Verslag Buitengewone Bondsraadsvergadering op dinsdag 2 februari 2016

Transcriptie

1 Verslag Buitengewone Bondsraadsvergadering op dinsdag 2 februari 2016 Aanwezig namens bondsbestuur: Voorzitter Honkbal en w.n. Softbal Penningmeester Secretaris Aanwezig namens clusters: Noord Oost Amsterdam Amsterdam Den Haag Noord-Holland Midden-Nederland Midden-Nederland Brabant-West Brabant-West Persoonlijke leden Aanwezig namens Bondsbureau: secretariaat/notulist Algemeen directeur Technisch directeur manager Breedtesport Bericht van verhindering vanuit cluster: Oost Den Haag Rotterdam Haarlem Haarlem Midden-Nederland Brabant-Oost/Limburg Bericht van verhindering vanuit bondsbestuur: PR en marketing Breedtesport Ron Schel Frits Mulder Jan van Leeuwen Ruurd Koopmans Erik Eilering Feiko Drost Kees Drabbe Kerstin Anthoni Michaël de Zwart Petra Arends Frank Mooijman Bertus Voortman Geert Snellen Anton Kops Kjell Brandenburg Miriam Breedveld Hans Meijer Gijs Selderijk Roy Vink Jesse Maduro Cora Strijk Gerard Vaandrager Lars Looijen Karel van Veen Ruud van Zetten Peter Schillings Joost Comperen Karen Vroonhof Door voorzitter Ron Schel wordt deze buitengewone vergadering van de bondsraad om uur geopend. Door de heer Geert Snellen is per brief van 10 januari jl. gevraagd om deze buitengewone vergadering, waaruit als onderwerp voor deze bijeenkomst van de bondsraad is te destilleren: het zorgvuldig komen tot een toekomstbestendig kolomoverleg softbal. Om over dat onderwerp goed met elkaar te kunnen spreken en het probleem duidelijk te kunnen schetsen, geeft de voorzitter aan dat hij tien maanden geleden is benaderd voor de functie van voorzitter KNBSB. De bond kampte toen al met problemen. Er moet wel aandacht besteed worden aan problemen, maar als dat dan vorig jaar is gebeurd, moeten we deze ook naar het verleden durven te verschuiven. De voorzitter geeft verder aan dat oplossen van problemen alleen kan wanneer het probleem helder en voor iedereen duidelijk is. Via een filmpje laat de voorzitter zien waar het bondsbestuur denkt dat het probleem zit.

2 De voorzitter geeft aan dat het probleem zit in het gedrag en communicatie van mensen. Er zijn verschillende stadia. De eerste fase is het benoemen van nieuwe dingen, ideeën, plannen. Hierop wordt vooral lachend op gereageerd. Maar wanneer de ideeën en plannen werkelijkheid gaan worden, zie de Season Finals, het wedstrijdreglement, enz. dan zijn er mensen die hier tegen in gaan. Door de overige leden wordt toegekeken en die zien dan dat het eigenlijk niet goed gaat. Dit is de situatie waarin wij nu verkeren. Dit is het echte probleem en het zit met name in de kolom Softbal. Er wordt gepraat, beslissingen genomen, maar een enkeling legt zich er niet bij neer. Die melden dat het niet kan, niet mag of niet werkt en zeggen dat het allemaal fout gaat. Dit gedrag moet je niet willen. Ook tref je een andere vorm van melden aan en dat is het wijzen naar andere mensen over hun functioneren of het terug verwijzen naar bepaalde uitspraken. Dit alles draagt niet bij aan wat wij met zijn allen willen voor het Honk- en Softbal. De voorzitter stelt de vraag: hoe gaan we dit oplossen? De heer Geert Snellen neemt het woord. Hij denkt dat het probleem opgelost wordt, wanneer er duidelijkheid is wat de precieze afspraken zijn voor de kolommen. Bij de ene kolom gaat het anders dan bij de andere kolom. Daar wringt de schoen. Het maakt niet uit wat het wordt, als het maar duidelijk wordt hoe een kolom dient te functioneren, wat wel en niet mag. De voorzitter geeft aan dat de oplossing niet gevonden gaat worden door alles vast te leggen met regeltjes, maar dat in de geest met elkaar moeten werken. Het is een cultuurprobleem. Dat uit zich wanneer bij een collectief overleg besluiten worden genomen en één of meerdere besluiten zijn niet welgevallig. Dan worden door sommige mensen de regels erbij gehaald om het besluit weer ongedaan te maken Samen zal gekeken moeten worden naar het algemeen reglement en hoe het mandaat eruit moet zien om met elkaar goed te kunnen functioneren. Men zal zich hier aan moeten houden in de omgang met elkaar. Maar als deze regeltjes niet werken, dan liever geen regeltjes, dan hinderen ze alleen maar. De voorzitter geeft verder aan dat het bestuur het heel plezierig en belangrijk vindt om zaken te realiseren en vorderingen te maken. Dit lukt alleen met minder regels en meer met het gezonde verstand. De heer Kees Drabbe geeft aan dat de vraagstelling onjuist is. Wat moet de bond doen om die situatie te voorkomen waarin door sommige niet mee gegaan wordt in het democratisch spel, waarin beslissingen worden genomen en die uitgevoerd moeten worden. Het is niet de taak van de Bondsraad om hier antwoord op te geven, maar van de voorzitter. De Bondsraad wil wel graag meedenken. Hij is het helemaal eens met het filmpje en denkt dat er maar één manier is om te voorkomen. Dat is zoveel mogelijk met elkaar, en met de clubs die het betreft, in gesprek gaan en de nieuwe mentaliteit van de bond, denk aan bestuur, bondsraad, bondsbureau, te laten zien waar we naartoe willen. We moeten blijven communiceren. De clubs, de bestuursleden die de kont tegen de krip gooien en de regeltjes opzoeken, lopen roddelen en praten, zoveel mogelijk betrekken bij de besluitvorming. Alleen op deze manier is het mogelijk om een mentaliteitsverandering te bereiken. De voorzitter vindt deze mededeling positief. Het is goed om het probleem vast te stellen. De heer Bertus Voortman heeft tijdens de laatste Topsportberaad Softbal (TBS) clubs gehoord maar ook vele niet. En de clubs die tijdens dit overleg niet gesproken hebben, hingen achteraf wel de vuile was buiten. Dit heeft niet zo zeer te maken met de regels, maar wel met wat er verwacht wordt, wanneer men zitting heeft in het kolom. De voorzitter geeft aan het echte probleem te willen bespreken, het cultuurprobleem en dit moet opgelost worden met ander gedrag. De heer Kees Drabbe is het hier helemaal mee eens. Maar tijdens de vorige Bondsraad zijn een aantal afspraken gemaakt. Op korte termijn zou er uitvoering aan worden gegeven. Deze Bondsraad is onder andere uitgeroepen,

3 omdat er niets gebeurde. Toen er wel uitvoering aan werd gegeven sloot dat niet aan bij het gene dat afgesproken was. De voorzitter geeft aan hierop nog terug te komen. De heer Michael de Zwart heeft de mailwisseling gelezen. Hij was niet aanwezig tijdens het TBS. Maar iedereen moet zijn verantwoording nemen. Er moet een open en eerlijke communicatie plaats vinden. Kost veel energie om elkaar over en weer te mailen en het heeft geen resultaat. Zo komen we niet verder. Er moet duidelijkheid komen over de kolom. Er wordt echt lelijk gesproken en dat is niet eerlijk. We kunnen op deze manier zo niet verder. De voorzitter is blij met deze bijdrage. De wereld zit zo niet in elkaar. Er moet gesproken worden over cultuur en gedrag, welke er jarenlang ingeslepen zijn. Zo ontstaat er ruzie, een langlopende vete en het wordt persoonlijk. Het wordt een situatie waar we met z n allen uit moeten zien te komen. Mentaliteitsveranderingen binnen de bond moet met elkaar verbeterd worden. Er moet een gevoel ontwikkeld worden, wat we wel en niet tolereren, beschamend of respectvol vinden. De voorzitter geeft verder aan dat bij een cultuurprobleem er sprake is van verschil in o.a. rolopvattingen: waarbij het gaat om integriteit, geloofwaardigheid en respect: Vanuit het oogpunt van respectvol omgaan is het bestuur blij met de bondsraad. Zij hebben de taak tot controleren en adviseren van het bestuur. Dat geeft het bestuur vertrouwen en steun. Leden van de Bondsraad zijn gekozen door meerdere verenigingen in verschillende clusters. Met deze taak vertegenwoordigen zij sporters op niveau van Topsport en breedtesport. De Bondsraad is het hoogste orgaan van de vereniging KNBSB. Het heeft te maken met geloofwaardigheid. Iedere betrokken vereniging zit in het topsportoverleg en is vertegenwoordigd in het kolomoverleg en mag vechten voor zijn eigen zaak, maar wanneer men zich niet gehoord voelt, of het niet eens is met dingen die daar besloten worden, is het dan geloofwaardig en respectvol wanneer dit hogerop aan de orde wordt gesteld? Wanneer men vervolgens, met de pet op van Bondsraad lid, zaken van de kolom in de bondsraad brengt. Hoe geloofwaardig is het dan in belang van de sporters? Zoals voor deze vergadering worden het onderwerpen aangedragen bij het bondsbestuur. In dit geval zijn stukken worden ingestuurd voorafgaand aan deze vergadering, zonder aan alle leden van de bondsraad te vragen hoe zij hier in staan. Dit is niet respectvol en zo zijn er meer zaken geweest tussen vrijwilligers en de werkorganisatie. Een lid van de bondsraad en de bond ontstaat een conflict. Tot tweemaal toe gaat het bondsbestuur met betrokkene in gesprek, maar zij komen niet tot elkaar. Het wordt een principe zaak en er volgt een juridische procedure. In de uitspraak geeft ook de rechter geeft aan dat wij dit niet zo met elkaar moeten willen omgaan. Na ook zijn verzoek tot onderling oplossen moet de rechter alsnog een uitspraak doen. Dan volgt er een kort mailtje naar de directeur, welke eindigt met de zin: see you in court! Dit gedrag moeten we niet willen met elkaar en van elkaar tolereren. We moeten in gesprek gaan met elkaar. Dit gedrag is niet geloofwaardig in de rol voor heel honk- en softballend Nederland. De manier waarop werd gecommuniceerd is zeker niet respectvol. In het belang van de sporten wordt de vraag neergelegd om dit gedrag te stoppen. De Bondsraad wordt gevraagd of zij wil meehelpen aan deze cultuurverandering. Wanneer wij geloofwaardig en respectvol zijn, dan zijn wij heel goed in staat om goede dingen te doen. De heer Michael de Zwart geeft aan dat het een zaak is tussen één bondsraadlid en het bondsbestuur. De rechter doet een uitspraak, de tegenpartij gaat in hoger beroep. Echter bondsraadleden moeten in deze zaak niet mee genomen worden. Het schaadt ook de andere bondsraadleden. Dit is zijns inziens niet acceptabel.

4 De voorzitter is het eens met deze opmerking en meldt dat het bestuur heeft het volste vertrouwen in de goede afloop. Het bondsbestuur en bondsbureau zijn bijzonder gemotiveerd om de honk- en softbalsport te gaan vernieuwen. Hiervoor zijn al de nodige veranderingen doorgevoerd. Men gaat tijd en 100% inzet besteden aan de Grand Slam ambitie die is vastgesteld door de bondsraad in juni Doorgaan op dezelfde voet, in deze cultuur, betekent dat er kostbare tijd en energie verloren gaat. Er wordt erg gelet op het functioneren van het bestuur en bureaumedewerkers. Ongetwijfeld worden er fouten gemaakt, of een verkeerde toon aangeslagen, maar dat ligt minder aan de kwaliteit of capaciteit en meer aan de aandacht die besteed moet worden aan vervelende zaken, die veel negatieve energie kosten. De heer Anton Kops geeft aan dat het bekend is dat de firma Westelaer B.V. en ondergetekende in dispuut zijn met de KNBSB. Tot op heden is er geen enkele behoefte geweest om bondsraadsleden in te lichten en te vermoeien met de juridische aspecten van het conflict. Desgewenst, wanneer hier om werd gevraagd, zijn een aantal bondsraadleden in maart jl. ingelicht. Het is hem dan ook volstrekt onduidelijk, wanneer er geen enkel voordeel bij is voor beide partijen, waarom het bestuur toch een melding heeft gedaan van de uitspraak van de voorzieningenrechter in kort geding aan de Bondsraad. Welke behoefte heeft de bond hierbij gehad om dit te melden? Ten tweede is volgens Anton Kops het verzonden bericht onjuist. Niet de heer A.P.A. Kops is gevonnist, maar firma Westelaer B.V.. Deze firma is in hoger beroep gegaan. De directeur van Westelaer B.V. heeft de heer Kops gemandateerd om te verzoeken dit te rectificeren bij de eerst volgende gelegenheid. De voorzitter geeft aan niets meer toe te voegen aan hetgeen allemaal gezegd is, dan hooguit de volgende vraag te herhalen: hoe geloofwaardig is het, om in deze samenstelling bij elkaar te zitten, en het niet over de belangen van de sporters van onze sporten te hebben? De voorzitter geeft aan verder te willen gaan met de inhoud waarvoor we bij elkaar zijn gekomen in deze vergadering. Hoe te komen tot een structureel en goed overleg in de kolommen. Er is nu zijns inziens voldoende met elkaar gesproken over culturele aspecten. Mevrouw Petra Arends geeft aan dat cultuurveranderingen niet zomaar in te voeren zijn. Er zijn rolmodellen en opvattingen nodig. Een bestuursfunctie gaat vanuit een rolmodel. Voor cultuurverandering moet ergens de regie genomen worden bij het rolmodel welke men heeft. In haar optiek moet men bij een rolmodel iets uitstralen, handen uitstrekken naar b.v. de bondsraad of naar individuen. Zij heeft de indruk dat het handig zou zijn om hier of daar een handreiking te doen en daarmee te laten zien dat je rolmodel bent of mee bezig bent om dat te zijn. Binnen de bondsraad zijn al veranderingen, maar dat kost tijd en het vraagt heel veel vertrouwen om dit uit te stralen. De heer Kees Drabbe geeft aan dat hier ook wel eens iemand de mist in gaat. De voorzitter zegt dat fouten gemaakt mogen worden, maar wij moeten elkaar niet elke keer onder een vergrootglas willen leggen. Rolmodellen en veranderend gedrag, begint bij jezelf. Wil je daar verandering in aanbrengen, dan moet er afgesproken worden dat respectvol met elkaar omgegaan wordt. Alleen dan zal de Grand Slam! Ambitie tot een groot succes gemaakt kunnen worden in de komende jaren. Daartoe zijn het bestuur en bondsbureau super gemotiveerd en willen hier veel tijd in stoppen. Mevrouw Petra Arends geeft aan dat we dat allemaal willen. Aangekomen bij het mandaat van de kolom, geeft de voorzitter aan dat het bestuur niet het gevoel heeft om te moeten komen tot een nieuw reglement of nieuwe regels, maar misschien is het goed om het bestaande reglement met elkaar door te nemen over hoe een kolom kan en zou moeten functioneren. De belangrijkste elementen zijn welke plaats en functie men heeft binnen de organisatie, en welke bevoegdheid men meekrijgt om de functie te voltooien. In artikel 17 van het Algemeen Reglement zijn in hoofdlijnen drie elementen vastgelegd. In eerste plaats is een kolomoverleg een deel van de werkorganisatie voor het aansturen

5 van onderdelen Topsport Honkbal, Topsport Softbal en Breedtesport. Een kolomoverleg neemt zelfstandig besluiten en met bevoegdheid, op basis van mandaat van het bondsbestuur, tot uitvoering van activiteiten binnen de kolom te komen. Het kolomoverleg legt verantwoording af en is bevoegd advies te geven aan het bondsbestuur. Dit alles staat verder uitgewerkt in het besluit mandaat kolommen, welke terug te vinden is op de website. De voorzitter leest het besluit voor. Het gaat om 2 belangrijke zaken: meerjarenbeleid en de zelfstandig uitvoeren van het jaarplan, welke jaarlijks plaatsvindt. Om uit te leggen hoe dit nu werkt wordt een recent voorbeeld gegeven. Tijdens de laatste kolomoverleg Honkbal is vanuit Grand Slam! de vraag neergelegd om te onderzoeken hoe aantrekkelijkere hoofdklassen competitie gecreëerd kan worden. De heer Jan Kuipers is als lid van het kolomoverleg momenteel bezig met het formeren van een werkgroep om dit uit te zoeken en te bekijken. Deze uitvraag komt vanuit het bestuur en zal consequenties hebben voor meerdere jaren. Maar daarmee krijgt men niet de bevoegdheid om alles wat bedacht wordt zomaar te gaan uitvoeren, maar zal men advies geven aan het bestuur. Deze werkgroep komt naar het bestuur met hun bevindingen, ideeën en mogelijkheden en er zal samen met hen getoetst worden of dit past in het meerjarenplan. Wanneer het bestuur akkoord gaat wordt het advies omgezet in een besluit. Dat besluit komt terug bij de kolom en zij hebben dan zelfstandige bevoegdheid om dit beleid ten uitvoer te brengen met alle mogelijke middelen. Denk hierbij aan (wedstrijd)reglementen aanpassen, gelden realloceren, enz. Het bestuur zal er op toe zien of dat wat er besloten is ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt. Wanneer blijkt dat dit toch niet gebeurd, dan is het bestuur weer aan zet. Zo hoort het en zo is het geregeld in de huidige statuten. De heer Bertus Voortman denkt dat er misverstanden zijn ontstaan omdat in de oude kolommen de leden geen onderscheid maakten in mandatering en delegatie. Sommige leden dachten dat ze zelfstandig konden besturen, waarvan geen sprake kan zijn. Dat is ook niet logisch, omdat er al een bestuur is. Alleen de taak is gemandateerd vanuit het bondsbestuur. Om gelijk te kunnen zien of het beleid en visie gevolgd wordt binnen een kolom, geeft de voorzitter aan dat het handig is dat een bestuurslid aansluit bij de kolom overleggen. Wel vraagt de heer Bertus Voortman zich af of de technisch directeur, die voorzitter is van het kolomoverleg maar in verantwoording valt onder de algemeen directeur, een zelfstandige positie heeft tussen bestuur en kolom? Wanneer een kolom iets heeft besloten waarbij de technisch directeur aanwezig was, mag hij hier dan vanaf wijken? De voorzitter geeft aan dat wanneer een kolom goed functioneert en de voorzitter verantwoordelijk is, hij er op zal moeten toezien dat alles goed verloopt. De technisch directeur weet wat het beleid is en welke besluiten er genomen zijn vanuit het bestuur. Wanneer hij constateert dat een kolom een besluit wil nemen wat niet past, niet dient of bijdraagt, dan heeft hij een zelfstandige bevoegdheid om in te grijpen. Het bestuur vindt dat een technisch directeur, als kolomvoorzitter, leiding moet geven aan de kolom en verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het werk en de processen binnen de kolom. Wanneer dit niet functioneert zal het bestuur de algemeen of technisch directeur hierop aanspreken. De heer Kees Drabbe vraagt zich af of hier niet een enorm conflict kan ontstaan. De heer Ruurd Koopmans herhaalt dat men regels opstelt om problemen op te lossen wanneer deze ontstaan. Wij zetten een structuur neer waarmee mensen in goede cultuur, met hetzelfde idee en waarde, iets willen bouwen. Wanneer het mis gaat kan formeel gezien het bestuur de kolom aanspreken. En wanneer nodig zal in de kolom een gesprek opgang moeten komen wanneer de technisch directeur vindt dat dingen anders zou moeten om zo eventuele problemen proberen op te lossen. De heer Kees Drabbe zegt dat er een arbeidsverhouding is tussen directeur en bestuur, werkgever en werknemer, en dat hierdoor mogelijke botsingen kunnen ontstaan. De heer Kjell Brandenburg zegt dat er geen botsing kan ontstaan op een moment wanneer een besluit genomen wordt waarmee iedereen het eens is. Dan is er van te voren al iets fout gegaan. De voorzitter moet weten wat er speelt. Wanneer men niet openlijk en respectvol met elkaar communiceert en omgaat, kan de technisch directeur niet goed functioneren.

6 De heer Bertus Voortman meldt dat men heel goed moet weten wat er gaande is binnen de kolom, welke speelruimte er is. De heer Ruurd Koopman vindt dat men naar elkaar duidelijk moet uitspreken wanneer men het er niet mee eens is. Op dat moment kan er gelegenheid gecreëerd worden om naar andere oplossingen te zoeken. Doet men dat niet, dan zal het escaleren. De heer Geert Snellen geeft aan dat met het uitzetten van de opdrachtvraag bij de kolom Honkbal, om aantrekkelijkere competities te creëren, erg duidelijkheid is, maar bij de kolom Softbal was dat niet. Er was geen vraag vanuit het bestuur. Clubs zitten bij elkaar en zien dat dingen niet goed lopen. Als blijkt dat een bepaalde regel niet werkt en alle betreffende verenigingen zeggen dat het anders moet, hoe werkt dan een kolom? Na alle verenigingen gehoord te hebben en besloten is om die regel aan te passen, is het dan niet vreemd dat b.v. een technisch directeur, zonder dat daar een beleid aan ten grondslag ligt, omdat er op dat moment geen beleid is, zegt dat het in strijd is met. Hij vraagt zich af hoe dan de verhoudingen liggen. De voorzitter geeft een theoretische stelling weer dat wanneer vanuit het bestuur onvoldoende beleid gemaakt en bekend gemaakt wordt, de situatie van een kolom, die voorwaarts wil, toe dwingt om zelf beleid te willen gaan maken. In de afgelopen 10 maanden is het bestuur bezig geweest met het maken van een beleid waaruit de ambitie Grand Slam! is ontstaan. Het bestuur heeft duidelijk de verantwoordelijkheid genomen om niet te besturen op afstand maar op hoofdlijnen, wat onder meer beleid maken inhoudt. Om er voor te zorgen dat leiding geven aan de kolommen door de managementteam(mt)-leden goed kan gebeuren, zitten de MT-leden, naast de algemeen directeur, sinds het laatste half jaar bij de bestuursvergaderingen om zo goed aangesloten te zijn. Het bestuur wil veel minder corrigeren en controleren, maar meer ondersteunen en faciliteren. Op die manier zijn zij dichter betrokken bij het bestuur en beleid. Om zo makkelijker in gesprek te komen met de kolom en beleid verder uit te ontwikkelen. De heer Geert Snellen geeft aan dat het niet theoretisch is, maar dat hij de afgelopen jaren veel dingen heeft zien passeren. Dan staakt de voortgang even omdat men niet weet wie het besluit moet nemen. Volgens de voorzitter zou dat niet meer moeten. Helaas zit het grootste probleem in de kolom Softbal. Hiervoor zitten we vandaag bij elkaar. Wat bij de een niet werkt, werkt bij de ander wel. Laten we hieraan een voorbeeld nemen en vertrouwen in hebben dat het wel degelijk kan werken. Waarom zou dit niet lukken en kunnen binnen de kolom Softbal? Dan antwoord op de vraag van Kees Drabbe geeft de voorzitter aan dat, ja, er is over nagedacht en het bondsbestuur heeft gemeend het op deze manier te hebben moeten aanpakken. De heer Geert Snellen geeft aan toch tegen situaties aan te lopen die lastig zijn. De heer Ruurd Koopmans geeft aan dat in de afgelopen periode waarin hij bestuurslid is, wij al een aantal keren tegen gebeurtenissen zijn aangelopen, met vervolgens incidentele oplossingen en incident gestuurde regelgeving. Dat is lastig, veel van de reglementen van de bond is als houtje touwtje aan elkaar geknoopt door de vele incidenten die zijn geweest. Op den duur gaat dit fout en is men zijn eigen problemen aan het ontwikkelen. Daarom wordt er aan de kolommen gevraagd om soms in een breder kader te kijken. Problemen moeten opgelost worden door respectvol een gesprek te voeren zonder daarbij je gelijk te gaan halen. De heer Geert Snellen meent dat het niet gaat om gelijk te halen. Hij geeft een voorbeeld. Gisteren tijdens het kolomoverleg Honkbal is het licentiebeleid ter sprake gekomen. Op de vraag wie besluit nu uiteindelijk dat een licentie wordt verleend, kwam het antwoord: de kolom Honkbal. Dat klinkt logisch. De aanvraagformulieren van de verenigingen worden beoordeeld door de kolom en zij besluit een licentie te verlenen. Maar in het licentiebeleid staat dat de KNBSB de licentie verleend. Maar wie wordt nu bedoeld met de KNBSB? Wie is de verantwoordelijke? Het kolomoverleg, de technisch directeur, de algemeen directeur of het bestuur. De heer Kees Drabbe vraagt zich af wat het belang is van de vraagstelling. De voorzitter geeft nogmaals aan dat dit een voorbeeld is waar zo ontzettend veel tijd in gaat zitten. Waarom zou men de vraag stellen waar men zich moet melden? Leg de vraag neer bij de werkorganisatie of de kolom Honkbal, en zij weten wel of ze zelf mogen besluiten of dat ze de vraag neer moeten leggen bij de algemeen directeur. Of de vraag zelfs doorspelen naar iemand van het bestuur. Er moet respectvol samengewerkt gaan

7 worden en niet dwars over zo n werkorganisatie heen. Dat kost teveel tijd. Vanuit de bond, het bestuur is het streven om een gezonde klant-leverancier relatie te hebben. Respectvol omgaan met alle leden van de bond. Wanneer er brieven ingestuurd worden die niet bij je horen, blijf je wel netjes, fatsoenlijk en wordt daar tijd aan besteed. Maar toch moeten we soms signalen afgeven dat we er eigenlijk even geen tijd voor hebben. In het belang van de ontwikkeling van de sporten, maar ook om onszelf te beschermen. Volgens de heer Geert Snellen is het niet altijd duidelijk waar men het neer moet leggen. Mevrouw Kerstin Anthoni geeft aan dat dat overal zo is. Ook binnen een vereniging. Stuur het naar de secretaris, en die weet waar het naar toe moet. De heer Kjell Brandenburg geeft aan dat de kolom een mandaat heeft om besluiten te nemen wanneer er iets veranderd moet worden. Maar wanneer het niet tot een besluitvorming komt, wordt het als advies aan het bestuur gegeven. Het bestuur geeft eventueel akkoord en dan kan pas de kolom tot uitvoer komen. Hiermee is het hele vraagteken probleem opgelost. Misschien is het een idee om het besluit mandaat kolom nog aan te passen met een vermelding van bij besluitvorming. De voorzitter zegt dat er niets op tegen is om tekstuele veranderingen te doen waardoor het allemaal duidelijker zou worden. Maar eerst moet het met elkaar duidelijk worden wat het allemaal betekent. Voor de toekomstige kolomleden geeft hij het advies om het zo nog even te laten. De kolom is verantwoordelijk voor het uit te voeren beleid en hebben daarbij speelruimte nodig om dingen te kunnen doen. De heer Erik Eilering vindt dat de kolom het mandaat continu moet toetsen aan het beleid. Hij denkt dat het hier aan schort en dat daardoor dingen fout gaan. Bepaalde mensen hebben niet het hogere doel voor ogen, maar denken alleen aan hun eigen zaakjes. Hierop wil hij de nadruk leggen bij het aantrekken van nieuwe toekomstige kolomleden. De voorzitter meldt dat hij aan het TBS heeft aangegeven dat er mensen gezocht moeten worden met de juiste rolopvatting om zitting te nemen in de kolom. Zij moeten geloofwaardig zijn en respectvol met zaken en mensen kunnen omgaan. In staat zijn om in die functie over het belang van de eigen vereniging heen te stappen en het hogere te dienen. Het belang te dienen van al die sporters. De voorzitter vraagt aan de vergadering of hij mag besluiten dat de reglementen zoals ze zijn opgesteld, correct en doelmatig zijn voor een goede gezonde werkorganisatie waarin je met elkaar kunt samenwerken. Appellerend dat een jaar geleden aan de heer Groenman om een evaluatie is gevraagd. Hij heeft ook vastgesteld dat de reglementen prima zijn om goed met elkaar te kunnen werken, maar dat men her en der moeite heeft met de rolopvatting. Het zal fijn zijn als de reglementen en het mandaat gelezen worden zoals ze bedoeld zijn. De heer Kees Drabbe geeft aan het hier mee eens te zijn, maar vraagt om meer communicatie hierover, omdat hij denkt dat maar weinigen hiervan op de hoogte zijn. Mensen die willen helpen moeten weten wat hun speelveld precies is. De heer Geert Snellen vraagt of er ruimte is om binnen de TBS een mening te vormen over het beleidsplan 2017 of is dat een dictaat? De voorzitter vertelt dat het tot stand komen van het beleidsplan een zorgvuldig proces is geweest wat we achter de rug hebben. Het bestuur heeft samen met de kolommen het plan opgezet. Dit is voorgelegd bij de bondsraad en daar is het beleidsplan, de Grand Slam! ambitie aangenomen. Nu is het de verantwoordelijkheid van ons allemaal om te zorgen dat het juist uitgevoerd wordt. Op het moment wanneer een andere invulling daaraan gegeven wordt, dient men daarop aangesproken te worden. Dit kan gebeuren door het bestuur, maar ook door de kolommen, wanneer het b.v. de werkorganisatie betreft. Dus nee, er is geen ruimte om een ander beleid te gaan voeren in een kolom. Volgens de heer Ruurd Koopmans is dit hele systeem van kolommen bedacht om de uitvoering, en daar zit de ruimte, zo dicht mogelijk te laten gebeuren daar waar mensen er dicht op zitten en mee werken. Er zit een gedachte, een waarde onder dit beleid. Regels zijn gemaakt om de waarde te dekken. Maar wanneer de regel verkeerd is opgeschreven, maar de waarde is wel goed, dan moet men handelen naar die waarde. Bij alles wat

8 men doet moet men bekijken en beoordelen wat is de waarde en handel ik daar naar. Loop niet slaafs achter regels aan, maar stel vragen, ga in gesprek om zo te komen tot een oplossing. Terugkomend op de vraag van de heer Kees Drabbe over hoeveel mensen dit nu allemaal weten, spreekt de voorzitter meteen de wens uit transparant te zijn. En dat kan alleen maar in een goede cultuur. De heer Ruurd Koopmans voegt daaraan toe dat wanneer blijkt dat de regels niet kloppen er een gesprek gevoerd worden en waar nodig de regels aangepast. De heer Bertus Voortman heeft nu geconstateerd dat er voldoende speelruimte is voor de kolom. Er is voldoende ruimte tussen de werkorganisatie, de vereniging en de medewerkers. En als bondsraadlid vindt hij dat het reglement niet veranderd moet worden. De voorzitter constateert dat de bondsraad besluit dat het reglement gehandhaafd blijft. Daarmee heeft de vergadering behandeld waarom zij bij elkaar zijn gekomen en dat er verder niets meer aan de orde is. De bondsraad ziet elkaar op 31 maart a.s. weer regulier. Tijdens die vergadering zal de aanstelling van de nieuwe directeur worden besproken en eveneens de notulen van de vorige vergadering. Rondvraag De heer Kjell Brandenburg wil meegeven dat wanneer er leden gevonden zijn voor de kolom, om in een gesprek met hen gelijk aan te geven wat de speelruimte is. Zij kunnen dan rechtstreeks vragen stellen. De voorzitter zegt toe dat wanneer de nieuwe kolom wordt geformeerd, hij daarbij aanwezig zal zijn om met hen alles te bespreken. De heer Erik Eilering vindt dat de bondsraad meer vooroverleg moet hebben om beter te kunnen functioneren. Informeel elkaar ergens op aan moeten kunnen spreken. Soort van dagelijks bestuur instellen, die in nauw contact staat en gaat samenwerken met het bondsbestuur. De heer Kees Drabbe geeft aan dat in het verleden dit wel geprobeerd is, maar was lastig om plaats en data te vinden. De voorzitter vindt het een hele waardevolle suggestie. Het bestuur wil heel graag vaker en directer geïnformeerd worden door de bondsraad. De algemeen directeur zegt dat het bondsbureau zo gewenst facilitaire ondersteuning kan bieden. De heer Michael de Zwart stelt voor om de data misschien voor een jaar vast te leggen. De voorzitter geeft ook nog aan dat er vacatures in de bondsraad zijn en vraagt de aanwezigen om geënthousiasmeerd te zoeken naar nieuwe leden om zo weer volledig te worden. De heer Geert Snellen is nieuwsgiering naar de invulling van bestuurslid Softbal. De voorzitter meldt dat de heer Frits Mulder op dit moment waarnemend bestuurslid softbal is. Het bestuur gaat binnenkort met de zoektocht naar een nieuw bestuurslid aan de slag. In de statuten is aangegeven dat de verenigingen ook de mogelijkheid hebben om kandidaten voor te dragen. De heer Ruurd Koopmans zegt dat suggesties vanuit de verenigingen zeer welkom zijn. De procedure is dat het bondsbestuur een kandidaat voordraagt en verenigingen tegenkandidaten kunnen aandienen. De heer Anton Kops vraag of hij nog antwoord krijgt op de vraag die hij eerder heeft gesteld. De voorzitter geeft hier negatief antwoord op. De heer Frank Mooijman is aangesproken door de voorzitter van DSS, de heer Dik Hoff. Hij zou bij het bondsbureau hebben aangegeven om vanuit cluster Haarlem interesse te hebben in een vacature lid van de Bondsraad. Hij vraagt naar de stand van zaken. De algemeen directeur geeft aan dat er contact is geweest met

9 de heer Dik Hoff. Hij heeft de procedure uitgelegd gekregen. De verenigingen krijgen een schrijven waarin gevraagd wordt om over de kandidatuur van deze kandidaat te stemmen. Zodra er stemmen zijn uitgebracht kan deze kandidaat door het bondsbestuur in de volgende vergadering van de bondsraad worden geïnstalleerd. De heer Bertus Voortman vraagt of er al voorstellen gedaan zijn voor de kolom? Het zou voor 5 februari ingevuld moeten zijn. Hoe lang is de procedure? De heer Gijs Selderijk geeft aan dat dit vandaag is besproken. Er zijn nog geen kandidaten gemeld. 10 februari a.s. staat een TBS gepland mede vanwege nieuwe kandidaten. Echter dit is niet haalbaar en hierover ontvangt men morgen bericht. Er zal een nieuw redelijke termijn gesteld worden en een nieuwe datum voor het TBS zal wordt doorgegeven. De heer Michael de Zwart hoopt dat met deze vergadering de lucht een beetje geklaard is. Men heeft zijn zegje kunnen doen. Cultuur veranderen doe je niet even, maar men kan wel zorgen voor een positieve instelling naar elkaar en naar buiten toe. De voorzitter spreekt, ook namens de collega-bestuurders, uit dat dit een waardevolle en open sfeer van vergaderen was en een voorbeeld hoe we in de toekomst verder met elkaar moeten. Om uur wordt de vergadering gesloten.