Notulen van de openbare vergadering van de raad van de gemeente Montfoort, gehouden op donderdag 29 september 2016 in het Stadskantoor te Montfoort.

Transcriptie

1 Notulen van de openbare vergadering van de raad van de Montfoort, gehouden op donderdag 29 september 2016 in het Stadskantoor te Montfoort. Aanwezie: Voorzitter: Griffier: Raadsleden: Inwonersbelangen Montfoort Linschoten: Progressief Akkoord: CDA: VVD: D66: Christenunie: SGP: Colleee: mevrouw P.J. van Hartskamp-de Jong mevrouw B. Lubbers de heren G.B.W. Burgers, A. Everts en E. Verkaik de heren J.L.T.J.M. Bovens en L.A.W. Snoek de heren B. van Eijk, A.M.J. de Koning en G.N.H. Severs mevrouw M.A. Driesse-Wiezer en de heer C. Vink de heren H.P.M. Bezuijen en P.C. de Jonge de heer J.P. van den Heuvel de heer C. Langerak mevrouw F. Langerak-Oostrom mevrouw H.M. Lejeune-Koster de heer J.L.M. Vlaar Afwezis: Inwonersbelangen Montfoort Linschoten: mevrouw J.H. Huntink-Bos L Opening en mededelingen De VOORZITTER opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen hartelijk welkom. Er is een bericht van verhindering ontvangen van mevrouw Huntink. Er wordt een stemmingsnummer getrokken en de heer De Koning mag bij hoofdelijke stemming als eerste zijn stem uitbrengen. 2. Vaststellen van de agenda De VOORZITTER merkt op dat mevrouw Lubbers wordt geïnstalleerd als waarnemend griffier. Ze neemt haar de belofte af. De VOORZITTER: "Ik beloof de gerechtigheid te zullen dienen. Ik beloof dat ik trouw zal zijn aan de grondwet en alle overige wetten en regelingen van ons land en de. Ik beloof dat ik mij zal inzetten voor de rechten van het welzijn van alle burgers van Montfoort. Ik beloof dat ik onpartijdig zal handelen en de democratische beginselen en procedures zal respecteren. De beloof dat ik loyaal zal zijn ten opzichte van de raad en het door de raad vastgestelde beleid. Ik beloof dat ik van de overheidsmacht die mij is toevertrouwd geen misbruik zal maken. Ik beloof dat ik zorgvuldig omga met informatie. Ik beloof dat ik de geloofwaardigheid van het ambt niet zal schaden. Ik beloof dat ik het vertrouwen dat de burger in mij mag stellen, niet zal beschamen. Ik beloof dat ik mij een zelfstandig oordeel zal vormen over de morele juistheid van mijn handelen." Mevrouw LUBBERS: Dat verklaar en beloof ik! De heer DE JONGE overweegt een motie in te dienen. Hij wacht eerst de beraadslaging af. De heer DE KONING wil als voorzitter van de Auditcommissie een aanbeveling doen aan de raad inzake de Jaarstukken

2 De agenda wordt vastgesteld. Bespreekstukken 3. Jaarstukken 2015 en accountantsverklaring Raadsdiscussie: De VOORZITTER memoreert dat op 29 juni jl. inhoudelijk reeds is gesproken over de jaarrekening. Op dat moment lag nog geen verklaring van de accountant voor. Het heeft veel inspanning gevergd van de accountant, de ambtenaren en de wethouder van Financiën om alle gegevens gereed te hebben. Dat heeft erin geresulteerd dat woensdag 28 september jl. alsnog de verklaring is ontvangen. Op zich is het jammer dat het zolang heeft moeten duren. Ze is blij dat de Auditcommissie gisteren bijeen is gekomen en op korte termijn een oordeel heeft willen vormen. Wethouder VLAAR merkt op dat de Jaarrekening 2015 een belangrijk moment is. Er is eerder bij stilgestaan. Hedenavond gaat het primair over de financiële positie. Hij is blij en trots dat de financiële positie van de goed is. Dat klinkt vreemd als de accountant zijn oordeel onthoudt. Drie belangrijke redenen zijn er voor de oordeelsonthouding. De eerste gaat over de nieuwe taken in zorg, jeugd en welzijn die de vanaf 2015 is gaan uitvoeren. Voor de raad en de stond voorop de continuïteit van zorg. Kijkend naar het oordeel van de accountant, gaat het vooral over de controle op de daadwerkelijke levering. Eigenlijk wil het rijk gecontroleerd hebben of bijvoorbeeld huishoudelijke hulp daadwerkelijk is geleverd. Men verwacht dat de n hiervoor controlesystemen gaan ontwikkelen. Dat heeft de niet een-twee-drie voor elkaar. Ook over 2016 zullen die controlesystemen nog niet operationeel zijn. De moet haar uiterste best doen om passende controlesystemen te vinden en te ontwikkelen die in 2017 gebruikt kunnen worden. Het tweede punt is het scherpstellen van de regelgeving voor accountancy. De accountants hebben miljoenen boetes gekregen van de AFM omdat ze te gemakkelijk goedkeurende verklaringen afgaven. Dat betekent voor Montfoort dat er meer energie moet worden gestoken in het vaststellen van de stukken. Het laatste punt is de administratieve organisatie binnen de samenwerking. Deze is verre van voldoende. Daar heeft de accountant een groot punt en daar moet aan gewerkt worden. Het is een stevig signaal dat het college graag ter harte neemt. Bij het vaststellen van de jaarrekening is het ook belangrijk om terug te kijken wat is gerealiseerd. Hij noemde al de decentralisatie van het Sociaal Domein en de continuïteit van zorg. Naar medewerkers toe hebben ze het perfect gedaan. Natuurlijk zijn er verbeterpunten, maar kwalitatief zijn ze binnen het budget gebleven. In 2015 werd ook begonnen met een bezuinigingsoperatie van 2 miljoen om te zorgen voor een gezonde financiële positie. Hij is er trots op dat dit via de kracht in de samenleving is gerealiseerd. Het tweede jaar van de ambtelijke fusie kostte ook 'een beetje' energie. Dankzij de situatie waarin de zit, kan zij haar financiële positie versterken en kan zij vanuit de reserves investeren in de individuele burgers en de samenleving als geheel. Het college wacht met grote belangstelling de voorstellen af van de raad. Tot slot worden vanuit het college de medewerkers van de samenwerking bedankt voor hun inzet in dit hectische jaar. De heer DE KONING (voorzitter Auditcommissie) adviseert de raad de Jaarstukken 2015 vast te stellen. Ondanks de geconstateerde onzekerheden en fouten zijn er geen gevolgen voor de gepresenteerde cijfers. Deze constatering heeft binnen de samenwerking geleid tot een voorgenomen reorganisatie. De uitkomst hiervan moet leiden tot een borging van de begrotingsdiscipline, interne controlefuncties en het op orde brengen van controledossiers. Dit moet leiden tot het echt in control komen van de organisatie. Een en ander vindt plaats in overleg met de accountant. De Auditcommissie zal maandelijks worden geïnformeerd over de voortgang van de invoering van de verbeterpunten. De VOORZITTER leest het raadsvoorstel voor: 2

3 In te stemmen met de aanpassingen aan de Jaarrekening 2015 zoals beschreven in bijgevoegd erratum; De Jaarrekening 2015 van de Montfoort met als resultaat ,00 en na mutaties reserves ,00 vast te stellen; Bestemmingsreserves voor Monumenten en Bomenfonds te vormen en daar respectievelijk ,00 en ,00 aan toe te voegen. De heer De JONGE noemt het een mooi strak stuk waar de Auditcommissie zich achter heeft geschaard. Dat doet D66 ook. Er zijn nog wel een paar aandachtspunten. Het is immers een ernstige zaak wat hier is gebeurd. Er is geen goedkeurende verklaring van de accountant gekomen. Dat is nogal wat. In andere organisaties worden daarvoor mensen ontslagen of volgen andere maatregelen. Dat is hier niet aan de orde, omdat er omstandigheden zijn die ertoe leiden dat zo'n besluit niet wijs zou zijn en de niet verder zou brengen. Dat doet niets af aan de ernst van de constateringen. De fractie is op zoek naar instrumenten om herhaling hiervan te voorkomen. Dat is vervat in een motie die straks als iedereen aan het woord is geweest wordt aangeboden. De financiële administratie is eigenlijk niet eens een kerntaak van de. Dat ligt elders. Het betreft alleen de administratieve verantwoording en rapportage. Wat niet gewenst is, is dat door gekissebis de wijzigingen die nodig zijn, in de weg gestaan worden. Er moet een situatie worden gecreëerd waarbij iedereen wordt aangemoedigd om het beter te doen en andere eisen worden gesteld. Er zijn steken blijven liggen in de eigen organisatie en bij de accountant. Het past niet om nu naar schuldigen te zoeken. De fractie wil niet achteruit kijken, maar vooruit kijken, zodat in de toekomst een beter product kan worden getoond aan de inwoners. Daartoe dienen duidelijke afspraken te worden gemaakt. Daartoe roept de motie ook op. Een kritische lezer zal concluderen dat er geen echte tanden in zitten, omdat iedereen op zijn plaats blijft zitten. Het moet worden beschouwd als een melkgebit. De tandjes kunnen uitvallen en na een jaar komen er echte tanden voor in de plaats. En dat wordt dan ook gelijk strenger gecontroleerd. Het past niet om verstrekkende maatregelen te nemen. Er moet meer worden gekeken of het ingeslagen pad dat wordt verkondigd goed is. Het geduld is evenwel niet oneindig. De heer SNOEK wijst erop dat onzekerheden en fouten zijn geconstateerd met betrekking tot de getrouwheid en de rechtmatigheid op het gebied van het Sociaal Domein. Er was onvoldoende controle op het inkoopproces en er waren grote budgetoverschrijdingen zonder toelichting. Er zijn geen geactualiseerde onderhoudsplannen en er was onvoldoende controleinformatie bij de aanbesteding van overheidsopdrachten. Gaat er nog wel wat goed? Gelukkig wel, want de geconstateerde onzekerheden en fouten hebben geen gevolgen voor de gepresenteerde cijfers. Echter, het blijkt wel dat de organisatie niet in control is. In plaats van bezig te zijn met de begroting voor het komende jaar, is de organisatie tot gisteren bezig geweest met de jaarrekening over Dit mag niet nogmaals gebeuren. Het college heeft maatregelen genomen om de organisatie anders in te richten. Dit moet leiden tot een betere begrotingsdiscipline en borging van de interne controle. De fractie kan instemmen met het raadsvoorstel. Er is vertrouwen dat de inspanningen van het college vruchten gaat afwerpen. De fractie steunt de straks in te dienen motie. Een verdere professionalisering blijft noodzakelijk. De heer VERKAIK sluit grotendeels aan bij de twee voorgangers. Hij hoorde de heer De Jonge zeggen dat geen maatregelen worden genomen, maar die moeten wel degelijk worden genomen. De heer DE JONGE denkt dat de heer Verkaik hem niet goed heeft begrepen. Hij bedoelde dat geen maatregelen tegen personen moeten worden genomen, maar wel in de organisatie. De heer VERKAIK vindt dat er wel wat moet gebeuren. Het kan zo echt niet. Het is niet 3

4 acceptabel. De heer Snoek zegt dat het geen invloed heeft op de cijfers, maar als er niet wordt gecontroleerd, dan is het de vraag welke invloed dit heeft op de cijfers. Vandaag kwam de vraag inzake ,00 ten behoeve van de riolering dat als interne kosten niet was geboekt. De vraag is waar die kosten dan wel zijn geboekt. Hij wil zich nog niet uitspreken over de motie. Hij heeft al zo vaak gehoord dat maatregelen worden genomen. Bij het advies van de Auditcommissie zou hij het liefst de getrouwheid van de informatie toe willen voegen. De heer LANGERAK kan instemmen met de jaarrekening De voorzitter van de Auditcommissie heeft het advies goed verwoord en het is unaniem samengesteld. In het licht van de eisen wordt hiermee ingestemd. De heer DE KONING stelt dat binnen de veel geld omgaat en dat moet goed worden verantwoord. Binnen de organisatie is duidelijk geconstateerd dat de zorg hiervoor is achtergebleven. Er zijn plannen om dit weer op de voorgrond te zetten en hij is benieuwd wanneer deze stappen worden geïmplementeerd. Hij kan instemmen met het voorstel. De heer VAN DEN HEUVEL is het eens met de woorden van de vorige sprekers. Het schort aan oplettendheid en nauwkeurigheid en aandacht voor het werk. De verandering zie je er nu aankomen. Reserveer ook de tijd om erin te willen investeren. Het kan eigenlijk niet zo zijn dat dit onderwerp in juni is doorgeschoven naar september en nog steeds wordt doorgeschoven. Dat kan niet en mag niet nogmaals gebeuren. Hij is het wel eens dat het eindcijfer van de jaarrekening niet gaat wijzigen. Als je gaat zoeken in de jaarrekeningen - en er zijn aan het begin van de jaarrekening posten die moeilijk zijn te controleren -ga je wellicht nog verschuivingen constateren, maar het eindcijfer gaat niet meer veranderen. Daarom moet de jaarrekening vandaag worden goedgekeurd. De meeste zorgen hoorde hij komen uit de mond van de wethouder. Die zei dat de organisatie in 2016 ook nog niet in control is. Dan mankeert nog steeds het een en ander aan het systeem waarmee wordt gewerkt. Het gebeurt volgend jaar dus weer en dat mag eigenlijk niet. Mevrouw DRIESSE denkt dat de wethouder over het 'in control komen' probeerde te zeggen dat het zorgsysteem in 2016 nog niet optimaal is, maar dat gold niet voor de organisatie. De heer VAN DEN HEUVEL stelt dat dit klopt. Mevrouw DRIESSE stelt dat de raad als een soort race tegen de klok de jaarrekening moet goedkeuren. De vraag is of de raad wel een keuze heeft. Gisteren kwam de accountant met het definitieve oordeel en hij heeft een uitgebreide toelichting gegeven. Hij kwam tot een oordeelsonthouding voor de jaarrekening over Er zijn te veel onzekerheden. Vanmorgen ontvingen de raadsleden de stukken per mail die bij de accountantsverklaring horen. Het was kort dag om dit zorgvuldig voor te bereiden. Ze zit evenwel niet te wachten op sancties vanuit Den Haag, zoals een korting of een opschorting van de algemene uitkering uit het Gemeentefonds. Het verdient desondanks geen schoonheidsprijs. In de Auditcommissie is toegezegd dat er een evaluatie van het proces komt en dat aan de verbetering van de bedrijfsvoering hard wordt gewerkt. Dat zijn positieve signalen. Weliswaar is er een accountantsverklaring en wellicht is dat niet de meest gewenste verklaring over de jaarrekening, maar de verklaring van de accountant was wel de voorwaarde bij het raadsbesluit van 5 juli jl. waarin de jaarrekening voorlopig is vastgesteld. De VVD-fractie heeft geen reden om tegen het voorstel te stemmen. De heer Vink zal een stemverklaring afleggen. Wethouder VLAAR antwoordt dat de heer Verkaik op zijn suggestieve vraag over de ,00 nog een verklarende toelichting krijgt. Inzake de beoordeling over 2016 wil het college absoluut transparant zijn. Er worden geen verkeerde verwachtingen geschapen. De accountant heeft zelf gezegd dat met betrekking tot het Sociaal Domein men ook in

5 geen groen licht krijgt. Los daarvan is geprobeerd aan de hand van een voorbeeld duidelijk te maken dat controlesystemen in de zorg uitermate complex zijn en het college hierop terugkomt. Wel moeten er vormen van control of steekproeven zijn, maar een controlesysteem opzetten is nog een onbekend fenomeen in Nederland. De heer VERKAIK hoorde zeggen dat hij suggestief bezig is naar aanleiding van de ,00 die verkeerd is geboekt. In een schrijven van de griffie dat hedenavond nog is ontvangen staat eigenlijk het antwoord al. Het is derhalve niet juist dat hij ervan wordt beschuldigd suggestief bezig te zijn. Dan kaatst hij de bal terug en zal stellen dat het college suggestief bezig is geweest. Wethouder VLAAR antwoordt dat de constatering over het verkeerd boeken juist is, maar hij dacht dat de heer Verkaik bedoelde dat het op verkeerde posten was geboekt. Anders trekt hij zijn woorden wel in als hij dat niet heeft bedoeld. De heer VERKAIK verwees inzake de ,00 naar een antwoord dat van het college afkomstig was. Wethouder VLAAR zegt een schriftelijk antwoord toe. Hij vervolgt: Het rapport van de accountant is hedenochtend ontvangen. Het geeft inderdaad geen pas dat dit pas een dag van tevoren wordt toegezonden. Het college noch de ambtelijke staf heeft dit rapport en de conclusies eerder onder ogen gezien dan de raad. Het is gelijktijdig verstuurd. Een hartenkreet in de evaluatie zal een tijdslimiet zijn. De vergadering wordt geschorst tot uur Tweede termijn De heer DE JONGE dient, mede namens de fracties van het CDA, Progressief Akkoord, Inwonersbelangen Montfoort kinschoten, SGP en Christenunie, de volgende motie in: "De raad van de Montfoort, in vergadering bijeen op 29 september 2016; gehoord hebbende: de uitleg van de accountant met betrekking tot de totstandkoming van de jaarrekening; de uitleg van de portefeuillehouder met betrekking tot de wisselwerking tussen de accountant en de ambtelijke staf, de interne organisatie, de nieuwe regelgeving en de gevolgen van de wisseling van de accountant in 2016; overwegende dat: er een veelheid van factoren is die geleid heeft tot de huidige situatie waarin de accountant zich heeft onthouden van een oordeel omtrent de jaarrekening; het college in het algemeen en de portefeuillehouder in het bijzonder voornemens zijn aan de raad een stappenplan aan te bieden om verbeteringen te realiseren in de financiële administratie, werkprocessen en in de verslaglegging aan de raad en aanpassingen te realiseren in de organisatie, zodat deze het hoofd kan bieden aan de wijzigende eisen voor financiële verslaglegging, werkwijzen (met name de interne controle) en budgettering; de onderhavige motie als instrument noodzakelijk is om duidelijkheid te creëren omtrent de verwachtingen van de raad om herhaling van een situatie van onthouding van goedkeuring door de accountant te voorkomen en nu vooralsdan de ernst van een dergelijke situatie en de onaanvaardbaarheid daarvan vast te stellen; is van mening dat: de onthouding van goedkeuring door de accountant Montfoort zeer betreurenswaardig is; 5

6 een dergelijke situatie in de toekomst voorkomen dient te worden; passende maatregelen dienen te worden ondernomen; draagt het college op: voor 1 november 2016 met een stappenplan te komen om tegemoet te komen aan de hierboven vermelde bezwaren. Dit stappenplan moet leiden tot een verbetering van de financiële administratie en het financieel management. De werkprocessen dienen aangepast te worden aan de geldende standaarden; maandelijks de raad op de hoogte te stellen van de vorderingen van de uitvoering van het stappenplan en aan te geven waar en waarom het stappenplan niet conform inrichting van het plan is of kan worden uitgevoerd; en voorts alles te doen wat noodzakelijk is om de in control te doen zijn; en gaat over tot de orde van de dag." De heer SNOEK stemt in met de motie. De heer VERKAIK zou de zin over 'onthouding van oordeel van de getrouwheid en rechtmatigheid' willen toevoegen bij 'is van mening dat'. De heer DE JONGE past de tekst van de motie als zodanig aan. De indieners stemmen unaniem in met de tekstwijziging. De heer LANGERAK stemt in met de motie. De heer DE KONING stemt in met de motie. De heer VAN DEN HEUVEL stemt in met de motie. De heer VINK merkt op de motie overbodig te vinden en de fractie zal de motie niet steunen. Alles wat in de motie wordt opgedragen is immers al toegezegd door de portefeuillehouder. Het woord 'onaanvaardbaar' is voorts erg politiek geladen. Mevrouw DRIESSE wenst een reactie van het college. De vergadering wordt geschorst tot uur. Wethouder VLAAR merkt op dat het college de bezorgdheid van de raad herkent en deelt. De door de raad gevraagde stappen om tot verbetering te komen worden gesteund. De motie wordt overgenomen. De heer DE JONGE wenst de motie alsnog in stemming te brengen. De heer VAN EIJK betreurt het dat hij vooraf geen kennis heeft gehad van de motie. Dat is principieel onjuist en stuit hem tegen de borst. De VOORZITTER vraagt of de heer Van Eijk schorsing wenst om de motie te kunnen lezen. De heer VAN EIJK antwoordt hieraan geen behoefte te hebben. De heer DE JONGE denkt dat er kennelijk een misverstand is ontstaan toen hij om een schorsing vroeg. Hij had volstrekt niet de intentie om personen uit te sluiten. Het voorstel wordt in stemming gebracht. 6

7 De heer VINK legt een stemverklaring af: Ik stem voor, ondanks de bizarre ervaren grootte van de niet door de accountant te controleren miljoenen. Het lijkt erop dat de aan de borst van Den Haag hangt. De consequenties van tegenstemmen zou leiden tot stoppen van deze voeding. Daarmee zou de een onverantwoord risico lopen. Besluitvorming: Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen. De gewijzigde motie luidt als volgt: "De raad van de Montfoort, in vergadering bijeen op 29 september 2016; gehoord hebbende: de uitleg van de accountant met betrekking tot de totstandkoming van de jaarrekening; de uitleg van de portefeuillehouder met betrekking tot de wisselwerking tussen de accountant en de ambtelijke staf, de interne organisatie, de nieuwe regelgeving en de gevolgen van de wisseling van de accountant in 2016; overwegende dat: er een veelheid van facturen is die geleid heeft tot de huidige situatie waarin de accountant zich heeft onthouden van een oordeel omtrent de jaarrekening; het college in het algemeen en de portefeuillehouder in het bijzonder voornemens zijn aan de raad een stappenplan aan te bieden om verbeteringen te realiseren in de financiële administratie, werkprocessen en in de verslaglegging aan de raad en aanpassingen te realiseren in de organisatie, zodat deze het hoofd kan bieden aan de wijzigende eisen voor financiële verslaglegging, werkwijzen (met name de interne controle) en budgettering; de onderhavige motie als instrument noodzakelijk is om duidelijkheid te creëren omtrent de verwachtingen van de raad om herhaling van een situatie van onthouding van goedkeuring door de accountant te voorkomen en nu vooralsdan de ernst van een dergelijke situatie en de onaanvaardbaarheid daarvan vast te stellen; is van mening dat: de onthouding van oordeel van de getrouwheid en rechtmatigheid door de accountant Montfoort zeer betreurenswaardig is; een dergelijke situatie in de toekomst voorkomen dient te worden; passende maatregelen dienen te worden ondernomen; draagt het college op: voor 1 november 2016 met een stappenplan te komen om tegemoet te komen aan de hierboven vermelde bezwaren. Dit stappenplan moet leiden tot een verbetering van de financiële administratie en het financieel management. De werkprocessen dienen aangepast te worden aan de geldende standaarden; maandelijks de raad op de hoogte te stellen van de vorderingen van de uitvoering van het stappenplan en aan te geven waar en waarom het stappenplan niet conform inrichting van het plan is of kan worden uitgevoerd; en voorts alles te doen wat noodzakelijk is om de in control te doen zijn; en gaat over tot de orde van de dag." De gewijzigde motie wordt in stemming gebracht. De heer Van EIJK legt een stemverklaring af: 'Ik vind de procedure onjuist. Alleen, qua coalitie stem ik voor. 7

8 Besluitvorming: Met de stemmen van de fractie van de WD tegen (2) en de overige fracties (12) voor, wordt de motie aangenomen. 4.Sluiting De VOORZITTER sluit de vergadering om uur. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8