Bestuursopdracht project 'Gebruik gemeentegrond'

Transcriptie

1 Bestuursopdracht project 'Gebruik gemeentegrond' Sector Team Onderwerp : Grondgebied : Wegen & Riolering : het ongevraagd gebruik van gemeentegrond door derden. Status : > besluit van de gemeenteraad (juni 2010) in het kader van de takendiscussie en bezuinigingen om een actiever beleid te volgen voor de verkoop van snippergroen. Daarbij is aangegeven een financieel resultaat te kunnen behalen van in totaal ,-- (verdeeld over drie jaren) met het oog op gemeentegrond die derden zonder instemming en medeweten van de gemeente in gebruik hebben genomen. > deze bestuursopdracht vormt de start van het project 'Gebruik gemeentegrond'. De vaststelling daarvan door het college van burgemeester en wethouders vindt plaats in het kader van de uitvoering van het door de raad genomen besluit. In opdracht van het college van burgemeester en wethouders. Ambtelijk opdrachtgever Projectleider : Henk Valk, teamhoofd Wegen & Riolering : Rinus Tuinman Datum : 24 oktober Inleiding Het is algemeen bekend dat op tal van locaties grond, eigendom van de gemeente, zonder medeweten en instemming van de gemeente door derden in gebruik is genomen. Dergelijke constateringen zijn en worden gedaan bij de uitvoering van (onderhouds)werkzaamheden, voorbereiding van plannen en projecten en door het raadplegen van de gemeentelijke GISbestanden (Geografisch Informatie Systeem). Dit project is bedoeld om voor alle locaties het historisch illegale gebruik op te heffen. Dat kan zijn door verkoop van de grond, door het staken van het gebruik van de grond door de betrokken derde(n), door inschrijving van verjaring in de openbare registers of door de grond in huur te geven. Doel is om voor 2016 alle situaties op te heffen dan wel met de gebruikers daarover afspraken te hebben gemaakt Aangenomen wordt dat voor veel locaties de oplossing wordt gevonden in verkoop. Op basis van deze aanname is de raad (in het kader van o.a. de bezuinigingen ) voorgesteld actiever in te zetten op verkoop, onder andere door werk te maken van het opheffen van de illegale gebruikssituaties. De raad heeft daartoe besloten. 2. Inhoudelijk Vooruitlopend op deze bestuursopdracht is geïnventariseerd om hoeveel locaties/situaties het gaat. Er zijn er 587 vastgesteld (269 in Oostvoorne, 316 in Rockanje en 2 in Tinte). Het in gebruik zijnde grondoppervlak bedraagt ongeveer m².

2 Aannemelijk is dat voor verschillende locaties de gebruikers zich bewust zijn dat zij grond van de gemeente in gebruik hebben. Evenzo is het aannemelijk dat een groep gebruikers zich daarvan niet bewust is. De locaties zijn geïnventariseerd vanaf de luchtfoto's. In vele gevallen is niet precies vast te stellen welk oppervlak in gebruik is genomen. In 101 situaties bedraagt het in gebruik zijnde oppervlak minder dan 4 m². Niet uitgesloten kan worden dat enkele situaties over het hoofd zijn gezien en de inventarisatie daardoor niet volledig is. Waar nieuwe situaties worden vastgesteld, zal in de lijn van deze bestuursopdracht worden gehandeld. Hoe de situaties zijn ontstaan, is niet direct relevant. Feit is dat zij zijn ontstaan. Uiteindelijk gaat het erom dat voor deze situaties een oplossing komt. De inzet van de gemeente op dit onderwerp is verklaarbaar. De voormalige gemeenten Oostvoorne en Rockanje hielden zich tot 1980 vooral bezig met de uitvoering van wettelijke taken en het beheer van haar grondgebied. Door de kleinschaligheid van deze gemeenten waren de contacten met inwoners directer. Ondanks het besef dat op verschillende locaties gemeentegrond in gebruik was genomen (en bij een privaat perceel was gevoegd), werd hieraan niet dan wel nauwelijks aandacht besteed. De organisaties en taken waren daarop toen ook niet afgestemd. Dankzij de hedendaagse (digitale) systemen is in gebruik genomen grond nu ook eenvoudiger vast te stellen. Het ontbreken van die systemen gaf de gemeente dus ook minder inzicht. Die situatie is de laatste jaren duidelijk veranderd. De gemeente beschikt over actuele geoinformatie (kaarten, luchtfoto's) en technieken (AutoCad). De toepassing daarvan brengt alle situaties in beeld. Daarnaast is de gemeentelijke organisatie doorontwikkeld en wordt bestuurlijk nadrukkelijker ingezet op handhaving. Op basis van het raadsbesluit in het kader van de bezuinigingen is er een financiële taakstelling van in totaal ,--. Deze is verdeeld over drie jaren. Bij de opstelling van de begroting 2012 is deze gewijzigd. De oorspronkelijke en gewijzigde taakstelling is in het volgende overzicht samengevat. Daarin zijn ook opgenomen de resultaten 2011 en 2012 en de stand van zaken 2013: Jaar: Oorspronkelijke taakstelling Gewijzigde taakstelling Resultaat * ** 2014 nvt nvt TOTAAL * ** * naar notaris ** getaxeerd; in procedure Met dit resultaat is aan de taakstelling voldaan. Dit resultaat is beïnvloed door de verkoop van een perceel openbaar groen ( ,-) in het kader van de private herontwikkeling van de locatie van vm. hotel Duinoord in Oostvoorne. Een relevante factor binnen dit project is de factor verjaring. Het Burgerlijk Wetboek bepaalt namelijk dat door het feitelijk in eigendom hebben van grond die grond na een termijn van 20 jaar als eigendom van de gebruiker kan worden geregistreerd. Verkoop van de grond zal in die situaties niet aan de orde zijn. Wel moet beoordeeld worden wat de consequenties in die situaties (kunnen) zijn voor de gemeentelijke beheer- en onderhoudstaken. Onder het hierna genoemde Plan van aanpak wordt nader ingegaan hoe hiermee in dit project wordt omgegaan.

3 3. Plan van aanpak Globaal bestaat het project uit drie fasen: A. voorbereiding / inventarisatie B. contact / afspraken C. uitvoering. A. Voorbereiding / inventarisatie Om een beeld te krijgen van de omvang van dit project is eerst een globale gebiedsinventarisatie uitgevoerd. Op basis van de inventarisatie zullen per situatie relevante gegevens moeten worden verzameld, zoals het vaststellen van de periode waarin het gebruik is begonnen en het registreren van eigendoms- en kadastrale gegevens. Door de inventarisatie steeds te verfijnen ontstaat een overzicht van situaties waaruit blijkt welke nog niet verjaard zijn en welke verjaard zijn. Deze verfijning moet nog gebeuren. B. Contact / afspraken Zodra expliciet is vastgesteld dat er sprake is van gebruik van gemeentegrond moeten de betrokken gebruikers schriftelijk worden geïnformeerd, moet met hen overleg worden gevoerd en moeten afspraken worden gemaakt. Daaruit vloeien werkzaamheden voort in de vorm van correspondentie (brief, mail of telefoon), rapportages, situatietekeningen en adviezen in het kader van besluitvorming. C. Uitvoering Na de besluitvorming vindt uitvoering plaats in de vorm van eigendomsoverdracht, ontruiming van in gebruik genomen grond, aanpassing van de eigendomsgrens als gevolg van verjaring of het sluiten van een huurovereenkomst. Zowel eigendomsoverdracht als verhuur verlangen nog enkele administratieve werkzaamheden (opdracht aan notaris en verstrekken van vereiste documenten, waaronder tekeningen resp. opstellen huurcontract en inrichten verhuuradministratie). Uitgangspunten Voor de inzet in dit project is van belang de volgende uitgangspunten vast te stellen: a. prioriteit geven aan situaties die nog niet verjaard zijn op basis van de situaties waarin sprake is van het grootste grondgebruik; b. verkopen waar mogelijk is op basis van taxatiewaarde en kosten koper; c. waar de voorkeur van de gebruiker uitgaat naar huur, de grond in huur uitgeven tegen een vergoeding van 4% conform het fictieve rendement in de Vermogensrendementsheffing verhoogd met een vaste opslag van 15,00 voor administratie- en organisatiekosten; d. vanwege de beheerkosten geen grond onder een oppervlak van 40 m² verhuren; e. in geval van verjaring aanbieden tegen overdrachtskosten (notaris en Kadaster); f. situaties waarin de grensafwijking marginaal is vooralsnog buiten beschouwing laten. Daarvoor primair uitgaan van een gebruik van < 4 m 2. Projectteam Na de afronding van de globale gebiedsinventarisatie wordt een ambtelijk projectteam samengesteld. Daarin zijn de relevante disciplines uit de organisatie vertegenwoordigd, t.w. team JBC, team VTH en team W&R. De rolverdeling daarvan is (op hoofdlijnen): team JBC: - juridische ondersteuning, advisering en correspondentie - taxeren te verkopen/verhuren grondstukken team VTH: - handhaving op herstel eigendomsgrens (dit komt pas in de uitvoeringsfase aan de orde) team W&R: - projectleiderschap - productie van (verkoop/verhuur)tekeningen.

4 Het projectteam overlegt frequent over de vordering van de werkzaamheden en ontwikkelingen die zich daarbij voordoen. Daarbij zal zij op basis van de vastgestelde uitgangspunten ook situaties beoordelen en vaststellen welke acties daarbij nodig zijn. De stappen De globale gebiedsinventarisatie moet nader worden aangevuld met kadastrale en gebruikersgegevens. Ook moet worden vastgesteld vanaf welke periode het gebruik is gestart. Dit met het oog op verjaring. Het vraagt veel werk om in beeld te krijgen of er sprake is van grondgebruik en welk oppervlak in gebruik is genomen. Luchtfoto's bieden niet altijd voldoende duidelijkheid. In veel gevallen zal de situatie in het veld moeten worden opgenomen. Naarmate de tijd verstrijkt, neemt het risico toe dat gebruikers gegrond een beroep op verjaring kunnen doen. Dit gegeven moet worden geaccepteerd. Het belang van de gemeente betreft daarbij niet alleen haar eigendomsrecht, maar vooral een financieel belang dat de gemeente kan hebben bij verkoop van in gebruik genomen grond. Om die reden wordt een pragmatische werkwijze voorgesteld. Een werkwijze waarin het projectteam op basis van de voornoemde uitgangspunten de activiteiten uitvoert en waarin de betrokken portefeuillehouder op basis van mandaat besluiten kan nemen. Bij voorkeur zouden alle situaties gelijktijdig moeten worden opgepakt. De voorkeur wordt echter gegeven aan uitvoer in eigen beheer. Dit vanwege het gemeentelijk belang in de vorm van het risico van verjaring en de inkomsten die uit verkoop of verhuur voortvloeien. Inhuur van externe ondersteuning maakt het gelijktijdig oppakken van meerdere situaties wel mogelijk. Maar dit vraagt ook te veel van de interne capaciteit waardoor het project later start dan via de uitvoer in eigen beheer. Een belangrijk criterium daarbij is verjaring. Vanwege het financiële belang wordt echter geadviseerd om eerst de situaties op te pakken waarin sprake is van het grootste illegale grondgebruik. Bij die situaties wordt ten eerste duidelijk dat er sprake is van verjaring. Voordeel daarvan is dat een eerste selectie ontstaat. Daarop kan snel gericht onderzoek naar de feitelijke omvang van het grondgebruik en de periode waarin dat gebruik is ontstaan worden gedaan. De betrokken gebruikers kunnen vervolgens daarover schriftelijk worden benaderd. Het project is bedoeld om alle historisch illegale situaties te beëindigen. Daar waar de gebruiker van een perceel weigert om een afspraak te maken, zal het juridische traject van handhaving moeten worden gevolgd. De kans is reëel dat een gebruiker wel bereid is om te kopen dan wel de kadastrale erfgrens te herstellen, maar niet in staat is om de daaraan verbonden kosten te dragen. In dat geval wordt geadviseerd ook de optie van huur te bieden. De huur wordt berekend op basis van de economische waarde/taxatie van de in gebruik genomen grond. Daarvoor wordt uitgegaan van het renteforfait (4%), zoals dat ook wordt gehanteerd voor de Inkomsten- en de Vermogensbelasting, verhoogd met een vaste opslag van 15,00 voor administratie- en organisatiekosten. Om de organisatie niet te belasten met onrendabele werkzaamheden wordt grond alleen in huur gegeven als het een oppervlak vanaf 40 m² betreft. Het is dus ondoenlijk om alle situaties gelijktijdig op te pakken. Rekening moet worden gehouden dat na de aanschrijving van grondgebruikers een respons volgt die voor de medewerkers van het projectteam (extra) werk geeft. Daarom wordt het nodig geacht om opbouwend te starten met 10 aanschrijvingen. Dit in volgorde van de grootte van het grondstuk dat in gebruik is genomen. Door uit te gaan van 'behapbare' hoeveelheden blijft de werkvoorraad beheersbaar. Bovendien worden daarbij de eerste ervaringen opgedaan. Deze zijn te gebruiken bij de volgende serie(s) aanschrijvingen. Tot een afwijking om in volgorde van de grootte van het grondstuk betrokkenen te benaderen kan worden besloten als diverse burgers zelf hun situatie van (vermeend) illegaal grondgebruik melden. Om dat te bereiken wordt een publicatie geplaatst in Weekblad Westvoorne over het plan van de gemeente om personen die illegaal gemeentegrond in gebruik hebben

5 aan te schrijven. Verondersteld wordt dat in deze situaties de wederzijdse rechten nadrukkelijk erkend worden en er eerder een bereidheid ontstaat om de illegale situatie op te lossen. Dit zal de voortgang van het proces zeker ten goede komen. Een optie is om alle gebruikers van gemeentegrond nu schriftelijk te informeren over het (vermeende) gebruik van gemeentegrond. Juridisch moet de gemeente dan binnen een periode van zes maanden haar rechten doen gelden, door een procedure te starten. Aannemelijk is dat binnen deze periode niet alle gegevens volledig en betrouwbaar beschikbaar zijn. Om deze reden wordt deze optie dan ook afgeraden. In de plaats daarvan wordt dus geadviseerd een algemene publicatie op te nemen in de gemeentelijke infopagina. Eventueel kan daarnaast ook een persbericht worden uitgegeven. De publicatie wordt regelmatig (bijv. telkens voor de start van een nieuwe aanschrijfsessie) herhaald. De vorderingen van het project zullen regelmatig worden gerapporteerd aan het college. Voorgesteld wordt een frequentie van 1x per kwartaal. 4. Burgerparticipatie Het project leent zich niet voor burgerparticipatie. Het betreft een kwestie van privaatrechtelijke aard. In het kader van communicatie worden burgers via publicaties op de gemeentepagina geïnformeerd over de door de gemeente gestarte actie en uitgenodigd desgewenst zelf hun situatie te melden. Dit gebeurt telkens wanneer een volgende groep gebruikers wordt aangeschreven. Beoogde effecten daarvan zijn dat degenen die worden aangeschreven het meer vanzelfsprekend ervaren dat zij een brief ontvangen en dat mensen, die zelf bekend zijn met dan wel constateren dat zij grond van de gemeente in gebruik hebben, zelf contact opnemen met de gemeente. Het proces om de grond te verkopen, te verhuren c.q. de eigendomsgrens te herstellen kan daardoor worden versneld. 5. Beheersaspecten Personele inzet Het project is omvangrijk. Bijna 600 situaties zijn vastgesteld. Als de situaties onder de 4 m² buiten beschouwing worden gelaten, blijven er nog ongeveer 500 over. Per situatie/dossier wordt gerekend op 15 uur (ervaringscijfer gemeente Hellevoetsluis) werk, ofwel mensuur voor het gehele project. Per dossier worden de volgende werkzaamheden voorzien: telefonisch contact, schriftelijke correspondentie, taxatie, tekenwerk, advisering/ besluitvorming (via gemandateerd portefeuillehouder), eigendomsoverdracht c.q. opstellen huurovereenkomst en financieel/administratieve handelingen. Naast het projectteam kan het gemeentelijk Servicepunt worden ingezet voor telefonische vragen. Naar verwachting zal de eerste stap naar de gebruikers een golf van reacties teweeg brengen. Ten behoeve van de urenregistratie is in het gemeentelijk registratiesysteem TIM een projectnummer aangemaakt ( ). Vooralsnog is de insteek de werkzaamheden te realiseren binnen de bestaande formatie en het beschikbare (uren)budget. De betrokken medewerkers hebben binnen hun IWP voor dit project uren geraamd. Dit voortvloeiend uit de bestuurlijke keuze om prioriteit aan deze werkzaamheden te geven. Op dit moment is er onvoldoende inzicht of in alle situaties ook daadwerkelijk tot inzet moet worden overgegaan. Het is aannemelijk dat in een aantal situaties, waarin sprake is van een minimaal grondgebruik, geen (verdere) inzet nodig zal zijn. Lopende het project kunnen mogelijk knelpunten in de inzet vanuit de eigen organisatie worden vastgesteld. Op basis van de voortgang wordt dan een nader advies inzake die inzet en/of de inzet van externe ondersteuning aan het college voorgelegd.

6 Financiën Er is nog geen concreet inzicht in de situaties die wel of niet verjaard zijn. Daardoor is moeilijk aan te geven welke opbrengsten kunnen worden verwacht (uit verkoop en/of verhuur) resp. welke kosten daarmee gemoeid zijn. Uitgaande van het uitgangspunt verkoop indien mogelijk en verkoop van ongeveer de helft van de in gebruik genomen grond, is een opbrengst van enkele honderdduizenden euro's denkbaar, waarvan een beperkte opbrengst uit verhuur van de grond. In de (meerjaren)begroting voor de jaren 2014 tot en met 2016 is een opbrengst geraamd van ,-- (2014 en 2015) en van ,-- (2016). Naarmate dit project vordert, zal er een concreter inzicht in te verwachten opbrengsten kunnen ontstaan. De ramingen zullen daardoor lopende het project steeds worden bijgesteld als de ontwikkelingen daar een betrouwbare indicatie voor geven. In de situaties waarin sprake is van verjaring, is een opbrengst niet aan de orde. Het is op dit moment niet mogelijk om enig inzicht in kosten te geven. Buiten de door de organisatie bestede uren zal daarvan sprake zijn: - bij inhuur van externe ondersteuning (zoals aangegeven wordt daarvoor telkens een afzonderlijk besluit van het college gevraagd); - bij gerechtelijke procedures (in geval via de rechter moet worden afgedwongen dat men het gebruik van de grond staakt of wanneer een burger bij de rechter een vordering instelt omdat hij meent dat er van verjaring sprake is en de gemeente daarmee niet instemt). 6. Gevraagde beslissing a. deze Bestuursopdracht project 'Gebruik gemeentegrond' vast te stellen; b. te starten met het project 'Gebruik gemeentegrond'; c. daarvoor de volgende uitgangspunten vast te stellen: 1. prioriteit geven aan situaties die nog niet verjaard zijn op basis van de situaties waarin sprake is van het grootste grondgebruik 2. verkopen waar mogelijk is op basis van taxatiewaarde en overdrachtskosten; 3. waar de voorkeur van de gebruiker uitgaat naar huur, de grond in huur uitgeven op basis tegen een vergoeding van 4% (renteforfait) conform het fictieve rendement in de Vermogensrendementsheffing verhoogd met een vaste opslag van 15,00 voor administratie- en organisatiekosten; 4. vanwege de beheerkosten geen grond onder een oppervlak van 40 m² verhuren; 5. in geval van verjaring aanbieden tegen overdrachtskosten en; 6. situaties waarin de grensafwijking marginaal is vooralsnog buiten beschouwing laten. Daarvoor uitgaan van een gebruik van < 4 m². d. mandaat te verlenen aan het sectorhoofd Grondgebied (na overleg met de portefeuillehouder Grondgebied) inzake verkopen, verhuren en eigendomsoverdrachten op basis van verjaring die voortvloeien uit dit project.