Titel. Introductiedag

Transcriptie

1 Titel Introductiedag

2 Het traject Najaar 2015: Vandaag: Intdoductiemoment Donderdag 8/10: Evalueer je vereniging - Basistools voor een uitmuntend beleidsplan Donderdag 29/10: De rol van je vereniging in de maatschappij - Verbeter je missie, visie en doelgroepenstrategie (1) Donderdag 26/11: Verbeter je missie, visie en doelgroepenstrategie (2) + Straffe uitdagingen voor je vereniging Donderdag 17/12: Straffe uitdagingen voor je vereniging (2) Onderwerpen voorjaar 2016: Goede doelstellingen kiezen en meten Je activiteitenplan opstellen Een budgettair plan maken Tips bij het schrijven

3 Vandaag Opfrissing nieuw subsidiebesluit Een beleidsplan? Hoe loopt zo n proces? Wat is maatschappelijke meerwaarde aantonen? Verder in het traject Stel vragen tussendoor

4 Opfrissing nieuw subsidiekader Presentatie Jan Kielemoes met aanpassingen

5 Wie kan toetreden? Iedereen die NU erkend is, kan na goedkeuring beleidsplan voorlopig erkend worden. Na behalen voorwaarden: definitief erkend. Er is plaats voor twee extra thematische verenigingen Indien verenigingen binnen de verschillende categorieën niet erkend blijven na 2017 of niet voldoen aan de instapvoorwaarden: LNE lanceert oproep. Minister kan budget verhogen: oproep voor nieuwe verenigingen

6 Een beleidsplan? - Dynamisch plannen van strategische lijnen voor periode vijf jaar, concrete invulling per jaar in jaarplan = waarom doen we welke activiteiten - Over globale werking van je vereniging - Keuzes die aansluiten bij door subsidiebesluit gedefinieerde rol (artikel 2 t.e.m. 13 besluit) - Beleidsplan indienen: voor 1 juli Beleidsplan in eerste plaats werkinstrument. Pas in tweede plaats subsidiedocument

7 Onderdelen van een beleidsplan (algemeen, gewestelijke vereniging) - missie en visie thema s doelgroepen en hoe te bereiken strategische doelen operationele doelen indicatoren en streefwaarden dagelijkse werking / interne organisatie

8 Onderdelen beleidsplan (specifiek, gewestelijke vereniging) - Gewestelijke ledenvereniging: vrijwilligersbeleid, lijst van lokale afdelingen - Thematische vereniging: analyse thema s, visie errond, wijze waarop meerwaarde in samenleving

9 Onderdelen beleidsplan (regionale vereniging) - missie, visie - doelstellingen (niet verplicht op te delen) - beoogde resultaten en evaluatiemethode - link met definitie - beschrijving van de financiering

10 Waarop worden we beoordeeld? Het beleidsplan wordt door de erkennings- en adviescommissie beoordeeld op: SAMENHANG : het beleidsplan geeft duidelijk aan hoe de verwachtingen van je vereniging tov de definitie in het besluit worden ingevuld en hoe die in relatie staan tot de visie, de missie en de doelstellingen van de vereniging; IMPACT : het beleidsplan toont hoe de resultaten van de activiteiten structureel zullen doorwerken in de samenleving;

11 Het raamwerk van BBL (Een voorbeeld van inhoudstafel) Identiteit 1. Visie: beknopte overname elementen uit LTV 2050 en vervolgens afdalen naar organisatievisie BBL 2. Missie 3. Waarden van de organisatie

12 Het raamwerk van BBL 4. Beschrijving van de organisatie functioneren van BBL als netwerkorganisatie: het verenigen van alle verenigingen, actief in alle provincies, participatie van verenigingen en deelname van verenigingen aan bestuur van BBL, vormen-begeleiden en ondersteunen van verenigingen, methodiekontwikkeling van verenigingen, maatschappelijke innovatie stimuleren, coördinatie netwerking, bevorderen van onderlinge samenwerking en advies aan overheid in de naam van de leden +wijze van doordacht en effectief ondersteuningsbeleid bij haar lidverenigingen omschrijvingen van de interne organisatie en dagelijkse werking: AV, rvb, secretariaat en onderlinge wisselwerking en taakafbakening, beslissingsprocessen, governanceaspecten

13 Het raamwerk van BBL 5. Positionering van de organisatie Beschrijving van thema s: verklaring keuze thema s + onze vijf prioritaire inhoudelijke doelen Doelgroepen en wijze van bereik omschrijving doelgroepen BBL werkt voor BBL werkt samen met (partners, koplopers) onze 8 interventiestrategieën: van beleidsbeïnvloeding over coalitievorming tot labelling communicatieaanpak

14 Het raamwerk van BBL 6. Doelstellingen strategische doelstelling 1 operationeel doel 1.1 (plus operationeel doel 1.2 (plus operationeel doel 1.X (plus strategische doelstelling 2 operationeel doel 2.1 (plus operationeel doel 2.2 (plus operationeel doel 2.X (plus strategische doelstelling 3 strategische doelstelling 4... streefwaarde of indicator) streefwaarde of indicator) streefwaarde of indicator) streefwaarde of indicator) streefwaarde of indicator) streefwaarde of indicator)

15 Het raamwerk van BBL 7. Budgettair plan 8. Bijlages (lijst lidverenigingen)

16 Een beleidsplan schrijven, hoe begin ik er aan? - gefaseerd - gepland - Niet alles is wiskunde, wees flexibel en denk na over je proces, laat genoeg ruimte voor verandering

17 Het proces: verschillende fases - FASE 1: opstart FASE 2: maatschappelijke analyse FASE 3: missie en visie actualiseren FASE 4: gegevensverzameling FASE 5: uitdagingen formuleren FASE 6: strategisch en operationele doelstellingen formuleren FASE 7: indicatoren formuleren FASE 8: redactie FASE 9: jaarplan 2017 opmaken FASE 10: budgettair plan opmaken

18 FASE 1 - De opstart: Je beleidsplanningsteam - verschillende profielen één aanspreekpunt, coordinator communiceer het proces duidelijk spreek met RvB duidelijk af waar beslissingen genomen worden, welk mandaat het team heeft - hou rekening met de bestaande cultuur in organisatie - tijd!

19 FASE 1 - De opstart: Je planning - haalbare deadlines - duidelijke fasering - terugkoppelingsmomenten met Raad van Bestuur - goede afspraken!

20 FASE 2 - Maatschappelijke analyse - Je vereniging toetsen aan maatschappelijke evoluties/trends - Plaats van je vereniging binnen de maatschappij - Doel van dit onderdeel: vereniging eigentijds maken

21 FASE 2 - Maatschappelijke analyse (2) - Methodes: STEP, DE-STEP Input: Omgevingsanalyse Socius Input: 7e milieuactieprogramma EU Input: Transversale beleidsnota Vlaamse Regering - Vlaanderen 2050

22 FASE 3 - Actualiseer je missie en visie Wie kent de missie van de organisatie?

23 FASE 3 - Actualiseer je missie en visie Wat zijn volgens jullie de belangrijke elementen van een goede missie?

24 FASE 3 - Actualiseer je missie en visie Een goede missie&visie geeft antwoord op volgende vragen: - waarom bestaan we? - voor wie bestaan we? - waarvoor staan we? - met wie doen we dat? - hoe doen we dat?

25 FASE 3 - Actualiseer je missie en visie Een goede missie&visie is: - wervend geformuleerd, kan mensen overtuigen - ( één duidelijke paragraaf ) - geformuleerd zonder te veel containerbegrippen - laat toe doelstellingen te formuleren

26 FASE 3 - Actualiseer je missie en visie Missie/Visie? - Sommige organisaties kiezen als visie een onbereikbaar doel (BHAG), andere organisaties kiezen ervoor om dit in hun missie op te nemen - Soms vertelt de visie ook hoe de missie bereikt wordt - Conclusie: het verschil is niet belangrijk, maar de verschillende elementen moeten er zeker in zitten Wij spraken af: de visie is een onbereikbaar doel dat je met je vereniging wil verwezenlijken, de bestaansreden, de missie vertelt hoe je dat doel wil bereiken (slide 24)

27 FASE 3 - Actualiseer je missie en visie Voorbeelden

28

29

30 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen interne werking analyseren stakeholderbevraging resultaten maatschappijanalyse leidt tot uitdagingen voor je vereniging Resultaat: Wat zijn de uitdagingen op vlak van management, financiën, thema( s), activiteiten, vrijwilligerswerking,...?

31 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen interne werking analyseren - Wat zijn de sterktes en zwaktes van je organisatie? Wat zijn de wensen van de interne stakeholders van de organisatie? - hoe werkt je organisatie nu (organogram, bestuur, deelwerkingen...)? - Maak hier een kort overzicht van, dit kan je later gebruiken om de juiste vragen op te stellen

32 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Stakeholders stakeholderbevraging - intern, extern - = wat vinden de belanghebbenden van van je organisatie? - belang van juiste vragen stellen

33 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Stakeholders - Wie zijn jouw stakeholders? - Wat zou jij vragen aan je stakeholders?

34 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Stakeholders stakeholderbevraging - Wie zijn jouw stakeholders? - Wat zou jij vragen aan je stakeholders?

35 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Externe stakeholders Externe stakeholders - instanties / personen die je middelen geven (donateurs, sponsors,...) - je doelgroep (leden, wandelaars, consumenten,...) - andere organisaties - instanties / personen die interesse hebben in je organisatie (politici, media, overheden,...)

36 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Externe stakeholders Vraag specifiek wat je te weten wil komen - wat verwacht de stakeholder van de organisatie, worden die verwachtingen ingelost? - wat doet de organisatie goed? - waarin kan de organisatie verbeteren? -

37 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Externe stakeholders Vraag specifiek wat je te weten wil komen - wat verwacht de stakeholder van de organisatie, worden die verwachtingen ingelost? - wat doet de organisatie goed? - waarin kan de organisatie verbeteren? -

38 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders - Je personeel, je vrijwilligers, de Raad van Bestuur - Een zeer belangrijke groep van betrokkenen!!! - organisatie-afhankelijk - Verschillende methodes om te bevragen: - ledendag - online bevraging - brainstormmoment

39 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders - Je personeel, je vrijwilligers, de Raad van Bestuur - organisatie-afhankelijk - Verschillende methodes, momenten om te bevragen: - ledendag - online bevraging - brainstormmoment

40 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders Inspiratie: OpenVELTDag (VELT) Inspiratie: Anders & Beter (JNM)

41 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders - - Bevragen over de verschillende onderdelen van je werking - je thema s - je vrijwilligersbeleid - je ledenbeleid - je financiën - je lokale groepen - je activiteiten of projecten - Baken slim je onderwerpen af ahv je werking

42 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders Tip: den excel - verzamel al je resultaten op een overzichtelijke manier - zorg dat je er later mee aan de slag kan - Sterkte, Zwakte, Kans, Bedreiging, Wens of Resultaat - Vermeld de bron van je resultaat (bevraging X, brainstorm Y,...)

43 FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders Tip: doe geen dubbel werk - de voorbije jaren al een bevraging gedaan? Al nagedacht over de werking in de toekomst? Gebruik deze resultaten, want dubbel werk is verloren tijd

44 FASE 5 - Uitdagingen formuleren - Wat zijn de grote uitdagingen voor je vereniging de komende jaren? (Intern, Extern, Maatschappij (=sociaal én milieu) - Op basis van restultaten Gegevensanalyse Resultaat: uitdagingen beleidsopties

45 FASE 5 - Uitdagingen formuleren - Belangrijk: formuleer uitdagingen die je zelf kan waarmaken Onze vrijwilligers nemen te weinig taken op Onze vereniging moet vrijwilligers meer motiveren taken op te nemen Te weinig van onze projecten worden goedgekeurd Onze vereniging moet een beleid opzetten om goede projectaanvragen te schrijven

46 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen - Vanuit uitdagingen, kan je een aantal beleidsopties formuleren - Het aantal beleidsopties hangt af van de complexiteit van je organisatie - Zo weinig mogelijk beleidsoptiesopties formuleren Alles komt samen: de uitdagingen uit je thema s, onderdelen van je werking, maatschappij,...

47 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Enkele beleidsopties uit beleidsnota VELT AV van VELT gaf punten, helpt om te kiezen

48 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen - Beleidsopties: geven je de kans om te kiezen. - Deze keuzes resulteren in dé doelstellingen van je vereniging - Belangrijke en moeilijke stap - Afhankelijk van de organisatiecultuur: AV, ledendag, RvB, directie,... (Afspraken!) Kies de strategische doelstellingen

49 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Waaraan moet een goede doelstelling voldoen?

50 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdsgebonden

51 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Specifiek: duidelijk waarover het gaat Meetbaar: duidelijk welke resultaten je wil bereiken Acceptabel: gedragen door je organisatie Realistisch: haalbaar met beschikbare tijd en middelen Tijdsgebonden: duidelijk wanneer je het doel wil behalen

52 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Strategische Doelstelling? - Volgt rechtstreeks uit je missie, visie en thema s - Organisatiebreed - Langere termijn - Soms niet te kwantificeren Operationele Doelstelling? - Zegt algemeen iets over de middelen, activiteiten,... waarmee je een (of soms meerdere) SD wil bereiken - Soms kortere termijn - Meestal goed te kwantificeren

53 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Strategische Doelstelling X - Operationele Doelstelling Y (+ indicator of streefwaarde) - Activiteitenveld - Operationele Doelstelling Y+1 (+ indicator of streefwaarde) - Activiteitenveld OPMERKING: een regionale vereniging hoeft geen dubbel doelstellingenniveau te gebruiken. Doelstelling is ok. Al helpt de opsplitsing wel om een goed beleidsplan te schrijven.

54 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Vb. SD3: JNM garandeert (continu) een kwaliteitsvolle dienstverlening aan haar leden OD1: JNM staat in voor een vlotte ledenadministratie voor alle JNM ers OD2: JNM heeft een winkel die de leden, duurzaam, kwalitatief, goedkoop en educatief materiaal biedt!!! Let op: dit is voor een andere sector - onze doelen geformuleerd met als einddoel maatschappelijke effecten genereren. Veel inhoudelijker dan dit dus.

55 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Vb.!!! Let op: dit is voor een andere sector - onze doelen geformuleerd met als einddoel maatschappelijke effecten genereren. Veel inhoudelijker dan dit dus. SD: Velt biedt een concreet handelingsperspectief aan alle burgers die eco-actief willen worden in tuin en keuken. Dit aanbod omvat informatie, een vormingsaanbod en praktische ondersteuning die focust op concrete gedragsverandering. OD: Velt bepaalt prioritaire thema s voor eco-actief leven in keuken en tuin, en dit in functie van haar eigen missie, maatschappelijke trends en noden en beoogde doelgroepen (bijv. jonge gezinnen). OD: Velt ontwikkelt haar communicatiekanalen en instrumenten verder om haar concreet handelingsperspectief over te brengen, ook in functie van nieuwe thema s en doelgroepen.

56 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Vb. voor onze sector - BBL (VOORBEELD) SD: BBL zet samen met verenigingen een gerichte werking naar lokale besturen op om zo de transitie op lokaal niveau te versnellen. OD: BBL zet een samenwerkingsplatform op dat de diensten van BBL en haar leden afstemt op de vraag en noden van lokale besturen. OD: BBL stelt samen met haar lidverenigingen een gezamenlijk memorandum met beleidsprioriteiten rond transitie op die na de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 geïntegreerd kunnen worden in de beleidsplannen van de lokale besturen.

57 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Probeer nu zelf eens? 1 mogelijke SD van je organisatie 2 mogelijke onderliggende OD s SMART!

58 Intermezzo Maatschappelijke meerwaarde aantonen (Laurien Spruyt)

59 FASE 7: Indicatoren en streefwaarden - Meten om te weten - Wanneer is je doel bereikt? - = vaak samenspel van vele facetten - indicatoren en streefwaarden helpen je dit te meten - Indien mogelijk, je SD s meten; anders je OD s

60 FASE 7: Indicatoren en streefwaarden - Meten om te weten - Wanneer is je doel bereikt? - = vaak samenspel van vele facetten - indicatoren en streefwaarden helpen je dit te meten - Indien mogelijk, je SD s meten; anders je OD s - Meet indien mogelijk je outcome, niet je output

61 FASE 7: Indicatoren en streefwaarden - Meten om te weten - Wat is het resultaat dat we willen bereiken? - Waar willen we het resultaat bereiken? - Hoe kunnen we aantonen dat dit resultaat bereikt is? Een goede doelstelling, vergemakkelijkt het kiezen van juiste indicatoren

62 FASE 7: Indicatoren en streefwaarden - Meten om te weten - Kies indicatoren/sw die je denkt te kunnen halen - Kies indicatoren/sw waarbij je zelf de touwtjes genoeg in handen hebt Goede indicatoren? In 2017 hebben we één project rond de diensteneconomie voor burgers opgestart. In 2020 hebben we onze ledenadministratie aangepast aan de noden van onze leden. In 2017 hebben we een nieuwe website gelanceerd. In 2018 kennen we een stijging van 50% in het aandeel bezoekers

63 FASE 7: Indicatoren en streefwaarden - Meten om te weten - Indicator: getal dat je effectief wil bereiken. Welke omvang? - Streefwaarde: geeft evolutie aan naar een getal. Welke verandering?

64 FASE 7: Indicatoren en streefwaarden - Meten om te weten Belangrijk - hoe gaan we dit meten? Hebben we hier de tools voor? (Indien niet: ontwikkelen??) - wanneer gaan we dit meten? (bv. bevraging tellen van deelnemers CRM)

65 FASE 8: Redactie - Start vanaf maart met de redactie - Redactieteam =/= noodzakelijk beleidsplanningsteam, maar weet waarover het gaat - Goede communicatie nodig tussen redactieteam en beleidsplanningsteam

66 Fase 9: je jaarplan Activiteiten invullen onder OD s - Je activiteiten: dragen bij aan de doelstellingen - Indien niet: is dat dan nog een goede activiteit? Zoja, zijn je doelstellingen dan wel de juiste? Proof of the pudding activiteitsnormen zijn resultaat hiervan AANPASSEN van beleidsplan moet nog mogelijk zijn, begin hier op tijd mee.

67 Fase 10: Budgettair plan Per doelstelling geef je aan hoeveel % van de verwachte middelen er naar die doelstelling zullen gaan, waarom je die grootte-orde van middelen er aan toekent. Niet elke doelstelling moet per se gefinancierd worden met subsidies, kijk hiervoor goed naar de definitie van je verenigingstype.

68 Wat kan ik nu al doen? - Stel je beleidsplanningsteam samen, breng je RvB op de hoogte van de veranderingen die er aan staan te komen - Maak een eerste aanzet van planning - Hou er rekening mee dat participatieve fases en gegevensanalyse veel tijd kosten - Missie en visie niet meer actueel? - Calculeer dit in! - Schets je interne werking (zie Fase 4) - Stel een ontwerp van te beantwoorden vragen op voor je externe/interne analyse (zie Fase 4)

69 Next steps in het traject Najaar 2015: Donderdag 8/10: Evalueer je vereniging - Basistools voor een uitmuntend beleidsplan Donderdag 29/10: De rol van je vereniging in de maatschappij - Verbeter je missie, visie en doelgroepenstrategie (1) Donderdag 26/11: Verbeter je missie, visie en doelgroepenstrategie (2) + Straffe uitdagingen voor je vereniging Donderdag 17/12: Straffe uitdagingen voor je vereniging (2) Onderwerpen voorjaar 2016: Goede doelstellingen kiezen en meten Je activiteitenplan opstellen Een budgettair plan maken Tips bij het schrijven ---> Waar nog nood aan?

70 Individuele begeleiding nodig? Stuur ons een mail met daarin Voor welk specifiek onderwerp/onderdeel wil je vereniging begeleid worden? Welke vorm van begeleiding heeft je vereniging nodig (methodisch, inhoudelijk,...) Waarom denk je de begeleiding niet te vinden in het traject? BBL kiest nadien wie begeleid kan worden.

71 Dank aan Socius en VELT voor de voorbereidende input

72 Alle info beweging.bondbeterleefmilieu.be/beleidsplan VragenVrijdag!