Beleidsplanning Van SWOT tot beleidsuitdagingen. 1 maart 2016

Transcriptie

1 Beleidsplanning Van SWOT tot beleidsuitdagingen 1 maart

2 2

3 Blik achteruit 3

4 Blik achteruit Gegevensverzameling situatie verfijnen 4

5 En nu 5

6 Van gegevens naar beleidsuitdagingen Welke uitdagingen zitten in de verzamelde gegevens vervat? Analyse-instrument nodig 1. SWOT confrontatiematrix 2. SOAR analyse 3. SWO-ART inspiratierooster In kaart brengen gegevens volgens categorieën Analyseren 6

7 1. In kaart brengen / ordenen van gegevens Laatste stap van de gegevensverzameling Massa aan gegevens structureren / synthese Vraagt interpretatie! Afhankelijk van instrument verzamelen je lijsten van Sterktes Zwaktes Kansen Bedreigingen SWOT SWO-ART Aspiraties Resultaten SOAR 7

8 1.1 SWOT: interne sterktes en zwaktes Sterktes? Waarin is de organisatie goed? Welke eigenschappen / gegevens van de organisatie zijn een sterkte Zwaktes? in het kader van het voortbestaan van de organisatie? in functie van het realiseren van de missie? voor het behalen van goede resultaten? Waarin is de organisatie minder goed? Wat kan beschouwd worden als een zwakte in het kader van het voorbestaan van de organisatie? in functie van het realiseren van de missie? voor het behalen van goede resultaten? 8

9 1.1 SWOT: interne sterktes en zwaktes Sterktes en zwaktes? Interne gegevens = gegevens over de organisatie Wat is een relevante sterkte of zwakte? Sterkte en/of zwakte? Koppel aan missie en kansen en bedreigingen in de argumentatie Discussieer Probeer te kiezen Aantal? Beperkt tot 10 Selectie maken in sterktes en zwaktes? Via overleg en gesprek Binnen het planningsteam of ruimer Verschillende methodes: brainstorming, bevraging van medewerkers, opstellen van een prioriteitenmatrix binnen het planningsteam, enz. Tip: duid de 3 of 5 belangrijkste aan met een (*) Creëer een fietsenrek 9

10 1.1 SWOT: externe kansen en bedreigingen Kansen? Welke kansen doen zich voor in de externe omgeving die de organisatie toelaten haar doelstellingen / de missie beter, gemakkelijker, sneller te realiseren? Bv. de vergrijzingstrend is een kans voor een seniorensportorganisatie gezien de markt vergroot Bedreigingen? Welke bedreigingen doen zich voor in de externe omgeving die de organisatie bemoeilijken om haar doelstellingen / missie te bereiken? Bv. de beperkte vrije ruimte in Vlaanderen is een bedreiging voor de uitbreiding van sporten die veel recreatieruimte nodig hebben 10

11 1. SWOT: externe kansen en bedreigingen Kansen en bedreigingen? Externe trends zeggen op zich niet voldoende om ze op te nemen in het beleidsplan. Relevante trends omvormen tot kans of bedreiging (scherp afbakenen, duidelijk omschrijven) Kans of bedreiging? Extra kansen of bedreigingen in discussies? meenemen Aantal? Beperkt tot 10 Selectie maken in kansen en bedreigingen? fietsenrek 11

12 Werkblad: SWOT analysetabel Intern Extern Sterktes Kansen Zwaktes Bedreigingen

13 1.2 SOAR - analyse Interne sterktes en aspiraties Wat zijn onze grootste sterktes? Welke toekomst willen we voor onszelf als medewerker, professional? Wat zijn onze aspiraties? Waar krijgen we energie van? Wat doet onze motor draaien? droombeelden motivatie Externe kansen en resultaten Wat zijn onze grootste kansen? Welke (meetbare) resultaten moeten we volgens onze belanghebbenden bereiken? Waar moet de organisatie volgende hen naartoe? verwachtingen draagvlak Instrument met positieve focus wat willen we? Negeer zwaktes, problemen of bedreigingen niet herformuleer 13

14 Werkblad: SOAR analysetabel Intern Extern Sterktes Kansen Aspiraties Resultaten

15 1.3 SWO-ART - analyse Combinatie SWOT SOAR SWOT te negatief te grote interne focus (secundaire processen) SOAR te grote focus op voluntarisme, geen rekening met Z en B Intern Wat zijn onze grootste sterktes? Wat zijn onze belangrijkste zwaktes? Welke toekomst willen we voor onszelf als medewerker, professional? Wat zijn onze aspiraties/droombeelden? Extern Wat zijn onze grootste kansen? Wat zijn grote bedreigingen? Welke (meetbare) resultaten moeten we volgens onze belanghebbenden bereiken? Wat zijn de verwachtingen? 15

16 2. Interpreteren van gegevens Tot nu toe Gegevens verzamelen in elke categorie Interpreteer je onderzoeksgegevens Haal dubbels er uit. Maak genummerde prioriteitenlijstjes. Beperk het aantal tot een werkbaar aantal door met je ploeg prioriteiten aan te brengen. Categoriseer ze als sterkte, zwakte, aspiratie, kans, bedreiging of resultaat. Longlist of shortlist? En nu? Kruisen van de interpretaties Ordenen en kiezen in beleidsuitdagingen 16

17 2.1 SWOT confrontatiematrix 1. Sterktes x Kansen INVESTEREN 2. Sterktes x Bedreigingen VERDEDIGEN 3. Zwaktes x Kansen BESLISSEN / KIEZEN 4. Zwaktes x Bedreigingen SCHADE BEHEERSEN Vooral het gesprek / de discussie is waardevol 17

18 2.1 SWOT confrontatiematrix Kansen Bedreigingen Sterktes Investeer Verdedig Zwaktes Beslis Beheers de schade 18

19 2.1 SWOT confrontatiematrix Sterkte x Kans : Investeer. Speel sterktes uit om aangereikte kansen te benutten. Wanneer een organisatie in iets goed is (interne sterkte) en het ligt bovendien ook nog goed in de markt (externe kans) dan zal de organisatie hierin investeren. M.a.w. de overeenkomsten tussen interne sterktes en externe kansen leiden tot een voordeel, tot een versteviging van de organisatie: de organisatie zal er voor gaan. De vraag die hier gesteld wordt, is: kan de organisatie sterkte 1, 2, 3, in de toekomst (nog beter) aanwenden door optimaal gebruik te maken van kans 1, 2, 3,? Hoe maken we gebruik van sterkte x om in te spelen op kans y? 19

20 2.1 SWOT confrontatiematrix Sterkte x Kans : Investeer. VOORBEELD S: Uitgebreid aanbod voor senioren K: Vergrijzing S x K: Verder investeren in onze seniorenwerking 20

21 2.1 SWOT confrontatiematrix Sterkte x Kans : Investeer. VOORBEELD S: Regelmatige contactmomenten met de clubs K: Mensen hechten in deze digitale tijden meer belang aan persoonlijk contact S x K: Nog meer inzetten op het organiseren van contactmomenten met de clubs 21

22 2.1 SWOT confrontatiematrix Zwakte x Kans: Beslis. Kies. Wend kansen aan om zwaktes in te perken. Wanneer een organisatie in iets minder goed is (interne zwakte) maar het ligt niettemin goed in de markt (externe kans) dan moet de organisatie beslissen wat zij gaat doen. Afbouwen (omdat de organisatie het niet goed kan) of daarentegen investeren (omdat er enorme externe kansen zijn en het zonde zou zijn om er niet van te profiteren)? De vraag die hier gesteld wordt is: is zwakte 1, 2, 3, in de toekomst een obstakel om ten volle gebruik te kunnen maken (te kunnen profiteren) van kans 1, 2, 3,? Als de kans voldoende belangrijk is, moet men investeren om de zwakte op te heffen. Is de opportuniteit niet zo belangrijk of niet zo uitgesproken, dan kan de organisatie de zwakte op het huidige niveau aanhouden of afbouwen. Hoe versterken / verbeteren we zwakte x om in te spelen op kans y? 22

23 2.1 SWOT confrontatiematrix Zwakte x Kans: Beslis. Kies. VOORBEELD Z: We hebben te weinig beleidsbeïnvloedend gewicht K: Regelmatige uitnodiging van beleidsintanties om op (extern) overleg aanwezig te zijn Z x K: Inzetten op het versterken van onze beleidsbeïnvloeding door op de juiste plaatsen deel te nemen aan overleg en vertegenwoordigingsorganen 23

24 2.1 SWOT confrontatiematrix Zwakte x Kans: Beslis. Kies. VOORBEELD Z: We communiceren onvoldoende over onze inspanningen en resultaten K: Sociale media winnen aan belang Z x K: Uitwerken van een sociale mediastrategie om onze inspanningen en resultaten beter te communiceren 24

25 2.1 SWOT confrontatiematrix Sterkte x Bedreiging: Verdedig. Wend bedreigingen af door sterktes in te zetten. Wanneer een organisatie in iets goed is (interne sterkte) maar het ligt niet zo goed in de markt (externe bedreiging), of er is nauwelijks vraag naar, dan zal de organisatie zich verdedigen. M.a.w. bedreigingen die overlappen met sterktes geven een nood tot verdedigen, tot mobilisatie van middelen aan, alleen of met de hulp van derden. De vraag die hier gesteld wordt is: kan sterkte 1, 2, 3, in de toekomst wat betekenen in functie van het verdedigen van de organisatie en het realiseren van haar doelstellingen tegen bedreiging 1, 2, 3,? Een sterk aspect van de organisatie waarmee men een bedreiging zou kunnen weerstaan, overleven, moet men ondersteunen, meer ruimte geven. Hoe maken we gebruik van sterkte x om bedreiging y af te weren? 25

26 2.1 SWOT confrontatiematrix Sterkte x Bedreiging: Verdedig. VOORBEELD S: Wil om sportaanbod op maat uit te werken B: Grote drop-out bij jongeren in de sportclub vanaf 16 jaar S x B: Inzetten om jongeren te blijven boeien door een sportaanbod op maat uit te werken 26

27 2.1 SWOT confrontatiematrix Sterkte x Bedreiging: Verdedig. VOORBEELD S: Vrijwilligersbeleid B: Vergrijzing bij de scheidsrechters S2 x B3: Actief inzetten op verjonging van de scheidsrechters 27

28 2.1 SWOT confrontatiematrix Zwakte x Bedreiging: Beheers de schade. Reduceer zwaktes om niet ten onder te gaan aan bedreigingen. Wanneer een organisatie in iets niet goed is (interne zwakte ) en het ligt bovendien ook niet zo goed in de markt (externe bedreiging), of er is nauwelijks vraag naar, dan kan de organisatie best de schade beperken en afbouwen. M.a.w., bedreigingen die overlappen met zwaktes vragen om schadebeheersing. De vragen die hier gesteld worden zijn: maakt zwakte 1, 2, 3, in de toekomst de organisatie extra kwetsbaar gezien bedreiging 1, 2, 3,? Stemt een interne zwakte overeen met een externe bedreiging, dan moet de organisatie op zoek gaan naar maatregelen die de schade kunnen beperken. Hoe versterken we zwakte x om bedreiging y af te weren? 28

29 2.1 SWOT confrontatiematrix Zwakte x Bedreiging: Beheers de schade VOORBEELD Z: Geen doordacht vrijwilligersbeleid B: Vrijwilligers willen minder grote engagementen aangaan Z x B: Vrijwilligersbeleid ontwikkelen, aangepast aan de verwachtingen van de nieuwe vrijwilliger 29

30 2.1 SWOT confrontatiematrix Zwakte x Bedreiging: Beheers de schade VOORBEELD Z: We hebben een uitgebreide werking maar met onvoldoende focus B: We worden overbevraagd door derden (die niet rechtstreeks tot onze doelgroep behoren) Z x B: Vragen gemotiveerd en klantgericht durven afstoten 30

31 2.1 SWOT confrontatiematrix Sterktes Kansen Investeer Duidelijke overeenkomsten tussen sterktes en kansen leiden tot een voordeel, versteviging van de organisatie: hier moet men 'voor gaan'. Bedreigingen Verdedig Bedreigingen die overlappen met sterktes geven een nood tot mobilisatie van middelen aan, alleen of met de hulp van derden. Zwaktes Beslis Kansen die overeenkomen met een gebied van zwakte vragen om een beslissing: investeer, desinvesteer of werk samen. Beheers de schade Bedreigingen die overlappen met zwaktes vragen om schadebeheersing 31

32 2.1 SWOT confrontatiematrix: werkblad Word 32

33 2.1 SWOT confrontatiematrix: werkblad Excel 33

34 2.2 SOAR Na de gegevensverzameling vatten we de positieve kern van de organisatie samen: het geheel van unieke sterktes, middelen, capaciteiten en pluspunten. We identificeren aspiraties en ambities die een uitdagend beeld van de toekomst schetsen, gebaseerd op het beste, de sterktes uit het verleden van de organisatie. Beslis welke kansen of opportuniteiten het meeste potentieel hebben om resultaten te behalen. Formuleer uitdagingen bij deze strategische opportuniteiten en herformuleer ze als strategische doelstellingen. Denk na en overleg welke interventies of acties nodig zijn om de strategische doelen te realiseren en hoe je de resultaten zult vaststellen. Dit brengt je bij de operationele doelstellingen en de indicatoren. Meer informatie? 34

35 2.3 SWO-ART inspiratierooster SWOT Intern Extern Kansen Bedreigingen Resultaten Draagvlak Sterktes Investeer Verdedig Inzetten Zwaktes Beslis / kies Beheers de schade Herbevragen Aspiraties Realiseren Omdenken Riskeren Motivatie / drijfveren 35

36 2.3 SWO-ART inspiratierooster Sterkte x Resultaat: Inzetten. We zijn er goed in en onze belanghebbenden willen bepaalde resultaten behalen (verwachtingen) We dagen de bestaande toestand uit door onze sterktes in te schakelen en zo stappen te zetten in de realisatie van waar we echt naar toe willen: onze gewenste resultaten in onze gedroomde toekomst. We zetten dus de sterktes en slagkracht van de organisatie in om ambities van onze betrokkenen waar te maken en positieve verandering te realiseren. 36

37 2.3 SWO-ART inspiratierooster Sterkte x Resultaat: Inzetten. VOORBEELD S: Netwerken en samenwerken R: Brede samenwerking met actoren in het sportveld S x R: Inzetten op brede en intensieve samenwerkingen 37

38 2.3 SWO-ART inspiratierooster Sterkte x Resultaat: Inzetten. VOORBEELD S: Zeer actieve commissies R: De sporttak op een democratische manier organiseren met voldoende inspraak S x R : Voldoende ruimte en autonomie geven aan de commissies 38

39 2.3 SWO-ART inspiratierooster Zwakte x Resultaat: Herbevragen Wanneer een vastgestelde interne zwakte ons verhindert om naar onze gewenste of gedroomde resultaten toe te werken, verdient het aanbeveling om die zwakte grondig te onderzoeken. Zowel de formulering, de feiten en hun interpretatie als zwakte dienen we opnieuw te bevragen. Van waar komt die zwakte? Kunnen we de oorzaak / oorzaken benoemen? Kunnen we die oorzaak uiteenrafelen tot afzonderlijke aspecten en via die aspecten de situatie aanpakken? We kunnen de positieve energie en de motivatie van onze gewenste resultaten aanwenden om de zwakte uit te schakelen. 39

40 2.3 SWO-ART inspiratierooster Zwakte x Resultaat: Herbevragen VOORBEELD Z: Te weinig leden uit een bepaalde doelgroep R: Meer inzetten op die bepaalde doelgroep S x R: Onderzoek specifiek gericht op die doelgroep opstarten 40

41 2.3 SWO-ART inspiratierooster Zwakte x Resultaat: Herbevragen VOORBEELD Z: Geen goede samenhang en afspraken tussen personeelsleden R: Sterke beroepskrachten om vrijwilligers te kunnen ondersteunen S x R: In kaart brengen van elementen in de organisatie die teamsamenhang kunnen bevorderen en daarop inzetten 41

42 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Kans: Realiseren Wanneer aspiraties van medewerkers of organisatiegenoten samen sporen met kansen uit de maatschappelijke omgeving Positieve drive valoriseren met het uitzicht die aspiraties tot realiteit te maken. De kansen zijn een argument voor welke aspiraties je daadwerkelijk wil realiseren 42

43 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Kans: Realiseren VOORBEELD A: Inzetten op sociale media K: Sociale media winnen aan belang A x K: Actief (actiever) worden op sociale media met de organisatie 43

44 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Kans: Realiseren VOORBEELD A: Nieuwe samenwerkingen aangaan K: Nieuw decreet op de sportfederaties A x K: Zoeken naar interessante nieuwe organisaties voor samenwerking en verbanden aangaan 44

45 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Bedreiging: Omdenken De wil om iets te bereiken is hoog, maar het zit niet goed in de samenleving / er is geen vraag naar in de samenleving Omdenken is denken in termen van kansen en niet van problemen. Het is een manier van denken waarbij je kijkt naar de werkelijkheid zoals ze is en wat je daarmee zou kunnen. Je gebruikt de energie van het probleem voor iets nieuws. Omdenken bestaat uit twee stappen: Eerst deconstrueren. Van het probleem een feit maken. Je neemt een probleem, haalt eraf wat-er-zou-moeten-zijn en houdt dat-wat-er-is over; Vervolgens construeren. Dat is het transformeren van bestaande feiten tot een nieuwe mogelijkheid. Je start met een feit en kijkt wat je daarmee zou kunnen doen. 45

46 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Bedreiging: Omdenken Zie ook: 46

47 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Bedreiging: Omdenken VOORBEELD A: Meer expertise in huis brengen B: Financiële druk op de clubs kan ervoor zorgen dat ze zich beperken tot de kerntaken A x B: Terugplooien naar kerntaken en in dit domein meer expertise ontwikkelen 47

48 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Resultaat: Riskeren Wanneer de individuele of persoonlijke aspiraties gecombineerd kunnen worden met de resultaten die men van de organisatie verwacht, kan een krachtige, energierijke mix ontstaan die tegelijk uitdagend en wervend is om de komende beleidsjaren een verschil te maken. Meer nog dan het pure investeren bij sterktes en kansen kan men hier echt voor gaan. Dit krachtige potentieel biedt draagvlak om (liefst beredeneerde) risico s te nemen en beleidsuitdagingen met innoverende praktijken op te zetten. De ploeg wil immers met extra motivatie de gedroomde resultaten waar maken. 48

49 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Resultaat: Riskeren VOORBEELD A: Experimenteren met nieuwe initiatieven R: Meer leden in de clubs A x R: Nieuw innovatief aanbod creëren voor bepaalde subgroepen 49

50 2.3 SWO-ART inspiratierooster Aspiratie x Resultaat: Riskeren VOORBEELD A: Blijven inzetten op thema s die minder evident zijn voor de sportclubs R: Brede, open sportclubs creëren A x R: De clubs ondersteunen op vlak van doelgroepen 50

51 2.3 SWO-ART inspiratierooster Kansen Bedreigingen Resultaten Sterktes Zwaktes Aspiraties 51

52 2.2 Werkblad SWO-ART inspiratierooster Excel 52

53 2.2 Werkfiches handelingsperspectieven SWO-ART 53

54 2.3 SWO-ART inspiratierooster: tips Niet alle handelingsperspectieven zijn even gemakkelijk in te vullen Vooral herbevragen en omdenken moeilijk Volgorde: vrije keuze Ervaren organisatie? begin met de zure appels Onervaren organisatie? begin met de gemakkelijkere / positieve velden Inspiratierooster! Helder formuleren + kiezen later 54

55 Tips gegevensanalyse Durf verschillende elementen combineren Dubbels in de uitdagingen zijn geen probleem Actiegericht denken? Helder formuleren Deel een onderzoeksgegeven maar bij één vak in Er kan discussie over zijn, maar maak een gedragen keuze Shortlist of longlist? Denk aan je fietsenrek! 55

56 3. Formuleren beleidsuitdagingen Waar moet de organisatie, gezien de conclusies van de gegevensanalyse, prioritair voor gaan om ze goed mogelijke resultaten te behalen en/of het voortbestaan veilig te stellen? voor gaan op inzetten, realiseren, in investeren, beslissing in nemen, schade beheerden, riskeren, Wat vraag (niet hoe?) Opsplitsen in doel en middel Sommige concreet, andere minder 56

57 3. Formuleren prioritaire beleidsuitdagingen Hoe kiezen? Discussie en gesprek Tool: prioriteitenmatrix (zie doc) Criterium 1 Criterium 2 Criterium 3 Criterium 4 Criterium 5 Gewicht Keuze Keuze Keuze Keuze Keuze Keuze

58 3. Vertalen in beleidsopties Per algemene beleidsuitdaging nadenken Hoe kunnen we voor de uitdaging gaan? Hoe kunnen we investeren in de uitdaging? Hoe kunnen we ons verdedigen tegen Enz. Evenwicht tussen creativiteit out-of-the-box en gekende paden Meningsverschillen grondig doorpraten 58

59 3. Vertalen in beleidsopties Volgende fase: doelstellingen formuleren Algemene beleidsuitdagingen strategische doelstellingen Concrete beleidsopties operationele doelstellingen Waar wil je voor gaan? Hoe wil je dit gerealiseerd zien? 59

60 Blik vooruit Dinsdag 12 april doelstellingen formuleren 60

61 Continuïteit Nieuw beleidsplan breuk oude werking Vóór formuleren doelstellingen: Welke elementen van de werking moeten sowieso doorlopen? Terugkomende acties? Doelstellingen vorig beleidsplan evalueren en aftoetsen aan nieuw kader van beleidsuitdagingen Passen deze nog in het nieuwe kader of niet? Eventueel extra doelstelling formuleren 61

62 Meer informatie? Werkdocumenten? 62