Titel. Doelstellingen (deel 2) en indicatoren Een sterke omkadering voor een volledig plan

Transcriptie

1 Titel Doelstellingen (deel 2) en indicatoren Een sterke omkadering voor een volledig plan

2 Het traject Najaar 2015: Vandaag: Intdoductiemoment Donderdag 8/10: Evalueer je vereniging - Basistools voor een uitmuntend beleidsplan Donderdag 29/10: De rol van je vereniging in de maatschappij - Verbeter je missie, visie en doelgroepenstrategie (1) Donderdag 26/11: Verbeter je missie, visie en doelgroepenstrategie (2) Donderdag 17/12: Straffe uitdagingen voor je vereniging (2) Voorjaar 2016: Donderdag 21/1: Strategische en Operationele Doelstellingen, indicatoren, omkadering Donderdag 25/2: Financiering + Terugkomdag Donderdag 24/3: Terugkomdag Donderdag 21/4: Terugkomdag: redactie en vragen (1) Donderdag 26/5: Terugkomdag: redactie en vragen (2)

3 Vandaag Een goede omkadering voor je plan Opfrissing doelstellingen: SMART? Opstellen van indicatoren Redactietips Tijd voor individuele begeleiding Stel vragen tussendoor!

4 Onderdelen van een beleidsplan (algemeen, gewestelijke vereniging) - missie en visie - thema s - doelgroepen en hoe te bereiken - strategische doelen - operationele doelen - indicatoren en streefwaarden - dagelijkse werking / interne organisatie

5 Waarop worden we beoordeeld? Het beleidsplan wordt door de erkennings- en adviescommissie beoordeeld op: SAMENHANG : het beleidsplan geeft duidelijk aan hoe de verwachtingen van je vereniging tov de definitie in het besluit worden ingevuld en hoe die in relatie staan tot de visie, de missie en de doelstellingen van de vereniging; IMPACT : het beleidsplan toont hoe de resultaten van de activiteiten structureel zullen doorwerken in de samenleving;

6 Inhoudstafel (gewestelijk)

7 Inhoudstafel (regionaal)

8 Een goede omkadering

9 Een goede omkadering - legt uit wie je bent (missie en visie) - legt uit hoe je organisatie werkt (beschrijving) - geschiedenis - bestuurlijk, secretariaat - vrijwilligerswerking - ledenwerking - activiteiten - legt uit op welke thema s je inzet, waarom je dat doet, waarom je welke keuzes maakt (positionering) - thema s - doelgroepen - rollen en posities

10 Missie en visie (herhaling)

11 Geschiedenis: waar kom je vandaan? TIP: mijlpalen - oprichting, reden van ontstaan - belangrijke organisatorische of cultuursveranderingen - verwezenlijkingen DOEL: de commissie inzicht geven in je organisatie vanuit historisch perspectief

12 Geschiedenis Vb. BBL (1) opgericht in 1971 als tweetalig Belgische organisatie BBL-Interenvironnement gedreven op gedachtengoed van De grenzen aan de groei. Core-business: beleid beïnvloeden 1976 en volgende: opsplitsing in twee autonome vzw s: Bond Beter Leefmilieu Vlaanderen vzw en Inter-Environnement Wallonie + in jaren 80 twee Brusselse broertjes IEB en Bral, BBL wordt koepelvereniging en groeit van 20 naar 60 tal leden eind van de jaren 80 jaren 90: milieu en natuur wordt volwaardige bevoegdheid van de gewesten BBL wordt erkend als organisatie door de overheid en neemt volwaardige positie in in officiële adviesorganen BBL adviseert over quasi alle milieugerelateerde wetgeving waar het jonge Vlaanderen werk van maakte

13 Geschiedenis Vb. BBL (2) jaren 2000 BBL blijft inzetten op core business beleidsbeïnvloeding, BBL gaat ook actief investeren in actief ondersteunen van zijn groeiend netwerk aan aangesloten verenigingen (van 12O naar 170 organisaties in de eerste decennium), BBL gaat een projecten en campagnewerking 2010 en volgende switch van koepel naar netwerk uitwerken van een langetermijnvisie 2050 voor onze sector en doelen 2020 verbreden naar transitiedoelen, inzetten op innovatie en ondernemerschap

14 Bestuurlijk: hoe ben je georganiseerd? - Hoe worden beslissingen in je organisatie genomen? - Wie neemt waar verantwoordelijkheden op? - Hoe wordt het secretariaat aangestuurd? - Welke bevoegdheden hebben AV, Raad van Bestuur, werkgroepen, vrijwilligers, secretariaat? - Organogram

15 Vrijwilligerswerking: hoe ga je om met vrijwilligers? Zegt iets over je vrijwilligersbeleid Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers (waar worden je vrijwilligers ingezet?) Werving, selectie, introductie en beëindiging Begeleiding, ondersteuning van vrijwilligers Waardering Rechten & plichten van vrijwilligers Cijfers en voorbeelden! erkenningsvoorwaarden, activiteitenmodules

16 Ledenwerking: hoe ga je om met leden? Wat betekenen leden voor je organisatie, waarom heeft je organisatie leden? Wat biedt je organisatie aan de leden? Hoe doet je organisatie aan ledenwerving? Indien lidverenigingen: hoe ondersteunen, welke rol,...? Cijfers en voorbeelden! erkenningsvoorwaarden, activiteitenmodules

17 Activiteiten/projecten/processen: wat doe je? Welke types activiteiten/projecten/processen voert je organisatie, waarom? Welke, hoeveel activiteiten/projecten/processen zet je organisatie op (anno 2015)? Hoe komen activiteiten/projecten/processen tot stand? Hoe worden activiteiten/projecten/processen bekend gemaakt? Cijfers en voorbeelden! erkenningsvoorwaarden, activiteitenmodules

18 Positionering (meerjarenplan): hoe verhoudt ik me tot anderen en de maatschappij

19 Thema s: waarom kies ik voor welke thema s?

20 Thema s Beschrijf waarom en rond welke thema s je vereniging activiteiten ontplooit. Op welke trends speelt je organisatie in? (zie omgevingsanalyse) Waarom worden deze thema s gekozen? Samenhang met missie en visie!

21 Intermezzo: megatrends (VMM) Rapport VMM over megatrends (wereld) en effecten op Vlaams natuur- en milieubeleid Naast SDG s te gebruiken om inhoudelijk te stofferen. Weblink:

22 Korte presentatie megatrends

23 Doelgroepen: voor wie zet ik mijn activiteiten op? Voor wie doe je het? Hoe bereik je hen? Oefening (15 ) Probeer je doelgroepen te segmenteren! - leden, vrijwilligers, consumenten, bedrijven,... - Welke types leden? - Welke types vrijwilligers? - Welke types consumenten? - - waardepropositie: waarom, waarvoor moet deze doelgroep bereikt worden met je activiteiten - welke eigenschappen heeft de doelgroep?

24 Methodes, functies, rollen: waarom maak ik welke keuzes? - De brug tussen je voorgaande hoofdstukken en je doelstellingen - Welke rollen en posities neemt je organisatie op, en waarom? - Helpt om keuzes die je maakte voor de doelstellingen, te verduidelijken = het waarom van de keuzes in je doelstellingen - Bijvoorbeeld: - Inzetten op lokale initiatieven: waarom deze keuze? Onderbouwen - Inzetten op openstellen van natuurgebieden? Onderbouwen - Inzetten op natuur- en milieu-educatie? Onderbouwen - Inzetten op beleid beïnvloeden via media? Onderbouwen - Hou je doelstellingen toekomstgericht, onderbouw hier je keuzes

25 Methodes, functies, rollen - oefening: - welke methodes gebruik je met je vereniging? - welke functies en rollen neemt je vereniging op, en waarom?

26 Doelstellingen, indicatoren - herhaling

27 Van (beleids)uitdagingen naar doelstellingen DOELSTELLINGEN

28 De weg naar doelstellingen!

29 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Waaraan moet een goede doelstelling voldoen?

30 FASE 6: Strategische en Operationele Doelen Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdsgebonden

31 Zorg voor de doelstellingen ook... dat ze voortvloeien uit de missie van de organisatie. dat er een balans is tussen haalbare doelen en uitdagend geformuleerde doelen. dat de voortgang bewaakt wordt. dat bij complexe lange termijndoelen tussendoelen worden aangegeven. dat ze onderling consistent zijn. dat leidinggevenden en medewerkers de doelstellingen kennen en begrijpen. dat ze richtinggevend zijn voor het handelen in de organisatie. dat er afspraken zijn over het bijstellen van de doelstellingen als ze niet of te makkelijk bereikt worden

32 Strategische doelstelling Volgt rechtstreeks uit je missie, visie en thema s Organisatiebreed Langere termijn Soms niet te kwantificeren Niet hoe, maar wat TIP: In 2021 SD s zijn niet steeds SMART te formuleren

33 Operationele doelstelling Zegt algemeen meer over de middelen, activiteiten,... waarmee je een (of soms meerdere) SD wil bereiken Kortere termijn Meestal goed te kwantificeren Volgt RECHTSREEKS uit één SD Meer SMART te formuleren

34 Doelstellingen: schrijftips - formuleer je doelstelling alsof je ze al bereikt hebt (in 2021 ) - Vermijd wij willen, wij zullen, bouwen aan, werken aan,... Kortom: woorden dit een dynamisch proces inleiden. - Vermijd meta- of vaag taalgebruik als goede, echte, veel,... - Woorden als meer, sterker, beter mogen wel, indien je dit dan later concreet maakt (hoeveel meer?,...)

35 SD OD activiteit, indicator Strategische Doelstelling X - Operationele Doelstelling Y (+ indicator of streefwaarde) - Activiteitenveld - Operationele Doelstelling Y+1 (+ indicator of streefwaarde) - Activiteitenveld OPMERKING: een regionale vereniging hoeft geen dubbel doelstellingenniveau te gebruiken. Doelstelling is ok. Al helpt de opsplitsing wel om een goed beleidsplan te schrijven.

36 SD OD Strategische doelstelling Operationele doelstelling Termijn Lange termijn Korte termijn Reikwijdte Doel Link naar Betrokkenheid, impact op de gehele organisatie Hoofddoel: wat willen bereiken op het eind van de rit? Missie, visie en beleidskeuzes Impact op een bepaald team, aspect of onderdeel van de organisatie Deeldoel / tussentijdse doelen: wat moeten we bereiken om het eindresultaat te halen? Relatie met doelgroep

37 SD of OD?!!! Voor sommige organisaties kan een bepaalde doelstelling een SD zijn, terwijl dit voor een andere - grotere - organisatie een OD kan zijn. Bv. BBL: brede werking, vele werkwijzen - hoewel BBL keuzes maakte, toch nog brede formulering. - uiteindelijk: de acties maken het verschil!

38 Operationele Doelstellingen - Zegt algemeen meer over de middelen, activiteiten,... waarmee je een (of soms meerdere) SD wil bereiken - Kortere termijn - Meestal goed te kwantificeren - Volgt RECHTSREEKS uit één SD - Meer SMART te formuleren

39 Operationele Doelstellingen: verhouding tot SD - Zegt hoe een bepaalde SD te bereiken - Vier methodes (of een combinatie daarvan) - termijn of tijd - niveau of locatie - doelgroep of thema - zoekveld

40 OD - Termijn of tijd Stappenplan op de weg naar de verwezenlijking van de strategische doelstelling. De opsplitsing van de gewenste resultaten in kortere termijnen of het uittekenen van een echt stappenplan. Fictief voorbeeld: SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers OD1: JAAR 1: BBL inventariseert de bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldsp. OD2: JAAR 2: BBL brengt hen in contact met de verenigingen OD3: JAAR3: BBL ondersteunt initiatieven van verenigingen richting deze spelers

41 OD - Niveau of locatie De strategische doelstelling is het gewenste resultaat voor de volledige organisatie, de operationele doelstellingen zijn de noodzakelijke resultaten van elke onderafdeling. Fictief voorbeeld: SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers OD1: BBL ondersteunt de gewestelijke verenigingen om andere actoren te bereiken. OD2: BBL ondersteunt de lokale verenigingen om andere actoren te bereiken OD3: BBL en haar medewerkers bereiken andere actoren

42 OD - Doelgroep of thema De strategische doelstelling is het gewenste resultaat voor de doelgroepen/thema s samen. De operationele doelstellingen geven per dg/th aan hoe te bereiken Fictief voorbeeld: SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers OD1: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met bedrijven. OD2: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met burgerinitiatieven. OD3: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met middenveldspelers

43 OD - Zoekvelden Elementen die binnen de organisatie van wezenlijk belang zijn om het gewenste resultaat uit de strategische doelstelling te beïnvloeden Fictief voorbeeld: SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers OD1: De medewerkers van BBL kennen bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers beter OD2: BBL deelt zijn kennis over deze spelers met het netwerk OD3: BBL zet samen met de spelers van het netwerk activiteiten op richting deze doelgroepen

44 Einde herhaling! Wie al doelstellingen? Waar nog knelpunten? Oefening: schrijf een tweetal (voorlopige) doelstellingen op voor je organisatie (10 )

45 Meten = weten: indicatoren Indicatoren geven antwoord op de vraag: Wat moeten we meten om te weten of een doelstelling behaald wordt? Indicator = een aantal, een waardering, een meetresultaat,... Wordt gebruikt om de uitvoering van beleidsplan te evalueren

46 Strategische Doelstelling Operationele Doelstelling Operationele Doelstelling Operationele Doelstelling Actie 1 Actie 1? Actie 2? Actie 2? Actie 3 Actie 3 Actie 1 Actie 2 Actie 3 Indicator Indicator Indicator

47 SMART! Als doelstellingen SMART: Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Goede indicatoren = makkelijker Tijdsgebonden

48 Voorbeelden: EVA vzw OD 2.6. EVA stimuleert overheden om in te zetten op een duurzame voedselstrategie Indicator: EVA wil de komende vijf jaar twee overheden (lokaal en regionaal) stimuleren eń helpen bij de uitvoering van een voedelstrategie rond vleesmatiging. OD 3.5 EVA vzw versterkt initiatieven van anderen door erover te communiceren Indicator: Onze communicatiekanalen besteden minstens 20 % aandacht aan initiatieven van anderen.

49 Types indicatoren Kwaliteitsindicator kwantitatieve indicator Resultaatsindicator inspanningsindicator procesindicator Directe indicator indirecte indicator Meestal: mengeling van bovenstaande

50 Types indicatoren: kwaliteit vs kwantiteit Kwaliteitsindicator evaluatie, mening, waardering uit bevraging blijkt dat X% van de doelgroep de tools die met ons project uitgewerkt worden goed tot zeer goed aansluiten bij hun leefomgeving kwantitatieve indicator tellen: cijfers! de diensten van onze organisatie bereiken X jongeren in Antwerpen

51 Types indicatoren: resultaat proces inspanning Resultaatsindicator Iets te veranderen bij doelpubliek? Bepaald target te halen? Welk resultaat geboekt Bv. X% meer leden komen naar onze activiteiten in 2019 Inspanningsindicator Welke inspanning leidt tot het behalen van het doel? Bv. We hebben ons tijdschrift vernieuwd in 2018 Procesindicator In verschillende stappen: (1) We hebben ons tijdschrift in 2018 vernieuwd (2) waardoor 50% meer leden naar onze activiteiten komen.

52 Types indicatoren: direct indirect Directe indicator rechtstreeks meten vb: de tevredenheid van onze vrijwilligers is gestegen: via evaluatieformulier vb: het autogebruik van werknemers is gedaald: bevraging van de doelgroep Indirecte indicator onrechtstreeks meten vb.: de tevredenheid van onze vrijwilligers is gestegen: minder klachten binnengekregen vb: het autogebruik van werknemers is gedaald: meer bedrijven stapten in het project rond mobiliteitsbudget

53 Welke indicatoren kies ik? - wees realistisch: - bevragen kost tijd: doe dit dus enkel als je het écht wil weten of als dit de enige manier is om je doelstelling te meten - wees zeker of je de indicatoren zal meten tijdens de beleidsperiode - meet je eigen aandeel - meet enkel de zaken waar je zelf een duidelijk effect op hebt - bv. niet: de burger rijdt minder met de wagen, maar: project mobiliteitsbudget heeft meer gebruikers - sluit aan bij je doelstelling - kies indicatoren die je doelstelling invulling geven - kies, indien een indicator niet de volledige doelstelling omvat, eventueel voor meerdere indicatoren

54 Hoe zoek ik naar juiste indicatoren? Enkele richtvragen: - Wat moeten we weten, welk resultaat beogen we met de doelstelling? - Op welke vlakken/domeinen/thema s beogen we resultaten? - Hoe kunnen we de beschreven verandering(en) meten, verifiëren of aantonen? - Kunnen mijn acties (jaarplan) als indicatoren gebruikt worden?

55 Elementen van een goede indicator - frequentie: hoe vaak ga ik meten? - éénmaal per beleidsperiode, elke maand,... - bron: wat ga ik meten? - deelnemersaantallen, aantallen activiteiten, bezoekers website,... - norm: welke getallen bepalen of mijn doel behaald is? - wees realistisch, maar ambitieus. Daag je organisatie uit - nulmeting! - waar staan we nu? - methode: met wat ga ik meten? - bezoekers website: teller op website nodig - deelnemersaantallen: digitale inschrijvingsformulieren nodig - evaluatieformulieren: bevragingen nodig - Kies indien mogelijk voor methodes die je nu al gebruikt!

56 Oefening: stel groep een aantal indicatoren op voor doelstellingen

57 Taakverdeling intern - Per SD en OD - stel een verantwoordelijke aan voor opvolging: wie bewaakt of een doelstelling behaald wordt? - te verdelen taken vrijwilligers, personeel: wie voert welke acties uit, wie treedt ondersteunend op? - niet verplicht, maar helpt om realistisch te plannen en het plan op te volgen en naderhand financiering te koppelen aan doelstellingen - Voorbeeld BBL

58 Redactie - Maak een planning - Verdeel de hoofdstukken onder de leden van je BP-team - Laat volledig nalezen door externen (die niets met het plan te maken hebben gehad, vlotte en kritische pen hebben) - Hou rekening met interne deadlines (bv. AV, RvB) - Schrijf voor de commissie, maar ook voor je achterban - Vermijd jargon en containerbegrippen - toch onvermijdbaar jargon? - leg uit in inleidende hoofdstukken - TIP: gebruik afkortingen- of begrippenlijst

59 vb. VELT

60 Mogelijkheid tot individuele begeleiding en kruisbestuiving

61 Alle info beweging.bondbeterleefmilieu.be/beleidsplan VragenVrijdag!