Bijscholing Een beleidsplan voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip!

Transcriptie

1 Bijscholing Een beleidsplan voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip! Maandag 15 december 2014 Oudergem Spreker: Frank Bulcaen Vlaamse Sportfederatie vzw Zuiderlaan Gent T F info@vlaamsesportfederatie.be

2

3 Verwachtingen? Inhoud 1. Het wat en hoe van een beleidsplan 2. De voorbereidingen voor het schrijven van een beleidsplan 3. Het opstellen van een beleidsplan 1

4 Goed om weten Niet elke club kan / wil evenveel tijd investeren in het opmaken van een beleidsplan! Groen is voor een zeer kleine club met beperkte mogelijkheden. Blauw is voor de club met meer mogelijkheden. Rood is voor de club die veel kan en wil investeren in het opmaken van een beleidsplan. Digitale versie werkbladen: 1. Het wat en hoe van een beleidsplan Wat is een beleidsplan? Een beschrijving van waar de club voor (be)staat hoe de werking er nu voor staat gegevens over de omgeving nu en later en een afbakening van wat men al wil bereiken in een beleidsperiode wat men concreet gaat doen hoe men dat gaat afchecken en waakt over de haalbaarheid! 2

5 Wat is het nut van een beleidsplan? Inhoudelijk : hoe kunnen we onze werking beter en doelmatiger plannen en organiseren (resultaat) Richtsnoer voor beleidsbeslissingen Effectief gebruik maken van beperkte middelen Betere samenhang tussen verschillende activiteiten Zekerheid en duidelijkheid medewerkers Positie innemen t.o.v. andere clubs, overheid, sponsors, Kwaliteitsproces : totale verbeteraanpak (PDCA-cirkel) draagvlak Bijkomend: richtlijn vanuit subsidiërende overheid / federatie Hoe dik is een goed beleidsplan? Max 5-tal blz 5 10 blz Max 15 blz Wat staat er in een beleidsplan? 1. Inleiding 2. Missie 3. Samenvatting feiten 4. Doelstellingen 5. Acties 1. Inleiding 2. Missie 3. Samenvatting feiten 4. Samenvatting gegevensanalyse 5. Doelstellingen 6. Acties 1. Inleiding 2. Missie 3. Voorstelling club 4. Samenvatting feiten 5. Samenvatting gegevensanalyse 6. Doelstellingen 7. Acties 3

6 Wie schrijft een beleidsplan? Akkoord bestuur sportclubs? Geen akkoord : STOPPEN Een duidelijk mandaat (afbakening opdracht, middelen, informatiedoorstroming) Meerdere personen => groot draagvlak! Planningsteam = werkgroep van verschillende soorten betrokkenen Stappenplan Stap 1: Planningsteam Stap 2: Missie Stap 3: Gegevensverzameling Stap 4: Gegevensanalyse: beleidsuitdagingen en beleidsopties Stap 5: Doelstellingen: algemene en concrete doelstellingen Stap 6: Strategische acties Stap 7: Eindredactie Stap 8: Opvolging beleidsplan 2. De voorbereidingen 4

7 Stap 1: Het planningsteam Selecteer personen uit verschillende groepen betrokken bij de sportclub: bestuurders, trainers, verantwoordelijken van commissies, vrijwilligers, Té grote groep => moeilijker afspreken en discussiëren Min 2 pers Max 4 pers Max 6 pers Bereidheid om samen te werken Voldoende variatie persoonlijkheden Minstens één bestuurder voor terugkoppeling RvB 3. Het opstellen van een beleidsplan Inleiding Begin van het beleidsplan, meestal als laatste geschreven Bedanking (planningsteam, ) Belang van beleidsplan voor je club Op welke manier wil je club het plan gebruiken Bijlage A: werkblad inleiding 5

8 Stap 2 : Missie Uniek voor je club! Wat zou de lokale samenleving missen indien je club er niet was of Als je club er nog niet was, waarop zou ze dan opgericht moeten worden? Bijlage B: werkblad missie 6

9 Bijlage B: Werkblad missie Hulpvragen Wie zijn we? Wat is onze club? Wat doen we? Voor wie doen we dit? Hoe doe we dit? Met wie werken we samen? Wat zijn voor ons belangrijke waarden? Bijlage B: Werkblad missie Vat nu al deze antwoorden samen in een korte gemakkelijke tekst. Schrap de herhalingen en wees bondig. Tips: Gebruik de naam van de club in de missie Geef aan in welke regio je actief bent Niet te lang, enkele zinnen Vlot leesbaar en uitspreekbaar Gebruik de missie op je publicaties! Belang geven aan bepaalde waarden geeft vorm aan je uniek zijn. Ook het gebruik van de bijvoorbeeld, geeft weer dat je de enige club bent in de regio. 7

10 Stap 3 : Gegevensverzameling Nu verzamelen, in volgende stap verwerken Sterktes (S), zwaktes (Z), kansen (K) en bedreigingen (B) club bekomen door: 1. bevraging van belanghebbenden => S, Z, K & B volgens internen en externen 2. Interne analyse : activiteitenevaluatie en interne evaluatie => S & Z volgens internen 3. Externe analyse : opsomming kansen en bedreigingen => K & B volgens internen Ook S, Z, K & B uit vroegere enquêtes, evaluaties, kunnen nog relevant zijn! Gegevensverzameling: 1. Bevraging belanghebbenden Wat: bevraging van interne en externe personen: leden, vrijwilligers, bestuurders, sportfunctionaris, federatie, andere clubs, Wie: planningsteam bevraagt belanghebbenden: Hoe: - Stel 6-tal vragen, liefst mondeling - Noteer de S, Z, K & B Bijlage C: werkblad belanghebbenden Bijlage D: werkblad bevraging 8

11 9

12 Gegevensverzameling: 2. Interne evaluatie : activiteiten Wat: lijst van activiteiten die je club aanbiedt Wie: planningsteam Hoe: per activiteit: - doelstelling - doelstelling behaald - belang voor je club - inspanning voor je club -S & Z Bijlage E: werkblad activiteitenevaluatie Gegevensverzameling: 2. Interne evaluatie adv stellingen Wat: je sportclub doorlichten en pijnpunten in organisatie blootleggen Wie: planningsteam Hoe: - Stellingen over club opstellen - Stellingen individueel scoren (?/N/P/D/E) - Scores per stelling in groep bediscussiëren - Consensus over sterktes en zwaktes noteren Bijlage F: werkblad interne evaluatie 10

13 11

14 Gegevensverzameling: 3. Externe analyse : kansen en bedreigingen Wat: lijst kansen en bedreigingen Wie: planningsteam Hoe: - Analyseer basisgegevens uit de gemeente, sportraad - Raadpleeg federatie voor algemene/sportspecifieke K & B - Vertaal bestaande lijst van K & B naar niveau van je club Bijlage G: oplijsting externe trends Stap 4 : Gegevensverwerking Wat: verzamelde S, Z, K & B verwerken om tot beleidsuitdagingen (BU) en opties (BO) te komen Wie: planningsteam Hoe: - Vat alle S, Z, K & B samen in vier lijsten - Confrontatie S, Z, K & B => BU - Brainstorm over hoe de BU aanpakken => BO Bijlage H: werkblad beleidsuitdagingen en beleidsopties 12

15 Stap 5 : Doelstellingen Wat: vanuit BU en BO concrete en algemene doelstellingen formuleren. Een doelstelling zegt wat je wil bereiken, niet hoe. Wie: planningsteam Hoe: - Per BO vraag stellen Wat wil je club hiermee bereiken? - Per BO antwoord omvormen tot concrete doelstelling: duidelijk, tijdsgebonden en meetbaar (SMART) - Vanuit BU algemene doelstelling formuleren Bijlage I: werkblad doelstellingen 13

16 Stap 6 : Strategie Wat: bij elke concrete doelstelling de acties bepalen Wie: planningsteam Hoe: per concrete doelstelling -actie - omschrijving - verantwoordelijke - begin- en einddatum - budget Bijlage J: werkblad strategie 14

17 Stap 7 : Eindredactie/communicatie Alle teksten achter elkaar schrijven 1. Inleiding 2. Missie 3. Samenvatting feiten 4. Doelstellingen 5. Acties 1. Inleiding 2. Missie 3. Samenvatting feiten 4. Samenvatting gegevensanalyse 5. Doelstellingen 6. Acties 1. Inleiding 2. Missie 3. Voorstelling club 4. Samenvatting feiten 5. Samenvatting gegevensanalyse 6. Doelstellingen 7. Acties Verzorgde lay-out Wie: planningsteam / taalvaardig persoon Stap 8 : Meetplan en opvolging Beleidsplan is klaar nu het gebruiken en evalueren! Jaarlijks evalueren: - Product: doelstellingen gehaald, activiteiten uitgevoerd - Proces: hoe uitgevoerd, waar kan het beter, binnen budget? Follow-up fiche / meetplan om de acties op te volgen (PDCA) Bijlage K: model follow-up fiche 15

18 Vragen? Veel succes! 16