Bossers & Cnossen BV

Transcriptie

1 Bossers & Cnossen BV Referentiematrix ISO zelfverklaring Bossers & Cnossen BV November 2015 Groningen Conform NPR 9026+C1 (nl), Handleiding zelfverklaring NEN-ISO (oktober 2012)

2 Inhoud 1. Scope Inleiding Onderzoeksvragen MVO-principes Het afleggen van rekenschap Transparantie Ethisch gedrag Respect voor de belangen van stakeholders Respect voor de rechtsorde Respect voor internationale gedragsnormen Respect voor mensenrechten Onderzoeksvragen over stakeholders Stakeholders identificeren Het betrekken van stakeholders Onderzoeksvragen MVO-kernthema s Bepalen van relevantie Bepalen van de significantie Prioriteren van MVO-onderwerpen Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) Visie, missie, beleid en strategie Ontwikkelen van draagvlak en competenties Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures Communicatie en rapportage Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten Pagina 2 van 33

3 1. Scope Deze zelfverklaring is van toepassing op de organisatie van Bossers & Cnossen B.V. te Groningen. Voor het verkrijgen van inzicht in de huidige situatie is het zelfonderzoek verricht. Hiermee is inzichtelijk geworden op welke manier invulling wordt gegeven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Naam van de organisatie Bossers & Cnossen B.V. De belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de organisatie Bossers & Cnossen is een gecertificeerde en geautoriseerde leverancier van een groot aantal merken op het gebied van ICT-middelen en functionaliteiten. Wij leveren ICT-functionaliteit waarmee u uw doelstellingen kunt realiseren: van een eenvoudige werkplekoplossing, ICT-infrastructuur tot een complexe cloudoplossing of Saas-functionaliteit op het gebied van zorg, educatie en onderzoek. Deze functionaliteit wordt geleverd aan de (semi-) overheid en het (middel) grote bedrijfsleven. Ons doel is om een professionele en kwalitatief hoogstaande ICT-speler in het marktsegment te zijn. Daarbij geloven wij dat tevreden klanten de basis vormen voor een gezonde bedrijfsvoering. In welke landen de organisatie actief is Nederland Locatie hoofdkantoor Wasaweg 3 in Groningen Op welke onderdelen van de organisatie is de zelfverklaring van toepassing Bossers & Cnossen B.V. Het jaar waarop de zelfverklaring van toepassing is Eind 2015 tot en met Rapportageperiode en geldigheidsduur Dit rapport wordt elk jaar herzien tijdens de directievergadering en geactualiseerd op het publicatieplatform. Pagina 3 van 33

4 2. Inleiding Bossers & Cnossen (hierna te noemen B&C) is een ICT-dienstverlener gevestigd te Groningen. Op het gebied van duurzaam ondernemen (ook wel maatschappelijk verantwoord ondernemen) heeft B&C de nodige acties ondernomen. Vanuit de kernwaarde solide hechten wij veel waarde aan een lange termijn visie. Duurzaam ondernemen is hier onlosmakelijk mee verbonden. Wij vinden het noodzakelijk om een goed bedrijfsrendement te combineren met de bescherming van het milieu en het welzijn van onze medewerkers voor nu en voor de toekomst. Begin 2014 heeft dit geresulteerd in het ondernemen van enkele acties voor een nog groener B&C. Deze acties staan onder andere vermeld in deze referentiematrix, de prioriteringsmatrix en op onze website. Naar aanleiding van deze acties heeft er medio 2015 een afstudeeronderzoek plaatsgevonden waarbij een adviesrapport is opgeleverd. In dit adviesrapport zijn aanbevelingen gedaan hoe het MVO-beleid vorm kan worden gegeven conform de richtlijn ISO Deze aanbevelingen zijn als leidraad meegenomen bij het beantwoorden van de 40 onderzoeksvragen. Tijdens de uitvoering van het zelfonderzoek en het opstellen van de zelfverklaring zijn stakeholders geïdentificeerd en betrokken. Daarbij is er gebruikgemaakt van een Quick scan, om een overzicht te creëren en inzichtelijk te maken op welke manier B&C invulling geeft aan de zeven MVO-kernthema s en 37 MVO-onderwerpen. Door middel van de prioriteringsmatrix is aangegeven welke van deze onderwerpen worden toegepast en welke relevant zijn voor onze organisatie. Ook is, in samenspraak met stakeholders, bepaald waar de maatschappelijke verantwoordelijkheid van B&C ligt. Dit is beschreven in deze referentiematrix. B&C heeft ervoor gekozen om de richtlijnen van ISO toe te passen om een duidelijk inzicht te krijgen in haar MVO-prestaties en dit te communiceren richting de buitenwereld. Daarnaast biedt de richtlijn praktische handvatten en tips waar wij als organisatie mee aan de slag kunnen. Op deze manier kunnen wij ook invulling geven aan MVO dat past bij onze organisatie. Voor het opstellen van de referentiematrix zijn de richtlijnen gebruikt zoals omschreven in NPR 9026+C1 (nl), Handleiding zelfverklaring NEN-ISO (oktober 2012). Door middel van de zelfverklaring ISO en het publiceren hiervan, laat B&C op een heldere en transparante manier zien hoe MVO geïmplementeerd is binnen onze organisatie. Pagina 4 van 33

5 3. Onderzoeksvragen MVO-principes 3.1 Het afleggen van rekenschap Vraag 1: Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen; X anders, namelijk. Toelichting/ voorbeelden: In het financieel jaarverslag en op de website wordt rekenschap afgelegd over de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie. In het financieel jaarverslag is een apart onderdeel meegenomen over duurzaam ondernemen, waarin gerapporteerd wordt over de MVO-activiteiten die de organisatie ondernomen heeft (zoals bescherming van het milieu, veiligheid van de medewerkers en het B&C fund). Daarnaast legt de organisatie rekenschap af over de maatregelen die worden genomen om negatieve effecten te voorkomen. Financieel jaarverslag (gecontroleerd door de accountant en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (KvK)). Website Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). 3.2 Transparantie Vraag 2: Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; de manier waarop besluiten tot stand komen; welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; onze financiële prestaties; waar onze financiële middelen vandaan komen; de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); wie wij als onze stakeholders beschouwen; de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie; anders, namelijk: dit principe is onderdeel van de kernwaarden van onze organisatie. Pagina 5 van 33

6 Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. Begrijpelijk voor onze stakeholders. Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Toelichting/ voorbeelden: Als organisatie zijn wij transparant in de onderdelen zoals hierboven beschreven. Wij hebben daardoor geen geheimen en zijn wij transparant in de wijze waar en waarop onze werkzaamheden worden uitgevoerd. Daarnaast zit transparantie in het DNA van alle medewerkers die hier werken en wordt het uitgedragen door de directie richting klanten en andere stakeholders. Transparantie komt terug in de kernwaarde nuchter, wat ook opvalt bij onze klanten. Dit is naar voren gekomen tijdens het meest recente klantonderzoek. Verder willen wij als organisatie transparant zijn in de besluiten en activiteiten die wij nemen op het gebied van maatschappij en milieu. Op dat gebied zien wij en ondernemen wij alleen maar verbeteringen, waardoor wij niks te verbergen hebben. Met verschillende stakeholdergroepen (accountant, fiscus en medewerkers) gaan wij open dialogen aan. Met de stakeholdergroepen klanten en leveranciers doen wij op een eerlijke manier zaken en willen daarbij betrouwbaar en transparant overkomen. Wie wij als onze stakeholders zien staat beschreven bij vraag 9. Onze stakeholders worden jaarlijks op de hoogte gehouden met betrekking tot de laatste stand van zaken. Met de medewerkers wordt er gecommuniceerd door middel van ontbijtsessies, waardoor elk individu zijn of haar inbreng kan leveren aan het geheel. De accountant en de fiscus worden op de hoogte gehouden door middel van het financieel jaarverslag. Mochten stakeholders op andere momenten dialogen met ons aan willen gaan dan staan wij daar voor open. Financieel jaarverslag (gedeponeerd bij de KvK). Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). Stakeholdersplan (niet openbaar). Prioriteringsmatrix. 3.3 Ethisch gedrag Vraag 3: Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: maken onze kernwaarden en principes bekend; richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; bemoedigen het naleven van deze normen aan; maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; X stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; Pagina 6 van 33

7 stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; X leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na; respecteren het welzijn van dieren; X anders, namelijk. Hoe is dit ethisch gedrag geformaliseerd? X Gedragscode, namelijk: nog in ontwikkeling X Klokkenluidersregeling, namelijk.. Beleid of standaard voor ethisch gedrag, namelijk: HRM-procedures en personeelshandleiding. X Anders, namelijk. Toelichting/ voorbeelden: Binnen de organisatie staat ethisch gedrag hoog in het vaandel. De directie instrueert de medewerkers hierin en ziet toe op de naleving ervan. Daarnaast staat in onder andere de personeelshandleiding beschreven hoe medewerkers met elkaar om dienen te gaan. Ethisch gedrag zit verweven in de cultuur van het bedrijf en daar wordt veel waarde aan gehecht. Ook is er een vertrouwenspersoon aanwezig binnen de organisatie waar men heen kan gaan met problemen of wanneer zij onethisch gedrag willen melden. Om ethisch gedrag te kunnen naleven zijn er gedragsregels opgesteld voor de medewerkers. Deze gedragsregels zijn gebaseerd op de normen en waarden van het bedrijf en de medewerkers worden er op aangesproken als zij gedrag vertonen dat hier niet bij past. Medewerkers kunnen hierover de HRM-procedures raadplegen of bij de directie of vertrouwenspersoon langs. Verder zijn er regels en procedures opgesteld over hoe medewerkers om dienen te gaan met zaken als non-discriminatie, seksuele intimidatie op de werkvloer, de normen en waarden van het bedrijf en hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie. Al deze onderdelen zijn terug te vinden in de HRM-procedures. Naast het hebben van de personeelshandleiding en de HRM-procedures, waar alle gedragsregels en overige zaken in beschreven staan, is er op dit moment een gedragscode in ontwikkeling. Met de gedragscode komt er één document waar alle, voor de medewerkers, relevante informatie in staat. Mochten zij tegen bepaalde onwenselijke zaken aanlopen op de werkvloer kunnen zij altijd dit document raadplegen. Personeelshandleiding (niet openbaar). HRM-procedures (niet openbaar). Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). Pagina 7 van 33

8 3.4 Respect voor de belangen van stakeholders Vraag 4: Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: weten wie onze stakeholders zijn; erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; X wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; X anders, namelijk. Toelichting/ voorbeelden: B&C heeft haar stakeholders geïdentificeerd (zie vraag 9) en gaat met hen open dialogen aan. Dit doen wij met name wanneer de organisatie plannen heeft. Deze worden eerst besproken met verschillende stakeholders, zoals eerder omschreven bij vraag 2. Daarnaast herkennen wij de belangen en wettelijke rechten van onze stakeholders. Wij doen dit door open en eerlijk zaken te doen, waarbij onder andere aandeelhoudersvergaderingen worden gehouden. De notulen hiervan worden gecontroleerd door de accountant. De manier waarop onze bedrijfsvoering tot stand komt heeft onder meer te maken met wet- en regelgeving. Een onderdeel daarvan is dat de financiën op orde zijn en dat er gestuurd wordt op managementniveau. De stakeholderidentificatie heeft intern plaatsgevonden tijdens een managementoverleg. Tijdens het afstudeeronderzoek zijn vervolgens twee van de belangrijkste stakeholdersgroepen (medewerkers en directie) betrokken. Hierbij konden zij input leveren aan het zelfonderzoek van ISO In het vervolgstadium zijn klanten en leveranciers ondervraagd om ook input te leveren. Dit is gebeurd aan de hand van een vragenlijst (leverancier) en één op één gesprekken (klanten), waardoor er een completer beeld is verkregen vanuit de stakeholders. B&C stelt de mening van klanten erg op prijs en daarom wordt er op regelmatige basis een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Voor het bepalen van de belangrijkste stakeholders en wat voor soort relatie wij met deze groepen hebben, is de stakeholdermatrix ingevuld en toegevoegd aan ons stakeholdersplan. Hierin wordt een onderscheidt gemaakt in het soort stakeholder en hoeveel belang en invloed deze stakeholder heeft bij onze organisatie. In de toekomst willen wij onze stakeholders actiever betrekken bij het MVOplan, want aan hun mening wordt veel waarde gehecht. Wij vinden het daarbij belangrijk om te investeren in langdurige relaties met onze klanten, medewerkers en leveranciers. Notulen aandeelhoudersvergaderingen (niet openbaar). Financieel jaarverslag (gedeponeerd bij de KvK). Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). MVO-plan (niet openbaar). Stakeholdersplan (niet openbaar). Pagina 8 van 33

9 3.5 Respect voor de rechtsorde Vraag 5: Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving; anders, namelijk: door het hanteren van de algemene leveringsvoorwaarden van ICT office. Toelichting/ voorbeelden: B&C heeft respect voor de rechtsorde. Wij stellen ons op de hoogte van de op ons toepasselijke weten regelgeving en leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn. Wij vinden het belangrijk dat de wet- en regelgeving gerespecteerd wordt en zorgen er daardoor voor dat het intern goed geregeld is. Ook vinden wij het belangrijk om niet in aanraking te komen met fraude. Voor een controle hierop heeft B&C een accountant ingeschakeld die onder andere de financiële boekhouding en het financieel jaarverslag controleert. Om ervoor te zorgen dat intern de wetgeving wordt nageleefd, worden de medewerkers geïnformeerd over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven. Ook beoordelen wij periodiek of de organisatie nog voldoet aan relevante wet- en regelgeving. Aangezien de ICT-branche geen specifieke cao kent, heeft de organisatie ervoor gekozen om de algemene leveringsvoorwaarden van ICT office te hanteren. De afdeling HRM houdt vervolgens toezicht op de geldende wet- en regelgeving en of hier veranderingen in plaatsvinden. Wanneer er iets veranderd dan brengt zij de directie hiervan op de hoogte en zorgt er vervolgens voor dat deze wetten worden gehanteerd en nageleefd. Financieel jaarverslag (gedeponeerd bij de KvK). Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). Pagina 9 van 33

10 3.6 Respect voor internationale gedragsnormen Vraag 6: Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; X proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen; voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties; anders, namelijk: door een samenwerkingsverband met een tussenpersoon in China en door hoofdzakelijk zaken te doen met A-merk fabrikanten die werken volgens richtlijnen van de EICC (Electronic Industry Citizenship Coalition). Toelichting/ voorbeelden: Hoofdzakelijk doen wij als organisatie zaken in Nederland en op kleine schaal in Europa. Van onze producten weten wij waar deze geproduceerd worden en hoe de werkomstandigheden daar zijn. Om dit te waarborgen wordt er met enige regelmaat een persoonlijke controle uitgevoerd. Ook wordt er een bedrijf ingehuurd die voor B&C er op toeziet dat de werkomstandigheden in de fabrieken goed blijven. Als organisatie willen wij voorkomen dat we medeplichtig worden bevonden aan het schenden van de internationale gedragsnormen en daarom wordt dit bedrijf ingehuurd. Daarnaast doet B&C voornamelijk zaken met A-merk fabrikanten, die zich over het algemeen houden aan de richtlijnen van de EICC. Mochten wij erachter komen dat er bedrijven zijn die zich niet houden aan de internationale gedragsnormen, heroverwegen wij ons samenwerkingsverband en stimuleren wij hun om de werkomstandigheden te verbeteren. Op deze manieren proberen wij ervoor te zorgen dat wij niet medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen. Dit principe blijft een aandachtsgebied voor de toekomst en daarom evalueren wij periodiek waar onze producten vandaan komen en hoe de werkomstandigheden daar zijn. Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). Pagina 10 van 33

11 3.7 Respect voor mensenrechten Vraag 7: Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; respecteren de internationale gedragsnormen; X anders, namelijk. Toelichting/ voorbeelden: In eerste instantie doet B&C voornamelijk zaken met bedrijven die gevestigd zitten in Nederland of Europa. Hierbij wordt de Nederlandse/ Europese wet- en regelgeving gevolgd, waardoor de mensenrechten worden beschermd. Dit zijn met name gerenommeerde A-merk bedrijven, zoals eerder omschreven bij vraag 6. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat iedereen een menseerlijk bestaan heeft. Wij willen daarom ook niet geassocieerd worden met partijen die deze rechten schenden. Daarnaast hebben wij, zoals eerder omschreven bij vraag 6, een samenwerkingsverband met een bedrijf die er op toeziet dat de internationale gedragsnormen en de universele mensenrechten gerespecteerd wordt. Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). Pagina 11 van 33

12 4. Onderzoeksvragen over stakeholders 4.1 Stakeholders identificeren Vraag 8: Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Door middel van een stakeholderanalyse zijn de verschillende stakeholders van B&C geïdentificeerd. Tijdens deze analyse is geïnventariseerd of alle stakeholders geïdentificeerd zijn en ingedeeld in de stakeholdermatrix. Op basis van de uitkomsten van deze matrix zijn de belangrijkste stakeholders betrokken. Tijdens het onderzoek zijn in de eerste plaats de medewerkers en de directie geraadpleegd om input te leveren. Hieruit is belangrijke informatie naar voren gekomen voor het bepalen van de relevante en significante onderwerpen. Vervolgens zijn er ook externe partijen betrokken. Hierbij hebben wij de groepen klanten en leveranciers gevraagd om aan te geven welke onderwerpen zij belangrijk vinden voor onze organisatie en waar wij daadwerkelijk een verbetering kunnen realiseren. Al deze informatie is vervolgens samengevoegd in deze referentiematrix. Hiermee is er een compleet beeld gecreëerd over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van B&C. Vraag 9: Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Als organisatie zien wij de volgende groepen als onze stakeholders: Bossers & Cnossen Groep B.V. (moederorganisatie) BNC Distribution B.V. (zusterorganisatie) Medewerkers Directie/ aandeelhouders Leveranciers Klanten Bank Accountant Fiscus (Lokale) overheid Concurrenten Afvalverwerkingsbedrijven (samenwerkingsverband) Stichtingen Personeelshandleiding (niet openbaar). Stakeholdersplan (niet openbaar). Pagina 12 van 33

13 4.2 Het betrekken van stakeholders Vraag 10: Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Wij betrekken onze stakeholders om: inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; Voor het verkrijgen van inzicht over de impact van onze besluiten en activiteiten, hebben wij vragenlijsten afgenomen en één op één gesprekken gevoerd met onze belangrijkste stakeholders. er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; Dit punt is onder andere meegenomen in de vragenlijsten. We willen hier op termijn meer mee gaan doen door specifieke MVO-eisen op te nemen in de inkoopvoorwaarden. Ook willen we MVO vragen opnemen in de klanttevredenheidsonderzoeken om te achterhalen hoe de klanten denken over onze inspanningen op dit gebied. er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; Een eerste stap in dit proces is het opstellen van de zelfverklaring inclusief onderbouwing. Hiermee willen wij naar buiten treden en laten zien waar wij waarde aan hechten en welke acties wij al ondernomen hebben op het gebied van MVO. Het belangrijkste uitgangspunt hierbij is dat wij als organisatie laten zien waar onze maatschappelijke verantwoordelijkheid ligt. Op basis daarvan zijn wij bereid om in gesprek te treden met onze stakeholders. onze MVO-prestaties te beoordelen; Door niet alleen zelf in te vullen wat wij belangrijk vinden, maar ook stakeholders te betrekken bij het beoordelen van onze MVO-prestaties, hebben we een compleet beeld gekregen over hoe zij vinden dat wij op dit moment presteren op het gebied van MVO. De ondernomen acties zijn verantwoord in het financieel jaarverslag en vermeld op onze website. Onze stakeholders kunnen ook op deze manier de MVO-prestaties beoordelen. mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; Tijdens het proces zijn er tot dusver nog geen conflicten voor gekomen. aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; Als organisatie vinden wij het belangrijk om op een eerlijke manier zaken te doen. Een onderdeel hiervan is voldoen aan de wettelijke verplichtingen. transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); Als organisatie zijn wij transparant in de activiteiten en besluiten die wij (onder)nemen. Wij willen als organisatie transparant zijn in de besluiten en activiteiten die wij nemen op het gebied van maatschappij en milieu. waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden; Dit komt binnen B&C tot uiting door onder meer samenwerkingsverbanden met stichtingen, afvalverwerkingsbedrijven en de RUG. Hierin worden voornamelijk mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt aan het werk geholpen. Daarnaast staan wij er ook voor open om andere samenwerkingsverbanden aan te gaan. anders, namelijk: Bij de totstandkoming van nieuw beleid en bij organisatorische veranderingen, waarbij er met de betreffende stakeholders open dialogen worden aangegaan. Daarnaast willen wij onze stakeholders in de toekomst nog meer gaan betrekken bij de uitvoering van het MVO-plan en MVO een vast onderdeel laten worden van de agendapunten tijdens het afdelingshoofdenoverleg. Pagina 13 van 33

14 5. Onderzoeksvragen MVO-kernthema s 5.1 Bepalen van relevantie Vraag 11: Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Bij het bepalen van relevante onderwerpen hebben we gekeken naar onze eigen activiteiten en besluiten. Er is een Quick scan uitgevoerd om inzichtelijk te maken aan welke onderwerpen al invulling wordt gegeven en aan welke nog niet. Vervolgens zijn wij in dialoog gegaan met onze stakeholders om te bepalen hoe zij tegen onze organisatie aankeken. Op basis van deze uitkomsten is de referentiematrix en prioriteringsmatrix opgesteld. Door middel van de Quick scan is naar voren gekomen dat het onderwerp verantwoorde politieke betrokkenheid (eerlijk zakendoen) voor B&C niet relevant is, aangezien wij niet betrokken zijn bij politieke partijen. Verder is vastgesteld dat het kernonderwerp consumentenaangelegenheden in mindere mate relevant is voor B&C, aangezien wij actief zijn in de business-to-business branche. Daardoor komen wij niet in aanraking met consumenten. In de prioriteringsmatrix is aangegeven welke onderwerpen voor B&C relevant zijn en welke niet door middel van de beoordelingscriteria ja en nee. De mate waarin een onderwerp relevant is, is bepaald op basis van wat de stakeholders belangrijk vinden, wat aansluit op de kernwaarden en identiteit van de organisatie en waar de meeste duurzaamheidsimpact op gerealiseerd kan worden. Daardoor is vastgesteld dat bijna alle onderwerpen relevant zijn. Vraag 12: Welke onderwerpen zijn relevant? Door middel van de Quick scan is naar voren gekomen welke onderwerpen minder tot niet relevant zijn. Door deze onderwerpen te filteren zijn vanzelf de onderwerpen overgebleven die wel relevant zijn. Wel is er een verschil in de mate van relevantie. Hierbij hebben wij de volgende onderwerpen geïdentificeerd als meest relevant: Het bestuur van de organisatie: MVO integreren in de besluitvormingsprocessen en -structuren. Mensenrechten: Gepaste zorgvuldigheid. Arbeidspraktijk: Gezondheid en veiligheid op het werk. Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek. Het milieu: Voorkomen van milieuvervuiling. Duurzaam gebruik van hulpbronnen. Eerlijk zakendoen: Eerlijk concurrentie. Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen. Pagina 14 van 33

15 Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap: Betrokkenheid bij de gemeenschap. Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden. Ontwikkeling en toegang tot technologie. Vervolgens zijn wij in gesprek gegaan met onze belangrijkste stakeholders. Door in gesprek te treden met onze stakeholders is er meer bewustwording gecreëerd op het gebied van MVO. Tijdens deze gesprekken hebben de geraadpleegde stakeholders ons beeld bevestigd en voegden daar de volgende onderwerpen aan toe: Mensenrechten: Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten Arbeidspraktijk: Werkgelegenheid en arbeidsrelaties. Eerlijk zakendoen: Anti-corruptie. Consumentenaangelegenheden: Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten. Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid. Duurzame consumptie Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap: Maatschappelijke investeringen Een volledig overzicht van de relevante onderwerpen is weergegeven in de prioriteringsmatrix. Zie hiervoor de prioriteringsmatrix. 5.2 Bepalen van de significantie Vraag 13: Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. X Andere criteria, namelijk Pagina 15 van 33

16 Vraag 14: Welke onderwerpen zijn significant? Voor het bepalen van de significante onderwerpen is er gekeken naar de mate waarin B&C een verandering kan realiseren op dit onderwerp. Daarnaast is dezelfde vraag voorgelegd aan de stakeholders en de meningen die hieruit naar voren zijn gekomen, zijn meegenomen bij het bepalen van meest significante onderwerpen. In de prioriteringsmatrix zijn de onderwerpen onderverdeeld in de beoordelingscriteria: hoog (H), midden (M) en laag (L). Intern zijn de volgende onderwerpen aangewezen met een hoge significantie: Bestuur van de organisatie: MVO integreren in de besluitvormingsprocessen en -structuren. Mensenrechten: Gepaste zorgvuldigheid (due diligence). Burger- en politieke rechten. Economische, maatschappelijke en culturele rechten. Fundamentele principes en arbeidsrechten. Arbeidspraktijk: Werkgelegenheid en arbeidsrelaties. Werkomstandigheden en sociale bescherming. Gezondheid en veiligheid op het werk Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Het milieu: Voorkomen van milieuvervuiling Duurzaam gebruik van hulpbronnen Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering Eerlijk zakendoen: Anti-corruptie Eerlijke concurrentie Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Respect voor eigendomsrechten Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap: Betrokkenheid bij de gemeenschap Opleiding en cultuur Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden Ontwikkeling en toegang tot technologie Gezondheid Maatschappelijke investeringen Na het zelf identificeren van de onderwerpen en bepalen van de significantie zijn deze vragen ook gesteld aan onze stakeholders. Zij bevestigden ons beeld hierin en hebben dezelfde onderwerpen aangewezen als significant. Daarnaast hebben zij nog één onderwerp benoemd die niet overeenkwam en toegevoegd aan onze lijst: Mensenrechten: Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten Pagina 16 van 33

17 Zie hiervoor de prioriteringsmatrix. 5.3 Prioriteren van MVO-onderwerpen Vraag 15: Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Uw prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags-)normen. X Uw prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. X De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. X De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins Andere criteria, namelijk: de verkregen input vanuit de stakeholders. Vraag 16: Welke onderwerpen hebben prioriteit? Alle onderwerpen die prioriteit hebben voor B&C staan aangegeven in de prioriteringsmatrix. De onderwerpen die de hoogste prioriteit hebben gekregen zijn doelstellingen voor de periode Voor het vaststellen van de prioriteit is er gekeken naar de hoeveelheid activiteiten die er reeds ondernomen zijn, hoeveel impact en invloed B&C heeft op dit onderwerp en de waarde die stakeholders hechten aan bepaalde onderwerpen. Op basis daarvan is vastgesteld dat de volgende onderwerpen de meeste prioriteit hebben: Bestuur van de organisatie: MVO integreren in de besluitvormingsprocessen en -structuren. Mensenrechten: Due diligence. Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten. Vermijden van medeplichtigheid. Arbeidspraktijk: Gezondheid en veiligheid op het werk. Het milieu: Voorkomen van milieuvervuiling. Duurzaam gebruik van hulpbronnen. Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden. Eerlijk zakendoen: Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen. Consumentenaangelegenheden: Voorlichting en bewustzijn Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap: Creëren van welvaart en inkomen. Betrokkenheid bij de gemeenschap. Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden. Ontwikkeling en toegang tot technologie. Pagina 17 van 33

18 Zie hiervoor de prioriteringsmatrix. Vraag 17: Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? In de prioriteringsmatrix staat een compleet overzicht van alle acties die reeds ondernomen zijn en acties die gepland staan voor de komende tijd. In een kort overzicht zijn dat de volgende acties: 225 zonnepanelen geplaatst. Overgestapt op groene stroom. Het wagenpark verduurzaamt (nog steeds mee bezig). o Elektrische auto s o Elektrische scooter o Vrachtwagen uit categorie Euro 5. Aanwezigheid van gescheiden afvalstromen. Samenwerkingsverbanden aangegaan met recyclingbedrijven. CO2-footprint Quick scan gemaakt en begonnen met het reduceren van de CO2-footprint. Efficiënt gebruikmaken van (verpakking)materiaal door onder andere hergebruik. Modernere storageoplossing. Intern wordt er verantwoord omgegaan met energie door zoveel mogelijk te automatiseren. (Voorgenomen) acties Bestuur van de organisatie: MVO-doelstellingen opgesteld voor de periode Jaarlijkse evaluatie vindt plaats vanaf 2016 tijdens directieoverleg. Outsourcen van het serverpark. Gedragscode is in ontwikkeling. Streven naar een CO2-neutrale bedrijfsvoering MVO een vast onderdeel maken van de managementagenda. Het opnemen van MVO-eisen in de inkoopvoorwaarden. Mensenrechten: Arbeidsomstandigheden in de toeleverketen in kaart brengen en schriftelijk bewijs hiervan verkrijgen bij de toeleveranciers. Periodiek evalueren of de toeleveringsketen veranderd, of dat huidige leveranciers hun productieplaatsen veranderen. Middels periodieke controle blijven monitoren of mensenrechten niet geschonden worden. Mocht blijken dat er in de toekomst veranderingen hebben plaatsgevonden in de keten, dan wordt het samenwerkingsverband heroverwogen. Aansluiting zoeken bij het initiatief van Electronics Watch. Schriftelijk bewijs vragen aan leveranciers, waarmee zij aantonen de internationale gedragsnormen en mensenrechten te respecteren. Het milieu: Clusteren van bestellingen door in te kopen per volle vrachtwagen. Mogelijkheden onderzoeken om over te stappen op dropshipping. Digitale inkoopfacturen digitaal fiatteren. Verlagen van de CO2-footprint. Blijven verduurzamen van het wagenpark. Mogelijkheden onderzoeken om te certificeren voor de CO2-prestatieladder. Pagina 18 van 33

19 Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap: Verder professionaliseren van de samenwerkingsverbanden met externe organisaties op het gebied van social return. Klanten stimuleren meer lokaal in te kopen. Blijven doneren aan lokale (sport)verenigingen Zoals omschreven bij vraag 22 gaan wij ons de komende twee jaar richten op het milieu, door te streven naar een CO2-neutrale bedrijfsvoering. Dit gaan wij in eerste instantie doen door ons wagenpark verder te verduurzamen en het serverpark te outsourcen. De verwachting is dat B&C in 2016 een stap kan maken in dit proces. Zie hiervoor de prioriteringsmatrix. Vraag 18: Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen): B&C hecht veel waarde aan: Het zijn van een goede werkgever. Investeren in langdurige relaties met klanten, medewerkers en leveranciers. Regionaal meer betrokken zijn. o Onder andere door mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te krijgen. Doordat ICT een specialistisch vakgebied is, is dit helaas niet altijd mogelijk binnen onze eigen organisatie. Het streven naar een CO2-neutrale bedrijfsvoering. Onderwerpen die zijn meegenomen in de prioriteitsstelling zijn juist meegenomen omdat deze aansluiten op de onderwerpen hierboven, van onvoldoende niveau zijn of doordat er waarde aan wordt gehecht door stakeholders. Voor het bepalen van prioriteit wordt er altijd gekeken naar de kernwaarden van de organisatie. Om draagvlak te creëren voor nieuwe MVO-prioriteiten is het namelijk van belang dat iedereen erachter staat. De onderwerpen die niet zijn meegenomen in de prioriteitstelling komt doordat B&C daar te weinig invloed op kan uitoefenen en daardoor weinig duurzaamheidsimpact zal opleveren of doordat stakeholders hier geen waarde aan hechten of prioriteit in zien. Vraag 19: Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze - u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Een deel van de medewerkers en de directie is geïnterviewd om te bepalen welke onderwerpen relevant en significant zijn voor B&C. Daarnaast is er ook een vragenlijst verspreid onder de medewerkers en de directie, zodat iedereen input heeft kunnen leveren bij het bepalen van de relevante en significante onderwerpen. Vervolgens hebben wij onze klanten en leveranciers benaderd met de vraag of zij konden aanwijzen welke onderwerpen zij relevant en significant vonden voor onze organisatie. De leverancier in dit verhaal is betrokken door middel van een vragenlijst. Met de klant is een persoonlijk gesprek aangegaan, waarbij hij kon aangeven welke onderwerpen voor ons significant en relevant zijn. Op basis van deze uitkomsten is ook gevraagd welke onderwerpen zij vinden dat onze prioriteit moeten hebben. Alle antwoorden zijn vervolgens samengevoegd zoals omschreven bij de voorgaande vragen. Pagina 19 van 33

20 Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). Stakeholdersplan (niet openbaar) 6. Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie 6.1 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Vraag 20: Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? B&C heeft verschillende soorten relaties met haar stakeholders en de organisaties. Er is een onderverdeling gemaakt naar het soort relatie dat wij hebben met deze partij. Stakeholders en organisaties die binnen de invloedssfeer van B&C vallen, zijn: Directe invloed: Medewerkers Directie/ aandeelhouders Leveranciers Samenwerkingsverbanden met recyclingbedrijven. Stichtingen. Indirecte invloed: Concurrenten Zakelijke relatie: Klanten Bank Accountant (Lokale) overheid Juridische relatie: Fiscus Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). Stakeholdersplan (niet openbaar) Pagina 20 van 33

21 Vraag 21: Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden. Als organisatie doen wij hoofdzakelijk zaken met A-merk fabrikanten, die zich houden aan de richtlijnen van de EICC. Bij het aangaan van contracten wordt hier expliciet naar gevraagd. Ons doel is om op korte termijn ook MVO-eisen op te nemen in onze inkoopvoorwaarden. Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. Door middel van deze zelfverklaring geven wij een verklaring af over onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Deze is openbaar gepubliceerd op onze website en het publicatieplatform van de NEN. Door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders. Als organisatie nemen wij deel aan discussieplatforms met andere organisaties, waarbij we de mogelijkheden bespreken om meer bezig te zijn met MVO. Bij de bedrijven die wij inhuren voor het verwerken van afval is het van belang dat zij social return toepassen. Hierbij maken wij gebruik van sociale werkplaatsen in Groningen en Stadskanaal. Ook bieden wij stageplekken aan met uitzicht op een vaste aanstelling. Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren. Bij de inkoop wordt rekening gehouden met de afstand die een product moet afleggen voordat deze bij het pand van B&C is en onder welke omstandigheden dit product geproduceerd wordt. Bij de aanschaf van recente producten zoals zonnepanelen, elektrische auto s, elektrische scooter etc. is hiermee al rekening gehouden. Bij het nemen van een investeringsbeslissing wordt in eerste instantie altijd rekening gehouden met de belastbaarheid van het milieu en de werkomstandigheden van de productiemedewerker. Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. Als organisatie hebben wij al enkele facetten opgepakt op het gebied van MVO. Dit is voornamelijk milieu-gericht (onder andere zonnepanelen, elektrische auto s, recycling etc.) maar ook gericht op de sociale kant door bijvoorbeeld mensen in te huren met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Door zelf het goede voorbeeld hierin te geven, proberen wij het bewustzijn van stakeholders te vergroten en hun te overtuigen om ook een bijdrage te leveren. X Door het opstarten van een lobby en het gebruik van relaties met media. Door het promoten van goede voorbeelden. Zie antwoord zoals beschreven bij Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. X Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. X Anders, namelijk:. Zie hiervoor de prioriteringsmatrix bij kernonderwerp 7: betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap. Pagina 21 van 33

22 6.2 Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) Vraag 22: Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Als organisatie rapporteren wij hierover in ons financieel jaarverslag en leggen rekenschap af middels onze website. Hierbij leggen wij vooral de nadruk op de positieve kanten door de maatregelen te benoemen die wij nemen om herhaling te voorkomen. In ons financieel jaarverslag is een apart deel opgenomen waarin wij een stuk over duurzaam ondernemen schrijven. Hierin wordt onder andere beschreven hoe we omgaan met het milieu, de veiligheid van de medewerkers en het B&C fund. Daarnaast hebben wij in een eerder stadium geconstateerd dat de bedrijfsvoering negatieve effecten heeft op het milieu. We hebben daarom een bewuste keuze gemaakt om over te stappen op groene stroom, zonnepanelen, een stap te maken naar elektrische auto s en een recycleplan op te stellen. Op deze manier signaleren wij de effecten van onze bedrijfsvoering en proberen daar direct iets tegen te doen. Het meest recente voorbeeld is het opstellen van de CO2-footprint. Vanuit deze indicatie wordt direct duidelijk waar besparingsmogelijkheden te realiseren zijn. Aansluitend daarop hebben wij ervoor gekozen om als doelstelling op te nemen dat we de komende twee jaar gaan streven naar een CO2-neutrale bedrijfsvoering. Ook vinden wij het belangrijk dat B&C wat terug kan doen voor de regio. Hiervoor besteden wij werkzaamheden uit aan mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en stimuleren wij bedrijven waar samenwerkingsverbanden mee zijn om dit principe ook toe te passen. Als organisatie zijn we ons bewust dat onze bedrijfsvoering gevolgen heeft op het klimaat. Daarom houden wij ook rekening met het soort producten wat wij aanschaffen. Daarnaast gaan we intern verantwoord om met energie. Dit doen wij door zoveel mogelijk te automatiseren en rekening te houden met hoe wij ons gebouw verwarmen en verkoelen. Het (onder)nemen van acties wordt altijd in de top van de organisatie besproken. In de meeste gevallen krijgen andere (interne) stakeholders ook zeggenschap en wordt er tijdens vergaderingen of werkoverleggen een keuze gemaakt. Acties worden vertaald naar doelstellingen en jaarlijks geëvalueerd tijdens een directieoverleg. Financieel jaarverslag (gedeponeerd bij de KvK). HRM-procedures (niet openbaar). Persoonlijke Ontwikkel Plannen (niet openbaar) Pagina 22 van 33

23 Vraag 23: Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Als organisatie doen wij op een open een eerlijke manier zaken. Transparantie is hierbij zeer belangrijk. Daarnaast worden er tijdens verschillende werkzaamheden rekening gehouden met effecten op milieu en maatschappij: Aan de inkoopkant wordt er gekeken naar duurzame mogelijkheden op het gebied van milieu. o Hierbij wordt er rekening gehouden met de productieplaatsen en de afstand van het transport. o Bij regionaal ingekochte producten worden bedrijven gestimuleerd om mensen werk aan te bieden die een achterstand hebben tot de arbeidsmarkt. B&C neemt deel aan discussieplatforms met andere organisaties om de mogelijkheden van MVO te bespreken. B&C informeert haar stakeholders over duurzame alternatieven als deze mogelijk zijn. Producten worden hoofdzakelijk afgenomen van gerenommeerde bedrijven en A-merk fabrikanten die zich conformeren aan de EICC-richtlijnen (zie vraag 6 en 7). Adviesrapport Het realiseren van de zelfverklaring ISO (niet openbaar). Vraag 24: Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling): Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. Iedere medewerker van B&C heeft toegang tot het intranet, waarop onder andere de personeelshandleiding en de HRM-procedures zijn terug te vinden. Hierin staan onder andere beschreven hoe de medewerkers zich dienen te gedragen. Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen. Tot dusver wordt controle uitgevoerd door middel van het financieel jaarverslag. In de komende periode komt de zelfverklaring inclusief onderbouwing hierbij. Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren. Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. X Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken. Anders, namelijk: zie antwoorden op vraag 21, 22 en 23. Zie ook de prioriteringsmatrix, onderwerp 2.1 due diligence. Pagina 23 van 33

24 Vraag 25: Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? B&C heeft enkele potentiële negatieve effecten geïdentificeerd. De belangrijkste hiervan zijn het hoge stroomverbruik, de grote hoeveelheid aan transport en vele verpakkingsmateriaal van onze producten. B&C is zich daarom wel degelijk bewust dat haar bedrijfsvoering gevolgen heeft op het milieu. Om hier op in te spelen hebben wij enkele acties ondernomen (zoals eerder omschreven bij vraag 17). Hiervoor hebben we onder andere: 225 zonnepanelen geplaatst. De overstap gemaakt naar groene stroom. Het wagenpark verduurzaamt (nog steeds mee bezig). o Elektrische auto s o Elektrische scooter o Vrachtwagen uit categorie Euro 5. Gescheiden afvalstromen geïmplementeerd in onze bedrijfsvoering. Samenwerkingsverbanden met recyclingbedrijven. De CO2-footprint van de organisatie opgesteld en begonnen met het reduceren hiervan. Efficiënt gebruikmaken van (verpakking)materiaal door onder andere hergebruik. Een modernere storageoplossing geïntroduceerd. Intern wordt er verantwoord omgegaan met energie door zoveel mogelijk te automatiseren. Zie hiervoor de prioriteringsmatrix kernonderwerp 4: het milieu. Pagina 24 van 33