Handleiding bij het onlineaanmeldingsformulier

Transcriptie

1 Handleiding bij het onlineaanmeldingsformulier

2 Inleiding: Het onlineaanmeldingsformulier is relatief eenvoudig in te vullen. U kunt het aanmeldingsformulier invullen door naar de site van het meldpunt te surfen ( Aan de linker kant ziet u de functie die het aanmeldingsformulier zal openen. In dit begeleidend schrijven vindt u : - Deel 1 : Registreren en inloggen van de CLB- medewerker - Deel 2 : Aanmelden van een leerling - Deel 3 : Extra informatie m.b.t. het invullen van het aanmeldingsformulier

3 Deel 1 : Registreren en inloggen van de CLB- medewerker: Alle CLB- medewerkers van de vestigingen die zich onder het meldpunt hebben gezet kunnen gebruik maken van dit aanmeldingsformulier en kunnen zich registreren. CLB medewerkers uit een andere vestiging die een aanmelding willen doen, doen dit telefonisch met de medewerker van het meldpunt. Ann Sophie zal deze aanmelding dan elektronisch invoeren en doorsturen naar de gevraagde aanbieder. Stap 1 : Registreer uzelf éénmalig Ga naar de website Klik op de functie «onlineaanmeldingsformulier», die u ziet aan de linker kant van uw scherm. Via de knop «registreren» bovenaan de internet- pagina kunt u een aanvraag doen tot toelating voor het onlineaanmeldingsformulier. Om toegang te verkrijgen tot het aanmeldingsformulier moet u éénmalig enkele algemene gegevens invullen: Naam van de CLB- vestiging waar u werkt (bestaande keuzelijst) Uw naam Uw telefoonnummer Uw adres Uw bereikbaarheid: de plaats waar (gemiddeld genomen) en het telefoonnummer hiervan (u kan deze later nog aanpassen)u bereikbaar bent. Tenslotte wordt er u gevraagd om een anti- spam code in te voeren. Dit doet u door de code die u links ziet over te typen. Klik op «verstuur uw aanvraag» Na goedkeuring (door de medewerker van het meldpunt) ontvangt u (via ) een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u kunt inloggen.!!! Houd deze login- gegevens goed bij, u heeft deze nodig voor toekomstige aanmeldingen!!! Stap 2 : Meld u aan Ga naar de website Klik op de functie «onlineaanmeldingsformulier», die u ziet aan de linker kant van uw scherm. Via de knop «inloggen» bovenaan de internet- pagina Vul u gebruikersnaam in (= uw adres) Vul u wachtwoord in (verkregen via ) Druk op «aanmelden»

4 Deel 2 : Aanmelden van een leerling: Stap 1 : Automatische herkenning Om een leerling aan te melden en om na te gaan of er een eerdere aanmelding was voor de leerling wordt er gevraagd om volgende gegevens in te vullen: De geboortedatum (dd- mm- jjjj) De initialen van de leerling (de eerste 2 letters van de achternaam en voornaam) Gelieve geen gebruik te maken van leestekens in de naam, dit zou ervoor kunnen zorgen dat de jongere niet herkent wordt.!!! Het is belangrijk hierin geen typfouten te schrijven, zodat de jongere eventueel wordt herkend vanuit een eerdere aanmelding!!! Vb1) Peters Pieter = Pe Pi Vb2) Van den Broeck Ann = Va An Vb3) L Homme Jérôme = Lh Je Druk op de zoek knop. 2 mogelijkheden : - De jongere wordt niet herkend - Er was geen eerdere aanmelding voor deze leerling U ziet volgende melding : «Er zijn geen resultaten gevonden. Nieuwe aanmelding» Druk op «nieuwe aanmelding» U kunt uw aanmelding invullen. - De jongere wordt herkend - Er was al een eerdere aanmelding voor deze leerling. U ziet volgende melding : «Aanmelding gedaan op nieuwe aanmelding voor deze jongere» Druk op «nieuwe aanmelding voor deze jongere» Al zijn/haar gegevens worden automatisch ingevuld. U hoeft enkel na te gaan of deze nog correct zijn en aan te passen indien nodig (de reden van de aanmelding en de begeleidingsinitiatieven zullen zowieso aangepast moeten worden doordat het om een nieuwe aanmelding gaat). U kan deze manier ook gebruiken wanneer de door u gekozen aanbieder een wachtlijst heeft. Stel dat u een aanmelding deed, maar de aanbieder kan niet (snel genoeg) op uw vraag ingaan. U geeft dan de initialen en de geboortedatum van de jongere opnieuw in (= de

5 jongere wordt herkend) en u past deze aanmelding aan door een nieuwe aanbieder aan te vinken (=nieuwe aanmelding). We willen u daarvoor ook vragen uw aanmelding te richting naar de aanbieder van uw eerste keuze, ookal werkt deze op dat moment met een wachtlijst. Zo kunnen we een duidelijk beeld krijgen van de nood (per aanbieder) in de regio! U kan, zonder teveel inspanning, uw aanmelding aanpassen, zodat u toch snel geholpen kan worden. Stap 2 : Aanmeldingsformulier invullen Indien u aanpassingen wenst te doen aan uw algemene gegevens, kunt u dit doen door deze gewoon aan te passen. Deze aanpassingen zullen in de toekomst ook zichtbaar zijn en m.a.w. permanent aangepast zijn. Vul het aanmeldingsformulier zo volledig mogelijk in. Tenzij de informatie werkelijk ongekend is (gelieve dit dan ook zo te noteren). Het is niet nodig u aan de grootte van de vakjes te houden, zolang het maar duidelijk blijft. De meeste invoervelden zullen tevens verplichte velden zijn. Indien u een verplicht veld bent vergeten in te voeren krijgt u hiervan een melding bij het versturen van de aanmelding, zodanig dat u de missende informatie alsnog kan invullen. Stap 3 : Aanmeldingsformulier versturen Als u het formulier volledig heeft ingevuld, druk dan op «verstuur dossier». U hoeft niets op te slaan en/of te mailen. Uw aanmelding wordt automatisch verstuurd naar het meldpunt. Er wordt tevens een kopie van uw aanmelding in pdf- formaat naar uw adres verstuurd. Elke woensdag en vrijdag worden de aanmeldingen doorg d naar de aanbieders. U wordt dan door hun gecontacteerd in verband met een eventuele opstart van een traject. Merkt u na het versturen van uw aanmelding dat u een fout heeft gemaakt, dan neemt u telefonisch contact op met Ann Sophie (op woensdag of op vrijdag). Zij kan op uw vraag aanpassingen doorvoeren in uw aanmelding.

6 Deel 3 : Extra informatie m.b.t. het invullen van het aanmeldingsformulier:!!! Vooralleer u een aanmelding doet moet u een akkoord hebben van ouders/opvoedingsverantwoordelijken om deze persoonsgegevens te verspreiden!!! 1. Wat betreft de informatie over het project waarvoor wordt aangemeld : - De datum van de aanmelding zal automatisch ingevuld worden. Dit is nodig om, indien er een wachtlijst is, uit te maken wie eerst aangemeld was. - Aanduiden voor welk project een aanmelding gedaan wordt, gebeurt eevoudig door op het selectievakje te klikken (er is maar 1 optie mogelijk). Als u kiest voor «Steunpunt Groene Zorg» moet u ook een ander, specifieker aanmeldingsformulier invullen. De link hiervoor staat naast het selectievakje. - Hou rekening met de werkingsgrenzen van elke aanbieder. Dit staat, ter verduidelijking in een kruistabel op de site, alsook bovenaan het aanmeldingsformulier. Een «onterechte» vraag wordt hoogstwaarschijnlijk geweigerd door de aanbieder, tenzij er omstandigheden zijn die dit toelaten. (de uitzonderings- voorwaarden worden weergegeven d.m.v. pop- ups, wanneer u een bepaalde aanbieder aanvinkt). 2. Wat betreft de informatie over de twijfelgevalmelding (momenteel enkel voor Vlaams- Brabant- Oost): - Als u overweegt om een twijfelgevalmelding te doen, moeten ouders/ opvoedingsverantwoordelijken akkoord zijn met deze beslissing. - Als u een twijfelgevalmelding wilt doen, schakelt u dit selectievakje aan. Indien u dit doet, zal er een extra keuzelijst zich openen. Gelieve daarin de selectievakjes van de projecten waartussen u twijfelt aan te vinken. - Een twijfelgevalmelding geeft de aanmelder de mogelijkheid om samen met de gekozen projecten aan tafel te zitten en zo na te gaan wat de beste interventie is voor de leerling. - Gelieve de reden voor een twijfelgevalmelding te verduidelijken. - De twijfelgevalbespreking (= gezamelijk overleg met CLB + betrokken aanbieders) gaat ten vroegste door op de dinsdagochtend (9u - 10u op het aanmeldend CLB) volgend op de registratie van de twijfelgevalmelding door het meldpunt. Gelieve aan te geven op welke dinsdagen u aanwezig kan zijn en/of u zelf aanwezig bent of een collega stuurt. Dit laat de medewerker van het meldpunt toe de juiste personen op het juiste moment uit te nodigen voor het gezamenlijk overleg. Hiervan ontvangt u een mail. Er wordt gevraagd om deze bespreking zo anoniem mogelijk te houden. De aanmelding zelf wordt niet verstuurd naar de aanbieders vóór dit overleg. Enkel de aanbieder waarvoor uiteindelijk gekozen wordt, krijgt toegang tot de persoonsgegevens. Er wordt verwacht dat de aanmelder zijn keuze kenbaar maakt aan het meldpunt, zodat deze de aanmelding kan doorsturen.

7 Bijvoorbeeld : - Wanneer u een twijfelgevalmelding doormailt op vrijdag 25 februari 2012 wordt deze onmiddellijk verwerkt (het meldpunt is immers actief op vrijdag) en zal de bespreking kunnen doorgaan op dinsdag 28 februari. - Wanneer u echter een twijfgevalmelding doormailt op maandag 27 februari, wordt deze pas verwerkt door het meldpunt op woensdag 29 februari en zal de bespreking bijgevolg pas kunnen doorgaan op dinsdag 6 maart. 3. Wat betreft de informatie over de jongere : - U vult de volledige naam en de voornaam van de leerling in. De geboortedatum wordt automatisch ingevuld, doordat u deze al heeft opgegeven bij de start van de aanmelding. Ook het geslacht en het thuisadres van de leerling moet u hier invullen. Het is zeer belangrijk om hierin geen fouten te maken. De eventuele herkenning van de leerling door een vroeger aanmelding berust hierop!!! - Onder «voorziening/ziekenhuis» vinkt u aan als de leerling verblijft in een voorziening BJB of VAPH of als de leerling in een ziekhuis verblijft. Als dit het geval is, zal er zich een keuzelijst openen. Zo kunt u op eenvoudige wijze aangeven waar de jongere verblijft. Indien dit niet van toepassing is, vinkt u «niet van toepassing» aan. - Onder «bijzonderheden thuissituatie» kunt u informatie opgeven, die volgens u relevant is. - Met «laatste of huidige school» wordt gevraagd naar gegevens over de huidige school. Wanneer de jongere in geen enkele school is ingeschreven, gelieve dan de gegevens van de school te geven waar de jongere het laatst ingeschreven was. Hieronder is het noodzakelijk dat u de onderwijsvorm, het leerjaar en de studierichting op te geven. Ook het laatst behaalde attest wordt gevraagd, indien u dit niet weet is er een vakje «onbekend» voorzien. Dit is relevant voor een eventuele overstap van richting/leerjaar/onderwijsvorm. - Met «schoolse situatie» wordt er gepeild of er sprake is van een problematische afwezigheid, een tuchtprocedure, een definitieve uitsluiting of een schoolloze jongere. Hier is een vakje «niet van toepassing» voorzien. 4. Wat betreft de informatie over de reden van de aanmelding: Het is noodzakelijk om de reden van de aanmelding toe te lichten. Indien er eventuele problemen waren in de vorige schooljaren, wordt er gevraagd ook deze weer te geven. Wat, wanneer en met welk resultaat is er in het verleden al geprobeert om de probleemsituatie op school te deblokkeren? 5. Wat betreft de begeleidingsinitiatieven tot nu toe : Wat heeft de school en het CLB al ondernomen? Wat is de rol geweest van uzelf als CLB- medewerker? Zijn er al voorbereidende gesprekken geweest voor de aanmelding? Leven er concrete verwachtingen bij de jongere?

8 6. Wat betreft de externe actoren en/of hulpverleners op dit moment : Hier heeft u de ruimte om eventueel relevante partners, die betrokken zijn bij de leerling, weer te geven. Hier kunt u ook benoemen of het relevant is om bepaalde externe actoren te betrekken bij bijvoorbeeld de ronde tafels. Vb) CBJ, JRB, psychiater, psycholoog, ambulante hulpverlening, huisarts, 7. Wat betreft extra aandachtspunten : Als er volgens u nog belangrijke informatie is, die u niet heeft kunnen plaatsen in voorgaande vragen, heeft u de ruimte deze hier te beschrijven.