Factsheet en condities Kantoorartikelen voor Scholen

Transcriptie

1 Factsheet Voordelig kantoorartikelen inkopen? Jaarlijks besteden schoolorganisaties een flink bedrag aan kantoorartikelen. Wilt u hierop besparen? Koop dan in via Met dit initiatief hebben de besturenorganisaties Besturenraad, VKO, LVGS, VBS en VOS/ABB in 2012 een Europese aanbesteding voor kantoorartikelen uitgevoerd. Dit heeft tot een uitstekend resultaat geleid. Er is een hoge korting tot 70% t.o.v. de catalogusprijs bedongen voor het kernassortiment en een mooie gemiddelde korting van 30% voor het catalogusassortiment. In de praktijk betekent dit dat een gemiddelde school met dit contract tot zo n 40% kan besparen op de uitgaven aan kantoorartikelen. Alle leden van de besturenorganisaties kunnen nog instappen. Europese aanbesteding kantoorartikelen De aanbesteding is begeleid door inkoopadviesbureau Yellow Way. Een groot aantal PO, VO, MBO, SO en HO scholen heeft deelgenomen. Op het gebied van prijs en kwaliteit heeft de aanbesteding geleid tot een uitstekend resultaat. Er is een overeenkomst afgesloten met aanbieder Lyreco en er zijn scherpe prijzen bedongen bij een hoge servicegraad en kwaliteit. Artikelen die u voor 17 uur bestelt, ontvangt u de volgende dag, zonder minimum afnameverplichting en zonder bezorgkosten. Mogelijkheid instappen Het unieke van de aanbesteding is dat het nog mogelijk is om in te stappen. Uw voordeel is dat u een concreet beeld kunt krijgen van Lyreco en de kostenvoordelen voor uw organisatie, zonder zelf tijd te besteden aan het aanbestedingsproces. Hoe kan ik ons schoolbestuur inschrijven? Op treft u meer informatie aan en kunt u zich vrijblijvend inschrijven. U ontvangt dan het deelnameformulier en de prijzen en samenstelling van het kernassortiment. Wat zijn de voordelen? Kostenbesparing Doordat in dit traject meerdere scholen(groepen) hun krachten hebben gebundeld, hebben we gezamenlijk een gunstige inkooppositie ingenomen en hoge kortingen bedongen. Gemak Doordat de aanbesteding al is uitgevoerd kost u dit geen tijd. Daarnaast worden de kosten voor de aanbesteding in rekening gebracht bij de leverancier. U doet dus gratis mee. Kwaliteit Door het delen van de kennis en ervaring van meerdere scholen en de expertise van Yellow Way, is het traject verzekerd van hoge kwaliteit. Daarbij is uiteraard gewerkt volgens de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Wat is het assortiment? Papier, zoals print-, en foto papier. Notitiegoed, zoals schrijfblokken, zelfklevende memo s en notitieboeken. Schrijfwaren, zoals diverse soorten pennen, markers, correctiemiddelen en linialen. Bureau accessoires, zoals nietmachines en nietjes, perforatoren en bureauladekasten. Postkamer en kantoorartikelen, zoals etiketten, lijm, scharen, briefwegers en postzegels. Opbergmiddelen, zoals ordners, tabbladen en dossiermappen schoolinkoop.nl factsheet collectieve aanbesteding kantoorartikelen 1

2 Presentatie en planning, zoals projectieschermen, projectoren, whiteboards en planborden. Kantoormachines, zoals papiervernietigers, labelmakers en rekenmachines. Toner en inkjet cartridges Ook is het mogelijk met korting bestellingen te plaatsen uit andere productgroepen, zoals het leveren van toebehoren en benodigdheden voor computers, facilitaire producten zoals schoonmaakproducten en cateringproducten. Wanneer gaat de overeenkomst in? Het contract met de nieuwe leverancier is ingegaan per 1 januari 2013 voor een periode van twee jaar, met een optie tot verlenging van twee maal één jaar. Voor deelnemers die later instappen, geldt dezelfde einddatum van het contract. Wat is Europees aanbesteden? De nieuwe leverancier is geselecteerd en gecontracteerd door middel van een Europese aanbesteding. Europees aanbesteden is een georganiseerde manier van inkopen, die onder andere van toepassing is op overheidsinstellingen en publiekrechtelijke organisaties zoals schoolbesturen. Als een school of een samenwerkingsverband een opdracht uitschrijft voor leveringen en diensten en dus ook kantoorartikelen die boven (drempelbedrag) uitkomt, is men verplicht Europees aan te besteden. Hebt u een vraag die in deze factsheet niet is beantwoord? Neem dan contact met ons op. We horen graag van u. Schoolinkoop.nl t.a.v. Carlijn Kuijpers Gervenstraat PD 's-hertogenbosch Tel: info@schoolinkoop.nl schoolinkoop.nl factsheet collectieve aanbesteding kantoorartikelen 2

3 Condities KVS In de aanbesteding zijn eisen opgenomen die de zijn gesteld aan de leverancier. Hieronder een overzicht van de belangrijkste voorwaarden. 1. Assortiment Er wordt gewerkt met een kernassortiment. In het kernassortiment zijn de producten opgenomen die vaak worden afgenomen of die een grote waarde vertegenwoordigen. Het kernassortiment is gedurende de overeenkomst blijvend leverbaar en wordt regelmatig bijgewerkt op basis van de werkelijke bestellingen. De deelnemers ontvangen gemiddeld 70% korting op het kernassortiment. De deelnemers ontvangen gemiddeld 30% korting op het catalogusassortiment van de leverancier. De aangeboden prijzen en kortingen zijn onvoorwaardelijk en gedurende de eerste twee jaar van de Overeenkomst, ingaande vanaf 1 januari 2013 tot 1 januari 2015, vast en onveranderlijk. Na deze periode mogen de prijzen, na overleg en akkoord met de Contractmanager, één maal per jaar verhoogd worden met maximaal de CBS prijsindex Kantoorartikelen categorie CPI2006=100. De eerste mogelijkheid voor een eventuele prijsverhoging is 1 januari Bestellen Het is mogelijk de elektronische bestelomgeving van leverancier te koppelen aan e- procurementsystemen zodat er gegevens uitgewisseld kunnen worden en scholen kunnen bestellen vanuit het eigen bestelsysteem. Binnen de bestelomgeving is een up-to-date productencatalogus opgenomen en kan te allen tijde de actuele status van een order bekeken worden. De prijzen zichtbaar binnen de bestelomgeving zijn inclusief de gegeven kortingen. Er is zichtbaar welke artikelen binnen en buiten het kernassortiment vallen. Per besteladres en per locatie worden aparte klantnummers aangemaakt, welke gedurende de looptijd van de overeenkomst zijn uit te breiden of te laten vervallen. Telefonisch bestellen is mogelijk. Bestellingen worden de volgende dag geleverd. Er geldt geen minimaal orderbedrag. Er worden geen orderkosten, afleverkosten etc. in rekening gebracht, ongeacht de bestelgrootte. Het is mogelijk een budgetplafond in te stellen schoolinkoop.nl factsheet collectieve aanbesteding kantoorartikelen 3

4 3. Levering Leverancier levert af op de door de contactpersoon aangewezen locatie. In ieder geval binnen in het pand bij een (receptie)balie of goederenontvangst. Leveringen vinden plaats tijdens kantooruren en op de aangegeven locaties en zijn Delivery Duty Paid. Manco s, foutief geleverde artikelen, verkeerd bestelde en/of beschadigde artikelen worden binnen één werkdag kosteloos opgehaald en vervangen. 4. Afname Genoemde afnamegetallen in de aanbestedingsdocumenten zijn indicatief en hier kunnen geen rechten aan worden geleend door de leverancier. Er bestaat geen minimale bestel- en/of ordergrootte. 5. Kwaliteit Er wordt volgens een vaste kwaliteit geleverd met toepassing van de geldende wettelijke regelingen en normen. Vaste garantietermijn. 6. Duurzaamheid De geleverde artikelen voldoen aan de geldende milieuvoorschriften, Arbowet- en regelgeving en de EU-verpakkingsrichtlijn. Duidelijk is welke artikelen milieuvriendelijk zijn. Er wordt zo min mogelijk verpakkingsmateriaal gebruikt en het materiaal is zo milieuvriendelijk mogelijk. 7. Keuring Opdrachtgevers zijn gerechtigd een controle uit te voeren bij aflevering. Reclamaties dienen binnen 1 werkdag te worden behandeld en geaccepteerd door de leverancier. 8. Emballage en verpakking Transportmaterialen worden gratis ter beschikking gesteld, worden direct mee terug genomen door de leverancier en blijven eigendom van de leverancier schoolinkoop.nl factsheet collectieve aanbesteding kantoorartikelen 4

5 9. Pakbon Vastgelegd wordt welke gegevens op de pakbon terug te vinden zijn (oa. klantnummer, omschrijving, aantal etc.). 10. Facturatie Per maand wordt er een gespecificeerde verzamelfactuur gestuurd aan iedere individuele opdrachtgever. De betalingstermijn is 30 dagen. Bij betaling binnen 7 dagen geldt een betalingskorting van 2%. 11. Communicatie Alle communicatie wordt verricht in de Nederlandse taal. Er is één vaste aanspreekpersoon en vaste vervanger per schoolbestuur. 12. Managementinformatie Eens per kwartaal verzendt de leverancier een managementrapportage aan iedere individuele opdrachtgever met daarin o.a.: kwaliteit, verrichte service, aantal klachten, analyse en afhandeling van de klachten. Aan de managementrapportage wordt een omzetoverzicht toegevoegd. Uit de rapportage blijkt welke artikelen en volume binnen en buiten het kernassortiment worden besteld. 13. Klachtenprocedure en afhandeling Er is één telefonisch en één meldpunt voor klachten. Leverancier zorgt voor een adequate afhandeling van verstoringen en/of klachten. Op werkdagen volgt er binnen 24 uur een reactie op de klacht en de status van afhandeling schoolinkoop.nl factsheet collectieve aanbesteding kantoorartikelen 5