Eisen aan de opdracht 'Bedrijfseconomisch advies Bbz en Managementbegeleiding', kenmerk d.d. 1 september 2016

Transcriptie

1 Eisen aan de opdracht 'Bedrijfseconomisch advies Bbz en Managementbegeleiding', kenmerk d.d. 1 september 2016 Interne bedrijven Concerninkoop Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht Bezoekadres Stadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht concerninkoop@utrecht.nl Bronversie: Eisen aan de opdracht, 1v

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Eisen aan de aanbestedingsprocedure Eisen algemeen Eisen materie Eisen aan personeel Eisen aan de afhandeling van klachten en privacy Eisen aan communicatie, overleg en rapportage Eisen aan partnerschap Eisen aan duurzaamheid Commerciële eisen Juridische eisen 14 Concerninkoop pagina 2 van 15

3 1. Inleiding In dit document zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde opdracht Bedrijfseconomisch advies Bbz en Managementbegeleiding worden gesteld. Door het indienen van uw inschrijving voor deze opdracht verklaart u onvoorwaardelijk akkoord te gaan met ALLE eisen aan de opdracht. Eisen 1.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure Eis 1 Eis 2 Eis 3 Eis 4 Eis 5 Eis 6 Eis 7 Eis 8 Eis 9 Eis 10 De publicatie met bijbehorende aanbestedingsstukken is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. Aan uw inschrijving zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Utrecht en is er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft ook in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Ook eventuele schaden zijn voor uw eigen risico. U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht zich het recht voorbehoudt, in het geval u in aanmerking komt voor gunning van de opdracht, na de voorlopige gunning alsnog te verzoeken om officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten van gunning, zonder recht op vergoeding van welke kosten dan ook. Uw inschrijving is ingericht volgens de in hoofdstuk 2 van de inschrijvingsleidraad opgenomen instructie. De gemeente Utrecht gaat ervan uit dat de persoon die uw inschrijving beschikbaar stelt via TenderNed ( bevoegd is om uw onderneming daadwerkelijk te vertegenwoordigen. De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal. Het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen. U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente Utrecht gehanteerde beoordelingsmethodiek. Vanuit uw onderneming zal geen enkele informatie welke in het kader van deze opdracht beschikbaar komt, aan derden ter beschikking worden gesteld, met uitzondering van voor Concerninkoop pagina 3 van 15

4 het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen; in een dergelijk geval blijft u verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen. Eis 11 Eis 12 Eis 13 Uw inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal negentig dagen na de datum waarop de inschrijvingen uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod. U gaat er mee akkoord dat u de gestanddoeningstermijn van uw inschrijving, in het geval een kort geding wordt aangespannen, verlengt tot minimaal twee weken na de datum van de uitspraak in het kort geding. Alle door uw onderneming overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een inschrijver is aangeboden. 1.2 Eisen algemeen Eis 14 Eis 15 Eis 16 Eis 17 Eis 18 Eis 19 U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht geen verplichting heeft tot het afnemen van een bepaald aantal levensvatbaarheidsonderzoeken en begeleidingstrajecten. Aan het in deze offerteaanvraag genoemde aantal levensvatbaarheidsonderzoeken en begeleidingstrajecten kunnen geen rechten worden ontleend, zij dienen slechts ter indicatie. De gemeente Utrecht zal de opdracht aan twee afzonderlijke partijen gunnen. De partij die bij de gemeente Utrecht de voorbereidingstrajecten naar zelfstandig ondernemerschap uitvoert, is uitgesloten van deelname aan deze aanbestedingsprocedure. Door de uitvoering van de dienstverlening bij twee verschillende partijen te beleggen, wil de gemeente Utrecht de onafhankelijkheid en betrouwbaarheid van de adviesprocedures borgen. De gemeente Utrecht zal het aantal levensvatbaarheidsonderzoeken en het aantal begeleidingstrajecten het eerste contractjaar evenredig verdelen over de twee gegunde partijen. De gemeente Utrecht houdt dit bij in haar klantvolgsysteem. In het geval de dienstverlening niet voldoet aan de kwaliteitsnormen, dan stelt de gemeente Utrecht u in de gelegenheid om uw dienstverlening te verbeteren. Indien uw dienstverlening niet verbetert, kan de gemeente Utrecht afwijken van een evenredige verdeling. In het tweede contractjaar kan de gemeente Utrecht op basis van nader vast te stellen kwaliteitsnormen de evenredige verdeling aanpassen. De gemeente Utrecht neemt het besluit om de evenredige verdeling aan te passen. IN het eerste contractjaar treedt zij in overleg met opdrachtnemers over de nader vast te stellen kwaliteitsnormen en de wijze waarop evenredige verdeling wordt aangepast. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om, indien zich belangrijke wijzigingen voordoen in de samenwerking bijvoorbeeld in het kader van de eventuele oprichting van ondernemerspleinen, in de beleidsopdracht voor Werk en Inkomen, in de conjunctuur of in de wet- en regelgeving- de opdracht en raamovereenkomst in overleg met u aan te passen. Dit kan wijzigingen in de uitgangspunten, afspraken en/of looptijd van de raamovereenkomst tot gevolg hebben. U gaat hiermee akkoord. Concerninkoop pagina 4 van 15

5 Eis 20 Eis 21 Eis 22 Eis 23 Eis 24 Eis 25 In aanvulling op Eis 19 past u uw processen en administratie tijdig en kosteloos aan op eventuele wijzigingen in de raamovereenkomst en ten aanzien van de voor de gemeente Utrecht uit te voeren werkzaamheden. Levensvatbaarheidsonderzoeken gericht op de agrarische sector en sectoren die bijzonder innovatief zijn en duurzaam ondernemen vallen buiten de scope van deze opdracht. Voor deze sectoren wordt de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) om advies gevraagd. Levensvatbaarheidsonderzoeken gericht op de sector binnenvaart(schippers) valt buiten de scope van deze opdracht. Voor deze sector wordt de Stichting Abri om advies gevraagd. U beschikt over inhoudelijke kennis op het gebied van het Bbz 2004,de Participatiewet, Ioaz en aanverwante regelingen om de opdracht uit te kunnen voeren. Op de ingangsdatum van de dienstverlening beschikt u over een goed bereikbare Uitvoeringslocatie in de directe omgeving van de gemeente Utrecht. U bezoekt in het kader van de levensvatbaarheidonderzoeken en begeleiding van startende ondernemers de klant op zijn/haar bedrijfslocatie, woonadres of op de uitvoeringslocatie. Intellectueel eigendom Eis 26 Eis 27 Eis 28 U neemt strikte vertrouwelijkheid in acht ten aanzien van informatie over de gemeente Utrecht en de uit te voeren werkzaamheden. U vrijwaart de gemeente Utrecht van aanspraken van derden op (eventuele) inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van die derden, inclusief de kosten die gemaakt moeten worden om zich tegen zo n aanspraak te verweren. Zonder schriftelijke toestemming van de de gemeente Utrecht maakt u geen melding van de (raam)overeenkomst in publicaties of reclame-uitingen, uitzondering hierop vormt een eventuele wettelijke verplichting tot openbaarmaking van deze gegevens. 1.3 Eisen materie Eis 29 Eis 30 Eis 31 Eis 32 Eis 33 U bent bereid en in staat levensvatbaarheidsonderzoeken en begeleidingstrajecten in het kader van het Bbz 2004 aan te bieden aan en uit te voeren voor de inwoners van de gemeente Utrecht of van de regiogemeenten. Uw inschrijving bevat een plan van aanpak voor de implementatie van de raamovereenkomst binnen uw organisatie (zie ook gunningscriterium 1). Uw inschrijving bevat een beschrijving van uw werkwijze en methodiek ten aanzien van de begeleidingstrajecten en de verschillende soorten door u op te leveren levensvatbaarheidsonderzoeken (zie gunningscriteria 2 en 3). Uw inschrijving bevat drie geanonimiseerde (praktijk)voorbeeld adviesrapporten waaruit blijkt op welke wijze u de levensvatbaarheidsonderzoeken inhoudelijk vorm geeft (zie gunningscriterium 4). U bent in staat een onregelmatige instroom van aanvragen voor levensvatbaarheidsonderzoeken en begeleidingstrajecten te verwerken en de continuïteit te garanderen. Concerninkoop pagina 5 van 15

6 Eis 34 De deelname van de klant aan een levensvatbaarheidsonderzoek of een begeleidingstraject is niet vrijblijvend. U dient te voorkomen dat er ruimte ontstaat of wordt gegeven aan de klant om zich aan de het onderzoek onderscheidenlijk het traject te onttrekken. De trajecten zijn resultaatgericht en doen een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van de klant. U meldt aan de gemeente Utrecht (de klantmanager van Team Zelfstandigen) als de klant niet meewerkt, mijlpalen niet haalt of juist wel haalt. Naar aanleiding van uw meldingen doet u, indien daar aanleiding toe is, voorstellen tot bijstelling van het begeleidingsplan. Levensvatbaarheidsonderzoek Eis 35 Eis 36 U gaat ermee akkoord dat een klantmanager van Team Zelfstandigen een klant bij u zal aanmelden ten behoeve van het opstellen van het levensvatbaarheidsonderzoek. Bij de uitvoering van een uitgebreid levensvatbaarheidsonderzoek, de zogenaamde nulmeting, rapporteert inschrijver in elk geval over de volgende aspecten: persoonlijke en zakelijke gegevens; situatie en aanleiding aanvraag; beoordeling van de ondernemerscapaciteiten; een commerciële analyse; bedrijfseconomische analyse; financiële positie kredietbehoefte en financiering (in relatie tot financiële positie) bedrijfsresultaten en exploitatiebegroting voor komende 3 jaar aflossingscapaciteit en verplichtingen. samenvatting, conclusie, aanbevelingen en advies aan zowel de ondernemer (klant) als aan Team Zelfstandigen over de Bbz aanvraag. Eis 37 Bij de uitvoering van een verkort en nader of vervolg levensvatbaarheidsonderzoek rapporteert inschrijver in elk geval over onderstaande aspecten, maar minder uitgebreid dan bij een uitgebreid onderzoek: persoonlijke en zakelijke gegevens; situatie en aanleiding aanvraag; beoordeling van de ondernemerscapaciteiten; een commerciële analyse; bedrijfseconomische analyse; samenvatting, conclusie, aanbevelingen en advies aan zowel de ondernemer (klant) als aan Team Zelfstandigen over de Bbz aanvraag. Eis 38 Eis 39 Eis 40 De rapportages dienen helder en concreet te worden opgesteld. Dat wil zeggen dat conclusies en stellingen worden onderbouwd. De rapportage heeft een logische opbouw en is vrij van rekenfouten. U levert de gevraagde adviesrapportage voor een uitgebreid levensvatbaarheidsonderzoek binnen zes weken, nadat u de opdracht van de gemeente Utrecht (de klantmanager van Team Zelfstandigen) heeft ontvangen, op. U levert de gevraagde adviesrapportage voor een verkort, een nader of een vervolg op een levensvatbaarheidsonderzoek binnen vier weken, nadat u de opdracht van de gemeente Utrecht (de klantmanager vanteam Zelfstandigen) heeft ontvangen, op. Concerninkoop pagina 6 van 15

7 Eis 41 Eis 42 Eis 43 Eis 44 Eis 45 U borgt de kwaliteit en objectiviteit van de advisering ten aanzien van de levensvatbaarheidsonderzoeken. U zorgt voor een correcte toepassing van de Bbz-Ioaz-regelgeving. Nadat het levensvatbaarheidonderzoek is afgerond en de adviesrapportage is opgesteld bespreekt u het advies, binnen de gevraagde oplevertermijnen zoals benoemd in Eis 41 en 42, met de klant. U verwerkt de reactie van de klant, indien nodig, in de adviesrapportage. In sommige gevallen is het nodig om het levensvatbaarheidsonderzoek sneller af te ronden, bijvoorbeeld als een klant een optie op een bedrijfspand heeft. U levert bij spoedaanvragen de adviesrapportage binnen maximaal twee weken op bij de gemeente Utrecht (Team Zelfstandigen). Deze termijn is inclusief de verwerking van de eventuele reactie van de klant. Begeleidingstrajecten Intake en Begeleidingsplan Eis 46 U stelt na het akkoord van de gemeente Utrecht (de klantmanager van Team Zelfstandigen) op hetlevensvatbaarheidsonderzoek en de aanmelding door de klantmanager van Team Zelfstandigen voor de begeleiding van een klant, een begeleidingsplan op. In het begeleidingsplan staan minimaal de volgende aspecten: soort voorziening (standaard of intensieve begeleiding) de specifieke aandachtspunten voor de begeleiding (zoals die door Team Zelfstandigen (WenI) in de beschikking aan de klant zijn opgenomen), waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen persoonlijke aandachtspunten en de zakelijke/ bedrijfsmatige aandachtspunten. Hieronder valt, indien noodzakelijk, ook de monitoring van de aflossingsverplichting; de voor de klant te behalen bedrijfsdoelen en resultaten afspraken met de klant intensiteit van het traject tijdspad trajectbeschrijving Eis 47 Eis 48 Eis 49 U hebt binnen een termijn van 20 werkdagen na schriftelijke of digitale aanmelding door de klantmanager van Team Zelfstandigen een intakegesprek met de klant en levert u het door u en de klant ondertekende begeleidingsplan voor het begeleidingstraject aan. De datum van het intakegesprek met de klant geldt als startdatum van het begeleidingstraject. U bereikt het doel dat geformuleerd wordt in het begeleidingsplan zo snel en zo structureel mogelijk, maar maximaal binnen één jaar. U levert maatwerk naar aanleiding van de vastgestelde begeleidingsbehoefte van de klant en de wens van de klantmanager. U bent verantwoordelijk voor de uitvoering van het begeleidingsplan. Als u gedurende de looptijd van de begeleiding wilt afwijken van de vraagstelling opgenomen in het begeleidingsplan, dient u dit te overleggen met de klantmanager. Zonder toestemming mag u niet van de vraagstelling van het begeleidingsplan afwijken. Concerninkoop pagina 7 van 15

8 Voortgangsrapportage en eindrapportage Eis 50 U overlegt uiterlijk vijf en een halve maanden na de start van de begeleiding een voortgangsrapportage aan de gemeente Utrecht en uiterlijk elf en een halve maanden na de start van de begeleiding een eindrapportage aan de gemeente Utrecht over de inhoud en het resultaat van de begeleiding. In de rapportages worden minimaal de volgende aspecten uitgewerkt: Aangeven waar de begeleiding uit heeft bestaan; Het aantal contactmomenten; Welke doelen zijn bereikt: Informatie over de omzet- en/of resultaatontwikkeling van de onderneming. Eis 51 Eis 52 Eis 53 Eis 54 Eis 55 Eis 56 Eis 57 Eis 58 Indien de begeleiding na vijf en een halve maand naar uw oordeel nog niet voldoende resultaat heeft opgeleverd, dan wordt dit in de voortgangsrapportage (met onderbouwing) vermeld. Hierbij geeft u concreet aan welke elementen meer aandacht vragen. U levert de eindrapportage bij 11,5 maanden na de startdatum van het begeleidingstraject aan bij de gemeente Utrecht (de klantmanager van Team Zelfstandigen). De duur van het begeleidingstraject (standaard of intensief) is maximaal 12 maanden. Het aantal uur aan intensieve begeleiding bedraagt maximaal 42 uur per jaar. Deze 42 uur per jaar zet u hoofdzakelijk in voor regelmatige face-to-face gesprekken en telefonische adviesgesprekken. Afhankelijk van de mogelijkheden van de klant is het daarnaast toegestaan gebruikt te maken van andere digitale communicatie technologieën. Het aantal uur aan standaardbegeleiding bedraagt maximaal 15 uur per jaar. Deze 15 uur per jaar zet u hoofdzakelijk in voor regelmatige face-to-face gesprekken en telefonische adviesgesprekken. Afhankelijk van de mogelijkheden van de klant is het daarnaast toegestaan gebruikt te maken van andere digitale communicatie technologieën. Voor zowel de standaard- als de intensieve begeleiding heeft de klant één vast aanspreekpunt binnen uw onderneming. Indien er verschil van mening is tussen u en de klantmanager over het begeleidingsplan, de voortgangsrapportage of de eindrapportage, treedt u in overleg met de klantmanager van de gemeente Utrecht. De klantmanager beslist en kan om een nieuwe of aangepaste rapportage vragen. U stelt in overleg met de klantmanager de te gebruiken rapportageformats vast. 1.4 Eisen aan personeel Eis 59 Eis 60 U dient met een vast team voor zowel Team Zelfstandigen als klanten dagelijks telefonisch en per mail bereikbaar en beschikbaar te zijn van 9.00 tot uur. Op vragen van klantmanagers wordt binnen één werkdag gereageerd. De gegevens van deze contactpersoon of contactpersonen dienen te worden verstrekt aan de gemeente Utrecht (Werk en Inkomen). Zie ook eis 60. Uw inschrijving bevat de namen van de personen die gedurende de looptijd van de raamovereenkomst optreden als centrale contactpersoon en diens plaatsvervanger. Deze medewerkers hebben kennis van het Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz) en Concerninkoop pagina 8 van 15

9 aanverwante wet- en regelgeving. Wijzigingen in de contactgegevens van uw bedrijf of de contactpersonen voor de gemeente Utrecht, geeft u direct door aan de contractmanager van de gemeente Utrecht. Eis 61 Eis 62 Eis 63 Eis 64 U garandeert dat gedurende de looptijd van de overeenkomst de continuïteit in de dienstverlening gewaarborgd is. Tijdens ziekte, verlof en vertrek van uw medewerkers beschikt u over mogelijkheden om gekwalificeerd vervangend personeel in te zetten. Tijdens de uitvoering van het contract wil de gemeente Utrecht zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd over het vertrek dan wel de uitval van individuele medewerkers, ingezet op deze opdracht. U gaat ermee akkoord dat iedere vervanging van personeel niet tot hogere kosten voor de gemeente Utrecht leidt. Het vervangende personeel dat wordt ingezet beschikt over voor de opdracht vereiste deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel. U gaat er mee akkoord dat de taken behorende bij de dienstverlening van het opleveren van levensvatbaarheidsonderzoeken en begeleidingstrajecten, dienen te worden uitgevoerd door medewerkers die beschikken over HBO-werk- en denkniveau en kennis van het Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz), Inkomensvoorziening Oudere- en gedeeltelijke Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (Ioaz) en aanverwante wet- en regelgeving. 1.5 Eisen aan de afhandeling van klachten en privacy Eis 65 Eis 66 Eis 67 Eis 68 Eis 69 U overlegt een klachten- en privacyreglement dat voldoet aan de kaders in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). U stemt in met toetsing van het door u ingediende klachten- en privacyreglement door de gemeente Utrecht en voert aanwijzingen op basis van deze toetsing kosteloos binnen twee weken uit. De gemeente Utrecht zal alleen de voorlopig gegunde partijen vragen een kopie van het klachten- en privacyreglement ter verificatie toe te sturen. U gaat ermee akkoord dat u de bijgesloten bewerkersovereenkomst Wet bescherming persoonsgevevens (Wbp) (zie bijgevoegd document) ondertekent tegelijkertijd met de raamovereenkomst. In de afhandeling beschrijft u de aard van de klacht (datum, tijd, personen, voorval), de conclusie gerelateerd aan de overeengekomen eisen, indien nodig verbetermaatregelen en de wijze van compensatie. De klachtafhandeling en een goede registratie van de afhandeling maken onderdeel uit van de managementrapportage zoals beschreven onder paragraaf 1.6. U verwerkt de gegevens die u met de werkzaamheden in het kader van de overeengekomen dienstverlening verkrijgt uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor het verrichten van de werkzaamheden die voortvloeien uit opdrachten verleend op basis van de raamovereenkomst. 1.6 Eisen aan communicatie, overleg en rapportage Eis 70 U dient in uw bedrijfsvoering te borgen dat alle digitale communicatie voldoet aan de vereisten van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Zie ook de eisen 67 en 69. Concerninkoop pagina 9 van 15

10 Eis 71 Eis 72 Eis 73 Eis 74 Eis 75 U bent verplicht om maandelijks managementinformatie aan te leveren, aan de hand van het door de gemeente Utrecht aangeleverde format met toelichting (zie Document managementrapportage), over de instroom, aard, resultaten en klachten van klanten van de dienstverlening. Deze rapportage dient uiterlijk de vijfde werkdag van de maand daaropvolgend in bezit te zijn van de gemeente Utrecht. De gemeente Utrecht wil met u op uitvoerings- en contractniveau periodiek overleg voeren over de voortgang van de dienstverlening. U wijst daartoe in overleg met de gemeente Utrecht vaste deelnemers aan. Het secretariaat van deze overleggen ligt bij de afdeling Contractmanagement van Werk en Inkomen van de gemeente Utrecht. De huidige frequentie ligt op één keer per maand voor het uitvoeringsoverleg en minimaal één keer per kwartaal voor het contractoverleg. U past uw processen tijdig en kosteloos aan in het geval aanpassingen in het uitvoeringsprotocol en de rapportageformats worden doorgevoerd. U verzorgt de communicatie over uw dienstverlening (informatie/werkwijze) richting de klant ten behoeve van de opdracht die u voor de gemeente Utrecht en de regiogemeenten uitvoert. U houdt op verzoek van de opdrachtgever minimaal één keer per jaar een informatiebijeenkomst voor medewerkers van het Team Zelfstandigen van de gemeente Utrecht over uw dienstverlening aan de gemeente Utrecht. Op deze bijeenkomsten zijn alle uitvoerende consulenten die ingezet zijn op de opdracht voor de gemeente Utrecht en de regiogemeenten aanwezig. De kosten hiervoor zijn verwerkt in de tarieven. 1.7 Eisen aan partnerschap Eis 76 Eis 77 Eis 78 Eis 79 Eis 80 Uw samenwerking met de gemeente Utrecht verloopt in partnerschap. U bevestigt uw bereidheid bij de uitvoering van een opdracht door zo nodig en desgewenst samen te werken met derden. U bent bereid om in gezamenlijk overleg uw dienstverlening en inzet van producten aan te passen op lopende organisatieontwikkelingen binnen de afdeling WenI van de gemeente Utrecht. U staat open voor het ontwikkelen, inkopen en/of organiseren van nieuwe producten. De gemeente Utrecht heeft een audit-instrument ontwikkeld om de kwaliteit van alle werkprocessen rondom de re-integratie zowel binnen haar eigen organisatie als binnen de contractpartij - permanent te kunnen schouwen. Primair doel van dit instrument is de optimalisatie van de werkprocessen. U dient aan de uitvoering van deze audits die na overleg met u worden vormgegeven volledige medewerking te verlenen. De gemeente Utrecht heeft een implementatietoets ontwikkeld om te beoordelen of de implementatie van de raamovereenkomst goed is verlopen. Deze toets vindt plaats binnen drie maanden na de start van de opdracht. U dient aan de uitvoering van deze toets die na overleg met u wordt vormgegeven volledig en kosteloos medewerking te verlenen. Bij beëindiging van de raamovereenkomst werkt u te allen tijde mee met de gemeente Utrecht om een zo efficiënt en effectieve mogelijke overgang te realiseren naar de nieuwe opdrachtnemer. Het tijdig, voor einde van de raamovereenkomst, beschikbaar stellen van de door WenI of nieuwe opdrachtnemer gevraagde documenten en gegevens maakt hier onderdeel van uit. Concerninkoop pagina 10 van 15

11 1.8 Eisen aan duurzaamheid Eis 81 U conformeert zich aan alle verplichtingen die voortvloeien uit het document 'Protocol Social Return'. 1.9 Commerciële eisen Eis 82 Eis 83 Eis 84 Eis 85 Eis 86 Uw inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in euro's, exclusief btw. Uw inschrijving bevat de van toepassing zijnde btw-tarieven. De kostenopbouw vindt plaats conform het in document 'Prijsinvulformulier' beschreven schema. Indien een wetswijziging plaatsvindt, vindt overleg plaats tussen u en de gemeente Utrecht om de mogelijke consequenties op de dan geldende prijsstelling door te spreken en afspraken schriftelijk vast te leggen. Uw inschrijving bevat vijf integrale prijzen (u gebruikt hiervoor het prijsinvulformulier dat is bijgevoegd als Document prijsinvulformulier, zie ook gunningscriterium5): 1. Een integrale prijs voor het uitgebreide levensvatbaarheidsonderzoek (zie ook eis 87 en 88 ). De gemeente Utrecht hanteert een maximum-bedrag voor de kosten van een aan derden opgedragen onderzoek, inzake verlening van algemene bijstand en bijstand ter voorziening in de behoefte aan bedrijfskapitaal aan zelfstandigen, ad 2.859,00 inclusief BTW voor een uitgebreid rapport; 2. Een integrale prijs voor het verkorte levensvatbaarheidsonderzoek (zie ook eis 87 en 88). De gemeente Utrecht hanteert een maximum-bedrag voor de kosten van een aan derden opgedragen onderzoek, inzake verlening van algemene bijstand en bijstand ter voorziening in de behoefte aan bedrijfskapitaal aan zelfstandigen, ad 1.689,00 inclusief BTW voor een verkort rapport betrekking hebbend op bijstandverlening aan een gevestigde of een startende zelfstandige; 3. Een integrale prijs voor het nader of vervolg levensvatbaarheidsonderzoek (zie ook eis 87 en 88). De gemeente Utrecht hanteert een maximum-bedrag voor de kosten van een aan derden opgedragen onderzoek, inzake verlening van algemene bijstand en bijstand ter voorziening in de behoefte aan bedrijfskapitaal aan zelfstandigen, ad 1.039,00 inclusief BTW voor een rapport betrekking hebbend op bijstandverlening aan een oudere of een beëindigende zelfstandige of een nader of vervolgrapport betrekking hebbend op bijstandverlening aan een zelfstandige. 4. Een integrale prijs voor de standaard managementbegeleiding (zie ook eis 88); 5. Een integrale prijs voor de intensieve managementbegeleiding (zie ook eis 88). Eis 87 Bedragen die u hanteert voor de verschillende integrale prijzen voor het uitgebreide levensvatbaarheidsonderzoek, het verkorte levensvatbaarheidsonderzoek en het nader of vervolglevensvatbaarheidsonderzoek overschrijden het maximum bedrag niet. Het maximumbedrag per kostensoort vloeit voort uit de relevante wet- en regelgeving die op deze aanbesteding van toepassing is. Het totaalbedrag voor elke integrale prijs (zie eis 86) Concerninkoop pagina 11 van 15

12 is vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: individuele onkosten van cliënten of medewerkers opdrachtnemer, uitvoering, nazorg, overhead, accountantskosten, reis- en andere kosten. Eis 88 Eis 89 Eis 90 Uw inschrijving is gespecificeerd naar de gevraagde integrale prijzen op het prijsinvulformulier (Document prijsinvulformulier). Door het invullen van uw prijzen ontstaat een fictieve projectprijs. De door inschrijver geoffreerde prijzen voor de adviesrapporten en de begeleidingstrajecten worden bij elkaar opgeteld en leiden tot een totale projectprijs. U gaat ermee akkoord dat deze fictieve projectprijs exclusief btw bepalend is voor uw score op de commerciële wens. Aan de in de fictieve projectprijs genoemde aantallen kunt u geen rechten ontlenen. De integrale trajectprijzen blijven van kracht, ook indien de instrumenten/productenmix binnen de verschillende trajecten op een andere wijze wordt ingezet. U gaat ermee akkoord dat, indien de gemeente Utrecht van mening is dat uw financiële situatie de voortgang van de uitvoering van de opdracht in gevaar brengt, de gemeente Utrecht u kan vragen om periodieke financiële gegevens op te leveren (zoals balans, verlies- en winstrekening, etc.) en hierover periodiek met u te overleggen. Indexering Eis 91 Eis 92 Alle prijzen en tarieven zijn vast op basis van prijspeil 1 januari 2017 en zijn in ieder geval vast tot 1 januari Eenmaal per jaar kunnen de prijzen waarmee u heeft ingeschreven, geïndexeerd worden. Voor het eerst kan dit plaatsvinden per 1 januari De tarieven voor de begeleidingstrajecten worden geïndexeerd met als maximum een tarief te berekenen op basis van de volgende prijsherzieningformule: = ((indexcijfer nieuw indexcijfer oud) / indexcijfer oud) * 100 Als voorbeeld is gebruik gemaakt van de cao-loonindex. Indexcijfer oud: CBS arbeid en sociale zekerheid/cao lonen; maandcijfers/cao-lonen per uur incl. bijzondere beloningen/particuliere bedrijven/m-n zakelijke dienstverlening/huidige cijfers/kwartaalgemiddelden per jaar/derde kwartaal 2016* Indexcijfer nieuw: CBS arbeid en sociale zekerheid/cao lonen; maandcijfers/cao-lonen per uur incl. bijzondere beloningen/particuliere bedrijven/m-n zakelijke dienstverlening/huidige cijfers/kwartaalgemiddelden per jaar/derde kwartaal 2017* Het resultaat van de berekening wordt rekenkundig afgerond op twee cijfers achter de komma. Indien de indexcijfers nog niet vastgesteld zijn, worden de voorlopige cijfers gehanteerd zonder dat een eventuele verrekening achteraf plaats vindt. *Het aangegeven jaar wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst, telkens met één jaar verhoogd. Concerninkoop pagina 12 van 15

13 Eis 93 Eis 94 Eis 95 De tarieven voor de levensvatbaarheidsonderzoeken zoals genoemd in eis 86, worden conform de in eis 86 genoemde regeling met ingang van 1 januari van elk kalenderjaar gewijzigd met het percentage waarmee het prijsindexcijfer van de gezinsconsumptie over de maand oktober daaraan voorafgaand afwijkt van het prijsindexcijfer waarop de laatste vaststelling van de bedragen is gebaseerd. De gewijzigde bedragen worden door of namens de Minister bekendgemaakt in de Staatscourant. Indien in een jaar afgezien is van het herzien van prijzen en tarieven, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is derhalve nimmer sprake. U dient uw voornemen voor prijsverhoging minimaal zes weken voor de ingangsdatum bekend te maken aan de contactpersoon van de gemeente Utrecht. Gewijzigde prijzen en tarieven gaan pas in na toestemming van de gemeente Utrecht. Facturatie en betaling Eis 96 Eis 97 U gaat ermee akkoord dat levensvatbaarheidsonderzoeken en begeleidingstrajecten voor klanten van de regiogemeenten, die door gemeente Utrecht bij u ingekocht worden, middels afzonderlijke verzamelfacturen aan de gemeente Utrecht worden gefactureerd. U gaat ermee akkoord dat in de implementatiefase nog nadere afspraken over de facturatievereisten ten bate van de regiogemeenten met u worden gemaakt. U gaat akkoord met de volgende wijze en momenten van factureren bij de managementbegeleiding: Na accordering van het begeleidingsplan door de klantmanager Team Zelfstandigen kan de eerste 50% van de integrale trajectprijs worden gefactureerd. Wanneer de voor de klant te behalen bedrijfsdoelen, resultaten en specifieke begeleidingsaspecten die door WenI in de beschikking aan de klant zijn opgelegd (dit zijn de trajectdoelen zoals die zijn vastgelegd in het begeleidingsplan) behaald zijn en na de accordering van de eindrapportage door de klantmanager Team Zelfstandigen kan de tweede 50% van de integrale trajectprijs worden gefactureerd. De eerste of tweede 50% van de managementbegeleiding kan per maand achteraf gefactureerd worden. Eis 98 Eis 99 De levensvatbaarheidsonderzoeken kunnen per maand achteraf gefactureerd worden. U gaat ermee akkoord dat de facturen pas betaalbaar worden gesteld indien: De verzamelfacturen binnen twee weken na afsluiting van de maand bij de gemeente Utrecht worden ingediend. Bij de facturen de bijlagen conform de formats zijn meegeleverd. Eis 100 Eis 101 U dient elk jaar een eindafrekening in. Deze eindafrekening dient voor 1 maart van het volgende jaar bij de gemeente Utrecht binnen te zijn. U adresseert de factu(u)r(en) aan het algemene factuuradres van de gemeente Utrecht (*): Gemeente Utrecht, Financiële Dienstverlening T.a.v. Dienst Werk en Inkomen Postbus AB Utrecht Concerninkoop pagina 13 van 15

14 Eis 102 Eis 103 Eis 104 Iedere factuur bevat een apart bestelnummer (10 posities) voor gemeente Utrecht en aparte bestelnummers voor de regiogemeenten. De bestelnummers zijn door de gemeente Utrecht bij de dienst/opdracht aangegeven. U stuurt één factuur per bestelnummer. Op elke factuur vermeldt u: Uw factuurnummer; Het bestelnummer van de dienst/opdracht verstrekt door de gemeente Utrecht; Factuurdatum; Eenduidige omschrijving van de geleverde diensten; Afdelingsnaam en naam opdrachtgever; Het adres van uw onderneming; Het Kamer van Koophandel nummer van uw onderneming; Uw bankrekeningnummer; Het btw-nummer van uw onderneming; Indien van toepassing SWIFT/BIC en IBAN-code. Eis 105 Eis 106 Eis 107 Eis 108 Facturen worden voorzien van een klantenoverzicht. Deze bijlage wordt tevens in MS-Excel per mail toegezonden. Op de lijst worden minimaal de gegevens zoals in bijgevoegd Document Klantenoverzicht vermeld. Betaling zal plaatsvinden door de gemeente Utrecht binnen dertig (30) dagen nadat de factuur is ontvangen. In geval van een creditfactuur vermeldt u het factuurnummer en het verplichtingennummer van de corresponderende debetfactuur. De gemeente Utrecht onderzoekt mogelijkheden ter verbetering van het facturatie-, autorisatie- en betalingsproces, waar onder E-facturatie en andere digitale toepassingen. U bent bereid en in staat om hierin (kosteloos) mee te werken. Verantwoording U voert een administratie conform de Subsidieregeling Actieve Inclusie ESF of u bent bereid u tijdens de uitvoering van de opdracht bij te laten staan door de partij waarmee de gemeente Utrecht een overeenkomst heeft afgesloten voor de uitvoering van deze regeling Eis 109 U gaat er mee akkoord dat de gemeente Utrecht voor de definitieve gunning een toelatingstoets kan laten verrichten op uw werkproces en de projectadministratie door een door opdrachtgever aan te wijzen accountant of andere hiertoe aangewezen persoon. Indien deze toets negatief uitvalt, zal geen gunning plaatsvinden Juridische eisen Eis 110 U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden. Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn. In uw inschrijving wordt niet (deels) naar andere Concerninkoop pagina 14 van 15

15 juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de voorwaarden van de gemeente Utrecht zouden zijn. Eis 111 Eis 112 Eis 113 Eis 114 Eis 115 Eis 116 Eis 117 Eis 118 U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan het bijgevoegde concept van de raamovereenkomst. U gaat ermee akkoord dat de raamovereenkomst een looptijd heeft van één jaar en vermoedelijk ingaat op 1 januari De raamovereenkomst kent een verlengingsoptie van drie keer een jaar. Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw inschrijving opgave doet van (een) bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de inschrijving. (Hoofd)aannemers staan in voor inschrijvingen van onderaannemers. Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als de de gemeente Utrecht daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer. Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd. U realiseert zich, dat de gemeente Utrecht ook als overheid optreedt. U aanvaardt deze bijzondere positie van opdrachtgever als overheid. De gemeente Utrecht behoudt bij nakoming van de raamovereenkomst haar bevoegdheden tot publiekrechtelijke rechtshandelingen. Op grond van de raamovereenkomst heeft de gemeente Utrecht het recht om, gedurende de looptijd van de raamovereenkomst opdrachten te verstrekken, onder de voorwaarden neergelegd in de door de Gemeente Utrecht met opdrachtnemer af te sluiten raamovereenkomst. U garandeert dat u zich gedurende de looptijd van de overeenkomst in zal spannen om schending van de internationale sociale normen te voorkomen. De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) zijn vastgelegd in de conventies: inzake afschaffing van dwangarbeid en slavernij (29, 105); inzake vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep (100, 111); inzake afschaffing van kinderarbeid (138, 182); inzake de vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen (87, 98). De mensenrechten uit de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM) en uitwerkingen daarvan in bindende verdragen (zoals BuPo en Esocul) die arbeids- en bedrijfsrelevant zijn. Er wordt geen verdere toespitsing gemaakt. Concerninkoop pagina 15 van 15