Kaas-Pack Holland B.V. NPR 9026+C1: Handleiding ISO Bijlage B: Referentiematrix. Pagina 2

Transcriptie

1 Kaas-Pack Holland B.V. NPR 9026+C1: Handleiding ISO Bijlage B: Referentiematrix Pagina 2

2 NPR 9026+C1: Handleiding ISO Bijlage B: Referentiematrix Opgesteld door MVO-team Kaas-Pack Holland -Leo Smit (Teamleider MVO, Sales manager) -Bert Nijstad (Bedrijfsleider) -Ingrid Vegter (Kwaliteitsmanager) Versiedatum: Status: Definitief

3 Inhoud Inleiding... 1 MVO Principes... 4 Stakeholders... 9 Kernthema s...11 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer...13 Visie, missie, beleid en strategie...17 Ontwikkelen van draagvlak en competenties...18 Integreren van MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures...20 Communicatie en rapportage...21 De monitoring van activiteiten en het beoordelen van prestaties...24 Selecteren van MVO initiatieven en instrumenten...26

4 Inleiding Kaas-Pack Holland is gespecialiseerd in het veredelen en verpakken van kaasproducten. Alle soorten kaas zoals Gouda, Edam, Emmentaler, Mozzarella en Cheddar, verwerken wij tot: Plakken kaas Blokjes kaas Geraspte kaas En elke andere gewenste vorm is bespreekbaar In de afgelopen 25 jaar heeft Kaas-Pack Holland zich als hecht familiebedrijf gericht op het leveren van maatwerk voor de voedingsmiddelenindustrie, catering en groothandel in heel Europa. In deze jaren is Kaas-Pack Holland uitgegroeid tot expert op het gebied van kaasverwerking en dus de ideale partner voor uw maatwerkoplossingen. Op uw wensen aangepaste verpakkingen, advies over optimalisatie van uw productieproces of een bijzondere kaas in uw vorm gesneden, Kaas-Pack Holland levert 'cheese the way you want it'. Kaas-Pack Holland is trots op een stuk bewustwording met betrekking tot MVO, dat de laatste jaren is gegroeid en wil dit met behulp van de NEN-ISO 26000:2010 richtlijn omzetten in daden. MVO-beleid Kaas-Pack Holland werkt dagelijks met een natuurproduct dat op de juiste wijze tot stand is gekomen. Een traditie dat in essentie eeuwen hetzelfde is gebleven en een belangrijk onderdeel is van de Nederlandse cultuur. Daar voelt Kaas-Pack Holland zich verantwoordelijk voor. Die verantwoordelijkheid begint in de weide, waar gezonde koeien grazen van een boer die een passende prijs krijgt voor de melk. Het eindigt met een gezond maatwerkproduct dat met respect voor natuur, dier en mens is geproduceerd. Dat zijn essentiële aspecten voor de werkwijze van Kaas-Pack Holland. Niet omdat het zo moet, maar omdat het zo hoort. In het MVO-beleid van Kaas-Pack Holland is onderscheid gemaakt tussen sociale- (people), milieu- (planet) en economische (profit) belangen: People: - Alle religies worden gerespecteerd en krijgen de mogelijkheid om in het bedrijf aan de religieuze voorwaarden te voldoen. - Voor ons personeel bieden wij een prettige, gezonde en veilige werkomgeving. Inbreng en eigen verantwoordelijkheid van personeel worden door ons gestimuleerd. - Om jongeren inzicht te geven in de mogelijkheden van een professioneel industrieel bedrijf als werkgever, organiseren wij regelmatig rondleidingen voor onderwijsinstellingen in de omgeving. -Wij bieden stageplaatsen aan binnen ons bedrijf, om zo invulling te geven aan de maatschappelijke behoefte aan praktijkervaring bij studenten. - Omdat wij belang hechten aan persoonlijke ontwikkeling van ons personeel, geven wij invulling aan de behoefte tot het volgen van trainingen. Pagina 1

5 - Wij maken geen gebruik van producten die in strijd zijn met universele mensenrechten en accepteren geen kinderarbeid. Planet: - Al het afval binnen ons bedrijf worden gescheiden. - Onze kaas is geproduceerd met respect voor dier en natuur. Minimaal 80% van onze grondstoffen kopen wij in bij leveranciers die continue en via officiële initiatieven werken aan verbetering op het gebied van klimaat, energie en milieu en diergezondheid, dierenwelzijn, weidegang en biodiversiteit. - Golfkarton dat is gebruik voor productie van onze kartonnen verpakkingen is voor 100% recyclebaar en grotendeels geproduceerd uit oud papier. - Wij werken nauw samen met een architectenbureau, om reductie van energieverbruik in onze productieruimten te realiseren. - Wij staan open voor een dialoog met stakeholders, met name wanneer dit betrekking heeft op mogelijke verbetering in maatschappelijke zin. Profit: - Betrouwbaarheid, een eerlijk product voor een eerlijke prijs, loyaliteit en een persoonlijke band met klanten zijn voor ons uitgangspunten van handelen. - Wij werken continue aan verbetering in efficiency van onze processen, om zo de beste prijs te bieden. - In diverse ruimtes die niet continue worden gebruikt, hebben wij lichtvoorzieningen voorzien van benaderingsschakelaars. Om invulling te geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, maken wij gebruik van de NEN-ISO norm voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Een MVOzelfverklaring op basis van de handleiding zelfverklaring volgens NPR9026+C1:2012 norm is te vinden op vinden via een link naar het publicatieplatform ISO Dit is tevens door een externe certificerende instelling getoetst volgens de CAP norm voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Publicatie zelfverklaring: Deze referentiematrix, dient als onderbouwing van de NEN-ISO 26000:2010 zelfverklaring. De zelfverklaring is gebaseerd op zelfonderzoek en evaluatie van de resultaten daarvan in het licht van NEN-ISO 26000:2010. Kaas-Pack Holland heeft de beschreven richtlijnen toegepast op haar bedrijfsvoering. Kaas-Pack Holland heeft de zelfverklaring opgesteld en na ondertekenen gepubliceerd op en het publicatieplatform ISO Uitgevoerd onderzoek In dit rapport zijn de resultaten van het intern onderzoek aan de hand van de vragenlijst uit hoofdstuk 5 tot en met 8 van de praktijkrichtlijn NPR 9026+C1:2012 weergegeven. In deze vragenlijst zijn voor elk onderdeel van NEN-ISO (principes, betrekken van stakeholders, MVO-kernthema s en -onderwerpen en integratie in de bedrijfsvoering) toegespitste onderzoeksvragen opgenomen. Met behulp van deze referentiematrix, worden door Kaas-Pack Holland verwijzingen gemaakt naar beschikbare relevante informatie van de organisatie (zoals bestaande rapportages, overzichten, werkwijzen en procedures. Pagina 2

6 In aanvulling op de referentiematrix is een prioriteringsmatrix (bijlage C) opgenomen die Kaas-Pack Holland gebruikt heeft bij het samenvatten en rapporteren van de gegevens met betrekking tot het bepalen van de relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen en de acties die vervolgens worden ondernomen. Beoordelen resultaten De resultaten van het onderzoek zijn intern bij Kaas-Pack Holland geëvalueerd en beoordeeld met NEN-ISO als referentiekader. Op basis van de evaluatie van deze resultaten heeft de organisatie beoordeelt dat er voldoende grond is voor de zelfverklaring. De zelfverklaring is terug te vinden via Jaarlijks (her)beoordeelt Kaas-Pack het in de praktijkrichtlijn beschreven proces om de actualiteit van de zelfverklaring te waarborgen. Pagina 3

7 MVO Principes 1. Kaas-Pack Holland legt rekenschap af over haar effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Wij leggen rekenschap af over: De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; De maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen; Toelichting: - De MVO doelstellingen en het MVO beleid gebaseerd op belangen van stakeholders en MVO onderwerpen die in termen van relevantie, significantie en prioriteit de meeste aandacht behoeven. - Kaas-Pack Holland organiseert ieder kwartaal een bijeenkomst, die wordt gebruikt om al haar medewerkers op de hoogte te brengen van geboekte resultaten en recente ontwikkelingen. - Kaas-Pack Holland B.V. is BRC grade A (British Retail Consortium Global Standard for Food Safety) en IFS higher level (International Food Standard), SKAL en KRAV gecertificeerd, als bewijsvoering van het feit dat op structurele wijze aandacht wordt besteed aan de borging van voedselveiligheid en kwaliteit van onze producten en processen. - Algemene bedrijfsinformatie is voor externe stakeholders inzichtelijk via en brochure die op onze website te downloaden is. Daarnaast worden regelmatig bijeenkomsten belegd met de voornaamste stakeholders. - Publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( - Algemene informatie, bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op - Kwaliteitscertificeringen Kaas-Pack Holland. - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) 2. Kaas-Pack Holland is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Wij zijn transparant over: Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten. De manier waarop besluiten tot stand komen; Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; Wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; Hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; Onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; - Publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( - Algemene informatie, bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) Pagina 4

8 De gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); Wie wij als onze stakeholders beschouwen; De manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; Hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie. Deze informatie is: Deels openbaar en deels op aanvraag beschikbaar Begrijpelijk voor onze stakeholders. Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Toelichting: De prestaties van Kaaspack worden via kwaliteitssystemen en MVO- en managementrapportages gemonitord. Het kernteam (vertegenwoordiging van sleutelposities) komt hiervoor tweewekelijks bijeen en eens per kwartaal wordt een verificatie aangaande MVO uitgevoerd. Algemene bedrijfsinformatie is te vinden op en de brochure die op deze website te downloaden is. 3. Kaas-Pack Holland gedraagt zich ethisch. Wij: Maken onze kernwaarden en principes bekend; Richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert. (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); Benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; Bemoedigen het naleven van deze normen aan; Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); Voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; Stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; Stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; Herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; - Algemene informatie, bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op - Website: Pagina 5

9 Leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na; Respecteren het welzijn van dieren; Dit ethisch gedrag is als volgt geformaliseerd en is leidend. Beleid of standaard voor ethisch gedrag. Gedragscode. Toelichting: - De standaard voor relevante gedragsnormen bij Kaaspack wordt kenbaar gemaakt via het bedrijfsbeleid, welk geldend is voor werknemers en bezoekers. Het kenbaar maken van gedragsnormen en verwachtingen richting externe partijen, zoals leveranciers en contractanten, is gerealiseerd via diverse tools in de door ons gehanteerde en gecertificeerde kwaliteitssystematiek. - Wij gaan op een maatschappelijk verantwoorde wijze om met onze toeleveringsketen. Praktijkvoorbeelden hiervan zijn, dat grondstoffen grotendeels worden betrokken bij leveranciers die zich bezig houden met MVO en tevens zitting hebben in de stuurgroep Duurzame Zuivelketen. Ook al onze leveranciers van verpakkingen hebben hun betrokkenheid met MVO openlijk kenbaar gemaakt en hebben hier doelstellingen aan verbonden voor de toekomst. 4. Kaas-Pack Holland respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Wij: Weten wie onze stakeholders zijn; Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; Hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; Wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; Houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; Toelichting: - Stakeholdermatrix. (op aanvraag beschikbaar) Pagina 6

10 Kaas-Pack Holland heeft inzichtelijk gemaakt wie haar stakeholders zijn en wat hun belangen zijn. Kaas-Pack committeert zich aan leveringsvoorwaarden en afspraken, zoals certificering volgens GFSI (Global Foodsafety Standard Initiative) geaccrediteerde normen en commitment aan MVO-gerelateerde eisen. Zie verder vraag 9. Kaas-Pack Holland ziet de wensen van haar klanten als één van de uitgangspunten van haar bedrijfsvoering. Een openlijke beschrijving hiervan is te vinden op onze website en brochures die op onze site te downloaden zijn. 5. Kaas-Pack Holland respecteert de geldende wet- en regelgeving. Wij: - Stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; - Leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; - Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; - Informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; - Beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving; Toelichting: - Kaas-Pack Holland leeft de relevante wet- en regelgeving na. Respect voor rechtsorde is één van de uitgangspunten van onze bedrijfsvoering. Periodiek worden zowel de uitvoering, als de mate van actualiteit van de relevante wetgeving middels onze interne kwaliteitszorgsystematiek geverifieerd. - Bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op 6. Kaas-Pack Holland respecteert de internationale gedragsnormen. Wij: Respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; Heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; Proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen, conflictering met wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen; Voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties; Pagina 7

11 Toelichting: - Kaas-Pack Holland doet enkel direct zaken met organisaties die zich bevinden binnen de grenzen van de EU, waardoor relevante wet- en regelgeving voor beide partijen grotendeels gelijk is. Door toepassing van de ISO norm, wordt door Kaas-Pack Holland invulling gegeven aan het hanteren van de OESO-richtlijnen. 7. Kaas-Pack Holland respecteert en erkent de universele mensenrechten. Wij: Respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; Ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; Respecteren de internationale gedragsnormen; Toelichting: - Kaas-Pack Holland is met haar bedrijfsvoering enkel in Nederland gevestigd. Kaas-Pack Holland erkent en respecteert universele mensenrechten Kaas- Pack Holland hanteert een beleid waarin elke vrijheid van religie, verbod op kinderarbeid en openheid naar alle nationaliteiten in zijn vermeld. Iedere medewerker dient zich te committeren aan deze geldende gedragsregels. - Bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op Pagina 8

12 Stakeholders 8. Hoe heeft Kaas-Pack Holland haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Kaas-Pack Holland heeft haar stakeholders als volgt geïnventariseerd: Het MVO-team van Kaas-Pack Holland heeft op basis van de NEN-ISO norm een inventarisatie uitgevoerd, om in beeld te brengen wie haar stakeholders zijn. Tevens is per stakeholder ook het belang of de belangen en een communicatieplan opgesteld. Al deze zaken zijn samen gevat in een stakeholdersmatrix. Een revisie van deze stakeholdersmatrix vindt eens per kwartaal plaats, tijdens de verificatie van de toegepaste NEN-ISO systematiek, om zo te borgen dat deze actueel blijft. - Stakeholdermatrix. (op aanvraag beschikbaar) 9. Wie zijn de stakeholders van Kaas-Pack Holland? Kaas-Pack Holland B.V. maakt in haar analyse het onderscheid tussen de volgende stakeholders: - Medewerkers - Klanten - Leveranciers - Bevoegd gezag (lokale overheid, COKZ, NVWA) - Brancheorganisaties (GemZu) - Omwonenden en nabij gelegen bedrijven - Concurrenten - Stakeholdermatrix. (op aanvraag beschikbaar) 10. Waarom en waarbij betrekt Kaas-Pack Holland haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw Wij betrekken onze stakeholders om: Inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; Er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; Pagina 9

13 organisatie dat heeft gedaan)? Mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; Aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; Transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden; Toelichting: Door hier boven aangemerkte zaken in kaart te brengen, wil Kaas-Pack Holland inzicht krijgen in de MVO ambities van haar stakeholders, om daar -waar mogelijkaan bij te kunnen dragen. In praktijk zal dit met name op de volgende manieren worden gerealiseerd: - In bijeenkomsten met klanten en leveranciers, staat MVO regelmatig op de agenda. Het doel is hier bijvoorbeeld van, om te ondervinden hoe diverse MVO vraagstukken gezamenlijk kunnen worden opgelost. - MVO is een vast agendapunt voor de kernteammeetings, die tweewekelijks zijn georganiseerd en dienen als moment van overleg voor medewerkers op sleutelposities in de onderneming. Voor het voltallige personeel, worden door de directie eens per kwartaal meetings georganiseerd. Ook hierbij staat MVO regelmatig op de agenda. Daarnaast worden regelmatig interne enquêtes opgezet, om de wisselwerking tussen alle lagen van de organisatie te meten en ook te bevorderen. - Kaas-Pack Holland is lid van brancheorganisatie GEMZU en neem regelmatig deel aan bijeenkomsten die worden belegd. MVO onderwerpen die in de branche spelen, kunnen hier worden besproken en gedeeld. - Maandelijks vindt een bijeenkomst plaats, waar bedrijven gelegen op bedrijventerrein De Buitenvaart aan deel kunnen nemen. Onderwerpen van belang worden hier gedeeld. De directie van Kaas-Pack Holland neemt regelmatig deel aan deze contactmomenten, om zo interactie te hebben met haar omgeving en te weten wat hier speelt. Zo nodig worden ook MVO gerelateerde onderwerpen met gedeeld. - Contact met wettelijke instanties wordt onderhouden, om te blijven voldoen aan wettelijke eisen. Pagina 10

14 Kernthema s 11. Geef aan of uw Kaas- Pack Holland bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: Bij het bepalen van relevante onderwerpen, hebben wij gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. - NPR9026+C1:2012 Bijlage C: Prioriteringsmatrix. 12. Welke onderwerpen zijn relevant? De relevante onderwerpen voor Kaas-Pack Holland zijn beschreven in de prioriteringsmatrix. - NPR9026+C1:2012 Bijlage C: Prioriteringsmatrix. 13. Welke criteria heeft Kaas-Pack Holland bij het bepalen van de significante onderwerpen? Bij het bepalen van de significante onderwerpen hebben wij gekeken naar: De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. - NPR9026+C1:2012 Bijlage C: Prioriteringsmatrix. 14. Welke onderwerpen zijn significant? De significante onderwerpen voor Kaas-Pack Holland zijn beschreven in de prioriteringsmatrix. - NPR9026+C1:2012 Bijlage C: Prioriteringsmatrix. 15. Welke criteria heeft Kaas-Pack Holland gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen Bij het bepalen van de prioriteit van onderwerpen hebben wij gekeken naar: Onze prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen. Onze prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. - NPR9026+C1:2012 Bijlage C: Prioriteringsmatrix. Pagina 11

15 De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins 16. Welke onderwerpen hebben prioriteit? De prioritaire onderwerpen voor Kaas-Pack Holland zijn beschreven in de prioriteringsmatrix. - NPR9026+C1:2012 Bijlage C: Prioriteringsmatrix. 17. Tot welke acties heeft dit geleid of welke acties zullen nog worden genomen? Te nemen acties zijn inzichtelijk in de prioriteringsmatrix. Deze onderwerpen zullen worden gebruikt, om de basissystematiek voor toepassing van NEN-ISO in praktijk uit te rollen, waardoor deze in de toekomst verder kan worden ontwikkeld. - NPR9026+C1:2012 Bijlage C: Prioriteringsmatrix. - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) 18. Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen): 19. Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze Kaas-Pack Holland deze stakeholders heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: De relevante onderwerpen voor Kaas-Pack Holland zijn beschreven in de prioriteringsmatrix inclusief toelichting voor het al dan niet selecteren van MVOonderwerpen. Kaas-Pack Holland heeft een MVO projectgroep opgericht, voor het bepalen van de relevantie, significatie en prioriteit van diverse MVO onderwerpen. Binnen dit multidisciplinaire team, zijn alle bedrijfsfuncties vertegenwoordigd, waarbij een ieder van deze personen, al dan niet in samenspraak met externe stakeholders, de voor hem/haar relevante input inbrengt. - NPR9026+C1:2012 Bijlage C: Prioriteringsmatrix. Pagina 12

16 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in de invloedssfeer van Kaas-Pack Holland en hoe verhouden zich die tot de organisatie? De volgende partijen worden door Kaas-Pack Holland toegekend aan haar invloedssfeer: Interne organisatie Klanten Leveranciers Bevoegd gezag (lokale overheid, COKZ, NVWA) Brancheorganisaties Omwonenden en nabij gelegen bedrijven Concurrenten Vakbonden De invloed van Kaas-Pack Holland op deze typen organisaties verschilt onderling, waarbij met name op de interne organisatie en leveranciers in meerdere mate van invloed uit te oefenen is. Kaas-Pack zelf opereert voornamelijk binnen kaders die gesteld worden door klanten en wettelijk gezag. Waar nodig gaat Kaas-Pack Holland een dialoog aan met organisaties in haar invloedssfeer, om zo relevante zaken te bespreken. Dit is inzichtelijk gemaakt in de stakeholdersmatrix en wordt periodiek geverifieerd door middel van een MVO verificatie. - Stakeholdermatrix. (op aanvraag beschikbaar) 21. Op welke manier stimuleert Kaas-Pack Holland maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden Toelichting: Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren. Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. Door het promoten van goede voorbeelden. Toelichting: - Door publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( en en hiermee aan te geven, dat MVO voor Kaas-Pack Holland van belang is in haar bedrijfsvoering. Pagina 13

17 - Door diverse voorwaarden van stakeholders en/of wettelijk gezag op te nemen in inkoopvoorwaarden en afwijkingen hierin te rapporteren naar de desbetreffende organisatie. - Door leveranciers te beoordelen op hun MVO-prestaties en deze beoordeling onderdeel te maken van het inkoopbeleid. Pagina 14

18 Due diligence (gepaste zorgvuldigheid) 22. Op welke manier beoordeelt Kaas-Pack Holland (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Kaas-Pack Holland beoordeelt effecten van de eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie door: Het huidige BRC, IFS gecertificeerde kwaliteitssysteem, borgt dat de producten die door Kaas-Pack Holland worden gefabriceerd en afgezet in de markt, voldoen aan relevante wetgeving en voedselveiligheidscriteria. Rapportage van financiële resultaten vindt plaats, middels een jaarverslag, welk is opgesteld en ondertekend door een externe accountant. Prestaties op relevante onderwerpen en geformuleerde doelstellingen worden periodiek geverifieerd. Het overzicht van stakeholders en hun belangen worden jaarlijks herzien en waar nodig aangepast. Verificatie van de gehanteerde ISO systematiek vindt periodiek plaats. - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) 23. Op welke manier beoordeelt Kaas-Pack Holland (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Periodiek wordt een verificatie van de gehanteerde NEN-ISO systematiek uitgevoerd door het MVO-team. Een stakeholders- en issueanalyse is hier onderdeel van, waarbij belangen van stakeholders opnieuw worden gewogen en omschreven. Op basis van deze belangen wordt ook het plan opgesteld, ten behoeve van communicatie van stakeholders. Voornamelijk contactmomenten met externe stakeholders, zorgen dat (potentiële) (negatieve) effecten van besluiten van de eigen organisatie kunnen worden afgewogen tegen externe belangen. Daarnaast is voor leveranciers een beheersingsprocedure van toepassing, waar diverse MVO-onderwerpen onderdeel van uitmaken. - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) 24. Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd door uw organisatie? Kaas-Pack Holland past gepaste zorgvuldigheid toe door: Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. Instrumenten om de MVO-kernthema s in onze hele organisatie te integreren. - Bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op Pagina 15

19 Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken. 25. Welke (potentiele) negatieve effecten heeft Kaas-Pack op maatschappij, milieu en economie? Potentieel negatieve effecten kunnen divers van aard zijn. Te denken valt aan negatieve effecten op bijvoorbeeld het gebied van werkgelegenheid, voedselveiligheid en energieverbruik. De systematiek die momenteel onder andere op het gebied van zaken doen, financiën, personeelsmanagent, kwaliteitszorg en MVO wordt gehanteerd, dient ter preventie van dergelijke negatieve effecten. Gegevens uit het verleden leren, dat deze systematiek in de huidige situatie naar behoren functioneert. Pagina 16

20 Visie, missie, beleid en strategie 26. Hoe heeft Kaas-Pack Holland richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid Kaas-Pack Holland heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie. Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen. - Bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) Pagina 17

21 Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. Op welke manier creëert Kaas-Pack Holland draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Kaas-Pack Holland creëert draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid door: Het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en - onderwerpen. De betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Toelichting: De directie van Kaas-Pack Holland onderkent het belang van MVO en heeft om deze redenen de belangrijkste MVO onderwerpen vastgelegd en in beleid en omgezet in doelstellingen. Commitment vanuit de directie is daardoor aanwezig, met als gevolg dat draagvlak voor MVO aanwezig is. Dit heeft als gevolg, dat een positief resultaat wordt bereikt op het gebied van ethisch en wettelijk handelen. In het geval van dagelijkse of bijzondere besluitvorming, wordt de invloed van deze besluiten op stakeholders en hun activiteiten De benodigde middelen voor het realiseren van MVO-doelstellingen, zoals tijd en financiële middelen worden ter beschikking gesteld. Dit is kenbaar gemaakt in personeelsbijeenkomsten en door het in leven roepen van een MVO-team, welk verantwoordelijk is voor het ten uitvoering brengen van de MVO principes. De aandacht voor het onderwerp MVO, wordt publiekelijk kenbaar gemaakt, middels publicatie van het MVO-beleid op bedrijfsbrochures en het publicatieplatform ISO Op deze wijze wordt draagvlak gecreëerd, om ook richting de externe omgeving in de toekomst meer resultaat te boeken op het gebied van MVO. - Bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op Op welke manier ontwikkelt Kaas-Pack Holland de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke Kaas-Pack Holland ontwikkeld de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen -en eventueel buiten- de organisatie, doordat MVO is geïntegreerd in de al reeds bestaande kwaliteitssystematiek, waardoor dit een integraal onderdeel is geworden van de bedrijfsvoering. Concreet betekent dit, dat de invloed van bedrijfsbeslissingen op de maatschappij vaker in ogenschouw wordt genomen. Daarnaast wordt er gewerkt aan specifieke MVO- Pagina 18

22 verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? doelstellingen en is een MVO-team operationeel binnen de organisatie. Door toepassing van de Deming-principes van kwaliteitsmanagement (plan-do-checkact), is sprake van een leercurve en wordt gewerkt aan continue verbetering van MVO prestaties op relevante onderwerpen. Zowel de interne- als de externe organisatie worden in dit proces betrokken. Pagina 19

23 Integreren van MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft Kaas-Pack Holland maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Kaas-Pack Holland heeft dit geïntegreerd: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren. Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten. Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid. Toelichting: Het kwaliteitssysteem van Kaas-Pack Holland is volgens de normen van BRC grade A (British Retail Consortium Global Standard for Food Safety), IFS higher level (International Food Standard) gecertificeerd. Deze certificeringen en ons kwaliteitssysteem dat op deze normen en daarnaast ook op Nederlandse wetgeving is gebaseerd, ondersteunen ons in het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid. De ISO systematiek is waar mogelijk- geïntegreerd in dit kwaliteitssysteem en effectiviteit van dit systeem wordt periodiek geverifieerd door het MVO team. - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) - Kwaliteitscertificeringen Kaas-Pack Holland. Pagina 20

24 Communicatie en rapportage 30. Houdt Kaas-Pack Holland bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? De communicatie van Kaas-Pack Holland over maatschappelijke verantwoordelijkheid is: Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Toelichting: De wijze van communicatie vindt plaats op basis van de mate en het soort van belang dat stakeholders houden in de bedrijfsvoering van Kaas-Pack Holland Deze openheid is onderbouwd in de stakeholders(communicatie)matrix, waarin de belangen en de wijze van communicatie zijn uitgewerkt. Communicatie naar algemene partijen vindt plaats via onze website en gepubliceerde documenten op het publicatieplatform ISO Stakeholdersmatrix. (op aanvraag beschikbaar) - Publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( - Algemene informatie, bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op Op welke manier communiceert Kaas- Pack Holland over haar Wij communiceren over onze maatschappelijke verantwoordelijkheid door: In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. - Publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( Pagina 21

25 maatschappelijke verantwoordelijkheid? Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren. Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie. Interne teamactiviteiten met als doel maatschappelijke verantwoordelijkheid te integreren in de hele organisatie. Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO. Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen. Consumenteninformatie via producten. Advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten. - Algemene informatie, bedrijfsbeleid en MVO-beleid van Kaas-Pack Holland op 32a. Rapporteert Kaas-Pack Holland over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Ja, rapportage vindt plaats middels een MVO verificatie door het MVO-team. Hierin worden alle relevante zaken, wijzigingen en bestaande elementen volgens de ISO criteria geverifieerd. Verificatie van de correctheid van deze rapportage, wordt geborgd door externe audits, waarin deze rapportage worden doorgelicht. - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) 32b Geef aan of in het maatschappelijk verslag van uw organisatie informatie staat over: In ons maatschappelijke verslag staat informatie over: Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema s. Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema s. Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage. Successen en tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt. - MVO verificatierapportage. (op aanvraag beschikbaar) 32c. Heeft Kaas-Pack Holland bij het opstellen van het maatschappelijk verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen? Kaas-Pack Holland heeft bij het opstellen van het maatschappelijke verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen: De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie. (Kleine organisaties verstrekken doorgaans minder informatie, bespreken minder onderwerpen en hebben een kleiner toepassingsgebied dan grote organisaties.) Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren. (Het is de verwachting dat organisaties die meer ervaring hebben met rapporteren, in staat zullen zijn meer in detail te rapporteren dan organisaties die hiermee pas net starten.) Pagina 22

26 33a. 33b. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Welke methoden heeft Kaas-Pack Holland om (eventuele) conflicten op te lossen? Nee, er zijn geen conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders. Kaas-Pack Holland hanteert de volgende mogelijke methoden om (eventuele) conflicten op te lossen: Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen. Formele procedures voor klachtenbehandeling. Pagina 23

27 De monitoring van activiteiten en het beoordelen van prestaties 34. Op welke manier monitort Kaas-Pack Holland haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Kaas-Pack Holland monitort haar activiteiten die effect hebben op relevante onderwerpen en thema s door: Feedback van stakeholders. Meten met behulp van indicatoren, Geef aan of voor deze monitoring de volgende punten gelden: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. 35. Hoe heeft Kaas-Pack Holland haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? Kaas-Pack Holland heeft haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld door zichzelf de volgende vragen te stellen: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen erbij betrokken? 36. Hebt u stakeholders betrokken, zo ja welke? Diverse stakeholders zijn betrokken bij het monitoren van activiteiten, waaronder medewerkers, klanten en leveranciers. Pagina 24

28 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt. Kaas-Pack Holland heeft de volgende verbeteringen en successen bereikt: Implementatie van de principes van ISO in onze bedrijfsvoering. Oprichten van een intern MVO-team en een systeem voor monitoring en rapportage van MVO. Kenbaar maken de erkenning van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid naar onze stakeholders. Inventariseren van de huidige situatie op het gebied van MVO als startpunt. Het formuleren van MVO doelstellingen en monitoring hiervan. Creëren van bewustwording met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid bij medewerkers en management. 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Wij willen ons als organisatie graag ontwikkelen in het toepassen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze bedrijfsvoering. Dit willen wij doen door verbeteringen te standaardiseren en te borgen en verbeterpunten om te zetten in doelstellingen. Verder willen wij graag werken aan het betrekken van stakeholders in deze ontwikkeling. Pagina 25

29 Selecteren van MVO initiatieven en instrumenten 38. Aan welke MVOinitiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt Kaas-Pack Holland deel? Zie vraag Welke van de onderstaande punten heeft Kaas-Pack Holland overwogen bij de keuze voor dit initiatief? ondersteunt de principes NEN-ISO geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden. Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast. Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken. Is goed toegankelijk. 40. Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVOinitiatief? - Het aanbieden van stageplaatsen, om mee te werken aan het te kort aan praktijkervaring onder scholieren en studenten. - Het regelmatig organiseren van initiatieven, rondleidingen en praktijkdagen voor studenten, om inzicht te krijgen in een industriële en innovatieve onderneming als Kaas-Pack Holland. - Bijdrage aan initiatieven met betrekking tot recycling die deels ten behoeve van goede doelen is uitgevoerd, waaronder voor oud papier en inktcartridges. Pagina 26