VERSLAG LARS - STUURGROEP SCHAARBEEK,

Transcriptie

1 Leerlingenbegeleiding Activiteiten Registratie Systeem Soort document Verslag Gebruikt voor LARS Stuurgroep Datum verspreiding Vervaldag Nvt Verantwoordelijke Lieven Degraeve VERSLAG LARS - STUURGROEP SCHAARBEEK, Aanwezig: Agounne Belkacem, Ruth Dufromont, Pieter Goossens, Stefan Grielens, Hans Hebbrecht, Luc Luyten, Geert Oosterbosch, Thomas Schadron, Marcel Van Damme, Hans Vandelannoote, Luk Van Der Auwera, Dries Vandermeersch, Marina Vermeulen, André Verdegem, Lieven Degraeve Verontschuldigd: Georges Baeten, Ben Lumbeeck, Marc Schouppe 1. Vorig verslag - Wat betreft de vertrouwelijkheidsovereenkomst: moet komen via ISC. Moet alvast voor einde dit schooljaar aan de centra bezorgd worden. - Opmerking bij punt 4, opvolging-implementatie: vorming. => Stand van zaken nieuwsbrief. Collega s in West-Vlaanderen vragende partij voor meer informatie over wat ze wanneer mogen verwachten. Is alvast de intentie, maar niet makkelijk realiseerbaar. Nieuwsbrief zal geherintroduceerd worden in functie van terugkoppeling. Het verslag wordt goedgekeurd. 2. WERKGROEPEN: 2.1. Nomenclatuur Werkgroep heeft een vernieuwde nomenclatuurlijst samengesteld. Uitgangspunten daarbij zijn: - Nomenclatuurlijst laten sporen met terminologie BVR en methodieken, andere werkgroepen etc. - Onderwerpen werden uitgebreid nav. vragen van gebruikers (input via helpdesk / bevraging / wandelgangen ) en herschikt binnen de domeinen om dubbels te vermijden. - Definiëring en omschrijving moet duidelijkheid scheppen bij de eindgebruiker en zal onderwerp moeten zijn van vorming en opleiding. Voorgelegd resultaat is een consensus FUNCTIES: functielijst wordt toegelicht Diagnostische fases van HGD zijn opgenomen en zullen dus ook zichtbaar zijn in het journaalblad. Aandachtspunt: als eindgebruiker functie advies wil selecteren adh. van de autocompleetlijst, krijgt hij bij intikken van de letters advi 3 mogelijkheden die inhoudelijk van elkaar verschillen, nl. advisering; formalisering attest/advies; diagnostiek HGD advies Om foute registratie te vermijden: - zal sterk ingezet worden op vorming - wordt gezocht naar sofwarematige ondersteuning, enerzijds door scherminfo en anderzijds door ingebouwde logica (vb. men kan functie diagnostiek HGD-advies enkel selecteren in een gekoppelde activiteit én als voorafgaand ook activiteiten in het traject werden aangemaakt met andere functies van diagnostiek HGD) De werkgroep is het erover eens dat intern overleg op zich geen functie is: je doet aan intern overleg in functie van Toch is ervoor gekozen om dit als functie te behouden, omdat - de eindgebruikers dit in de bevraging expliciet aangeven als de meest duidelijke functie - multidisciplinair overleg een hoeksteen is van CLB-werking Voorstel is om intern overleg in uitdovend scenario te laten bestaan én enkel selecteerbaar indien gekoppeld aan een andere functie (vb. intern overleg in het kader van indicering). LARS-Stuurgroep, 24 mei VERSLAG - Pagina 1 van 8

2 Vragen: 1. Kan je met deze functielijst aangeven hoeveel keren een diagnose gesteld is, gezien alle HGD-fasen eigenlijk vallen onder functie diagnostiek? Telling van het aantal keren je als CLB-medewerker tot een formele diagnose komt, zal moeten via functie formalisering attest/advies dat meer inhoudt dan het attest buitengewoon onderwijs. 2. Waarom is de fasering HGW niet voorzien? - Zit meer in scholen, HGD meer in CLB. - HGW is inherent aan CLB-werk en zit impliciet in registratie met de functies die niet expliciet HGD-fasen beschrijven. 3. Mbt. functie intern overleg die op termijn zou verdwijnen: - Gebruikers willen in journaalblad kunnen zien waar en wanneer er intern overleg werd gehouden; ook BVR geeft aan dat multdisciplinair moet gewerkt worden. Hoe zal dit zichtbaar en kwantificeerbaar blijven als op termijn de functie intern overleg uitdooft? Oplossing moet gezocht in combinatie van functies-actoren => obv. deelnemers in actorenlijst kan je het intern overleg definiëren. - Kan je obv. analoge redenering stellen dat samenwerking met het netwerk ook geen functie is? 4. Toepassing in de applicatie: hoe zal de nieuwe nomenclatuurlijst gevisualiseerd worden? - De lijsten zoals ze op papier staan, zullen er ook zo uitzien in LARS, met volledige terminologie zichtbaar op het scherm en dmv. autocompleetlijst. - Er wordt bekeken of dmv. tekstballonnen rechtstreeks verduidelijking aan de eindgebruiker kan verstrekt worden ACTOREN: lijst wordt toegelicht. 1 nieuwe actor toegevoegd: mee-ouder. Dit is een partner van gelijk geslacht, die samen met de biologische ouder de ouderlijke macht uitoefent. Er wordt gevraagd om ook mbt. deze nieuwe actor, rekening te houden met concreet toepassen van het DRM, via de excepties. Vragen: 1. Wat met familieleden, vb. broers of zussen, grootouders, die vaak een belangrijke opvoedende rol spelen? Juridisch zijn dit derden, dus ook in LARS. De vraag van medewerkers om te kunnen noteren en raadplegen wie in een bepaald begeleidingsdossier belangrijke partners en aanspreekpunten zijn, willen we los van de actorenlijst zien. 2. Welke soort actor is een studiemeester? Dat is een schoolverwante begeleider (Zie omschrijving in huidige nomenclatuurlijst: Schoolverwante begeleiders: Personeel dat verbonden is aan de school/internaat/mpi zonder leerkracht te zijn bv. secretariaatsmedewerker, opvoeder, internaatsmedewerker, medewerker MPI, GON-begeleider, leertrajectbegeleider, ) ONDERWERPEN: lijst wordt toegelicht Algemeen: - Er is voor gekozen om in de boomstructuur niet dieper te gaan dan 4 cijfers. - Daar waar een onderwerp een continuüm voorstelt (een pijltje betekent van tot ), is onderliggend voorzien in minstens de 2 extremen van dat continuüm als concrete onderwerpen, LARS-Stuurgroep, 24 mei VERSLAG - Pagina 2 van 8

3 - Er is voor gekozen om onderwerpen in max. 1 domein onder te brengen. Misschien kan de uiteindelijke beslissing omtrent welk onderwerp dan in welk domein thuishoort, blijvend bediscussieerd worden. De werkgroep heeft hier een pragmatisch standpunt ingenomen om tot een werkbaar geheel te komen Leren en studeren: ok Onderwijsloopbaan: - Met 2.3. keuzemomenten wordt bedoeld de traditionele scharniermomenten; dat is juist het onderscheid met 2.2. trajectbegeleiding - Met Overstap van SO naar andere opleiding dan HO wordt alles bedoeld dat geen overstap is van 6 de jaar secundair naar HO dus 7 de jaren, 4 de graad BSO, SeNSe, etc.kan ook buiten het dagonderwijs zijn. Vragen: 1. Wat doen we met vragen ivm. flexibele leertrajecten (in het basisonderwijs)? Als concreet onderwerp is dit niet voorzien. Wellicht kan de CLB-medewerker nu het merendeel van activiteiten die hiermee verband houden registreren onder andere onderwerpen, zoals trajectbegeleiding in het domein OLB of verschillende onderwerpen in het domein LES. Redenering hierbij is dat een leerling een flexibel leertraject volgt juist omwille van een bepaalde problematiek. 2. Hoe tussenkomsten registreren die slaan op problemen met inschrijvingsrecht, m.a.w. het niet vinden van een school? Ook dit is als apart onderwerp niet voorzien. - Dergelijke activiteiten kan je wellicht definiëren adh. van onderwerp schoolloze jongeren, in combinatie met buitengezet op school of met Instap in KO en andere instapmomenten of met Instap in onderwijs en studiekeuze anderstalige nieuwkomers - Anderzijds moet je dit doorsturen naar het LOP, wat dan zichtbaar moet zijn bij de actoren Preventieve gezondheidszorg: Bij lichamelijke ontwikkeling stond motoriek (algemeen) Bij leren en studeren stond fijne motoriek, schrijfmotoriek, dyspraxie en lateralisatie. Dit is herwerkt en samen bij PGZ ondergebracht als volgt: Psychomotoriek -> DCD Grove motoriek Fijne motoriek DCD Vragen & opmerkingen: 1. Bij vaccinaties: nummering aanpassen => is Kan bij Vaccinaties / vaccinatiestatus en bij Besmettelijke ziekten de effectieve lijst van vaccins resp. besmettelijke ziekten voorzien worden? Niet in de onderwerpenlijst; er wordt bekeken of dit evt. via een specifiek attributenblad of onderzoeksscherm kan. 3. Er is overlapping tussen Relatievorming/Relatievaardigheid, omgang met seksualiteit in domein PGZ en Seksuele geaardheid in domein PSF. Stuurgroep stelt daarom voor onderwerp te benoemen als Relatievaardigheid 4. Waarom blijft 3.6. Medisch leerlingentoezicht bestaan, terwijl dit ongewenst connotatie met het oude MST oproept Psychosociaal functioneren: - Is sterk uitgebreid obv. input uit de bevraging door het projectteam. - Benoemde onderwerpen zijn problematieken die schoolgerelateerd zijn of in schoolse context frequent gesignaleerd worden en daarom voor CLB relevant zijn om specifiek te registreren. LARS-Stuurgroep, 24 mei VERSLAG - Pagina 3 van 8

4 Daarnaast zijn er categorieën andere omdat het niet de bedoeling is de volledige DSM-IV te integreren. Vragen & opmerkingen: Stuurgroep stelt voor Tics te veranderen in Tics, dus onderwerp van PGZ en onderliggend aan Neurologie ALGEMENE OPMERKINGEN VANUIT STUURGROEP: - De stuurgroep geeft aan om dit geheel nu goed te beschrijven naar de medewerkers. Duidelijke communicatie in de handleiding is dus noodzakelijk. De intentie is om de nieuwe nomenclatuur te introduceren op 1 september aanstaande. De handleiding moet er uiteraard eerder zijn. Naast een handleiding moet ingezet worden op vorming. Met de softwareontwikkelaar wordt ook gezocht naar online-ondersteuning van de gebruiker, bijvoorbeeld door tekstballonnetjes te voorzien. - Het is duidelijk dat we alert moeten zijn voor nieuwe ontwikkelingen en vragen. De nomenclatuur is iets wat levend moet blijven en in de toekomst moet kunnen aangepast worden. Er wordt verwacht dat de werkgroep nomenclatuur blijft bestaan, en dat er geëvalueerd wordt en overlegd met het terrein. - De stuurgroep merkt op dat in kader van geharmoniseerde registratie, het zinvol zou zijn om van de onderwerpenlijst de hoofdcategorieën (op termijn) niet meer selecteerbaar te maken, enkel de onderliggende niveaus, om zo meer zinvolle informatie in de databank te bekomen. Lieven werpt op dat het wel degelijk zinvol is om ook de ruime categorieën of een continuüm te kunnen selecteren, omdat je bij aanmelding van een problematiek (onthaal & vraagverheldering) vaak niet weet waarover het concreet gaat of in welke richting het traject zal evolueren Datawarehousing 1. Deze werkgroep heeft een voorstel uitgewerkt betreffende een procedure voor het behandelen van aanvragen door derden voor wetenschappelijke ontginning van de LARSdata. 2. Er is advies geformuleerd om op sectorniveau aan gegevensanalyse te kunnen doen, met een voorstel van vertrouwelijkheidsdocument hieromtrent. 3. Er is advies geformuleerd mbt. monitoring van de LARS-implementatie door het projectteam, met een voorstel van vertrouwelijkheidsovereenkomst hieromtrent. 4. De werkgroep focust nu op de doelstelling een tool te ontwikkelen in LARS om op centrumniveau aan gegevensanalyse te doen. Nu bestaat er: - statistiek groepen/activiteiten voor de individuele medewerker. - mogelijkheid een accessbestand met de LARS-data van het eigen centrum te genereren voor de directies. Wegens onvoldoende kennis van de databank en access levert dit vele mis-interpretaties en discussies op. De werkgroep wil een voorstel maken om dit te verbeteren en te implementeren in LARS (zgn. intelligente datawarehousmodule). Hoewel hierin al stappen zijn gezet (o.a. revisie van de bestaande accesrapporten, bevraging van directies, bundelen van verwachtingen, ) is dit alsnog niet voldragen of concreet uitgewerkt. Dit hoeft niet geproblematiseerd te worden, want hoewel het interessant is om aan medewerkers aan te tonen dat analyse van de gegevens bruikbare informatie oplevert (kan motiveren om correct te registeren), moet eerst geïnvesteerd worden in uniforme registratie om nadien pas de gegevens te ontsluiten. LARS-Stuurgroep, 24 mei VERSLAG - Pagina 4 van 8

5 Volgend werkjaar zal in eerste instantie moeten verdergewerkt worden met de bestaande middelen. Vraag is of daaromtrent dan meer uitleg, vorming, enz moet gegeven worden. Standpunt was tot hiertoe in elk geval dat dit niet door het LARS-team wordt opgenomen. Suggestie: Men onderscheidt best dagdagelijkse rapportage in de operationele database van grondige analyse obv. een specifieke databank daarvoor. Afspraak: De stuurgroep vraagt duidelijkheid van de werkgroep over de concrete doelstellingen en wanneer men voorziet tot een resultaat te kunnen komen. Kan men iets verwachten tegen einde eerste trimester volgend schooljaar? De werkgroep komt nog een keer samen op 10 juni aanstaande. 3. BESPREKING SCOPE Toelichting bij document punt 2: integreren van herziene nomenclatuur, inclusief activiteitenlogica: moet goed bekeken worden, oa in functie van Nomfiches. punt 3a: documentgeneratie attest bij instap BuO: is niet ontwikkeld omdat er in de sector geen eenduidigheid is over de workflow, ic. precieze tijdstip van opmaken attest. => dit kan in de scope opgenomen worden mits toevoeging van op voorwaarde van consensus over de werkwijze hieromtrent in de sector punt 3b: documentgeneratie attest overgang KO -> LO en LO -> SO Ontwikkeling hiervan is aan elkaar gekoppeld. Was opgenomen in huidige scope, maar is niet ontwikkeld omdat er bij kinderen die vervroegd instappen, onduidelijkheid is over de noodzaak van een attest. Door onzorgvuldigheid is in de huidige regelgeving geen attest of advies meer nodig => kan in de scope opgenomen worden mits zekerheid hierover; Ruth checkt. Vraag: is voorzien ook andere documenten of attesten aan te maken zoals voor chronisch zieke kinderen, voedingsattest,? Neen, omdat de huidige manier van werken veronderstelt dat voor elk document specifiek een sjabloon met briefhoofd van de verschillende centra door het LARS-team moet gemaakt en beheerd worden. Dit loopt niet soepel en is ontzettend tijdrovend. Veel beter scenario is uiteraard dat elk centrum dit zelf kan beheren. punt 4: Ontwikkelen vernieuwingen en bijkomende functionaliteit consulten: Overleg met de softwareontwikkelaar obv. eindverslag werkgroep, is lopend. Lieven stelt voor dat in september de eerste wijzigingen zouden te zien zijn, volledige uitrol tegen februari. De vraag of september haalbaar is als start van het tijdspad moet nog met Lemonade doorgesproken worden. Er dient een consultmoment voorzien te worden naar de werkgroep om de stand van zaken toe te lichten. Kan via mail Toevoegingen en opmerkingen: 1. Aanmaken van serie activiteiten : moet oplossing bieden voor medewerkers die activiteiten als MDO, klassenraad, cel ll-bgl, teamoverleg, aanmaken en registreren als één activiteit met verschillende leerlingen erin, terwijl het per leerling een afzonderlijke activiteit met specifieke functie en onderwerp moet zijn. 2. Medische consulten => doorverwijzingen: trajecten in kaart kunnen brengen. Beheer van doorverwijzingen is in het programma voorzien. Als dat anders gewenst is, moet voldoende duidelijk aangeven worden wat men van de softwareontwikkelaar verwacht. Dit kan dan evt. meegenomen worden in de globale veranderingen in het medisch luik. LARS-Stuurgroep, 24 mei VERSLAG - Pagina 5 van 8

6 3. Intelligente datawarehouse-module Kan maar in de scope opgenomen worden als het duidelijk is wat men daarin wil. Dus de werkgroep moet hier een duidelijke voorzet geven. 4. Timing in de scope opnemen. 5. Veiligheidsbeleid: a. Beheer van wachtwoorden: zit bij de beheerder, zou moeten kunnen door de gebruiker zelf. b. Oefenomgeving is niet veilig: paswoord niet versleuteld, 6. Documentmanagementsysteem: Niet in Is niet evident: a. is niet in het originele concept opgenomen en eerste verkenning heeft het over bijkomende kostprijs van 30 à 50 euro per omkaderingseenheid. b. iedereen moet op dezelfde manier gebruiken; er moet dus ook een heel duidelijke policy komen over wat wel in en wat niet in DMS. De stuurgroep moet zich hier verder over buigen. 7. Briefgeneratie: a. Correct taalgebruik in de brieven. b. Beheer van documentsjablonen met briefhoofding op centrumniveau. 4. SCOPE OP (MIDDEL-)LANGE TERMIJN wordt verplaatst naar een volgende stuurgroep. 5. VORMINGSAANBOD Extra in vgl. met het huidige aanbod is de vorming voor schoolnabije medewerkers die provinciaal zal georganiseerd worden, specifiek bedoeld om duiding te geven bij de nomenclatuur. - Het voorstel dit te doen zo snel mogelijk bij start nieuw werkjaar, evt. ipv. vorming voor dossierbeheerders, is niet haalbaar. - Daarom: getrapt systeem. o nomenclatuur op papier vòòr zomervakantie o o larscoaches in week van 12 september voor schoolnabije werkers in een grotere setting (aula), als kick-offmoment voor de hele sector nvdr: ondertussen is dit voorstel geconcretiseerd zie nascholingsfiche VCLB- Vormingscentrum in bijlage1 6. TOELICHTING BIJ PROJECTAANVRAAG betreft de subsidieaanvraag voor verlenging van helpdesk / ondersteuning implementatie en vorming - wordt geregeld worden door een Besluit van de Vlaamse Regering ipv. ministerieel besluit; moet in vergelijking met vorige jaren dus doorheen een ander parcours en toetsing van de inspectie financiën - is besproken met de verschillende partners en de projectaanvraag zit in de eindfase. 7. VARIA vergaderkalender : zie bijlage 2 LARS-Stuurgroep, 24 mei VERSLAG - Pagina 6 van 8

7 BIJLAGE 1: nascholingsfiche VCLB-Vormingscentrum LARS ALS DIGITAAL LEERLINGENDOSSIER Code: F VOOR WIE Schoolnabije medewerkers van alle disciplines. WANNEER Deze nascholing wordt vijf maal aangeboden: Dinsdag 11 oktober 2011 (Oost-Vlaanderen code: F1) Woensdag 19 oktober 2011 (Vlaams-Brabant code: F2) Dinsdag 25 oktober 2011 (Limburg code: F3) Vrijdag 28 oktober 2011 (Antwerpen code: F4) Vrijdag 18 november 2011 (West-Vlaanderen code: F5) Inschrijven via mail naar TOELICHTING De schoolnabije medewerkers op gestroomlijnde manier het programma laten hanteren, klemtoon op correcte interpretatie van de nomenclatuur. spreker(s): LARS-projectteam PRAKTISCH coördinatie: VCLB-Vormingscentrum: Lieven Degraeve locatie: Vormingscentrum Guislain, Gent Consciencegebouw, Brussel PHL, Hasselt Lessius, Mechelen CC De Spil, Roeselare prijs: 20 LARS-Stuurgroep, 24 mei VERSLAG - Pagina 7 van 8

8 BIJLAGE 2: Vergaderkalender LARS-Stuurgroep telkens van 13u30 tot 16u00 Maandag 29 aug (reservedatum) Dinsdag 20 sept. 2011: effectief Maandag 24 okt (reservedatum) Dinsdag 20 dec. 2011: effectief Maandag 30 jan (reservedatum) Dinsdag 14 febr. 2012: effectief Dinsdag 27 mrt (reservedatum) Dinsdag 24 april 2012: effectief Dinsdag 5 juni 2012 (reservedatum) LARS-Stuurgroep, 24 mei VERSLAG - Pagina 8 van 8