ISO Zelfverklaring. Van Kaathoven Groep. Versie 1.0 ( )

Transcriptie

1 ISO Zelfverklaring Van Kaathoven Groep 2014 Versie 1.0 ( )

2 Inhoud 1. Scope 3 2. Samenvatting 5 3 Beantwoording vraag 1 t/m Bijlage 1 Overzicht stakeholder 30 5 Inzicht in betrekken van stakeholders 31

3 1. Scope Naam van de organisatie: Van Kaathoven Groep Belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de organisatie: Het verzorgen van transporten, het inzamelen, sorteren, overslaan en bewerken van huishoudelijk- bouwen sloop- en bedrijfsafval, het recyclen en verwerken van food en non-food producten en beheer en de exploitatie van (mobiele) milieustraten. Het composteren van organische afvalstromen. Het ontwerpen en ontwikkelen en verkopen van producten uit reststromen. Het verzamelen en verwerken van droge kunststoffen. Het betreft de locaties te Sint-Oedenrode, Bladel en Uden. De volgende producten worden vervaardigd - Energydrymix voor vergisting - Compost - Kattenbakkorrels - Organische bemestingskorrels - Absorptiekorrels - Kunststof maalgoed De volgende diensten worden aangeboden uwpapiergemak: papierinzameling voor MKB uwfoliegemak: inzameling landbouwfolie en papier Landen waar de organisatie actief is: Naast bovengenoemde activiteiten die in Nederland plaatsvinden heeft de Van Kaathoven Groep een 20%- deelname in twee composteringen in Canada (Hamilton en Guelph). Locatie van het hoofdkantoor van de organisatie: Het hoofdkantoor van de Van Kaathoven Groep is gevestigd in Uden. 3

4 Eventuele divisies, werkmaatschappijen en dochterondernemingen van de organisatie: Van Kaathoven Beheer B.V. heeft twee hoofddochters; Van Kaathoven Groep B.V. en Van Kaathoven Participaties B.V. Deze bedrijven voeren de leiding over de eigen werkmaatschappijen en de werkmaatschappijen waarin deelgenomen wordt. Van Kaathoven Groep B.V. voert directie over de activabeheermaatschappijen Logistics Assets B.V., Valor Assets B.V. en onderliggende werkmaatschappijen Van Kaathoven Logistics B.V., Van Kaathoven Valor B.V. en Universal Plastic Recycling B.V. Van Kaathoven Logistics B.V. is logistiek georiënteerd. De belangrijkste activiteiten bestaan uit huis-aan-huis inzameling, bedrijfsmatige inzameling, containertransporten, trekker-oplegger transporten en overslagactiviteiten. Geografisch gezien vinden deze activiteiten plaats met als standplaats onze vestigingen in Uden, Sint-Oedenrode en Bladel. De activiteiten van Van Kaathoven Valor B.V. zijn met name gericht op verwerking en recycling van herbruikbare grondstoffen. Deze activiteiten vinden voornamelijk plaats in Bladel en Sint-Oedenrode. Universal Plastic Recycling B.V. verzorgt kunststofverwerkingsactiviteiten welke in Bladel zijn ondergebracht. Van Kaathoven Participaties B.V. heeft volledig eigendom in Van Kaathoven Canada Inc. en neemt direct deel in AIM CCF Hamilton Inc. en Wellington Organix Inc. Daarnaast beheert Van Kaathoven Participaties B.V. de deelnemingen in Van Kaathoven Organic Waste Consulting B.V. en Landbouwbedrijf Groenewoud B.V. 4

5 2. Samenvatting In dit hoofdstuk geven wij u een korte beschrijving hoe wij de implementatie van MVO hebben uitgevoerd op basis van de internationale richtlijnen voor het implementeren van MVO in een organisatie. Uitgaande van de normatieve kader bestaande uit de basishouding (7 MVO-principes) samen met onze omgeving (stakeholders) en de maatschappelijke thema s zijn wij aan de slag gegaan (implementatie). Basishouding De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat veel MVO thema s significant zijn voor de Van Kaathoven Groep. Er is echter wel verschil in de mate van significantie en bijbehorende prioritering. Van Kaathoven Groep geeft onderstaande onderwerpen de hoogste prioriteit. Nadruk op oplossingen die bijdragen tot een beter milieu; Duurzaam gebruik van hulpbronnen; Gezondheid en veiligheid op het werk; Werkomstandigheden en sociale bescherming; Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek; Oplossen van klachten. De prioritaire onderwerpen (incl. toelichting en acties) voor de Van Kaathoven Groep zijn beschreven in de prioriteringsmatrix Implementatie Als organisatie trachten we een MVO-zorgsysteem te implementeren, welke op eenzelfde wijze opereert als de zorgsystemen Kwaliteit, Milieu en Arbeidsveiligheid. De systematiek is die van de PDCA-cirkel. Middels het schrijven van de ISO zelfverklaring geven we als organisatie inzage in de eigen MVOinitiatieven en hopen hiermee ook andere partijen te inspireren om actief bezig te zijn met duurzaamheidsaspecten binnen de bedrijfsvoering. 5

6 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 1 De Van Kaathoven Groep legt rekenschap af over haar effecten op de maatschappij, de economie en het milieu 2 De Van Kaathoven Groep is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen; Rekenschap wordt afgelegd middels: - jaarlijks rapporteren middels een duurzaamheids-/ financieel jaarverslag - periodiek rapporteren van afvalstoffenregistratie aan LMA - periodiek rapporteren van inzamelactiviteiten aan Gemeenten - periodieke controles door bevoegd gezag 6

7 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 3 De Van Kaathoven Wij: Groep gedraagt zich maken onze kernwaarden en principes bekend; ethisch Via ISO zelfverklaring, een gedragscode voor leveranciers + een huishoudelijk reglement voor de eigen medewerkers richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; In de overlegstructuur is er rekening mee gehouden dat alle disciplines zijn vertegenwoordigd in het MT. Belangrijke beslissingen worden op de agenda van dit overleg gezet en de MT-leden bepalen samen of er goedkeuring komt. De algemeen directeur is eindbeslisser, maar zal hierin altijd advies inwinnen bij de overige MTleden. Nieuw te formaliseren beleid wat onze medewerkers aangaat, wordt altijd voorgelegd aan het Groepsvertegenwoordigersoverleg (vertegenwoordiging medewerkers), zodat zij invloed kunnen uitoefenen op het te voeren beleid binnen de organisatie. benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; bemoedigen het naleven van deze normen aan; maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); Via ISO zelfverklaring, gedragscode leveranciers + een huishoudelijk reglement voor de eigen medewerkers stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; De HR manager is aangesteld als vertrouwenspersoon voor de eigen medewerkers. Voor externe partijen is er geen speciaal meldpunt opgericht om onethisch gedrag te 7

8 melden. Gezien de grootte van de organisatie en de korte lijnen die er zijn met onze stakeholders, hebben we hier geen prioriteit aan toegekend. Aan onderstaande aandachtspunten hebben we als organisatie geen directe invulling gegeven daar onze organisatie te klein van omvang is om het effect te kunnen meten of onze activiteiten geen betrekking hebben op het gestelde: stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na (niet van toepassing op onze organisatieactiviteiten); respecteren het welzijn van dieren (niet van toepassing op onze organisatieactiviteiten); Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 4 De Van Kaathoven Groep respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in Wij: Zie bijlage 1 weten wie onze stakeholders zijn (groen gemarkeerde partijen zijn onze directe stakeholders); erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; 8

9 Toelichting/voorbeelden: In het door de NRK georganiseerde collectieve traject omtrent ISO hebben wij gezamenlijk onze stakeholders geïdentificeerd. Ook hebben we met de 3 belangrijkste stakeholdergroepen werknemers, klanten en toeleveranciers een collectieve stakeholderdialoog georganiseerd. Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 5 De Van Kaathoven Groep respecteert de geldende wet- en regelgeving Wij: stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving; Toelichting/voorbeelden: Ieder kwartaal wordt het register wet- en regelgeving gecheckt op wijzigingen. Wijzigingen worden doorgevoerd in de milieuaspectenregisters van de verschillende locaties. Jaarlijkse vinden controlerondes door interne /externe partij plaats op de locaties om de naleving op wet- en regelgeving te beoordelen. Medewerkers worden op de hoogte gesteld (middels persoonlijke mailing, interne mededeling, bijeenkomst) van gewijzigde wet- en regelgeving en hoe deze te kunnen naleven. 9

10 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 6 De Van Kaathoven Groep respecteert de internationale gedragsnormen respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties; anders, namelijk doordat wij actief lid zijn van branche vereniging [NRK], ondersteunen wij de volgende initiatieven: Ondersteunt NRK activiteiten in EU op gebied van normalisatie en op gebied van Certificering. De Van Kaathoven Groep is voornamelijk actief in Nederland waar duidelijke wet- en regelgeving is aangaande milieu en maatschappij. Daarnaast wijzen we onze partners en in het bijzonder onze leveranciers erop dat ze eerlijk zaken doen en de internationale wet- en regelgeving en gedragsregels naleven. 7 De Van Kaathoven Groep respecteert en erkent de universele mensenrechten respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; respecteren de internationale gedragsnormen; De Van Kaathoven Groep is voornamelijk actief in Nederland waar duidelijke wet- en regelgeving is aangaande milieu en maatschappij. Daarnaast wijzen we onze partners en in het bijzonder onze leveranciers erop dat ze eerlijk zaken doen en de internationale wet- en regelgeving en gedragsregels naleven. 8 Hoe heeft de Van Kaathoven Groep haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm Als deelnemer aan het door de branche (NRK) georganiseerde collectieve project omtrent ISO 26000, hebben wij de relevante stakeholdergroepen (en voorbeelden van individuele stakeholders) eerst intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan hebben we bij de Van Kaathoven Groep wederom getoetst en waar nodig aangevuld. Zie bijlage 1 10

11 geraadpleegd)? Startpunt voor het identificeren van onze stakeholders was het denken in onze toeleverketen, waardeketen en omgeving. Wij hebben de stakeholders van onze organisatie onderverdeeld in de volgende groepen. Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 9 Wie zijn de stakeholders van de Van Kaathoven Groep? Zie bijlage 1 Figuur 1: stakeholders Van Kaathoven Groep. * Bijlage 1 geeft overzicht van alle stakeholders met bijbehorende belangen 10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop de Van Kaathoven Groep dat heeft gedaan) Wij betrekken onze stakeholders om: inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; onze MVO-prestaties te beoordelen; Zie bijlage 2 11

12 mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden; Toelichting/voorbeelden: Zie bijlage 2 voor de uitwerking Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 11 Geef aan of u als de Van Kaathoven Groep heeft gekeken naar: Bij het bepalen van relevante onderwerpen, hebben wij gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Toelichting/voorbeelden: Deelname aan de impactsessie en stakeholderdialogen is een rechtvaardiging om alle drie de aandachtspunten te selecteren 12 Welke onderwerpen zijn relevant? De volgende onderwerpen zijn relevant voor de Van Kaathoven Groep: De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat alle MVO relevant zijn voor de Van Kaathoven Groep. Er is echter wel verschil in de mate van relevantie. De meest relevante onderwerpen zijn: Duurzaam gebruiken van hulpbronnen (milieu) Voorkomen van milieuvervuiling (milieu) MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) 12

13 Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen (eerlijk zakendoen) Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren (arbeidspraktijk) Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden (arbeidspraktijk) Persoonlijke ontwikkeling en training bieden op de werkplek (arbeidspraktijk) De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: Bevorderen van MVO in de keten (eerlijk zakendoen) Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) Op MVO thema niveau ziet de relevantie van de verschillende thema s er als volgt uit (relevantie NRK-leden is in deze ook relevantie Van Kaathoven Groep): 13

14 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 13 Welke criteria heeft de Van Kaathoven Groep gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? De volgende criteria zijn gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen: op basis van actieve deelname aan de impactsessies en stakeholderdialogen, kunnen volgens ons de volgende criteria worden aangevinkt: De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. Andere criteria, namelijk de inschatting van de deelnemers aan het NRK collectieve ISO project over de effectiviteit van (collectieve) actie op een onderwerp. Systematisch zijn hiervoor alle MVO onderwerpen gescoord en besproken. De uitkomst hiervan is vervolgens voorgelegd aan een vertegenwoordiging van 3 stakeholdergroepen: werknemers, toeleveranciers en klanten. 14 Welke onderwerpen zijn significant? De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat veel MVO thema s significant zijn voor de Van Kaathoven Groep. Er is echter wel verschil in de mate van significantie. De meest significante onderwerpen zijn: Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren (arbeidspraktijk) Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden (arbeidspraktijk) Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek bieden (arbeidspraktijk) Voorkomen van milieuvervuiling (milieu) Duurzaam gebruiken van (hulp)bronnen (milieu) MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: Voorloper zijn in de ontwikkeling van duurzame dienstverlening en producten 14

15 Beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid (consumentenaangelegenheden) Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen (eerlijk zakendoen) Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) Werkgelegenheid bevorderen (betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap) Op MVO thema niveau ziet de significantie van de verschillende thema s er als volgt uit: 15

16 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 15 Welke criteria heeft de Van Kaathoven Groep gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? De volgende criteria zijn gebruikt voor het bepalen van de prioritaire onderwerpen: onze prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices. de mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen. de kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins 16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? Prioriteiten Van Kaathoven Groep Nadruk op oplossingen die bijdragen tot een beter milieu Duurzaam gebruik van hulpbronnen Gezondheid en veiligheid op het werk Werkomstandigheden en sociale bescherming Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Oplossen van klachten 16

17 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bron: niet openbaar beschikbaar 17 Tot welke acties heeft dit De prioritaire onderwerpen (incl. toelichting en acties) voor de Van Kaathoven Groep geleid of gaat u nemen? zijn beschreven in de prioriteringsmatrix 18 Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen) 19 Geef aan welke stakeholders en op welke wijze de Van Kaathoven Groep deze stakeholders heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: De prioritaire onderwerpen (incl. toelichting en acties) voor de Van Kaathoven Groep zijn beschreven in de prioriteringsmatrix Als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve traject ISO hebben wij deelgenomen aan een serie workshops met eigen medewerkers, en met klanten, toeleveranciers en overheden. Tijdens deze workshops is steeds op systematische wijze de relevantie en significantie van de MVO onderwerpen besproken en uiteindelijk gescoord. Het per stakeholdergroep gevolgde trechterproces is gevisualiseerd in onderstaande afbeelding. De uitkomst van deze multi-stakeholder raadpleging hebben wij vervolgens gebruikt om tot de prioriteitstelling te komen. 17

18 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 20 Welk (typen) organisaties Zie hiervoor bijlage 1. Bij iedere belanghebbende is vermeld wat de invloedsfeer Zie bijlage 1 bevinden zich in de betreft. De belanghebbenden in de directe sfeer zijn groen gearceerd. invloedssfeer van de Van Kaathoven Groep en hoe verhouden zich die tot de organisatie? 21 Op welke manier stimuleert de Van Kaathoven Groep maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden Toelichting: Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden. Middels de gedragscode -verklaring leveranciers van de Van Kaathoven Groep. Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. De ISO zelfverklaring van de Van Kaathoven Groep Door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders. >Collectieve stakeholderdialoog NRK >Samenwerkingsverbanden bij duurzaamheidsprojecten >Goede contacten met B&W (regionaal) onderhouden aangaande nieuwe initiatieven + informeren over brancheontwikkelingen Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren. > Duurzaamheidscriteria bij inkopen > Als organisatie nieuwe duurzame activiteiten ontwikkelen Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. >Samenwerkingsverbanden bij duurzaamheidsprojecten >Belevingshal -> educatie over activiteiten van de Van Kaathoven Groep in relatie tot een duurzamere samenleving. >Gastcolleges door algemeen directeur bij Hogescholen >Voorlichtingsbijeenkomsten buurtbewoners Door het opstarten van een lobby en het gebruik van relaties met media. 18

19 > Via vakpers en regionale of lokale media > Bedrijfsverenigingen (in contact met regionale politiek en ondernemers) Door het promoten van goede voorbeelden. Voorbeelden: >3- in- 1 voertuig (slimme & duurzame inzameling) >Recyclebare kattenbakvulling (zie foto s) >Belevingshal >Afvalcoaches Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. >Arbocatalogus afvalbedrijven >Collectieve ISO invoering Anders, namelijk >Brabantse ontwikkelmaatschappij BOM > innovaties >Groenewoudgas > duurzame energie >Onderzoeksbureau plus leverancier > ontwikkeling CO2-omrekentool >HAS -> insectenteelt >Leveranciers -> afvalcoaches >Collega-ondernemers -> uitdenken duurzame inzamel- en verwerkingsconcepten Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 22 Op welke manier beoordeelt de Van De Van Kaathoven Groep beoordeelt effecten van de eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie door: Kaathoven Groep >Uitvoeren van periodieke medewerkerstevredenheid- en gezondheid onderzoeken (potentiele) (negatieve) >Buurtbijeenkomsten (incl. open dagen etc.) effecten van de eigen >Uitvoeren en naleven van algemene en specifieke risico inventarisatie & evaluatie activiteiten en besluiten (RIE), eventueel aangevuld met recent voorbeeld van een genomen actie op de maatschappij, milieu en economie >Opstellen van persoonlijke ontwikkelingsplannen en evaluatie daarvan >Opstellen van een (financieel of maatschappelijk) jaarverslag >Opstellen en naleven van gedragscode leveranciers >Productontwikkeling met belanghebbenden >Procedure voor klachtafhandeling 19

20 >Klanttevredenheidsonderzoek >Groepsvertegenwoordigersoverleg Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 23 Op welke manier beoordeelt de Van Kaathoven Groep Dit doen wij door zo transparant mogelijk te zijn (zie vraag 2), en door actief de dialoog met partijen in onze invloedsfeer op te zoeken. Deelname aan de collectieve stakeholderdialogen is hiervan een voorbeeld. (potentiele) (negatieve) Andere voorbeelden hiervan zijn: effecten van de >Gesprekken met gemeente en provincie activiteiten en besluiten >Aanwezigheid ledenbijeenkomst brancheorganisaties van organisaties in uw invloedssfeer op de >Organiseren buurtbijeenkomsten maatschappij, milieu en >Lezen van MVO-/ duurzaamheidsverslagen van gelieerde partijen. economie 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd door de Van Kaathoven Groep De Van Kaathoven Groep past gepaste zorgvuldigheid to door: Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. >Gedragscode (incl. wijze van naleving) >Handboek werknemers >Huishoudelijk reglement Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen. >Energiemonitoring >Financieel jaarverslag >project evaluaties >KPI s op aspecten 3 P s Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren. MVO als meetbaar zorgsysteem integreren in de bedrijfsvoering Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. MVO als meetbaar zorgsysteem integreren in de bedrijfsvoering (PDCA-cirkel) Anders, namelijk zie antwoorden vragen 21, 22 en 23 20

21 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 25 Welke potentiele negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft de Van Kaathoven Groep geïdentificeerd? Een voorwaarde om alle voordelen tot zijn recht te laten komen is recycling of opwaardering van afvalproducten. Hoewel wij als reststroominzamelaar /-verwerker altijd vooruitstrevend zijn geweest, is hier nog winst te behalen, in samenwerking met andere partijen in de keten. In een productieomgeving kunnen mensen worden blootgesteld aan belastingen. In een extreem geval kan dit leiden tot letsel. Wij zijn ons van dit risico bewust en plegen continu inspanning om het risico te beperken. 26 Hoe heeft de Van Kaathoven Groep richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid Als tweede risico bij een productieomgeving zijn milieuaspecten te noemen. Middels ons milieuzorgsysteem doen we er alles aan om omwonenden en andere belanghebbenden zo min mogelijk hinder te laten ondervinden van onze bedrijfsvoering. De Van Kaathoven Groep heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie. >Zie de website Een wereld zonder afval Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. >Zie de website >Beleidsverklaring Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. >Gedragscode-/ verklaring leveranciers Van Kaathoven Groep Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART). >Zie vraag 17 >Prioriteringsmatrix 21

22 Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget,enz.). > Zie vraag 17 >Prioriteringsmatrix Anders namelijk, het vormen van partnerschappen die voordelen bieden aan stakeholders. Voorbeelden hiervan: >Exporteren/delen van kennis aangaande duurzame afvalverwerking >Opleiden van afvalcoaches >Opwekken duurzame energie >Regionale netwerkparticipatie >Lid MVO-NL Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 27 Op welke manier creëert de Van Kaathoven Groep draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? De Van Kaathoven Groep creëert draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid door: het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en - onderwerpen. de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. >de algemeen directeur is zelf de initiatiefnemer geweest om mindset van de organisatie te richten op een duurzame bedrijfsvoering. Door verschillende disciplines aan te schakelen, wordt verder invulling gegeven aan het meten en verder ontwikkelen van de MVO-initiatieven binnen de organisatie. >als organisatie trachten we een MVO-zorgsysteem te implementeren, welke op eenzelfde wijze opereert als de zorgsystemen Kwaliteit, Milieu en Arbeidsveiligheid. De systematiek is die van de PDCA-cirkel. >middels het schrijven van een duurzaamheidsverslag en de ISO zelfverklaring geven we als organisatie inzage in de eigen MVO-initiatieven en hopen hiermee ook andere partijen te inspireren om actief bezig te zijn met duurzaamheidsaspecten binnen de bedrijfsvoering anders, namelijk een jaarlijkse actiedag Dag van de duurzaamheid op om 22

23 bewustwording omtrent duurzaam ondernemen bij medewerkers te vergroten. Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 28 Op welke manier ontwikkelt de Van Kaathoven Groep de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid Innoveren samen met andere partijen in de keten is van levensbelang binnen onze sector. Rekening houden met onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is onlosmakelijk verbonden met dit voortdurende innovatieproces. Zoals ook beschreven in het antwoord op vraag 10 en vraag 27 betrekken wij onze stakeholders hierbij. Concrete voorbeelden van competentieontwikkeling voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn: binnen én buiten de >PDCA-cirkel is basis voor het borgen en ontwikkelen van de MVO-initiatieven. organisatie? Doordat we in de organisatie te maken hebben met meerdere zorgsystemen, zijn we hier mee bekend en willen we het MVO-zorgsysteem hierbij integreren. >Regelmatig bezoeken van events en bijeenkomsten op gebied van MVO door directie en managementleden >Lid van MVO Nl met name gericht op kennisdeling en het generen van best practices op het gebied van MVO-ontwikkeling. >Partnerschappen aangaan met partijen in de keten om innovaties te bewerkstelligen welke een duurzaamheidskarakter hebben. Hierbij ontstaat ook weer kennisdeling en de ontwikkeling van best practices (zie vraag 26). 29 Op welke manier heeft de Van Kaathoven Groep haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? De Van Kaathoven Groep heeft dit geïntegreerd: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren. Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten. Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid. 23

24 Toelichting: De PDCA-cirkel is basis voor het borgen en ontwikkelen van de MVO-initiatieven. Doordat we in de organisatie te maken hebben met meerdere zorgsystemen, zijn we hier mee bekend en willen we het MVO-zorgsysteem hierbij integreren. Zie ook de uitwerking van eerdere vragen 1, 2, 4, 16, 21, 22, 24, 26 en 28. Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 30 Houdt de Van Kaathoven Groep bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? De communicatie van de Van Kaathoven Groep over maatschappelijke verantwoordelijkheid is: Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Toelichting: verantwoording vindt plaats middels het duurzaamheidsverslag en de ISO zelfverklaring. De ISO zelfverklaring zal gepubliceerd worden op het publicatieplatform ISO van NEN en is hiermee toegankelijk voor alle stakeholders. Het duurzaamheidsverslag is opvraagbaar. 24

25 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 31 Op welk manier communiceert de Van Kaathoven Groep over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? 32a Rapport de Van Kaathoven Groep over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Wij communiceren over onze maatschappelijke verantwoordelijkheid door: In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie. Interne teamactiviteiten met als doel maatschappelijke verantwoordelijkheid te integreren in de hele organisatie. Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO. Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen. Publiekscommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval. Artikelen over MVO in tijdschriften of nieuwsbrieven. Advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten. Ter beschikking stellen van informatie voor publieke doelen. Openbare maatschappelijke verslagen. Ja, rapportage vindt plaats middels het duurzaamheidsverslag en het (actueel) publiceren van de ISO zelfverklaring. Het duurzaamheidsverslag is voor de interne organisatie toegankelijk via het intranet, voor externe partijen is deze op aanvraag beschikbaar. De ISO zelfverklaring is gepubliceerd op het publicatieplatform ISO b Geef aan of in het maatschappelijk verslag van uw organisatie informatie staat over: In ons maatschappelijke verslag staat informatie over: Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema s. Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema s. Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage. 25

26 Successen en tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt. Toelichting: In 2014 is voor de eerste maal gerapporteerd middels een duurzaamheidsverslag over het kalenderjaar 2013 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 32c Heeft de Van Kaathoven Groep bij het opstellen van het maatschappelijke verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen? 33a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? 33b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? De Van Kaathoven Groep heeft bij het opstellen van het maatschappelijk verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen: De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie. (Kleine organisaties verstrekken doorgaans minder informatie, bespreken minder onderwerpen en hebben een kleiner toepassingsgebied dan grote organisaties.) Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren. (Het is de verwachting dat organisaties die meer ervaring hebben met rapporteren, in staat zullen zijn meer in detail te rapporteren dan organisaties die hiermee pas net starten.) Toelichting: In 2014 is voor de eerste maal gerapporteerd middels een duurzaamheidsverslag over het kalenderjaar 2013 Nee, er zijn sinds de oprichting in 1960 geen conflicten of meningsverschillen geweest met stakeholders die niet constructief opgelost zijn. De Van Kaathoven Groep hanteert de volgende mogelijke methoden om (eventuele) conflicten op te lossen: Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te 26

27 voorkomen. Formele procedures voor klachtenbehandeling. Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 34 Op welke manier monitort de Van De Van Kaathoven Groep monitort haar activiteiten die effect hebben op relevante onderwerpen en thema s door: Kaathoven Groep haar Feedback van stakeholders. activiteiten die effect hebben op relevante Meten met behulp van indicatoren, zie ook vraag 24 thema s en onderwerpen Geef aan of voor deze monitoring de volgende punten gelden: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. 35 Hoe heeft de Van Kaathoven Groep haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? De Van Kaathoven Groep heeft haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen als volgt beoordeeld: In het door de NRK georganiseerde collectieve ISO project zijn onze prestaties op de relevante thema s en onderwerpen collectief beoordeeld door onze medewerkers, klanten en toeleveranciers (zie hiervoor ook vraag 12). De collectieve thema s en onderwerpen kwamen overeen met de initiatieven en thema s die in onze eigen bedrijfsvoering spelen, waardoor de collectieve uitwerking als basis gebruikt is. Heeft u zich daarbij de volgende vragen gesteld: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? 27

28 Zijn alle relevante personen erbij betrokken? Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 36 Heeft de Van Kaathoven Groep de stakeholders betrokken, zo ja welke? Ja, als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve project ISO hebben wij collectief onze werknemers, klanten, toeleveranciers en de lokale overheid betrokken bij het beoordelen van onze inspanningen en prestaties op de relevante onderwerpen (zie ook vraag 12). 37a Welke verbeteringen of successen heeft de Van Kaathoven Groep bereikt? 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Zie de prioriteringsmatrix waarin is opgenomen welke acties de Van Kaathoven Groep reeds heeft genomen (zie kolom genomen acties ) om MVO succesvol te implementeren. In deze matrix is daarbij ook zichtbaar ( geplande acties ) welke initiatieven nog genomen zullen worden om succesvol te blijven. Zie vraag 37a 38 Aan welke MVOinitiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt de Van Kaathoven Groep deel? 39 Welke van onderstaande punten heeft de Van Kaathoven Groep overwogen bij de keuze voor dit initiatief? > Actieve bijdrage bij regionale initiatieven op het gebied van duurzaamheid, zoals pilots bij gemeentelijke inzameling, initiatieven binnen Agrifood Capital regio, de Brabantse Ontwikkelmaatschappij en ondernemerscollectieven. > Lid van MVO NL (kennisdeling en vergaren van best practices) > Duurzaamheidsverslaglegging volgens GRI-richtlijn ondersteunt de principes NEN-ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden. Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken. Is goed toegankelijk. 28

29 Nr. Vraag Antwoord op de vraag Bronnen: niet openbaar beschikbaar 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in Het initiatief is ingezet voor het schrijven van het eerste duurzaamheidsverslag door de Van Kaathoven Groep (verslagjaar 2013). verband met het MVOinitiatief? practices Daarnaast draagt deelname ertoe bij dat netwerken en de uitwisseling van best plaatsvindt. 29

30 Bijlage 1 30

31 Bijla 31