Toepassing van ISO Antwoorden op de zelfonderzoeksvragen volgens NPR9026, versie Oktober 2012

Transcriptie

1 Toepassing van ISO26000 Antwoorden op de zelfonderzoeksvragen volgens NPR9026, versie Oktober 2012 Tribute Space BV, maart 2016

2 Scope a. Het jaar waarop de zelfverklaring betrekking heeft 2016 b. Naam van de organisatie Tribute Space BV c. Belangrijkste activiteiten Tribute Space voorziet in tijdelijke huisvestingsoplossingen, op zowel verkoop als verhuur of lease basis. d. Actief in Tribute Space is actief in de Benelux. e. Locatie van het hoofdkantoor Het hoofdkantoor van Tribute Space is gevestigd in Klundert. f. Divisies, werkmaatschappijen en dochterondernemingen Tribute Space BV maakt onderdeel uit van Tribute Investments BV. g. Van toepassing op Deze zelfverklaring ISO26000 is van toepassing op Tribute Space BV, gevestigd te Noordschans 4, 4791 RH Klundert in Nederland.

3 1. Principes 1. Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt de organisatie om invulling aan dit principe te geven? Tribute Space erkent zijn verantwoordelijkheid voor het effect van zijn activiteiten op de samenleving. Tribute Space legt hiertoe rekenschap af over: De effecten van de bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten. De maatregelen die zijn genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen. Tribute Space legt schriftelijk rekenschap af middels zijn website en mondeling middels de herhaaldelijke dialoog met zijn stakeholders. Tribute Space heeft de intentie om met ingang van 2016 een MVO jaarverslag te publiceren volgens de Global Reporting Initiative principes Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt de organisatie om invulling aan dit principe te geven? Tribute Space is transparant over: Het doel, de aard en de plaats van zijn activiteiten. Zijn financiële prestaties. De gevolgen van zijn beleid en organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.). Wie het als zijn stakeholders bechouwd. Hoe zijn stakeholders worden betrokken bij de organisatie.

4 Middels het uitdragen van zijn MVO activiteiten en het behalen van de zelfverklaring ISO26000 streeft Tribute Space tevens transparantie na voor: Zijn MVO prestaties op significante onderwerpen. Hoe zijn MVO prestaties worden geëvalueerd. De geboden informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. Begrijpelijk voor zijn stakeholders. Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Algemene informatie kan worden verkregen via de website of via mondelinge of schriftelijke aanvraag. Informatie met betrekking tot onze financiële prestaties kan worden teruggevonden in de jaarlijkse deponering bij de kamer van koophandel. Tussentijdse toolbox meetings dragen bij aan een transparante en veilige werkomgeving voor de eigen werknemers en de locaties van de klanten. Periodieke VCA-audits garanderen een strikte naleving van de in de onderneming opgenomen werkwijzen.

5 3. Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt de organisatie om invulling aan dit principe te geven? Tribute Space: Maakt zijn kernwaarden en principes bekend. Benoemt en past normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij zijn eigen doelstellingen en activiteiten alsmede NEN-ISO Moedigt het naleven van deze normen aan. Maakt de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers). Voorkomt of lost belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag. Stelt mensen binnen en buiten de organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles. Herkent en pakt situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan. Respecteert het welzijn van dieren. Het ethisch gedrag is binnen de organisatie geformaliseerd middels een beleid, te weten het MVO beleid. Dit beleid is terug te vinden op de website. Eerlijkheid en directheid zijn door de Rotterdamse achtergrond meegegeven. Ondanks dat het voor relaties vaak wennen is, wordt de open wijze van communiceren en handelen op prijs gesteld. De eerlijke en directe benadering resulteren in een duidelijk beleid ten aanzien van het ethisch gedrag en de door Tribute Space hieraan verbonden normen. Het contact met de stakeholders verloopt in een harmonieuze sfeer, zonder de noodzaak achterom te hoeven kijken.

6 4. Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt de organisatie om invulling aan dit principe te geven? Tribute Space: Weet wie zijn stakeholders zijn. Erkent en waardeert stakeholders en reageert op bezorgdheid van stakeholders. Onderkent dat stakeholders de activiteiten van zijn organisatie kunnen beïnvloeden. Houdt rekening met de belangen van stakeholders waarmee het geen formele relatie heeft. Tribute Space erkent zijn verantwoordelijkheid voor het effect van zijn activiteiten op de samenleving. Daar de activiteiten en de bijbehorende effecten mede gestalte krijgen door zijn stakeholders, ziet Tribute Space wederzijds respect als een vanzelfsprekendheid. Hierbij maakt Tribute Space geen onderscheid tussen de posities die de verschillende stakeholders in de waardeketen innemen. Iedere stakeholder dient in zijn waarde te worden gelaten; van baas tot buurman. Binnen het contact met zijn stakeholders respecteert Tribute Space de geldende gedragsnormen en handelt het volgens de standaard zoals opgenomen in het MVO beleid. Tribute Space geeft onder andere invulling aan het respecteren van de belangen van zijn stakeholders door: Het voldoen aan wet- en regelgeving. Het nakomen van orderverplichtingen (leveringen, garanties, betalingen).

7 Een constante dialoog met zowel leveranciers als klanten. Overleg met het bevoegd gezag inzake milieu aangelegenheden. Regulier overleg met omwonenden over de gang van zaken en over klachten. 5. Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt de organisatie om invulling aan dit principe te geven? Tribute Space: Stelt zich op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving. Leeft wetgeving na in alle landen waar het actief is, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is. Treft maatregelen om ervoor te zorgen dat de relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn. Informeert medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven. Beoordeelt periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving. De relaties en activiteiten van Tribute Space dienen altijd in overeenstemming te zijn met het toepasselijke wettelijke kader. Om hier aan te kunnen voldoen onderneemt Tribute Space continu stappen om op de hoogte te blijven van de geldende wet- en regelgeving: Het regelmatig bezoeken van branche gerelateerde websites. Het inwinnen van deskundig advies (o.a. Temmerman Arbo Advies & Opleiding).. Tribute Space is VCA (Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers) gecertificeerd. VCA gecertificeerde bedrijven werken met een VGM beheersysteem

8 dat voldoet aan de ARBO-regels met als uitgangspunt de prestatie van de organisatie continu te verbeteren teneinde optimaal in de behoeften van de maatschappij, het milieu en belanghebbenden te voorzien. Binnen de VCA komen correctieve maatregelen aan de orde om herhaling van onbedoelde en onvoorziene negatieve effecten op de maatschappij en het milieu te voorkomen Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt de organisatie om invulling aan dit principe te geven? Tribute Space: Respecteert minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen. Heroverweegt zijn relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd. Probeert relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen. Voorkomt dat het medeplichtig is aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties. Gezien de Nederlandse wet- en regelgeving in grote mate de bescherming van het milieu en de maatschappij waarborgt en de activiteiten van Tribute Space in overeenstemming handelen met diezelfde wet- en regelgeving, respecteren de activiteiten van Tribute Space, buiten het MVO beleid om, reeds in grote mate

9 het milieu en de maatschappij. Daar waar de geldende wet- en regelgeving geen uitkomst biedt, respecteert Tribute Space de internationale gedragsnormen van de VN, ILO en OESO. Voor een verdere toelichting met betrekking tot ethiek, normen en waarden, zie ook vraag 3 t/m Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt de organisatie om invulling aan dit principe te geven? Tribute Space: Respecteert deze rechten in alle landen, culturen en situaties. Onderneemt stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van zijn bedrijfsvoering, de waardeketen en/of zijn invloedssfeer. Maakt geen misbruik van of haalt geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd. Respecteert de internationale gedragsnormen. Tribute Space ziet het respecteren van de fundamentele rechten van de mens, zoals beschreven in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, als een vanzelfsprekendheid. Voor een verdere toelichting met betrekking tot ethiek, normen en waarden, zie ook vraag 3 t/m 6.

10 2. Stakeholders 8. Hoe heeft de organisatie zijn stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Middels een ketenanalyse heeft Tribute Space in kaart gebracht welke organisaties en individuen betrokken zijn bij zijn beslissingen en activiteiten. Van wieg tot graf is er geïdentificeerd welke stakeholders in aanraking komen met het product en in welke relatie zij tot Tribute Space en zijn aanbod staan. Er is een onderverdeling gemaakt tussen stakeholders die in directe relatie staan tot het product en stakeholders die indirect door Tribute Space en zijn activiteiten worden beïnvloed. Tevens is er een onderverdeling gemaakt tussen stakeholders met en stakeholders zonder financiële belangen. 9. Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Op grond van de analyse is er vorm gegeven aan de waardeketen. Deze waardeketen kent op het moment van publiceren de stakeholders zoals beschreven in Bijlage Waarom en waarbij betrekt de organisatie zijn stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop de organisatie dat heeft gedaan)? Tribute Space betrekt zijn stakeholders om: Inzicht te krijgen in de impact van zijn besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders. Er achter te komen of zijn positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd. Mogelijke conflicten tussen zijn eigen belangen, die van zijn stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen. Aan bepaalde wettelijke verplichtingen die het ten opzichte van stakeholders heeft te voldoen. Transparant te zijn in wat het doet.

11 Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor Tribute Space en zijn stakeholders voordelen bieden. Middels de zelfverklaring ISO26000 en het communiceren van zijn MVO beleid stelt Tribute Space zich tevens ten doel: Er achter te komen of zijn claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden. Zijn MVO prestaties te beoordelen. Binnen het ondernemen ziet Tribute Space zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid als vanzelfsprekend. Zodoende kent MVO reeds een hoge mate van verwevenheid in zijn dagelijkse activiteiten. Tribute Space is zich er echter van bewust dat MVO binnen zijn organisatie vanuit zakelijk oogpunt vooralsnog niet altijd de beste optie is, daar kosten baten analyses door de beperktheid van middelen nog te vaak op minder verantwoorde opties aansturen. Om MVO binnen zijn organisatie naar een hoger niveau te tillen gaat Tribute Space zodoende waar mogelijk de dialoog aan met zijn stakeholders. Om op termijn een diepgeworteldheid van het principe te kunnen waarbogen, stuurt Tribute Space er op aan in samenwerking nieuwe mogelijkheden te creëren. Naast proactief betrekt Tribute Space zijn stakeholders tevens reactief en streeft Tribute Space middels het uitdragen van zijn MVO activiteiten een hoge mate van transparantie na. Gewenste informatie kan hier immer worden verkregen via de website of via mondelinge of schriftelijke aanvraag. Gezien het maatschappelijke belang geeft Tribute Space zijn stakeholders graag openheid van zaken betreffende maatschappelijk verantwoord ondernemen.

12 3. Kernthema s 11. Waar heeft de organisatie bij het bepalen van relevante onderwerpen naar gekeken? Tribute Space heeft gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van de organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. 12. Welke onderwerpen acht de organisatie relevant? Tribute Space acht relevant: Kernthema Milieu Voorkomen van milieuvervuiling. Duurzaam gebruik van hulpbronnen. Mitigatie en adaptatie van klimaatverandering. Kernthema Arbeidsomstandigheden Werkgelegenheid en arbeidsrelaties. Werkomstandigheden en sociale bescherming. Gezondheid en veiligheid. Persoonlijke ontwikkeling en training. Kernthema Eerlijk Zakendoen Eerlijke concurrentie. Bevorderen van MVO in de waardeketen.

13 Kernthema Mensenrechten Oplossen van klachten. Discriminatie en kwetsbare groepen. Burger, politieke, sociale, economische en culturele rechten. Fundamentele principes en arbeidsrechten. Kernthema Consumentenaangelegenheden Eerlijke marketing. Beschermen van gezondheid en veiligheid. Kernthema Betrokkenheid bij de Gemeenschap Betrokkenheid bij de gemeenschap. Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden. Gezondheid. Maatschappelijke investering. Er dient voorop gesteld te worden dat Tribute Space vanuit maatschappelijk oogpunt ieder onderwerp in meer of mindere mate relevant acht. Gezien de beperktheid van noodzakelijke middelen als tijd en geld kan er echter niet aan ieder onderwerp evenveel aandacht worden besteed. Door het maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen de organisatie naar een hoger niveau te tillen, streeft Tribute Space er op termijn naar het aantal onderwerpen waar actief aan gewerkt wordt uit te breiden.

14 13. Welke criteria heeft de organisatie gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? Tribute Space heeft gekeken naar: De mate waarin het onderwerp effect heeft op zijn stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra acties op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van zijn stakeholders met betrekking tot de onderwerpen. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot de effecten op dit onderwerp. 14. Welke onderwerpen acht de organisatie significant? Tribute Space acht significant: Kernthema Milieu Duurzaam gebruik van hulpbronnen. Mitigatie en adaptatie van klimaatverandering. Kernthema Arbeidsomstandigheden Werkgelegenheid en arbeidsrelaties. Werkomstandigheden en sociale bescherming. Gezondheid en veiligheid. Kernthema Eerlijk Zakendoen Bevorderen van MVO in de waardeketen.

15 Kernthema Consumentenaangelegenheden Eerlijke marketing. Beschermen van gezondheid en veiligheid. Kernthema Betrokkenheid bij de Gemeenschap Betrokkenheid bij de gemeenschap. Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden. Gezondheid. Maatschappelijke investering. 15. Welke criteria heeft de organisatie gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Tribute Space heeft gekeken naar: Het belang voor de samenleving. Zijn prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale gedragsnormen. Zijn prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices. De mate waarin het onderwerp bijdraagt of afbreuk doet aan zijn doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt opgepakt. Het gemak en de snelheid waarmee de acties kunnen worden uitgevoerd.

16 16. Welke onderwerpen hebben prioriteit? Tribute Space acht prioritair: Kernthema Milieu Duurzaam gebruik van hulpbronnen. Mitigatie en adaptatie van klimaatverandering. Kernthema Arbeidsomstandigheden Gezondheid en veiligheid. Kernthema Eerlijk Zakendoen Bevorderen van MVO in de waardeketen. Kernthema Consumentenaangelegenheden Eerlijke marketing. Kernthema Betrokkenheid bij de Gemeenschap Betrokkenheid bij de gemeenschap. Gezondheid. Maatschappelijke investering. Door een directe focus op bovenstaande onderwerpen stelt Tribute Space zich ten doel om met alle mogelijke middelen binnen zijn macht duurzame winst voor zowel de organisatie als de samenleving te boeken.

17 17. Tot welke acties heeft deze focus geleid en welke acties gaat de organisatie nog ondernemen? Kernthema Milieu Binnen de volledige waardeketen streeft Tribute Space een optimalisatie van het product na. Hiertoe neemt het, waar mogelijk, milieu beschermende maatregelen. Om de impact van het transport te drukken heeft Tribute Space zijn productiefaciliteiten naar Europa verhuisd. Het laat zijn product in modules aanleveren, zodat er per transport meer producten kunnen worden geleverd en de uitstoot per product wordt gedrukt. Met betrekking tot de communicatie met zijn toeleveranciers stelt Tribute Space zich ten doel enkel gebruik te maken van digitale middelen als Skype, om langere afstanden niet langer fysiek te hoeven overbruggen en zodoende de totale uitstoot per product verder te kunnen reduceren. Binnen het hoofdkantoor in Klundert, waar tevens de eindassemblage van het product plaatsvindt, is er in 2013 een in hoge mate zelfvoorzienend energiesysteem gerealiseerd. In samenwerking met verschillende energieleveranciers zijn er onder andere zonnepalen geplaatst om te kunnen voorzien in de eigen energie behoeften, maar ook om bij een eventueel overschot terug te kunnen leveren aan het energienet. In 2014 is het systeem uitgebreid met een gasgestookte CV-installatie, waardoor het gasverbruik met circa 30% is gereduceerd. Voor persoonlijk vervoer is er een tweetal hybride auto s in gebruik genomen. Tevens is er voor op de werkvloer een elektrische heftruck aangeschaft. Met betrekking tot het product onderzoekt Tribute Space de mogelijkheden om met de beschikbare middelen Cradle to Cradle gecertificeerde huisvesting in de markt te zetten. Per 2016 intensiveert Tribute Space het actief aanbieden van LED-verlichting binnen zijn accomodaties.

18 Kernthema Arbeidsomstandigheden Tribute Space is reeds enkele jaren VCA gecertificeerd. Door een periodieke toetsing van de omstandigheden waarborgt het de veiligheid en gezondheid van zijn werknemers. Tribute Space houdt er tevens toezigt op dat zowel de geldende wet- en regelgeving als zijn eigen beleid wordt nageleefd door de verschillende stakeholders binnen de waardeketen. Kernthema Eerlijk Zakendoen Om MVO binnen de waardeketen te bevorderen is Tribute Space reeds in constante dialoog met zijn stakeholders. Om de toepassing van MVO naar een hoger niveau te tillen en de prestaties te bevorderen stelt Tribute Space zichzelf ten doel om zijn eigen beleid actiever in samenwerkingen te betrekken. Kernthema Consumentenaangelegenheden Binnen het uitdragen van de activiteiten handelt Tribute Space volgens de geldende gedragsnormen. Binnen E-commerce werkt Tribute Space in samenspraak met Google actief aan het bevorderen van deze gedragsnormen en een striktere naleving door met name derden. Tribute Space houdt vast aan het gezegde Wie goed doet, goed ontmoet.. Door zijn stempel te drukken op eerlijke concurrentie hoopt het bij te dragen aan een transparante markt. Kernthema Betrokkenheid bij de Gemeenschap Binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen vormt betrokkenheid bij de

19 gemeenschap een zeer belangrijk thema. Buiten het verlagen van zijn impact werkt Tribute Space dan ook actief aan het verbeteren van de samenleving, zowel op mondiaal als op lokaal niveau. Met het oog op een betere wereld voor iedereen, gelooft Tribute Space in het stimuleren van achtergebleven economiën. Middels financiële steun voor lokale projecten en scholing, draagt Tribute Space daarom actief bij aan de ontwikkeling van Brazilië. Om de lokale economie te stimuleren kiest Tribute Space er voor zijn partners dicht bij huis te zoeken. Onder andere DTP en boekhouding worden daarom door organisaties of individuen binnen de regio gedaan. Om bij te dragen aan de lokale Klundertse gemeenschap voert Tribute Space een constante dialoog met gemeentelijke instanties en omwonenden. Met het oog op een financiële bijdrage richt het sponsorbeleid zich tevens op verenigingen en activiteiten binnen de gemeente. Om binnen de verschillende kernthema s het maatschappelijk verantwoord ondernemen naar een hoger niveau te kunnen tillen heeft Tribute Space in 2013 een meerderheidsaandeel in zijn productiefaciliteiten in Europa genomen. Deze ontwikkeling stelt Tribute Space in staat een grotere invloed op het productieproces uit te oefenen en een optimalisatie van het eindproduct te waarborgen. Tribute Space streeft er naar ISO26000 en zijn principes verder uit te rollen en te verankeren binnen de totale bedrijfsvoering.

20 18. Hoe stelt de organisatie prioriteiten? Vanuit zijn achtergrond maakt Tribute Space bij de prioriteitsstelling gebruik van kosten baten analyses en de DMAIC fases van het Six Sigma verbeterings proces. Aan de hand van het doorlopen van deze fases (te weten Define, Measure, Analyse, Improve en Control) stelt Tribute Space zichzelf in staat tijdig problemen te herkennen en vast te stellen waar de belangrijkste actiepunten binnen zijn activiteiten liggen Welke stakeholders heeft de organisatie betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen? Vooralsnog betrekt Tribute Space bij de prioritering van de onderwerpen slechts stakeholders binnen zijn directe invloedssfeer. Op termijn streeft Tribute Space er naar meer invloed uit te oefenen en middels het uitdragen van zijn MVO beleid rond de tafel te gaan met stakeholders die nu buiten het bereik liggen. Voor een overzicht van Tribute Space en zijn stakeholders, zie Bijlage 1.

21 4. Integratie 20. Welke organisaties bevinden zich binnen de invloedssfeer en hoe verhouden zij zich tot de eigen organisatie? Tribute Space heeft een onderverdeling gemaakt tussen organisaties die in directe relatie staan tot het product en organisaties die indirect door Tribute Space en zijn activiteiten worden beïnvloed. Tevens is er een onderverdeling gemaakt tussen organisaties met en organisaties zonder financiële belangen. Voor een overzicht van de organisaties binnen de invloedssfeer, zie Bijlage Op welke manier stimuleert de organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Tribute Space stimuleert MVO bij andere organisaties door: Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. Door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders. Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren. Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. Tevens stelt Tribute Space zich ten doel: Maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden. Goede voorbeelden te promoten. Voor een verdere toelichting, zie de ondernomen acties onder vraag 17.

22 22. Op welke manier beoordeelt de organisatie effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, het milieu en de economie? De effecten van activiteiten en besluiten worden meegenomen en beoordeelt binnen het continue verbeteringsprocess dat volgens de eerder benoemde DMAIC stappen wordt uitgevoerd. Voor een verdere toelichting met betrekking tot DMAIC en het Six Sigma proces, zie vraag Op welke manier beoordeelt de organisatie effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in de invloedssfeer op de maatschappij, het milieu en de economie? Door de constante dialoog met zijn stakeholders waarborgt Tribute Space dat het op de hoogte is van beslissingen en de gepaard gaande veranderingen die binnen de waardeketen optreden. Tribute Space beoordeelt deze veranderingen door de effecten te toetsen aan zijn eigen beleid. 24. Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd binnen de organisatie? Tribute Space oefent gepaste zorgvuldigheid uit aan de hand van richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. 25. Welke negatieve effecten op de maatschappij, het milieu en de economie heeft de organisatie geïdentificeerd? Uit intern onderzoek is gebleken dat de impact van Tribute Space en zijn producten op milieu en maatschappij relatief laag is. De belangrijkste vastgestelde negatieve effecten hebben betrekking op het energiegebruik, het soort schoonmaakmiddelen dat voor onderhoud gebruikt wordt en de impact op de directe omgeving in de vorm van geluid, emissie van fijnstof en voorkomende verkeers- en parkeerhinder.

23 26. Hoe heeft de organisatie richting gegeven aan zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid? Tribute Space heeft richting gegeven aan zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid door: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in zijn visie en missie. Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in zijn beleid en strategie. Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen volgens de DMAIC fases van het Six Sigma proces. Voor zijn visie, missie en beleid met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen verwijst Tribute Space naar zijn website Op welke manier creëert de organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid, binnen én buiten de organisatie? Tribute Space creëert draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid door: Het vergroten van kennis van de principes, kernthema s en onderwerpen. De betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid.

24 28. Op welke manier ontwikkelt de organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid, binnen en eventueel buiten de organisatie? Tribute Space heeft binnen zijn beleid vastgelegd welke competenties er binnen zijn activiteiten noodzakelijk zijn. Deze competenties zijn binnen de organisatie bekend. Doorgevoerde veranderingen worden periodiek doorgenomen en tijdens beoordelings- en functioneringsgesprekken wordt er gekeken waar extra scholing noodzakelijk is. 29. Op welke manier heeft de organisatie zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in zijn besturingsprocessen, systemen en procedures? Tribute Space heeft zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd middels: De effecten van zijn eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. Rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld met betrekking tot nieuwe activiteiten. Er voor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in zijn besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in zijn structuur en cultuur. Middels zijn MVO beleid streeft Tribute Space er tevens naar: De effecten van organisaties in zijn invloedssfeer te monitoren. Periodiek te beoordelen of het in zijn procedures en processen voldoende rekening houdt met maatschappelijke verantwoordelijkheid. 30. Waar houdt de organisatie bij de communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening mee? Tribute Space houdt rekening met:

25 Compleetheid; in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. Begrijpelijkheid; de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Responsiviteit; in de informatie wordt ingegaan op de belangen van de stakeholders. Nauwkeurigheid; de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Evenwichtigheid; de informatie is evenwichtig en eerlijk. Tribute Space brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. Actualiteit; het is altijd duidelijk op welke periode de informatie betrekking heeft. Tribute Space stelt zich middels het publiceren van een MVO jaarverslag vanaf 2016 tevens ten doel te werken aan de toegankelijkheid van de informatie. Informatie is reeds beschikbaar, maar naar eigen inzicht niet gemakkelijk genoeg. Voor een verdere toelichting met betrekking tot de toegankelijkheid van informatie, zie vraag 1 en Op welke manier communiceert de organisatie over zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid? Tribute Space communiceert zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid middels: Vergaderingen en gesprekken met stakeholders. Over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren.

26 Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie. Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO. Tribute Space stelt zichzelf tevens ten doel openbare maatschappelijke verslagen te publiceren en informatie voor publieke doelen ter beschikking te stellen. Voor een verdere toelichting met betrekking tot het ter beschikking stellen van informatie, zie vraag 1, 2 en Rapporteert de organsatie over MVO via een maatschappelijk verslag? Tribute Space rapporteert vooralsnog niet via een openbaar maatschappelijk verslag, maar stelt zichzelf ten doel om met ingang van 2016 een MVO jaarverslag te publiceren volgens de Global Reporting Initiative principes. Voor een verdere toelichting, zie vraag Zijn er conflicten of meningsverschillen met stakeholders geweest en welke methoden heeft de organisatie om conflicten op te lossen? Tribute Space heeft vooralsnog geen conflicten of meningverchillen met zijn stakeholders gehad. Om conflicten ook in de toekomst te voorkomen past Tribute Space de volgende methodes toe: Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen.

27 Bemiddelings- en arbitrageprocedures. Het inschakelen van onafhankelijke deskundigen. 34. Op welke manier monitort de organisatie zijn activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Tribute Space monitort zijn activiteiten middels: Feedback van stakeholders. Meting met behulp van indicatoren. Voor de monitoring geldt dat: De omvang van de monitoring in lijn is met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring resultaten geeft die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoeften van de stakeholders. Bij de metingen maakt Tribute Space gebruik van de DMAIC fases van het Six Sigma proces. Voor een verdere toelichting met betrekking tot dit proces, zie vraag Hoe beoordeelt de organisatie zijn prestaties op relevante thema s en onderwerpen? Tribute Space beoordeelt zijn prestaties middels een directiebeoordeling, waarbij de prestaties worden afgemeten aan de doelstellingen.

28 Tribute Space stelt zich bij deze beoordeling de volgende vragen: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed en waarom? Wat werkte niet goed en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen er bij betrokken? 36. Betrekt de organisatie stakeholders bij de beoordeling en zo ja, welke? Tribute Space betrekt bij de beoordeling zowel zijn leveranciers als zijn opdrachtgevers en klanten. 37. Welke verbeteringen of successen heeft de organisatie bereikt en welke doelen zijn er nog niet behaald? De belangrijkste successen die reeds geboekt zijn, zijn achtereenvolgens het behalen van het VCA certificaat, het opnieuw vormgeven van de visie en missie met het oog op maatschappelijk verantwoord ondernemen en het publiceren van ISO Als belangrijkste verbetering stelt Tribute Space zichzelf het verder uitrollen van ISO26000 en het verankeren van de principes in zijn bedrijfsvoering ten doel. Voor een verdere toelichting met betrekking tot de reeds ondernomen stappen, zie vraag 17.

29 38. Aan welke MVO initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt de organisatie deel? Op het moment van publiceren werkt Tribute Space aan een volledige verankering van de MVO principes binnen zijn bedrijfsvoering. Binnen deze bedrijfsvoering wordt het aandragen van eigen MVO initiatieven aangemoedigd. Buiten de inbreng van eigen initiatieven gelooft Tribute Space in een nauwe samenwerking met het bedrijfsleven. Tribute Space neemt daarom deel aan MVO evenementen en voert een constante dialoog met zijn stakeholders. Voor een verdere toelichting met betrekking tot de eigen initiatieven, zie vraag Wat heeft de organisatie overwogen bij de keuze voor deze initiatieven? Bij de keuze voor de initiatieven overweegt Tribute Space de punten: Ondersteunt de principes NEN-ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken. Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit. Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze. 40. Welke concrete acties worden er uitgevoerd in verband met de MVO initiatieven? Met het oog op erkenning van de MVO activiteiten, de totstandkoming van nieuwe initiatieven en het creëren van meer draagvlak streeft Tribute Space er naar partner te worden van MVO Nederland. Middels een partnerschap stelt Tribute Space zichzelf in staat zijn actieve bijdrage aan de samenleving te vergroten.

30 Bijlage 1 Medewerkers Vaste krachten Part time krachten Partners Leveranciers Onderdelen Units Brackets Transport Units Verkoopkanalen Units Transport Lopende goederen Kantoorartikelen Diensten Units Bank Verzekeraar Accountant Boekhouder DTPer Scholing Uitzendbureau s Tijdelijke krachten Concurrenten Klanten Distributeurs Agenten Gebruikers End of Life Samenleving Overheid Burgers Gemeenschap Brazilië