Verslag Bondsraadsvergadering op zaterdag 7 oktober 2017

Transcriptie

1 Verslag Bondsraadsvergadering op zaterdag 7 oktober 2017 Aanwezig namens bondsbestuur: Ron Schel Jan van Leeuwen Joost Comperen Petra Arends Frits Mulder Mark Herbold Peter van der Aart Aanwezig namens clusters: Noord Oost Oost Amsterdam Den Haag Rotterdam Rotterdam Haarlem Haarlem Midden-Nederland Midden-Nederland Brabant-West Brabant-West Persoonlijke leden Aanwezig namens Bondsbureau: Miriam Breedveld Paddy Roomer Roy Vink Bart Volkerijk Overige aanwezigen: Ronald Bouwman Hans Ruben Bericht van verhindering vanuit cluster: Amsterdam Den Haag Noord-Holland Noord-Holland Midden-Nederland Brabant-Oost/Limburg Voorzitter Penningmeester PR en Marketing Softbal Honkbal en Softbal Breedtesport secretaris Erik Eilering Feiko Drost Jesse Maduro Peter Kwakernaak Michaël de Zwart Gerard Vaandrager Pim van Nes Karel van Veen Dick Hoff Frank Mooijman Sjoerd Visser Geert Snellen Anton Kops Kjell Brandenburg secretariaat / notulist Commercieel directeur Accountmanager Breedtesport Algemeen directeur Onno Peer Cora Strijk Ronald van der Putten Martin van Drunen Ruud van Zetten Wim van den Hurk Locatie: Tijd: Huis van de Sport te Nieuwegein uur 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 9.30 uur en heet iedereen van harte welkom. Diverse afmeldingen zijn ontvangen en worden gemeld. Verslag Bondsraadsvergadering zaterdag 7 oktober

2 2. Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en mededelingen 3.a. Voorstel de heer Geert Snellen t.a.v. KNBSB Sponsorreglement Verenigingen Geert Snellen licht zijn voorstel toe. Er wordt door de vereniging op allerlei manieren geld gegenereerd. De vereniging draagt sponsorgeld af, maar daarvoor ontvangt de vereniging/sponsor alleen naamsvermelding in het wedstrijdprogramma. Waarom wordt zo n sponsor niet uitgenodigd bij allerlei activiteiten van de KNBSB? Voorbeelden: toernooien, meetings van Baseball means business. De voorzitter, Ron Schel, geeft aan dat het bestuur en de werkorganisatie bezig is om een totaal pakket samen te stellen. Een pakket waarin diverse heffingen worden vastgesteld, maar ook lidmaatschapsvormen. Los daarvan denkt hij dat het inderdaad goed is om iets te doen met de zakelijke partners van verenigingen. Er wordt notie genomen van de opmerking dat een vereniging per lid betaalt, en niet per team. Een voorstel wordt gedaan door Sjoerd Visser om de afdracht in stand te houden en eerst in discussie gaan. Het voorstel wordt aangehouden. 4. Verslagen 4.a. Bondsraad 19 juni 2017 Pagina 4: a.ii Communicatie: Anton Kops geeft een uitgebreide terugkoppeling vanaf papier. Notulist of Miriam Breedveld zal deze opvragen bij Anton. Anton Kops voelt zich niet serieus genomen. Tot op heden is bij hem nog niets opgevraagd. Pagina 6: Sjoerd Visser vraagt naar de status van de regelgeving knuppels. De directeur, Bart Volkerijk, vertelt dat er wijzigingen voor de maatvoering aanstaande zijn. Er worden vanuit USA andere normen aan gesteld. Er moet nog bekeken worden wat de consequenties zijn voor de regels van de KNBSB. Momenteel is het in de voorbereiding. Sjoerd Visser vraagt om aanpassing hierover in de notulen. Met deze opmerkingen wordt het verslag vastgesteld. 5. Huldigingen 5.a. Voorstel erelidmaatschap Olga Lablans Voorstel wordt aangenomen. Er zijn vragen over de procedure. Door iedereen, dus ook door de Bondsraad, mag een voordracht gedaan worden. Een document met de criteria voor onderscheidingen staat op de website. De voorstellen komen binnen bij het Bondsbestuur. Zij agendeert het op de agenda voor de Bondsraad. De taak van de Bondsraad is om deze bijzondere leden eventueel te benoemen. Jesse Maduro vraagt wat er gebeurd met benoemde leden van vorige districten/rayons. Alle namen zijn van de website verdwenen. 3 jaar geleden is al beloofd dat dit uitgezocht en hersteld zou worden. Er is een aparte lijst en die kan gebruikt worden voor publicatie. 6. Informatief 6.a. Plannen kolommen met name uitgangspunten Breedtesport voor overleg met clusters Mark Herbold neemt het woord en spreekt de vergadering toe. Er zijn voorstellen gepubliceerd op de website, welke zouden moeten leiden tot het keren van de ledendaling. Deze voorstellen zijn in de tien clusterbijeenkomsten besproken. Er was grote belangstelling, een goede opkomst met vele wisselende reacties. In de kolom wordt de feedback besproken. Een definitief voorstel volgt in de 4 e week van oktober Het is een interessant proces. Verslag Bondsraadsvergadering zaterdag 7 oktober

3 - Er zijn bijna geen gesloten competities meer. Zijn er te weinig teams bij de clubs? Dat is geen terechte conclusie. Er zijn vele verschillende beoefenaars. De doelgroep is competitief. Spelen met goed spel en winst om zo via promotie hoger in de piramide te komen. Om meer evenwicht te behouden. - Door het reglement zijn 2 teams verloren gegaan, omdat zij speelsters niet mochten samenvoegen, nadat een aantal speelsters was gestopt en er geen complete teams meer waren om de competitie voort te zetten. De vraag is of dit niet apart beoordeeld kan worden. Er is nog steeds een terugloop van leden. Dit is in het reglement niet geregeld en op basis daarvan was er een negatief advies afgegeven. We zijn er zeker niet voor om leden te verliezen. Bart Volkerijk geeft aan dat het wel mag, maar dan moet dat voor de competitie gebeuren. Tijdens de competities is dit niet handig (welke team moet teruggetrokken worden en wat gebeurt er met de punten?). - Er wordt een voorstel gedaan om de komende wijzigingen/voorstellen plenair per cluster mondeling te doen. En om de feedback van andere clusters openbaar te maken. Weer een ronde clusterbijeenkomsten is te belastend voor medewerkers en accountmanagers. Ook een risico dat de voorstellen weer ter discussie worden gesteld. Bart Volkerijk doet een idee om enkele bijeenkomsten te beleggen, waar belangstellende naartoe kunnen gaan. Ron Schel heeft er geen goed gevoel bij wanneer de feedback per cluster openbaar wordt gemaakt en clusters elkaar daarop gaan aanspreken. We willen juist één community vormen en daarbij geen onderscheid worden gemaakt tussen de clusters. - Wat gebeurt er als alle clusters tegen een voorstel zijn en de kolom het dan toch doorzet? En wat kan de Bondsraad hierin betekenen? Ron Schel zegt resoluut dat de kolom dan blijkbaar haar werk niet goed doet en dat het bondsbestuur dan van haar bevoegdheid gebruik kan/zal maken om de kolomleden uit hun functie te ontheffen. De taak van de Bondsraad is om het beleid en/of het handelen van het bestuur goed of af te keuren. - In cluster Noord hebben de verenigingen geen idee hoe de structuur van de bond is. In de Bondsraad is geen afvaardiging van Noord. Misschien moet er meer verduidelijking volgen over de structuur Bondsbestuur, Bondsraad, Kolommen en clusteroverleg. Mark Herbold meldt dat in de kolom Breedtesport nog geen vertegenwoordiging is vanuit clusters Noord en Rotterdam. - Sjoerd Visser heeft het idee dat we aan het doorslaan zijn met het aantrekkelijk maken van de sport voor nieuwe sporters waardoor bestaande leden er last van hebben. Besturen zijn druk bezig met het groter maken van de clubs. Moeten meer structureren en komen tot goede feedback. Misschien is het wel duidelijk, maar weet men nog niet hoe effectief het is. - Dick Hoff mist een onderzoek onder jeugdleden om jeugdsoftbal eventueel naar zondag te doen, zodat men zaterdags kan blijven voetballen. Feiko Drost vindt dat leden individueel gevraagd moet worden naar hun mening met een paar gerichte vragen. Zo n onderzoek is onlangs uitgevoerd. Onder speelsters van U17 en U20 is onlangs een enquête uitgegaan inzake het spelen van enkels of dubbels. Maar om enquêtes breder te trekken moet eerst beoordeeld worden hoe deze enquête is verlopen. 6.b. Tussenstand begroting 2017 Bart Volkerijk licht de tussenstand begroting 2017 toe. In hoofdlijnen loopt alles redelijk conform de begroting en hopen we nog een stukje in te kunnen lopen. Wanneer het begrote bedrag voor contributies niet gehaald wordt, moet deze post bijgesteld worden voor Daarnaast zijn 2 zaken nog van belang voor de clubs. Afgelopen 3 jaar is volgens besluitvorming vanuit de reserve de bijdrage voor SportlinkClub door de bond betaald. Vanaf 2018 zal de vereniging zelf de bijdrage van 125 euro moeten betalen. Daarnaast zijn de verzekeringspremies met meer dan de indexering verhoogd en dat heeft tot totaal euro meer kosten geleid. Vanaf 2018 zal hierdoor de club te maken krijgen met een contributieverhoging van index + 0,35 cent per lid. Verslag Bondsraadsvergadering zaterdag 7 oktober

4 - Feiko Drost vraagt naar de stand van zaken inzake fraude. KNBSB is helaas slachtoffer geworden van een vorm van pin fishing. Er is een bedrag van ruim euro overgemaakt. Binnen een uur ontdekt en de betaling is stopgezet. Volgens de laatste informatie van de bank is het stopzetten gelukt. Het geld is veilig gesteld. Nu moeten er bewijzen aangeleverd worden. Het geld is nog niet terug. Inmiddels is het betalingssysteem met controles uitgebreid, wat vorig jaar door de financiële commissie werd aanbevolen. - Hoe denkt de KNBSB de inkomsten sponsoring topsport honkbal van euro nog te realiseren? Er zijn een aantal verwachtingen. Sponsoring en commercie hebben daarmee te maken. Echter denken het voor het einde van dit jaar nog niet volledige gerealiseerd te hebben. Topsport honkbal is een gesloten circuit, dus is er een tekort, dan moet die afdeling dat zelf op zien te lossen. Het heeft geen effect op de leden. Het heeft eventueel wel effect op honkbal activiteiten. 6.c. Vooruitblik op begroting 2018 De clubs krijgen te maken met een extra te betalen bijdrage SportlinkClub van 125 euro. Contributieverhoging van de index + kleine verhoging voor verzekeringen (0,35 cent per lid). - Sjoerd Visser geeft aan dat clubs het erg moeilijk hebben. Al een aantal jaren te maken met contributieverhoging. Hij vraagt zich af of we deze moeten blijven verhogen. De penningmeester, Jan van Leeuwen, geeft aan dat afgelopen jaren alleen indexering van de contributie heeft plaats gevonden en 1x een extra verhoging. Maar hij stelt voor om dit in de volgende bondsraad van december te bespreken. Dan hebben we getallen bij de hand. - Sjoerd Visser zou graag willen zien wat er verbruikt wordt en wat de effecten hiervan zijn. Hij vindt dat dit nog steeds niet terug te zien is. Ron Schel vraagt of de adviesgroep financieel van de Bondsraad ook dit gevoel heeft. Geert Snellen geeft aan dat zij wel goed geïnformeerd zijn. Het is belangrijk dat we blijven controleren of we effectief bezig zijn en het beoogde resultaat behalen. Afgelopen jaren zijn over dit onderwerp diverse sessies geweest. Er is veel transparantie. Er wordt continue metingen gedaan. - Sjoerd Visser wil toch nog meegeven om geen contributieverhoging door te voeren, maar eerst een taakstelling te doen: bezuinigen op bondsbureau. Moeten kijken naar de uitgaven. Wanneer we doorgaan zoals we nu bezig zijn is niet de juiste manier. Moeten gaan bekijken hoe dit op te lossen. Bart Volkerijk geeft aan dat uitgaven voor een groot deel bepaald wordt door lonen. Inzake bijdrage SportlinkClub is 3 jaar geleden de afspraak gemaakt. En afgelopen jaren is de contributie alleen met indexering verhoogd. Feiko Drost vult nog aan dat indexering op wedstrijdheffingen en wedstrijdvergoedingen aan officials is vastgesteld. Petra Arends richt zich tot de Bondsraad. Zij is verbaasd over het verloop van de vergadering. Er zijn speciaal subgroepen opgericht om vragen van individuele leden samen te voegen en zo gericht de vragen voor te leggen bij het bestuur om die te bespreken. Momenteel is niets van deze werkwijze te bemerken. 6.d. Stand van zaken huisvesting Op vrijdag 17 november verlaat de KNBSB als laatste huurder deze locatie. We gaan naar de eerste verdieping van een pand aan de Kelvinbaan 48. Dit is een paar straten verderop. Er wordt een nieuwe stichting opgericht: de Samenwerkende Sportbonden. Er wordt door de stichting een 10-jarig huurcontract afgesloten. We gaan minder huur betalen, maar er worden wel kosten gemaakt voor verbouwing en inrichting. Er zijn voldoende werkplekken en vergaderruimtes. 6.e. Planning werving bestuursleden Voorjaar 2018 treedt Frits Mulder af en in het najaar Jan van Leeuwen. Beide bestuursleden zijn niet herkiesbaar en moeten vervangen worden. Binnen het bestuur wordt hier al over nagedacht. Het idee is om nieuwe kandidaten een half jaar van te voren mee te laten lopen zodat portefeuilles goed overgedragen kunnen worden. Hoe staat de Bondsraad tegenover de mogelijkheid dat het bestuur, naast Verslag Bondsraadsvergadering zaterdag 7 oktober

5 de nog zittende bestuursleden, al de vervangers mee laat draaien? Uiteraard wordt de Bondsraad eerder in het proces voorgelegd. De Bondsraad gaat akkoord. Ron Schel geeft aan dat formeel de procedure opgesteld en gestart gaat worden. In de Bondsraadvergadering van december hoopt het bestuur de opvolger van Frits Mulder voor te kunnen dragen en dat dit nieuw bestuurslid benoemd wordt met ingang van voorjaar Komende week wordt de vacature op de site vrijgesteld. Geert Snellen meldt dat op de website nog vacatures staan die inmiddels opgevuld zijn. De site moet eens opgeschoond worden. 6.f. Beantwoording vragen met betrekking tot commercie Er is een bespreking geweest met Ruud van Zetten en Gerard Vaandrager. De antwoorden zijn gedeeld met de Bondsraad. Bart neemt het voortouw in de presentatie en commercieel directeur, Paddy Roomer, neemt het over. - Wat zijn de verwachtingen tot 2020? Er is een stijging. Er lopen gesprekken en hierin zijn we ook ver. Moet nu nog substantieel worden. De potentie is enorm. We hebben te maken met overheden en bedrijven. We moeten naar structureel geld toe. Bestuurslid Joost Comperen vult nog aan dat we aan het investeren zijn. Wanneer er meer geld binnen gehaald wordt is de volgende vraag hoe we de trein rijdende kunnen houden. Welke middelen moeten we daarvoor inzetten? - Heeft de bond gekwalificeerd personeel voor dit soort zaken? Dit werk is heel intensief, maar kwaliteit is zeker binnen de organisatie aanwezig. Daarnaast kunnen medewerkers en/of partijen trainingen volgen. - Heeft Wellink al profijt uit dit proces gehaald? Ja, er zijn 2 containers met zijn product onderweg. Normaal duurt het langer en is het moeilijker om ingang te krijgen tot het bedrijfsleven in Vietnam. - Wat wij doen is innovatief binnen sportbonden en moeten dit goed naar buiten dragen. Zijn er binnen onze bond voldoende mensen in staat om op zo n bijeenkomst (Baseball means Business) die mensen te naderen waar geld te halen is? Pim van Nes denkt dat Peter Laanen en Gerard Vaandrager hiervoor zeker geschikt zijn. De wij-wereld van honk- en softbal moet groter worden. Uitdragen dat we trots zijn op onze sport. Vanuit de sport kunnen we bijdragen aan de overheid en het bedrijfsleven met een mooi product. En afgelopen jaren is er hard gewerkt aan dit product. Er is een enorm groot visvijver en nu moeten we hieruit de vissen halen. - Nu we verder gaan oogsten, wordt de komende jaren hiermee ook rekening gehouden in de begroting? Het is moeilijk te begroten, omdat men niet weet wat het precies gaat opleveren. Maar het moet wel zo goed mogelijk geprobeerd worden. - Sectie topsport is een gesloten circuit. Alle inkomsten die geoogst worden zijn te besteden door het bestuur en dat zit niet in een gesloten circuit. Een deel zit in het stukje algemeen, de rest op honk- en softbal. - Erik Eijlering verlaat om uur de vergadering en Paddy Roomer om uur 6.j. Voortgang Grand Slam en uitleg nieuwe mentoren Gezien de tijd informeert Ron Schel de vergadering zo kort mogelijk en neemt hierin het woord. De taak is om bij het plan te blijven, maar op z n tijd moet er wel geëvalueerd worden om te zien of we op de goede weg zijn. Er moet bestuurd worden op hoofdlijnen en niet op afstanden. Een bestuurslid moet zich verantwoordelijk en betrokken voelen. Er is een basisdocument en de komende maanden worden gebruikt om het inzichtelijk te maken zodat het gedeeld kan worden met de community. Verslag Bondsraadsvergadering zaterdag 7 oktober

6 - Men is benieuwd hoeveel leden de bond nu heeft en of er een stijging is. Ook is men benieuwd naar de plannen voor de hervorming van de hoofdklasse. Tijdens het seizoen, op 1 juli, van elk jaar zal een meting gedaan worden. Op die manier kan een goede vergelijking gemaakt worden. Momenteel is er een lichte daling en zitten we op ongeveer leden. Maar ledenwerving is geen taak van de bond, maar een taak van de verenigingen. Net als het uitbreiden van bezoekers bij wedstrijden van Hoofdklasse Honkbal en Golden League. Door verenigingsondersteuning vanuit de bond worden verenigingen behouden. Het gaat dus niet alleen om het verhogen van het ledenaantal. Bestuurslid Frits Mulder meldt dat komende maandag bij de kolom Honkbal een voorstel met ideeën voor de competitie Hoofdklasse Honkbal vanaf 2019 wordt gepresenteerd. Ledendaling kan een groot verschil zijn tussen clubs. De accountmanagers hebben een rondje gedaan langs de verenigingen. Wat maakt het dat de ene vereniging goed gaat en de andere minder? Dit moet eigenlijk met elkaar gedeeld worden. Een vereniging moet wel willen en kunnen groeien. Alleen dan is ledengroei mogelijk. 6.g. Functioneren en samenwerking kolommen Het bondsbestuur vraagt zich af of de structuur van de kolommen binnen de organisatie nog wel afdoende werkt. Ook te meer, omdat veel met werkgroepen gewerkt wordt. Men zou meer op projectbasis moeten gaan werken. Op vraagstelling mensen inzetten binnen de organisatie. Naar een model toe gaan waarbij onder het bondsbureau werkgroepen ingesteld worden met een opdracht. Dat werken zij uit van begin tot eind. Hiervoor zijn misschien meer mensen te interesseren. Is dit iets om samen met de bondsraad en het bestuur te gaan bespreken? Het samenstellen van de werkgroepen zal zeker niet meer tijd kosten dan het zoeken naar nieuwe kolomleden. De bondsraad kan zich vinden in dit voorstel en geeft akkoord aan het bestuur om hiermee aan de slag te gaan. Het bestuur belooft dat de leden van de adviesgroepen binnen de bondsraad meegenomen wordt in dit proces. Een laatste advies is om de werkgroepen niet te groot te maken, omdat besluiten nemen daardoor wordt verslechterd. 6.h. Internationale ontwikkelingen Ron Schel en Bart Volkerijk reizen volgende week af naar Botswana voor het WBSC Congres. Formeel verdwijnen IBA en IFA. Er zullen een 5-tal federaties worden opgericht, waaronder een Europese. Helaas lukte het niet om de bondsraad tijdig in te lichten, omdat het bestuur zelf ook pas gisteren de informatie heeft ontvangen. 6.i. Organisatorische veranderingen op bondsbureau De invulling van Technisch Directeur (=TD) gaat veranderen. In de reglementen staat dat de TD voorzitter is van de kolommen. Door de toename van taken wordt de functie TD opgesplitst in accountmanager Topsport en Technisch Directeur. De TD beperkt zich tot de programma s van de nationale teams en de CTO s. Gijs Selderijk wordt accountmanager Topsport en voor de Technisch Directeur wordt een nieuwe vacature uitgeschreven. - Wat gaat dit kosten? De TD en accountmanager worden deels opgevangen door de Topsport. Een gedeelte wordt opgevangen door de bezuiniging op de huisvesting. En er was nog vacatureruimte die hiervoor ook ingezet gaat worden. Het moet begrotingsneutraal plaatsvinden en mag zeker niet leiden tot contributieverhoging voor leden. - Hoe zit het met het a.i. directeurschap bij de NBB? Het was toch netter geweest wanneer de bondsraad hiervoor geïnformeerd was. Uit de eerste sollicitatieronden is niemand voort gekomen. Het bestuur is daarna benaderd door het bestuur van de NBB met de vraag of Bart hen tijdelijk kon ondersteunen. Vanwege de tijdelijkheid is men niet geïnformeerd. Het bestuur geeft toe dat dit netter geweest zou zijn. Verslag Bondsraadsvergadering zaterdag 7 oktober

7 6.k. Start procedure benoeming nieuwe bestuursleden Dit punt is behandeld bij agendapunt 6.e. 7. Rondvraag Er zijn geen vragen meer. 8. Sluiting Om uur wordt de vergadering gesloten. Besluitenlijst n.a.v. Bondsraadvergadering d.d. 7 oktober Het voorstel van de heer Geert Snellen t.a.v. KNBSB Sponsorreglement Verenigingen wordt aangehouden. (agendapunt 3.a.) 2. Het verslag van de bondsraadvergadering van 19 juni jl. wordt met enkele wijzigingen vastgesteld. (agendapunt 4.a.) 3. Aan mevrouw Olga Lablans wordt het erelidmaatschap toegekend (agendapunt 5.a.) 4. Het bestuur krijgt toestemming om nieuwe kandidaten bestuursleden een half jaar van te voren mee te laten lopen zodat portefeuilles goed overgedragen kunnen worden. (agendapunt 6.e.) 5. Het bestuur krijgt toestemming om naar een nieuw model te zoeken in plaats van de kolommenstructuur. Meer werken met werkgroepen. De adviesgroepen binnen de bondsraad worden in dit proces meegenomen. (agendapunt 6.g.) Actiepuntenlijst n.a.v. Bondsraadvergadering d.d. 7 oktober Uitzoeken en de namen op de website herstellen van de benoemde leden van vorige districten/rayons. (agendapunt 5.a.) 2. Op de website staan nog vacatures die inmiddels zijn ingevuld. De site moet opgeschoond worden. (agendapunt 6.e.) Verslag Bondsraadsvergadering zaterdag 7 oktober