Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van HSV TMP N.V.

Transcriptie

1 Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van HSV TMP N.V. Zelfverklaring ISO onderbouwing 3 december 2014 versie 1.1 HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

2 HSV Technical Moulded Parts (TMP) HSV-TMP is al tientallen jaren dé specialist in het ontwikkelen en produceren van matrijsgevormde kunststof behuizingen in kleine tot middelgrote series. Onze klanten, die zich in het algemeen bezighouden met de ontwikkeling, productie en verkoop van technische apparaten komen naar HSV-TMP als het om kunststof behuizingen gaat. Onze uitgebreide ervaring, knowhow en netwerk van specialisten staat garant voor snelle ontwikkeling van kwalitatief hoogwaardige kunststof vormstukken, die perfect voldoen aan de eisen van onze klanten. Ook ontwikkeld en produceert HSV uit gerecyclede kunststoffen producten welke worden toegepast in de weg- en waterbouw. HSV Technical Moulded Parts heeft productie locaties in Ede en Leeuwarden en exporteert naar verschillende Europese landen. HSV-TMP is uniek in het feit dat wij beschikken over de volgende technieken, TSG (thermoplastisch schuimgieten) en SPG (spuitgieten), waardoor wij onze klanten altijd de meest optimale techniek kunnen aanbieden (kwaliteit / matrijs-investering / stuksprijs) en deze ook onderling kunnen vergelijken. HSV TMP beschikt over een uitstekend logistiek systeem en is voor veel relaties key-leverancier. Uiteraard produceert HSV TMP volgens de ISO 9001 standaard. Een belangrijke doelstelling binnen HSV TMP. is dat de organisatie in haar relatie met stakeholders een duurzame relatie nastreeft. De achterliggende gedachte hierbij is dat hierdoor wederzijds begrip en inzicht ontstaat in de centrale belangen die een organisatie nastreeft. Er wordt dan ook door HSV TMP veel aandacht besteed aan het onderhouden van relaties met de verschillende stakeholders. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

3 Inhoudsopgave Dit zelfverklaringsdocument is onderverdeeld in 4 hoofdstukken. Binnen deze 4 hoofdonderwerpen zijn een aantal sub onderwerpen gedefinieerd. Per sub onderwerp zijn steeds een of meerdere vragen opgenomen. De verdeling van vragen per sub onderwerp is als volgt: 1. MVO-principes Sub onderwerp vraag - Afleggen van rekenschap 1 - Transparantie 2 - Ethisch gedrag 3 - Respect voor de belangen van stakeholders 4 - Respect voor de rechtsorde 5 - Respect voor internationale gedragsnormen 6 - Respect voor mensenrechten 7 2. Onderkennen van maatschappelijke verantwoordelijkheid HSV TMP en betrekken van stakeholders Sub onderwerp vraag - Stakeholders identificeren Betrekken van stakeholders MVO-kernthema s Sub onderwerp Vraag - Bepalen relevantie MVO-onderwerpen Bepalen significantie MVO-onderwerpen Prioriteren MVO-onderwerpen Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen HSV TMP Sub onderwerp Vraag - Ketenverantwoordelijkheid en invloedsfeer Gepaste zorgvuldigheid Visie, missie, beleid en strategie 26 - Ontwikkelen van draagvlak en competenties Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29 - Communicatie en rapportage Monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Selecteren van MVO-initiatieven en instrumenten Bronnen - Bronnen en internet adressen HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

4 1. MVO principes Vraag 1 Afleggen van rekenschap Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: - de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; - de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen; Toelichting/voorbeelden: HSV TMP legt op verschillende manieren rekenschap af aan haar stakeholders over de impact van haar activiteiten op de maatschappij, de economie en het milieu. Onder andere via: * Jaarverslag(en) * Directiebeoordeling in het kader van ISO 9001 * Klanttevredenheid onderzoeken * De HSV website * Formele en informele communicatie met stakeholders De website ( bevat informatie over onze organisatie en over ons MVO beleid en projecten die binnen dit beleid actueel zijn. HSV TMP is daarnaast ISO9001:2008 gecertificeerd en binnen dit kwaliteitsmanagementsysteem zijn controle, evaluatie en blijvende verbetering van onze activiteiten geborgd. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

5 Vraag 2 Transparantie Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: - het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten Informatie voorziening via de website. - wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft. Voor stakeholders die over deze informatie moeten beschikken is dit helder en begrijpelijk gemaakt. - welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming. Intern en gemakkelijk beschikbaar. Voor relevante stakeholders is deze informatie beschikbaar. - wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; (intern en gemakkelijk beschikbaar). Voor relevante stakeholders is deze informatie beschikbaar - onze MVO prestaties op significante onderwerpen; (intern). Deze informatie is intern beschikbaar, onder andere via het financiële verslag (voor relevante stakeholders beschikbaar). Maar ook gespreksverslagen van periodieke gesprekken met toeleveranciers en verslagen van periodieke audits. - onze financiële prestaties. Voor relevante stakeholders is deze informatie beschikbaar - waar onze financiële middelen vandaan komen. Voor relevante stakeholders is deze informatie beschikbaar - wie wij als onze stakeholders beschouwen; (intern). Deze informatie wordt gedeeld met onze medewerkers. - de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; (intern). Deze informatie wordt gedeeld met onze medewerkers. - hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie; (intern). Deze informatie wordt gedeeld met onze medewerkers. Deze informatie is: - Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. Niet alle bedrijf kritische informatie is openbaar beschikbaar, zoals hierboven aangegeven. - Begrijpelijk voor onze stakeholders. - Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. HSV TMP nodigt partijen met aanvullende vragen graag uit om hun vragen te beantwoorden. Nadere informatie kunt u vinden op onze website: HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

6 Vraag 3 Ethisch gedrag Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - maken onze kernwaarden en principes bekend; - richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert - maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie - voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; - stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; - herkennen en pakken situaties waarin lokale weten regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; - respecteren het welzijn van dieren; Hoe is dit ethisch gedrag geformaliseerd? HSV TMP en haar medewerkers gedragen zich ethisch en gaan op een fatsoenlijk manier met stakeholders om. HSV TMP maakt hiervoor gebruik van de NRK collectieve code of conduct ( om ethisch gedrag te formaliseren. Tevens heeft HSV TMP algemene voorwaarden voor klanten, een bedrijfsreglement, personeelsbeleid en arbobeleid. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek in het kader van het ISO26000 project heeft HSV TMP besloten om richtlijnen voor ethisch gedrag op te nemen in het personeelsbeleid en personeelsreglement. Tevens wordt het een vast gespreksonderwerp tijdens de functioneringsgesprekken. Vraag 4 Respect voor de belangen van stakeholders Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - weten wie onze stakeholders zijn; - erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; - onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; - hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; - wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; - houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; Toelichting/voorbeelden: In het door de NRK georganiseerde collectieve traject omtrent ISO hebben wij gezamenlijk onze stakeholders geïdentificeerd. Ook hebben we met de 3 belangrijkste stakeholdergroepen werknemers, klanten en toeleveranciers- een collectieve stakeholderdialoog georganiseerd. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

7 Vraag 5 Respect voor de rechtsorde Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; via een aantal manieren is dit binnen HSV TMP geborgd, onder andere: * Het mogelijk maken en stimuleren van het lezen van vakliteratuur * Stimuleren van beurs bezoeken * Actief lidmaatschap van de branchevereniging NRK * Het organiseren van opleiding m.m.v. leveranciers (machines, chemicaliën) - leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; HSV TMP hecht veel waarde aan ethisch en eerlijk handelen. Het naleven van wet en regelgeving is hiervoor een voorwaarde. * Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; Dit gebeurt op een aantal verschillende manieren: * Maatregelen naar aanleiding van audits (RIE en ISO9001) * Veiligheidsinstructies van leveranciers * Informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; Iedere medewerker heeft een persoonlijk ontwikkelplan, met daarin ruimte voor opleiding. - beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving; deze beoordelingen vinden plaats via ISO9001 audit en RIE update Vraag 6 Respect voor internationale gedragsnormen Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; - heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; - voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties; HSV TMP is voornamelijk actief binnen Europa waar duidelijke wet- en regelgeving is aangaande milieu en maatschappij. Daarnaast wijzen we onze partners en in het bijzonder onze leveranciers erop dat ze eerlijk zaken doen en de internationale wet- en regelgeving en gedragsregels naleven. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

8 Vraag 7 Respect voor mensenrechten Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; - ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; - maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; - respecteren de internationale gedragsnormen; HSV TMP streeft ernaar te alle tijden te handelen naar de eigen principes, waarin de ISO principes worden geïntegreerd. Dit is opgenomen in de ondertekende verklaring. Intern zijn de rechten van medewerkers uitgewerkt in het huishoudelijk reglement. Leveranciers en toeleveranciers van HSV TMP moeten voldoen aan de universele mensenrechten. Bij twijfel zal middels aantoonbare documenten moeten worden bewezen dat zij voldoen aan de universele mensenrechten. Tevens onderschrijft HSV TMP het Frank Dodd pact (conflict of minerals). HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

9 2. Onderkennen van maatschappelijke verantwoordelijkheid HSV TMP en betrekken stakeholders Vraag 8 Stakeholders identificeren Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Als deelnemer aan het door de branche ( NRK) georganiseerde collectieve project omtrent ISO 26000, hebben wij de relevante stakeholdergroepen (en voorbeelden van individuele stakeholders) eerst intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan hebben wij wederom getoetst en waar nodig aangevuld. Startpunt voor het identificeren van onze stakeholders was het denken in onze toeleverketen, waardeketen en omgeving. Wij hebben de stakeholders van onze organisatie onderverdeeld in de volgende groepen: toeleveranciers, eigen organisatie, klanten, branche vereniging, aandeelhouders, banken/verzekeringen, concurrenten, overheid, burgers, Ngo s en media. Vraag 9 Stakeholders identificeren Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? In de onderstaande figuur zijn onze stakeholders globaal weergegeven. Branche vereniging (NRK, VMK) Aandeel houders Banken / verzekeringen Concurrenten (Fried, Structura) Toeleveranciers (grondstoffen, hulpgoederen, diensten ) Eigen organisatie (werknemers, BHV organisatie, personeel vertegenwoordiging) Klanten (KBT, Thermo Fisher, Ziehl Abegg, Zehnder) Overheid (gemeenten, brandweer, KvK, arbeidsinspectie) Burgers (omwonende) NGO s / actiegroepen Media (vakbladen, krant) HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

10 Vraag 10 Betrekken van stakeholders Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Wij betrekken onze stakeholders om: - inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; Via onder andere periodieke gesprekken met leveranciers, klanten en het periodieke gesprek met onze medewerkers vormen wij ons beeld van de impact van onze activiteiten en besluiten. - er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; - er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; Deze zelfverklaring is aanleiding voor HSV TMP om de dialoog met stakeholders over MVO te intensiveren. HSV TMP heeft zicht zelf ten doel gesteld om in 2015: * Met onze belangrijkste klanten de zelfverklaring te bespreken (individueel) * Met onze hoofdleveranciers de zelfverklaring te bespreken (individueel) - onze MVO prestaties te beoordelen; - transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); * Communicatie in nieuwsbrieven en website. - waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden; * Met geselecteerde klanten voeren wij logistieke optimalisatie trajecten uit. Impact in tijd en dus financiële voordelen staan hierbij voorop. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

11 3. MVO Kernthema s Vraag 11 Bepalen relevantie MVO onderwerpen Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: Wij hebben bij het bepalen van relevante onderwerpen middels deelname aan impactsessies en stakeholderdialogen gekeken naar: - De eigen activiteiten en besluiten. - Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. - Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Vraag 12 Bepalen relevantie MVO onderwerpen Welke onderwerpen zijn relevant? De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat alle MVO thema s relevant zijn voor HSV TMP. Er is echter wel verschil in relevantie. De meest relevante onderwerpen zijn: - Duurzaam gebruiken van hulpbronnen (milieu) - Voorkomen van milieuvervuiling (milieu) - MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) - Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen (eerlijk zaken doen) - Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren (arbeidspraktijk) - Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden (arbeidspraktijk) - Persoonlijke ontwikkeling en training bieden op de werkplek (arbeidspraktijk) De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe; - Bevorderen van MVO in de keten (eerlijk zakendoen) - Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) Op MVO thema niveau ziet de relevantie van de verschillende thema s er als volgt uit: HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

12 Vraag 13 Bepalen relevantie MVO onderwerpen Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? - Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. - De mate van bezorgdheid van de stakeholders over het onderwerp. - De inschatting van de deelnemers aan het NRK collectieve ISO project over de effectiviteit van (collectieve) actie op een onderwerp. Systematisch zijn hiervoor alle MVO onderwerpen gescoord en besproken. De uitkomst hiervan is vervolgens voorgelegd aan een vertegenwoordiging van 3 stakeholdersgroepen: werknemers, toeleveranciers en klanten. Vraag 14 Bepalen significantie MVO onderwerpen Welke onderwerpen zijn significant? De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat veel MVO thema s significant zijn voor HSV TMP. Er is echter wel verschil in de mate van significantie. De meest significante onderwerpen zijn: - Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren (arbeidspraktijk) - Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden (arbeidspraktijk) - Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek bieden (arbeidspraktijk) - Voorkomen van milieuvervuiling (milieu) - Duurzaam gebruiken van (hulp)bronnen (milieu) - MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: - Beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid (consumentenaangelegenheden) - Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen (eerlijk zakendoen) - Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) - Werkgelegenheid bevorderen (betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap) Op MVO thema niveau ziet de significantie van de verschillende thema s er als volgt uit: HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

13 Vraag 15 Prioriteren MVO onderwerpen Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? - Onze prestaties afgezet tegen de state of the art en best practice. - De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen. - De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. - Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd ( quick wins ). Vraag 16 Prioriteren MVO onderwerpen Welke onderwerpen hebben prioriteit? Prioriteiten Voorkomen van milieuvervuiling Samenwerking met kennisinstellingen m.b.t. innovaties grondstoffen HET MILIEU Gezondheid en veiligheid op het werk Werkomstandigheden en sociale bescherming Opleiding en ontwikkeling medewerkers MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID BESTUUR VAN DE ORGANISATIE EERLIJK ZAKENDOEN MENSENRECHTEN MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren ARBEIDS PRAKTIJK CONSUMENTEN AANGELEGENHEDEN HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

14 Vraag 17 Prioriteren MVO onderwerpen Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u ondernemen? Milieu: Onderzoek naar de verwerking van biopolymeren. Het monitoren van het energie gebruik. Afval stromen scheiden en daar waar mogelijk deze in eigen beheer te her verwerken. Verwerken van recyclaat en dit bij nieuwe projecten te bespreken. Arbeidspraktijk: Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek, hiervoor is een opleidingstraject uitgezet. Leefstijl en fysieke gezondheid van de medewerkers onder de aandacht brengen middels voorlichting, eventuele workshops en indien nodig persoonlijke begeleiding. Uitvoering van een Periodiek Medisch Onderzoek, evenals een RI&E Herziening van het personeelsreglement (vastleggen ethisch gedrag) Vraag 18 Prioriteren MVO onderwerpen Toelichting op prioriteitsstelling: Alle prioritaire onderwerpen zijn opgenomen in de bedrijfsvoering. Deze onderwerpen krijgen voortdurend alle aandacht. HSV TMP wil zich altijd en op alle punten verbeteren. De onderwerpen die niet prioritair zijn, maar wel relevant en/of significant, worden volgend jaar opnieuw beoordeeld. Vraag 19 Prioriteren MVO onderwerpen Geef aan welke stakeholders- en op welke wijze- u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve traject ISO hebben wij deelgenomen aan een serie workshops met eigen medewerkers, klanten, toeleveranciers en overheden. Tijdens deze workshops is steeds op systematische wijze de relevantie en significantie van de MVO onderwerpen besproken en uiteindelijk gescoord. Het per stakeholdergroep gevolgde trechterproces is gevisualiseerd in onderstaande afbeelding. De uitkomst van deze multi-stakeholder raadpleging hebben wij vervolgens gebruikt om tot de prioriteitstelling te komen. Hiervoor hebben wij de volgende stakeholders betrokken: klanten, medewerkers en indirect toeleveranciers en overheid, in de toekomst gaan wij de overige stakeholders betrekken. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

15 4. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen HSV TMP Vraag 20 Ketenverantwoordelijkeid en invloedsfeer Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedsfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Economische relatie: - Klanten - Leveranciers (grondstof, water, energie, ) - Brancheorganisaties - Financiële Instanties - Concurrenten - NGO s Eigendom relatie: - Aandeelhouders Wettelijke/ Politieke relatie: - Medewerkers - Overheidsinstanties - Branchevereniging(en) - Gemeente Ede - Gemeente Leeuwarden Informele beïnvloedingen relatie: - Consument (de klant van de klant) Vraag 21 Ketenverantwoordelijkeid en invloedsfeer Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. - Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden. - Door een openbare verklaring over maatschappelijk verantwoord ondernemen af te leggen (website) - Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

16 Vraag 22 Gepaste zorgvuldigheid Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? HSV TMP beoordeelt de effecten onder andere via: - Het uitvoeren van periodieke medewerkerstevredenheid- en gezondheid onderzoeken. - Naleven en uitvoeren van algemene en specifieke RIE. - Opstellen van persoonlijke ontwikkelingsplannen en evaluatie daarvan. - Productontwikkelingen met klanten. - Opstellen en naleven van Code-of-Conduct - Financieel jaarverslag. Vraag 23 Gepaste zorgvuldigheid Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Dit doen wij door zo transparant mogelijk te zijn, en door actief de dialoog met partijen in onze invloedssfeer op te zoeken. Deelname aan de collectieve stakeholderdialogen is hiervan een voorbeeld. Vraag 24 Gepaste zorgvuldigheid Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling). - Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. HSV TMP hanteert een personeelsreglement om richtlijnen over te dragen aan medewerkers. - Instrumenten om de impact van geplande activiteiten in kaart te brengen, o.a. : * energie monitoring * financieel jaarverslag * project evaluaties - Instrumenten om de MVO kernthema s in uw organisatie te integreren. * actieve interne communicatie * thema s worden gebruikt bij het inkoopproces - Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering * project evaluatie * middels de management review HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

17 Vraag 25 Gepaste zorgvuldigheid Welke (potentiele) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? In een productieomgeving kunnen mensen worden blootgesteld aan zware belastingen. In een extreem geval kan dit leiden tot letsel. Wij zijn ons van dit risico bewust en plegen continu inspanning om het risico te beperken. HSV kiest ervoor bij producenten in te kopen die initiatieven nemen ter controle van arbeidsomstandigheden en vermindering van negatieve effecten op het milieu. Vraag 26 Visie, missie, beleid en strategie Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: - Door de NRK collectieve code of conduct aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. - Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid. - Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART). - Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.) Vraag 27 Ontwikkelen van draagvlak en competenties Op welke wijze creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en buiten de organisatie? Door het geven van presentaties en updates binnen de verschillende afdelingen. Berichtgeving op website en personeelsblad. Door nauwe samenwerking met leveranciers en klanten op het gebied van MVO via verantwoordelijke HSV TMP personen. Wij hebben hierbij aandacht besteed aan: - Het vergroten van kennis van de principes, MVO kernthema s en onderwerpen. - Het betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

18 Vraag 28 Ontwikkelen van draagvlak en competenties Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Innoveren samen met andere partijen in de keten is van levensbelang binnen onze sector. Rekening houden met onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is onlosmakelijk verbonden met dit voortdurende innovatieproces. Zoals ook beschreven in het antwoord van vraag 10 en vraag 27 betrekken wij onze stakeholders hierbij. Concrete voorbeelden van competentieontwikkeling voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn bijvoorbeeld: - Door het volgen van workshops, interne informatie bijeenkomsten (geïntegreerd met algemene opleidingsaspecten), externe bijeenkomsten, ISO informatie voorziening NEN algemeen, en het publicatie platform in het bijzonder. Vraag 29 Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? HSV stelt zich actief op bij klachten en/of tips over negatieve effecten door haar eigen handelen of het handelen van haar partners. HSV TMP stelt jaarlijks overleg in, ten aanzien van de actielijst en voortgang. De gehele ISO onderbouwing komt jaarlijks als bestanddeel terug in het management review als onderdeel van onze ISO-9001 verificatie. HSV TMP informeert door middel van haar website en overige documentatie haar stakeholders ten aanzien van het ISO beleid, ten behoeve van informatie voorziening en feedback. Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: - Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. - Door rekening te houden met effecten van besluiten. - Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

19 Vraag 30 Communicatie en rapportage Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? HSV TMP houdt rekening met de volgende criteria: - Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. - Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. - Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders. - Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. - Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. HSV TMP brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. - Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. - Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Toelichting: In diverse uitingen die HSV TMP doet wordt het thema MVO meegenomen, zowel intern als extern. Voorbeelden hiervan zijn de nieuwe website en artikelen in nieuwsbrieven over ons MVO filosofie. Vraag 31 Communicatie en rapportage Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijk verantwoordelijkheid? HSV TMP communiceert over MVO op de volgende wijze: - In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. - Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren. - Interne communicatie tussen directie en medewerkers. - Communicatie en evaluatie door middel van de jaarlijkse management review. - Artikelen over MVO in nieuwsbrieven. Vraag 32 Communicatie en rapportage Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag? HSV TMP rapporteert vooralsnog niet via een openbaar maatschappelijk verslag, maar stelt zich ten doel om met ingang van 2015 een MVO jaarverslag te publiceren. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

20 Vraag 33 Communicatie en rapportage Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Vooralsnog zijn er geen conflicten of meningsverschillen geweest met onze stakeholders. Mochten deze zich voordoen dan zullen wij rechtstreeks de discussie met de stakeholder(s) aangaan. Tevens zal de formele procedure klachtenbehandeling van toepassing zijn. Vraag 34 Monitoren van activiteiten en beoordelen van presentaties Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Wij monitoren onze activiteiten middels feedback van onze stakeholders en meten met behulp van indicatoren zoals bijvoorbeeld klant- en medewerkerstevredenheid onderzoeken. De indicatoren welke wij gebruiken staan in lijn met de omvang van de uitgevoerde activiteiten en waarborgen resultaten die betrouwbaar zijn, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen. Vraag 35 Monitoren van activiteiten en beoordelen van presentaties Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? In het door de NRK georganiseerde collectieve ISO26000 project zijn onze prestaties op de relevante thema s en onderwerpen collectief beoordeeld door onze medewerkers, klanten en toeleveranciers. HSV TMP stelt zich bij deze beoordeling de volgende vragen: - Zijn de beoogde doelen behaald? - Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? - Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? - Wat werkte goed en waarom? Wat werkte niet goed en waarom niet? - Wat hadden we beter kunnen doen? - Zijn alle relevante personen er bij betrokken? Vraag 36 Monitoren van activiteiten en beoordelen van presentaties Heeft u stakeholders betrokken, en zo ja welke? Ja, als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve project ISO hebben wij collectief onze werknemers, klanten, toeleveranciers en de lokale overheid betrokken bij het beoordelen van onze inspanningen en presentaties op de relevante onderwerpen. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

21 Vraag 37a Monitoren van activiteiten en beoordelen van presentaties Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? Scheiden van afvalstromen en hergebruik van intern productie uitval. Wagenpark milieuvriendelijker maken door aanschaf van hybride/elektrische wagens In kaart brengen van medewerkerstevredenheid en het uitvoeren van een PAGO. Sponsoring van sportactiviteiten medewerkers. Onder de aandacht brengen van MVO bij toeleveranciers. Investeren in energiezuinige machines. Recycling materiaal inzetten waar mogelijk in samenwerking met de klant. Vraag 37b Monitoren van activiteiten en beoordelen van presentaties Welke doelen zijn nog niet bereikt? Aanpassen van de website mbt MVO. Actieplan opstellen naar aanleiding van het medewerkerstevredenheid onderzoek. Invoering van ISO (2016). Actieplan opstellen naar aanleiding van de uitgevoerde PAGO. Aanpassen van het personeelsreglement en de implementatie daarvan. Vraag 38 Selecteren van MVO initiatieven en instrumenten Aan welke MVO initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? HSV neemt actief deel aan het door de NRK georganiseerde collectieve traject ISO en de daaruit volgende en is lid van Stimular, werkplaats voor duurzaam ondernemen. HSV TMP ISO ZELFVERKLARING

22 Vraag 39 Selecteren van MVO initiatieven en instrumenten Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? De volgende punten hebben wij overwogen bij de keuze voor dit initiatief: - Ondersteunt de principes NEN ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. - Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast. - Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit. - Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze. - Is ontwikkeld met verschillende stakeholders. - Is goed toegankelijk. Vraag 40 Selecteren van MVO initiatieven en instrumenten Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO initiatief? - Het opnemen van ethisch gedrag in het personeelsreglement en als onderdeel van het jaarlijks functioneringsgesprek. - Optimalisatie van communicatie over MVO om het belang te benadrukken. - Medewerkers meer bewust maken met betrekking tot life stijl. 5. Bronnen - Internet pagina HSV : - Internet pagina NRK : - Management review (niet openbaar beschikbaar). - QMS review (niet openbaar beschikbaar). - Ondernemingsdossier: voor relevante stakeholder, de Gemeente Ede en Leeuwarden. - Zelfverklaring op het NEN publicatieplatform en HSV website - Analyse Berenschot NRK stakeholder dialogen en impactsessies (niet openbaar beschikbaar). - Assessment 9001 & (bij audits opvraagbaar) - RIE en notulen preventieteam (niet openbaar beschikbaar) - PAGO HSV TMP (niet openbaar beschikbaar) - Financieel jaarverslag - KPI dashboard - Klachten analyse (bij audits opvraagbaar) HSV TMP ISO ZELFVERKLARING