Hulpverleningszones: tijd voor een zonaal verhaal 21 november 2016

Transcriptie

1 Hulpverleningszones: tijd voor een zonaal verhaal 21 november 2016 #vvsgbwcongres

2 Communicatie: ongeleid projectiel of doordacht beleid? Machteld Weyts #vvsgbwcongres

3

4

5 voorbeeldslides presentatie

6 BOUWSTENEN VAN EEN COMMUNICATIEBELEID

7 Het fundament: missie

8

9 Het fundament: Weet waarom, hoe en wat je precies doet Ken je eigen sterktes en zwaktes

10 Het fundament: 1. Missie

11 Het fundament: missie

12 Stap 1: waarom doe je wat je doet? Wij bieden hulp aan mensen in nood Het fundament: missie

13 Stap 2: hoe doe je wat je doet? Dat doen we snel, efficiënt en voor iedereen die ons nodig heeft. Daarvoor kan de bevolking rekenen op een goed opgeleid team van hulpverleners dat snel kan uitrukken en strak georganiseerd is. Om hen van dienst te zijn blijven we steeds in topvorm en houden we ons hoofd in alle omstandigheden koel Het fundament: missie

14 Stap 3: wat doe je precies? We bestrijden branden Rukken met onze ambulancedienst uit voor spoedgevallen bevrijden geknelde personen bij verkeersongevallen Maken de openbare weg vrij na een zwaar ongeval helpen bij overstromingen, explosies, instortingen... helpen bij kleine dagelijkse problemen, zoals mensen die geblokkeerd zijn in liften... En we hebben ook een belangrijke preventieve taak Het fundament: missie

15 In managementjargon Het fundament: missie

16 Het fundament: 1. Missie 2. Doelgroepen en betrokkenen

17 Stap 2: met wie moeten we communiceren? intern extern Het fundament: doelgroepen en betrokkenen

18 Doelgroep = personen die je met communicatieacties wil bereiken Betrokkenen (actoren, belanghebbenden, stakeholders) = personen die op één of andere manier een rol spelen in je beleid of werking Het fundament: doelgroepen en betrokkenen

19 Doelgroep: keuze Het fundament: doelgroepen en betrokkenen

20 Betrokkenen: geen keuze Het fundament: doelgroepen en betrokkenen

21 Het fundament: doelgroepen en betrokkenen

22 Gevolg In deze netwerksamenleving hebben de hulpverleningszones niet de volledige controle over hoe de communicatie verloopt. Dus: bepaal voor communicatie richtlijnen en engagementen, eerder dan procedures en strakke plannen Het fundament: doelgroepen en betrokkenen

23 Het fundament: 1. Missie 2. Doelgroepen en betrokkenen 3. Gewenste identiteit, normen en waarden 23

24 3. Wie wil je zijn en waar wil je voor staan? Waarden en normen Gewenste identiteit Het fundament: identiteit, waarden en normen

25 Het fundament: identiteit, waarden en normen

26 voorbeeldslides presentatie

27 Het fundament: 1. Missie 2. Doelgroepen en betrokkenen 3. Gewenste identiteit, normen en waarden 4. SWOT-analyse

28 4. SWOT-analyse - organisatie in haar geheel - communicatie Het fundament: SWOT

29 sterktes zwaktes kansen bedreigingen Het fundament: SWOT

30 Enkele mogelijke invalshoeken Personeelsbezetting Budget Plaats van communicatie in het organogram Imago Accountability van communicatie Kwaliteit van de huidige communicatiemiddelen Effectiviteit van de huidige communicatie Visuele en inhoudelijke consistentie Keuze van kanalen Professionaliteit van de medewerkers Maatschappelijke trends en evoluties (kansen/bedreigingen) Het fundament: SWOT

31

32

33 De verdieping: Het communicatiebeleidsplan

34 De verdieping: Communicatiebeleidsplan 1. Doelstellingen en doelgroepen 2. Strategie 3. Wijze van uitvoering en evaluatie 34

35 Communicatiebeleidsplan Op basis van de inzichten uit fase 1 1) Wat wil je als hulpverleningszone(s) bereiken met communicatie? Hoe ondersteunt communicatie het algemeen beleid? 2) Welke specifieke communicatiedoelstellingen moeten we bereiken op korte of lange termijn (smart) 3) Wat is een goede strategie om die doelen te bereiken? 4) Hoe voer je het uit? Wie is hiervoor verantwoordelijk? Budget? 5) Hoe wordt geëvalueerd of de doelstellingen behaald zijn? Verdieping: communicatiebeleidsplan

36 Algemeen beleid Operationele werking communicatiebeleid personeelsbeleid financieel beleid juridisch beleid Verdieping: communicatiebeleidsplan

37 Algemeen beleid 1. Missie van de hulpverleningszone? 2. Visie, waarden en normen 3. Organisatiedoelstellingen 4. Organisatie 5. Budget Verdieping: communicatiebeleidsplan

38 Algemeen beleid communicatiebeleid personeelsbeleid financieel beleid juridisch beleid Verdieping: communicatiebeleidsplan

39 Biedt richting Verdieping: communicatiebeleidsplan

40 Biedt een gemeenschappelijke taal Verdieping: communicatiebeleidsplan

41 1. Communicatiedoel Bijvoorbeeld: De herkenbaarheid van de hulpverleningszone(s) vergroten bij haar belangrijkste actoren. Visuele versnippering tegengaan Verdieping: communicatiebeleidsplan

42 Verdieping: communicatiebeleidsplan

43 Verdieping: communicatiebeleidsplan

44 Verdieping: communicatiebeleidsplan

45 Voorbeeld communicatiedoel Bijvoorbeeld: In alle communicatie-uitingen rekening houden met de sterke diversiteit in onze samenleving (gender, etnisch-culturele afkomst, leeftijd, ) Verdieping: communicatiebeleidsplan

46 Verdieping: communicatiebeleidsplan

47 1: Communicatiedoelgroepen Per doelstelling definiëren! - bv. eigen medewerkers / vrijwilligers - bv. individuele burgers - bv. ziekenhuizen - bv. gemeentebesturen - bv. andere hulpverleningszones - bv. politie - bv. federale overheid - bv. kandidaat-hulpverleners Verdieping: communicatiebeleidsplan

48 Inspelen op communicatiebehoeftes Burger: ik hoor nu spreken over hulpverleningszones. Wat is het verschil met de brandweer. Mijn kat geraakt niet uit de boom. Moet ik dan 112 bellen of een ander nummer? Verdieping: communicatiebeleidsplan

49 Voorbeeld communicatiedoelstelling We stemmen onze communicatie af op de communicatiebehoefte van de doelgroep, eerder dan te vertrekken uit een eigen informatiedrang Verdieping: communicatiebeleidsplan

50 2. Communicatiestrategie De manier waarop je met je doelgroepen wil praten (toon, beeldgebruik, onderlinge relatie, type communicatie, ) Wat is prioritair? Waar moet inhoudelijk de focus op liggen? Welke sfeer moet de communicatie uitstralen? Verdieping: communicatiebeleidsplan

51 Verdieping: communicatiebeleidsplan

52 Verdieping: communicatiebeleidsplan

53 3. Uitvoering en evaluatie Budget Personeel Tijd Samenwerkingsverbanden Indicatoren van effect of succes Verdieping: communicatiebeleidsplan

54 Verdieping: communicatiebeleidsplan

55 Het dak: Communicatiepraktijk

56 Diverse terreinen Interne communicatie Externe communicatie Crisiscommunicatie Informatiecampagnes / sensibilisering Community management Beleidscommunicatie Arbeidsmarktcommunicatie Mediarelaties Audio-visueel beleid Mediabeleid Sociale mediabeleid Het dak: de communicatiepraktijk

57 Uitvoering van de geformuleerde doelstellingen Het dak: de communicatiepraktijk

58 Kernboodschap Waar ligt je doelgroep van wakker? Welke communicatienoden hebben ze? Het dak: de communicatiepraktijk

59 Principes bij het formuleren van een boodschap Op maat van de doelgroep Geen holle, nietszeggende woorden Logische opbouw Hou rekening met de informatie/communicatienood van de ontvanger. Niet teveel, maar zeker ook niet te weinig! Het dak: de communicatiepraktijk

60 Waar liggen de actoren van wakker? Welk antwoord kunnen we hen bieden? Voorbeeld: actor = omwonenden van een nieuwe brandweercentrale ik zal voortdurend gestoord worden door sirenes Het dak: de communicatiepraktijk

61 Opbouw van een kernboodschap 1. Wat is er aan de hand? / Wat stellen we vast? 2. Waaraan ligt dat? Hoe komt dat? 3. Wat doen we eraan? 4. Waarom doen we dat zo? 5. Wat betekent dat voor u? Het dak: de communicatiepraktijk

62 Boodschappen verschillen Bv. sensibiliseringscampagne: - inspelen op bestaande drempels - mogelijke motivatoren - Inspelen op de sociale norm - Boodschap moet de doelgroep raken Het dak: de communicatiepraktijk

63 80 % emotie 20 % ratio voorbeeldslides presentatie

64 Het dak: de communicatiepraktijk

65 Het dak: de communicatiepraktijk

66 Kanaalstrategie Zet de juiste kanalen in op basis van: - Communicatievoorkeuren doelgroep - Communicatieve functie van de kanalen Het dak: de communicatiepraktijk

67 112? ticle/detail/ /2015/10/02/jongerendurven-niet-meer-bellen.dhtml voorbeeldslides presentatie

68 voorbeeldslides presentatie

69 voorbeeldslides presentatie Eric Goubin: mediamix

70 Evalueer Neem communicatie op in audits Peil naar de tevredenheid over de manier van communiceren bij de belangrijkste betrokkenen. Breng communicatie-effecten in kaart. Doe aan benchmarking met andere hulpverlenende organisaties (bv. politie), maar niet enkel in het binnenland

71 Verandering en disruptie voorbeeldslides presentatie

72 Meer weten en bijblijven? Kortom Leesvoer Influencers voorbeeldslides presentatie

73 BEDANKT!