Notulen van de openbare vergadering van de raad der gemeente Montfoort, gehouden op dinsdag 13 december 2016 in het stadskantoor te Montfoort.

Transcriptie

1 Notulen van de openbare vergadering van de raad der gemeente Montfoort, gehouden op dinsdag 13 december 2016 in het stadskantoor te Montfoort. Aanwezig: Voorzitter: Griffier: mevrouw P.J. van Hartskamp-de Jong mevrouw B. Lubbers Raadsleden: Inwonersbelangen Montfoort Linschoten: CDA: Progressief Akkoord: WD: SGP: College: Afwezig: Inwonersbelangen Montfoort Linschoten: D66: ChristenUnie: de heer G.B.W. Burgers (later), de heer A. Everts en de heer E. Verkalk de heer B. van Eijk, de heer A.M.J. de Koning en de heer G.N.H. Severs de heer J.L.T.J.M. Bovens (later) en de heer L.A.W. Snoek mevrouw M.A. Driesse-Wiezer en de heer C. Vink de heer B.C. Timmerarends mevrouw F. Langerak-Oostrom mevrouw H.M. Lejeune-Koster de heer J.L.M. Vlaar mevrouw J.H. Huntink-Bos de heer P.C. de Jonge en de heer H.P.M. Bezuijen de heer J.P. van den Heuvel 1. Opening en mededelineen. De VOORZITTER opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen van harte welkom. Er is een bericht van verhindering ontvangen van de heren De Jonge, Bezuijen en Van den Heuvel. De VOORZITTER licht toe dat deze vergadering informatief is en als onderwerp de presentatie van het Focus-traject Rust, sturing en de basis op orde door gemeentesecretaris mevrouw M.P.C. Gadella-van Gils heeft. 2. Vaststellen van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Presentatie Focus-traiect Rust, sturing en de basis op orde De VOORZITTER geeft het woord aan mevrouw Gadella, gemeentesecretaris. Mevrouw Gadella geeft een presentatie over het Focus-traject Rust, sturing en de basis op orde (zie bijlage). Deze stukkenset is recent door het college vastgesteld en ligt ter besluitvorming voor in de raadsvergadering van 30 januari De raadsleden krijgen de gelegenheid tijdens de presentatie vragen te stellen. Blz. 6: De heer SNOEK stelt dat er ten tijde van het Medewerkerstevredenheidsonderzoek ook sprake was van een hoog ziektepercentage. Was er ook sprake van een groot verloop? Mevrouw GADELLA antwoordt dat er inderdaad sprake was van een hoog ziektepercentage, nl. 9 a 10%. Dat was een teken aan de wand dat het niet goed gaat in de organisatie. Het al wat positiever signaal is dat het percentage aan het dalen is, op dit moment 5%. 1

2 r. MONTFOORT Het verlooppercentage is niet paraat, maar er zijn wel veel wisselingen geweest. Blz. 8: De heer EVERTS vraagt naar een voorbeeld van werk organiseren vanuit de inhoud binnen een taakonderdeel. Wat is er veranderd binnen een team of is er een nieuw team gevormd? Mevrouw GADELLA antwoordt dat er in de oorspronkelijke opzet sprake was van een procesmatige organisatie. Dat gaf vaak verwarring en dubbelingen. Nu zijn er programmateams, die aansluiten bij de begroting. Per programma is er een team met een regisseur, dat werk levert voor dat programma. Dit werkt logischer, ook voor de bestuurders die graag vanuit de inhoud van programma willen spreken. Kijkend naar de bedrijfsvoering is er een team Afhandeling opgezet, een team van juristen. Blz. 10: De heer DE KONING vraagt hoeveel teams er zijn. Mevrouw GADELLA antwoordt dat de regiekant uit 5 teams bestaat. De uitvoeringskant heeft in totaal 12 teams (inclusief de buitendienst Montfoort). Dit betekent wel het behoud van de zelfstandigheid van de medewerkers, maar problematiek kan nu in de meer klassieke vorm bij een regisseur of manager worden neergelegd. De heer SEVERS vraagt naar de reacties van de medewerkers over de teamindeling. Mevrouw GADELLA antwoordt dat de reacties van de medewerkers nu nog wisselend zijn, maar de meesten zullen het als prettig ervaren om onderdeel van een team uit te maken en te weten bij wie ze te rade kunnen gaan. De heer SNOEK vraagt of er ook extra mensen zijn aangetrokken voor het middenmanagement. Mevrouw GADELLA antwoordt dat er op dit moment geen extra mensen zijn aangetrokken. Het wordt gedaan met de bestaande capaciteit, maar er wordt wel naar gekeken of dat kan. Het zou kunnen dat er her en der nog iets aangepast moet worden, maar er komt niet veel formatie bij. Dat heeft ook te maken met het feit dat een paar managementfuncties nu niet meer nodig zijn doordat er programmateams met een regisseur zijn ingericht. De heer EVERTS vraagt waarom er voor de benaming regisseur is gekozen en niet voor teamleider. Mevrouw GADELLA antwoordt dat de term regisseur wat vriendelijker over komt, omdat het niet de bedoeling is dat de regisseur de hele dag aan het managen is en de baasrol op zich neemt. Het gaat om het in goede banen leiden en het belang van een aanspreekpunt. De regisseur heeft echter wel degelijk doorzettingsmacht en de mogelijkheid de knoop door te hakken. Op de vraag van de heer TIMMERARENDS antwoordt mevrouw GADELLA dat het voor de regisseur helder is wat er in zijn of haar programma/begroting zit. Het kan wel zo zijn dat een medewerker werkzaamheden voor twee teams verricht, maar als hoofdmoot voor het eigen team. Blz. 11: De heer TIMMERARENDS vraagt met betrekking tot het tijdelijk huisvesten van 70 medewerkers in het stadskantoor van Montfoort of dat geen extra parkeerdruk oplevert. Mevrouw GADELLA antwoordt dat dit geen probleem hoeft te zijn. De medewerkers is gewezen op parkeermogelijkheden op loopafstand, zoals bij de Emté. Blz. 12: De heer SEVERS vraagt of het sturen op Keuzes Maken nu wordt losgelaten. Mevrouw GADELLA antwoordt dat dit niet het geval is. Dat project blijft staan en loopt nog. 2

3 De heer SEVERS vraagt of de 12 tot 15 extra medewerkers die nodig zijn voortkomen uit het feit dat de wettelijke taken zoveel zwaarder zijn geworden en dat de organisatie dat niet aankan? Mevrouw GADELLA antwoordt dat het om een mix gaat. Een mix van nieuwe taken en verplichtingen, maar ook een organisatie die overvoerd is en waarin onvoldoende energie is gestoken om die basis op orde te houden. Die mix bepaalt dat er extra handen nodig zijn, met name aan de uitvoeringskant, zoals het archief. Op de vraag van de heer DE KONING antwoordt mevrouw GADELLA dat het nog niet goed is te voorspellen of deze extra medewerkers ook nodig blijven. Het is wel de bedoeling om in 2018 een benchmark te houden om te zien of het niveau reëel is in vergelijking met soortgelijke gemeenten. Dan zal daar met elkaar een nieuwe afweging in moeten worden gemaakt. De inschatting is echter niet dat wanneer de organisatie op orde is dit niveau gehandhaafd zou moeten blijven. Blz. 13: Op de vraag van de heer DE KONING antwoordt mevrouw GADELLA dat de ,- begrotingstechnisch extra is, maar al helemaal in de begroting is verwerkt. Het is een verminderde haalbaarheid van de taakstelling die de organisatie is opgelegd. In de begroting is die taakstelling helemaal verwerkt, dus als die niet gehaald wordt zal er extra geld moeten worden gevraagd. In het raadsvoorstel wordt voor het eerste jaar ,- gevraagd, want het DB heeft de directie gevraagd voor het komende jaar te zoeken naar alternatieve financiering van ,-. Op het moment dat dat niet lukt zal daar in de Najaarsrapportage op worden teruggekomen. Het zal erg moeilijk zijn om deze ,- te vinden, dus zij acht de kans reëel dat er bij de raad moet worden teruggekomen. Mevrouw GADELLA meldt dat de heer J. Pol per 1 januari 2017 is aangetrokken als interim directeur UW Samenwerking en interim gemeentesecretaris Usselstein. Er is inmiddels een persbericht verzonden. De heer Pol is zeer ervaren en zal de organisatie in alle opzichten de komende tijd goed kunnen versterken. De heer DE KONING vraagt of er over dit plan ook contact is geweest met de externe accountant. Mevrouw GADELLA geeft het woord aan de heer Van Wiggen, interim concerncontroller. De heer VAN WIGGEN bedankt voor het in hem gestelde vertrouwen om deze opdracht te mogen vervullen. Spreker heeft de accountantsrapporten bij de jaarrekeningen bestudeerd en zijn voornemen is om zo snel mogelijk een afspraak te maken met de accountant rondom de jaarrekeningcontrole en hoopt dat dit nog voor de jaarwisseling gaat lukken. De VOORZITTER bedankt mevrouw Gadella voor de presentatie en vraagt de raad of er nog vragen zijn. De heer EVERTS vraagt welke doelstellingen achteraf niet meegenomen hadden moeten worden en wat is de reden daarvoor? Mevrouw GADELLA antwoordt dat er achteraf gezien teveel hooi op de vork is genomen en dat met name de combinatie met alle ontwikkelingen veel te veel is geweest. Er is focus nodig om te weten waar in eerste instantie de aandacht voor moet zijn. Achteraf gezien had de procesorganisatie niet zo massief ingezet moeten worden. De heer SNOEK vraagt naar de ambitie om samenwerking te zoeken met omliggende gemeenten. 3

4 c MONTFOORT Mevrouw GADELLA antwoordt dat het belangrijk is om eerst op orde te zijn om een goede startpositie te creëren. Eerst een stabiele basis zodat een krachtige organisatie en een stabiele partner ontstaat. Op dit moment is de organisatie te kwetsbaar. Mevrouw DRIESSE vraagt wat het perspectief is als de raad negatief besluit over het raadsvoorstel. Mevrouw GADELLA antwoordt dat het om urgente zaken gaat. Als deze niet gedaan worden, wordt er op onderdelen niet voldaan aan de wettelijke taken en ontstaat er een probleem met de continuïteit van de bedrijfsvoering. Er moet dus wel een keuze gemaakt worden. Wethouder VLAAR stelt dat als er extra taken zijn er direct bij de raad een budgetplaatje moet worden neergelegd. Het college staat ervoor dat er een duidelijke boodschap over het probleem wordt neergelegd en het niet mooier wordt gemaakt dan het is. Dit betekent dat het college vierkant achter de ,- staat die door de directie als nodig wordt aangegeven. Dat betekent dat alle trajecten rond Keuzes Maken doorgezet worden. Het college staat volledig achter de plannen van de directie om het geheel op orde te krijgen, want dat verdienen de medewerkers en de organisatie, maar ook de inwoners. De heer VAN EUK vraagt of de ,- volledig bedoeld is voor personele lasten. Mevrouw GADELLA antwoordt dat dit in belangrijke mate inderdaad personeel is. Dit zijn extra formatieplaatsen. Het is de bedoeling de formatie-uitbreiding wel zo compact mogelijk te houden. Wethouder VLAAR reageert dat er gezien de bezuinigingen in de afgelopen 3 jaar geen personeel is aangevuld, ondanks alle extra taken. De heer WIGGERS geeft aan dat één van de opdrachten bestaat uit het goed invullen van de P&C-cyclus en het instrumentarium. De medewerkers worden dan ook gelijk verder geschoold en er wordt actuele kennis bijgebracht over wijzigingen etc. De heer TIMMERARENDS vraagt naar het vrijvallen van de gereserveerde bijdrage van ,-. Betekent dit dat dit bedrag niet nodig is? Wethouder VLAAR antwoordt dat het bedrag van ,- vrij valt om aan de andere kant ,- te vragen als totaal bedrag. De heer VINK vraagt of het op afstand plaatsen van onderdelen nog een hoop begeleiding vraagt vanuit de organisatie. Mevrouw GADELLA antwoordt dat er in de bestaande organisatie vacatures niet zijn ingevuld. Die vacatures moeten nu voor een groot deel worden ingevuld om op orde te komen. De taken die op afstand zijn gezet zijn integraal op afstand gezet, maar het goed inregelen kost in de startfase extra energie, zoals met de ODRU. Dat is van voorbijgaande aard en dan moet er sprake zijn van een stabiele werkorganisatie, waarin je niet meer dan normale energie in hoeft te steken. Wethouder VLAAR licht toe dat in Montfoort het sociaal team en het jeugdteam op afstand zijn gezet, maar in Usselstein niet. De buitendienst Montfoort is nog niet op afstand geplaatst. De heer SNOEK vraagt of Usselstein ook de urgentie van het geheel inziet. Mevrouw GADELLA antwoordt dat in Usselstein de presentatie van het traject op 11 januari a.s. plaatsvindt. Het urgentiegevoel is op collegegevoel aanwezig en het is nog niet te voorspellen hoe dit in de raad zal vallen. Het is gevoelige materie en er ligt een stevige beslissing voor. De VOORZITTER onderschrijft namens het college de urgentie. De afsluitende tekst Het gaat vooral om onze medewerkers, die zijn fantastisch en die zijn goed en daar gaan we het mee doen is ongelofelijk belangrijk. Dat vertrouwen moet hen gegeven worden en zij spreekt 4

5 de hoop uit dat hier in januari een besluit over genomen wordt, zodat men met elkaar verder kan. Dit voorstel staat geagendeerd voor het forum en de raad van januari Het college vond het belangrijk de raad in een vroegtijdig stadium in te lichten. Op dit moment hoeft er dus geen standpunt te worden ingenomen, maar is er genoeg tijd het geheel door te nemen. De VOORZITTER richt voorafgaand aan de sluiting van deze vergadering het woord tot mevrouw Lubbers, die gedurende de afgelopen periode van ruim 3 maanden interim griffier is geweest. Spreker heeft in die periode erg plezierig samengewerkt met mevrouw Lubbers en ook in de driehoek was de samenwerking heel prettig. Zij bedankt haar hier heel hartelijk voor. Mevrouw LUBBERS memoreert de raadsvergaderingen die in Montfoort nooit saai zijn. Zij vraagt de raad de ambitie van de griffie een kans te geven en serieus te nemen. Het is van belang met elkaar in gesprek te gaan en het niet alleen een papieren wijsheid te laten zijn. Zij wenst allen het allerbeste en haar opvolger een warme ontvangst. 4. Sluiting De VOORZITTER sluit de vergadering om uur. 5