Aan de slag met. Versie Datum: Informant Software BV Telefoon:

Transcriptie

1 Aan de slag met Versie 7.44 Datum:

2 Inhoudsopgave Waar is deze handleiding voor bedoeld?...3 Welke onderwerpen zijn er nieuw in 7.44?...3 Inlezen inkoopfacturen...4 Wissen inkomensindicatie...7 Verkoopinformatie...8 Afdrukken verkoopinformatie...8 Voorkeurgrootboekrekeningen bij relaties...9 Voorkeurinstellingen bij het boeken van inkoopfacturen Voorkeurinstellingen bij het inlezen van MT940 bestand Blokkeren dagboek voor handmatig boeken Uitbreiding variabele huurafrekening Diverse punten Importeren WOZ waarden Importeren verkoopfacturen Verwijderen incasso Internet Portaal Inkoopfacturen De balans, resultatenrekening, begroting vs realisatie Door u goed te keuren facturen Wachtwoord vergeten Openstaande vorderingen, Opbrengsten & Expiratie en Afdrukken huurafrekeningen Leveranciersoorten Documenten kader op verschillende detail pagina s Wijziging in de documenten pagina s

3 Waar is deze handleiding voor bedoeld? In deze handleiding zijn de belangrijkste punten van de nieuwe Informant versie 7.44 te vinden. Van deze punten staat kort beschreven hoe deze te gebruiken en wordt er eventueel doorverwezen naar een uitgebreidere handleiding van deze punten. Welke onderwerpen zijn er nieuw in 7.44? In deze versie handleiding worden de volgende punten beschreven: Inlezen inkoopfacturen PDF. Verwijderen inkomensindicaties Verkoop gegevens bij units / complex tabblad waarde en waarde regels Voorkeur grootboekrekeningen / kostensoort / kostenplaats bij de relatie (zowel voor inkoopfacturen als voor inlezen MT 940) Het is mogelijk om het complex bij de factuur zelf in te voeren Dagboek blokkade in te stellen voor handmatig boeken Op de variabele huurafrekening de kosten en BTW achter elkaar kunnen zetten i.p.v. aparte regels. Import WOZ waarde doormiddel van een CSV bestand te maken. Het importeren van verkoopfacturen: gegevens bestemd voor de subadministratie kunnen nu ook geïmporteerd worden Het verwijderen van een incasso-advies is nu ook mogelijk voor uitsluitend de eerste respectievelijk de doorlopende incasso s IIP: vanuit de optie Documentpagina volgt eerst een tussenpagina, waar de te tonen documentsoort gekozen moet worden. Hierdoor is het eenvoudiger documenten te verwijderen van het portaal en wordt het laden van de documenten sneller IIP: Per portaal is het instelbaar welke documentsoorten er op het portaal te zien zijn. IIP: Er zijn 2 nieuwe overzichten op het portaal te plaatsten namelijk: Display inkoopfacturen per complex of per administratie. Tevens kunt u vanuit de balans, resultatenrekening, begroting vs realisatie doorklikken naar de onderliggende facturen (dit allemaal voor zover de facturen ingelezen zijn via Informant) IIP: het is vanaf deze versie mogelijk facturen via het portaal te autoriseren door de IIP gebruiker in het autorisatieschema op te nemen. IIP: bij de verwerkte huurafrekeningen, overzicht opbrengst en expiratie en het overzicht openstaande vorderingen kunt u kiezen voor overzichten per complex óf per eigenaar IIP: de gegevens van voorkeurleveranciers worden zichtpaar op het huurder- en eigenarenportaal (of beide, indien gewenst). 3

4 Inlezen inkoopfacturen Vanaf deze versie is het mogelijk om inkoopfacturen die als een pdf gescand of opgeslagen zijn, in een vooraf gedefinieerde netwerkmap, te importeren. Vervolgens kan er op basis van een zelf in te geven autorisatieschema bepaald worden welke medewerker wat mag doen met betreffende facturen. Zo kunt u het coderen van de factuur, het ingeven van de boekregels, het verwerken van de facturen in het inkoopboek en het vrijgeven van de factuur voor betalen toewijzen aan verschillende medewerkers binnen de organisatie. Voor het goedkeuren van de betaling van de factuur kunt u indien u over onze module Informant Internet Portaal beschikt ook iemand buiten de organisatie benoemen. Bijvoorbeeld het bestuur van een VVE. Via het portaal kunnen zij dan een factuur vrijgeven voor betalen. Onderstaand een aantal schermafdrukken ter illustratie. Een aparte handleiding met betrekking tot deze functionaliteit treft u aan op onze website onder het kopje downloads op het besloten klantengedeelte. Ingeven van autorisatieschema. 4

5 Importeren van de PDF facturen. Postbus facturen. Elke medewerker betrokken in het autorisatieschema vindt hier de facturen terug waar hij/ zij iets mee moet doen. 1 factuur in de postbus van de medewerker. Met een dubbelklik kom je in de ingelezen factuur uit. 5

6 Factuur gelijk in beeld tijdens invoer factuurgegevens, invoer boekregels, vrijgeven factuur voor betalen. Ingeven factuurgegevens. Ingeven boekregels. Autoriseren, hiermee wordt de factuur doorgezet naar de volgende medewerker in het autorisatieschema. 6

7 Wissen inkomensindicatie Het is nu mogelijk de inkomensindicaties van voorgaande verhogingsjaren te wissen teneinde de inkomensindicaties opnieuw te kunnen importeren. Betreffende functionaliteit vindt u terug in Onroerend Goed Beheer onder onderstaande menukeuze. U komt vervolgens in onderstaand scherm uit. Bedrijven selecteren. Klik op start om het wissen te starten. Onderstaande melding volgt nadat u op start heeft geklikt. Indien u de gegevens wilt wissen klikt u op ja. Het jaar dat wordt vermeld haalt Informant uit de systeemdatum van uw PC. 7

8 Verkoopinformatie Vanaf versie 7.44 kunt u informatie aangaande de verkoop van onroerend goed kwijt in Informant. Onderstaand treft u aan hoe u deze informatie kunt invoeren. Aanmaken verkoopstatus Voordat u de verkoopinformatie correct kunt invoeren is het noodzakelijk om de tabel voor de verkoopstatus te vullen. Dit kunt u doen door vanuit de manager naar Stamgegevens > OGB > Status verkoop te gaan. Vul een cijfer in en druk op enter om de omschrijving van de status in te voeren. Invoeren bij complex of unit. Hiervoor gaat u naar de stamgegevens van het complex zoals hieronder afgebeeld. Of gebruik de snel toets voor Complex als u met het sneltoetsenscherm werkt. Vanuit het complex kunt u door naar de unit als u daar de verkoopgegevens wilt vastleggen. Hier kunt u de gerealiseerde verkoopsom invoeren De stand van zaken in het verkoopproces (bijv. opdracht verstrekt aan makelaar) De datum waarop de koopovereenkomst getekend is De datum van notariële overdracht Afdrukken verkoopinformatie Het is mogelijk om de verkoop-informatie af te drukken. Dat doet u op basis van een template (van het soort 017). Hierin zijn met betrekking tot de verkoopinformatie als hierboven omschreven - velden opgenomen voor zowel het complex als de unit. Ook voor de module IDBC hebben we velden met betrekking tot de verkoopinformatie ter beschikking gesteld. 8

9 Voorkeurgrootboekrekeningen bij relaties Vanaf deze versie is het mogelijk om een voorkeurgrootboekrekening, kostensoort of kostenplaats in te voeren bij een relatie. Waar u deze gegevens kunt invoeren staat hieronder beschreven. Invoeren van voorkeurinstellingen Wilt u een voorkeurgrootboekrekening, kostensoort of kostenplaats invoeren bij de relatie, dan doet u dat via F12 of via onderstaande menu keuze. (we hebben nu een centrale relatie als voorbeeld genomen omdat dat het meeste voor zal komen; voor bedrijfsrelaties geldt echter exact dezelfde procedure) Geef hier de voorkeurgrootboekrekening in Als de eerder ingegeven grootboekrekening een subadministratie Kostenplaatsen heeft, vult u hier de kostenplaats in Als de grootboekrekening een subadministratie Exploitatiekosten, Servicekosten of Stookkosten heeft, vult u hier de kostensoort in Bij een centrale relatie zult u de gegevens zelf moeten typen, bij een bedrijfsrelatie kunt u deze selecteren doormiddel van het vergrootglaasje. 9

10 Voorkeurinstellingen bij het boeken van inkoopfacturen Vanaf versie 7.44 kunt u inkoopfacturen op 2 manieren invoeren in Informant, namelijk door de facturen met de hand in te boeken, dan wel deze in te lezen. In beide gevallen worden de bij de relatie ingegeven voorkeurinstellingen in de boeking overgenomen. Ook wanneer u een complex invult bij de inkoopfactuur zal deze gebruikt worden voor elke boekregel. Uiteraard zijn de boekregels nog aan te passen indien de voorkeurinstellingen onverhoopt niet van toepassing zijn. Hoe de boekregels te wijzigen als de factuur is ingelezen, leest u ook in de specifieke handleiding: Aan de slag met het inlezen van inkoopfacturen. Voorkeurinstellingen bij het inlezen van MT940 bestand Ook indien u bankafschriften geautomatiseerd verwerkt (MT940 inlezen), worden de voorkeurinstellingen bij de relatie overgenomen en wel conform het onderstaande schema: 1. Allereerst wordt bij iedere mutatie in het afschrift gekeken of er een relatie bij gevonden kan worden; 2. Indien een relatie gevonden wordt, wordt gekeken of er een openstaande huurfactuur aanwezig is; 3. Is er geen openstaande huurfactuur, dan wordt gekeken naar een openstaande inkoopfactuur; 4. Is ook deze er niet, dan wordt gekeken naar de voorkeursinstellingen bij de relatie; 5. Als laatste wordt gekeken naar de omschrijving van de mutatie: in de Financiële administratie kan bij een specifieke omschrijving een grootboekrekening worden opgegeven. 10

11 Blokkeren dagboek voor handmatig boeken Het is nu mogelijk om een dagboek te blokkeren voor handmatig boeken. Het is aan te raden deze functionaliteit te gebruiken bij o.a. de dagboeken prolongatie en huurafrekening. De boekingen die in deze dagboeken worden gedaan hebben namelijk hun oorsprong in de module Onroerend Goed Beheer. Wij geven altijd met klem aan dat er in deze dagboeken niet handmatig geboekt of gewijzigd mag worden omdat de boeking dan niet meer correspondeert met de boekingsverslagen in de module Onroerend Goed Beheer. Daarnaast kunt u betreffende functionaliteit ook gebruiken indien u bijvoorbeeld overstapt naar een andere bank. U maakt dan een nieuw dagboek bank aan en kunt bij het oude dagboek het vinkje aanzetten. Op die manier kunt u niet per abuis in het verkeerde dagboek boeken. Om een dagboek te blokkeren gaat u naar de module Financieel > stamgegevens > dagboeken. Hier selecteert u een dagboek. Vinkje aanzetten om te blokkeren. 11

12 Uitbreiding variabele huurafrekening In de huurafrekening stonden de kostenboekingen en de BTW boekingen altijd onder elkaar, waardoor het niet altijd even duidelijk was welke BTW boeking bij welke kostenboeking hoorde. Om dit te verbeteren hebben we het in de nieuwe versie mogelijk gemaakt om de BTW boeking naast de kostenboeking te zetten in de variabele huurafrekening. Hiertoe zijn er voor de templatesoort huurafrekening (soort 016) een aantal velden toegevoegd. Om hiermee aan de slag te kunnen dient er in de algemene instellingen van het Onroerend Goed Beheer een instelling goed gezet te worden (Onroerend Goed Beheer/ bestand/ instellingen/ algemeen). Vinkje aanzetten. Daarna volgt er de vraag of de benodigde BTW velden aan de template zijn toegevoegd. Na het zetten van het vinkje dient de huurafrekening template dus te worden aangepast. Voor een juiste werking van de template dienen er nieuwe velden te worden toegevoegd aan uw huurafrekening template(s). Deze instelling wordt standaard overgenomen bij het afdrukken van de variabele huurafrekening, maar kan daar altijd aan of uit gezet worden. 12

13 Onderstaand een opsomming van de toegevoegde samenvoegvelden. Daarnaast zal er tijdens de update een nieuwe voorbeeldtemplate genaamd VB_HUURAFRK_BTW met daarin opgenomen de juiste velden worden toegevoegd. In de secties Exploitatie, Service en Stook zijn de volgende velden toegevoegd; Veld Toelichting H_BEDRAG_EXCL_BTW Het bedrag van de kostenboeking exclusief BTW H_BEDRAG_INCL_BTW Het bedrag van de kostenboeking inclusief BTW H_BTW_NIETVERREKENBAAR_H De niet verrekenbare BTW H_BTW_VERREKENBAAR_H De verrekenbare BTW H_BTW_TOTAAL Het totaal van de verrekenbare en niet verrekenbare BTW H_BTW_VERREK_H Het met de eigenaar te verrekenen BTW bedrag H_BEDRAG_INCL_BTW_VERREK_H Het met de eigenaar te verrekenen bedrag inclusief BTW Daarnaast zijn er in de sectie complex velden toegevoegd om e.e.a. te kunnen totaliseren in de afrekening. Daarbij gaat het om onderstaande velden; Veld Toelichting KOSTEN_BTW_NIET_VR_EXPLOITATIE Totaal niet verrekenbare BTW kostenboekingen exploitatie KOSTEN_BTW_NIET_VR_SERVICE Totaal niet verrekenbare BTW kostenboekingen service KOSTEN_BTW_NIET_VR_STOOK Totaal niet verrekenbare BTW kostenboekingen stook KOSTEN_BTW_TOTAAL_EXPLOITATIE Totaal BTW kostenboekingen exploitatie KOSTEN_BTW_TOTAAL_SERVICE Totaal BTW kostenboekingen service KOSTEN_BTW_TOTAAL_STOOK Totaal BTW kostenboekingen stook KOSTEN_BTW_VR_EXPLOITATIE Totaal verrekenbare BTW kostenboekingen exploitatie KOSTEN_BTW_VR_SERVICE Totaal verrekenbare BTW kostenboekingen service KOSTEN_BTW_VR_STOOK Totaal verrekenbare BTW kostenboekingen stook KOSTEN_EXCL_BTW_EXPLOITATIE Totaalbedrag kostenboekingen exploitatie excl. BTW KOSTEN_EXCL_BTW_SERVICE Totaalbedrag kostenboekingen service excl. BTW KOSTEN_EXCL_BTW_STOOK Totaalbedrag kostenboekingen stook excl. BTW KOSTEN_INCL_BTW_EXPLOITATIE Totaalbedrag kostenboekingen exploitatie incl. BTW KOSTEN_INCL_BTW_SERVICE Totaalbedrag kostenboekingen service incl. BTW KOSTEN_INCL_BTW_STOOK Totaalbedrag kostenboekingen stook incl. BTW 13

14 Diverse punten In dit hoofdstuk worden er nog een aantal punten besproken welke apart zijn beschreven of weinig tot geen omschrijving nodig hebben. Importeren WOZ waarden Vanaf deze versie is het mogelijk de WOZ waarden in Informant te importeren. Een aparte handleiding met betrekking tot deze functionaliteit (Aan de slag met de WOZ import) treft u aan op onze website onder het kopje downloads op het besloten klantengedeelte. Importeren verkoopfacturen Het importbestand is uitgebreid met een aantal velden die betrekking hebben op de in Informant gebruikte sub-administraties (kostenplaatsen, exploitatie, servicekosten, stookkosten, projecten). Onderstaand treft u de bestandsbeschrijving aan: Veld Importbestand Type Lengte Opmerking 1 Bedrijfsnummer N 3 Vaste lengte 2 Dagboeknummer N 2 Vaste lengte 3 Relatienummer N 8 4 Grootboekrekening N 8 5 n/a Niet gebruiken 6 Factuur/boekdatum N 10 dd-mm-jjjj 7 Factuurnummer A 15 factuurnummer leverancier als bij de omschrijving van de facturen 8 Omschrijving A boekregel 9 Bedrag ex. BTW N Decimaalscheiding is een "." 10 BTW-code A 3 11 BTW-bedrag N ,12 Decimaalscheiding is een "." 12 Link naar gescand A bestand 13 IBAN A 14 Kostenplaats A 6 15 Complex N 6 16 Project N 8 17 Kostensoort Exploitatie N 4 18 Kostensoort Service N 4 19 Kostensoort Stook N 4 20 Kostensoort project N 4 Velden dienen te worden gescheiden door een komma; lege velden worden aangegeven met een extra komma. Het bestand moet een CSV bestand zijn en geen Excel bestand 14

15 Verwijderen incasso Bij het verwijderen van een incasso is het nu mogelijk om uitsluitend de eerste respectievelijk de doorlopende incasso s te verwijderen. Vanuit het incassoadvies gaat u naar verwijderen. Klik op de knop eerste markeren om alleen de eerste incasso s te selecteren. Klik vervolgens op start en alleen de terugkerende opdrachten blijven over Klik op de knop terugkerend markeren om alleen de terugkerende incasso s te selecteren. Klik vervolgens op start en alleen de eerste opdrachten blijven over 15

16 Internet Portaal Voor onze klanten met de module Internet Portaal zijn er ook een aantal wijzigingen in de nieuwe versie. De wijzigingen worden hieronder beschreven en waar nodig doorverwezen naar een aparte handleiding. Inkoopfacturen Vanaf versie 7.44 is het mogelijk om de inkoopfacturen in te lezen via Informant. Dit is eerder in deze handleiding kort beschreven. Voor klanten die gebruik maken van onze module Internet Portaal zijn er vanaf deze versie een aantal extra overzichten beschikbaar. Het gaat hierbij om de volgende overzichten. Inkoopfacturen per administratie of complex De inkoopfacturen worden weergegeven voor het geselecteerde complex of per administratie. Vanuit het overzicht is door te klikken naar de details van de factuur. 16

17 De balans, resultatenrekening, begroting vs realisatie Vanuit de bovengenoemde bestaande overzichten is het vanaf deze versie ook mogelijk om door te klikken naar de inkoopfacturen, indien er aan de kostenboeking een factuur ten grondslag ligt. Door u goed te keuren facturen U kunt het autorisatieschema zo inrichten dat het goed keuren van de facturen ook via het portaal verloopt. De ingelogde gebruiker ziet de factuur die op zijn naam staat, terug in het overzicht en kan de factuur goed of afkeuren. Hierna zal de factuur naar de volgende stap van het autorisatieschema gaan. In de details van de factuur kan deze goed- of afgekeurd worden. Voor een uitgebreide beschrijving m.b.t. het inlezen van de inkoopfacturen, verwijzen we u graag door naar de handleiding: Aan de slag met inlezen inkoopfacturen. 17

18 Wachtwoord vergeten Op de login pagina van het internet portaal is het mogelijk om de functie wachtwoord vergeten toe te voegen. Om deze functie goed te kunnen gebruiken is het wel afhankelijk van een aantal instellingen. Wilt u graag gebruik maken van deze functie, neem dan even contact op met Informant. Openstaande vorderingen, Opbrengsten & Expiratie en Afdrukken huurafrekeningen Bij bovengenoemde overzichten is het mogelijk om de overzichten nu ook per eigenaar op te vragen. Leveranciersoorten Bij de algemene instellingen van de leveranciersoorten kunt u aangeven of deze weergegeven moet worden op een huurder of eigenaren portaal. Ga vanuit de manager naar Stamgegevens > OGB > Leveranciersoorten Geef aan op welk type portaal de leveranciers die onder deze soort vallen te zien zijn Documenten kader op verschillende detail pagina s Op het portaal is er op een aantal detail pagina s een kader toegevoegd met bijbehorende documenten. Het gaat hierbij om de volgende overzichten: Contract details Opdrachten details Projecten details Unit details Vanuit deze pagina s is nu in een oogopslag te zien welke documenten er gekoppeld zijn. 18

19 Wijziging in de documenten pagina s Bij alle overzichten met betrekking op de documenten (Mijn documenten, Complex documenten en Documenten per eigenaar) is er een tussenpagina met documentsoorten toegevoegd. Deze pagina laat de beschikbare documentsoorten zien. Het laden van de documenten op het portaal gaat hierdoor sneller. Verder is het vanuit Informant gemakkelijker om de documenten per soort van het portaal te halen of juist te publiceren. Voorbeeld van de documenten tussenpagina. In informant is er bij de documentsoort een extra vinkje gekomen. Ga vanuit de Manager naar Stamgegevens > Manager > Documentsoorten Dit vinkje zorgt ervoor dat bij een nieuw document van dit soort de publicatie op IIP standaard wordt aangevinkt. Dit zorgt er nog niet voor dat het document daadwerkelijk op het portaal te zien is Dit vinkje zorgt ervoor dat deze documentsoort daadwerkelijk op de tussenpagina te zien is. Bij elk afzonderlijk portaal is ook nog aan te geven welke documentsoorten er op het portaal te zien zijn. Het kan dus zo zijn dat er op een eigenaren portaal, andere documentsoorten te zien zijn dan er op een huurderportaal te zien zijn. Ga vanuit de Manager naar Extra functies > Internet portaal > Portalen Als het 2 e vinkje bij de documentsoort aan staat is deze hier ook te zien. Met het kruisje kunt u aangeven welke documentsoorten daadwerkelijk op het betreffende portaal zichtbaar zijn. 19