TABBLAD PERSONALIA 1. WAT:

Transcriptie

1 Leerlingenbegeleiding Activiteiten Registratie Systeem Soort document werkdocument Gebruikt voor Nascholing LARS-coaches Datum mei 2013 Vervaldag nvt Verantwoordelijke Projectteam TABBLAD PERSONALIA 1. WAT: Het tabblad personalia omvat 4 categorieën waarin de personen die in de begeleiding van de leerling een rol spelen, een plaats krijgen. Je kan van elk van die personen de identiteitsgegevens en contactgegevens noteren. Leerling: kan uiteraard slechts 1 persoon zijn, nl. de betrokken leerling bevat steeds 2 adressen (officieel en huidig adres); deze gegevens zijn afkomstig van het departement en kunnen niet door LARS-gebruikers gewijzigd worden Familie/derden: zijn alle personen die van belang zijn in het begeleidingsproces, en die niet tot één van de andere categorieën behoren. (Dus zowel ouders, broers & zussen, grootouders, onthaalmoeder, vriend, buur, ) School: zijn alle personen die volgens de LARS-nomenclatuur behoren tot de schoolgerelateerde actoren Netwerk: zijn alle personen die volgens de LARS-nomenclatuur behoren tot de actoren netwerkpartners & hulpverlening LET OP: Het is niet de bedoeling om standaard van alle leerlingen al deze gegevens effectief toe te voegen! Dit is enkel bedoeld voor die casussen waar er effectief een begeleidingstraject loopt, en waar het belangrijk is deze gegevens direct ter beschikking te hebben in het dossier. Nascholing LARS-coaches mei 2013 pg. 1 van 7

2 Nascholing LARS-coaches mei 2013 pg. 2 van 7

3 2. HOE GEBRUIKEN: a. het eigenlijke tabblad personalia: Toevoegen van een nieuwe persoon gebeurt door op het icoontje te klikken van de juiste categorie. Dan zie je het volgende: In de open velden kan je gegevens toevoegen. In de kolom relatie omschrijf je de relatie van de betrokken persoon tot de leerling. Dit hangt af van de categorie waarin je de nieuwe persoon toevoegt. Voorbeelden: bij Familie/Derden kan dat opa zijn - bij Netwerk kan dat logopedist zijn - bij School kan internaatsverantwoordelijke zijn Er is geen enkel veld verplicht in te vullen, maar we dringen erop aan minstens de relatie te definiëren. Vb: als je enkel het GSM nummer van de moeder weet, vul dan enkel relatie + gsm nummer in. Klik op om te bewaren! Nascholing LARS-coaches mei 2013 pg. 3 van 7

4 Bewerken van een bestaande persoon: gegevens wijzigen = door klikken op in de eerste kolom. Zo kan je bestaande gegevens wijzigen of aanvullen. gegevens verwijderen = klikken op in de voorlaatste kolom. Wat met bestaande gegevens uit eerdere LARS-versie? De bestaande gegevens werden allemaal onder de categorie Familie/Derden geplaatst. Dit gaat zowel contactgegevens (bv. GSM moeder / mail-adres moeder) als de gespecificeerde personen uit de vroegere activiteiten van deze leerling met actor derden. LET OP: Omdat er geen andere mogelijkheid was, werden in de vorige LARS-versies misschien personen onder de noemer derden ingebracht, terwijl ze daar niet echt thuishoren. Ook deze werden nu gecatalogiseerd bij de huidige familie/derden. Indien nodig kan je hiervoor de categorie nog wijzigen, door te klikken op. In de kolom Type kan je uit een dropdown de juiste categorie selecteren. Als je daarna bewaart met worden alle gegevens van die persoon integraal ondergebracht bij die nieuwe categorie. Nascholing LARS-coaches mei 2013 pg. 4 van 7

5 b. koppeling tussen [Actoren] en categorie van persoonsgegevens bij het maken van een activiteit (tabblad [registratie]) Het is mogelijk om reeds in het dossier bestaande personen vanuit het tabblad [personalia] te koppelen aan een actor in een activiteit. (Let op: dit kan enkel als bij het maken van die activiteit al effectief een leerling geselecteerd is!) De link tussen categorie en actoren is de volgende: ACTOR moeder - vader - mee-ouder - voogd - derden leerkracht(en) - zorgcoördinator/leerlingbegeleider - directie/directieteam - schoolverwante begeleiders netwerkpartners en hulpverlening CATEGORIE Familie/derden School Netwerk Hoe ga je daarvoor te werk? Als in een activiteit één van bovenstaande actoren geselecteerd wordt, dan komt het icoontje tevoorschijn. Door dit aan te klikken, komt een schermvullende pop-up met de personen die in het dossier gekend zijn, binnen de categorie die overeenstemt met de geselecteerde actor. Door de juiste persoon aan te vinken en vervolgens op OK te klikken, wordt de bestaande persoon aan de activiteit toegevoegd. Nascholing LARS-coaches mei 2013 pg. 5 van 7

6 Vanuit het tabblad [Registratie] kunnen we ook een nieuwe persoon aan de activiteit toevoegen en in één beweging ook registreren op het tabblad [Personalia]. Ga daarvoor op dezelfde manier te werk: Klik naast de actor op het icoontje en de pop-up met personen binnen de categorie van de geselecteerde actor komt tevoorschijn. We vinken nu niet een bestaande persoon aan maar klikken op om een nieuwe persoon te specificeren. Vul de gegevens in, en klik op. Er staat automatisch een vinkje in de kolom Activiteit, wat wil zeggen dat deze persoon in de huidige activiteit wordt opgenomen. Nascholing LARS-coaches mei 2013 pg. 6 van 7

7 3. Opmerkingen: Je kan verschillende actoren in dezelfde activiteit specificeren: van één soort actor verschillende personen toevoegen (vb. beide ouders, ) van verschillende soorten actoren een persoon toevoegen (vb. moeder + leerkracht, ). een combinatie van de twee(vb. vader & moeder + leerkracht + psycholoog GGz, ) Als actoren gespecificeerd werden, zie je de namen van deze personen verschijnen bij de actoren op het tabblad [Registratie]. Het specificeren van actoren in een activiteit is niet verplicht (met uitzondering van derden). Doe dit als het van belang is ifv. de begeleiding van deze leerling. Nascholing LARS-coaches mei 2013 pg. 7 van 7