DOC-Volac Nutrition V.O.F. NPR 9026+C1: Handleiding ISO Bijlage B: Referentiematrix

Transcriptie

1 DOC-Volac Nutrition V.O.F. NPR 9026+C1: Handleiding ISO Bijlage B: Referentiematrix

2 NPR 9026+C1: Handleiding ISO Bijlage B: Referentiematrix Opgesteld door: Marcel Boon (General Manager) Rianka Oving (QESH Manager) Rick Veldkamp (Extern adviseur, Bureau voor Kwaliteitszorg) Versiedatum: Status: Definitief

3 Inhoud Inleiding... 1 MVO Principes... 4 Stakeholders... 9 Kernthema s...10 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer...14 Visie, missie, beleid en strategie...18 Ontwikkelen van draagvlak en competenties...19 Integreren van MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures...21 Communicatie en rapportage...22 De monitoring van activiteiten en het beoordelen van prestaties...24 Selecteren van MVO initiatieven en instrumenten...26

4 Inleiding DOC-Volac Nutrition V.O.F. is een joint venture tussen DOC Kaas en Volac. DVN verwerkt sinds 2004 zoete kaaswei tot hoogwaardige ingrediënten. Dit zijn geconcentreerde wei-eiwit poeders en op lactose gebaseerde poeders. Zowel DOC als DVN opereren vanuit het agrobusinesspark Het Zuivelpark in Hoogeveen. De beide bedrijfsterreinen liggen dicht bij elkaar en maken gebruik van dezelfde locatie en faciliteiten. Ze zijn dankzij een moderne energiecentrale bijna volledig zelfvoorzienend qua energie. DOC heeft hiermee een van de grootste zelfstandige productielocaties voor Gouda kaas in Europa gerealiseerd. DVN verwerkt de wei van DOC direct in gespecialiseerde wei producten. Volac is verantwoordelijk voor de verkoop en marketing van alle door DVN geproduceerde poeders. DOC-Volac Nutrition V.O.F., opgericht 1 april 2003, is opgesplitst op 1 januari 2014 in DOC-Volac Nutrition V.O.F. (activiteiten en personeel) en Whey Processing Facility Hoogeveen BV (gebouwen en machinepark). MVO-beleid Zoals iedereen weet worden in de wereld de natuurlijke hulpbronnen sneller opgebruikt dan dat ze aangevuld worden. Van ons als bedrijf wordt verwacht dat wij hierin onze maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen. Dat doen niet alleen wij, maar ook onze aandeelhouders DOC Kaas en Volac. Bij de opzet en inrichting van het Zuivelpark Hoogeveen in 2003/2004 is al terdege rekening gehouden met duurzaamheid. Beide aandeelhouders van DOC-Volac Nutrition V.O.F. hebben ook hun eigen duurzaamheidsbeleid. Bij het opstellen van het MVO beleid van DOC-Volac Nutrition V.O.F is getracht zo veel mogelijk aansluiting te hebben bij de strategie van DOC Kaas en Volac. Hiermee willen wij bereiken dat profit, people & planet in balans zijn door de productie van betere producten, ter bevordering van een betere gezondheid, met een betere ecologische voetafdruk en betere waarde proposities. Specifiek worden hiervoor onder andere de volgende stappen ondernomen: Algemeen DOC-Volac Nutrition V.O.F. heeft haar bedrijfsdoelstellingen onder andere gekoppeld aan veiligheid, food- en feed safety en efficiency van energie, afval en afvalwater. DOC-Volac Nutrition V.O.F. houdt zich op de hoogte van relevante wet- en regelgeving en conformeert zich hier aan. DOC-Volac Nutrition V.O.F. stelt zichzelf op de hoogte van de belangen van haar stakeholders en respecteert deze. Binnen DOC-Volac Nutrition V.O.F. is een MVO team operationeel, waarin alle relevante disciplines binnen de organisatie zijn vertegenwoordigd. MVO is daarnaast een vast agendapunt bij diverse overlegstructuren en interne publicaties. Binnen DOC-Volac Nutrition V.O.F. is een ondernemingsraad aanwezig, waardoor personeel in de gelegenheid is om inspraak te leveren in ondernemingsactiviteiten. DOC-Volac Nutrition V.O.F. heeft aandacht voor de samenleving en ontwikkeling van de gemeenschap DOC-Volac Nutrition V.O.F. is transparant over de aard van de activiteiten en het eigendom van de onderneming. Meer informatie hierover is te vinden op website Pagina 1

5 Energie De zuivel participeert als industrie in het meerjaren afspraak energie efficiency (MJA III) convenenant. Hierbij hebben DOC en DOC-Volac Nutrition V.O.F. samen als Zuivelpark Hoogeveen een Bedrijfs Energie en Milieu Plan opgezet. (BEMP) Het Zuivelpark heeft een eigen energievoorziening voor zowel DOC als DOC-Volac Nutrition V.O.F.. Hierin wordt met een hoogwaardige warmtekrachtkoppeling elektriciteit en stoom geproduceerd. Het condensaat dat bij de wei-verwerking ontstaat wordt hergebruikt als proceswater, het surplus aan warmte wordt weer gebruikt voor verwarmingsdoeleinden in het proces, maar ook voor kantoorruimtes. Daarnaast is er gebouwd conform de laatste efficiency inzichten.. Verlichting in onze kantoor- en magazijnruimtes is gekoppeld aan benaderingsschakelaars. Bijdrage aan een efficiënte en duurzame productieketen De zuivel neemt als industrie haar verantwoordelijkheid, onder andere door het oprichting van De Duurzame Zuivelketen, een ketenproject voor verbetering van duurzaamheid in de zuivelketen waar ook aandeelhouder en voornaamste leverancier van grondstoffen DOC Kaas deel in heeft. De weiverwerking van DOC-Volac Nutrition V.O.F. is gekoppeld aan de kaasproductie van DOC Kaas, welke tevens op het Zuivelpark Hoogeveen is gesitueerd. Transport via wegvervoer is hierdoor niet nodig. Ons inkoopbeleid is gericht op duurzaamheid en maatschappelijke verantwoording. DOC-Volac Nutrition V.O.F. luistert naar en speelt in op de wensen van klanten, om zo duurzame, gezonde en innovatieve oplossingen te bieden. Voedselveiligheid van onze producten is geborgd door het toepassen van de FSSC certificeringsnorm. Arbo/veiligheid/gezondheid Binnen DOC-Volac Nutrition V.O.F. is een afdeling QESH operationeel. Door DOC-Volac Nutrition V.O.F. wordt gestreefd naar voortdurende veiligheid en gezondheid van medewerkers, klanten en omwonenden. DOC-Volac Nutrition V.O.F. biedt haar medewerkers een inspirerende werkomgeving met een samenwerking op basis van wederzijds respect. Medewerkers krijgen kans om zich binnen DOC-Volac Nutrition V.O.F. te ontwikkelen. Voor medewerkers worden regelmatig sportactiviteiten georganiseerd. Om invulling te geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, maken wij gebruik van de NEN-ISO richtlijn voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Een MVOzelfverklaring op basis van de handleiding zelfverklaring volgens NPR9026+C1 richtlijn is te vinden op via een link naar het publicatieplatform ISO Publicatie zelfverklaring: Deze referentiematrix, dient als onderbouwing van de NEN-ISO 26000:2010 zelfverklaring. De zelfverklaring is gebaseerd op zelfonderzoek en evaluatie van de resultaten daarvan in het licht van NEN-ISO 26000:2010. DOC-Volac Nutrition V.O.F. heeft de beschreven richtlijnen toegepast op haar bedrijfsvoering. DOC-Volac Nutrition V.O.F heeft de Pagina 2

6 zelfverklaring opgesteld en na ondertekenen gepubliceerd op en het publicatieplatform ISO Uitgevoerd onderzoek In dit rapport zijn de resultaten van het intern onderzoek aan de hand van de vragenlijst uit hoofdstuk 5 tot en met 8 van de praktijkrichtlijn NPR 9026+C1:2012 weergegeven. In deze vragenlijst zijn voor elk onderdeel van NEN-ISO (principes, betrekken van stakeholders, MVO-kernthema s en -onderwerpen en integratie in de bedrijfsvoering) toegespitste onderzoeksvragen opgenomen. Met behulp van deze referentiematrix, worden door DOC-Volac Nutrition V.O.F. verwijzingen gemaakt naar beschikbare relevante informatie van de organisatie (zoals bestaande rapportages, overzichten, werkwijzen en procedures. Beoordelen resultaten De resultaten van het onderzoek zijn intern bij DOC-Volac Nutrition V.O.F.. geëvalueerd en beoordeelt met NEN-ISO als referentiekader. Op basis van de evaluatie van deze resultaten heeft de organisatie beoordeelt dat er voldoende grond is voor de zelfverklaring. De zelfverklaring is terug te vinden via Jaarlijks (her)beoordeelt DOC- Volac Nutrition V.O.F. het in de praktijkrichtlijn beschreven proces om de actualiteit van de zelfverklaring te waarborgen. Pagina 3

7 MVO Principes 1. DVNutrition V.O.F. legt rekenschap af over haar effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Wij leggen rekenschap af over: De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; De maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen; Toelichting: - De MVO doelstellingen en het MVO beleid gebaseerd op belangen van stakeholders en MVO onderwerpen die in termen van relevantie, significantie en prioriteit de meeste aandacht behoeven. Relevante MVO onderwerpen zijn geïntegreerd in de algemene bedrijfsdoelstellingen. - DVNutrition V.O.F. B.V. is FSSC22000 als bewijsvoering van het feit dat op structurele wijze aandacht wordt besteed aan de borging van voedselveiligheid en kwaliteit van onze producten en processen. - Algemene bedrijfsinformatie is voor externe stakeholders inzichtelijk via Daarnaast worden regelmatig bijeenkomsten belegd met de voornaamste stakeholders. - Publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( - Algemene informatie en het MVObeleid van DVNutrition V.O.F. zijn te vinden op - FSSC certificering. - Interne rapportages. 2. DVNutrition V.O.F. is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Wij zijn transparant over: Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten. De manier waarop besluiten tot stand komen; Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; Wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; Hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; Onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; De gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); Wie wij als onze stakeholders beschouwen; De manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; Hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie. - Publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op - Interne rapportages. Pagina 4

8 Deze informatie is: Deels openbaar en deels op aanvraag beschikbaar Begrijpelijk voor onze stakeholders. Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Toelichting: De prestaties van DVNutrition V.O.F. worden via kwaliteitssystemen en MVOen managementrapportages gemonitord. Het MVO team frequent bijeen om prestaties te bespreken. Daarnaast is MVO een vast agendapunt in diverse interne overlegstructuren. Algemene bedrijfsinformatie is te vinden op 3. DVNutrition V.O.F. gedraagt zich ethisch. Wij: Maken onze kernwaarden en principes bekend; Richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert. (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); Benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; Bemoedigen het naleven van deze normen aan; Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); Voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; Stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; Stellen mensen binnen en onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; Herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; Respecteren het welzijn van dieren; Dit ethisch gedrag is als volgt geformaliseerd en is leidend. Beleid of standaard voor ethisch gedrag. Toelichting: - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op - Personeelshandboek en bedrijfsbeleid (intern) - Inkoopbeleid (intern) Pagina 5

9 - De standaard voor relevante gedragsnormen bij DVNutrition V.O.F. wordt kenbaar gemaakt via het bedrijfsbeleid en personeelshandboek, welk geldend is binnen onze organisatie. Het kenbaar maken van gedragsnormen en verwachtingen richting externe partijen, zoals leveranciers en contractanten, is gerealiseerd via diverse tools in de door ons gehanteerde kwaliteit en veiligheid (QESH) managementsystematiek. - Wij gaan op een maatschappelijk verantwoorde wijze om met onze toeleveringsketen. Er is een interne standaard opgesteld, die geldt als richtlijn voor duurzaam inkopen. Onze voornaamste toeleveranciers houden zich bewust bezig met hun maatschappelijke positie. 4. DVNutrition V.O.F. respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Wij: Weten wie onze stakeholders zijn; Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; Hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; Wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; Houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; Toelichting: DVNutrition V.O.F. heeft inzichtelijk gemaakt wie haar stakeholders zijn en wat hun belangen zijn. DVNutrition V.O.F. committeert zich aan leveringsvoorwaarden en afspraken, waaronder commitment aan MVOgerelateerde eisen. Zie verder vraag 9. DVNutrition V.O.F. ziet de wensen van haar klanten als één van de uitgangspunten van haar bedrijfsvoering. - Stakeholdermatrix. (intern) 5. DVNutrition V.O.F. respecteert de geldende wet- en regelgeving. Wij: - Stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; - Leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op Pagina 6

10 - Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; - Informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; - Beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving; Toelichting: - DVNutrition V.O.F. leeft de relevante wet- en regelgeving na. Respect voor rechtsorde is één van de uitgangspunten van onze bedrijfsvoering. Periodiek worden zowel de uitvoering, als de mate van actualiteit van de relevante wetgeving middels onze interne kwaliteitszorgsystematiek geverifieerd. 6. DVNutrition V.O.F. respecteert de internationale gedragsnormen. Wij: Respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; Heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; Proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen, conflictering met wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen; Voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties; Toelichting: - DVNutrition V.O.F. is enkel operationeel binnen de EU. DVNutrition betrekt met name grondstoffen die afkomstig zijn van leveranciers die gevestigd zijn in EU landen, waardoor relevante wet- en regelgeving voor beide partijen grotendeels gelijk is. Zo nodig worden aanvullende eisen gesteld aan leveranciers en worden relaties en activiteiten heroverwogen. Door toepassing van de ISO norm, wordt door DVNutrition V.O.F. invulling gegeven aan het hanteren van de OESO-richtlijnen. - Inkoopbeleid (intern) Pagina 7

11 7. DVNutrition V.O.F. respecteert en erkent de universele mensenrechten. Wij: Respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; Ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; Respecteren de internationale gedragsnormen; Toelichting: - DVNutrition V.O.F. is met haar bedrijfsvoering enkel in de EU gevestigd. DVNutrition V.O.F. erkent en respecteert universele mensenrechten - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op Pagina 8

12 Stakeholders 8. Hoe heeft DVNutrition V.O.F. haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? DVNutrition V.O.F. heeft haar stakeholders als volgt geïnventariseerd: Het MVO-team van DVNutrition V.O.F. heeft op basis van de NEN-ISO norm een inventarisatie uitgevoerd, om in beeld te brengen wie haar stakeholders zijn. Tevens is per stakeholder ook het belang of de belangen en een communicatieplan opgesteld. Al deze zaken zijn samen gevat in een stakeholdersmatrix. Een revisie van deze stakeholdersmatrix vindt eens per jaar plaats, tijdens de verificatie van de toegepaste NEN-ISO systematiek, om zo te borgen dat deze actueel blijft. - Stakeholdermatrix. (intern) 9. Wie zijn de stakeholders van DVNutrition V.O.F.? DVNutrition V.O.F. B.V. maakt in haar analyse het onderscheid tussen de volgende stakeholders: Aandeelhouders Directie en management Medewerkers en ondernemingsraad Klanten Leveranciers Bevoegd gezag (lokale overheid, COKZ, NVWA) Brancheorganisaties Omwonenden en nabij gelegen bedrijven Concurrenten NGO s Professionele relaties Vakbonden Stakeholdermatrix. (intern) 10. Waarom en waarbij betrekt DVNutrition V.O.F. haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft Wij betrekken onze stakeholders om: Inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; Er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; Pagina 9

13 gedaan)? Mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; Aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; Transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden; Toelichting: Door hier boven aangemerkte zaken in kaart te brengen, wil DVNutrition V.O.F. inzicht krijgen in de MVO ambities van haar stakeholders, om daar -waar mogelijkaan bij te kunnen dragen. In praktijk zal dit met name op de volgende manieren worden gerealiseerd: - MVO is een vast agendapunt tijdens diverse interne overlegstructuren. Daarnaast is er een MVO team operationeel welke regelmatig samen komt. Ook tijdens dialogen met klanten en/of leveranciers is MVO regelmatig een onderwerp van gesprek. - DVNutrition V.O.F. neemt kennis van belangen van stakeholders met wie een minder nauwe relatie wordt onderhouden. Deze belangen worden zo veel mogelijk in overweging genomen. - Contact met wettelijke instanties wordt onderhouden, om te blijven voldoen aan wettelijke eisen. Pagina 10

14 Kernthema s 11. Geef aan of uw DVNutrition V.O.F. bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: Bij het bepalen van relevante onderwerpen, hebben wij gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. 12. Welke onderwerpen zijn relevant? De meest relevante onderwerpen zijn als volgt onder te verdelen: - Duurzaamheid van ingekochte grondstoffen. - Voedselveiligheid. - Veiligheid en gezondheid van medewerkers en andere personen binnen de invloedssfeer van DVNutrition. - Energie efficiency. - Beheersing van afval- en afvalwaterstromen. - Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers - Financiële duurzaamheid - Betrokkenheid van stakeholders Relevante MVO onderwerpen zijn geïntegreerd in de algemene bedrijfsdoelstellingen. 13. Welke criteria heeft DVNutrition V.O.F. bij het bepalen van de significante onderwerpen? Bij het bepalen van de significante onderwerpen hebben wij gekeken naar: De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. 14. Welke onderwerpen zijn Alle relevante onderwerpen als significant aangemerkt. Pagina 11

15 significant? 15. Welke criteria heeft DVNutrition V.O.F. gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen Bij het bepalen van de prioriteit van onderwerpen hebben wij gekeken naar: Onze prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen. Onze prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins 16. Welke onderwerpen hebben prioriteit? In de afgelopen periode heeft de prioriteit met name gelegen op het gebied van duurzaamheid van ingekochte grondstoffen. Dit was met name het geval, omdat de maatschappelijke status niet van alle grondstoffen bekend was. Aan de overige relevante/significante onderwerpen is geen prioriteit toegekend, omdat deze in de huidige situatie beheerst zijn. 17. Tot welke acties heeft dit geleid of welke acties zullen nog worden genomen? Op basis van relevante onderwerpen is inkoopbeleid opgesteld, welke geldt als best practice. Leveranciers of leveranciersgroepen zijn uitgevraagd en waar mogelijk zijn aanvullende maatregelen ondernomen. - Inkoopbeleid (intern) 18. Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen): Zie punt 16. Pagina 12

16 19. Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze DVNutrition V.O.F. deze stakeholders heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: DVNutrition V.O.F. heeft een MVO projectgroep opgericht, voor het bepalen van de relevantie, significatie en prioriteit van diverse MVO onderwerpen. Binnen dit multidisciplinaire team, zijn alle bedrijfsfuncties vertegenwoordigd. Bij het benoemen van relevante, significante en prioritaire onderwerpen zijn de belangen van overige stakeholders, zoals via de stakeholdersmatrix systematiek vast gesteld, in overweging genomen. Pagina 13

17 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in de invloedssfeer van DVNutrition V.O.F. en hoe verhouden zich die tot de organisatie? De volgende partijen worden door DVNutrition V.O.F. toegekend aan haar invloedssfeer: Aandeelhouders Directie en management Medewerkers en ondernemingsraad Klanten Leveranciers Bevoegd gezag (lokale overheid, COKZ, NVWA) Brancheorganisaties Omwonenden en nabij gelegen bedrijven Concurrenten NGO s Professionele relaties Vakbonden De invloed van DVNutrition V.O.F. op deze typen organisaties verschilt onderling, waarbij met name op de interne organisatie en leveranciers in meerdere mate van invloed uit te oefenen is. DVNutrition V.O.F. zelf opereert voornamelijk binnen kaders die gesteld worden door aandeelhouders, klanten en wettelijk gezag. Waar nodig gaat DVNutrition V.O.F. een dialoog aan met organisaties in haar invloedssfeer, om zo relevante zaken te bespreken. Dit is inzichtelijk gemaakt in de stakeholdersmatrix en wordt periodiek geverifieerd door middel van een MVO verificatie. - Stakeholdermatrix. (intern) 21. Op welke manier stimuleert DVNutrition V.O.F. maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden Toelichting: Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren. Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. Door het promoten van goede voorbeelden. Pagina 14

18 Toelichting: - Door publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( en en hiermee aan te geven, dat MVO voor DVNutrition V.O.F. van belang is in haar bedrijfsvoering. - Door diverse voorwaarden van stakeholders en/of wettelijk gezag op te nemen in inkoopvoorwaarden. Pagina 15

19 Due diligence (gepaste zorgvuldigheid) 22. Op welke manier beoordeelt DVNutrition V.O.F. (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? DVNutrition V.O.F. beoordeelt effecten van de eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie door: Het huidige FSSC gecertificeerde kwaliteitssysteem borgt dat de producten die door DVNutrition V.O.F. worden gefabriceerd en afgezet in de markt, voldoen aan relevante wetgeving en voedselveiligheidscriteria. Rapportage van financiële resultaten vindt plaats, middels een jaarverslag, welk is opgesteld en ondertekend door een externe accountant. Prestaties op relevante onderwerpen en geformuleerde doelstellingen worden periodiek geverifieerd. Het overzicht van stakeholders en hun belangen worden jaarlijks herzien en waar nodig aangepast. Verificatie van de gehanteerde ISO systematiek vindt periodiek plaats. 23. Op welke manier beoordeelt DVNutrition V.O.F. (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Periodiek wordt een verificatie van de gehanteerde NEN-ISO systematiek uitgevoerd door het MVO-team. Een stakeholders- en issueanalyse is hier onderdeel van, waarbij belangen van stakeholders opnieuw worden gewogen en omschreven. Op basis van deze belangen wordt ook het plan opgesteld, ten behoeve van communicatie van stakeholders. Voornamelijk contactmomenten met externe stakeholders, zorgen dat (potentiële) (negatieve) effecten van besluiten van de eigen organisatie kunnen worden afgewogen tegen externe belangen. Daarnaast is voor leveranciers een beheersingsprocedure van toepassing, waar diverse MVO-onderwerpen onderdeel van uitmaken. 24. Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd door uw organisatie? DVNutrition V.O.F. past gepaste zorgvuldigheid toe door: Instrumenten om de MVO-kernthema s in onze hele organisatie te integreren. Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken. - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op Pagina 16

20 25. Welke (potentiele) negatieve effecten heeft DVNutrition V.O.F. op maatschappij, milieu en economie? Potentieel negatieve effecten kunnen divers van aard zijn. Te denken valt aan negatieve effecten op bijvoorbeeld het gebied van werkgelegenheid, voedselveiligheid en energieverbruik. De systematiek die momenteel onder andere op het gebied van financiën, personeelsmanagent, kwaliteitszorg, veiligheid en MVO wordt gehanteerd, dient ter preventie van dergelijke negatieve effecten. Gegevens uit het verleden leren, dat deze systematiek in de huidige situatie naar behoren functioneert. Pagina 17

21 Visie, missie, beleid en strategie 26. Hoe heeft DVNutrition V.O.F. richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid DVNutrition V.O.F. heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie. Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen. - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op Pagina 18

22 Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. Op welke manier creëert DVNutrition V.O.F. draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? DVNutrition V.O.F. creëert draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid door: Het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en - onderwerpen. De betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Toelichting: De directie van DVNutrition V.O.F. onderkent het belang van MVO en heeft om deze redenen de belangrijkste MVO onderwerpen vastgelegd en in beleid en omgezet in doelstellingen. Commitment vanuit de directie is daardoor aanwezig, met als gevolg dat draagvlak voor MVO aanwezig is. Dit heeft als gevolg, dat een positief resultaat wordt bereikt op het gebied van ethisch en wettelijk handelen. In het geval van dagelijkse of bijzondere besluitvorming, wordt de invloed van deze besluiten op stakeholders en hun activiteiten in overweging genomen. De benodigde middelen voor het realiseren van MVO-doelstellingen, zoals tijd en financiële middelen worden ter beschikking gesteld. Binnen DVNutrition V.O.F. is en MVO team operationeel, welke periodiek bijeenkomt. De aandacht voor het onderwerp MVO, wordt publiekelijk kenbaar gemaakt, middels publicatie van het MVO-beleid op en het publicatieplatform ISO Op deze wijze wordt draagvlak gecreëerd, om ook richting de externe omgeving in de toekomst meer resultaat te boeken op het gebied van MVO. - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op Op welke manier ontwikkelt DVNutrition V.O.F. de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke DVNutrition V.O.F. ontwikkelt de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen -en eventueel buiten- de organisatie, doordat MVO is geïntegreerd in de al reeds bestaande kwaliteitssystematiek en overlegstructuren, waardoor dit een integraal onderdeel is geworden van de bedrijfsvoering. Relevante MVO onderwerpen zijn geïntegreerd in algemene bedrijfsdoelstellingen en hier wordt periodiek over gerapporteerd. Pagina 19

23 verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Concreet betekent dit, dat de invloed van bedrijfsbeslissingen op de maatschappij vaker in ogenschouw wordt genomen. Door toepassing van de Deming-principes van kwaliteitsmanagement (plan-do-check-act), is sprake van een leercurve en wordt gewerkt aan continue verbetering van MVO prestaties op relevante onderwerpen. Zowel de interne- als de externe organisatie worden in dit proces betrokken. Pagina 20

24 Integreren van MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft DVNutrition V.O.F. maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? DVNutrition V.O.F. heeft dit geïntegreerd: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren. Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten. Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid. Toelichting: - Relevante MVO onderwerpen zijn geïntegreerd in algemene bedrijfsdoelstellingen en hier wordt periodiek over gerapporteerd. - Het kwaliteitssysteem voldoet aan de FSSC norm en is gecertificeerd. - De ISO systematiek is waar mogelijk- geïntegreerd in dit kwaliteitssysteem en effectiviteit van dit systeem wordt periodiek geverifieerd door het MVO team. - Interne rapportages - FSSC certificering Pagina 21

25 Communicatie en rapportage 30. Houdt DVNutrition V.O.F. bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? De communicatie van DVNutrition V.O.F. over maatschappelijke verantwoordelijkheid is: Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. - Stakeholdersmatrix. (intern) - Publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op Op welke manier communiceert DVNutrition V.O.F. over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Wij communiceren over onze maatschappelijke verantwoordelijkheid door: Integratie van MVO in overlegstructuren. Integratie van MVO in bedrijfsdoelstellingen en periodieke rapportage over de voortgang daarvan. Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren. Integratie van MVO in het inkoopbeleid. Transparantie over de eigen activiteiten via en via de ISO zelfverklaring. - Publicatie van een zelfverklaring op het publicatieplatform ISO ( - Algemene informatie en MVObeleid van DVNutrition V.O.F. op 32a. Rapporteert DVNutrition V.O.F. over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Ja, rapportage vindt plaats middels een MVO verificatie door het MVO-team. Hierin worden alle relevante zaken, wijzigingen en bestaande elementen volgens de ISO criteria geverifieerd. Daarnaast wordt periodiek gerapporteerd over de status van bedrijfsdoelstellingen (KPI s) waarin relevante MVO onderwerpen geïntegreerd zijn. - MVO verificatierapportage. (intern) Pagina 22

26 32b Geef aan of in het maatschappelijk verslag van uw organisatie informatie staat over: In ons maatschappelijke verslag staat informatie over: Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema s. Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema s. Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage. Successen en tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt. - MVO verificatierapportage. (intern) 32c. Heeft DVNutrition V.O.F. bij het opstellen van het maatschappelijk verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen? DVNutrition V.O.F. heeft bij het opstellen van het maatschappelijke verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen: De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie. (Kleine organisaties verstrekken doorgaans minder informatie, bespreken minder onderwerpen en hebben een kleiner toepassingsgebied dan grote organisaties.) Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren. (Het is de verwachting dat organisaties die meer ervaring hebben met rapporteren, in staat zullen zijn meer in detail te rapporteren dan organisaties die hiermee pas net starten.) 33a. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee, er zijn geen conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders. 33b. Welke methoden heeft DVNutrition V.O.F. om (eventuele) conflicten op te lossen? DVNutrition V.O.F. hanteert de volgende mogelijke methoden om (eventuele) conflicten op te lossen: Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen. Formele procedures voor klachtenbehandeling. Pagina 23

27 De monitoring van activiteiten en het beoordelen van prestaties 34. Op welke manier monitort DVNutrition V.O.F. haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? DVNutrition V.O.F. monitort haar activiteiten die effect hebben op relevante onderwerpen en thema s door: Feedback van stakeholders. Meten met behulp van indicatoren, Geef aan of voor deze monitoring de volgende punten gelden: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. 35. Hoe heeft DVNutrition V.O.F. haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? DVNutrition V.O.F. heeft haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld door zichzelf de volgende vragen te stellen: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen erbij betrokken? 36. Hebt u stakeholders betrokken, zo ja welke? Diverse stakeholders zijn betrokken bij het monitoren van activiteiten, waaronder aandeelhouders, medewerkers, klanten en leveranciers. 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt. DVNutrition V.O.F. heeft de volgende verbeteringen en successen bereikt: Implementatie van de principes van ISO in onze bedrijfsvoering. Oprichten van een intern MVO-team en een systeem voor monitoring en rapportage van MVO. Kenbaar maken de erkenning van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid naar onze stakeholders. Pagina 24

28 Inventariseren van de huidige situatie op het gebied van MVO en het invulling geven aan prioritaire punten. Het formuleren van MVO doelstellingen en monitoring hiervan. Creëren van bewustwording met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid bij medewerkers en management. 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Bij vervanging van relevante zaken zoals inkoopstromen en nieuwbouwpojecten wordt duurzaamheid vanaf het eerste begin in overweging genomen en heeft deze zo veel mogelijk een voorkeurspositie. Pagina 25

29 Selecteren van MVO initiatieven en instrumenten 38. Aan welke MVOinitiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt DVNutrition V.O.F. deel? - Deelname aan de duurzame zuivelketen door hoofdleverancier en aandeelhouder DOC Kaas. - Deelname aan het MJA3 convenant. - ISO publicatieplatform. 39. Welke van de onderstaande punten heeft DVNutrition V.O.F. overwogen bij de keuze voor dit initiatief? ondersteunt de principes NEN-ISO geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden. Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast. Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken. Is goed toegankelijk. 40. Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVOinitiatief? Zie Pagina 26