Zelfverklaring NEN-ISO 26000:2010 Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van organisaties

Transcriptie

1 Zelfverklaring NEN-ISO 26000:2010 Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van organisaties Ondergetekende, de heer Henry Hegeman, directeur bij WBC Bouwgroep BV, Verklaart NEN-ISO 26000:2010, Maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisatie toe te passen bij de activiteiten uitgevoerd door WBV Bouwgroep BV en dit te hebben onderzocht en beoordeeld aan de hand van het proces beschreven in NPR 9026:2011. De organisatie verklaart de principes en richtlijnen van NEN-ISO 26000:2010 toe te passen en te borgen dat dit bij voortduring het geval zal zijn. In het kader van deze zelfverklaring wordt dat minimaal jaarlijks onderzocht en beoordeeld. De organisatie geeft met deze zelfverklaring een onderbouwing en uitwerking van de gemaakte keuzes ten aanzien van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op de volgende gebieden. 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. 2. Identificeren en betrekken van stakeholders. 3. De zeven MVO kernthema s en 37 MVO onderwerpen. 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. De resultaten van het onderzoek zijn te vinden op Naam organisatie: Locatie: WBC Bouwgroep BV Winterswijk Straat en huisnummer: Sneliusstraat 10 Postcode en woonplaats: 7102 ED Winterswijk Handtekening Datum en plaats: 19 juni 2014

2 Inleiding Dit document geeft de toelichting op de Zelfverklaring Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties van de WBC Bouwgroep BV (WBC). WBC erkent dat de samenleving steeds nadrukkelijker vraagt om duurzame oplossingen. Om hier invulling aan te geven is WBC gestart met een traject wat heeft geleid tot de Zelfverklaring MVO. WBC Bouwgroep BV WBC is een zeer veelzijdige bouwonderneming in de regio Achterhoek en ver daar buiten. Oprichting van het huidige bedrijf dateert uit het jaar In dat jaar besloten H. Droppers en zijn compagnon H. Hillen in het Woold, nabij Winterswijk het bouwbedrijf H. Droppers en Co op te richten. Deze twee ondernemers zagen de kansen in de bouwwereld en wisten deze ook zeer goed te benutten. Zij waren dan ook niet voor niets de eerste ondernemers in de regio Achterhoek die op grootschalige wijze woningen in gietbouw realiseerden. Het bedrijf was innovatief en investeerde veel in de eigen projectontwikkeling. Zijn ontdekten al snel dat de projectontwikkeling lucratiever was dan inschrijven op aanbestedingen. Door een fusie in 1962 werd de naam veranderd in Bouwgroep WBC NV. De fusie kwam tot stond met de firma Leurdijk. De fusie hield geen stand, maar het bedrijf wel. Eind jaren 80 werd de onderneming verkocht aan de huidige directeur Henry Hegeman. Door zijn veranderingen binnen het bedrijf verdubbelde de omzet en het personeelsbestand in enkele jaren. De enorme economische groei van de jaren 90 werkte mee aan die successen. WBC heeft hedendaags vier vestigingen, drie in Nederland en een in Duitsland. De hoofdvestiging bevindt zich in Winterswijk. Daarnaast bevindt zich in Nederland nog een vestiging in Nijmegen en Oldenzaal. De vestiging in Duitsland bevindt zich in Recklinghausen. Binnen het hoofdkantoor in Winterswijk zijn alle facetten aanwezig om te komen tot een mooi eindresultaat en een tevreden klant. Een grote mate van flexibiliteit ligt hieraan ten grondslag. Hierbij maakt het niet uit of het om een woning gaat of om een omvangrijk project. WBC heeft hiervoor de juiste mensen op de juiste plek. De afdelingen calculatie, ICT, inkoop, klantwerk, materiaalbeheer, P&O, planvoorbereiding, projectleiding, projectontwikkeling, receptie, uitvoering en werkvoorbereiding zijn hier samen verantwoordelijk voor. Werkgebied Het werkgebied waarin WBC opereert is voor de woningbouw en de utiliteitsbouw. Door een eigen projectafdeling in Nederland en Duitsland worden een groot aantal projecten in eigen beheer uitgevoerd. Het bedrijf is actief in de woningbouw, gezondheidzorg, onderwijs en de detailhandel. Ook kan de WBC gecompliceerde verbouwingen van fabrieken, watertorens en kerken realiseren. Zin in Bouwen! Bouwen is een uniek vak en WBC beleeft er plezier aan. WBC werkt immers aan een duurzame en aantrekkelijke omgeving. WBC bouwt, zodat anderen kunnen wonen, werken, recreëren, verzorgen en opleiden. Eigenlijk alles wat mensen in het leven doen. Het motto is dan ook niet voor niets Zin in Bouwen. Voor WBC is dit zowel intern als extern het uitgangspunt.

3 Sinds 1997 is WBC gecertificeerd volgens NEN-EN-ISO 9001:2008 norm en sinds juni 2001 is WBC VCA** gecertificeerd. Onderbouwing Zelfverklaring MVO Het afleggen van rekenschap WBC en haar werknemers zijn verantwoordelijk voor het effect van de besluiten en activiteiten op de maatschappij en het milieu. WBC legt hiertoe rekenschap af voor de effecten die zij heeft op de maatschappij, de economie en het milieu en in het bijzonder de negatieve effecten. De wijze waarop en mate waarin rekenschap wordt afgelegd verschilt, maar komt altijd overeen met de geldende wet- en regelgeving. WBC legt twee maandelijks verantwoording af aan de Raad van Advies en de Rabobank over de financiële resultaten van de afgelopen periode. WBC heeft de intentie om met ingang van 2013 een driejaarlijks MVO verslag te publiceren om haar belanghebbenden te informeren over genomen preventieve en correctieve maatregelen die bijdragen aan duurzame ontwikkeling van de maatschappij en het milieu. WBC heeft een Kwaliteitssysteem, gecertificeerd volgens ISO 9001, ontwikkeld met als uitgangspunt continue verbetering teneinde optimaal in de behoeften van de maatschappij, het milieu en belanghebbenden te voorzien. Transparantie Onze organisatie is transparant over haar beleid, besluiten en activiteiten die invloed hebben op de maatschappij en het milieu. Via verschillende kanalen communiceert WBC met haar belanghebbenden om te laten zien waar WBC voor staat en hoe er gepresteerd wordt. Wij zijn transparant over onder andere: Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; Besluitvorming en daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden; Onze belanghebbenden en op welke manier zij betrokken worden bij de organisatie; De gevolgen van ons beleid en organisatiebeslissingen en activiteiten op onze werknemers. WBC houdt halfjaarlijkse UTA bijeenkomsten om haar medewerkers te informeren over de stand van zaken en de visie op korte, middellange en lange termijn. Daarnaast worden werknemers via het viermaal per jaar verschijnende interne personeelsmagazine WBC Proat op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen. In het Kwaliteitssysteem zijn procedures opgenomen waarin wordt beschreven hoe besluiten worden genomen, beoordeeld en geautoriseerd. Ethisch gedrag De waarden oprechtheid, rechtvaardigheid en integriteit heeft onze organisatie hoog in het vaandel staan. Activiteiten dienen te worden uitgevoerd met een gerust geweten als goede burger, d.w.z. besef van de eigen sociale verantwoordelijkheden.

4 WBC heeft zich geconfirmeerd aan de principes en richtlijnen van de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB). De SBIB code is in beginsel een zelfdisciplinaire regeling. Dit betekent dat een organisatie zelf beoordeelt in hoeverre haar gedragscode wordt overtreden en welke maatregel daarvoor wordt getrokken. WBC beschikt over een Bedrijfscode, welke als doel heeft directie en medewerkers van WBC bewust te maken van integer handelen. In de Bedrijfscode is vastgelegd wat redelijkerwijs als wenselijk en als niet-wenselijk gedrag wordt beschouwd. Jaarlijks worden er functioneringsgesprekken gehouden waarin allerhande onderwerpen ter sprake komen die ethisch gedrag van een werknemer bepalen en bevorderen. Tijdens deze gesprekken kunnen werknemers aangeven op welke gebieden zij vinden dat er verbeteringen mogelijk zijn. De directie van WBC hanteert een beleid dat alle vormen van onethisch gedrag tegengaat. Functioneringsgesprekken, de gedragscode en het aanstellen van een vertrouwenspersoon maken hiervan onderdeel uit. Respect voor de belangen van stakeholders Onze organisatie respecteert de belangen van haar stakeholders, of belanghebbenden en speelt hier zo goed mogelijk op in. Dit betekent dat WBC de dialoog aangaat met belanghebbenden om te praten over allerhande onderwerpen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen organisaties waar WBC direct invloed op kan uitoefenen en groepen die buiten haar bereik liggen. Respect voor de rechtsorde Onze organisatie respecteert alle wet- en regelgeving welke op haar van toepassing is. Dit betekent dat wij bij onze activiteiten in Nederland de Nederlandse wetgeving hanteren en wij bij activiteiten in Duitsland de Duitse wetgeving naleven. WBC stelt zich op de hoogte van relevante wet- en regelgeving door het bijwonen van bijeenkomsten van brancheorganisaties, het lezen van vakliteratuur en lidmaatschappen van branchegerelateerde instanties. Op bouwlocaties worden de regels uit de lokale vergunning en wetgeving nageleefd om zo min mogelijk overlast voor stakeholders te veroorzaken. Respect voor internationale gedragsnormen WBC is actief in Nederland en Duitsland, beide onderdeel van de Europese Unie, wat betekent dat het principe respect voor internationale gedragsnormen minder van toepassing is op onze organisatie. De geldende wet- en regelgeving in Nederland en Duitsland is in sommige gevallen strenger dan bijvoorbeeld de normen van de International Labor Organization. Hierdoor zijn de rechten op het werk en de werkomstandigheden beter beschermd dan minimaal noodzakelijk is. Respect voor mensenrechten WBC respecteert de fundamentele rechten van de mens, zoals beschreven in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens. Onze organisatie wil niet betrokken zijn bij praktijken die

5 de rechten van de mens schenden. Tevens wil zij niet samenwerken met leveranciers die inbreuk maken op dergelijke mensenrechten. Stakeholders WBC heeft geïdentificeerd wie haar stakeholders zijn door de volgende vragen te beantwoorden: Welke organisaties of groepen worden positief of negatief beïnvloed door de besluiten en activiteiten van onze organisatie? Naar wie hebben wij financiële verplichtingen? Welke groepen bevinden zich in de keten van WBC? Iedere stakeholder speelt op een andere manier een rol binnen de organisatie van WBC. In bovenstaand overzicht wordt onderscheid gemaakt tussen stakeholders waarop WBC invloed kan uitoefenen om de negatieve effecten van hun handelen te verkleinen of de positieve effecten te vergroten (blauwe vakjes) en organisaties waarop zij geen directe invloed heeft (gele vakjes). WBC heeft geen directe invloed op de buurt en eindklant. Door middel van heldere en eerlijke communicatie probeert zij een positief beeld te creëren bij deze groepen stakeholders. De buurt van een bouwlocatie wordt op verschillende momenten geïnformeerd over de geplande activiteiten. Buurtbewoners worden uitgenodigd voor een informatieavond om de plannen aan te horen en vragen te stellen. De eindklant, veelal de huurder, wordt na afloop van de bouw benaderd om het resultaat te bespreken. Eindklanten kunnen aangeven wat zij als positief en negatief ervaren. De punten die hieruit naar voren komen, zijn erg belangrijk voor WBC. Zij dienen als bagage bij een nieuw project.

6 WBC vindt het milieu ook een belangrijke en relevante stakeholdergroep die niet mag ontbreken in het overzicht. WBC probeert het milieu zoveel mogelijk tot zijn recht te laten komen door aan de ene kant te kijken naar het bouwproces en aan de andere kant de inpassing van projecten in het milieu en de maatschappij. Hieronder worden twee voorbeelden beschreven van de manier waarop WBC met haar stakeholders omgaat. Belangrijk om te vermelden is dat beide groepen, de buurt en eindklant, buiten de directe invloedsfeer van WBC vallen. WBC kan alleen door heldere communicatie een positief beeld creëren bij deze groepen. Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent dat een organisatie verantwoordelijkheid neemt voor de effecten van haar besluiten en activiteiten op de maatschappij en het milieu. Om de effecten te bepalen moet een organisatie de dialoog aangaan met groepen die beïnvloed worden door een organisatie, oftewel haar stakeholders. WBC vindt een goede verstandhouding met haar stakeholders erg belangrijk. De dialoog aangaan met stakeholders betekent voor WBC dat zij actief op zoek gaat naar mogelijkheden binnen de keten om de bijdrage aan duurzame ontwikkelingen van de maatschappij en het milieu te vergroten. Dit doet zij ondermeer door onderaannemers en leveranciers mee te laten denken over MVO en elkaar daar waar mogelijk te ondersteunen. Daarnaast bespreekt WBC het thema duurzaamheid al in een vroeg stadium met de opdrachtgever. Beide aspecten maken dat WBC de voorkeur geeft aan het werken in een bouwteam. Per project wordt een team van stakeholders samengesteld om op een eerlijke en transparante wijze de voortgang en totstandkoming van een project te bespreken. Door de samenstelling van een dergelijk bouwteam kunnen duurzaamheid en MVO continu besproken worden, worden ervaringen uitgewisseld en wordt uiteindelijk een hoger niveau gehaald. Onderzoeksvragen MVO kernthema s De ISO beschrijft 7 kernthema s met daaraan gekoppeld 37 onderwerpen. Niet elk van deze onderwerpen is voor iedere organisatie even relevant of significant, of heeft even hoge prioriteit. De WBC heeft per onderwerp vastgesteld welke in haar situatie relevant en significant zijn, welke daarvan vervolgens prioriteit krijgen en welke acties daarop ondernomen worden. Bij het bepalen van de relevante, significante en prioritaire onderwerpen heeft WBC haar medewerkers betrokken. Zij hebben kennis van het proces, behoren zelf tot een belangrijke stakeholdergroep en kunnen aangeven wat zij belangrijk vinden. WBC heeft de volgende definities gehanteerd bij de bepaling van de relevantie, significantie en prioriteit. Relevantie De mate waarin het aspect van toepassing is op WBC. verbonden met de kernprocessen en producten; betrekking hebbend op de gehele organisatie; gelieerd aan wet- en Significantie Indicatie van de impact van WBC activiteiten op de stakeholders c.q. milieu, gezondheid en welzijn van de maatschappij. (mate van impact) Prioriteit De mate waarin WBC het aspect heeft geadresseerd rekening houdend met wat er al gedaan is en wat er nog gedaan moet worden (inspanning) om het gewenste resultaat en ambitieniveau te bereiken.

7 regelgeving en eigen eisen. De volgende MVO onderwerpen krijgen prioriteit bij WBC: duurzaam gebruik hulpbronnen, mitigatie en adaptatie van klimaatverandering, sociale dialoog, bevorderen MVO in de waardeketen en maatschappelijke investering. Gepaste Zorgvuldigheid Organisaties dienen bij het uitvoeren van haar activiteiten rekening te houden met het effect op de maatschappij en het milieu. Dit betekent dat WBC haar processen en activiteiten beoordeelt en daar waar nodig verbetert met als doel negatieve effecten te vermijden. Tijdens de jaarlijkse directiebeoordeling worden de belangrijkste effecten voor WBC en haar stakeholders besproken. WBC heeft een proactieve houding bij: Minimalisering van de CO2 uitstoot conform de CO2 Prestatieladder Kwaliteitsmanagementsysteem conform ISO 9001 Duurzame aanbiedingen doen door te kijken naar verschillende indicatoren zoals energieverbruik en materiaalgebruik. Financiële resultaten van de onderneming. Tot op heden heeft WBC nog geen volledig beeld van de potentiële negatieve effecten van haar stakeholders in de invloedssfeer op de maatschappij en het milieu. Door de dialoog aan te gaan met verschillende groepen (bijv. Werknemers en onderaannemers) kunnen deze groepen geattendeerd worden op hun bijdrage aan duurzame ontwikkeling van de maatschappij en het milieu. De volgende instrumenten worden gebruikt bij de invulling en uitvoer van gepaste zorgvuldigheid: Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen: Gedragscode en MVO Beleid. Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen: ISO 9001 Kwaliteitsmanagementsysteem (gecertificeerd) en CO2 Prestatieladder (nog niet gecertificeerd). Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering: bekijken welke factoren doorslaggevend zijn bij het al dan niet binnenhalen van opdrachten en vervolgens doelstellingen stellen die positief bijdragen aan deze factoren. De producten van WBC hebben aan de ene kant een negatief effect op het milieu door grondstofgebruik en aan de andere kant een positief effect op de maatschappij door verbetering van de leefomstandigheden. Visie, missie, beleid en strategie

8 Maatschappelijk verantwoord ondernemen is niet iets wat parallel loopt aan de dagelijkse gang van zaken, maar dient te worden verweven in de dagelijkse activiteiten. Dit betekent dat WBC haar MVO ambities dient te verankeren in de missie en visie. Onze missie: Onze klanten voelen zich thuis bij WBC WBC ontwikkelt en realiseert projecten, waarbij kwaliteit en een goede prijs/waarde verhouding centraal staan, welke worden gerealiseerd volgens de individuele wensen van de eindgebruiker en aandacht voor de omgeving met inachtneming van de sleutelwoorden groei, samenwerking, flexibiliteit, ondernemingszin en goed werkklimaat. Onze visie: WBC streeft in een neergaande markt naar een gezonde positie op het gebied van imago en rendement bij de ontwikkeling en bouw van (onroerend goed) projecten. WBC wil zich profileren als een betrouwbare en transparante partner voor het ontwikkelen en realiseren van projecten. WBC is een betrokken partner die zich bewust is van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid waarbij eerlijk en duidelijk handelen hoog in het vaandel staan. Ontwikkelen van draagvlak en competenties De bijdrage van WBC aan duurzame ontwikkeling van de maatschappij en het milieu wordt grotendeels bepaald door de manier waarop werknemers hier mee omgaan. Dit betekent dat er draagvlak gecreëerd moet worden en de competenties ontwikkeld moeten worden. WBC geeft hier invulling aan door MVO een terugkerend onderwerp te maken van verschillende overleggen, o.a. toolbox meetings, UTA bijeenkomsten en MT vergaderingen. Door MVO bespreekbaar te maken, kunnen werknemers aangeven wat zij doen en graag zouden willen doen om het effect groter te maken. Werknemers de ruimte geven om ideeën te bedenken en uit te voeren, voelen zij zich verantwoordelijk en wordt het effect groter. Naast het volgen van interne procedures, heeft WBC overeenkomsten met stakeholders om de bijdrage aan MVO te vergroten. Voorbeelden zijn afspraken met afvalverwerker Dusseldorp, volgen van BREEAM en GPR principes. Communicatie en rapportage Transparantie en verantwoordelijkheid nemen zijn twee belangrijke thema s binnen MVO. Communicatie speelt hierbij een grote rol. Informatie verstrekt door WBC moet voldoen aan een aantal criteria: Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist. Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. Actueel: van de gegeven informatie is duidelijk op welke periode deze betrekking heeft.

9 Ondanks zorgvuldigheid, is het ontstaan van conflicten of meningsverschillen met of tussen stakeholders van WBC nooit helemaal te voorkomen. Op het moment dat er zich een conflict of meningsverschil voordoet, hanteert WBC verschillende methodes om tot een oplossing te komen: Rechtstreekse discussies Verstrekken van schriftelijke informatie Formele procedures voor klachtenbehandeling Mediation: bemiddeling- en arbitrageprocedures Systemen om overtredingen te rapporteren zonder angst: vertrouwenspersoon Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Om te bepalen of WBC efficiënt en effectief invulling geeft aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid, is het belangrijk om de voortgang op dit gebied te monitoren. WBC geeft hier invulling aan door de dialoog aan te gaan met stakeholders en het meten van kwantitatieve indicatoren. Voorbeelden van monitoring zijn het houden van een klanttevredenheidsonderzoek en het registreren van milieu-indicatoren zoals energie, water en grondstofverbruik. Het Kwaliteitssysteem conform ISO 9001 verplicht WBC om jaarlijks een directiebeoordeling te houden. Deze beoordeling is een goed moment om tevens MVO actiepunten, doelstellingen en resultaten te bespreken en evalueren. Hierbij is het belangrijk dat er gekeken wordt naar de wensen en eisen vanuit de stakeholders en eventuele veranderende omstandigheden. Stakeholders die hierbij betrokken worden zijn opdrachtgevers, werknemers en leveranciers. WBC is pas onlangs begonnen met het in kaart brengen van de verschillende MVO activiteiten die al gedaan worden en de mogelijke verbeterpunten. De ISO Zelfverklaring is het startpunt voor de toekomst. Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten WBC is gestart met het opstellen van de ISO Zelfverklaring om te kijken waar zij staat binnen de implementatie van ISO Na het opstellen van deze eerste zelfverklaring zullen acties ondernomen worden. Een actiepunt kan zijn dat er gekozen word om aan een bepaald MVO initiatief deel te nemen om de bijdrage aan duurzame ontwikkeling van de maatschappij en het milieu te stimuleren. Wanneer er gekozen wordt voor een initiatief, zijn de volgende criteria van belang: Ondersteunt de principes van ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan.

10 Past bij de werkzaamheden van WBC.