Websubmission. PDF afdrukken doorsturen via het web

Transcriptie

1 Websubmission PDF afdrukken doorsturen via het web Scholengroep Sint-Rembert v.z.w.

2

3 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave Inleiding PDF A bestand aanmaken PDF afdrukken via de Websubmission Opvolgen van afdrukken Documenten beheren Bijlage: lijst kostenplaatsen Websubmission januari

4

5 2 Inleiding Vanaf februari 2016 wordt gestart met de uitrol van het nieuwe afdruksysteem Websubmission voor rotariaat noord en drukkerij zuid. Wie gebruikt de Websubmission? Administratief medewerkers, directies en leerkrachten van de basisscholen. Administratief medewerkers, directies en leerkrachten van SPES en SMIK. Administratief medewerkers en directies van de secundaire scholen campus noord en zuid maar enkel voor niet-leerling gebonden afdrukken. Welke documenten worden doorgestuurd? Lagere scholen: documenten voor leerlingen en administratie SPES en SMIK: documenten voor leerlingen en administratie Secundaire scholen NOORD en ZUID: facturen en alle niet-leerling gebonden afdrukken en administratie. Welk formaat wordt gebruikt? Enkel PDF A wordt ondersteund. We streven er naar om tegen het Paasverlof 2016 enkel nog digitale opdrachten door te sturen. Websubmission januari

6 3 PDF A bestand aanmaken De eerste stap in het afdrukproces is het aanmaken van een PDF A bestand. Een PDF bestand aanmaken vanuit bijvoorbeeld een Word document is eenvoudig: Klik op het menu Bestand en kies Opslaan als. Kies een bestandslocatie om het document op te slaan. Kies onderaan het dialoogvenster, bij de optie Opslaan als, het PDF formaat. Klik daarna op de knop Opties. Zet daarna het vinkje bij Voldoet aan ISO (PDF/A) actief en klik op OK. Klik op de knop Opslaan om het PDF bestand aan te maken en op te slaan. Voor facturatie, rapporten ed. is dit uiteraard niet nodig, de software genereert zelf de PDF. Indien je niet met Microsoft Office (op Windows) werkt, gebruik je de standaard PDF functionaliteit van je programma. Websubmission januari

7 4 PDF afdrukken via de Websubmission Stap 1 Surf naar Rechts bovenaan log je in met je volledig adres van Sint-Rembert (dus met en gebruik je het bijhorende paswoord (waarmee je ook aanmeldt op de pc, webmail, draadloos netwerk ). Klik op Login om verder te gaan. Stap 2 Klik op de knop Start bij het onderdeel Standaard opdracht. Klik op de JA knop om een bestelling met Bestand te starten. Geef, in het tekstveld bovenaan, een treffende naam voor de opdracht in. Klik daarna op de knop Upload om een nieuw bestand toe te voegen vanop je pc/laptop. Het document komt in de rij met reeds geüploade documenten. Klik op de knop Voeg toe, rechts van het document in kwestie, om het document te selecteren voor afdrukken (je kan uiteraard ook en document kiezen dat in het verleden werd geüploaded). Websubmission januari

8 Klik op de knop Volgende (onderaan de pagina) Stap 3 A. Kies je aantallen Geef, bovenaan links, je aantallen in en klik buiten het veld om deze toe te passen. B. Kies de kostenplaats Als tweede stap kies je de correcte kostenplaats: Je kan een deel van de naam intikken in het tekstveld (zie bijlage voor de lijst met kostenplaatsen). Je kan klikken op het pijltje in de kolom Selecteren om een kostenplaats uit de lijst te kiezen. Websubmission januari

9 Het spreekt voor zich dat je altijd de enige correcte kostenplaats voor je opdracht kiest en niet zo maar wat selecteert. Voor de lagere scholen is het bijvoorbeeld van belang om duidelijk aan te geven of het om een document voor de leerlingen of voor de administratie gaat. C. Printeropties Kies onderstaande opties voor: Standaard recto verso opdracht: o Print: lange zijde o Nieten: standaard is Geen, indien gewenst kan je 1 of 2 nietjes kiezen met de desgewenste positie. o Kleuren: staat standaard op zwart/wit. Kleur kan enkel gebruikt worden mits toestemming van / afspraak met directie. Boekjes klein en groot o Laat alle instellingen standaard o Geef onderstaande in het veld opmerking (onderaan) in: Boekje klein om een klein boekje te maken (formaat A5, geplooid met nietjes) zonder kaft. Boekje klein, kaft: rood om een klein boekje te maken (formaat A5, geplooid met nietjes) met kaft in een bepaald kleur. Boekje groot om een groot boekje te maken (formaat A4, geplooid met nietjes) zonder kaft. Boekje groot, kaft: rood om een groot boekje te maken (formaat A4, geplooid met nietjes) met kaft in een bepaald kleur. Websubmission januari

10 Opdrachten enkel recto (bijvoorbeeld brieven, rapporten ) o Kies altijd Print: enkelzijdig Afdrukken op A3 (bijvoorbeeld affiches): o Let op: je dient een A3 aan te leveren! o Kies altijd Print: enkelzijdig o Kleuren print: kies Alleen kleur als het een kleurenafdruk betreft! Gelieve de instellingen bij het onderdeel Papier catalogus nooit aan te passen! D. Eigenschappen toepassen Klik op Volgende (onderaan rechts) om alles toe te passen en door te sturen naar het winkelmandje. Stap 4 Je krijgt nu de melding dat de opdracht is aangemaakt en verzonden is naar het winkelmandje (de opdracht is nog niet verstuurd!). Als laatste stap, klik je nu op de knop Bestellen (rechts onderaan). Je krijgt nog eens een overzicht van de gevraagde afdruk en je klikt op Volgende. Klik op de knop Nu bestellen om de bestelling definitief door te voeren. Websubmission januari

11 Op het scherm verschijnt een bevestiging van doorsturen. Je kan nu ofwel uitloggen (Logout, rechts boven) of een nieuwe opdracht starten (klik op OK bij het bevestigingsbericht). 5 Opvolgen van afdrukken Je krijgt een bevestiging van doorsturen (zie hoofdstuk 4) en je krijgt ook een mailtje bij afwerking. Indien je een volledig voerzicht van al je afdrukken wenst, kan je onderstaande stappen volgen: Log in op het systeem. Klik op Lopende opdrachten, onder Mijn menu. Daar zie je al je opdrachten in een lijst met de bijhorende melding. Websubmission januari

12 6 Documenten beheren Alle geüploade documenten blijven bewaard in je persoonlijke map op de server. Het is echter aan te raden om deze van tijd tot tijd eens te wissen, aangezien de maximum ruimte per gebruiker beperkt is tot 100 MB. Log in op het systeem Klik op Documenten onder Mijn menu. Klik een document in de lijst aan (éénmaal) en klik op de knop Verwijderen (onderaan de lijst). Bevestig het verwijderen in het volgende venster door telkens Origineel en PDF voorbeeld te kiezen. Websubmission januari

13 7 Bijlage: lijst kostenplaatsen Administratie scholengroep College (administratie) Derden Driekoningen (administratie) Driekoningen (leerlingen) Facturatie schoolrekeningen NOORD Facturatie schoolrekeningen periferie Facturatie schoolrekeningen ZUID Groepsopvang baby's en peuters Groepsopvang schoolkinderen Houtland (administratie) Internaat Middenschool (administratie) Nascholing Oefenschool (administratie) Oefenschool (leerlingen) Pastoraal Peda Sint-Henricus (administratie) Sint-Henricus (leerlingen) SMIK (administratie) SMIK (leerlingen) Sperregem SPES (administratie) SPES (leerlingen) 't VLOT (administratie) 't VLOT (leerlingen) Ten Parke (administratie) Ten Parke (leerlingen) TIC TISV (administratie) Torretjes (administratie) Torretjes (leerlingen) Tweesprong (administratie) Tweesprong (leerlingen) Varia: niet schoolgebonden VLTI (administratie) VTI (administratie) Wijnendale (administratie) Wijnendale (leerlingen) Websubmission januari