Coachingstraject Participatie. Mechelen, 20 juni 2017

Transcriptie

1 Coachingstraject Participatie Mechelen, 20 juni 2017

2 Klimaatbeleid en participatie Veel gemeenten ondertekenden het Burgemeestersconvenant en stelden een klimaatactieplan op. Maar hoe zorgt u ervoor dat dit leeft binnen uw gemeente en ook buiten de milieudienst opgepikt wordt? Hoe krijgt u de medewerkers enthousiast en hoe betrekt u de inwoners om de doelstellingen te halen?

3 Wat is participatie?

4 De grootste mythes 1. participatie kost tijd 2. de groep is niet representatief/het zijn altijd dezelfde mensen die je bereikt 3. sommige doelgroepen kan je niet bereiken 4. intern krijg ik mijn collega s niet mee 5. via participatie krijg ik mijn beleid beter verkocht 6. klagers krijgen een groot podium 7. wij hebben geen expertise 8. participatie schept verkeerde verwachtingen

5 Stel de juiste vragen Bedenk 1 vraag die interessant is om nu aan je collega s, op dit moment, te stellen Noteer je vraag op een kaartje In duo: stel en beantwoord elkaars vragen kies de meest interessante vraag in viertallen in voltallige groep

6 10 tips voor een geslaagd participatietraject 1. Zorg voor intern draagvlak. Zowel bij bestuur als collega s en andere diensten. Goede participatie lukt pas als je gesteund wordt en formeel voldoende tijd en middelen krijgt. Zorg ervoor dat het bestuur mee is en het engagement neemt om aan de slag te gaan met de input. 2. Formuleer een duidelijk doelstelling. Wat wil je bereiken? Waar wil je een oplossing voor zoeken. Maak ook duidelijk waar het niet over zal gaan. Welk niveau van participatie beoog je (informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren, meebeslissen)? Maak een timing voor dit hele participatietraject. Beslis over wat je zal doen met de resultaten. Ga je met de output naar een collegezaal, of verwerk je dit even eerst en organiseer je daarna opnieuw een bijeenkomst? Zorg ervoor dat deze beslissing voor het eerste event is genomen.

7 10 tips voor een geslaagd participatietraject 3. Baken je doelgroep af. Eens de doelstelling en de uitdaging duidelijk zijn afgebakend kan je je doelgroep zo helder mogelijk omschrijven: wie wil je rond de tafel hebben? Wie heeft te maken met het onderwerp waarover je participatie wil organiseren? Is er aandacht nodig voor maatschappelijk kwetsbare groepen? Zorg voor een goede mix, experts, inwoners, ervaringsdeskundigen,... Afhankelijk van dit antwoord kun je geschikte partners zoeken om je doelgroep warm te maken en mee uit te nodigen. 4. Doe het niet alleen. Ga na wie je nodig hebt om de doelgroep te bereiken. Zoek tussenpersonen, ambassadeurs of trekkers die mee kunnen uitnodigen. Zoek naar collega s die mee kunnen helpen (vb. participatieambtenaar, andere diensten die een participatietraject hebben georganiseerd, collega s uit een wijk). Vergeet de traditionele organen niet: betrek de adviesraden, verenigingen en organisaties. Gebruik hun engagement en kanalen. Leg je oor te luisteren bij collega s uit andere gemeenten. Zoek inspiratie en goede voorbeelden op

8 10 tips voor een geslaagd participatietraject 5. Schep duidelijke verwachtingen. Maak je rol als bestuur duidelijk vanaf het begin. Met een participatietraject zoeken we samen naar een oplossing voor een bepaalde uitdaging. Wat is onze gereedschapskist op dit moment (subsidies, inzet van personeel, andere hulpmiddelen, ). Wat kunnen we beloven, wat kunnen we niet beloven? 6. Zorg voor een aangename locatie: Zorg voor een leuke en gezellige sfeer. Maak het niet te lang. voorzie een hapje en drankje. Creëer een positieve sfeer en vermijd praktische drempels.

9 10 tips voor een geslaagd participatietraject 7. Gebruik de juiste methodiek, maar laat deze niet alles bepalen. De juiste methode hangt af van de doelstelling, de doelgroep en het niveau van participatie. Doorheen een traject kunnen verschillende methodes en technieken ingezet worden. Enkele mogelijkheden laat mensen dromen, laat ze nadenken over een ideale situatie nodig experten mee uit die ter plekke oplossing kunnen uitwerken werk steeds toe naar een oplossing, beperk je niet tot het detecteren van problemen, je kan zelf een oplossing voorstellen en daarover laten praten, of van een blanco blad een oplossing proberen te bedenken met de groep 8. Vang klagers op. Geef klachten een duidelijke plaats in het proces. Vermijd anonieme fora. Creëer een positieve sfeer, Werk met gemengde groepen en stuur aan richting oplossingsgericht denken. Grote monden kan je vriendelijk maar beslist inperken.

10 10 tips voor een geslaagd participatietraject 9. Hou ze vast: bedank je deelnemers en betrek ze in het verdere proces. Geef duidelijk aan wat er met de resultaten zal gebeuren. Wanneer is de volgende bijeenkomst? Hou ze op de hoogte! Voorzie een duidelijk aanspreekpunt. Blijf communiceren, ook in de periode tussen participatie en realisatie. Zeg wat je gaat doen, wat je aan het doen bent en wat je gedaan hebt. Laat de deelnemers zich engageren voor een duidelijke actie. 10. Communiceer over de resultaten en grijp het participatietraject aan om het klimaatbeleid van de gemeente in de kijker te plaatsen en alle inwoners te informeren en inspireren. Spreek af met je communicatieverantwoordelijke hoe je dit kan communiceren.

11 Aan de slag! - Voor welke actie zou je graag een participatietraject uitwerken in jouw gemeente? - hoe zou je het aanpakken? - minihandleiding (tien tips of checkpunten) - werken in groepjes aan de hand van deze tien

12 Aan de slag! Doelstellingen wat wil ik bereiken tijdens het traject? wat zijn mijn doelstelling voor het resultaat en het proces? kan ik rekening houden met de resultaten uit het traject of ligt alles al vast? kan/mag ik communiceren voor, tijdens en na het project? wie heb ik nodig bij dit traject? Communicatie omschrijf je doelgroep wanneer komt je doelgroep al in contact met gemeente of intermediair? wie zou ambassadeur kunnen zijn? welk kanaal gebruikt de doelgroep en is geschikt voor je doel?

13 Pitch! Elke tafel stelt kort zijn resulaten voor thema, actie? aanpak? partners? wat zijn de grootste knelpunten? hoe los je deze op? lessen? Tips?

14 Procesbegeleiding Procesbegeleiding om intern en extern een draagvlak te vinden voor lokaal klimaatbeleid en een lokale dynamiek op gang te brengen. Bond Beter Leefmilieu en de gemeente realiseren zo samen met alle betrokkenen, zowel intern als extern, een impactvol klimaatbeleid. Methodologische begeleiding en participatietechnieken op maat van de gemeente. Handvaten en ondersteuning om inwoners, stakeholders en verenigingen te mobiliseren en te activeren. Inhoudelijke ondersteuning om concrete acties uit te voeren. Hierbij werkt BBL nauw samen met zijn uitgebreid netwerk. Communicatieve ondersteuning. Sjablonen, wervingsteksten, beelden,... BBL biedt communicatiemateriaal op maat aan.

15 Wilt u dat ook in uw gemeente? We helpen we u graag, (Klimaatneutrale Organisatie 2020 > ondersteuningspakketten > participatief werken) Britt Mertens, Contactpersoon provincie Antwerpen: britt.mertens@provincieantwerpen.be , Bernard Govaert, Projectmanager bernard.govaert@bblv.be