g e m e e n t e M O N T F O O R T

Transcriptie

1 Verslag 3 e gezamenlijke raadsbijeenkomst gemeenteraden Montfoort en IJsselstein inzake de ambtelijke samenwerking tussen Montfoort en IJsselstein Vergaderdatum: 7 maart 2013 Plaats: Raadszaal gemeente Montfoort Tijd: tot uur Notulist: mevrouw I. Meijers Aanwezig vanuit de gemeente Montfoort: de heer E.L. Jansen, burgemeester de heer H.P.M. Bezuijen (Inwonersbelangen Montfoort Linschoten) de heer M.H.J. Bon (idem) de heer A. Everts (idem) de heer E. Verkaik (idem) de heer F.L.A. van Elzakker (Progressief Akkoord) de heer B. van Eijk (CDA) mevrouw N.M. van Kooten (CDA) mevrouw M.A. Driesse-Wiezer (VVD) de heer C. Vink (VVD) de heer A. Kool (ChristenUnie) de heer C. Langerak (SGP, gedeeltelijk) de heer P.C. de Jonge, forumlid (D66) de heer L.A.W. Snoek (forumlid Progressief Akkoord) de heer J.H. Meijer (forumlid ChristenUnie) de heer H.T.J. van Beers, wethouder de heer C.L. Jonkers, wethouder de heer F.J. Henseler, gemeentesecretaris mevrouw E.C.M. van der Klauw, griffier Aanwezig vanuit de gemeente IJsselstein: de heer drs. P.C. van den Brink, burgemeester de heer R.P.A.M. Meijne (PvdA) de heer B.W. van der Horst (VVD) mevrouw A.G.M. Kreileman-van Rooyen (VVD) de heer S.M. Sijbrandij (VVD) de heer D.R. Brand (VVD) de heer C.G.J. Steverink (D66) de heer J.J. Pel (D66) 1

2 de heer R.H. Pape (ChristenUnie) mevrouw M.J.T.G van Beukering-Huijbregts, wethouder de heer ing. F.J.L.M. Cremer, wethouder de heer R.G. de Vries, wethouder de heer J. van Delden, gemeentesecretaris Welkom en toelichting Burgemeester Jansen opent de bijeenkomst om uur en heet als voorzitter van de gemeenschappelijke regeling en als burgemeester van de gemeente Montfoort beide gemeenteraden en colleges hartelijk welkom. Wethouder Vlaar van Montfoort en wethouder De Jong van IJsselstein zijn vanavond verhinderd. Voortbordurend op het ingezette traject zal de gemeentesecretaris van Montfoort, Freek Henseler, vanavond het Inrichtingsplan UW Samenwerking behorende bij het raadsvoorstel door middel van een presentatie toelichten. Na de koffiepauze is er gelegenheid tot het stellen van vragen over het Inrichtingsplan. Presentatie Inrichtingsplan UW Samenwerking De heer Henseler presenteert het Inrichtingsplan UW Samenwerking, de ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Montfoort en IJsselstein. In dit document is gedetailleerde informatie opgenomen over hoe de organisatie er in de nabije toekomst uit komt te zien. De presentatie is terug te zien via de volgende link: 6j1pkq7b1q2u&rc=ref Vragen De presentatie geeft aanleiding tot de volgende vragen en opmerkingen. Er is sprake van duurdere krachten, terwijl de goedkopere uitgeplaatst worden. Hoe komt daar een voordeel uit? In de gemeente IJsselstein is vorig jaar 2,5 ton bezuiniging behaald door de organisatie in te richten als regieorganisatie, waarin functionarissen zijn opgenomen die niet in de uitvoering voorkomen. Dit is wel duurder personeel, medewerkers die normaal de uitvoering aanstuurden. Er wordt dus terugverdiend op management en aansturing, terwijl er iets hogere kosten op personeel zijn. Daar wordt iets gewonnen en dergelijke voordelen komen steeds meer terug. Het uitgangspunt is geen gedwongen ontslagen. Iets om vraagtekens bij te zetten in deze tijd. Zijn binnen de bestaande 267 fte s de capaciteiten aanwezig om iedereen op een plek te zetten waar naar capaciteit wordt gewerkt? Er worden meer eisen gesteld aan de individuele ambtenaren. 2

3 Geen gedwongen ontslagen heeft niets te maken met de economische situatie. Een gemeente kan natuurlijk wel aangeven te willen bezuinigen, maar in dit geval gaat het om het samenvoegen van twee organisaties en heeft het te maken met deze situatie. Op basis hiervan vallen er geen gedwongen ontslagen. Er zijn kwalitatief goede ambtenaren in dienst om de taken uit te kunnen voeren. Deze ambtenaren worden geplaatst door een onafhankelijke plaatsingscommissie. Met de 134 fte s in de wendbare organisatie kunnen de taken goed uitgevoerd worden. In hoeverre is het begeleiden van werk naar werk nu in te schatten en is er al een budget vrij gemaakt om dit traject in te gaan zetten? Daar kan niet tot 2015 mee gewacht worden. Er wordt nu nog niet gesproken over capaciteiten; die moeten binnen nu en 2 jaar vastgesteld worden. De arbeidsmarkt zal zich over een aantal jaren ook gaan ontwikkelen door meer taken die naar de gemeente komen en daarnaast vertrekken er mensen door vergrijzing. In IJsselstein is er al een frictiebudget. Dit moet in Montfoort nog gebeuren. Nu is deze formatie nog nodig om de processen te kunnen laten verlopen. Het gaat nog wel even duren om alles goed te laten werken, vandaar ook de termijn van 2 jaar, een veilige tijdsmarge. Men wil efficiency behalen, maar tegelijkertijd krijgen de gemeenten veel beleidstaken naar zich toe. Hoe gaat die balans zich tot elkaar verhouden? Kunnen we gezamenlijk de taken die op ons afkomen ook in de komende jaren uitvoeren? Op basis van de huidige inzichten kunnen die taken met deze formatie worden uitgevoerd, als regieorganisatie, niet als uitvoerende organisatie. Er is straks sprake van 1 ambtelijke organisatie en 2 gemeenteraden en colleges. Hoe gaan we om met een eventueel capaciteitsconflict? Daar komen we wel uit. Het kan uit de pas lopen, maar dit zal dan in het DB moeten worden besproken. Er moet openheid en transparantie zijn. Waar is de 30% overhead op gebaseerd? Door bureau Berenschot is onderzocht wat de normale overhead is voor een regiegemeente en daar is deze 30% van afgeleid. Dat ligt lager dan wat er nu aan overhead is (IJsselstein 30% en Montfoort rond de 40%). Het te behalen effect zal voortdurend moeten worden gemeten. Voor de inwoners mag de samenwerking geen verschil uitmaken: de kwaliteit van de dienstverlening moet juist gaan verbeteren. Hoe wordt deze gemeten? 3

4 In IJsselstein is er elke 2 jaar een meting door het de inwoners te vragen, o.a. via stadspanels. Dit zal ook voor Montfoort moeten gaan gebeuren. Eerst moet er een nulmeting plaatsvinden. Er wordt gestreefd naar een unaniem raadsbesluit. Is dit dan het go/no go moment, of komen we dat in de nabije toekomst tegen? Bij het vaststellen van de gemeenschappelijke regeling is afgesproken dat in de raadsvergadering van 27 maart a.s. het moment van go/no go is aangebroken. Het draagvlak is heel erg belangrijk. Dat draagvlak moet gevoeld worden door de raadsleden en bereik je niet door pressie uit te oefenen, maar door uit te leggen waar je mee bezig bent en mensen er van te overtuigen dat het een goed verhaal is. Natuurlijk wordt er op unanimiteit gehoopt, maar belangrijker is dat men in staat moet zijn de argumenten zo helder neer te leggen dat dit de juiste weg is om verder te gaan. De colleges geven een stemadvies, maar het is aan de raad om te bezien of dit het beste voor Montfoort en IJsselstein is. IJsselstein compenseert Montfoort de eerste 4 jaar. Dit effect treedt met name in de eerste jaarschijf op, de laatste jaarschijf veel minder. Werkt Montfoort dan goedkoper dan IJsselstein? IJsselstein heeft meer inwoners. Als je samenwerking serieus wilt nemen gaat het om de belangen en doelen die je nastreeft en die zijn in beide gemeenten even groot. Inwonertal is in deze niet relevant. Er is geen noodzaak om de verhoudingen nu al anders neer te zetten. Het is niet gelukt deze samenwerking met meerdere gemeenten te doen; door deze wijze van samenwerken kan blijken dat het ook op deze manier kan. Het is heel belangrijk dat men elkaar kan vinden en ook kan vertrouwen. Dat is in beider belang. Komt er voor 27 maart nog een advies van de Ondernemingsraad? Het inrichtingsplan is door het DB aangeboden aan de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) en zij gaan proberen het eindadvies op 26 maart aan de heer Van Delden voor te leggen. De 6 weken-termijn is in acht genomen. De BOR is heel constructief bezig is om een goed advies te formuleren. Het is heel belangrijk dat de BOR voor de 27 e zijn mening kan laten weten. Het uitgangspunt is geen gedwongen ontslagen. De oppositiepartijen in Montfoort hebben een enquête uitgezet waar een enorme respons op komt. Op welke manier heeft de uitslag invloed op het huidige proces? Dat bepaalt de raad zelf. Het is aan de raad daar wat mee te doen. 4

5 Wat gaat er met het raadsinformatiesysteem in Montfoort gebeuren en hoe gaat dat worden voor de griffiemedewerkers in Montfoort? Wordt de griffie hierbij betrokken? Op dit moment is men bezig met de aanbesteding voor een systeem om alle systemen goed aan elkaar te binden, waarbij de griffie niet betrokken is. Er wordt naar gestreefd in april te starten met dit systeem, zodat het in juli actief kan zijn. Er wordt zeker naar gekeken om in dit verband RIS te verbeteren en te optimaliseren. Is de Europese aanbesteding al gereed en welk pakket gaat het worden? De Europese aanbesteding loopt en welk pakket hieruit komt is nog niet duidelijk. Klantcontacten passen heel slecht in Decos en Corsa. Het is zaak om te komen tot één systeem. Drie partijen hebben een offerte ingediend. Op 18 april wordt besloten welke systeem het gaat worden, waarbij het van belang is een goede keuze te maken tussen kwaliteit en prijs. Dit voorstel wordt ook voorgelegd aan de BOR. Waarom kan de ene gemeente niet in het systeem van de andere gemeente schuiven? Dat is niet mogelijk. Men zoekt naar de beste oplossing voor registratie en klantsysteem. Hoe staat het met de mogelijkheden om Btw te verrekenen bij samengaan? Er is nog geen definitief uitsluitsel over het Btw-regime. Het ministerie heeft aangegeven dat onder bepaalde voorwaarden verrekening bij het samenwerken tussen gemeenten mogelijk is. Afronding en afsluiting Burgemeester Jansen bedankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en inbreng. In beide gemeenten wordt het Inrichtingsplan nog tijdens een cluster cq /forumvergadering behandeld. De bijeenkomst wordt gesloten om uur. 5