Aan de slag met Onroerend Goed Beheer instellingen

Transcriptie

1 Aan de slag met Onroerend Goed Beheer instellingen Datum: Informant Software

2 Inhoudsopgave Instellingen Onroerend Goed Beheer... 3 Regelingen vordering aanmaken... 3 Algemene instellingen van het Onroerend Goed Beheer... 4 Benoemen vorderingsoorten Benoemen provisiesoorten Afrekeningsoorten benoemen Invoeren kostensoorten "Heeft u bij het aanmaken van een nieuw bedrijf gekozen om het bedrijf te kopiëren van een ander bedrijf? Dan hoeft u de instellingen die in deze handleiding zijn beschreven alleen te controleren of aan te vullen. Met een geheel nieuw en leeg bedrijf zult u deze stappen volledig moeten doorlopen " 2

3 Instellingen Onroerend Goed Beheer Deze instellingen bepalen voor een groot deel de werking van het Onroerend Goed Beheer. Zo kunt u bijvoorbeeld de lengte van het complexnummer instellen, de (automatische) nummering van contracten door het systeem bepalen, dan wel de diverse standaard factuurlay-outs e.d. bepalen. Alvorens een nieuwe bedrijfsadministratie in te richten (een nieuw bedrijfsnummer) bepaalt u deze instellingen. De meeste instellingen kunnen ook later nog worden gewijzigd. Sommigen, zoals de lengte van het complexnummer, kunt u na het in gebruik nemen van een administratie niet meer wijzigen. Regelingen vordering aanmaken De regelingen vordering kunt u voor verschillende doelen gebruiken - aan een vordering kan een regeling worden toegekend; zo zou men bijvoorbeeld een regeling kunnen toekennen voor "Deurwaarder", "Betalingsregeling", Huurbezwaar etc. De regeling wordt getoond op diverse plaatsen waar de vorderingen op een huurder worden getoond, zoals op het tabje Vorderingen bij de huurders. Bij het afboeken van een ontvangst op een vordering met een regeling, wordt een melding gegeven dat op deze vordering een regeling van kracht is. Wanneer moet ik gebruik maken van de regelingen? U bent verplicht om minimaal één regeling vordering aan te maken omdat u bij de Algemene instellingen van het Onroerend Goed Beheer, verplicht bent om een regeling bezwaar in te vullen. U kunt namelijk bij de prijsregel van het huurcontract een bedrag aan (huur)bezwaar (in geval tegen een huurverhoging bezwaar wordt gemaakt) invullen; Informant prolongeert dan iedere maand de vorderingen en legt daarbij het bedrag aan bezwaar vast. U kunt, ook handig, een regeling bij een vordering selecteren als de vordering bij een deurwaarder loopt. Bij de aanmaningen wordt rekening gehouden met de posten, waarvoor een regeling van kracht is. In dit geval zal afhankelijk van de instelling bij de regeling - voor deze posten alleen maar de eerste aanmaningsoort (het is ook mogelijk deze vordering in het geheel niet aan te manen) worden aangemaakt. De vordering dient dan echter wel een kenmerk mee te krijgen, namelijk dat er (huur)bezwaar is aangetekend dan wel een regeling is getroffen; reden waarom u verplicht bent om minimaal één regeling aan te maken. Waar en hoe kan ik de regelingen aanmaken? Het aanmaken van de regelingen vordering dient u in het Onroerend Goed Beheer te doen. U dient, zoals gezegd, minimaal één regeling aan te maken. U kunt de regelingen aanmaken bij de menukeuze Bestand > Instellingen > Regelingen Vordering. Zoals al eerder genoemd, bent u verplicht om minimaal één regeling aan te maken. Als u hier helemaal geen gebruik van wenst te maken, kunt u ook een regeling aanmaken Geen bezwaar of Niet van toepassing. Geef een identificatie van de regeling. Geef een omschrijving van de regeling. Bijv. Deurwaarder of Betalingsregeling. 3

4 Met de rubriek Aanmanen kunt u de aanmaanstatus van een vordering beïnvloeden. Er zijn hier een drietal selectiemogelijkheden: Niet aanmanen: Als er op een vordering een regeling zit, waarbij de keuze op Niet aanmanen staat, dan wordt de vordering niet aangemaand en heeft deze vordering geen invloed op het doorschuiven van de aanmaningsoort bij de huurder. Aanmanen, soort niet doorschuiven: Als er een vordering is met een regeling waarbij deze keuze aanstaat, komt deze vordering wel op de aanmaning terecht, maar heeft deze geen invloed op het doorschuiven van een aanmaningsoort. Aanmanen, soort doorschuiven: Als er een vordering is met een regeling waarbij deze keuze aanstaat, komt deze vordering wel op de aanmaning en zorgt deze vordering er ook voor dat de aanmaningsoort bij de huurder doorschuift naar de eerst volgende aanmaningsoort. Algemene instellingen van het Onroerend Goed Beheer Wanneer moet ik de Algemene instellingen doen De Algemene instellingen van het Onroerend Goed Beheer, dient u per bedrijf in te geven. U dient hiervoor, in het gewenste bedrijf, de menukeuze Bestand > Instellingen > Algemeen aan te klikken. U komt dan in het scherm terecht, waar u de instellingen kunt gaan ingeven. Zodra u de Algemene instellingen heeft opgestart, komt u in een scherm terecht, dat is opgedeeld in een viertal tabbladen. Ieder tabblad heeft zijn eigen instellingen. In de onderstaande tekst wordt ieder veldje uitgelegd, alsmede wat de consequenties zijn van bepaalde instellingen. Tabblad Algemene gegevens Bij de rubriek Lengte complex kunt u het aantal posities van het complexnummer opgeven. Dit mag een nummer van maximaal zes posities zijn. Vult u hier 4 in, dan wordt de invoer van het cijfer 1 door het systeem veranderd in Er zal dus moeten worden bepaald, hoeveel complexen u wenst in te voeren. Ook in de toekomst, omdat, na invoer van het eerste complex, het nummer niet meer kan worden gewijzigd. Heeft men bijvoorbeeld 10 complexen en verwacht men eigenlijk geen groei meer, dan zou een complexnummer van 2 of 3 posities een goede keuze zijn. Bij een complexnummer van 6 posities, zou complexnummer 1, in het systeem complexnummer worden. Een bepaalde codering in het complexnummer, zoals bijvoorbeeld twee posities voor de regio waarin het complex zich bevindt, twee posities voor een jaartal waarin het in beheer is genomen en twee cijfers voor een volgnummer, bepaalt natuurlijk ook de vereiste lengte van het complexnummer. In de rubriek Regeling bezwaar dient u de regeling op te geven, welke bestemd is voor huurbezwaar (aangemaakt in de vorige stap). Bij een contract kan het bedrag waartegen bezwaar wordt gemaakt, worden ingevuld bij een prijsregel. Tijdens de prolongatie wordt dan de hier geselecteerde regeling toegekend aan de nieuwe vordering. Als gevolg hiervan wordt dan bij een automatische incasso het juiste bedrag geïncasseerd. Bij de vorderingen is gelijk zichtbaar, dat het om een huurbezwaar gaat en ook de aanmaningen worden juist verwerkt. 4

5 In de rubrieken Teksten huurder en Teksten eigenaar kunt u de omschrijving met betrekking tot huurder(s) en eigena(a)r(en) ingeven, zoals deze in het pakket gebruikt dient te worden. Als het om een VVE-administratie gaat, kan hier bijvoorbeeld "Lid" en "Leden" en VvE en VvE worden ingegeven. Overal waar normaal gesproken huurder(s) staat, wordt dit vervangen door de tekst welke hier staat ingevuld; hetzelfde geldt uiteraard voor eigenaar. Bij stamgegevens komt dan in het menu Leden te staan i.p.v. huurders. In het kader Automatische nummering staan de rubrieken vermeldt, welke automatisch genummerd kunnen worden. Bij huurders en contracten kunt u ook het vinkje Bedrijfsnummer aanzetten. Dan worden automatisch de eerste 3 posities van het nummer gevuld met het bedrijfsnummer. Huurder: Hiermee kunt u aangeven, of de huurders in Informant automatisch door het systeem van doorlopende volgnummers moeten worden voorzien. Indien u al een bepaald nummer m.b.t. huurders heeft, kunt u dat ook gebruiken. U moet dan het vinkje uit laten staan - er kan dan handmatig een nummer worden toegekend. In de rubriek Laatste nummer wordt het laatst gebruikte huurdernummer getoond. Deze rubriek wordt door het systeem gebruikt om, in geval van automatische huurdernummering, de nieuwe huurder van een nieuw, opvolgend nummer te voorzien. Het verwijderen van een huurder heeft geen invloed op dit nummer. De gaten in de nummering worden niet door het systeem automatisch opnieuw gebruikt, tenzij deze rubriek wordt leeggemaakt. Contracten: Hiermee kunt u aangeven, of de contracten in Informant automatisch van een doorlopend volgnummer moeten worden voorzien. Dit is erg handig bij de invoer. Heeft u nu al een contractadministratie waarin de contracten zijn voorzien van een nummer, dan is het wellicht handiger om deze nummering uit te zetten en het eigen contractnummer in te voeren. In de rubriek Laatste nummer wordt het laatst gebruikte contractnummer getoond. Deze rubriek wordt door het systeem gebruikt om, in geval van automatische contractnummering, het in te voeren contract van een nieuw nummer te voorzien. Het verwijderen van een contract, met een reeds toegekend nummer, heeft geen invloed op het toekennen van een nieuw nummer, tenzij dit het laatst toegekende nummer is. Gaten in de nummering worden niet automatisch door het systeem opnieuw gebruikt. In het kader Prolongatie staan enkele rubrieken die van belang zijn voor de werking van de prolongatie. In de rubriek Laatst geprolongeerde periode staat de laatst geprolongeerde periode. Indien u een prolongatie start, wordt de inhoud van deze rubriek als standaardwaarde ingevuld als te prolongeren periode. Deze waarde mag bij de prolongatie echter worden veranderd. De functie van deze rubriek bij de instellingen, is dus uitsluitend informatief. Het systeem houdt deze rubriek zelf bij. U kunt in Informant leegstand prolongeren. Het is daardoor mogelijk om in de exploitatieadministratie en op de uitgebreide huurafrekening bij de huuropbrengst de theoretische huuropbrengst te hebben staan (alsof alles is verhuurd) en via een aparte kostensoort de leegstand hiervan weer af te trekken. Op deze manier brengt u de leegstandsderving in de diverse overzichten tot uitdrukking. Een leegstandscontract wordt ingegeven door de rubriek met het huurdernummer bij een contract leeg te laten. Indien er een vinkje wordt gezet bij Prolongatie leegstand, dient u de rubrieken op de tabjes derving bij de complexinstellingen in te vullen, zodat het systeem weet hoe de leegstand moet worden verwerkt. Wordt het rubriekje niet gemarkeerd, dan hoeven deze rubrieken bij de complexinstellingen niet te worden 5

6 ingevuld. Let op: u kunt per complex nog bepalen of dit vinkje uit of aan moet staan. Hier geeft u alleen de standaard instelling in. In Informant is het mogelijk om een standenregister na iedere prolongatie uit te printen. Het standenregister werkt als volgt: er wordt als het ware een opname gemaakt van een prolongatie. Als er dan vervolgens de volgende maand wordt geprolongeerd, wordt er teruggekeken naar de vorige prolongatie. Op de standenlijst worden dan alleen de wijzigingen ten opzichte van de vorige maand getoond (bijvoorbeeld nieuwe contracten, contracten die zijn afgelopen of huurverhogingen). Zo heeft u tijdens uw prolongatie een extra controle op de contractmutaties. Als u de rubriek Prolongatie alleen bij eerste periode beginnen aanvinkt, wordt er voor de eerste prolongatie van een contract gekeken naar de daadwerkelijk ingevulde eerste periode. Staat dit vinkje niet aan, dan kan er ook voor gekozen worden dat het contract mee prolongeert als er een prolongatieperiode wordt ingegeven, die na de periode van de eerste prolongatie bij het contract valt. Als u met meerdere gebruikers met Informant werkt, is het handig om het vinkje Handmatige prolongatie alle gebruikers uit te zetten. Bij het verslag en het verwerken van de handmatige mutaties worden dan alleen de mutaties van de ingelogde (of geselecteerde) gebruiker verwerkt. Staat dit vinkje aan, dan worden alle handmatige mutaties verwerkt, ongeacht welke gebruiker hem heeft ingevoerd. Met de rubriek Automatisch aanpassen laatste prijs kunt u aangeven dat, op het moment dat er per kwartaal geprolongeerd wordt en het contract loopt na 1 (of 2) van de 3 maanden van het kwartaal af, Informant dan automatisch 1/3 e (of 2/3 e ) van de prijs in rekening brengt. Dit gaat automatisch als u dit vinkje aanzet. Zet u dit vinkje niet aan, dan dient u het zelf op te lossen met de prijsregels bij het contract. In de verschillende subadministraties kunt u begrotingen ingeven, per complex of per kostensoort. Meestal wordt er alleen een begroting ingegeven voor de kosten; als het voor de opbrengsten gedaan wordt, dan wordt de begroting aan het begin van het jaar vastgesteld. Er wordt dan geen rekening gehouden met contractwisselingen en indexeringen. U kunt de opbrengsten automatisch of handmatig laten begroten, en bijstellen wanneer er mutaties zijn. De begroting wordt per complex gemaakt, op basis van de kostensoorten. Om te bepalen op welke kostensoort de begroting aangemaakt moet worden, wordt er naar de complex instellingen gekeken. Eigenlijk wordt er een soort van prolongatie gedraaid, alleen dan in het begroting bestand. Om ervoor te zorgen, dat bij iedere prolongatie automatisch de opbrengstprognose wordt aangepast, dient u een vinkje te zetten in de rubriek Automatisch aanpassen opbrengst prognose. Zet u ook nog het vinkje Verwijder opbrengstregels voor aanpassing prognose aan, dan worden de oude regels die eerder zijn aangemaakt eerst verwijderd en worden de nieuwe aangemaakt. Door deze functie aan te zetten, heeft u, voor wat betreft de opbrengsten, dus altijd een sluitende begroting, gebaseerd op alle aanwezige contracten. In het kader Afrekening staan een drietal rubrieken die van belang zijn voor de diverse afrekeningen, die in Informant aanwezig zijn. Bij de rubriek verrekening serviceafrekening kunt u aangeven op welke wijze een eventuele suppletie moet worden berekend. Er zijn drie mogelijkheden: doe niks met de suppletie, maak een eenmalige suppletieboeking aan of verspreidt de voorschotverhoging door het nieuwe voorschot extra te verhogen, zodat aan het einde van het 6

7 seizoen toch het benodigde voorschot is geïncasseerd. Dit kan per huurder op de afrekening apart worden ingesteld. De rubriek hier bij de instellingen is de standaard waarde die het systeem over zal nemen bij het contract. Ook bij het aanmaken van een afrekening zal dit worden overgenomen; deze waarde kan vervolgens in de afrekening zelf nog worden gewijzigd. In de rubriek Nieuw voorschot service-afrek kunt u aangeven of het nieuw berekende voorschot afgerond moet worden op hele bedragen. Tijdens het verwerken van de service afrekening wordt bij het contract ook een nieuwe prijsregel aangemaakt (in het geval van een verandering van het voorschot). In de rubriek Toekomstige prijsregels kunt u aangeven, wat er met de toekomstige prijsregels moet gebeuren. Moeten deze worden Aangepast, of moeten deze blijven, zoals ze nu bij het contract staan (de instelling moet dan op Niet aanpassen worden gezet). Voor de Verrekening stookafrekening geldt hetzelfde als in de bovenstaande rubriek voor de serviceafrekening. Bij Standaard lay-out huurafrekening kunt u opgeven, welke lay-out er voor de variabele huurafrekening gebruikt dient te worden. Bij de eigenaar kan een aparte lay-out worden ingevuld; als daar niets wordt ingevuld, wordt de hier opgegeven lay-out gebruikt. Zo ook voor de samenvatting. Na het verwerken van de huurafrekening is het mogelijk om een factuur voor de beheerprovisie af te drukken, welke u als bijlage bij de huurafrekening kunt voegen. In de rubriek Standaard lay-out beheerprovisie kunt u de template invullen, die gebruikt moet worden voor deze factuur. Per eigenaar kunt u een afwijkende lay-out invullen, die dan voor die eigenaar gebruikt zal gaan worden. De laatste twee kaders van dit tabblad hebben betrekking op de Contracten en de Vve. Als het vinkje Overlappende contracten toegestaan aan staat, kunnen er op een bepaalde datum, twee of meerdere huurders tegelijkertijd worden ingegeven van een bepaalde unit. Is dit niet gewenst, dan moet deze rubriek niet worden gemarkeerd. In dit geval, wordt door het systeem gecontroleerd dat er op enig moment nooit twee huurders tegelijkertijd één unit kunnen huren. Door het vinkje Meerdere units per contract toegestaan aan te zetten, is het mogelijk om een contract aan te maken met meerdere units. Staat dit niet aan, dan is het gewoon niet mogelijk om één contract aan te maken voor meerdere units. Bij een contract kunt u aangeven, of het contract verhoogd moet worden en, zo ja, volgens welke methode. Heeft u gekozen voor prijsindex, dan kunt u de van toepassing zijnde indextabel invullen. In veel gevallen zal dit dezelfde tabel zijn. Om er nu voor te zorgen, dat deze rubriek standaard al wordt ingevuld, kunt u hier in de rubriek Index tabel de tabel invullen die standaard ingevuld moet worden bij een contract. Wanneer het bedrijf een Vve bedrijf betreft, kunt u hier aangeven op basis waarvan de presentielijst aangemaakt moet worden. Tabblad Financieel, afboeken en rente Op het tabblad Financieel, afboeken en rente kunt u de instellingen aanpassen, die betrekking hebben op de doorwerking in de financiële administratie. Ook kunt u hier opgeven, of de betalingen van huurders 7

8 automatisch afgeboekt mogen worden tegen vorderingen en kunt u de standaard instelling doen voor de renteberekening. Per kader zullen hier de verschillende rubrieken op dit tabblad worden beschreven. Informant maakt tijdens het verwerken van de prolongatie automatisch journaalposten aan. Eén van de rubrieken hierbij is de omschrijving van de boeking. In deze rubriek kan de samenstelling worden gekozen van de omschrijving van de boeking. Onder vermelding van de geprolongeerde periode, kan worden gekozen voor het complex/unit nummer of de zoekcode van de huurder (verkorte naam). De reden hiervoor is, dat voor de omschrijving van de boeking slechts een beperkte ruimte beschikbaar is. Tijdens het aanmaken van de prolongaties wordt de omschrijving prolongatie meegegeven aan de vorderingen, die ontstaan uit deze prolongatie. Deze omschrijving komt onder meer op de factuur, op de aanmaning en bij de vordering te staan. In deze rubriek kan de omschrijving worden gekozen, welke moet worden meegegeven aan de prolongatie. Hier zijn vier keuzemogelijkheden: 1) Het complex- en unitnummer, 2) de zoekcode van de huurder, 3) de periode met de omschrijving Prolongatie ervoor of 4) alleen de periode. Op het moment, dat er per 3 periodes geprolongeerd wordt zal er in dat geval Periode januari t/m maart 2015 staan. In Informant wordt de prolongatie standaard geboekt in de periode waarop de prolongatie betrekking heeft; als bijvoorbeeld de maand januari geprolongeerd wordt, zullen de boekingen ook plaatsvinden in de maand januari. Wellicht wenst u dat de prolongatie geboekt wordt in de periode van de factuurdatum (de factuurperiode ). Let wel op dat Informant alle prolongaties in de factuurperiode zal gaan boeken, ongeacht of het belaste of onbelaste omzet betreft. Dit doet Informant voor zowel de boekingen in de financiële administratie als voor de boekingen in de subadministratie. In de rubriek Boeken prolongatie in kunt u aangeven welke instelling u wilt gebruiken. Staat deze op Prolongatieperiode, dan wordt er geboekt in de prolongatieperiode. Kiest u voor Factuurperiode, dan wordt de hele prolongatie geboekt in de periode waarin de factuurdatum valt. U kunt deze instelling altijd nog wijzigen op het moment van verwerken van de prolongatie. Bij een boeking op een aan een subadministratie (exploitatie-, service- of stookkosten) gekoppelde grootboekrekening vraagt het systeem aanvullende gegevens, waaronder het complexnummer. Bij een complex wordt bij de complexinstellingen aangegeven, op welke grootboekrekening deze kosten en opbrengsten worden geboekt. Indien het vinkje bij Controle op rekeningnummer complex tijdens boeken aanstaat, wordt bij de invoer van het complexnummer bij een boeking gecontroleerd, of het bij dit complex ingegeven rekeningnummer overeen komt met het rekeningnummer, waarop op dit moment wordt geboekt. Dit voorkomt invoerfouten bij gebruik van een indeling van het rekeningschema met grootboekrekeningen per eigenaar of per complex. Omdat in Informant echter ook een indeling mogelijk is met bijvoorbeeld één grootboekrekening met alle exploitatiekosten van alle complexen, kan deze controle ook uit worden gezet. Als u het vinkje Vragen opdracht/klacht af te ronden aanzet, wordt er tijdens het boeken op een opdracht gevraagd of de opdracht op afgerond gezet moeten worden. Dit wordt gedaan met de huidige datum. Is de opdracht aangemaakt vanuit een klacht, wordt ook gevraagd of deze op afgerond gezet moet worden. 8

9 In het kader Rente kunt u de standaard instelling ingeven voor het berekenen (en eventueel boeken) van de (ROZ) boeterente. Als u gebruik wilt gaan maken van de mogelijkheid om rente te berekenen over de openstaande posten, kunt u Renteberekening aanvinken. Als u deze rubriek aanvinkt, kunt u ook nog de mogelijkheid Boeken rente aanzetten, alsmede met welke Rentesoort er standaard gerekend dient te worden en welke Brief er gebruikt dient te worden. Bij de contracten kan ook worden aangegeven, of er rente berekent moet worden voor het betreffende contract. Indien bij de contracten voor "Standaard" wordt gekozen, wordt de instelling, zoals deze bij de rubriek "Renteberekening" is ingegeven, overgenomen. In Informant is het mogelijk om ontvangsten in te boeken en deze nog niet toe te wijzen aan vorderingen. In onze termen noemen wij dat de nog niet afgeboekte ontvangsten. Deze kunt u altijd handmatig toewijzen aan één of meerdere vorderingen. Het kan ook zijn, dat u dit automatisch plaats wilt laten vinden, zodat u er geen omkijken naar hebt. Het inboeken van de ontvangsten vindt plaats tijdens het inboeken van de dagafschriften. Indien u de diverse werkzaamheden gescheiden uitvoert (de afdeling boekhouding boekt de afschriften en het huurbeheer vindt plaats op een andere afdeling), dan kunt u in de rubriek Afboeken tijdens muteren dagboek instellen, dat de afdeling boekhouding kan volstaan met het inboeken van een ontvangst van een bepaalde huurder, maar dat deze de ontvangsten niet afboekt op de bijbehorende vorderingen. Dit afboeken kan vervolgens later plaatsvinden door de afdeling huurbeheer. In de genoemde rubriek kan worden gekozen voor "Niet toegestaan" (het is niet mogelijk ontvangsten op vorderingen af te boeken vanuit het dagafschrift), "Toegestaan" (het afboeken van ontvangsten op vorderingen is wel toegestaan, maar niet verplicht) of "Verplicht" (iedere ontvangst moet geheel op vorderingen worden afgeboekt). De meest gebruikte instelling is "Toegestaan", ook al omdat op deze manier vooruitbetalingen beter zijn te verwerken. Bij een vooruitbetaling kan het namelijk voorkomen, dat de bijbehorende vordering nog niet is opgeboekt (nog niet is geprolongeerd). In dat geval boekt u dit bedrag nog niet af en doet u dit later (namelijk op het moment dat de vordering is aangemaakt). Indien afboeken verplicht is, moet men de ontvangst afboeken op een andere, reeds betaalde, vordering, waardoor deze credit komt te staan. Later verrekent men, bijvoorbeeld via het memoriaal, deze credit vordering met de later ontstane debet vordering. Het op een later tijdstip afboeken van deze ontvangst is eenvoudiger. Let er ook op dat alleen afgeboekte bedragen worden afgerekend met de eigenaar, omdat het systeem pas na afboeking weet, voor welke eigenaar het geld is bestemd. Een huurder kan namelijk meerdere units bij meerdere eigenaren huren. Tijdens het inboeken van de ontvangsten kan een betalingsverschil ontstaan, doordat een huurder net iets meer of minder betaalt, dan er daadwerkelijk openstaat. In de rubriek Max betalingsverschil kunt u het bedrag invullen, dat maximaal als betalingsverschil beschouwd kan worden. Stelt u dit in op 1 Euro, 9

10 dan vraagt het systeem bij een verschil tot en met 1 Euro, of het bedrag automatisch moet worden afgeboekt. Doet u dit niet, dan blijft het bedrag op de huurder openstaan. Doet u dit wel, dan wordt het bedrag geboekt op de rekening (en eventueel de kostensoort) zoals dit voor het betreffende complex is ingesteld bij de complexinstellingen. Indien dit een grootboekrekening met de subadministratie exploitatie is (die als zodanig aan het complex gekoppeld is), zal het afboekingsverschil voor rekening van de eigenaar komen; indien voor een grootboekrekening zonder subadministratie wordt gekozen, komt het verschil voor rekening van de beheerder. In Informant kunt u zelf een ontvangst toe wijzen aan een vordering. Dit dient u standaard handmatig te doen. U kunt er ook voor kiezen, om dit geheel automatisch te laten doen. Als u dan een bedrag (huurontvangst) ingeeft, wordt door het systeem gekeken of de ontvangst gelijk is aan het openstaande bedrag bij de huurder. Indien zulks het geval is, zal het systeem alle openstaande vorderingen in één keer afboeken. Als u het vinkje zet bij Automatisch afboeken ontvangsten, wordt deze mogelijkheid geactiveerd. Als u het vinkje heeft aangezet, kunt u in de onderstaande velden, bepalen hoe er automatisch afgeboekt dient te worden. [ ] Automatisch afboeken ontvangsten Als u wilt, dat, onder bepaalde omstandigheden, Informant automatisch afboekingen voor u maakt, dan kunt u deze rubriek aanvinken. Met de onderstaande keuzes kunt u bepalen, wanneer dit moet plaatsvinden. ( ) Als bedrag overeenkomt Alleen indien het bedrag van de ontvangst exact overeenkomt met het bedrag van een vordering, zal de ontvangst op deze vordering worden afgeboekt. Afboeking zal plaatsvinden op de oudste, openstaande, vordering. ( ) Als bedrag groter of gelijk Alleen als een vordering geheel kan worden voldaan met de ontvangst zal de afboeking automatisch worden gedaan. Er worden dus geen deelbetalingen automatisch geboekt. ( ) Deelbetalingen Ook als een vordering niet geheel kan worden afgeboekt, zal het beschikbare bedrag van de ontvangst worden afgeboekt op deze vordering. De volgorde waarin de bedragen op de vordering soorten binnen de vordering worden afgeboekt, kan worden ingesteld met de nieuwe knop Volgorde Afboeken. Indien alle vorderingen zijn voldaan, blijft een eventueel restant van de ontvangst als nog te boeken staan (als rood bedrag). Dit bedrag wordt dus niet middels de huurafrekening afgedragen aan de eigenaar en blijft staan tot het kan worden afgeboekt op een nieuwe vordering. Dit kan ook weer automatisch plaatsvinden, door het vinkje bij de rubriek Automatisch bij bij de Prolongatie te zetten. ( ) Volledig afboeken In dit geval wordt een eventueel Nog te boeken bedrag van de ontvangst, dat niet kan worden afgeboekt op openstaande vorderingen, op de jongste vordering geboekt, waardoor deze negatief open komt te staan. Het gevolg hiervan is dat dit restant bedrag nu wél wordt afgedragen aan de eigenaar. ( ) Automatisch afboeken vorderingen Met dit vinkje kunt u aangeven, of debet en credit vorderingen automatisch met elkaar mogen worden verrekend. ( ) Als bedrag overeenkomt Als deze rubriek is aangemerkt, dan worden debet en 10

11 credit vorderingen van huurders uitsluitend met elkaar verrekend, als de bedragen precies (tegengesteld) gelijk zijn aan elkaar. ( ) Deelverrekening In dit geval, wordt een credit nota altijd verrekend met een openstaande debetnota. Automatisch bij In deze rubriek kunt u aanvinken, op welke momenten de afboekingen geautomatiseerd mogen worden aangemaakt, op de manier zoals boven aangegeven. Indien u een vinkje plaatst bij Prolongatie, wordt na het verwerken van de prolongatie onmiddellijk gekeken of er nog af te boeken ontvangsten zijn, waarmee deze nieuwe post kan worden voldaan. In het kader Aanmaningen, kunt u een tweetal instellingen ingeven met betrekking tot de werking van de aanmaningen in Informant. Als u aanmaningen aan gaat maken, kunt u opgeven wat het minimum openstaande bedrag moet zijn, wil de huurder een aanmaning krijgen. In de rubriek Minimum bedrag aanmaningen kunt u de standaard waarde aangeven; deze zal voor u ingevuld worden, indien u het aanmaken van aanmaningen opstart. In Informant werkt u met aanmaningsoorten, voor wat betreft het aanmanen van huurders. Bij iedere vordering wordt de laatste aanmaningsoort vastlegt. Met het vinkje Schuldverversing kunt u de werking hiervan beïnvloeden. Als u dit vinkje niet aanzet, nemen alle vorderingen de aanmaningsoort aan van deze aanmaning. Dus als u bijvoorbeeld één vordering heeft, die nog nooit op een aanmaning heeft gestaan en u hebt een vordering die al in aanmaningsoort 02 zit, krijgen beide vorderingen bij de volgende keer de status 03 (sommatie). Zet u het vinkje aan, dan wordt er per vordering gekeken naar de aanmaningsoort, waarin de vordering zich bevindt. De vordering die nog nooit op een aanmaning heeft gestaan, krijgt dan de aanmaningsoort 01 (herinnering) mee en de andere vordering 03 (sommatie). Op het tabblad Vorderingen, bij de huurder, worden vorderingen getoond. In het kader Vorderingen & ontvangsten, kunt u de standaard instelling opgeven, zoals deze dienen te staan zodra u hier komt. Met Vanaf datum kunt u opgeven vanaf welke datum de (openstaande) posten getoond moeten worden. Zo kan, in geval van een aantal jaren historie, worden voorkomen dat er teveel gegevens worden getoond. De inhoud van deze rubriek wordt standaard ingevuld bij de rubriek "Vanaf datum", op het tabblad vorderingen, maar kan daarna gewoon worden veranderd, zodat bijvoorbeeld wel verder terug in de historie kan worden gekeken. Op dit tabblad is het ook mogelijk, om het vinkje afboekingen aan of uit te zetten. Door op deze plek het vinkje aan of uit te zetten, wordt de standaard instelling bepaald van hoe het vinkje moet staan. Als het vinkje aan wordt gezet, wordt het totale te vorderen bedrag getoond. Daarachter het eventueel betaalde bedrag, gevolgd door het openstaand bedrag. Op het tabblad staat ook een vinkje Alleen openstaand. Dit vinkje zorgt ervoor, dat u alleen de openstaande vorderingen en de nog af te boeken ontvangsten te zien krijg. Het vinkje hier bepaalt de standaard instelling. 11

12 Tabblad Facturen & aut. incasso Op het tabblad Facturen, Verhoging & automatische incasso, kunt u enkele instellingen doen, welke betrekking hebben op het aanmaken van (o.a.) de facturen richting uw huurders. Ook kunt u hier de omschrijving voor de incasso bepalen, die de huurders op hun afschrift krijgen te zien. In het kader Factuurteksten kunt u de standaard teksten invullen, die in uw variabele facturen dienen te komen. Als deze velden in uw factuurtemplate zijn opgenomen als invoegveld, worden deze teksten overgenomen. Bij de Standaard tekst kunt u een tekst kwijt, die altijd onder uw factuur komt te staan. Deze tekst, kunt u per bedrijfsnummer instellen. Als een huurder een factuur krijgt, welke automatisch wordt geïncasseerd, is het mogelijk om dit op de factuur te vermelden. U kunt deze tekst invullen bij Tekst automatische incasso. Als er voor een huurder, dus een factuur aangemaakt moet worden, en deze wordt ook nog eens geïncasseerd, dan zal Informant op dat moment deze tekst afdrukken (mits natuurlijk wel als invoegveld in de template ingevoerd). In het kader Standaard factuur lay-out, worden de verschillende templates geselecteerd, voor de Prolongatie, de Handmatige vordering, de Rentefactuur, en de suppletiefacturen, welke volgen uit de Verhoging, de afrekening van de Servicekosten, en uit de afrekening van de Stookkosten. Als er voor afdrukken facturen wordt gekozen, worden deze lay-outs standaard gebruikt. Het is echter wel mogelijk, bij een contract, een afwijkende lay-out op te geven. Zo kunt u dus voor een specifieke huurder, een andere factuur lay-out gebruiken. In het kader Automatisch incasso, is het mogelijk, om zelf de omschrijving van de automatische opdracht samen te stellen. Deze kan uit maximaal drie regels bestaan. In de eerste regel staat de omschrijving die bij het aanmaken van de incasso wordt ingegeven. De 1e en 2e omschrijving is zelf in te geven bij Omschrijving 1 en Omschrijving 2. Hier zijn een aantal keuze mogelijkheden. Waar echter wel 12

13 op gelet dient te worden, is dat het telebanking programma deze omschrijving aankan. Worden beide op NVT gezet, dan bestaat de omschrijving uit Complexnummer + unitnummer + huurdernummer In het kader Puntentelling, is maar één rubriek aanwezig: Verouderingsaftrek over verbetering. Hiermee kunt u aangeven of de verouderingsaftrek ook over de verbeteringen plaats moet vinden, bij de puntentelling. Overigens is de verouderingsaftrek in de woningwaardering sedert een aantal jaren afgeschaft. Tabblad Technisch beheer U kunt in Informant een Meerjarenbegroting ingeven. Op basis van deze meerjarenbegroting kunt u automatische reserveringen doen, zodat het geld op het benodigde moment beschikbaar is. Hier kan Informant de automatisch boekingen voor doen. Om te zorgen dat de boeking automatisch gemaakt kan worden, dient u in de rubriek Dagboek reserveringen aan te geven in welk dagboek er geboekt moet worden. Dit moet een dagboek zijn van het soort memoriaal. In het kader opdrachten zijn een aantal instellingen te doen waar standaard naar gekeken wordt bij het aanmaken van opdrachten. De vinkjes in dit kader spreken voor zich en zijn naar eigen wens aan of uit te zetten. Tenslotte kunt u op dit tabblad aangeven welke templates er gebruikt moeten worden bij het verzenden van de opdrachten. Zowel de template voor de uitvoerder als de aanmelder. Ook de nummering van opdrachten, klachten en OH projecten is hier in te stellen. Met behulp van de knoppen kunt u instellen met welk nummer Informant aan het begin van een boekjaar moet starten met de nummering. Dit kunt u per jaar instellen en eventueel ook een aantal jaar vooruit. Standaard zal informant elk boekjaar starten met het nummer

14 Benoemen vorderingsoorten Met behulp van de vorderingsoorten kunt u een vordering op een huurder splitsen in bijvoorbeeld Huur, Servicebijdrage en nog andere componenten. Ook de opbrengsten kunt u in Informant boeken op basis van een vorderingsoort. Wanneer moet ik gebruik maken van de vorderingsoorten? Het aanmaken van de vorderingsoorten is verplicht, maar Informant heeft zelf al een aantal vaste vorderingsoorten, welke u niet kunt wijzigen. Mocht u nog vorderingsoorten missen die u wel wilt gebruiken kunt u zelf ook variabele vorderingsoorten aanmaken. Waar en hoe maak ik de vorderingsoorten aan? Het aanmaken van de vorderingsoorten kunt u doen in het Onroerend Goed Beheer van het betreffende bedrijfsnummer bij de hiernaast weergegeven menukeuze. Voordat u gaat beginnen met het benoemen van de vorderingsoorten moet u zich goed gaan afvragen: wat breng ik mijn huurders nu eigenlijk allemaal in rekening? Pas als u hier een helder beeld van heeft, kunt u beginnen met het benoemen van de vorderingsoorten. Let er ook op dat u later bij de complexinstellingen per vorderingsoort een opbrengstrekening dient te selecteren. Op het tabblad Vaste vorderingssoorten, kunt u de omschrijving van de vaste vorderingsoorten aanpassen. U kunt zelf geen vaste vorderingsoorten aanmaken. Deze zijn door Informant aangemaakt, omdat ze bijzonder zijn. Er zit een bewerking achter, zoals bij vorderingsoort 1 (Huur), de standaard manier van verhogen. Bij de vaste vorderingssoorten is het mogelijk om een andere omschrijving mee te geven in Informant. Achter de vaste vorderingssoorten is dat mogelijk door een andere omschrijving in te vullen. Een voorbeeld hierbij is vorderingssoort 1, huur. Deze kan bijvoorbeeld, in VVE-bijdrage worden veranderd. In Informant zullen enkele menu keuzen en rubrieken deze omschrijving aannemen i.p.v. "huur". Op het tabblad Variabele vorderingssoorten, kunt u zelf de vorderingsoorten 11 tot en met 19 benoemen. De programmatuur zal nimmer bedragen bij contracten in deze vorderingsoorten wijzigen. Deze kunnen dus voor alle doeleinden worden gebruikt. 14

15 Bij de Extra omschrijving, kunt u een uitgebreidere omschrijving invullen, welke gebruikt kan worden in de diverse templates. Op deze manier is het mogelijk om een langere omschrijving op bijvoorbeeld de factuur te vermelden. Benoemen provisiesoorten Met een provisiesoort kunt u bepalen, hoe de berekening van de provisie plaats dient te gaan vinden. Een provisiesoort bepaalt dus het bedrag wat de eigenaar aan u moet betalen voor het verzorgen van het beheer van zijn onroerend goed. Wanneer moet ik gebruik maken van de provisiesoorten? Op het moment, dat u huurafrekeningen aanmaakt voor externe eigenaren en u over de ontvangen of gefactureerde huur provisie ontvangt, dan bent u verplicht om met de provisiesoorten te werken. Werkt u niet met huurafrekeningen, dan hoeft u geen provisiesoorten aan te maken. U kunt hier de verschillende berekening- en omschrijvingsoorten benoemen voor de provisie die u voor het beheer aan eigenaren doorberekent. Later, bij de complexinstellingen, kunt u per complex aangeven, welke provisiesoort moet worden gehanteerd. Iedere provisiesoort kent zijn eigen omschrijving op de afrekening en zijn eigen berekening. U kunt kiezen voor een vast bedrag (per unit of per complex), een percentage over de ontvangen of over de geprolongeerde opbrengst of een combinatie van de beide berekeningswijzen. Per vorderingsoort kunt u aangeven of er over de opbrengst hiervan provisie mag worden berekend. Op de huurafrekening komen de vorderingsoorten, waarover geen provisie wordt berekend, in de kolom diversen, eventueel onder vermelding van deze vorderingsoort. Waar en hoe voer ik de provisiesoorten in? Het aanmaken van de Provisiesoorten kunt u doen in het Onroerend Goed Beheer van het betreffende bedrijf. U dient voor het aanmaken naar Bestand > Instellingen > Provisiesoorten te gaan. Als u deze menukeuze heeft opgestart, komt u in het scherm waar u de verschillende provisiesoorten aan kunt maken. Als eerste dient u de Provisiesoort in te geven. Dit nummer is de identificatie van de provisiesoort, waarmee u deze selecteert bij de complexinstellingen. U kunt deze gewoon opvolgend nummeren, of u kunt ervoor kiezen om bijvoorbeeld het percentage in het nummer te verwerken. Let wel op, dat het nummer maar 2 posities heeft. Als u dus de percentages 4, 4.5, 5 en 5.5 heeft, kunt u dit aanmaken als 40, 45, 50 en 55. Dit systeem gaat niet meer op als u bijvoorbeeld ook 4.25, of 10 heeft. Bij de Omschrijving, kunt u de provisiesoort nader (kort) omschrijven. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Beheerprovisie 4.5%. Bij de BTW code kunt u de BTW code invullen, welke van toepassing is op het bedrag aan provisie. Dit zal in de meeste gevallen de BTW code verkoop hoog VH) zijn. In het kader Percentage, kunt u de instelling opgeven, voor het berekenen van de provisie, op basis van een percentage. Achter Percentage kunt u het te hanteren percentage invullen. Bij de rubriek Berekening, kunt u de manier van berekening van het bedrag aan provisie bepalen. In deze rubriek kunt u aangeven of de berekening van het percentage moet plaatsvinden over het gefactureerde of over het ontvangen bedrag. 15

16 Met het vinkje Excl. BTW kunt u instellen of de provisie over de bedragen exclusief de BTW berekend moet worden. Vervolgens wilt u op de afrekening ook duidelijk maken, wat het bedrag is. In de rubriek Tekst afrekening kunt u de omschrijving invullen, die voor het provisie bedrag dient te komen staan. Naast of in plaats van de berekening van de provisie op basis van een percentage, is het ook mogelijk om een vast provisiebedrag in rekening te brengen bij uw opdrachtgever. In het kader Vast bedrag kunt u opgeven, of er een vast bedrag berekend dient te worden, en hoe dit bedrag dan tot stand dient te komen. Als er gekozen is voor N.V.T., dan wordt er geen vast bedrag in rekening gebracht voor deze provisiesoort. Als er is gekozen voor Per complex, dan kan er een vast bedrag worden ingevuld; is er gekozen voor Totaal units, dan wordt er een totaal telling gemaakt van de provisie, die bij de units van het betreffende complex is ingevuld. Hiervoor wordt er gekeken naar de rubriek Provisie bij deze units. In de rubriek Tekst afrekening kunt u de omschrijving invullen, die voor het provisie bedrag op de huurafrekening dient komen te staan. In het kader Meenemen in provisieberekening kunt u aangeven, indien er sprake is van een percentage, over welke vorderingsoorten provisie berekend dient te worden. Vorderingsoorten waarover geen provisie moet worden berekend, worden op de afrekening met de eigenaren apart in de kolom diversen vermeld, eventueel met de omschrijving van de vorderingsoort. Aandachtspunten aanmaken provisiesoorten Als u alleen een vast bedrag in rekening wil brengen op de huurafrekening, dan dient u geen percentage in te vullen. Voert u de gehele administratie voor een eigenaar, en u wilt de provisie als kosten inboeken, dan is dit mogelijk. U maakt dan gewoon een provisiesoort aan, en u vult deze dan later in bij de complex instellingen. U kunt daar dan aangeven, dat de berekende provisie geen opbrengsten zijn, maar kosten. Informant zal de bedragen dan als kosten inboeken. Indien over leegstand provisie mag worden berekend, dan dient daarvoor een aparte provisiesoort te worden aangemaakt op dezelfde wijze als hierboven is omschreven. Deze kan vervolgens bij de complexinstellingen worden opgegeven. 16

17 Afrekeningsoorten benoemen Het is mogelijk om meerdere soorten serviceafrekeningen in één jaar voor één complex te doen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk, om een afrekening te maken van de energiekosten en daarnaast nog een afrekening van de overige servicekosten. Wanneer moet ik een afrekeningsoort gebruiken? Als u kostensoorten in de subadministratie servicekosten wil gaan gebruiken, dan bent u verplicht om minimaal één afrekeningsoort aan te maken. Bij een kostensoort bent u namelijk verplicht op te geven, voor welke afrekeningsoort de kosten of voorschoten bestemd zijn. Dus als u met een afrekening richting uw huurders gaat werken, bent u eigenlijk verplicht om te werken met de servicekosten-subadministratie en dus ook met de kostensoorten en de afrekeningsoorten. Waar en hoe voer ik de afrekeningsoorten in? Het aanmaken van de afrekeningsoorten, kunt u doen in het Onroerend Goed Beheer, bij de menukeuze Service > Afrekeningsoorten. Voor het invoeren zijn er een paar rubrieken van belang. Als eerste, de Afrekeningsoort. Dit is de identificatie van de afrekeningsoort. Bij Omschrijving kunt u de omschrijving van de afrekeningsoort invoeren. Als u er ook nog eventuele Opmerkingen bij wilt hebben staan, dan kunt u dat bij opmerking van de betreffende afrekeningsoort invullen. In de rubriek Vorderingsoort voorschot, dient u de vorderingsoort te selecteren, waarop de voorschotten voor de betreffende afrekening zijn geboekt. Op deze plek kunnen dus ook variabele vorderingsoorten geselecteerd worden, waardoor het mogelijk is geworden om verschillende voorschotten bij huurders in rekening te brengen en deze af te rekenen middels aparte afrekeningen. Zo kunt u bijvoorbeeld een waterafrekening aanmaken, separaat van de reguliere serviceafrekening. Invoeren kostensoorten Een kostensoort is eigenlijk een soort kostendrager. Met een kostensoort kunt u uw eigen Exploitatie-, Service- of Stookkosten overzicht per complex creëren. Voor de exploitatiekosten kunt u dit zien als een resultatenrekening per complex. De kostensoorten van de service subadministratie, zorgen ervoor dat u duidelijk inzicht gaat krijgen, in uw service kosten en voorschotten op een bepaald complex. Op het moment, dat u de service afrekening voor een complex draait, wordt dit overzicht in het theoretische geval op nul gesteld, omdat kosten, voorschotten en het saldo van de afrekening gelijk zullen zijn aan 0. Hetzelfde geldt voor de stooksubadministratie. Nog één heel belangrijk punt waar de kostensoorten voor zorgen, is de huurafrekening naar eigenaren. De kosten en opbrengsten, die op een kostensoort zijn geboekt zullen (indien correct ingesteld) worden afgedragen aan de eigenaar. Later zullen we veel dieper ingaan op de werking van de kostensoorten en de afrekening. Wanneer moet ik de kostensoorten gebruiken? Het gebruik van kostensoorten is in essentie niet verplicht, behalve als u met de huur- en serviceafrekeningen wilt gaan werken. Hiervoor is het noodzakelijk om de boekingen in een subadministratie te boeken, omdat anders de kosten per complex niet te achterhalen zijn. Het gebruik van kostensoorten zorgt er tevens voor, dat u overzicht en inzicht krijgt in de kosten en opbrengsten per complex. Waar en hoe voer ik de kostensoorten in? 17

18 Het aanmaken van de kostensoorten, dient u voor iedere subadministratie afzonderlijk te doen. U vindt het aanmaken van de kostensoorten, in het Onroerend Goed Beheer. Voor de subadministratie Exploitatie, kunt u ze aanmaken onder het menu Exploitatie. Voor de subadministratie, Service onder het menu Service. Tevens voor de Stook, onder met menu Stook. Onder iedere drie menu keuzes, staat de keuze voor Kostensoorten. Het invoeren van de kostensoorten, gaat voor alle de drie subadministraties op dezelfde wijze. Daarom wordt het invoeren hiervan, in één keer beschreven. Een Kostensoort wordt in Informant, geïdentificeerd met een getal van vier cijfers. Het indelen van de kostensoort, kunt u doen, op de manier van een rekeningschema. Bij Niveau kunt u, net als in het rekeningschema, subtotalen tot 3 niveaus diep benoemen, voor de kostensoorten. Een kostensoort, van niveau 4 is een normale kostensoort waarop u kunt boeken. Een kostensoort van het niveau 3, geeft een totaal van alle kostensoorten, sinds de vorige kostensoort van Verder kan er op ieder niveau een verdeelsleutel met betrekking tot de serviceafrekening worden ingegeven. Op het moment, dat er een verdeelsleutel wordt ingegeven op niveau 3, geldt deze verdeelsleutel voor alle kostensoorten tot de vorige kostensoort van niveau 3. Wel kan een afwijkende verdeelsleutel op niveau 4 worden ingegeven, waardoor de verdeelsleutel zoals ingegeven op niveau 3 niet van toepassing is op de betreffende kostensoort. In het kader Afrekening kunt u aangeven, op welke wijze er in Informant moet worden omgegaan met deze kostensoort. Zo kunt u bij de complexinstellingen (bij de opbrengstkostensoorten van de vorderingsoorten) alleen kostensoorten selecteren, waarvan de rubriek voorschotten (of opbrengsten bij de exploitatie) is gemarkeerd. Op de afrekening service-kosten worden bij de verzameling van de geboekte kosten in een jaar alleen rekeningen meegenomen, waarbij de rubriek Kosten is gemarkeerd. In de rubriek Afrekeningsoort, alleen zichtbaar bij de kostensoorten van de service subadministratie, kunt u voor de betreffende kostensoort aangeven, met welke afrekeningsoort de boekingen op de betreffende kostensoort afgerekend dienen te worden. Zo is het dus mogelijk om meerdere afrekeningen aan te maken voor één complex. Hierbij is bijvoorbeeld te denken aan een aparte energieafrekening. Bij de kostensoorten, die betrekking hebben op energieverbruik dient dan de afrekeningsoort geselecteerd te worden, die hoort bij de energieafrekening. Door het vinkje bij Verdichten op gespecificeerde afrekening aan te zetten, kunt u aangeven dat op het overzicht afrekening alleen de totale kosten afdrukt moeten worden. Dit gaat dus om het overzicht afrekening (onder het kopje overzichten), niet om de afrekening zelf! In het kader Opdracht administratie kunt u aangeven, of boekingen op de betreffende kostensoort op technische opdrachten moeten worden verantwoord. Voor deze kostensoorten kan bij het inboeken van kosten een opdracht worden geselecteerd. Boekingen op deze kostensoort worden dan niet alleen op deze kostensoort verantwoord, maar ook op 18

19 een opdracht. Zo kan per opdracht ook een kostenbewaking worden gevoerd. U kunt per kostensoorten kiezen voor: NVT: Bij het inboeken van kosten bestaat niet de mogelijkheid om een opdrachtnummer in te vullen. Niet Verplicht: Bij een boeking op deze kostensoort kan wel een opdrachtnummer worden ingevuld, maar is dit niet verplicht. Verplicht: Bij een boeking op deze kostensoort is het invullen van een opdrachtnummer verplicht. Deze optie kan worden gebruikt, indien men wenst dat voor alle onderhoudskosten een opdracht wordt verstrekt. Het laatste kader, waar bij een kostensoort gegevens ingevuld kunnen worden, zijn de BTW instellingen. Dit kader werkt hetzelfde als de BTW instellingen bij een grootboekrekening, doch gelden nu uiteraard alleen bij een boeking op een kostensoort. Als hier een BTW boeking is Toegestaan, dan kunt u een BTW code invoeren en kunt u aangeven, hoe de BTW berekend moet worden. Later, in het hoofdstuk Aan de slag met de BTW, wordt deze instelling uitgebreider omschreven. 19

20 Enkele voorbeelden van kostensoorten Exploitatie Service Stook Kostensoort Afrek. Kostensoort Afrek. Kostensoort Afrek Te vorderen BTW Nvt 1700 Te vorderen BTW Nvt 1700 Te vorderen BTW Nvt 1710 Af te dragen BTW Nvt 1710 Af te dragen Nvt 1710 Af te Nvt BTW dragen BTW 2000 Doorbelasting Opbr Voorschot Voorschot 2000 Voorschot Voorschot huurder onbelast onbelast 2010 Door te belasten Kosten 2100 Voorschot belast Voorschot 2100 Voorschot Voorschot belast 2900 Afrek vorig Nvt seizoen 4000 Dagelijkse kosten Kosten 4000 Schoonmaak Kosten portiek 4100 Onderhoud CV Kosten 4010 Glasbewassing Kosten 4110 Onderhoud Lift Kosten 4100 Elektra Kosten 4200 Schilderwerk Kosten 4110 Water Kosten 4210 Dak/goten Kosten 4120 Gas Kosten 4900 Kosten 4200 Tuinonderhoud Kosten Betalingsverschillen 8000 Huur onbelast Opbr Onderhoud lift Kosten 8010 Opbrengst diverse Opbr Klein onderhoud Kosten onbelast SV 8100 Huur belast Opbr Opbrengst diverse belast Opbr Derving Opbr Afrekening Nvt 9400 Afrekening Nvt huurders huurder 9500 Afrekening Nvt 9500 Afrekening Nvt 9500 Afrekening Nvt eigenaar eigenaar eigenaar De BTW kan middels de kostensoorten 1700 en 1710 in de subadministratie worden geboekt, waardoor de eigenaar (door middel van de huurafrekening) inzicht krijgt in de BTW. Als u eigen beheer heeft, of de BTW niet verantwoordt wil zien op een complex, maar direct op de balans, dan kunt u deze twee kostensoorten buiten beschouwing laten. 20