Eisen aan de opdracht 'Raamovereenkomst voor de levering van persoonlijke beschermingsmiddelen', kenmerk 14.SW.118. d.d.

Transcriptie

1 Eisen aan de opdracht 'Raamovereenkomst voor de levering van persoonlijke beschermingsmiddelen', kenmerk 14.SW.118 d.d Interne bedrijven Concerninkoop Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht Bezoekadres Vliegend Hertlaan 1-11, 3526 KT Utrecht Telefoon Fax Bronversie: Eisen aan de opdracht, 1v

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Eisen aan de aanbestedingsprocedure Eisen aan Algemeen Eisen aan kwaliteit (materie) Eisen aan technische aspecten Eisen aan huisstijl Documentatie-eisen Garantie en service (onderhoud) Otoplastieken Draagproef / praktijktest Eisen aan het inkoopsysteem Eisen aan levering en logistiek Eisen aan klachtenafhandeling Eisen aan managementrapportage en communicatie Eisen aan duurzaamheid / circulair inkopen Commerciële eisen Juridische eisen 12 Concerninkoop pagina 2 van 13

3 1. Inleiding In dit document zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde opdracht <naam project> worden gesteld. Door het indienen van uw inschrijving voor deze opdracht verklaart u onvoorwaardelijk akkoord te gaan met ALLE eisen aan de opdracht. Eisen 1.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure Eis 1 Eis 2 Eis 3 Eis 4 Eis 5 Eis 6 Eis 7 Eis 8 Eis 9 De publicatie met bijbehorende aanbestedingsstukken is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. Aan uw inschrijving zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Utrecht en is er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft ook in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Ook eventuele schaden zijn voor uw eigen risico. U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht zich het recht voorbehoudt, in het geval u in aanmerking komt voor gunning van de opdracht, na de voorlopige gunning alsnog te verzoeken om officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten van gunning, zonder recht op vergoeding van welke kosten dan ook. Uw inschrijving is ingericht volgens de in hoofdstuk 2 van de inschrijvingsleidraad opgenomen instructie. De gemeente Utrecht gaat ervan uit dat de persoon die uw inschrijving beschikbaar stelt via Tenderned ( bevoegd is om uw onderneming daadwerkelijk te vertegenwoordigen. De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal. Het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen. U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente Utrecht gehanteerde beoordelingsmethodiek. Eis 10 Vanuit uw onderneming zal geen enkele informatie welke in het kader van deze opdracht beschikbaar komt, aan derden ter beschikking worden gesteld, met uitzondering van voor Concerninkoop pagina 3 van 13

4 het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen; in een dergelijk geval blijft u verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen. Eis 11 Eis 12 Eis 13 Uw inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal negentig dagen na de datum waarop de inschrijvingen uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod. U gaat er mee akkoord dat u de gestanddoeningstermijn van uw inschrijving, in het geval een kort geding wordt aangespannen, verlengt tot minimaal twee weken na de datum van de uitspraak in het kort geding. Alle door uw onderneming overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een inschrijver is aangeboden. 1.2 Eisen aan Algemeen Eis 14 Eis 15 Eis 16 Eis 17 U gaat ermee akkoord dat opdrachtgever geen verplichting heeft tot het afnemen van Persoonlijke Bescherming Middelen (hierna te noemen PBM). Aan het in deze offerteaanvraag genoemde aantallen kunnen geen rechten worden ontleend. Momenteel beschikken binnen gemeente Utrecht ongeveer 500 medewerkers over PBM. Niet alle medewerkers beschikken over het gehele pakket PBM, dat is afhankelijk van hun functie. U gaat ermee akkoord dat u aan deze aantallen geen rechten kunt ontlenen. U bent bereid en in staat PBM te leveren zoals is omschreven in document Prijsinvulformulier. U voorziet in de volledige levering van de gevraagde PBM. Wanneer de opdrachtgever voorraad wenst te houden ten behoeve van opdrachtnemer, dan is dit voor eigen rekening en risico. 1.3 Eisen aan kwaliteit (materie) Eis 18 Eis 19 Eis 20 Eis 21 Eis 22 Uw offerte bevat een aanbod voor het leveren van PBM, inclusief bijkomende dienstverlening. Alle door u aan te bieden PBM voldoen aan alle door ons geëiste specificaties, normeringseisen en additionele beschermingseisen zoals omschreven in document Prijsinvulformulier. Gedurende de uitvoering van de raamovereenkomst voldoen deze aan de van toepassing zijnde Europese en Nederlandse wetgeving en richtlijnen. De te leveren producten voldoen aan warenwetbesluit persoonlijke beschermingsmiddelen en de richtlijn 89/686/EEG betreffende CE markering van PBM. U garandeert dat de aangeboden PBM geschikt zijn voor het beoogde doel ('fit for purpose'). Ten tijde van deze aanbesteding gelden de in deze offerteaanvraag opgenomen minimale specificaties. U gaat ermee akkoord dat, afhankelijk van de marktontwikkelingen, gedurende de looptijd van deze raamovereenkomst, de specificaties door opdrachtgever, na advisering door en/of overleg met opdrachtnemer, kunnen worden aangepast. Opdrachtgever en Opdrachtnemer treden in een dergelijke situatie in overleg over de prijs. Concerninkoop pagina 4 van 13

5 Eis 23 Indien tijdens de looptijd van deze overeenkomst de specificaties van een product wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van markt- of productontwikkeling, dan dient het gewijzigde product ter accordering voorgelegd te worden aan de opdrachtgever. Indien het te vervangen product een draagproefartikel (zie Document Draagproefartikelen) betreft dan zal het vervangende product onderworpen worden aan een praktijktest. Opdrachtnemer stelt de te testen producten kosteloos beschikbaar aan opdrachtgever. Indien uit de praktijktest blijkt dat het product niet voldoet (eindscore < 7, zie gunningscriteria praktijktest), dan dient de opdrachtnemer een nieuw voorstel te doen. 1.4 Eisen aan technische aspecten Eis 24 Eis 25 Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de juiste pasvorm van de artikelen. De pasvorm dient comfortabel te zijn voor de doelgroep (de dragers) en dient zodanig te zijn dat deze geschikt is voor de werkzaamheden van de dragers. De pasvorm mag geen gevaar opleveren noch de uitoefening van werkzaamheden belemmeren. Bij een dispuut over het voldoen aan de kwaliteits- en/of veiligheidseisen laten partijen een onderzoek verrichten door een gezamenlijk gekozen, onafhankelijke, deskundige partij. Rapportage hierover zal dan door beide partijen als bindend worden geaccepteerd. Beide partijen zullen de helft van de kosten voor het onderzoek op zich nemen. 1.5 Eisen aan huisstijl Eis 26 Eis 27 De beschermende kleding uit het document Prijsinvulformulier dient voorzien te zijn van een logo van de gemeente Utrecht. De op te brengen logo s dienen conform de belastingwetgeving en veiligheidsnormen te worden aangebracht. 1.6 Documentatie-eisen Eis 28 Eis 29 Eis 30 Opdrachtnemer verstrekt digitaal instructies bij alle te leveren PBM. Inschrijver beschikt over certificaten/conformiteitsverklaringen met betrekking tot alle te leveren PBM. Deze voldoen aan de gestelde eisen en aan de CE certificering die hierop van toepassing is/zijn. Inschrijver dient de alle van toepassing zijnde certificaten op verzoek van opdrachtgever te kunnen overhandigen. Opdrachtnemer verstrekt bij elk PBM kosteloos een productkaart met de volgende informatie: Omschrijving Van toepassing zijnde normen. Gebruikte materialen. Bescherming - Tegen welke risico s en/of welk stoffen. Gebruiksinstructie(s) Onderhoudsinstructie(s). Opdrachtnemer stelt de productkaarten kosteloos digitaal beschikbaar in de Nederlandse taal en zorgt ervoor dat deze actueel blijven. De beschikbaar gestelde productkaarten zijn eigendom van de opdrachtgever. Concerninkoop pagina 5 van 13

6 Eis 31 U stelt na gunning een digitale catalogus beschikbaar. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht. De PBM in deze catalogus zijn voorzien van: kleurenfoto, productomschrijving, eenheid prijs per eenheid, artikelnummer. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat de catalogus gedurende de looptijd van de overeenkomst steeds up-to-date is. 1.7 Garantie en service (onderhoud) Eis 32 Eis 33 Opdrachtnemer garandeert voor geleverde middelen een garantietermijn conform van toepassing zijnde norm. Opdrachtnemer garandeert voor geleverde middelen een houdbaarheidsdatum conform van toepassing zijnde norm. 1.8 Otoplastieken Eis 34 Eis 35 Eis 36 Eis 37 Gemeente Utrecht hecht waarde aan een goede implementatie en draagvlak bij gebruikers van otoplastieken. Opdrachtnemer inventariseert bij aanvang van de opdracht de situatie van de gemeente Utrecht op het gebied van otoplastieken. Van belang is dat bij alle gebruikers de otoplastieken worden aangemeten, geregistreerd en gecontroleerd. De registratie is te allen tijde op te vragen door de opdrachtgever (zie eis 38). Opdrachtnemer levert otoplastieken op maat in diverse filterklassen. De otoplastieken worden maximaal 1 week na opdracht hiervoor opgemeten. Bij aflevering worden ze verder afgepast en getest op lekken en wordt een gebruiksinstructie gegeven. De levering is inclusief opmeten, koordje, beschermdoos en een reinigingssetje. Levering vindt maximaal twee weken na opmeten plaats. De garantieperiode voor otoplastieken is minimaal 2 jaar. Wanneer binnen deze periode sprake is van materiaal- en/of fabricagefouten dan dienen de otoplastieken vervangen te worden door de opdrachtgever. De hieruit voortkomende kosten zijn voor rekening van opdrachtnemer. U zorgt voor een servicepunt in de gemeente Utrecht voor het individueel aanmeten van otoplastieken. U zorgt voor een geautomatiseerd systeem waarin tenminste de volgende gegevens zijn opgenomen; a. de naam van de gebruiker, b. type otoplastiek met filteraanduiding, c. uniek nummer, d. leveringsdatum, e. houdbaarheidsdatum, f. afdeling, g. aflever- en factuuradres, h. bestelnummer, i. (digitale) handtekening van de leidinggevende van de gebruiker. Concerninkoop pagina 6 van 13

7 Eis 38 Eis 39 De opdrachtnemer dient ten aanzien van het gebruik, de opslag en het beheer van gegevens uit het systeem (zie eis 37) de privacy van de medewerkers volledig te waarborgen. Opdrachtnemer zal de bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens geldende voorschriften stipt naleven. Opdrachtnemer informeert de opdrachtgever voordat de garantietermijn is verlopen en plant in samenwerking met de opdrachtgever een aanmeetsessie voor de vervanging van de otoplastieken op de diverse locaties van gemeente Utrecht. 1.9 Draagproef / praktijktest Eis 40 Eis 41 Eis 42 Eis 43 U gaat ermee akkoord dat een praktijktest onderdeel uitmaakt van de beoordeling. U bent bereid en in staat om na verzoek de draagproefartikelen kosteloos beschikbaar te stellen voor de praktijktest (conform Document Draagproefartikelen). U levert de PBM ten behoeve van de praktijktest, conform Incoterms 2010, DDP Utrecht af. De levering van de testhandschoenen dient geanonimiseerd te zijn. De voor de praktijktest te leveren PBM s zijn nieuw en dienen identiek (m.u.v. de kleurstelling) te zijn aan de na eventuele gunning definitief uit te leveren artikelen Eisen aan het inkoopsysteem Eis 44 Eis 45 Eis 46 Eis 47 Eis 48 Eis 49 Gemeente Utrecht maakt gebruik van een geautomatiseerd inkoopsysteem (MUIS). Bestellingen lopen via dit systeem. Om de bestellingen soepel te laten verlopen wordt door de gemeente Utrecht een template bestelformulier aangeleverd, in de vorm van een Excelbestand. Opdrachtnemer zorgt voor alle vereiste informatie. U levert één adres ten behoeve van het inkoopsysteem (MUIS) in verband met het ontvangen van de bestellingen. De bestelling geschiedt via ons inkoopsysteem met een geautomatiseerde berichtgeving. Het Excel-bestand (zie eis 44) bevat alleen artikelen die de gemeente Utrecht wenst af te nemen. Het Excelbestand zal kosteloos door u worden ingericht en gedurende de looptijd van het contract worden geactualiseerd. Op verzoek van de contractmanager kunnen artikelen worden opgenomen of worden verwijderd uit het Excel-bestand (zie eis 44). Wijzigingen in het assortiment worden binnen 5 (werk)dagen verwerkt door de Opdrachtnemer. Indien u artikelen wenst te wijzigen in het Excel-bestand (zie eis 44), dan dient u dit 1 maand van tevoren de contractmanager van de Raamovereenkomst hiervan schriftelijk in kennis te stellen. Wijzigingen mogen pas worden doorgevoerd na goedkeuring van de contractmanager Eisen aan levering en logistiek Eis 50 Eis 51 Uw levertijd bedraagt maximaal 2 werkdagen met uitzondering van otoplastieken. U hanteert geen minimale orderwaarde of ordergrootte. Concerninkoop pagina 7 van 13

8 Eis 52 Eis 53 Eis 54 Eis 55 Eis 56 Eis 57 Eis 58 Bestellingen worden alleen in behandeling genomen, door de opdrachtnemer, nadat de opdrachtnemer een digitale bestelling heeft ontvangen. De bestelbon dient te zijn voorzien van een door opdrachtgever gegenereerd Bestelnummer. U levert alle bestellingen, ongeacht de ordergrootte zonder order- en/of bezorgkosten DDP (Delivered Duty Paid, conform Incoterms 2010) af op de door Gemeente Utrecht aangegeven plaats. Levering van middelen vindt plaats op minimaal de adressen die zijn vermeld in Document Locatieoverzicht. Afleveradressen staan vermeld op de bestelbon. De adressenlijst is een indicatie en aan wijzigingen onderhevig. Hieraan kunnen dus geen rechten worden ontleend. Opdrachtgever zal zorgdragen voor het actueel houden van deze adressenlijst en aanpassingen aan opdrachtnemer kenbaar maken. De bestelde middelen moeten op werkdagen tijdens kantooruren (08:00 16:00 uur) worden afgeleverd op de bestelbon aangegeven afleveradres. Iedere aflevering wordt voorzien van een pakbon. Deze pakbon dient duidelijk zichtbaar aangebracht te worden op de verpakking. Op elke pakbon staan minimaal de onderstaande gegevens vermeld: - Bestelnummer - Debiteurennummer - Aantal colli - Volledig afleveradres - naam contactpersoon van de bestelling - Omschrijving van de geleverde producten - Aantallen en eenheden per product zoals deze op de bestelling staan vermeld - Datum van de levering Bij aflevering wordt de pakbon door opdrachtgever ondertekend en aan hem/haar overhandigd. Deze getekende pakbon is het bewijsstuk voor invoering van de prestatieverklaring in het inkoopsysteem van gemeente Utrecht. Na melding van een foutieve (aan de kant van opdrachtnemer) en/of een beschadigde levering wordt het geleverde in overleg opgehaald of retour gezonden en zorgt opdrachtnemer voor een nieuwe levering zonder dat dit leidt tot extra kosten voor opdrachtgever. U voorziet in een juiste levering binnen 24 uur Eisen aan klachtenafhandeling Eis 59 Eis 60 U stelt voor vragen en klachten van de Opdrachtgever één telefoonnummer en adres beschikbaar. Het telefoonnummer is tijdens werkdagen (ma t/m vrijdag) tussen 8.00 uur en uur bereikbaar. U verzorgt telefonisch support in de Nederlandse taal aan de medewerkers van gemeente Utrecht U heeft een algemene klachtenprocedure, waarin tenminste de volgende onderdelen worden beschreven (alleen de voorlopig gegunde partij levert de klachtenprocedure aan): a. Omschrijving klacht b. De klachteningang voor operationele klachten; c. De registratie (naam melder, klacht, locatie, organisatieonderdeel, datum klacht; d. De wijze van terugkoppeling aan de melder van de klacht (schriftelijk dan wel per e- mail). Concerninkoop pagina 8 van 13

9 e. Binnen maximaal een werkdag ontvangt de melder van de klacht een ontvangstbevestiging met daarin een oplossingstermijn en contactpersoon (aanspreekpunt en bewaker oplossing aan zijde opdrachtnemer). In principe verhelpt u, voor eigen rekening, alle klachten binnen 5 werkdagen. f. Op welke wijze aandacht is geschonken aan het aanpassen van de processen om te voorkomen dat de klacht terugkeert. Eis 61 Eis 62 Structurele klachten worden via de contractmanager gemeld bij het vaste aanspreekpunt van opdrachtnemer. In dit geval blijft het vaste aanspreekpunt van opdrachtnemer de bewaker van de betreffende klachtbehandeling. De registratie wordt op éénzelfde wijze geborgd als voor de operationele klachten. De registratie van klachten is tevens een onderdeel van de managementrapportage Eisen aan managementrapportage en communicatie Eis 63 Vier keer per jaar (telkens uiterlijk twee weken na afloop van het kwartaal) overlegt u per managementinformatie in MS-Excel aan de contractmanager op een nader te bepalen adres van de Gemeente Utrecht. Daarin neemt u in ieder geval op: Algemeen: Het kwartaalbedrag per locatie, per organisatieonderdeel getotaliseerd Afname producten uitgesplitst naar "kernassortiment en "overige PBM s" per locatieadres en per organisatieonderdeel. Klachten: Een overzicht van alle geregistreerde klachten (zie ook eis klachtenprocedure) onder vermelding van: - naam melder en organisatieonderdeel - datum melding - omschrijving klacht - omschrijving herstelactie opdrachtnemer - datum gereed melding aan melder De contractpartij mag in een eigen format (uiteraard in overleg) de benodigde informatie aanleveren. Contractmanagement maakt geen format voor de opdrachtnemer. In de implementatiefase zal met de opdrachtnemer afgestemd worden, welke gegevens in ieder geval geleverd moeten worden. Eis 64 Eis 65 Indien er wijzigingen zijn in de naam of adresgegevens van uw bedrijf of de contactpersonen voor de gemeente Utrecht, geeft u dit direct door aan de contractmanager én aan de betrokken organisatieonderdelen van de gemeente Utrecht. Minimaal één keer per jaar vindt een evaluatiegesprek plaats tussen uw centrale contactpersoon (projectleider), de operationeel contractbeheerders en de contractmanager van de gemeente Utrecht. In ieder geval vindt er een evaluatiegesprek plaats vijf maanden na aanvang en vijf maanden voor de einddatum van de overeenkomst. Concerninkoop pagina 9 van 13

10 1.14 Eisen aan duurzaamheid / circulair inkopen Eis 66 Eis 67 Eis 68 Eis 69 U conformeert zich aan alle verplichtingen die voortvloeien uit het document 'Handleiding Social Return'. De gemeente Utrecht hanteert een milieuzonering voor gemotoriseerde voertuigen. Zie voor de meest recente informatie: Alle verpakkingen dienen milieuvriendelijk en recyclebaar te zijn. Opdrachtnemer conformeert zich aan het Besluit beheer verpakkingen en papier en karton Producten mogen geen schadelijke stoffen bevatten zoals die in de Europese verordening voor chemische stoffen (REACH) vermeld zijn. Meer informatie is te vinden op: en: Commerciële eisen Eis 70 Eis 71 Eis 72 Eis 73 Eis 74 Uw inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in euro's, exclusief btw. De inschrijver offreert een kortingspercentage op de prijs voor artikelen uit de vaste catalogus die buiten het kernassortiment worden aangeschaft. U bent in staat om ten minste het gevraagde kernassortiment, zoals omschreven in het document Prijsinvulformulier, te leveren. Resterende artikelen vallen onder de "overige PBM s". Deze overige PBM s dient u door middel van een catalogus bij uw offerte op te geven. Jaarlijks wordt de samenstelling van het kernassortiment geëvalueerd en kan deze aan de hand van de jaarafname worden aangepast. U garandeert dat het kernassortiment gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst (dus inclusief de eventuele verlengingen) leverbaar is, tenzij opdrachtgever (=contractmanager) akkoord gaat met vervanging van (één van) de huidige artikelen door nieuwe(re) versies/uitgaven. Deze eventuele nieuwe(re) versies/uitgaven, dienen tegen maximaal dezelfde prijs geleverd te worden als de prijs van de artikelen die vervangen worden en tegen minimaal dezelfde kwaliteit en voldoen aan alle in deze offerteaanvraag gestelde eisen. Het totaalbedrag van uw inschrijving is vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten. Indexering Eis 75 Eis 76 Alle prijzen en tarieven zijn op basis van prijspeil 2015 en zijn in ieder geval vast gedurende de 2 jaar, gerekend vanaf het moment dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer de overeenkomst hebben ondertekend. Indien de overeenkomst wordt verlengd kunnen eenmaal per jaar de prijzen waarmee u heeft ingeschreven eenmaal per jaar geïndexeerd worden. Voor het eerst kan dit plaatsvinden tenminste 2 jaar na het moment dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer de overeenkomst hebben ondertekend. Het te hanteren indexeringspercentage, bestaande uit twee decimalen, komt als volgt tot stand: (indexcijfer nieuw indexcijfer oud) / indexcijfer oud) * 100 Concerninkoop pagina 10 van 13

11 Indexcijfer oud: CBS/ StatLine / zoeken op thema / prijzen / Producentenprijzen / Industrie / PPI; naar bedrijfstak, 2010 = 100 / Onderwerpen: Producentenprijsindex (PPI) / totaal afzetprijzen / secties / afdelingen per sectie / C Industriële productie. Periode: 12 maanden na het moment dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer de overeenkomst hebben ondertekend. Indexcijfer nieuw: CBS/ StatLine / zoeken op thema / prijzen / Producentenprijzen / Industrie / PPI; naar bedrijfstak, 2010 = 100 / Onderwerpen: Producentenprijsindex (PPI) / totaal afzetprijzen / secties / afdelingen per sectie / C Industriële productie. Periode: 21 maanden na het moment dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer de overeenkomst hebben ondertekend. Indien de indexcijfers niet zijn vastgesteld, worden de laatste definitief gepubliceerde cijfers gehanteerd. Eis 77 Eis 78 Indien in een jaar afgezien is van het herzien van prijzen en tarieven, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is derhalve nimmer sprake. U dient uw voornemen voor prijswijziging minimaal zes weken voor de ingangsdatum bekend te maken aan de gemeente Utrecht. Gewijzigde prijzen en tarieven gaan pas in na toestemming van de gemeente Utrecht. facturatie en betaling Eis 79 Eis 80 Eis 81 Eis 82 U mailt uw facturen in PDF naar het algemene factuuradres van de gemeente Utrecht: fd.crediteuren@utrecht.nl. Indien u hiertoe niet in staat bent dan adresseert u uw facturen aan: Gemeente Utrecht, IBF Organisatieonderdeel en afdelingsnaam Postbus AB Utrecht Iedere factuur bevat het bestelnummer (10 posities) dat door de gemeente Utrecht bij de opdracht / bestelling is aangegeven. U stuurt één factuur per bestelnummer. Indien in de opdracht is aangegeven dat de bestelling een verzamelverplichting betreft, dan kunt u voor opdrachten die binnen week zijn verricht/bestellingen die binnen één week zijn uitgeleverd een verzamelfactuur versturen. In dat geval sorteert u de factuurregels op uitleverdatum. Eis 83 Op elke factuur vermeldt u: Uw factuurnummer; Het bestelnummer van de bestelling verstrekt door de gemeente Utrecht; Factuurdatum; Eenduidige omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten; Afdelingsnaam en naam besteller en/of opdrachtgever; Het afleveradres (het adres waar de leveringen of diensten hebben plaatsgevonden; Het Kamer van Koophandelnummer van uw onderneming; Uw IBAN-bankrekeningnummer; Het btw-nummer van uw onderneming. Concerninkoop pagina 11 van 13

12 Eis 84 Eis 85 Eis 86 Betaling zal plaatsvinden door gemeente Utrecht dertig (30) dagen nadat de factuur is ontvangen. In geval van een creditfactuur vermeldt u het factuurnummer en het bestelnummer van de corresponderende debetfactuur. De gemeente Utrecht onderzoekt mogelijkheden ter verbetering van het facturatie-, autorisatie- en betalingsproces, waar onder E-facturatie en andere digitale toepassingen. U bent bereid en in staat om hierin (kosteloos) mee te werken Juridische eisen Eis 87 Eis 88 Eis 89 Eis 90 Eis 91 Eis 92 Eis 93 Eis 94 Eis 95 U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden. Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn. In uw inschrijving wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de voorwaarden van de gemeente Utrecht zouden zijn. U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde concept(raam)overeenkomst. U gaat ermee akkoord dat de overeenkomst een looptijd heeft van 2 jaar. De overeenkomst kent twee verlengingsopties van 1 jaar. Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw inschrijving opgave doet van (een) bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de inschrijving. (Hoofd)aannemers staan in voor inschrijvingen van onderaannemers. Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als de opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer. Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd. U realiseert zich, dat de gemeente Utrecht ook als overheid optreedt. U aanvaardt deze bijzondere positie van opdrachtgever als overheid. De gemeente Utrecht behoudt bij nakoming van de overeenkomst bepaalde haar bevoegdheden tot publiekrechtelijke rechtshandelingen. De gemeente Utrecht bedingt hierbij van opdrachtnemer het recht om, gedurende de looptijd van de raamovereenkomst en eventuele verlenging daarvan (nadere) opdrachten te verstrekken met betrekking tot overeenkomstige prestaties, onder de voorwaarden neergelegd in de door de Gemeente Utrecht met opdrachtnemer af te sluiten raamovereenkomst. Opdrachtnemer garandeert dat deze zich gedurende de looptijd van de overeenkomst in zal spannen om schending van de internationale sociale normen te voorkomen. De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) zijn vastgelegd in de conventies: inzake afschaffing van dwangarbeid en slavernij (29, 105); inzake vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep (100, 111); inzake afschaffing van kinderarbeid (138, 182); Concerninkoop pagina 12 van 13

13 inzake de vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen (87, 98). De mensenrechten uit de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (URVM) en uitwerkingen daarvan in bindende verdragen (zoals BuPo en Esocul) die arbeids- en bedrijfsrelevant zijn. Er wordt geen verdere toespitsing gemaakt. Concerninkoop pagina 13 van 13