Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn

Transcriptie

1 PROVINCIE LIMBURG ARRONDISSEMENT MAASEIK OCMW HOUTHALEN-HELCHTEREN Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn Zitting van: 20/07/2017 om uur Aanwezig: Verontschuldigd: Mustafa Aytar, voorzitter Monique Ceyssens, Luc Derwae, Sandra Dudek, Josiane Kellens, Carel Egbert La Lau, Brigitte Satory, Monique Verstraeten, Reinhilde Wijckmans, René Van Wetswinkel, raadsleden Rob Geurts, secretaris wnd. Göksal Kanli, ondervoorzitter Marc Doumen, secretaris De voorzitter opent de vergadering om uur. De voorzitter stelt, in toepassing van art van het OCMW-decreet van 19 december 2008, Rob Geurts aan als waarnemend secretaris om reden van: dat de OCMW-secretaris normaal aanwezig zou zijn maar om bijzondere reden deze zitting niet kan notuleren. dat met toestemming van de OCMW-secretaris de huidige vervanger (Rob Geurts) wordt voorgedragen. De leden van de raad nemen hiervan kennis; bijgevolg zal Rob Geurts deze raadszitting notuleren als waarnemende secretaris. De vraag van de voorzitter om 5 agendapunten omwille van spoedeisendheid toe te voegen aan de dagorde van de besloten zitting, wordt met algemene stemmen aanvaard. Openbare zitting 1. Notulen van de openbare zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni goedkeuring. Art. 44, 181 en 182 van het OCMW-decreet van 19 december Art. 33 en 34 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-bestuursorganen, laatst gewijzigd bij beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 oktober De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni Art. 44, 3de en 4de lid van het OCMW-decreet bepaalt als volgt: Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Notulen raad voor maatschappelijk welzijn 20 juli /7

2 De notulen van de vorige vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni openbare zitting - worden goedgekeurd. 2. Verzoeken en mededelingen aan de raad - kennisneming. Mededeling 1: Het proces-verbaal van de gewone vergadering van de Algemene Vergadering van IGL dd. 23 juni 2017 wordt ter kennisneming voorgelegd. Besluit de raad: De raad voor maatschappelijk welzijn neemt zonder opmerkingen kennis van de mededeling. 3. Rapportage over bijgewoonde vergaderingen van externe organisaties door afgevaardigde raadsleden. Aan de raadsleden welke afgevaardigd zijn in diverse instanties, organisaties en overlegorganen, wordt gevraagd om verslag uit te brengen over de laatste door hen bijgewoonde vergadering, (raad van beheer, algemene vergadering, dagelijks bestuur,...) Besluit de raad: Kennis te nemen van de rapportage van : - Raadslid Monique Ceyssens rapporteert uitgebreid over de door haar bijgewoonde algemene vergadering van IGL dd Raadslid Monique Ceyssens rapporteert uitgebreid over de door haar bijgewoonde vergadering van de Lokale Adviescommissie (LAC) - Infrax dd. 4 juli Toetreding OCMW tot raamovereenkomst voor aankoop van IT-hardware voor het gemeentebestuur Houthalen-Helchteren De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 25, en meer bepaald artikels 2, 4 en 15 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoop- of opdrachtencentrale. De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 5, 2. Notulen raad voor maatschappelijk welzijn 20 juli /7

3 Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De aanpassing van het meerjarenplan 2014 tot 2019, opgemaakt volgens de regels van de Beleids- en Beheerscyclus, werd goedgekeurd door de OCMW-raad op 21 december Het budget 2017 werd goedgekeurd door de OCMW-raad op 21 december In het kader van de opdracht Raamovereenkomst voor aankoop van IT-hardware werd een bestek met nr. 2017/1835 opgesteld door Beleidsdomein Beleidsondersteuning - Team ICT. Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 13 maart 2017 goedkeuring aan de selectievereisten, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de beperkte offerteaanvraag. Bij het opstellen van het lastenboek werd de oude wetgeving toegepast en werd er onder artikel I.2 Identiteit van de opdrachtgever vermeld dat het gemeentebestuur zal optreden als opdrachtencentrale en dat alle Vlaamse steden, gemeenten, OCMW's, AGB's en provinciebestuur kunnen toetreden tot deze opdracht waardoor het OCMW kan intekenen. De aankondiging van opdracht 2017/S werd gepubliceerd op 16 maart 2017 in het Publicatieblad van de Europese Unie. De aankondiging van opdracht werd gepubliceerd op 14 maart 2017 op nationaal niveau. Er werden 3 offertes ontvangen: - Eurosys Business Center, Centrum-Zuid 1527a te 3530 Houthalen-Helchteren; - TRIUS NV, Henry Fordlaan 18 te 3600 Genk; - Ferranti Computer Systems nv, Romeynsweel 7 te 2030 Antwerpen; Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 3 juli de opdracht Raamovereenkomst voor aankoop van IT-hardware gegund aan de enige regelmatige bieder, zijnde TRIUS NV, KBO nr , Henry Fordlaan 18 te 3600 Genk, tegen een marge van : +3,50% op de officiële prijzen voor standaard configs; +6,5% op de officiële prijzen voor opties en niet standaard configs; +10% op de officiële prijzen voor kleine bestellingen met webshop. De raming voor het O.C.M.W. bedraagt (incl. 21% BTW). Notulen raad voor maatschappelijk welzijn 20 juli /7

4 De uitgave voor deze opdracht is voorzien op budgetcode /0190, actienummer 1419/003/008/013/038. Het O.C.M.W. dient toe te treden tot de Raamovereenkomst voor aankoop van IT-hardware alvorens overgegaan kan worden tot de aankoop van bedoelde IT-hardware. Adviezen Het gunstig advies van Stefan Schreurs van 10 juli Het gunstig advies van Sandra Meylaers i.o. Marc Doumen van 6 juli Het visum van 10 juli 2017 : gunstig VL Het O.C.M.W. gaat akkoord met de toetreding tot de Raamovereenkomst voor aankoop van IThardware van het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren, afgesloten door het college van burgemeester en schepenen in zitting van 03 juli 2017 met de enige regelmatige bieder zijnde Trius NV, Henry Fordlaan 18 te 3600 Genk tegen een marge van : +3,50% op de officiële prijzen voor standaard configs; +6,5% op de officiële prijzen voor opties en niet standaard configs; +10% op de officiële prijzen voor kleine bestellingen met webshop. Artikel 2 Voor de gunning van de aankopen van materiaal worden aparte dossiers opgesteld. 5. Uitvoering exploitatiebudget goedkeuring van bestelbonnen. Art. 160 en 161 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 Het besluit van de Vlaamse Regering dd. 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, OCMW's en de provincies, van toepassing op alle besturen vanaf 1 januari 2014 Het meerjarenplan , goedgekeurd door de OCMW-raad dd. 16 december 2015 en de goedkeuring ervan door de gemeenteraad dd. 17 december 2015 Het aangepast meerjarenplan , goedgekeurd door de OCMW-raad dd. 21 december 2016 en de goedkeuring ervan door de gemeenteraad dd. 22 december 2016 Het budget 2017, goedgekeurd door de OCMW-raad dd. 21 december 2016 en de kennisneming ervan door de gemeenteraad dd. 22 december 2016 Goedkeuring van de bestelbonnen, de nummers B tot en met B met betrekking tot het dienstjaar De bestelbonnen met de nummers B tot en met B met betrekking tot het dienstjaar 2017, worden goedgekeurd. 6. Uitvoering exploitatiebudget betaalbaarstelling van facturen. Art. 160 en 161 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 Het besluit van de Vlaamse Regering dd. 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, OCMW's en de provincies, van toepassing op alle besturen vanaf 1 januari 2014 Het meerjarenplan , goedgekeurd door de OCMW-raad dd. 16 december 2015 en de goedkeuring ervan door de gemeenteraad dd. 17 december 2015 Notulen raad voor maatschappelijk welzijn 20 juli /7

5 Het aangepast meerjarenplan , goedgekeurd door de OCMW-raad dd. 21 december 2016 en de goedkeuring ervan door de gemeenteraad dd. 22 december 2016 Het budget 2017, goedgekeurd door de OCMW-raad dd. 21 december 2016 en de kennisneming ervan door de gemeenteraad dd. 22 december 2016 Goedkeuring van de betaalbaarstelling van de facturen, de mandaten met de nummers M tot en met de nummers M met betrekking tot het dienstjaar De betaalbaarstelling van de facturen, de mandaten met de nummers M tot en met de nummers M met betrekking tot het dienstjaar 2017, worden goedgekeurd. 7. Openstelling van de functie van technisch uitvoerend beambte in het team huishouding/kinderzorg - goedkeuring. OCMW-decreet van 19 december 2008 en latere wijzigingen: Titel III Het personeel van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn Titel IX - Bestuurlijk toezicht en externe audit Wet van 29 juli 1991: alle bestuurshandelingen moeten uitdrukkelijk gemotiveerd worden. OCMW-raad van 16 december 2009: vaststelling vergoeding van de externe leden van de examenjury. OCMW-raad van 16 juni 2011 met laatste wijziging op 16 maart 2017: vaststelling rechtspositieregeling specifiek OCMW-personeel tewerkgesteld in de bijzondere diensten. Afdeling II : De aanwerving - Hoofdstuk V: Wervingsreserves Afdeling X: De vervulling van een vacature door interne personeelsmobiliteit. Afdeling XI: De vervulling van een vacature door externe personeelsmobiliteit. OCMW-raad van 21 december 2016: wijziging personeelsformatie en organogram voor het OCMW-personeel. OCMW-raad van 21 december 2016: aanpassing van het meerjarenplan van 2014 tot 2019, opgemaakt volgens de regels van de Beleids- en Beheerscyclus. OCMW-raad van 21 december 2016: goedkeuring van het budget In een ander agendapunt wordt het voorstel ter goedkeuring voorgelegd om met ingang van 1 augustus 2017 Marzanna Rewers via de procedure interne personeelsmobiliteit aan te stellen in de functie van halftijds technisch uitvoerend beambte in het team huishouding/thuiszorg (maaltijdbedeling). Via deze procedure wordt niet voorzien in een proefperiode. Marzanna Rewers is momenteel tewerkgesteld als halftijds technisch uitvoerend Ev in contractueel dienstverband voor onbepaalde duur in het team huishouding/kinderzorg. Adviezen 1) In overleg met Els Driesen, leidinggevende huishouding, wordt voorgesteld om over te gaan tot de openstelling van de functie van technisch uitvoerend beambte op het niveau Ev in het team huishouding/kinderzorg: Notulen raad voor maatschappelijk welzijn 20 juli /7

6 Als algemene leidraad in de keuze van de selectieprocedure bij openstelling wordt geopteerd om: in eerste instantie over te gaan tot de openstelling en de een aanleg van een werfreserve via een gelijktijdige procedure interne/externe personeelsmobiliteit: Deze procedure is gericht naar zowel personeelsleden van OCMW en gemeente tewerkgesteld op niveau Ev. Geeft deze twee personeelsgroepen de mogelijkheid om in te gaan op een werkaanbod met andere werkposten. in tweede instantie: openstelling via het raadplegen van de kandidaten opgenomen in de vastgestelde gemeenschappelijke werfreserve gemeente/ocmw door de OCMWraad van 21 december Slechts indien volgens de eerst gehanteerde procedure geen geschikte kandidaten gevonden worden kan overgegaan worden naar de volgende procedure. 2) Vaststelling modaliteiten fase 1: Openstelling via het inrichten van een gelijktijdige procedure interne/externe personeelsmobiliteit volgens de bepalingen opgenomen in de rechtspositieregeling: Voorwaarden om deel te kunnen nemen: Personeelslid zijn van het OCMW van Houthalen-Helchteren of het gemeentebestuur; Titularis zijn van een graad van niveau E; Een gunstig evaluatie resultaat behaalt hebben voor de laatste periodieke evaluatie; Bekendmaking vacature: Extranet; Brief aan alle medewerkers van het OCMW en de gemeente tewerkgesteld in een graad van niveau E. Wijze van indiening kandidatuur: Wijze van indiening kandidatuur: Door afgifte tegen ontvangstbewijs bij het team P&O in het NAC. Uiterste datum van indiening van kandidaturen: Vrijdag 11 augustus Selectieprocedure: Een gestructureerd intervieuw. Voorstel samenstelling examenjury: Els Driesen, leidinggevende huishouding (voorzitter examenjury); Marc Hermans, groepscoördinator kinderzorg; Martine Gelders, administratief hoofdmedewerker bij het gemeentebestuur Houthalen- Helchteren; Betsy Billen, Expert P&O als niet stemgerechtigd secretaris. Aanleg werfreserve: Voor deze functie wordt op basis van het resultaat van de gelijktijdige selectieprocedure interne/externe mobiliteit een werfreserve aangelegd. 3) Financieel advies P&O Voor het inrichten van deze selectieprocedure dienen geen financiële middelen voorzien te worden. Voor de invulling van deze halftijdse functie zijn de nodige personeelskredieten voorzien onder het actienummer 1419/001/002/002/003 - beleidsveld beleidsveld ARKnummer De openstaande vacature in de functie van technisch uitvoerend beambte op het niveau Ev in het team huishouding/kinderzorg wordt opengesteld. Er wordt tot invulling van deze functie overgegaan via onderstaand stappenplan: In een 1ste fase: openstelling via het gelijktijdig inrichten van een procedure interne/externe mobiliteit en de aanleg van een werfreserve. Notulen raad voor maatschappelijk welzijn 20 juli /7

7 In een 2de fase: raadplegen van de kandidaten opgenomen op de gemeenschappelijke werfreserve gemeente/ocmw voor de functie van technisch uitvoerend beambte zoals vastgesteld door de OCMW-raad van 21 december 2016 Slechts wanneer volgens de gehanteerde procedure geen geschikte kandidaat gevonden wordt kan overgegaan worden naar de volgende fase in het stappenplan. Artikel 2 De OCMW-raad gaat akkoord met bovenstaand voorstel omtrent de modaliteiten van de selectieprocedure in de twee opeenvolgende fases. 8. Vragen van raadsleden aan de voorzitter en ondervoorzitter Vragen door de raadsleden aan de voorzitter en ondervoorzitter Art. 43 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Art. 12 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-bestuursorganen De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht om aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en aan de ondervoorzitter, mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Besluit: De raad gaat akkoord om dit agendapunt af te voeren aangezien er geen vragen zijn. Besloten zitting Namens de OCMW-raad: secretaris, Marc Doumen voorzitter, Mustafa Aytar Notulen raad voor maatschappelijk welzijn 20 juli /7