Onderbouwing Toepassing ISO 26000

Transcriptie

1 Bijlage B: Onderbouwing Toepassing ISO en op de onderzoeksvragen volgens NPR 9026 Riwal Hoogwerkers bv /24

2 Wat zijn de belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de organisatie? Dordrecht In welke landen is de organisatie actief? Vestigingen in Dordrecht - Diemen - Son - Leek - Almelo Wat is de locatie van het hoofdkantoor van de organisatie? Dordrecht Heeft de organisatie andere divisies, werkmaatschappijen, dochterondernemingen enz.? Neen Op welke onderdelen van de organisatie heeft de toepassing van NEN-ISO betrekking en is de zelfverklaring van toepassing (alleen hoofdkantoor, vestiging in Nederland enz.)? Vestigingen in Dordrecht - Diemen - Son - Leek - Almelo 2/24

3 1 Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: - de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten - de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen Riwal HIGHLights ISO 9001, OHSAS en VCA* certificaten Toelichting/voorbeelden: Er wordt rekenschap afgelegd over ons handelen tijdens alle contactmomenten met onze stakeholders via persberichten en publicaties op onze website en het Riwal magazine HIGHLights. Het Riwal Hoogwerkers is ISO 9001, OHSAS en VCA* gecertificeerd. Deze certificaten en de daarbij behorende managementsystemen en werkwijzen dragen bij aan het borgen en afleggen van verantwoording en rekenschap op het gebied van kwaliteit, milieu, gezondheid en veiligheid, maar zeker ook inzake duurzaamheid. 3/24

4 2 Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: - het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten - wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft - de manier waarop besluiten tot stand komen - welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming - wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming - hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd - onze MVO-prestaties op significante onderwerpen - de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.) - wie wij als onze stakeholders beschouwen - de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd - hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie Riwal HIGHLights Toelichting/voorbeelden: De informatieve is voor iedereen toegankelijk via onze website of op aanvraag. 4/24

5 3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - maken onze kernwaarden en principes bekend - richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling) - benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO bemoedigen het naleven van deze normen aan - maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers) - voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag - stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken - stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles - herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan Code of conduct MVO beleidsverklaring Toelichting/voorbeelden: In een code of conduct is beschreven hoe we werken en op welke wijze Riwal zaken wilt doen en is gebaseerd op onze belangrijke waarden zoals veiligheid, betrokkenheid, verantwoordelijkheid, samenwerking en integriteit. Daarnaast hebben we een MVO beleidsverklaring en deze is gepubliceerd op onze website. 5/24

6 4 Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - weten wie onze stakeholders zijn - erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders - onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden - hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden - wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen - houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben Stakeholderanalyse MVO stakeholdermatrix Stakeholdercommunicatieplan Toelichting/voorbeelden: Er is een stakeholderanalyse uitgevoerd waarbij in kaart is gebracht wie onze stakeholders zijn en wat hun wensen en verwachtingen zijn. Er is een MVO stakeholdermatrix opgesteld en de communicatie met de stakeholders gebeurt aan de hand van een stakeholdercommunicatieplan. 6/24

7 5 Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving - leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is - treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn - informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven - beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan weten regelgeving Register van wet- en regelgeving Werkplekinspectieformulieren Interne audit rapporten ISO 9001, OHSAS en VCA* certificaten Externe auditrapporten Toelichting/voorbeelden: Alle relevante MVO, Arbo en Milieu wet- en regelgeving is geinventariseerd en opgenomen in de registers van wet- en regelgeving. De naleving van de wet- en regelgeving wordt periodiek beoordeeld tijdens de werkplekinspecties en interne audits. Het Riwal managementsysteem is ISO 9001, OHSAS en VCA* gecertificeerd en tijdens de externe onderzoeken wordt de naleving van wet- en regelgeving ook beoordeeld door de auditoren. 7/24

8 6 Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen - heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd - proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen - voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties Code of conduct Inkoop selectiecriteria Toelichting/voorbeelden: Onze activiteiten vinden plaats in Nederland en daarom gaan we er vanuit dat dergelijke situaties zich niet voordoen in Nederland. In voorkomende gevallen zal Riwal de dialoog aangaan en onze invloed aanwenden om naleving te bewerkstellen. Riwal selecteert zijn leveranciers op basis van meerdere duurzaamheidscriteria zoals niet deelnemen aan schending van o.a. mensenrechten, kinderarbeid en corruptie. 8/24

9 Toelichting/voorbeelden: Onze activiteiten vinden plaats in Nederland en daarom gaan we er vanuit dat dergelijke situaties zich niet voordoen in Nederland. In voorkomende gevallen zal Riwal de dialoog aangaan en onze invloed aanwenden om naleving te bewerkstellen. Riwal selecteert zijn leveranciers op basis van meerdere duurzaamheidscriteria zoals niet deelnemen aan schending van o.a. mensenrechten, kinderarbeid en corruptie. 7 Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties - ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer - maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd - respecteren de internationale gedragsnormen Code of conduct Toelichting/voorbeelden: Riwal Hoogwerkers heeft alleen vestigingen in Nederland. Riwal respecteert en erkent de universele mensenrechten en heeft een code of conduct waaraan elke medewerker zich moet houden. In de code is ondermeer een verbod op discriminatie vastgelegd. 8 Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Er is een stakeholderanalyse uitgevoerd op basis van de onderstaande stappen: 1. Stakeholderselectie; in kaart brengen van personen en organisaties die invloed kan hebben op Riwal of waar Riwal invloed op wil uitoefenen. Stakeholderanalyse MVO Stakeholdermatrix Stakeholdercommunicatieplan 2. Stakeholderevaluatie; De geselecteerde stakeholders zijn opgenomen in een MVO stakeholdermatrix, waarin de wensen en verwachtingen van onze stakeholders zijn vertaald naar de mate van relevantie voor de stakeholders en hoe Riwal de stakeholder verwachtingen kan vertalen in business kansen. 3. Stakeholder communicatie; Voor de interne en externe communicatie met onze stakeholders is een stakeholdercommunicatieplan opgesteld. Hierin zijn de verantwoordelijkheden, wijze van communicatie en de daarbij behorende taken en bevoegdheden beschreven. 9/24

10 9 Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Financiers & aandeelhouders, Nederlandse overheid, NGO's (MVO Nederland), business klanten, concurrenten, maatschappij, leveranciers & partners en natuurlijk onze eigen medewerkers. Stakeholder selectie document MVO stakeholdermatrix 10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? In ons stakeholdercommunicatieplan is vastgelegd welke stakeholders worden betrokken voor het implementeren van ons MVO beleid en doelstellingen. Wij betrekken onze stakeholders om: - inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders (Stimuleren van veilig werken met ons materiel en verbeteren van klanttevredenheid.) - er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd (Reduceren van CO2 uitstoot.) - onze MVO-prestaties te beoordelen (Onderscheiden t.o.v. concurrenten en voorkeursleveranciers.) - mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen (Voorkomen van negatieve publiciteit en imagoschade.) - aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen (Voorkomen van boetes en aansprakelijkheid stellingen.) - transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten) (Inzicht in ons MVO beleid en de realisatie van doelstellingen.) - waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden (Opbouwen van langdurende relatie en imago.) Stakeholdercommunicatieplan MVO beleidsverklaring en doelstellingen Overlegverslagen 10/24

11 11 Wij hebben bij het bepalen van de relevante onderwerpen gekeken naar: - De eigen activiteiten en besluiten - Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie - Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties MVO indicatorenmatrix 12 Welke onderwerpen zijn relevant? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. Werkgelegenheid en verhouding tussen werkgever en werknemers Gezondheid en veiligheid van medewerkers en klanten Opleiding en ontwikkeling van medewerkers Samenwerking en overleg tussen directive, management en medewerkers Luchtemissies tijdens transport Directe economische waarden en financiele verantwoordelijkheid MVO indicatorenmatrix 13 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? - De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling - Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp - De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp - De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp MVO indicatorenmatrix 14 Welke onderwerpen zijn significant? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. Gezondheid en veiligheid van medewerkers en klanten Opleiding en ontwikkeling van medewerkers MVO indicatorenmatrix 11/24

12 15 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? - Uw prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen - De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen - De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp - De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken - Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins MVO indicatorenmatrix 16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. Opleiding, ontwikkeling en kansen van medewerkers Samenwerking en overleg (interne communicatie) Energie verbruik inzichtelijk en reductiemaatregelen Luchtemissies reductiemaatregelen Positieve bijdrage leveren aan locale economie en bedrijvigheid MVO indicatorenmatrix 17 Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Duurzame inzetbaarheid ontwikkelen Code of conduct communiceren Instellen ondernemingsraad CO2 reductiemaatregelen uitvoeren MVO actieplan 18 Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen) Er zijn al veel inspanningen gedaan en daarom is de prioriteit nu gemiddeld of zelf laag. Gezondheid en veiligheid is hoog relevant en hoog significant, maar door onze jarenlange OHSAS en VCA certificeringen zijn er reeds veel inspanningen op dit gebied gedaan zoals RI&E, BHV en naleving van geldende wet- en regelgeving. In Nederland zijn veel zaken goed geregeld (zoals sociale dialog en eerlijk zaken doen) en deze behoren tot onze normale bedrijfsvoering en hebben dus minder prioriteit. MVO indicatoren matrix RI&E documenten OHSAS en VCA* certificaten OHSAS auditrapport 12/24

13 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Er hebben gespreken en overleg plaats gevonden met onze belangrijkste stakeholders zoals klanten en medewerkers. Tijdens het persoonlijk contact met de klant wordt altijd uitgevraagd wat voor hen belangrijk is en via de verschillende interne overlegvormen vindt de communicatie met de medewerkers plaats. Grote klanten sturen Riwal een duurzaamheidsverklaring ter ondertekening door de Directeur met de belangrijke MVO criteria. Duurzaamheidsverklaringen Stakeholdercommunicatieplan Overlegverslagen 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Klanten - veilig bedienen en op tijd kunnen werken met de gehuurde hoogwerkers Leveranciers - leveren van gezonde en veilige goederen en diensten Inspectie SZW - onderzoeken van ernstige ongevallen Milieudienst - toezicht op naleving van milieu wet- en regelgeving Stakeholder selectietool MVO stakeholdermatrix Stakeholdercommunicatieplan 13/24

14 21 Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? - Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden (Bij de selectie van nieuwe leveranciers wordt gevraagd naar hun maatschappelijke verantwoordelijkheid, welke opgenomen zijn in onze inkoopcriteria.) - Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen (Door de publicatie van onze MVO beleidsverklaring en de MVO zelfverklaring met onderbouwing op de website. ) - Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten (Tijdens onze opleidingen en de kennissessies wordt het veilig werken op hoogte met hoogwerkers wordt een bijdrage geleverd aan het verbeteren van het bewustzijn van onze klanten en hun medewerkers.) - Door het promoten van goede voorbeelden (Door het veiligheidsgedrag van onze medewerkers wordt een voorbeeld gegeven aan medewerkers van klanten en zal het werken met een hoogwerker veiliger worden. Hierdoor zal het imago van de hoogwerker als veiligste arbeidsmiddel op hoogte verder verbeteren en bekend worden. ) MVO beleidsverklaring MVO zelfverklaring met onderbouwing 22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Onze gecertificeerde managementsystemen zijn een wezelijk onderdeel om beslissingen met negatieve effecten op het gebied van kwaliteit, arbo en milieu te voorkomen en zodoende aan de geldende wetgeving te voldoen. Tijdens de ISO 9001, OHSAS en VCA* externe en interne audits worden de management en organisatie beslissingen beoordeeld en hierdoor weten we welke acties nodig zijn om mogelijke negatieve effecten van onze activiteiten te voorkomen. ISO 9001, OHSAS en VCA* certificaten Externe en interne auditrapporten 14/24

15 22 Vraag Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Onze gecertificeerde managementsystemen zijn een wezelijk onderdeel om beslissingen met negatieve effecten op het gebied van kwaliteit, arbo en milieu te voorkomen en zodoende aan de geldende wetgeving te voldoen. Tijdens de ISO 9001, OHSAS en VCA* externe en interne audits worden de management en organisatie beslissingen beoordeeld en hierdoor weten we welke acties nodig zijn om mogelijke negatieve effecten van onze activiteiten te voorkomen. ISO 9001, OHSAS en VCA* certificaten Externe en interne auditrapporten 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? De 7 MVO kernthema's indicatoren zijn de (potentiele en negatieve) effecten per aspect beoordeeld in onze MVO indicatoren matrix en hierdoor weten we welke acties nodig zijn om mogelijke negatieve effecten van onze activiteiten te voorkomen. Voor de arbeidsveiligheid is een risico inventarisatie en evaluatie uitgevoerd en worden acties bepaald voor mogelijk negatieve effecten. De negatieve effecten van onze activiteiten en besluiten op het milieu zijn in het milieu aspecten register opgenomen en beperkende maatregelen zijn vastgesteld. MVO indicatorenmatrix RI&E en plan van aanpak Milieu aspectenregister 15/24

16 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie? - Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen (Hiervoor is een code of conduct opgesteld en hierin staat hoe we werken en zaken willen doen. Nieuwe medewerkers ontvangen op hun 1e werkdag een VGWM introductie waarin de regels en afspraken met hun worden doorgenomen. ) - Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen (In de MVO indicatorenmatrix wordt de significantie en impact van onze activiteiten op de stakeholders en de maatschappelijke verwachtingen over verantwoord gedrag bepaald. ) - Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren (MVO kernthema's zijn reeds onderdeel van het ISO 9001, VCA en OHSAS gecertificeerde managementsysteem.) - Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering (Voor de belangrijke MVO kernthema's zijn SMART doelstellingen met KPI's vastgesteld.) - Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken (Het gecertificeerde Riwal managementsysteem is het instrument om negatieve effecten in kaart te brengen en hier snel op te kunnen reageren. Klachten, afwijkingen en ongevallen worden geregistreerd in ons klachtensysteem en ongevallenregistratie. ) Code of conduct MVO indicatorenmatrix Klachtenregistratiesysteem (Bijna)ongevalsrapport 25 Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? CO2 emissie door electriciteit, gas en brandstof verbruik van onze vestigingen en transportmiddelen Gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en gebruikers van onze hoogwerkers Samenwerking en overleg tussen directie en werknemers door ontbreken van ondernemingsraad MVO indicatorenmatrix 16/24

17 26 Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: - Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie (Riwal heeft een MVO beleidsverklaring opgesteld met daarin haar missie en visie.) - Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie (Er zijn bewuste keuzes gemaakt om een balans te bereiken tussen People, Planet en Profit. Onze MVO ambities zijn vertaald in doelstellingen en gekoppeld met KPI's voor lange-, middellang- en korte termijn. Tevens is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de gestelde KPI en wordt middels het prestatiedashboard de status gemeten van de gestelde doelstellingen. ) - Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag (Er is een code of conduct door het Riwal holding management opgesteld en gecommuniceerd naar de medewerkers.) - Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART) (De uitgangspunten uit het MVO beleid zijn vertaald naar SMART doelstellingen en zijn opgenomen in het MT prestatiedashboard. ) - Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.) (De doelstellingen zijn opgenomen in het KAM jaarplan en actieplan.) MVO beleidsverklaring Code of conduct KAM jaarplan en actieplan MT prestatiedashboard 17/24

18 27 Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? In diverse publicaties en op het Riwal intranet worden regelmatig berichten geplaatst over maatschappelijk verantwoord ondernemen om draagvlak bij de medewekers te creeren. Daarnaast worden regelmatig bijeenkomsten voor de medewerkers georganiseerd waar MVO wordt aangehaald. Er is een MVO coordinator aangewezen. Opleidingen en geven van veiligheidsinstructies. Organiseren van kennissessies met klanten. Highlights Riwal intranet Wij hebben hierbij aandacht besteed aan: - het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en -onderwerpen - de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. - het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid 28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? De ontwikkeling van de benodigde competenties van onze organisatie is gerelateerd naar de ontwikkelingsmogelijkheden van onze eigen medewerkers door het volgen van passende opleidingen, die daardoor duurzaam inzetbaar zijn. Nieuwe medewerkers ontvangen op hun 1e werkdag een VGWM introductie waarin de regels en afspraken met hun worden doorgenomen. Personeelsbeleid Ontwikkeling / opleidingsplan 18/24

19 29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Door de aanwezigheid van een gecertificeerd ISO 9001 en OHSAS managementsysteem zijn reeds het merendeel van de MVO kernthema's geborgd. De overige kernthema's worden is de code of conduct behandeld en zijn gecommuniceerd naar de medewerkers. Het gecertificeerde managementsysteem beinvloeden de directiebeoordeling en de besluitvorming over MVO aspecten. De MVO coordinator beoordeeld de processen en vastgestelde procedures en vult deze aan waar nodig. RMS managementsysteem MVO prestatieladder Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: - Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen - Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren - Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten - Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur - Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid Toelichting/voorbeelden: Door de MVO prestatieladder certificering wordt de borging en verbetering jaarlijks beoordeeld door een externe deskundige en tijdens de interne audits. 19/24

20 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? - Alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde - Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd - Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders - Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang - Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten - Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft - Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders Stakeholdercommunicatieplan HIGHLigths FAQ veilig werk met hoogwerkers Digitale nieuwsbrief Factsheets Toelichting/voorbeelden: De interne en externe communicatie is vastgelegd in het stakeholdercommunicatieplan en gebeurt door middel van schriftelijke en digitale communicatiemiddelen. We brengen regelmatig MVO gerelateerde persberichten uit en op onze website en intranet worden nieuwsberichten geplaatst, zodat iedereen over deze informatie kan beschikken. 20/24

21 31 Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? - In vergaderingen en gesprekken met stakeholders (Vergadering of gesprek met nieuwe klant en evaluatiegesprek met bestaande klant. Overleg zoals toolboxmeetings met operationele medewerkers. Introductiebijeenkomst van nieuwe medewerkers.) - Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren (Verhuren van hoogwerkers bij uitvoeren van projecten.) - Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie (Toolboxmeetings en H&S committee overleg.) - Interne teamactiviteiten met als doel maatschappelijke verantwoordelijkheid te integreren in de hele organisatie. (Toolboxmeetings en workshops zoals safety event.) - Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO (RMS jaarverslag en Management review.) - Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen (Inkoopcontract- en evaluatiegesprekken met belangrijkste leveranciers. ) - Publiekscommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval (Loopt altijd via de persvoorlichter.) - Consumenteninformatie via producten (Elke hoogwerker is voorzien van gebruiksstickers en een gebruikshandleiding ) Besprekingsverslagen KAM/MVO jaarverslag Management review verslag 32a Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Nee 32a Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? 32a Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? 21/24

22 33a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee 33b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? - Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan - Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen - Formele procedures voor klachtenbehandeling Procedure Klachtenbeheer 34 Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? - Feedback van stakeholders - Uitvoeren van benchmarks - Meten met behulp van indicatoren, namelijk (Klachten Klanttevredenheid Medewerkerstevredenheid Storingen CO2 footprint Milieu-incidenten Ongeval IF Verzuimpercentage ) Prestatiedashboard Klanttevredenheidsmeting Medewerkerstevredenheidsmeting 22/24

23 35 Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? Door de MVO werkgroep is gekeken welke onderwerpen relevant zijn voor Riwal. De relevante onderwerpen zijn opgenomen in het presatiedashboard en worden jaarlijks beoordeeld door de directie tijdens het Management review Wij hebben ons daarbij de volgende vragen gesteld: - Zijn de beoogde doelen behaald? - Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? - Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? - Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? - Wat hadden we beter anders kunnen doen? RMS jaarverslag en -plan Prestatiedashboard Management review verslag 36 Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? De mate waarin een stakeholder wordt betrokken is afhankelijk van de invloed en het belang van de stakeholder op/voor Riwal. Belangrijkste stakeholders die betrokken zijn: 1. Aandeelhouders en financiers 2. Medewerkers 3. Klanten 4. Leveranciers Prestatiedashboard Klanttevredenheidsonderzoeken Medewerkerstevredenheidsonderzo eken Overlegverslagen 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? Vooruitstrevend en onderscheidend t.o.v. concurrenten Verhogen van veilig werken met hoogwerkers door medewerkers van klanten Reductie van arbeidsongevallen met verzuim Houden van kennissessies en bijdrage aan safety dagen bij klanten Prestatiedashboard 23/24

24 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Input van stakeholders tijdens stakeholdermeetings Code of conduct communiceren naar medewerkers Duurzame inzetbaarheid verder ontwikkelen Instellen van ondernemingsraad CO2 reductie maatregelen uitvoeren Duurzaam inkopen invoeren MVO jaarverslag en -plan Prestatiedashboard 38 Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Lidmaatschap van MVO Nederland Manifest MVO Nederland MVO prestatieladder certificering CO2 footprint via CO2 database van duurzame leverancier MVO Nederland MVO prestatieladder certificaat 39 Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? - Ondersteunt de principes NEN-ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan - Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden - Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast - Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken - Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit - Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze - Is goed toegankelijk Maatschappelijk initiatievenlijst 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Lidmaatschap van MVO Nederland Manifest MVO Nederland MVO prestatieladder certificering CO2 footprint via CO2 database van duurzame leverancier 24/24