd om over de eigen grenzen en zelfs de gemeentegrenzen heen te denken. Samenwerking eist verder een gelijkwaardige inbreng van de samenwerkingspartners, inclusief het daarbij behorende commitment. Primair, essentieel, knelpunt is dat onduidelijk is of er unaniem bestuurlijk commitment is op het hoogste niveau, namelijk bij de gemeenteraden. De mate van bestuurlijke commitment van de Raden is bepalend voor de reikwijdte en diepgang van de samenwerking. Verder wordt er op gewezen dat er momenteel geen juridische status is voor deze samenwerking. Hierin kan, afhankelijk van de mate en diepgang van samenwerking, worden voorzien middels een convenant, samenwerkingsovereenkomst of gemeenschappelijke regeling. Voorts dient deze vorm van samenwerking nog te worden voorgelegd aan de medezeggenschap, welke in deze wel is gekend en ook bij de verdere uitwerking nauw zal worden betrokken. Ook wordt nog aandacht gevraagd voor het verschil in interne procedures, werkwijzen en gebruikte (software)programma s. Last but zeker nog least wordt in deze aandacht gevraagd voor de organisatorische en met name de personele consequenties en de rechtspositionele gevolgen. Het voorgaande leidt dus (deels) tot een andere manier van werken en vergt voor een deel ook een omschakeling voor de eigen, interne ambtelijke organisatie. Tevens wordt aandacht gevraagd voor enkele parallel lopende trajecten die van invloed zijn op de bestuursopdracht. Hierbij valt met name te denken aan de bezuiningsopgaven bij gemeenten, de decentralisatievraagstukken, ICT, website, digitale dienstverlening en landelijke bestuurlijke ontwikkelingen. Communicatie op hoofdlijnen Er zal waar nodig voortdurend aandacht blijven voor zowel de interne als de externe informatievoorziening. Financiën 4

5 In de bestuursopdracht is afgesproken dat alle gemeenten zowel bestuurlijk als ambtelijk een evenredige Te nemen acties/besluiten : 1. Kennis nemen van de stand van zaken; 2. Vaststellen van de format; 3. Instemmen met de vorming van een VONSS-bezwaarschriftencommissie per 1 juni 2014; 4. Overgaan tot het verder implementeren van het inzetten van mediationvaardigheden in VONSS verband vanaf 2014, te beginnen tijdens de bezwaarschriftprocedure; 5. In 2014 komen tot een verdere samenwerking door de uiteindelijke vorming van een gezamenlijke poule AJZ in VONSS verband bestaande uit een gezamenlijk ambtelijk secretariaat voor de gezamenlijke bezwaarschriftencommissie VONSS, het gezamenlijk oppakken en uitvoeren van de inzet van mediationvaardigheden en het gezamenlijk uitvoeren van de overige werkzaamheden op het gebied van Algemeen Juridische Zaken, met als beoogde datum 1 januari 2015; 6. Onderhavige werkgroep opdracht geven om een en ander verder uit te werken in een plan van aanpak, een en ander zoals voorgaand omschreven. bijdrage aan de samenwerking leveren. Deze bijdrage vindt plaats op basis van kwaliteit en beschikbaarheid. Verder vindt samenwerking plaats met gesloten beurzen. 5