1. Vorig verslag 24/03/2015

Transcriptie

1 Leerlingenbegeleiding Activiteiten Registratie Systeem Soort document Gebruikt voor Datum verspreiding Vervaldag Verantwoordelijke Verslag LARS Stuurgroep Nvt Hilde Denys VERGADERING STUURGROEP SCHAARBEEK, 02/06/2015 VERSLAG Aanwezig: Belkacem Agounne, Hebbrecht Hans, Van den Berg Pessie, Vandelannoote Hans, Vandermeersch Dries, D Oosterlinck Patrick, Denys Hilde, Goossens Pieter, Grielens Stefan, Luyten Luc, Schadron Thomas, Verdegem André Verontschuldigd: Coucke Rita, Vandermeulen Marina, Ruth 1. Vorig verslag 24/03/2015 Op bladzijde vier is sprake van een document dat zou doorgestuurd worden, dit komt later aan bod in de agenda, net als de creatieve oplossing waarvan sprake op bij punt 7.(Lemonade) Bij Kind en Gezin (punt 3)moet het dus zijn dat we GEEN certificaat hebben op dit ogenblik(tikfout). 2. Verdere stand van zaken rond Vitalink en K&G Hier zijn reeds verschillend overlegmomenten geweest met Kind en Gezin. Ze zijn dit kalenderjaar met het medische dossier (anamnesegegevens, ALGO, lengte en gewicht) gestart. Zij bouwen het niet retroactief op. De vraag is op welke manier kan dit dossier doorgaan naar LARS nu het dossier digitaal is. Voordien werden de papieren dossiers opgevraagd nu moet de uitwisseling digitaal voorzien worden. In een eerste fase zou het gaan om een pdf (een alleen lezen document) met relevante gegevens, die wij dan kunnen raadplegen. De keuze is gemaakt vanuit K&G om hun kinddossier op Vitalink te plaatsen. (Vitalink is het nieuwe, digitale platform van de Vlaamse overheid voor het veilig delen van zorg- en welzijnsgegevens) Dit zou automatisch kunnen wat wil zeggen dat we het dossier niet moeten opslaan in LARS maar gewoon raadplegen. Kind en Gezin voorziet dit vanaf Er moet binnen Vitalink een effectieve toestemming zijn om gegevens door te geven, op basis van e-id. Voor kleuters zal dit niet lukken. Kind en Gezin zou daar zelf al de administratieve procedure doorlopen. Daarnaast zou een Circle of trust moeten gerealiseerd worden. Men wil dit opnemen via een meer generieke overeenkomst. Men is dit niet zo gewoon binnen gezondheid, waar men meer individueel de relatie moet bewijzen tussen hulpverlener en cliënt. verslag LARS-stuurgroep 02/06/2015 pg. 1 van 6

2 Kind en Gezin zal ons ondersteunen in het juridische kluwen. Tegelijk moeten we wel werk maken van een certificaat, wat we nu niet hebben. Het e-healthcertificaat is nodig om het gebruikersbeheer in Vitalink te organiseren. De vraag is nu hoe we het verhaal verder zien evolueren. We zijn alvast vragende partij voor de gegevens. Kind en Gezin vind het ook belangrijk dat het dossier het kind volgt. Tegelijk moeten we ook durven nadenken of het ook zinvol zou zijn om onze informatie ter beschikking te stellen van andere zorgverstrekkers eventueel ook via Vitalink maar dit uiteraard in de toekomst en mits toestemming. Tegelijk moet er ook een link voorzien worden met vaccinet. In een tweede fase kan dan bijvoorbeeld ook gekeken worden om nog meer gegevens uit te wisselen en denk daarbij aan de sociale gegevens. Belangrijk daarbij is wel dat de informed conscent bij ons iets anders is geregeld en dit via de scholen. We hebben een contract met de scholen waar de leerlingen les volgen. We kunnen de leerlingen waar we recht op hebben ook verder begeleiden en op die manier tonen we onze informed conscent aan. We zien daarnaast ook dat er voor de uitwisseling van de sociale gegevens oefeningen lopen via bijvoorbeeld CAW. De vraag wordt gesteld of de toegang enkel voor artsen is geregeld? In principe zouden wij via de circle of trust als organisatie kunnen erkend worden. Het witgele kruis werkt al op die manier. De manier waarop wij het zouden moeten organiseren en op welk niveau de erkenning het certificaat er zou moeten komen is niet duidelijk, een mogelijk niveau zijn per koepel een certificaat. We zullen sowieso moeten nadenken op welke manier we zullen omgaan met de informatie. Het juridisch-administratieve moet uitgeklaard worden, het certificaat en uiteraard ook de randvoorwaarden zoals veiligheid, enz.daarrond is al veel voorbereidend werk gedaan. We moeten nu de aanvraag doen. Die aanvraag zouden we willen doen in september-oktober. Rond de pdf zou er best een kleine technische werkgroep opgericht worden rond inhoud en vorm waarin we dat te zien willen krijgen. Dit zou begin september moeten duidelijk zijn en gefinaliseerd tegen eind september met Kind en Gezin, zodat we tegen begin 2016 zouden kunnen beginnen uitwisselen via Vitalink. Op 11 juni is er opnieuw een overleg voorzien. Hilde bezorgt de namen van de veldmedewerkers die bereid zijn om mee te werken aan een sjabloon aan de stuurgroep in functie van mandataring door de stuurgroep. Kind en Gezin en met name Vitalink vragen een formele bevestiging dat wij willen meegaan in dit verhaal. Het krijgen van de gegevens is gratis, wat dit betekent voor Lemonade en de kostprijs moet er verder onderzoek komen. Vanuit de voorzitter zal een schrijven vertrekken naar Kind en Gezin. verslag LARS-stuurgroep 02/06/2015 pg. 2 van 6

3 3. Discimus en LARS De gegevensuitwisseling zou in eerste instantie verlopen via een SFTP-server. Dit zal toch niet zo gebeuren, gezien de security van Discimus dat weigert. Het alternatief is om dat via een sharepoint te gaan doen. Wekelijks zouden er dan gegevens gedownload worden in LARS. Hilde heeft toegang tot het sharepoint, en het is de bedoeling dat er nog iemand anders toegang krijgt tot de gegevens. Lemonade kan toegang krijgen via de accesomgeving. Het moet dus iemand zijn die daar technische vaardigheden voor heeft en deel uitmaakt van het project. We gaan ervan uit dat we opnieuw middelen krijgen voor het project, maar formeel hebben we daar geen uitsluitsel over. De vraag is wanneer er moet gestart worden met overdracht via downloading. Belangrijk element is ook dat zij enkel de administratieve groepen hebben en niet de klasgroepen. Het toevoegen van klasgroepen is heel arbeidsintensief voor het CLB. De vraag zal gesteld worden aan Discimus om ook de klassen op te vragen en kijken hoe we dit dan in LARS kunnen verwerken. We moeten daar zeker ook op relatief korte termijn de pro s en contra s bekijken van dit verhaal. Er moet dus een backup voorzien worden voor Hilde. De startdatum van het opladen zal vermodelijk 1 oktober zijn. Aangezien er nog veel verschuivingen van klassen zijn in de maand september lijkt dit het beste te zijn. 4. Nomenclatuur ikv IJH De vorige stuurgroep werd een voorstel voorgelegd door de werkgroep nomenclatuur. Ondertussen is daar opnieuw overleg geweest en men is nog altijd bezig met de tekst te herwerken. Er is dus nog geen tekstvoorstel. Volgende week is er ook nog een overleg voorzien met CREON. Van zodra er meer duidelijkheid is zal de tekst wel aan de stuurgroep bezorgd worden. De piste blijft behouden om de actor MDT toe te voegen. De naam van het onderwerp van A-document staat ook al ter discussie. Dit zou echter geen probleem mogen zijn in functie van de codering in de nomenclatuur. De overgang buitengewoon onderwijs is op dit ogenblik problematischer qua benaming, gezien bijvoorbeeld ook een leerling in het gewoon onderwijs kan met individueel curriculum. We zullen nu de zaken waar een consensus over is, doorsturen naar de stuurgroep eind deze week, en reactie kan tegen volgende week woensdag en dan kan men verder. In IJH wil men ook monitoring invoeren, maar ook daar is het niet zo eenvoudig. Binnen een aantal maanden zullen ook intersectoraal een aantal dingen voorgelegd worden in functie van vergelijking in de toekomst, bijvoorbeeld brede instap. verslag LARS-stuurgroep 02/06/2015 pg. 3 van 6

4 5. Gehoor: stand van zaken rond de audio in LARS Binnen LARS is men begonnen met het implementeren van de flowchart van de audio, als onderdeel van het gehoor(audiogram tot derde leerjaar). Dit is ook zo afgetoetst met Katelijne Van Hoeck van VWVJ. Dit was zo opgenomen in de subsidieovereenkomst LARS. Een lid merkt op dat de SPIN-test op twee manieren ingang kunnen vinden, ofwel via een notitieveld, ofwel via overdracht via software. Er wordt de vraag gesteld of we de test gaan afnemen of niet. Enerzijds vraagt men besparingen, anderzijds wil men invoeren. Vanuit welzijn wordt aangegeven dat de praktijktoets nog niet is vrijgegeven. Nadien zal met de sector worden samen gezeten in functie van een implementatieproject. Daar zitten zowel de verschuiving van het consult in, wat regelgeving vraagt en tegelijk zijn er ook financiële aspecten. Formeel zijn er dus geen gesprekken. We wachten dus ook af tot wanneer er een formele vraag komt. Nadien nemen we dit terug op in de stuurgroep LARS brengen. Er is gevraagd aan de beide kabinetten om van daaruit een communicatie te doen naar de sector. 6. Opladen van word documenten, standpunt in nemen Er stelt zich een acuut probleem, met name het samen werken in een worddocument, in functie van overdacht basis naar secundair. De vraag is op welke manier dit kan, allicht enkel via mail. De nieuwe school moet dus ook al zaken kunnen ingeven. In de toekomst is alleszins programmatuur een probleem, maar ook personeelsbeheer, waar het ene centrum dit zelf regelt, de andere doen dit via Plato, en kan daarin niet zomaar wijzigen. Het kan dus nu niet en we zullen dit nu niet in orde krijgen. We moeten dit alleszins rustig kunnen onderzoeken. Een voorstel zou kunnen zijn om de word-documenten mogelijk te maken enkel in functie van (gemotiveerd) verslag en naar volgend schooljaar kan op basis van een evaluatie gedacht worden aan een geprogrammeerd sjabloon. Dit kan gebeuren via een werkgroep. Voorlopig sturen we geëncrypteerde mails met word-documenten. Het formaliseren attest advies (functieomschrijving) blijft ook gelijk voor (gemotiveerd) verslag. De terminologie doorverwijzing naar buitengewoon onderwijs was een overgangsmaatregel. Met CREON is daarrond volgende week een overleg voorzien. Er leven alvast nog veel vraagtekens met betrekking tot juiste interpretatie van de registratie. Een bijkomende vraag is of de directeur nog altijd diegene is die alle verslagen/attesten moet tekenen. Helaas wel dus. We gaan ervan uit dat mandatering in de toekomst zeker zou mogelijk moeten zijn. verslag LARS-stuurgroep 02/06/2015 pg. 4 van 6

5 7. Planning voor volgend schooljaar De integratie Kind en Gezin en LARS Het mogelijk maken dat er meerder medewerkers in één dossier kunnen werken vanuit verschillende centra. Daarnaast moet het verslag ook digitaal geïntegreerd worden via een sjabloon. Integratie van de SPIN test voorzien De synchronisatie met Vaccinet is terug verbroken. Dit zou eenvoudiger moeten kunnen bij integratie met Vitalink en het bezitten van een e-health certificaat. De onderhandelingen zijn daarrond ook bezig met Geert Top en AZG. Een probleem is ook de ingave van instellingsnummers op het sjabloon.hier zou best ook nog een toelichting komen van hoe dat best gekozen wordt. Anderzijds is de vraag of het zo een verstandige keuze geweest is om dat te voorzien, gezien sommige scholen over verschillende instellingsnummers beschikken. Verificatie doet daar moeilijk over. We nemen dit op in de evaluatie van het sjabloon met Tine Gheysen. 8. Varia a) Thierry Priem zal het project verlaten, en heeft een andere uitdaging gevonden. De vervanging hangt af van toekennen van het project. b) Sommige dossierkaften komen leeg terug vanuit het Stedelijk CLB Antwerpen, ondertussen zijn er geen gegevens beschikbaar, en zouden zij de gegevens uploaden. In de regelgeving staan er afspraken over hoe dossiers overgemaakt worden en wat de timing daarvoor is. Er mag verwacht worden dat die gegevens beschikbaar zijn. Blijkbaar is er daarrond ook een technisch probleem, maar tegelijk doet men ook een opkuis van het dossier. Dit zorgt er dus voor dat die papieren dossiers ook niet terugkeren. We zitten duidelijk in een overgangsfase die moeilijk is. Misschien moeten we dit toch wel opnemen in de procedure voor uploaden documenten, want dit betekent ook dat we nu niet alles overboord gooien mbt papier. We nemen dit op tijdens de volgende stuurgroep. We moeten daar een pad voorzien. Het kan niet de bedoeling zijn dat je niks ziet binnen LARS en wat digitaal in LARS wordt opgeladen moet ook wel herkenbaar zijn als (onderdeel) van een dossier. Dit zal uitgeklaard worden met het Stedelijk CLB. c) Er wordt gevraagd om de verslaggeving van de stuurgroep sneller ter beschikking te stellen in functie van feedback naar de provincies. d) Er wordt gevraagd of de werkgroep nomenclatuur een implementatie voorziet vanuit een aantal zaken die gewijzigd zijn in PRODIA (benamingen, enz ). Dit zal worden opgenomen, maar in zijn algemeenheid en van toepassing op de protocollen. e) Er wordt gevraagd naar inzage in de verslagen van de werkgroepen. f) De vraag wordt gesteld naar een evaluatie van de datawarehousingtool. Dit zal gevraagd worden op ene volgende werkgroep van DWH verslag LARS-stuurgroep 02/06/2015 pg. 5 van 6

6 g) Men constateert dat de telefonische helpdesk niet echt goed bereikbaar is, dit is een terechte vaststelling. Een probleem daarbij is dat de vragen niet meer technisch van aard zijn, maar wel inhoudelijk. De vraag daarbij is wat CLB-werk is en begeleidingspraktijk. Hier moeten we wel goed over nadenken. Dit is eerder werk voor een coördinator of directeur. Tegelijk moeten we nadenken over hoe we op een gelijkvormige manier kunnen registeren. Dit geeft ook stof tot nadenken over gelijkgericht werken. Wellicht is dit ook zinvol om op ISC te bespreken en hoe we dit gesprek met de sector kunnen voeren, in functie van de leerlingenbegeleiding. LARS 2.0 moet zowel breed als diep kunnen zijn. Wellicht zijn minder onderwerpen zinvol, maar met meer kenmerken/parameters. h) In het kader van de monitoring van het M-decreet, stelt zich een probleem dat we niet goed weten hoe we een aantal zaken met LARS zouden monitoren. Bijvoorbeeld attestwijzigingen tijdens schooljaar lijkt niet zo eenvoudig om dat via LARS te doen. Er zijn ook zorgen rond striktheid van criteria in het M-decreet, maar hoe monitor je dat of hoe registreer je dat dan? Een vraag naar zicht op het aantal geweigerde leerlingen,.. In principe zouden we de techniek van de nomfiches moeten kunnen gebruiken voor monitoring. Maar de vraag is of je daarvoor geen nieuwe nomenclatuur nodig hebt, en moet dit dan in LARS? Maar dit roept evengoed de discussie op over IJH, samenwerken met externen, enz. De vergadering is het erover eens dat het belangrijk is, maar niet onmiddellijk binnen LARS. Voorstel data voor de kalende voor volgend schooljaar STUURGROEP LARS (13u30 16u) dinsdag 15 september 2015 dinsdag 17 november 2015 (reserve) dinsdag 15 december 2015 dinsdag 18 januari 2016 (reserve) dinsdag 14 maart 2016 dinsdag 19 april 2016 (reserve) dinsdag 7 juni 2016 verslag LARS-stuurgroep 02/06/2015 pg. 6 van 6