Onderbouwing. Antwoorden op de onderzoeksvragen volgens de NPR 9026:2011. Environmental Sciences Group Wageningen UR. Maart 2012

Transcriptie

1 Onderbouwing Antwoorden op de onderzoeksvragen volgens de NPR 9026:2011 Environmental Sciences Group Wageningen UR Maart 2012

2 1. Scope van de toepassing van NEN-ISO en de zelfverklaring Naam van de organisatie: Environmental Sciences Group, Wageningen UR Belangrijkste activiteiten van de organisatie: De Environmental Sciences Group (ESG) wordt gevormd door Alterra, onderdeel van Wageningen UR, en Departement Omgevingswetenschappen van Wageningen University. De ESG draagt bij aan een kwalitatief hoogwaardige en duurzame groene leefomgeving door het verzorgen van wetenschappelijk onderwijs en het doen van fundamenteel en toegepast onderzoek. In welke landen zijn wij actief? Standplaats is Nederland. Onderzoek vindt plaats in Nederland en in verschillende landen, binnen en buiten Europa. Andere divisies, werkmaatschappijen, dochterondernemingen enz. De ESG bestaat uit Alterra, onderdeel van Stichting DLO, en het Departement Omgevingswetenschappen van Wageningen University. Beide zijn "divisies" van Wageningen University and Research Centre (Wageningen UR). Daarnaast vallen onder de ESG: - ISRIC World Soil Information - WOT Natuur & Milieu NEN-ISO en de zelfverklaring zijn van toepassing op: De onderzoek- en onderwijsactiviteiten in Nederland, inclusief de voorbereidende activiteiten voor projecten in het buitenland. De ingevoerde antwoorden hebben betrekking op het jaar: van 16

3 2. Principes (vraag 1 t/m 7) Nr. Vraag Antwoord Bron Afleggen van rekenschap 1 Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? Transparantie 2 Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: Duurzaamheidsverklaring ESG de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen De directie van de ESG neemt haar maatschappelijke verantwoordelijkheid door een beleid te voeren dat gericht is op een balans tussen economische, ecologische en maatschappelijke belangen. Dit is vastgelegd in een (actuele) duurzaamheidsverklaring. De beleidsvoornemens uit de duurzaamheidsverklaring zijn input voor de beleid- en planningcyclus van onze organisatie, en worden zo omgezet in acties. Deze acties worden vervolgens gemonitord. De voortgang wordt jaarlijks beoordeeld tijdens de directiebeoordeling van de managementsystemen. Wij zijn transparant over: Informatie over onze organisatie is het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; te vinden op de manier waarop besluiten tot stand komen; en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; onze financiële prestaties; waar onze financiële middelen vandaan komen; de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en - activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); zie tabblad "over". 2 van 16

4 Nr. Vraag Antwoord Bron wie wij als onze stakeholders beschouwen; de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie. Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar; Begrijpelijk voor onze stakeholders; Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Ethisch gedrag 3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? En is Hoe is dit geformaliseerd? Bij Wageningen UR is veel geregeld in "concernstandaarden", zoals in de corporate governance code van Wageningen UR. Jaarlijks wordt een (financieel) jaarverslag opgesteld. De jaarverslaglegging van ESG is opgenomen in het "corporate" jaarverslag van Wageningen UR. Wij: maken onze kernwaarden en principes bekend; richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; bemoedigen het naleven van deze normen aan; maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; Informatie is te vinden op en zie tabblad "over". Deze gedragscodes worden nader toegelicht in de prioriteringsmatrix (bijlage C) bij onder andere de thema s mensenrechten en eerlijk zaken doen. 3 van 16

5 Nr. Vraag Antwoord Bron respecteren het welzijn van dieren. Voor medewerkers is de "Integriteitscode Wageningen UR" leidend, deze is vastgesteld door de Raad van Bestuur d.d. 26 oktober De principes van goed bestuur (corporate governance) zijn vastgelegd in de Corporate Governance Code van Wageningen UR. Onderdeel van deze code zijn de Klokkenluidersregeling en de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen. Voor het doen van onderzoek zijn principes t.a.v. ethisch gedrag geformuleerd in de Wageningse Gedragscode Wetenschapsbeoefening. Respect voor belangen van stakeholders 4 Onze organisatie respecteert Wij: de belangen van stakeholders weten wie onze stakeholders zijn; en speelt hierop in. erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; geven? hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben. Respect voor rechtsorde 5 Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Wij hebben onze stakeholders in het kader van maatschappelijke verantwoordelijkheid in kaart gebracht. In 2012 wordt nader uitgewerkt hoe de stakeholders zich verhouden tot de invloedsfeer van de ESG en welke stakeholders we op welke manier gaan betrekken bij het MVO-beleid van de ESG. Wij: stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; Zie ook de toelichting bij de prioriteringsmatrix (bijlage C) bij onder andere de thema s bestuur van de organisatie, 4 van 16

6 Nr. Vraag Antwoord Bron Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; arbeidspraktijk en milieu. geven? informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving. ESG houdt zich aan de wet- en regelgeving, in Nederland en daarbuiten. Dit wordt periodiek beoordeeld, als onderdeel van de managementcyclus t.a.v. de managementsystemen ISO 9001 en ISO Wat betreft de milieuaspecten is een register wet- en regelgeving in het kader van ISO aanwezig. Deze wordt jaarlijks bijgewerkt. Dit register zal worden aangevuld met relevante MVO-onderwerpen. Op het gebied van de arbeidsomstandigheden wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Dit is geborgd in de regelmatig uitgevoerde risico-inventarisaties en evaluaties. Respect voor internationale gedragsnormen 6 Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? Respect voor mensenrechten 7 Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te Wij: respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen; voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties. Wij: respecteren deze rechten onverkort in alle landen, culturen en situaties; ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; maken geen misbruik van of voordeel halen uit situaties waarin de Zie ook de toelichting bij de prioriteringsmatrix (bijlage C) bij onder andere de thema s bestuur van de organisatie, arbeidspraktijk en milieu. Zie de toelichting bij de prioriteringsmatrix (bijlage C) bij het thema mensenrechten. 5 van 16

7 Nr. Vraag Antwoord Bron geven? mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; respecteren altijd minimaal de internationale gedragsnormen. Dit principe zal in 2012 nader worden uitgewerkt in een handreiking voor het opstellen van voorstellen voor internationale projecten. 3. Stakeholders (vraag 8 t/m 10) Nr. Vraag Antwoord Bron 8 Hoe hebben wij onze stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? 9 Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? 10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? In 2011 zijn de stakeholders door de kwaliteitscoördinatoren in kaart Document De stakeholders van gebracht. Vervolgens is per MVO-onderwerp uitgewerkt welke stakeholders in ESG (niet openbaar). meer of mindere mate betrokken zijn bij de verschillende deelonderwerpen. Zie het principe Respect voor In 2012 wordt deze analyse verder uitgewerkt, o.a. door de dialoog met stakeholders (vraag 4) en de stakeholders aan te gaan. uitwerking per kernthema in de prioriteringsmatrix (bijlage C). Onze stakeholders zijn medewerkers, studenten, klanten, partners, NGO s, In de prioriteringsmatrix is per overheden, burgers en consumenten. kernthema een stakeholderanalyse opgenomen. Wij betrekken onze stakeholders om: Voorbeelden van inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; onze MVO-prestaties te beoordelen; mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); stakeholderbetrokkenheid zijn te vinden in de toelichting bij de prioriteringsmatrix (bijlage C). 6 van 16

8 waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden. Betrokkenheid van onze stakeholders is van belang om ons MVO-beleid goed vorm te kunnen geven. Vooral onze medewerkers en studenten zijn hierbij een belangrijke gesprekspartner en graadmeter. Daarnaast kunnen we bijdragen aan duurzaamheid door onze uitgangspunten over maatschappelijke verantwoordelijkheid te delen met onze klanten en leveranciers. 4. MVO-kernthema's (vraag 11 t/m 19) Nr. Vraag Antwoord Bron 11 Welke criteria hebben wij gebruikt bij het bepalen van de relevantie Wij hebben bij het bepalen van de relevante onderwerpen hebben we de volgende criteria toegepast: van onderwerpen? de eigen activiteiten en die in de waardenketen: leveranciers en klanten; het van toepassing zijn van wet- en regelgeving; het effect van besluiten op stakeholders en/of duurzame ontwikkeling; speciale betekenis van het onderwerp voor het eigen beleid. 12 Welke onderwerpen zijn relevant? De voor onze organisatie relevante onderwerpen zijn opgenomen in de prioriteringsmatrix. 7 van 16

9 13 Welke criteria hebben wij gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? Voor het bepalen van significante onderwerpen hebben wij gekeken naar: impact en ambities; omvang van effect op stakeholders/duurzame ontwikkeling; effect van activiteiten op MVO-onderwerp; belang dat stakeholders aan het onderwerp hechten; wordt het onderwerp binnen de maatschappij belangrijk gevonden; het risico bij niet naleven van wet- en regelgeving, internationale gedragsnormen (o.a. mensenrechten, in gevaar brengen van leven en gezondheid, in gevaar brengen milieu). 14 Welke onderwerpen zijn significant? 15 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? De voor onze organisatie significante onderwerpen zijn opgenomen in de prioriteringsmatrix. Voor het bepalen van de prioriteit van onderwerpen hebben wij gekeken naar: Waar willen we zelf de nadruk opleggen? Sluit het onderwerp aan bij de kern van ons MVO-beleid? Huidige prestaties Draagt het onderwerp direct bij aan onze doelstellingen? Wat is de haalbaarheid van acties t.a.v. het onderwerp? Wat zijn de kostenimplicaties? Het gemak en de snelheid waarmee de acties kunnen worden gerealiseerd? Waar willen we ons MVO-beleid uitdragen? 16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? De onderwerpen die voor onze organisatie prioriteit hebben zijn opgenomen in de prioriteringsmatrix. 17 Tot welke acties heeft dit geleid of welke acties gaan we nemen? 18 Kunnen wij de prioriteitsstelling toelichten? 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Voor de prioritaire onderwerpen zijn acties opgenomen in de prioriteringsmatrix. Deze acties worden opgenomen in de jaarlijkse planningen ten aanzien van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Van de prioriteitstelling van elk kernthema is een toelichting opgenomen in de bijlage van de prioriteringsmatrix. De direct betrokkenen waren: de kwaliteitscoördinatoren van elke afdeling; het team Kwaliteit, arbo en milieu (KAM-team); het managementteam (directie en leidinggevenden afdelingen). 8 van 16

10 Het KAM-team heeft in 2011 in samenwerking met NEN Advies een nulmeting uitgevoerd. De webtool van de NEN is hierbij als uitgangspunt gebruikt. De kwaliteitscoördinatoren en het KAM-team hebben zich vervolgens verdiept in de richtlijn ISO 26000, door middel van twee workshops. In de eerste workshop is gewerkt aan de stakeholderanalyse, de MVO-principes en de relevantie van de kernthema s. Tijdens deze workshop kwamen vier witte vlekken naar voren, dit zijn gebieden binnen ISO die nog niet zo goed in kaart zijn gebracht, of waar nog geen beleid op is gemaakt. In de tweede workshop zijn deze gebieden verder uitgewerkt. Per witte vlek is een plan van aanpak voor 2012 opgesteld. Leden van het managementteam zijn direct betrokken bij deze plannen van aanpak en verantwoordelijk voor het agenderen van de onderwerpen bij het managementteam. 5. Integratie (vraag 20 t/m 40) Nr. Vraag Antwoord Bron Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Organisaties in onze invloedssfeer zijn voornamelijk klanten, partners, collega s (waaronder andere onderdelen binnen Wageningen UR), concurrenten en overheden (lokaal, regionaal, nationaal en internationaal). Ook vertegenwoordigingen van medewerkers, studenten en burgers behoren tot onze invloedssfeer. 21 Op welke manier stimuleert uw Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele organisatie maatschappelijke voorwaarden (bijvoorbeeld in aanbestedingstrajecten en verantwoordelijkheid bij andere samenwerkingsovereenkomsten); organisaties? Geef voorbeelden. Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen (deze zelfverklaring in het kader van ISO en een actuele duurzaamheidsverklaring); Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren; Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten; Door het promoten van goede voorbeelden; Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan Zie ook de figuur in hoofdstuk 3 (stakeholders). Zelfverklaring ISO Duurzaamheidsverklaring Voorbeelden zijn te vinden in de toelichting per kernthema bij de prioriteringsmatrix (bijlage C), in de kolom Wat is er bij ESG? 9 van 16

11 Gepaste zorgvuldigheid 22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie? duurzaamheidsprojecten te werken. Door middel van periodieke beoordelingen. Wat betreft de duurzaamheidsaspecten is dit uitgewerkt in de kwaliteit- en milieumanagementsystemen (ISO 9001 en ISO 14001). Door middel van periodieke beoordelingen. Wat betreft de duurzaamheidsaspecten is dit uitgewerkt in de kwaliteit- en milieumanagementsystemen (ISO 9001 en ISO 14001). Voorbeelden t.a.v. het beoordelen van organisaties in onze invloedssfeer zijn: - Bij aanbestedingstrajecten (inkoop) worden duurzaamheidscriteria toegepast bij de selectie ven leveranciers. - Bij projectvoorstellen richting klanten worden indien noodzakelijk alternatieven aangedragen als een gevraagde methode negatieve effecten zou kunnen hebben (gebruik bepaalde onderzoeksmethode, hulpmiddelen e.d.). Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen (integriteitscode medewerkers Wageningen UR, Gedragscode wetenschapsbeoefening, richtlijnen voor aanbestedingstrajecten en samenwerkingsovereenkomsten); Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen (het jaarlijks uitgevoerde management review, het jaarlijks beoordelen van de vragen t.a.v. de zelfverklaring ISO 26000). Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren (integriteitscode medewerkers Wageningen UR, milieuchecklist voor projectleiders) Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering (werken volgens de plan-do-check-act cyclus, d.m.v. de managementsystemen ISO 9001 en ISO en de risicoinventarisatie en evaluatie t.a.v. arbeidsomstandigheden, MVOaspecten worden hierin opgenomen). Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken Zie de uitwerking van het kernthema Bestuur van de organisatie bij de prioriteringsmatrix (bijlage C). Zie voor voorbeelden ook de toelichting per kernthema bij de prioriteringsmatrix (bijlage C). 10 van 16

12 (managementsystemen ISO 9001 en ISO en de risicoinventarisatie en evaluatie t.a.v. arbeidsomstandigheden). 25 Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Zie het antwoord bij vraag 24 en de prioriteringsmatrix. Visie, missie, beleid en strategie 26 Op welke manier geeft onze Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke organisatie richting aan haar verantwoordelijkheid: maatschappelijke Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in verantwoordelijkheid? onze visie en missie; Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie; Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART) Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.) Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27 Op welke manier creëert uw Om draagvlak te creëren voor maatschappelijke verantwoordelijkheid: organisatie draagvlak voor - werken we aan de bewustwording van medewerkers en studenten van maatschappelijke wat ze eigenlijk al doen aan MVO en waar ze aan zouden kunnen verantwoordelijkheid binnen én denken. buiten de organisatie? - gaan we in dialoog met leveranciers en klanten. Zie voor voorbeelden ook de toelichting per kernthema bij de prioriteringsmatrix (bijlage C). Jaarplan Duurzaamheid ESG (niet openbaar). Zie voor meer informatie de toelichting per kernthema bij de prioriteringsmatrix (bijlage C). Document De stakeholders van ESG (niet openbaar). Jaarplan Duurzaamheid ESG (niet openbaar). 28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde Wij besteden hierbij aandacht aan door: het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en onderwerpen; de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid, d.m.v. het jaarlijks uitgevoerde management review. het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Door invulling te geven aan de gestelde vragen uit deze zelfverklaring. Uit deze zelfevaluatie uitgevoerd in 2011 zijn vier onderwerpen naar voren Document De stakeholders van ESG (niet openbaar). 11 van 16

13 competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisaties? 29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? gekomen waar we in 2012 aan gaan werken. Hierbij zal aandacht worden besteedt aan competentieontwikkeling. Maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt meegenomen in de dagelijkse besluitvorming. De manier waarop wij dit doen is beschreven in de bestaande kwaliteit- en milieumanagementsystemen. Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen; door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren; door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten; door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur; door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid. Jaarplan Duurzaamheid ESG (niet openbaar). Duurzaamheidsverklaring ESG. Kwaliteits- en milieuhandboek (ISO 9001, ISO 14001). Zie voor meer informatie de toelichting per kernthema Bestuur van de organisatie bij de prioriteringsmatrix (bijlage C). Communcatie en rapportage 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? Zie voor meer informatie de toelichting per kernthema bij de prioriteringsmatrix. Bij communicatie over onze maatschappelijke verantwoordelijkheid houden wij rekening met: Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde; Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd; Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders; Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang; Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie 12 van 16

14 31 Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? 32a Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? 32b In ons maatschappelijk verslag staat informatie over: 32c Wij hebben bij het opstellen van ons maatschappelijk verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen: 33a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? 33b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te over eventuele negatieve maatschappelijke effecten; Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft; Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Wij communiceren: in vergaderingen en gesprekken met stakeholders; door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren; interne communicatie tussen management en medewerkers; interne teamactiviteiten met als doel maatschappelijke verantwoordelijkheid te integreren in de hele organisatie; communicatie over de prestaties op het gebied van MVO; communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen; publiekscommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval; artikelen over MVO in tijdschriften of nieuwsbrieven; ter beschikking stellen van informatie voor publieke doelen; openbare maatschappelijke verslagen. Over MVO wordt gerapporteerd in de jaarverslaglegging van Wageningen UR. Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema s; Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema s; Successen en tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt. De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie; Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren. Nee, over de afgelopen periode (2011) zijn geen conflicten of meningsverschillen met stakeholders bekend. Om eventuele conflicten op te lossen hanteren we de volgende methoden: rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of Zie het jaarverslag 2010 (op Zie het jaarverslag 2010 (op Zie: jaarverslag 2010 (op Zie: 13 van 16

15 lossen? meningsverschil is ontstaan; het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen; formele procedures voor klachtenbehandeling; systemen om overtredingen te rapporteren zonder angst voor represailles. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34 Op welke manier monitort uw Wij monitoren door: organisatie haar activiteiten die Feedback van stakeholders (uit o.a. klant- en medewerker effect hebben op relevante tevredenheidsonderzoeken); thema s en onderwerpen? Uitvoeren van benchmarks (voorbeelden zijn: energiemonitoring en het meten van printgedrag in het kader van milieuzorg); Meten met behulp van indicatoren, o.a. kwaliteit-, arbo- en milieuindicatoren. Voor de monitoring gelden de volgende punten: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten; De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn; De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. 35 Hoe heeft uw organisatie haar Het beoordelen van de prestaties op relevante thema s en onderwerpen is prestaties op relevante thema s onderdeel van de jaarlijks uitgevoerde directiebeoordeling (in het kader en onderwerpen van ISO 9001 en ISO 14001). De directiebeoordeling zal worden uitgebreid beoordeeld? met de relevante MVO-onderwerpen. Interne procedure klachtenafhandeling (niet openbaar) Daarbij stellen wij de volgende vragen: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen erbij betrokken? 36 Heeft u stakeholders betrokken, Bij de beoordeling van de MVO-prestatie van onze organisatie zijn naast Zie ook hoofdstuk 3 (stakeholders). 14 van 16

16 zo ja welke? 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? het managementteam en de kwaliteit coördinatoren nog geen andere stakeholders betrokken geweest. In 2012 wordt gekeken hoe onze stakeholders betrokken kunnen worden bij ons MVO-beleid. Er gebeurt al erg veel: de ESG heeft betrokken en gemotiveerde medewerkers die uit zich zelf initiatieven nemen op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Voorbeelden zijn het ontwikkelen van een app na de tsunami in Japan, het opsturen van afgeschreven (maar nog goed bruikbare) computers of bureaustoelen naar organisaties (in binnen- en buitenland) en het zoeken van een goede bestemming voor apparatuur dat bij een projectafsluiting achterblijft. Door MVO volgens de ISO systematiek in te steken is in kaart gebracht wat we al doen en wat we nog beter zouden kunnen doen. Voor 2012 heeft dit tot goede aanknopingspunten geleid. Het is nu nog te vroeg om aan te geven welke verbeteringen of successen onze organisatie heeft bereikt, gezien de recente ondertekening van de zelfverklaring. Voorbeelden van wat we al doen op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn te vinden in de toelichting bij de prioriteringsmatrix. 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Het is nu nog te vroeg om aan te geven welke doelen nog niet bereikt zijn, gezien de recente ondertekening van de zelfverklaring. Over het al dan niet behalen van doelen zal worden gerapporteerd in de directiebeoordeling (in het kader van de managementsystemen). Selecteren van MVO-intiatieven en -instrumenten 38 Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Onze organisatie gebruikt de NPR 9026 Handleiding zelfverklaring NEN-ISO als instrument om invulling te geven aan de richtlijn ISO Daarnaast sluit de ESG zich aan bij de initiatieven waaraan Wageningen UR deelneemt, dit zijn onder andere: - de Nederlandse Corporate Governance Code; - de Code Goed Bestuur Universiteiten; - het Convenant Meerjarenafspraken Energie (MJA3); - het duurzaamheidstraject van Wageningen UR, waarbij gebruik gemaakt wordt van instrumenten als: o de duurzaamheidsscan Meer voorbeelden van MVO-initiatieven zijn te vinden in de toelichting per kernthema bij de prioriteringsmatrix. 15 van 16

17 39 Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? o de criteria t.a.v. duurzaam inkopen o CO 2-footprint o CO 2-compensatie. o Duurzame Campus. Bij de keuze voor MVO-initiatieven worden onderstaande punten meegenomen: Ondersteunt de principes NEN-ISO 26000; Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan; Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden; Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast; Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken; Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie; Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit; Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze ; Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden; Is goed toegankelijk. Voorbeelden van MVO-initiatieven zijn te vinden in de toelichting per kernthema bij de prioriteringsmatrix. 16 van 16