Aangepaste Bestuursopdracht project 'Gebruik gemeentegrond'

Transcriptie

1 Aangepaste Bestuursopdracht project 'Gebruik gemeentegrond' Sector Team Onderwerp : Grondgebied : Wegen & Riolering : oneigenlijk gebruik van gemeentegrond Status : > besluit van de gemeenteraad (juni 2010) in het kader van de takendiscussie en bezuinigingen om een actiever beleid te volgen voor de verkoop van snippergroen. Daarbij is aangegeven een financieel resultaat te kunnen behalen van in totaal ,-- (verdeeld over drie jaren) met het oog op gemeentegrond die derden zonder instemming en medeweten van de gemeente in gebruik hebben genomen. > in de vergadering van 25 februari 2014 heeft het college van burgemees ter en wethouders de Bestuursopdracht project Gebruik gemeentegrond d.d. 24 oktober 2013 vastgesteld. Dit in het kader van de uitvoering van het door de raad genomen besluit. > capaciteit in de organisatie bij de uitvoering daarvan en de doorlooptijd geven reden de vastgestelde Bestuursopdracht aan te passen. In opdracht van het college van burgemeester en wethouders. Ambtelijk opdrachtgever Projectleider : Henk Valk, teamhoofd Wegen & Riolering : Rinus Tuinman Datum : 15 juni Inleiding Het is algemeen bekend dat op tal van locaties grond, eigendom van de gemeente, zonder medeweten en instemming van de gemeente door derden in gebruik is genomen. Dergelijke constateringen zijn en worden gedaan bij de uitvoering van (onderhouds)werkzaamheden, voorbereiding van plannen en projecten en door het raadplegen van de gemeentelijke GISbestanden (Geografisch Informatie Systeem). Doel van het project is legalisatie van alle oneigenlijk grondgebruik in de gemeente Westvoorne. De legalisatie van het grondgebruik gebeurt door grond te verkopen of te verhuren zodat uiteindelijk de feitelijke situatie in de openbare ruimte weer aansluit op de juridische situatie. Dit betekent dat aan elk gebruik van gemeentegrond een overeenkomst ten grondslag moet liggen of dat het grondgebruik beëindigd is door ontruiming van de gemeentegrond. Aangenomen wordt dat voor veel locaties de oplossing wordt gevonden in verkoop. Op basis van deze aanname is de raad (in het kader van o.a. de bezuinigingen ) voorgesteld actiever in te zetten op verkoop, onder andere door werk te maken van het opheffen van de illegale gebruikssituaties. De raad heeft daartoe besloten.

2 2. Inhoudelijk In de vastgestelde Bestuursopdracht d.d. 24 oktober 2013 zijn de achtergronden beschreven hoe dit oneigenlijk grondgebruik is ontstaan en waarom nu aan een oplossing voor deze situaties wordt gewerkt. Daar waar het oorspronkelijk in de bedoeling lag om dit project volledig in eigen beheer uit te voeren, is begin 2015 geconstateerd dat: a. door gewijzigde omstandigheden de benodigde capaciteit ontbrak; en b. dat het zeer beperkte aantal dossiers dat gelijktijdig zou kunnen worden opgepakt een aanzienlijke langere doorlooptijd vraagt dan absoluut wenselijk is. Om uitvoering te geven aan de Bestuursopdracht is vervolgens (op basis van ervaringen van de gemeente Hellevoetsluis) een externe partij geselecteerd: Eiffel. Deze heeft een projectvoorstel, in de vorm van een Plan van Aanpak d.d. 11 juni 2015, aangeboden. Dat houdt in dat Eiffel het gehele proces omtrent de aanpak van oneigenlijk grondgebruik uit handen van de gemeente neemt. Uitsluitend de procedure bij de rechtbank tot terugvordering van het eigendom behoort niet tot haar werkzaamheden. Vooruitlopend op de oorspronkelijke Bestuursopdracht is intern geïnventariseerd om hoeveel locaties/situaties het gaat. Er zijn er 587 vastgesteld, waarvan in 101 situaties het grondgebruik minder dan 4 m² bedraagt. In het kader van de uitbesteding van de uitvoering van het project heeft Eiffel de gemeentelijke inventarisatie opnieuw beoordeeld. Daaruit blijkt dat bij 270 adressen oneigenlijk gemeentegrond wordt gebruikt. De totale ingebruikname bij deze adressen bedraagt m². De locaties zijn geïnventariseerd vanaf de luchtfoto's. Ook voor de herbeoordeling van de gemeentelijke inventarisatie door Eiffel is gebruik gemaakt van luchtfoto s. Niet uitgesloten kan worden dat enkele situaties over het hoofd zijn gezien en de inventarisatie daardoor niet volledig is. Waar nieuwe situaties worden vastgesteld, zal in de lijn van deze Aangepaste Bestuursopdracht worden gehandeld. Op basis van het raadsbesluit in het kader van de bezuinigingen was er een financiële taakstelling van in totaal ,--. Deze was verdeeld over drie jaren. Bij de opstelling van de begroting 2012 is deze gewijzigd. De oorspronkelijke en gewijzigde taakstelling is in het volgende overzicht samengevat. Jaar: Oorspronkelijke Gewijzigde Resultaat taakstelling taakstelling nvt TOTAAL Met dit resultaat is aan de taakstelling voldaan. Deze inkomsten staan echter nog volledig los van inkomsten voortvloeiend uit het project Gebruik gemeentegrond. Voor de begroting 2015 en de begroting 2016 zijn de volgende (reguliere) budgetten geraamd: Jaar: Raming Voorlopig resultaat TOTAAL naar notaris in behandeling

3 Een relevante factor binnen dit project is de factor verjaring. Het Burgerlijk Wetboek bepaalt namelijk dat door het feitelijk in eigendom hebben van grond die grond na een termijn van 20 jaar als eigendom van de gebruiker kan worden geregistreerd. Verkoop van de grond zal in die situaties niet aan de orde zijn. Wel moet beoordeeld worden wat de consequenties in die situaties (kunnen) zijn voor de gemeentelijke beheer- en onderhoudstaken. Onder het hierna genoemde Plan van aanpak wordt nader ingegaan hoe hiermee in dit project wordt omgegaan. 3. Plan van aanpak Conform het Plan van Aanpak d.d. 11 juni 2015 staat Eiffel het volgende proces voor. Dit komt (op enkele nuances na) grotendeels overeen met het door de gemeente voorgestane proces. Dit Plan van Aanpak is verder leidend voor de uitvoering van de Aangepaste Bestuursopdracht. In de lijn van deze procesbeschrijving is stap 1 uitgevoerd. Dat geldt met de vaststelling van deze Aangepaste Bestuursopdracht ook voor stap 2. Heldere communicatie naar bewoners is het belangrijkste uitgangspunt. Het communicatietraject begint met een bewonersavond voor de betrokken gebruikers van gemeentegrond. Gelet op het aantal adressen zijn dat er twee in Oostvoorne en één in Rockanje (incl. Tinte). De bewoners ontvangen een uitnodiging voor de bewonersavond met daarbij een flyer inclusief uitleg over het project. Gelijktijdig wordt het project via een artikel op de infopagina in Weekblad Westvoorne en via een persbericht aangekondigd, wordt een specifieke pagina op

4 de gemeentelijke website ingericht en een vast adres gemaakt. De bewonersavond is bedoeld om de aanpak van het project te presenteren, maar biedt ook ruimschoots de mogelijkheid voor het stellen van vragen en/of het meteen inplannen van een afspraak met de behandelaar van het dossier voor een bezoek ter plaatse. Na de communicatie over de start van het project worden de bewoners per straat aangeschreven. Het oneigenlijke grondgebruik wordt daarmee wijk voor wijk, straat voor straat, inzichtelijk gemaakt, aangepakt en opgelost. Dit voorkomt een willekeurige aanpak en bevordert gelijke behandeling. Alleen bewoners waarbij vaststaat dat zij gemeentegrond in gebruik hebben genomen worden aangeschreven. Daarvoor zijn observaties ter plaatse noodzakelijk om dit met zekerheid vast te kunnen stellen. Doordat men veelvuldig de locaties bezoekt, ontstaat eerder contact ter plaatse met de bewoners. Persoonlijk overleg aan de keukentafel of in de tuin vereenvoudigt het bespreken van de specifieke situatie met de betreffende bewoner(s). Bewoners worden met telefonische vragen over hun situatie bij de gemeente direct doorgeschakeld naar een medewerker van Eiffel. Het project beoogt het creëren van een nulsituatie. Ofwel er bestaat na de afronding daarvan geen enkele situatie meer in de gemeente waar zonder toestemming gemeentegrond wordt gebruikt. Na de uitvoering van het project is de huidige problematiek rondom onrechtmatig gebruik van gemeentegrond opgelost. De gewenste nulsituatie is dan gerealiseerd. Om dit te bereiken wordt de verkoop van grond gestimuleerd. Ook verhuur is een optie doch wordt ontmoedigd door een (in verhouding tot verkoop) hogere vergoeding. Bij verkoop wordt een vast bedrag per m² aangehouden van 80,00. Dit bedrag is in de regel lager dan de gemiddelde verkoopprijs per m² via de reguliere verkoop van openbaar groen. Daardoor geldt de prijs van 80,00/m² als een tijdelijke projectmatige prijsverlaging. Voor de huurvergoeding wordt per jaar 10% van de koopsom aangehouden. Uiteindelijk moet dit resulteren in een afspraak: koop, huur of vrij maken van de grond. Ook verjaring is een reële mogelijkheid. Daarvoor hanteert de gemeente de regel: Als het verjaard is, is het verjaard. De gemeente verleent dan (als aan alle vereisten is voldaan) medewerking door de verjaring te erkennen. De afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst. Vanwege het projectmatig karakter en een duidelijk inzicht in het aantal situaties, zullen uit het project voortkomende besluiten inzake koop, huur of verjaring worden gemandateerd aan het sectorhoofd Grondgebied. Dit mede omdat besluiten tot verkoop van openbaar groen zijn gemandateerd aan het teamhoofd Wegen & Riolering. Organisatie Eiffel verzorgt alle werkzaamheden. Zij werkt daarvoor met een projectleider. De Aangepaste Bestuursopdracht heeft een specifiek gemeentelijk belang met een bijbehorende verantwoordelijkheid. Daarom wordt ook een ambtelijk projectleider binnen het team W&R aangewezen. Vanuit team W&R zullen ook proces ondersteunende werkzaamheden worden verricht in de vorm van de productie van tekeningen, behorend bij de te sluiten overeenkomsten. De ambtelijk projectleider verzorgt de afstemming zowel met Eiffel als intern (waar nodig); rapporteert per kwartaal aan de portefeuillehouder en verzorgt (indien nodig) de interne management- en bestuursrapportages. Planning De doorlooptijd van het project is twee jaar. Gestart wordt 2 e helft augustus 2015 met de voorbereidende werkzaamheden (aanschrijvingsbrieven, flyer, krantenartikel, persbericht, website, adres e.d.). De bewonersavonden zijn vanaf eind september. Daarna start het overleg met de aangeschreven bewoners.

5 Aan het project zijn kosten verbonden. Ondanks dat Eiffel kostenneutraliteit garandeert, is een besluit van de raad tot het beschikbaar stellen van een krediet noodzakelijk. Dit besluit is niet eerder dan eind september 2015 te verwachten. Dit hoeft de start van de werkzaamheden door Eiffel niet in de weg te staan. Dit omdat de raad eerder (8 april 2014) heeft ingestemd met de Bestuursopdracht, het gemeentelijk belang (in de vorm van bescherming van het gemeentelijk eigendom) met het project is gediend en de uitvoerende partij kosten-neutraliteit garandeert. Bovendien is in de beginfase (voordat de raad een besluit neemt over het toe te kennen budget) alleen nog maar sprake van voorbereidende werkzaamheden en zijn -naar verwachting- de feitelijke gesprekken met bewoners nog niet gestart. Uitgangspunten Samengevat gelden voor het project de volgende uitgangspunten: a. heldere communicatie naar burgers; b. verkopen waar mogelijk is op basis van 80,00/m² en kosten koper; c. waar de voorkeur van de gebruiker uitgaat naar huur, de grond in huur uitgeven tegen een jaarlijkse vergoeding van 10%; d. in geval van verjaring aanbieden tegen overdrachtskosten (notaris en Kadaster); e. situaties waarin de grensafwijking marginaal is vooralsnog buiten beschouwing laten. Daarvoor primair uitgaan van een gebruik van minder dan 4 m Burgerparticipatie Het project leent zich niet voor burgerparticipatie. Het betreft een kwestie van privaatrechtelijke aard. Het Plan van Aanpak hanteert communicatie wel als belangrijkste uitgangspunt. 5. Beheersaspecten Personele inzet Door de uitvoering van het project volledig uit te besteden aan een externe partij wordt de interne inzet sterk beperkt. Wel zullen binnen het team Wegen & Riolering de ambtelijk projectleider en de medewerkers die het tekenwerk verzorgen nog uren aan dit project moeten besteden. Ten behoeve van de urenregistratie is in het gemeentelijk registratiesysteem TIM een projectnummer aangemaakt ( ). De betrokken medewerkers hebben binnen hun IWP voor dit project uren geraamd. Financiën Met Eiffel is een vaste dossierprijs overeengekomen. Lopende het project kunnen nog nieuwe dossiers worden toegevoegd. De totale kosten voor de inzet van Eiffel worden geraamd op ,-- voor het gehele project. Op basis van inzicht in een totale ingebruikname van m² en een koopsom van 80,00/m² is een maximale opbrengst denkbaar van ,00. Het is niet reëel ervan uit te gaan dat deze maximale opbrengst wordt gehaald Dit onder andere met het oog op verjaring en situaties waarin men wil huren. Het lijkt reëel om uit te gaan van de helft van de maximaal voorziene opbrengst, ofwel ,00. Lopende het project ontstaat inzicht in feitelijke opbrengsten. Via de bestuursrapportages kunnen deze aan de raad worden voorgelegd.

6 6. Gevraagde beslissing a. deze Bestuursopdracht versie 2 project 'Gebruik gemeentegrond' vast te stellen; b. voor de uitvoering daarvan opdracht te verstrekken aan Eiffel, conform haar Plan van Aanpak d.d. 11 juni 2015; c. daarvoor de volgende uitgangspunten vast te stellen: 1. verkopen waar mogelijk is op basis van een koopsom van 80,00/m² op basis van kosten koper; 2. waar de voorkeur van de gebruiker uitgaat naar huur, de grond in huur uitgeven tegen een jaarlijkse vergoeding van 10%; 3. in geval van verjaring aanbieden tegen overdrachtskosten en; 4. situaties waarin de grensafwijking marginaal is vooralsnog buiten beschouwing laten. Daarvoor uitgaan van een gebruik van minder dan 4 m². d. mandaat te verlenen aan het sectorhoofd Grondgebied (na overleg met de portefeuillehouder Grondgebied) voor alle uit dit project voortvloeiende besluiten inzake verkoop, verhuur en eigendomsoverdracht op basis van verjaring.