5. Principes. - Deze rapportage van AFAC B.V. is gecreëerd m.b.v. de webtool zelfverklaring ISO

Transcriptie

1 5. Principes Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: - de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; - de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen 1,We verbruikten veel stroom daarom besparingsplan gemaakt en eigen energieopwekking door PV 2.Verwarming gebruikte veel gas, vervangen en groen gas ingekocht. 3.Transport gecompenseerd met CO2 certificaten 4.AFAC stimuleert publieksactiviteiten (Stichting Roerom, Duurzame dag Roermond) 5.We ondersteunen sociale activiteiten (Senioren vereniging, lokale zangevereniging, en dergelijke) 6.AFAC faciliteert Transition Town beweging. 7.We geven gastlessen op scholen, zoals tijdens de Week van het Geld. 8.Spreekbeurten over duurzaamheid bij gemeenten, ondernemersverenigingen etc. ; ; ; Pagina 1/13

2 Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: - het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; - wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; - welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; - wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; - hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; - onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; - onze financiële prestaties; - waar onze financiële middelen vandaan komen; - de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); - wie wij als onze stakeholders beschouwen; - de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; - hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie Deze informatie is:; - Openbaar en gemakkelijk beschikbaar; - Begrijpelijk voor onze stakeholders; - Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief 1,We verbruikten veel stroom daarom besparingsplan gemaakt en eigen energieopwekking door PV 2.Verwarming gebruikte veel gas, vervangen en groen gas ingekocht. 3.Transport gecompenseerd met CO2 certificaten 4.Bedrijfsstructuur op openbare website 5.Beleidsbepalers worden op de website beschreven 6.Resultaten van prestaties worden intern (website) en extern (bijvoorbeeld MVO maps) zichtbaar gemaakt. 7.Onze stakeholders worden voortdurend om feedback gevraagd, meestal gaat dat in persoonlijke gesprekken. ; Pagina 2/13

3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - maken onze kernwaarden en principes bekend; - richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); - benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; - bemoedigen het naleven van deze normen aan; - maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); - voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; - stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; - herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan Hoe is dit ethisch gedrag geformaliseerd?; - 1.We onderschrijven het manifest van MVO Nederland. - 2.Er is een toetsing op borging betrouwbaarheid en integriteit van medewerkers. - 3.In ons dienstverleningsdocument voor klanten beschrijven we onze erecode; - 1.Borgingsregeling en incidentenregeling. - 2.Jaarlijks self-assesment, ook gekoppeld aan Wet Financieel Toezicht. - 3.We hebben regelingen ter voorkoming van corruptie en witwassen Gedraging of gebeurtenis, die een gevaar vormt voor de integere uitoefening van het bedrijf wordt gemeld en behandeld volgens strakke regeling. De regeling voorziet in een formaat waar niet van afgeweken mag worden. De beschrijving van feiten, omstandigheden en evaluatie blijven tenminste vijf jaar bewaard en maken we toegankelijk voor toezichthouders. Wij hebben hiervoor een protocol waarbij medewerkers een melding kunnen doen als wij schade aan onze omgeving zouden toebrengen. Verbeterplannen worden gestimuleerd. Er is een informele en formele klachtenregeling. Pagina 3/13

4 Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - weten wie onze stakeholders zijn; - erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; - onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; - hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; - wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; - houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben Prospects en klanten worden uitgebreid ingelicht over onze doelstellingen. Leveranciers worden gescreend met betrekking tot hun duurzaamheid en MVO aspecten. We kijken hierbij vooral naar hun doelstelling. Een onderlinge waarborgmaatschappij zal bijvoorbeeld hoger scoren dan een op Angelsaksiche leest geschoeide NV met aandeelhouders ver weg. Ook de manier waarop beleggingen worden gedaan is belangrijk. Keuze voor wel of niet zaken doen worden op onze website gecommuniceerd. We stimuleren medewerkers en klanten om maatschappelijk actief te zijn en ondersteunen dat ook met middelen en faciliteiten. Bijvoorbeeld vrijwillgerswerk, mantelzorg, duurzaamheidsprojecten en dergelijke. Deze processen worden vooral door meestal min of meer informele gesprekken ondersteund. Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; - leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; - treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; - informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; - beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving 1.Jaarlijks is er een self assesment onder controle van de AFM. 2.Wij hebben een systeem van Permanente Educatie (PE) dat middels externe cursussen en examens wordt geborgd. 3.Daarnaast hebben we in onze dienstverlening een vrijwillige erecode geformuleerd die bovenwettelijk is. Deze is terug te vinden in ons dienstverleningsdocument. 4.We onderschrijven op vrijwillige basis het manifest van MVO Nederland Pagina 4/13

5 Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties Wij doen weinig tot niets internationaal. Sommige leveranciers wel en we spreken hen met name aan op hun ethisch handelen en beleggingsbeleid. Veel meer kunnen we hieraan niet doen. Bijvoorbeeld op congressen en op informele bijeenkomsten waar directieleden zijn. Resultaten hiervan zijn niet zichtbaar voor ons. In een enkel geval, bijvoorbeeld bij Regiobank is het gelukt om aandacht voor regionaliteit te krijgen en de zorgfunctie van lokale voorzieningen. De directie van de bank heeft besloten om lokale kasfuncties mogelijk te laten zijn, terwijl men die eerder wilde stoppen. De bank faciliteert en de adviseur (AFAC in dit geval) draagt de kosten. Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; - In ons advies beschermen we gezinnen tegen situaties die hun basisvoorzieningen wonen, studeren en dergelijke aan zouden kunnen tasten. 1.Hypotheekadvies dient er voor om te zorgen dat mensen blijvend een dak boven hun hoofd hebben. 2.Financieel advies begeleid mensen om blijvend van voorzieningen als werk, wonen, voeding etc gebruik te kunnen maken. 3.Risico- en verzekeringsadvies beschermt mensen doordat ook na een calamiteit hun basisvoorzieningen hersteld kunnen worden. 4.Energie advies zorgt ervoor dat men meer bewust en zelfvoorzienend kan worden. Pagina 5/13

6 6. Stakeholders Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Onze centrale stakeholders zijn klanten,( voornamelijk particulieren en kleine ondernemers), en leveranciers van (financiële) diensten. Onze klanten zijn deels afkomstig uit een historisch klantenbestand en worden één voor één benaderd en bekend gemaakt met onze doelstellingen. Daarbij wordt ook om om een bewuste keuze gevraagd om met ons verder te gaan of elders. Voor nieuwe klanten is onze positie vrijwel direct duidelijk omdat ze meestal bewust naar ons toekomen. Bij onze leveranciers hebben we de financiële jaarverslagen en indien beschikbaar ook de maatschappelijke geïnventariseerd. Ook interviewen we de directies. Als we vinden dat een leverancier nadelig handelt ten opzichte van medewerkers, klanten of andere betrokkenen bij AFAC gaan we in gesprek of dienen we daar een klacht over in en eisen een follow-up. Bij herhaald slecht gedrag beëindigen we onze relatie. Dit is in bij tweetal leveranciers in 2011 gebeurd. Regionaal hebben we wederzijds invloed bij stichtingen, verenigingen en scholen en stimuleren we activiteiten om de sociale cohesie en regionaal acteren te bevorderen. Verzoeken tot faciliteren worden altijd welwillend bekeken. Er moet wel een relatie met onze werkzaamheden en doelen zijn. Bijvoorbeeld een vereniging waarvan een aantal leden klant is of wordt. Of een stichting, bedrijf of vereniging waar regionaal impact op de samenleving heeft. Voorbeelden seniorenvereniging (sociale cohesie), windpark Neer (windenergie), basisschool (educatie). Met lokale en regionale media hebben we een passieve relatie. We geven wel eens interviews als dat gevraagd wordt. Weblog AFAC. Hier staan ook gegevens over onze leveranciers. Klantgegevens zijn uiteraard afgeschermd. Verder weg van ons zijn instanties als AFM en andere overheidsorganen die ons wettelijk kader aangeven. Hier kunnen we weinig invloed uitoefenen. Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? 1.klanten, medewerkers, leveranciers (met name banken en verzekeringsmaatschappijen). Dit zijn vooral formeel zakelijke relaties met frequente contacten. 2.Regionale omgeving en met name lokale ondernemers, verenigingen en scholen. Deze relaties zijn meestal informeel met frequente contacten. We geven hier ondersteuning met faciliteiten en middelen. Ook verzorgen we workshops en lezingen 3.Gemeentelijke overheden, met name informatie gevend aan het bestuur over wat we doen en waarom. Bijvoorbeeld het gemeentelijk Natuur en Milieu overleg, inzetten WMO, sprekerspleinen dergelijke. Een beperkt aantal malen per jaar. 4.Met de pers hebben we een ietwat moeizame relatie. We gaan niet proactief stukken sturen. Het regionaal dagblad(limburger) heeft meestal een negatieve insteek. De regionale TV komt soms naar ons toe als we een activiteit ondersteunen dat goed zichtbaar is. Ondernemersbladen schrijven wel eens over ons en laten ons daar ook invloed op hebben. Onze keuzen staan op onze website. Pagina 6/13

7 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Wij betrekken onze stakeholders om: - inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders (Klanten interview om processen te beoordelen. Resultaat een platform voor documentbeheer voor en door klanten en AFAC.); - er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd (Directie van een bank gestimuleerd om MVO paragraaf op te nemen in de doelstelling. Dit wordt momenteel opgepikt. Ook hebben ze toegezegd het regionaal functioneren van een bank te verbeteren. Concreet het mogelijk maken om in de kleinere kernen een kasfunctie te handhaven.); - onze MVO-prestaties te beoordelen (We proberen zoveel mogelijk externe monitors te gebruiken. Duurzame groeitest, MVO maps en dergelijke. Resultaten zijn op de wensite gepubliceerd.); - mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen (We hebben een informele en formele klachtenprocedure. Bij het informele traject worden de meeste zaken uitgesproken. Tot nu toe is er nog nooit een conflict geweest. Wel een verschil in verwachtingspatroon. Bijvoorbeeld een negatieve pers over duurzaamheid, een passieve lokale overheid bij infrastructurele inrichting als beplantingskeuze plantsoenen en dergelijke.); - aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen (Impact WFT op onze bedrijfsvoering is groot. We stellen alle mogelijke eisen aan derden om hieraan te voldoen. Hier bovenop verwachten we dat belanghebbenden ruimer denken en handelen. Voorbeeld zijn een strengere erecode waarbij mens en maatschappij centraal staan en niet het belang van een individuele partij. Dit speelt met name bij banken en verzekeringsmaatschappijen. In plaats van ""wij als verzekerinsgbedrijf willen"" maar ""onze klanten verwachten van ons"". Gepaste nederigheid noemen we dat wel eens.); - transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten) (Al onze activiteiten staan online, onze dossiers en die van de klant zijn één op één gelijk. Onze hele bedrijfsstructuur en aale protocollen zijn inzichtelijk. Iedereen kan via een responsformulier hierop bevragen en reageren.); - waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden (We sponsoren en begeleiden inkoopacties voor zonnepanelen, transitieactiviteiten en lokale verenigingen. Ook verzorgen we gratis gastlessen op de basisschool over wat we doen.); - Altijd ermee bezig zijn. Alle verzoeken tot informatie woerden welwillend behandeld en we trekken daar tijd voor uit. diverse links naar stakeholders Pagina 7/13

8 7. Kernthema's Wij hebben bij het bepalen van de relevante onderwerpen gekeken naar: - De eigen activiteiten en besluiten; - Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie; - Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties Onze website, MVO thema lijst. Welke onderwerpen zijn relevant? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. Zie het document Themaas, ook geplaatst op de website onder MVO Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? - De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling; - Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp; - De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp; - De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp Document Themaas, ook geplaatst op de website onder MVO Welke onderwerpen zijn significant? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. Document Themaas, ook geplaatst op de website onder MVO Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Document Themaas, ook geplaatst op de website onder MVO - Uw prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen; - De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen; - De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken; - Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins Welke onderwerpen hebben prioriteit? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. Document Themaas, ook geplaatst op de website onder MVO Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Toekomstige acties; Jaarlijks evaluatie besluitvorming, op zoek naar derde partij om te spiegelen, voor 67plus medewerkers arbeidsrechten beschrijven, opleidingen stimuleren, stakeholders uitnodigen om actief mee te gaan doen. Prioriteringsmatrix Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen) AFAC BV is een zeer kleine organisatie met beperkte impact. Vooral de zaken waarvan we denken dat we er in kunnen slagen om zelf (en anderen) meer MVO te laten opereren hebben we geprioriteerd. Pagina 8/13

9 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Er zijn vooral informele gesprekken gevoerd met leveranciers en klanten bevraagd die wat met het onderwerp MVO hebben. Dit is niet structureel gebeurd. Pagina 9/13

10 8. Integratie Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Verzekeringsmaatschappijen en banken, hier hebben we weinig invloed op. Medewerkers en partners, hier bespreken we het onderwerp regelmatig. Klanten worden vooral geïnformeerd, minder betrokken. Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? - Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen (In ieder introductie gesprek met klanten komt dit onderwerp aan de orde.); - Door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders (We stimuleren en faciliteren initiatieven (Stichting Roerom). Inspreken bij gemeentebestuur.); - Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren (Regionale leveranciers vinden, ""groene"" spullen kopen.); - Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten (Veel interactie op sociale media hierover.); - Door het promoten van goede voorbeelden (Partners van MVO Nederland aanbevelen.); - Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken (Samenwerking met zonnepanelen leverancier (Sunthing). Klanten met duurzaamheidsprojecten ondersteunen (DuurzaamRemunj)) Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Zoveel mogelijk onderzoek, maar meestal op gevoel. We zijn te klein om er een aparte medewerker voor te hebben en gaan op vertrouwensbasis met leveranciers om. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Combinatie van bevragen en impact van producten en diensten proberen te achterhalen. Vooral negatieve lijst hebben. Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie? - Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen (Persoonlijke screening, VOG. Procescontrole); - Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren (Organisatie is zeer klein. Gaat in dagelijkse contacten.); - Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering (Er zijn voorzieningen als een klachtenregeling maar die is nog nooit nodig geweest. Klanten krijgen van tevoren informatie over onze regelingen.) Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Grootste risico zit in verkeerd advies aan klanten. Hiervoor zijn procedures en worden adviezen telkens beschreven en gedeeld. Pagina 10/13

11 Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: - Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie (Prominent op website en presentaties); - Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie (100% onafhankelijkheid.); - Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag (Zie dienstenwijzer.); - Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART) (Wij stellen geen expliciete doelen, ook niet op de bedrijfsvoering. Deze doelstellingen kunnen namelijk gemakkelijk tot perverse prikkels leiden. Klantvraag is leidend en daarop reageren we. Zonder concrete doelstellingen groeien we ongeveer 10% per jaar.) Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Spreken, bespreken en uitspreken. Doen, voordoen en meedoen. (Buurtmoestuin, Duurzame Dag, Transitie Roermond, Overleggroep Natuur en Milieu gemeente Roermond enzovoort) Wij hebben hierbij aandacht besteed aan: - het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en -onderwerpen; - de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid.; - het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Deelnemen aan seminars, lidmaatschappen van MVONederland, PPP bladen et cetera. Informeren en laten informeren. Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Integrale doelstelling van de onderneming. Onderzoek naar witte vlekken. Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: - Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren; - Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten; - Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur; - Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid Pagina 11/13

12 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? - Alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde; - Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd; - Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders; - Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang; - Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten; - Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft; - Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? - In vergaderingen en gesprekken met stakeholders (Altijd in de rondvraag.); - Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren (Bijvoorbeeld sponsoren van speciale projecten door verzekeraars als Duurzame Dag Roermond); - Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie (Projecten van medewerkers mogelijk maken); - Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO (Vooral via onze website melden); - Consumenteninformatie via producten (We verwijzen actief naar informatie over de maatschappelijke betrokkenheid van onze business partners.); - Artikelen over MVO in tijdschriften of nieuwsbrieven (Interview in Limburg Onderneemt, presentatie op lokale TV, boek ""duurzame winst voor het MKB"".); - Advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten (Interview in Limburg Onderneemt, presentatie op lokale TV) Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Nee Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Ja Conflict met Reaal over het negeren van hun verantwoordelijkheid naar klanten. Alleen op basis van eigen belang zaken regelen en opleggen aan klanten. Met name speelt dit bij levensverzekeringen waar men alleen ten eigen nutte overgenomen polissen van overgenomen verzekeringsmaatschappijen naar eigen fondsen overhevelt. Meningsverschillen, meestal als klantbelang in het geding is, worden meestal met een compromis opgelost, komt een paar maal per jaar voor. plus ons eigen blog Pagina 12/13

13 Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? - Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan; - Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen; - Fora waarop stakeholders en de organisatie standpunten kunnen weergeven en oplossingen kunnen zoeken; - Formele procedures voor klachtenbehandeling; - Andere procedures om klachten op te lossen, namelijk (Gesprekken met accountmanagers) Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? - Feedback van stakeholders; - Uitvoeren van benchmarks; - Anders, namelijk (MVOmaps (MVO Nederland), duurzame groeitest (INGBank)) ; - De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten; - De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? We hadden geen doelen geformuleerd, nu dus alleen inventarisatie gedaan. Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Ansvaridea, Stad Holland (leveranciers), diverse klanten. Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? We zijn nu energie en CO2 neutraal. Al meerdere klanten een op een geïnformeerd en keuze voor MVO leveranciers gestimuleerd. Join the Pipe punt Roermond, 500 zonnedakenproject, Foodonfoot pad. Welke doelen zijn nog niet bereikt? Alle klanten bereiken en daardoor onze doelstellingen niet volledig kunnen communiceren. Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? MVO Nederland, Stichting Roerom, Transition Towns, ISO26000 zelfverklaring Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? - Ondersteunt de principes NEN-ISO 26000; - Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan; - Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie; - Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Stimuleren verenigingen, lokale voedselproductie, Transitie Roermond, Pagina 13/13