\ raadsvoorstel. Voerendaal, d.d. 26 maart Nummer: 2014/6/ Portefeuillehouder: E.A.J. Sprokkel. Afdeling: Control. Programma: Product:

Transcriptie

1 Raadhuisplein 1 T ED Voerendaal F Postbus E info@voerendaal.nl 6367 ZG Voerendaal W voerendaal.nl \ raadsvoorstel Voerendaal, d.d. 26 maart 2014 Nummer: 2014/6/ Portefeuillehouder: E.A.J. Sprokkel Afdeling: Control Programma: Product: Onderwerp: Verordening VONSS Bezwaarschriftencommissie 2014 Aan de Raad. \ Voorstel 1. De verordening VONSS Bezwaarschriftencommissie 2014 vast te stellen, onder voorbehoud dat alle deelnemende VONSS-gemeenteraden instemmen met onderhavig voorstel; 2. De Verordening commissie bezwaarschriften Voerendaal 2002, vastgesteld op 17 juni 2002, in te trekken; 3. Kennisnemen van en instemmen met de voortgangsrapportage ten behoeve van het bestuurlijk overleg van 28 januari \ Inleiding Beoogd effect van de vaststelling van de nieuwe verordening is het creëren van een gezamenlijke bezwaarschriftencommissie voor de VONSS-gemeenten. \ Relatie met visiedocument / programmabegroting en relatie met de beoogde maatschappelijke effecten N.v.t. \ Relevante regelgeving Algemene wet bestuursrecht; gemeentewet. \ Historisch perspectief N.v.t. \ Argumentatie Op 11 september 2013 heeft het secretarissenoverleg VONSS ingestemd met de projectformat Integrale Juridische Kwaliteitszorg Juridisch sterker door samenwerken.

2 Hierbij heeft het secretarissenoverleg onder meer voorgesteld om in juni 2014 te komen tot een gezamenlijke bezwaarschriftencommissie. Op 24 september 2013 hebben de gezamenlijke colleges van burgemeester en wethouders van de VONSS-gemeenten tijdens het bestuurlijk overleg ingestemd met het Projectformat Integrale Juridische Kwaliteitszorg Juridisch sterker door samenwerken. In voornoemde projectformat wordt voorgesteld om te komen tot een groeimodel. Dit betekent dat vooralsnog de ambtelijk secretarissen van iedere VONSS-gemeente tot taak hebben om de bezwaarschriften van de desbetreffende gemeente zelfstandig uit te werken. Wel zal hierbij worden voorzien in een tweetal coördinerend secretarissen (van de gemeenten Onderbanken en Nuth). De coördinerend secretarissen zullen zorg dragen voor het opstellen van de agenda, het redigeren van een vergader- en roulatieschema, het redigeren van een jaarverslag alsmede het per kwartaal doorberekenen van de presentiegelden. In het verlengde hiervan geldt ook bij het inzetten van mediationvaardigheden dat elke VONSS-gemeente in eerste instantie zelf verantwoordelijk is voor de uiteindelijke toepassing daarvan. Het initiëren van mediation ziet op het centraal stellen van de partijen in een oplossingsgerichte aanpak. Door het inzetten van mediationvaardigheden ontstaan er meer mogelijkheden om een conflict op te lossen en de onderlinge relaties goed te houden of zelfs te verbeteren. Bovendien zijn de werkelijke belangen van partijen op die manier beter te achterhalen. Dit is van essentieel belang, aangezien deze belangen dienen als kader bij de te realiseren oplossing. Door de gezamenlijke zoektocht naar waar het partijen werkelijk om gaat worden dus alle belangen inzichtelijk gemaakt hetgeen er toe leidt dat er draagvlak ontstaat voor de gekozen oplossing en ook voor het overige de (juridische) kwaliteit van de besluitvorming ten goede komt. Verder past het inzetten van mediationvaardigheden in het verbeteren van de dienstverlening en het vraaggericht werken. Bovendien voorkomt deze aanpak verdere juridisering en kan door persoonlijke contacten waar mogelijk onnodige formele procedures voorkomen worden. Overigens zijn er steeds meer overheidsinstellingen ondertussen overgegaan tot en hebben dus ervaring opgedaan met een meer informele aanpak en werkwijze in geval van een mogelijk conflict. Daarnaast wijzen gerechtelijke instanties zo veel mogelijk zaken door voor mediation. De gemeente Schinnen heeft reeds een aanvang gemaakt met het toepassen van mediationvaardigheden en hieruit is gebleken dat deze werkwijze positief te noemen is. In 2013 heeft de gemeente Schinnen in voornoemd kader de landelijke award prettig contact met de overheid uitgereikt gekregen. Streven is dat uiteindelijk (beoogde datum is januari 2015) wordt gekomen tot een gemeenschappelijk secretariaat alsmede een gezamenlijke mediationpoule en dat ook op de overige onderwerpen van algemeen juridische aard wordt ingestoken op een verdere samenwerking in de vorm van een gezamenlijke poule om elkaar op die manier te versterken en ondersteunen, de krachten te bundelen, zorg te dragen voor de Pagina 2 van 7

3 uitwisseling van kennis en specialisatie en last but not least efficiëncyvoordeel te behalen. Hierbij zal worden uitgegaan van een soort gezamenlijke poule of afdeling AJZ in VONSS-verband. Gelet op voorgaande dient de huidige Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Voerendaal 2002 aangepast te worden. De aangepaste verordening is grotendeels een voortzetting van de oude verordening. Naast enkele redactionele wijzigingen is enkel de wijziging doorgevoerd dat de ambtelijk secretaris bevoegd is tot het initiëren van mediation. Wellicht ten overvloede wordt ten aanzien van artikel 2, tweede lid, van onderhavige verordening opgemerkt dat de behandeling van de bezwaarschriften van Kompas (vooralsnog) tot de bevoegdheid van de Kompas-bezwaarschriftencommissie zal blijven behoren. De navolgende personen zullen worden benoemd in de VONSS Bezwaarschriftencommissie: De heer mr. M.J.M. Senden, Alexanderstraat 3 te Nuth De heer mr. C.H.R. de Bruin, Biddlestraat 12 te Sittard De heer mr. Drs. P.E.M. Franssen, Burgemeester Beckersweg 25 te Mheer De heer E.H.G. Moonen, Horizonstraat 12 te Voerendaal Mevrouw mr. Drs. M. Pörtners-Dawidczyk, Vatstraat 4 te Lanaken De heer P.G.H.M. Vossen, Savelbosch 68 te Maastricht De heer drs. P.A.M.J. Janssen, Staatsland 13 te Ransdaal Mevrouw mr. A. van der Schraaff, Kerkweg 113 te Puth De heer P. Paquay, Kennedylaan 40 te Eijsden De heer T.P.M. Niesten, Hommerterweg 126 te Hoensbroek De heer W. Palmers, Prins Bernhardstraat 50 te Kerkrade De heer mr. F.H.P. Konings, Pastoor Dubarstraat 17 te Elsloo De heer mr. J.J.M. Gisberts, Oudeweg 69 te Linne De heer mr. H.W.C.J. Hoogeveen, Servatiusstraat 10 te Brunssum De heer W.G. Savelbergh, Vrijdagstraat 16 te Heerlen De heer P.J.A. Franssen, Chapelle Saint Joseph 9 te Clermont sur Berwinne De heer J.H.G. van Oppen, Langweide 28 te Wijnandsrade De heer mr. M.A.M.A. Huppertz, Limburgiaplantsoen 10 te Brunssum De heer mr. M. Ouarani, postbus 41 te Hoensbroek De heer W.A.A. Buttolo, Molenplein 2 te Heerlen De heer mr. P.H. de Jonge, Aldrinerf 3 te Melick Deze benoeming vindt plaats door de colleges van burgemeester en wethouders van iedere VONSS-gemeente nadat de verordening in werking is getreden. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat voornoemde commissieleden in een bijeenkomst op maandag 17 februari 2014 op de hoogte zijn gesteld van onderhavig Pagina 3 van 7

4 voornemen om te komen tot een VONSS Bezwaarschriftencommissie. Om te komen tot een VONSS-bezwaarschriftencommissie zijn de navolgende uitgangspunten in acht genomen: 1. de commissie zal alle bezwaarschriften van de VONSS-gemeenten behandelen, met uitzondering van de bezwaarschriften met betrekking tot belastingzaken; 2. de commissie zal bestaan uit een tweetal kamers, te weten een kamer voor algemene zaken alsmede Wabo-zaken en een kamer voor sociale en welzijnszaken. Ad hoc zal een personele kamer worden ingericht. Alle kamers zullen gevuld worden met de huidige leden van de afzonderlijke bezwaarschriftencommissies van de VONSS-gemeenten; 3. iedere kamer zal bestaan uit een tweetal voorzitters aangevuld met een zestal leden, welke per toerbeurt binnen de betreffende kamer zullen rouleren. Voorgaande heeft tot gevolg dat het lidmaatschap van de huidige commissieleden van de afzonderlijke bezwaarschriftencommissies indien zij dat wensen zonder voorafgaande sollicitatieprocedure zal overgaan tot een lidmaatschap van de VONSS-bezwaarschriftencommissie; 4. in de regel zullen de vergaderingen plaatsvinden op de eerste en derde maandag van de maand vanaf uur voor de kamer voor sociale en welzijnszaken. De vergaderingen van de kamer voor algemene zaken alsmede Wabo-zaken zullen in de regel plaatsvinden op de tweede en vierde maandag van de maand vanaf uur; 5. de presentiegelden (inclusief reiskostenvergoeding) zullen per vergadering 150 bedragen voor de voorzitters en 120 bedragen voor de leden; 6. per vergadering worden maximaal drie á vier zittingen gepland; 7. commissieleden dienen bij voorkeur te beschikken over een mr-titel. Bij het ontbreken hiervan dient er sprake te zijn van het beschikken over relevante bestuurlijke en/of juridische ervaring; 8. commissieleden mogen niet werkzaam zijn bij één van de VONSS-gemeenten; 9. de vergaderlocatie zal per toerbeurt te beurt vallen aan één van de VONSSgemeenten; 10. de coördinerend ambtelijk secretaris van de VONSS-bezwaarschriftencommissie heeft tot taak het opstellen van de vergaderagenda s, het maken van een jaarvergaderschema, het maken van een jaarroulatieschema (zowel qua leden als qua locatie), het per kwartaal uitbetalen en doorberekenen van de presentiegelden alsmede het redigeren van het jaarverslag. In de projectgroep is besloten dat deze rol zal worden uitgevoerd door de ambtelijk secretarissen van de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Nuth en de gemeente Onderbanken; 11. de ambtelijk secretaris van iedere VONSS-gemeente heeft tot taak het zelfstandig uitwerken (verslag en advies) en afhandelen van de gemeentelijke bezwaarschriften alsmede het ter stond kenbaar maken van ontvangen bezwaarschriften aan de coördinerend ambtelijk secretaris. Het initiëren van mediation blijft ook een taak en verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris. Bovenstaande uitgangspunten dragen de volgende consequenties in zich ten opzichte van de bestaande situatie: Pagina 4 van 7

5 a. de presentiegelden bedragen thans in Voerendaal 100 voor leden en 120 voor de voorzitter. De nieuwe presentiegelden betekenen derhalve een verhoging van 20 respectievelijk 30 per lid/voorzitter per vergadering, om aan te sluiten op hetgeen in de regio gebruikelijk is. Hoewel er meer zittingen worden ingepland (2-wekelijks i.p.v. maandelijks), zullen de kosten voor Voerendaal naar verwachting afnemen omdat de presentiegelden naar rato worden verdeeld naar de behandelde dossiers. In de huidige situatie zijn de volledige presentiegelden verschuldigd ook als op een zitting van de Voerendaalse bezwaarschriftencommissie maar één dossier wordt behandeld. Doordat in de nieuwe situatie bij een zitting ook dossiers van andere gemeenten worden behandeld, neemt het aandeel van Voerendaal in de presentiegelden af. b. in de nieuwe situatie wordt de verslaglegging verzorgd door de ambtelijk secretaris van de commissie. In Voerendaal wordt verslaglegging momenteel verzorgd door een externe notulist. Door deze wijziging ontstaat enerzijds een kostenvoordeel omdat de kosten van derden afnemen, anderzijds betekent dit een verzwaring in de taken (en derhalve urenbesteding) van de ambtelijk secretaris; c. de vergaderlocatie rouleert tussen de VONSS-gemeenten. Dit betekent dat burgers die een bezwaarschrift hebben ingediend tegen een besluit van de gemeente Voerendaal, voor de behandeling hiervan (het horen) kunnen worden uitgenodigd in de gemeentehuizen van Voerendaal, Nuth, Onderbanken, Simpelveld of Schinnen. Indien het voor bezwaarmaker niet mogelijk is om voor een hoorzitting in een andere plaats af te reizen, zal de betreffende zaak worden geagendeerd voor een datum dat de hoorzitting in Voerendaal staat gepland; d. samenwerking, en met name de tweedeling in kamers, leidt tot specialisatie van de leden en voorzitters hetgeen de kwaliteit van de advisering ten goede komt; e. door de samenwerking neemt de frequentie van de hoorzittingen toe. In de huidige situatie vindt één hoorzitting per maand plaats, in de nieuwe situatie vindt tweewekelijks een hoorzitting plaats. Hierdoor kunnen bezwaarschriften sneller op zitting komen en derhalve sneller worden afgehandeld; f. door samenwerking wordt het gemakkelijker om de secretaris van de commissie (ambtenaar van de betreffende gemeente) te vervangen. Hetzij bij ziekte, hetzij bij strijdige belangen indien de betreffende ambtenaar ook werkzaamheden heeft verricht in het voortraject van het besluit. Doordat bij iedere hoorzitting meerdere ambtelijk secretarissen aanwezig zijn (uit de verschillende gemeenten), kunnen zaken gemakkelijk van elkaar worden waargenomen (Hiervoor zijn wel aanvullende ambtelijke werkafspraken vereist.). \ Alternatieven of andere oplossingsrichtingen N.v.t. \ Randvoorwaarden Alle VONSS-gemeenteraden dienen voorliggende verordening vast te stellen. \ Financiële, personele, organisatorische consequenties Geen. Pagina 5 van 7

6 \ Risico's Het raadsvoorstel is geformuleerd met een voorbehoud dat alle VONSS gemeenteraden instemmen met de verordening VONSS Bezwarencommissie Indien één of meerdere raden de verordening niet vaststellen, zal alsdan worden bezien of samenwerking op een andere wijze kan worden opgezet. \ Communicatie en draagvlak De organisatie zal worden geïnformeerd over de instelling van een gezamenlijke VONSS-bezwaarschriftencommissie. Zoals gebruikelijk zal de communicatie met burgers welke bezwaarschriften hebben ingediend verlopen via de ambtelijk secretaris van de commissie voor bezwaarschriften. \ Bijlagen: Bijlage 1: Verordening VONSS Bezwaarschriftencommissie 2014; Bijlage 2: Het gezamenlijke collegebesluit van 28 januari 2014 (voortgangsrapportage). BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN VOERENDAAL de secretaris, de burgemeester, H.H.M. Timmermans drs. E.A.J. Sprokkel \ Advies commissie P.M. Pagina 6 van 7

7 \ Raadsbesluit 1. De verordening VONSS Bezwaarschriftencommissie 2014 vast te stellen, onder voorbehoud dat alle deelnemende VONSS-gemeenteraden instemmen met onderhavig voorstel; 2. De Verordening commissie bezwaarschriften Voerendaal 2002, vastgesteld op 17 juni 2002, in te trekken; 3. Kennis te nemen van en in te stemmen met de voortgangsrapportage ten behoeve van het bestuurlijk overleg van 28 januari Aldus besloten in de raadsvergadering van 22 mei 2014 de griffier, de voorzitter, mr. drs. S.H.H.J. Dormans-Simons drs. E.A.J. Sprokkel Pagina 7 van 7