Basisnotitie FORMATIE GRIFFIE VIJFHEERENLANDEN

Transcriptie

1 Basisnotitie FORMATIE GRIFFIE VIJFHEERENLANDEN Achtergrond Om de mogelijkheid te bieden aan de medewerkers van de gemeenten Vianen, Leerdam en Zederik te reflecteren op de vacatures die ten behoeve van de griffie Vijfheerenlanden zullen worden opengesteld, dienen een formatieplan en bijbehorende functieprofielen te worden opgesteld. Vaststelling vindt plaats door de drie raden op voorspraak van het VijfheerenlandenBeraad. De eerste aanzet daartoe is gedaan door de raadswerkgroep Bestuur & Organisatie, bijgestaan door de zittende griffiers. Het vervolg krijgt gestalte in samenwerking met de beoogd griffier. In dit formatievoorstel worden de opdracht geschetst en de stappen beschreven die moeten worden gezet. Dit voorstel moet in samenhang worden gezien met de kadernotitie. De volgende stappen zijn aan de orde: 1. Opstellen notitie Kaderstelling Inrichting Griffie (bijgaand); 2. Opstellen formatieplan Griffie (onderliggend); 3. Opstellen functieprofiel griffier (bijgaand); 4. Werving en selectie beoogd griffier; 5. Verfijning formatieplan, functieprofielen griffie en werving en selectie griffiemedewerkers. De notie Kaderstelling Inrichting Griffie vormt de uitwerking van het bredere kader waarbinnen de griffie opgebouwd kan worden en biedt een aantal essentiële uitgangspunten voor met name de kwaliteit van de griffie. Verder moet worden vastgesteld dat de werkgroep Bestuur & Organisatie aan de slag moet met de resultaten van het overleg met de werkgroep Facilitair, waarbij de onderwerpen vergaderstructuur en de voorzieningenstructuur (raadzaal, commissiekamer(s), ICT-ondersteuning, etc) in samenhang worden besproken, alvorens concrete stappen te zetten in de richting van het formatieplan van de griffie. Dit voorlopige formatievoorstel zal in samenhang met de deelnotitie Kaderstelling Inrichting Griffie (bijgaand) in het derde kwartaal 2017 besproken worden in het VijfheerenlandenBeraad. Een eerste schets Voor een schets van de gewenste inrichting van de griffie Vijfheerenlanden is het goed om de huidige sterkte van de drie gezamenlijke griffies weer te geven. Vianen Leerdam Zederik + 0,66 fte Dat is met elkaar 3,66 fte. Hierin is geen formatie opgenomen voor facilitaire ondersteuning zoals communicatie, archief of ICT. In Leerdam is in de formatie wel voorzien in secretariële ambtelijke ondersteuning van de Lokale Rekenkamer Leerdam. Een kritische houding ten aanzien van de positie van raad en griffie gecombineerd met een (noodzakelijke) pragmatische aanpak moet in de tweede helft van 2017 leiden tot een schets van de nieuw in te richten griffie. Op basis van de eerste verkenningen aangaande de nieuwe vergaderstructuur blijkt dat er een voorkeur bestaat voor een bestuurlijke structuur met commissies. Met dit gegeven als basis en de eerder geschetste kaders en context in de notitie Kaderstelling Inrichting Griffie kan een eerste functieverdeling voor de Vijfheerenlandse griffie worden gemaakt. 1

2 Functieverdeling griffie Vijfheerenlanden Raadsgriffier Raadsadviseur (tevens plv griffier + commissiegriffier 1 cie) Raadsadviseur (commissiegriffier 2 cies) Griffiemedewerkers 1,25 fte 3,65 fte Bij deze genoemde formatie ligt de aandacht vrijwel geheel bij de functieverdeling en is bij de capaciteitstoedeling alleen de thans bestaande fte-capaciteit zo evenwichtig mogelijk verdeeld. Hierbij is echter geen rekening gehouden met het onderbrengen van de taken wat betreft communicatie, burgerparticipatie en de ondersteuning van de rekenkamer(functie). De ondersteuning van de gemeenteraad is in deze opzet minimaal. Daarnaast zal in deze opzet een aanzienlijke ondersteuning van de ambtelijke organisatie onontkoombaar zijn. Bij het optellen van de huidige formatie moet men zich realiseren dat momenteel niet in elk van de griffies van Vianen, Leerdam en Zederik dezelfde werkzaamheden plaatsvinden. In de nieuwe setting moet men zich meer rekenschap geven van de voorwaarden die met de instelling van een nieuwe gemeente samengaan in de kwalitatieve ondersteuning van de gemeenteraad. Hierbij is onder meer te denken aan de publicatie van raadsbesluiten, nieuw beleid richting de kernen en dorpen, burger- (en overheids-)participatie. Voorts is er, zoals eerder aangegeven, een aantal andere inhoudelijke werkzaamheden die tot nu toe niet of slechts gedeeltelijk door de griffies werden gedaan. Dat zijn het secretarieel ondersteunen van de Rekenkamer(functie), waarmee circa 0,3 fte is gemoeid, alsmede de communicatiefunctie van de griffie, die al gauw 0,5 fte aan capaciteit behoeft. Hieraan is de afgelopen jaren over het geheel genomen betrekkelijk weinig aandacht besteed. Zeker in de komende tijd is dit voor de raad van groot belang voor het krijgen van een eigen herkenbaar en vertrouwd gezicht. Het is voor de gemeenteraad zeker in de nieuwe gefuseerde situatie van essentieel belang om gericht naar buiten te communiceren en in staat te zijn gebruik te maken van faciliteiten die horen bij het sociale netwerken et cetera. Gebeurt dat niet actief, dan ontstaat vanzelf een afstand tussen de gemeenteraad en de samenleving Vijfheerenlanden die op termijn nauwelijks meer is dicht te lopen. Deze taken zouden in combinatie met de andere taken door de griffie moeten worden opgepakt, zeker gedurende de eerste cruciale jaren van de nieuwe gemeenteraad Vijfheerenlanden. Hiervoor moet van meet af aan capaciteit aanwezig zijn bij de griffie. Misschien wel permanent. Toevoeging op de bestaande uitgangssituatie Functie Secretaris Rekenkamer(functie) binnen de griffie Communicatietaken binnen de griffie 0,3 fte 0,5 fte 0,8 fte De invulling van het secretariaat van de Rekenkamer(functie) is op basis van de landelijke ervaringen qua benodigde capaciteit redelijk in te schatten. De keus voor de formatie ten behoeve van communicatie en burgerparticipatie is sterk afhankelijk van de wijze waarop de communicatie wordt ingericht. Minder capaciteit hiervoor op te nemen van 0,5 fte zal vermoedelijk leiden tot de noodzaak extra capaciteit in te huren bij de ambtelijke organisatie. Voordeel daarvan is dat de vakinhoudelijke expertise daar standaard aanwezig is en op peil gehouden wordt. Nadeel is dat er een afhankelijkheidsrelatie is die goede afspraken en afstemming nodig maakt. Goede afspraken tussen griffier en directie zijn hierbij dus noodzakelijk. 2

3 Het heeft de voorkeur om de communicatie en de uitvoering daarvan geheel binnen de griffie onder te brengen. Dat heeft als voordeel dat er snel, onafhankelijk en in eigen beheer geopereerd kan worden. Nadeel is dat de expertise binnen de griffie op peil gehouden moet worden. Samengevat is de volgende formatie het resultaat van de gegeven overwegingen: Raadsgriffier Raadsadviseur (plv griffier + commissiegriffier 1 cie, secr. Rekenkamer) Raadsadviseur (commissiegriffier 2 cies) Communicatieadviseur Griffiemedewerker 0,75 fte 4,45 fte Formatie griffie tegen het landelijke decor Gezien en gehoord de ervaringen in andere gemeenten van vergelijkbare omvang en/of met vergelijkbare situaties zoals de gespreide huisvesting en daarmee de absolute noodzaak voor een stevige inzet op administratieve ondersteuning, zijn de geschetste overwegingen realistisch. Landelijk blijkt dat met het toenemen van de grootte van gemeenteraden, de griffies eveneens in omvang toenemen. Twee rollen van de griffie spelen hierbij een essentiële rol. Dat zijn de procedurele rol (met name gericht op een goede stukkenstroom en een optimale inzet van de instrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft) en een politiek/bestuurlijk faciliterende procesrol. De procesgriffie is meer in interactie met de raadsleden en de ambtelijke organisatie en draagt zorg voor goede werk- en communicatieprocessen ten behoeve van het debat. De procesgriffie ondersteunt de raad en de raadsleden waar mogelijk, uiteraard vanuit de objectieve houding die van een griffie verwacht mag worden. De meeste griffies hebben een zekere procesrol, van waaruit de raad ondersteuning mag en kan verwachten om een effectieve rol te kunnen vervullen als volksvertegenwoordiger. Afhankelijk van de keuze die de gemeenteraad maakt aangaande de gewenste rol van de griffie, kan de grootte en de functionele inrichting van de griffie nader worden bepaald. De gemiddelde omvang van een griffie bij een gemeenteraad met 31 leden is volgens landelijk onderzoek 0,15 fte per raadslid, wat voor Vijfheerenlanden neerkomt op 4,65 fte. Dat is zelfs iets ruimer dan de opzet die voor Vijfheerenlanden passend wordt geacht. Taken en invulling werkzaamheden griffie De griffie ondersteunt de gemeenteraad, fracties, individuele raadsleden en de raadscommissies en andere raadsorganen bij hun werk. Zij voert het secretariaat van de raad, bereidt besluitvorming voor en zorgt voor de informatievoorziening. Verder verzorgt de raadsgriffie de communicatie vanuit de raad over besluitvorming en het werk van de raad. De ondersteuning van de Rekenkamer(functie) maakt deel uit van de griffie. De bijlage bij de notitie Kaderstelling Inrichting Griffie Vijfheerenlanden bevat een overzicht van taken van de griffie in hoofdlijnen. Mede hierop gelet mag duidelijk zijn dat de nieuwe gemeenteraad een kwaliteitsgerichte, professionele en efficiënte griffie nodig heeft; concessies op dit vlak, voor zover al aan de orde, zijn in de startfase van de gemeente niet aan te bevelen. 3

4 Functies In de formatie wordt voorzien in de aanstelling van een plaatsvervangend griffier, in welke functie het takenveld communicatie in de selectiecriteria wordt meegenomen. Deze plaatsvervangend griffier is tevens commissiegriffier van 1 commissie en ambtelijk secretaris van de Rekenkamer(functie), afhankelijk van de werkafspraken die er binnen de griffie worden gemaakt. Zoals aangegeven zal er op grond van de beraadslagingen cq het advies van de raadswerkgroep Bestuur& Organisatie naar alle waarschijnlijkheid een vergaderstructuur met raadscommissies volgens artikel 84 van de Gemeentewet ontstaan. Een tweede raadsadviseur, die ook over beleidsmatige vraagstukken op een breed vakgebied kan adviseren, is om deze reden nodig. Deze persoon kan adviseren over beleidsvraagstukken die operationeel dan wel strategisch van aard zijn, maar is ook in staat deze te implementeren. De tweede commissiegriffier beschikt over politiek inlevingsvermogen en weet op een rustige en professionele wijze de vergaderingen op een zorgvuldige en correcte wijze te laten verlopen, in overleg en samenspraak met de commissievoorzitter. Eventueel kan deze functionaris de ondersteuning van de Rekenkamer(functie) op zich nemen. Daarover zijn nadere afspraken te maken, die overigens ook capacitatief tot een andere functieverdeling kunnen leiden. De opvatting op dit punt van de beoogd griffier zal hierbij ook een rol spelen. Een goed ondersteuning voor de griffie is essentieel. Het gaat daarbij om wat meer complexe secretariële taken die voor een deel ook inhoudelijk zullen zijn op alles wat het raadswerk aangaat. Er wordt van de medewerkers een actief zelfstandige inzet verwacht, waarbij deze medewerkers het werk zien, en waar ook een zeker politiek gevoel aanwezig is. Er moet sprake zijn van een grote accuratesse en men moet bereid zijn in de avonduren werkzaamheden ter ondersteuning van raad en commissies te verrichten. Rol en positie raadswerkgroep Bestuur & Organisatie De grondslag van de opdracht aan de raadswerkgroep Bestuur & Organisatie ligt in de door de drie gemeenteraden gegeven mandaat aan het VijfheerenlandenBeraad voor de voorbereiding van definitieve voorstellen inzake de fusiemaatregelen. De werkgroep Bestuur & Organisatie kan door tussenkomst van het VijfheerenlandenBeraad tot 1 januari 2019 door de gemeenteraden worden gemandateerd werkgever te zijn van de beoogd griffier en het griffiepersoneel. De belangen van het griffiepersoneel worden via een aparte overeenkomst geregeld. Het overgangsjaar 2018 Het is wenselijk is dat iedereen ook voor wat betreft zijn nieuwe functie in de griffie van Vijfheerenlanden weet waar hij/zij aan toe is. Daarom moeten vooraf enkele zaken goed worden vastgesteld. De werkzaamheden zullen vanaf medio 2017 moeten plaatsvinden voor zowel de gemeente Vijfheerenlanden i.o. als voor de nog bestaande gemeenten Vianen, Leerdam en Zederik. In dat kader wordt op dit moment nagedacht over de vergaderstructuur van de onderscheiden gemeenten en die van het gemeenschappelijk bestuurlijk/politiek orgaan VijfheerenlandenBeraad gedurende de overgangsperiode 2017/2018 tot aan de fusie per 1 januari De beoogd griffier bouwt intussen aan de griffie van Vijfheerenlanden en coördineert de griffiewerkzaamheden die in Vijfheerenlanden-verband uitgevoerd moeten worden. De drie griffiers van de afzonderlijke gemeenten bedienen hun eigen raad en bijbehorende raadsorganen, en verlenen hand en spandiensten ten behoeve van het VijfheerenlandenBeraad en eventueel daartoe behorende organen. Hoewel het wenselijk is om alle (beoogde) medewerkers van de griffie Vijfheerenlanden een goede positie te geven, is het niet mogelijk om de vorming van de griffie en de ambtelijke organisatie gelijktijdig te laten plaatsvinden. Na de aanstelling van de beoogd griffier in het voorjaar 4

5 van 2018 kan met de werving en selectie van het griffiepersoneel een aanvang worden gemaakt. Het streven moet erop zijn gericht dat de nieuwe griffie vanaf het tweede kwartaal 2018 geheel operationeel is als overgangsgriffie. Vanaf dan kan deze overgangsgriffie vanaf medio 2018 zowel de afzonderlijke gemeenteraden bedienen als de besluiten voorbereiden die door de nieuwe gemeenteraad genomen moeten worden. De huidige griffiers blijven in dienst van de huidige drie gemeenteraden. De nieuwe griffie wordt rechtspositioneel onder de hoede genomen van de gemeente Leerdam (als grootste van de drie gemeenten); namens de drie raden neemt de raadswerkgroep Bestuur en Organisatie de functie van werkgeverscommissie waar. Ingaande 2019 is de nieuwe gemeenteraad van rechtswege werkgever van de griffie en dient deze de aanstellingsbesluiten formeel te nemen. Kosten Er wordt van uitgegaan dat de nieuwe griffie een omvang zal hebben van 4,45 fte inclusief de fulltime griffier. De daaraan verbonden kosten dienen voor de periode tot 2019 worden opgenomen in de gemeenschappelijke deel van de begroting Indien de griffie op basis van de praktijk uitbreiding behoeft, dan zal daarin bij de besluitvorming van de nieuwe gemeenteraad ter definitieve benoeming van de griffier en het griffiepersoneel moeten worden voorzien. Voor zover mogelijk en noodzakelijk verdient het aanbeveling hierop bij de begrotingsbehandeling 2019 te anticiperen. Als het gaat om taken bovenop de standaardformatie, zoals bijvoorbeeld communicatie, dan is dat een keuze waarvan de financiële consequenties bij voorkeur reeds in de begroting 2019 dienen te zijn opgenomen. Het secretariaat van de Rekenkamer(functie) wordt bekostigd uit het budget van de Rekenkamer(functie), en staat daarmee dan ook financieel los van de feitelijke griffieformatie. En nu de hand aan de ploeg: het vervolg Acties en tijdpad Actie Wie Termijn Finaal besluit Vaststellen basisnotities Wgp B&O + VHL-beraad Sep Raden Kaderstelling en Formatie Functiebeschrijvingen Griffiers + VHL-beraad Sep Raden Formatieprocedureplan* Wgp B&O + VHL-beraad Okt Raden Werving/selectie beoogd Wgp B&O 4 e kwtl 2017 Raden 1 e kwrtl 2018 griffier Werving/selectie griffiemedewerkers Wgp B&O + beoogd griffier 1 e semester 2018 Raden 2 e of 3 e kwrtl 2018 * Formatieprocedureplan: stappenplan t.b.v. werving en selectie + benoeming van de werkgroep B&O als werkgeverscommissie. Raadswerkgroep Bestuur & Organisatie Juli/augustus