BESLUITENLIJST VERGADERING VHL-BERAAD

Transcriptie

1 BESLUITENLIJST VERGADERING VHL-BERAAD Datum vergadering: dinsdag 19 september 2017 Locatie vergadering: Tijdstip: Voorzitter: Secretaris: Raadzaal, Stadhuis, Vianen uur A.F. Bonthuis, wnd. burgemeester Zederik C.J. Steehouwer, griffier Vianen Agenda: 1. Opening en mededelingen 2. Vaststelling agenda voor de openbare vergadering van het Vijfheerenlanden-Beraad van 19 september Spreekrecht publiek 4. Vaststelling van de besluitenlijst van de openbare vergadering van het VHL-Beraad van 7 juni Ingekomen stukken 6. Informatie vanuit de Stuurgroep Vijfheerenlanden en voortgang in het wetgevingstraject herindeling Vijfheerenlanden 7. Voorstel raadswerkgroep Bestuur en Organisatie: Formatie Griffier Vijfheerenlanden en stappenplan 8. VHL-Beraad-voorstel: Dienstverleningsconcept gemeente Vijfheerenlanden: Goed voor elkaar 9. VHL-Beraad-voorstel: Stand van zaken harmonisatie beleid- en regelgeving gemeente Vijfheerenlanden 10. VHL-Beraad-voorstel: Koersdocument Sociaal Domein Vijfheerenlanden 11. Voorstel raadswerkgroep Toekomstvisie: Notitie Wijk- en kerngericht werken 12. Voorstel griffiers: Besturen als ware het één gemeente 13. Rondvraag 14. Sluiting Aanwezige raadsleden: CDA: T. van Weverwijk (Leerdam), A. Schoonhoven (Vianen) en M. de Jong- Middelkoop (Zederik) ChristenUnie: H. Wolting (Leerdam), T. Kamstra-van Dam (Vianen en D. Baars (Zederik)

2 D66: A.C.I. de Groot (Vianen) VHL-Lokaal: H. Heijltjes (Leerdam) en J.W. van der Velden (Vianen) PvdA: C. van t Pad (Leerdam), J.H. van Montfoort (Vianen) en R. Krämer (Zederik) SGP: M. de Visser (Leerdam(, D.A. den Hertog (Vianen) en E. Geluk (Zederik) VVD: A. van der Leest (Leerdam), H.D. Zevenhuizen (Vianen) en H. van der Leun-Stout (Zederik) Fractie Gros: N. Gros Overige aanwezigen: - N. van Ameijde-Poortman (kwartiermaker / beoogd gemeentesecretaris Vijfheerenlanden) - W.G. Groeneweg, burgemeester Vianen - T.J.P. Bruinsma, wnd. burgemeester Leerdam - A. Keppel, lid Stuurgroep Vijfheerenlanden (bij agendapunten 8, 9 en 10) - M.F.M. Verweij, lid Stuurgroep Vijfheerenlanden (bij agendapunt 10) - S. Vreeburg, directielid Vijfheerenlanden (bij agendapunt 10) - F. Jongmans, netwerkmanager Vijfheerenlanden (bij agendapunt 10) - M. Dankaart, MT-lid gemeente Zederik (bij agendapunt 10) 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Mededelingen: De colleges van Leerdam, Vianen en Zederik hebben vandaag de eerste gezamenlijke collegevergadering gehouden. Vanaf nu gaat dit tweewekelijks gebeuren. Er staan voor de vergadering van vandaag 12 onderwerpen op de agenda. Bij de voorstellen van de raadswerkgroepen zal de desbetreffende voorzitter van de werkgroep het voorstel toelichten en verdedigen. De Stuurgroep Vijfheerenlanden heeft aan de leden van het VHL-Beraad ene brief gestuurd over de tijdelijke huisvesting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie. Hiervoor worden de drie bestaande gemeentehuizen benut. Er komt nog een verder uitgewerkt voorstel waarin ook ingegaan zal worden op de financiële aspecten van de huisvesting. Dit kan binnen de bestaande budgetten gerealiseerd worden. Het VHL-Beraad neemt met instemming kennis van de brief van de Stuurgroep. Er is bericht van verhindering van de heer W. van Dijk (VHL-Lokaal). 2. Vaststelling agenda voor de openbare vergadering van het Vijfheerenlanden-Beraad van 19 september 2017 De openbare vergadering van het VHL-Beraad van 19 september 2017 is voorbereid in de agendacommissie VHL van6 september De agendacommissie bestond uit de heer W.G. Groeneweg (voorzitter Stuurgroep VHL), mevrouw N. van Ameijde-Poortman (kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Vijfheerenlanden), de heer A. van der Leest (wnd. raadsvoorzitter Leerdam), de heer D.A. den Hertog 2

3 (wnd. raadsvoorzitter Vianen), mevrouw M. de Jong-Middelkoop (wnd. raadsvoorzitter Zederik) en de heer C.J. Steehouwer (secretaris VHL-Beraad). Het VHL-Beraad stemt in met de voorliggende agenda. 3. Spreekrecht publiek Er wordt geen gebruik gemaakt van het spreekrecht voor het publiek. 4. Vaststelling van de besluitenlijst van de openbare vergadering van het VHL-Beraad van 7 juni 2017 Van de openbare vergadering van het VHL-Beraad van 7 juni 2017 is een videoverslag gemaakt, dat is terug te luisteren op de website Eveneens wordt is van deze vergadering een besluitenlijst gemaakt, die door het VHL-Beraad wordt vastgesteld. 5. Ingekomen stukken De verslagen van de raadswerkgroepen Regelgeving (12 april 2017), Bestuur en Organisatie (22 mei 2017), Regelgeving (14 juni 2017) en Bestuur en Organisatie (26 juni 2017) worden voor kennisgeving aangenomen. 6. Informatie vanuit de Stuurgroep Vijfheerenlanden en voortgang in het wetgevingstraject Vijfheerenlanden Door de voorzitter van de Stuurgroep Vijfheerenlanden wordt het volgende gemeld: - Het wachten is op het bericht van het ministerie van BZK dat het kabinet heeft besloten om het wetsvoorstel herindeling Vijfheerenlanden voor advies naar de Raad van State te sturen. Volgende week komt hier waarschijnlijk meer duidelijkheid over. - Er zijn vragen geweest over het moment waarop in de drie gemeente verkiezingen voor de leden van de gemeenteraad gehouden moeten worden. Hierover is contact geweest met het ministerie van BZK. Het ministerie gaat er vanuit dat het wetsvoorstel tijdig bij de Tweede Kamer ingediend wordt en dan zijn de gemeenteraadsverkiezingen automatisch in november Ambtelijk is veel tijd en energie gestoken in ICT-voorbereidingen. Alles zal op tijd klaar zijn. - Na de invulling van functieboek I is de plaatsingsprocedure voor functieboek II onlangs gestart. Dit gebeurt in uitstekend overleg met BOR en BGO. - Het Dienstverleningsconcept staat voor vanavond op de agenda. - Over de tijdelijke huisvesting van de ambtelijke organisatie is inmiddels een brief naar de leden van het VHL-Beraad gestuurd. - Na de vaststelling van de gezamenlijke Kadernota 2018 spreken de drie colleges nu over de afzonderlijke begrotingen voor Het doel hierbij is onder andere een goede afstemming op elkaar en een uniforme opzet van deze begrotingen. - De Voortgangsrapportage september 2017 (stoplichtnotitie) wordt door het VHL-Beraad voor kennisgeving aangenomen. 3

4 7. Voorstel raadswerkgroep Bestuur en Organisatie: Formatie Griffie Vijfheerenlanden en stappenplan Voorstel van de raadswerkgroep aan het VHL-Beraad: 1. Instemmen met de basisnotitie Kaderstelling en inrichting griffie Vijfheerenlanden. 2. Instemmen met de basisnotitie Formatie griffie Vijfheerenlanden. 3. Instemmen met de functiebeschrijving Griffier. 4. Instemmen met het Stappenplan werving beoogd griffier. 5. Kennisnemen van de functiebeschrijvingen Raadsadviseur I, Raadsadviseur II, Communicatieadviseur en Bureaumedewerker. 6. De gemeenteraden van Leerdam, Vianen en Zederik voorstellen de stukken ad 1 t/m 4 vast te stellen en kennis te nemen van de onder 5 genoemde functiebeschrijvingen. Reacties/ vragen vanuit het VHL- Beraad: Er is sprake van een helder en compleet stuk vanuit de raadswerkgroep. Is het verstandig om de raadswerkgroep ook tijdelijk als werkgeverscommissie voor de griffier te laten functioneren? Vraagtekens zijn er bij de betrokkenheid van burgemeester en gemeentesecretaris in werkgeverscommissie c.q. selectiecommissie voor de griffier. De communicatieadviseur kan aangemerkt worden als een solofunctie binnen de griffie. Is dit gewenst of juist niet. Binnen het VHL-Beraad zijn de meningen hierover verdeeld maar een grote meerderheid van het VHL-Beraad is voorstander van het onderbrengen van deze functie bij de griffie. Reactie van de voorzitter van de raadswerkgroep Bestuur en Organisatie: Dank aan de inbreng vanuit het VHL-Beraad op dit dossier. Dank aan de griffiers voor hun betrokkenheid bij het opstellen van de stukken. De raadswerkgroep kan prima tijdelijk als werkgeverscommissie fungeren. In de werkgroep is sprake van evenredige vertegenwoordiging. Er is voldoende kennis binnen de werkgroep aanwezig. De rol van de burgemeester en de gemeentesecretaris is slechts bedoeld als voorstel om zo een goede verbindingen tussen de verschillende processen te bewerkstelligen. Binnen de werkgroep zal hierover nog een keer gesproken worden. Er is bewust voor gekozen om de communicatieadviseur bij de griffie onder te brengen. Dit komt de kwaliteit van de griffie ten goede, mede bezien in het licht van wijk- en kerngericht werken en overheidsparticipatie. Besluit van het VHL-Beraad: Het VHL-Beraad besluit unaniem conform de voorstellen genoemd onder 1 tot en met 6. De stukken en voorstellen over dit onderwerp kunnen aan de afzonderlijke raden worden voorgelegd. 4

5 8. VHL-Beraad-voorstel: Dienstverleningsconcept gemeente Vijfheerenlanden Goed voor elkaar Voorstel van de Stuurgroep VHL aan het VHL- Beraad: 1. Het dienstverleningsconcept gemeente Vijfheerenlanden Goed voor elkaar vaststellen. Opmerkingen / vragen vanuit het VHL-Beraad: De burger staat centraal. Aandacht voor privacy Ambitieus plan. Er is sprake van een groeimodel. Aandacht voor dienstverlening bij crisissituaties Reactie vanuit de Stuurgroep VHL: Dank voor complimenten over het stuk. Het is nog een concept waarmee op 1 januari 2018 gestart wordt. De ambitie is niet te hoog gesteld. Aandacht voor zowel online- als persoonlijke dienstverlening. Sociaal Domein ook buiten kantooruren bereikbaar. De bedoeling is om ook stukken thuis te gaan bezorgen. Er is nog geen sprake van mobiel internet. Voor de bewaking van de privacy wordt een aparte functionaris aangesteld. Het Zaaksysteem is aanbesteed en wordt geïmplementeerd. Daar komt alles in. Besluit VHL-Beraad: Het Dienstverleningsconcept Goed voor elkaar wordt unaniem door het VHL-Beraad vastgesteld. 9. VHL-Beraad-voorstel: Stand van zaken harmonisatie beleid en regelgeving gemeente Vijfheerenlanden Voorstel van de Stuurgroep VHL aan het VHL-Beraad: 1. Kennisnemen van de inventarisatie van de in de periode te harmoniseren producten. Vragen / opmerkingen vanuit het VHL-Beraad: Nauwkeurig en gedegen stuk. Alles komt voorbij. Het Sociaal Domein is nog niet helemaal uitgewerkt. Er is een relatie met de werkzaamheden van de raadswerkgroep Regelgeving. 5

6 Reactie vanuit de Stuurgroep Vijfheerenlanden: Constateert dat het VHL-Beraad blij is met dit overzicht. Correcte constatering dat het Sociaal Domein nog niet is uitgewerkt. Er is eerst aandacht voor de primaire processen. Het VHL-Beraad zal in kennis gesteld blijven worden over de voortgang in de harmonisatie van beleid en regelgeving Besluit VHL-Beraad: Het VHL-Beraad besluit unaniem conform het voorstel van de Stuurgroep Vijfheerenlanden. 10. VHL-Beraad-voorstel: Koersdocument Sociaal Domein Vijfheerenlanden Toelichting: Dit agendapunt wordt kort ingeleid door de portefeuillehouder, wethouder Verweij. Vervolgens geeft de heer Vreeburg, lid directieteam Vijfheerenlanden een presentatie. Voorstel van de Stuurgroep VHL aan het VHL-Beraad: 1. Kennisnemen van het Koersdocument Sociaal Domein Vijfheerenlanden. 2. Opiniërend spreken over de voorgestelde koers en het geschetste vervolg. Vragen / opmerkingen vanuit het VHL-Beraad Het is een visiedocument waarin goed aangegeven wordt welke richting de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden met het Sociaal Domein op wil. Verwezen wordt naar het rapport dat door de rekenkamercommissie van Zederik over het Sociaal Domein is uitgebracht. Aandacht voor harmonisering WIL Avres PAUW Bedrijven. Aandacht voor preventie en zelfwerkzaamheid. De kracht van de samenleving benutten Advies aan de Sociale Teams om korte lijnen te hanteren Aandacht voor jeugd en arbeidsmarkt. Opmerkingen vanuit de Stuurgroep VHL: Met de inbreng van het VHL-Beraad willen we met het stuk naar buiten toe. Er moet nog een tijdlijn opgesteld worden. Het Koersdocument moet nog verder uitgewerkt worden. Er zal gekeken worden naar het in Zederik uitgebrachte rapport In 2018 wordt nog met de eigen Sociale Teams gewerkt. 6

7 Besluit VHL-Beraad: Het VHL-Beraad neemt kennis van het Koersdocument Sociaal Domein. 11. Voorstel raadswerkgroep Toekomstvisie: Notitie Wijk- en kerngericht werken Voorstel van de Stuurgroep VHL aan het VHL-Beraad: De notitie Wijk- en kerngericht werken vaststellen. Vragen / opmerkingen vanuit het VHL-Beraad: In een flexibel model worden de kaders goed aangegeven. Het is goed dat de Stuurgroep VHL ook haar visie op de notitie geeft. Het is een prima stuk waarmee de verschillende werkgroepen voort kunnen. Reactie van de voorzitter van de raadswerkgroep Toekomstvisie en de voorzitter van het VHL-Beraad: De raad is kaderstellend. Elke wijk en kern heeft haar eigen DNA. Er is veel samengewerkt met de ambtelijke werkgroep Toekomstvisie Het stuk kan besproken worden in de Projectgroep en de Stuurgroep VHL en kan daarna weer terug naar de raadswerkgroep. Het definitieve product kan aan de nieuwe raad worden aangeboden. Besluit VHL_Beraad: De notitie Wijk- en kerngericht werken wordt nog niet vastgesteld en wordt voor commentaar voorgelegd aan projectgroep en stuurgroep VHL. 12. Voorstel griffiers: Notitie Besturen als ware het één gemeente Voorstel van de griffiers aan het VHL-Beraad: Als VHL-Beraad een (voorlopige opvatting geven over de in de notitie genoemde voorstellen voor invulling van het motto besturen als ware het één gemeente door de gemeenteraden en daarbij in ieder geval u uitspreken over de verdere ontwikkeling in de rol van het VHL-Beraad voor wat betreft agendering, functie als adviesorgaan voor individuele gemeenteraden en de frequentie van het vergaderen in het geschetste vier-wekelijkse ritme. Opmerkingen / vragen vanuit het VHL-Beraad: Het is niet juiste dat dit stuk ook besproken is in de raadswerkgroep Bestuur en Organisatie. Absoluut een met de inhoud van het stuk. Het mag hier en daar wel wat verder gaan. 7

8 De thans gehanteerde vergadercyclus is goed. Besluit VHL-Beraad: Op voorstel van de voorzitter van het VHL-Beraad wordt besproken om dit onderwerp verder te bespreken in de agendacommissie VHL-Beraad en met de resultaten daarvan terug te komen naar het VHL-Beraad. 13. Rondvraag Opgemerkt wordt dat er (bijna) nooit meer in Leerdam wordt vergaderd. 14. Sluiting De vergadering wordt om uur door de voorzitter gesloten. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Vijfheerenlanden-Beraad d.d. 18 oktober 2017, de secretaris, de voorzitter, C.J. (Kees) Steehouwer A.F. (André) Bonthuis 8