VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING TVA VAN 13 FEBRUARI 2017

Transcriptie

1 VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING TVA VAN 13 FEBRUARI 2017 Aanwezig: 19 leden, inclusief het voltallige bestuur. Afgezegd: Diana Silva, Frank Heesbeen, Ger Vermeer, Henk Degeling, Henk van der Knoop, Marco de Nijs, Nel Snijders, Ruud van den Oever van den Oever en Saskia Thiel. 1. Opening Han Hoogteijling opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom in de gezellige buitenbar van de Racket Taveerne. Gerard Pruim deelt mee dat 19 leden de presentielijst hebben getekend (zie bijlage 1). 2. Mededelingen van het bestuur Er zijn geen mededelingen. 3. Vaststellen van het verslag van de jaarvergadering 2016 Onder punt 10. Verkiezing van het nieuwe bestuur wordt de indruk gewekt dat Marie José van den Oever lid is van de Jeugdcommissie en in dat kader jeugdwedstrijdjes voor leden heeft georganiseerd. Dat is onjuist, zij stelde de jeugdige deelnemers in de gelegenheid om te oefenen in wedstrijdverband. 4. Ingekomen stukken Wim Stevens Snijders wijst erop dat in het Huishoudelijk Reglement niet wordt vermeld welke regels gelden als leden het lidmaatschap van TVA willen opzeggen. Gerard Pruim is het met hem eens. Hij stelt voor artikel 6 lid 2 van het Reglement TVA in het Huishoudelijk Reglement op te nemen. De vergadering stemt hiermee in. Marie José van den Oever heeft een gestuurd met het nieuwe adres van Ruud van den Oever en haar functie binnen de Stichting G Tennis Alexanderstad. Zij heeft de taken van Ruud van den Oever overgenomen inzake het rolstoeltennis. Zij heeft de taken van Ruud overgenomen inzake het rolstoeltennis. Gerard zal het Reglement TVA aanpassen. Het Huishoudelijk Reglement en het Reglement TVA staan op de agenda. Han Hoogteijling stelt voor beide punten dan vast te stellen. Zie de agendapunten 14 en 15 van dit verslag. - 1-

2 5. Het Jaarverslag 2016 Han Hoogteijling geeft het woord aan Gerard Pruim die de redactie van het Jaarverslag op zich heeft genomen. Rob Heesbeen heeft taalkundige adviezen gegeven waarvan dankbaar gebruik is gemaakt. Ons Jaarverslag bestaat uit negen onderwerpen, die een beeld schetsen van het wel en wee van onze vereniging. Gerard Pruim geeft, per onderwerp, een korte toelichting. 5.1 De vergaderingen in 2016 Het bestuur heeft vijf keer vergaderd en het dagelijks bestuur zes keer. Eén keer met SGTA, over het lidmaatschap bij TVA en één keer met OAZE, over het gebruik van de banen en de elektriciteit. Twee keer met Nico Kuypers, over de baanhuur en het onderhoud en eveneens twee keer met de Tennisschool Cross Court over het aanmelden van jeugdleerlingen als basislid, daglid of all-in lid en over de Worldtour (competitie voor de jeugd). 5.2 De onderwerpen die zijn besproken in onze vergaderingen In het Jaarverslag 2016 worden zesendertig onderwerpen opgesomd. Die onderwerpen zijn afkomstig uit de verslagen van al onze vergaderingen. De onderwerpen zijn heel divers. Enkele voorbeelden: - de sponsoractie - de Rotterdampas - het vaststellen van de contributie - de toekomst van ons sportpark - het afscheid van Jolanda Westermeijer (barvrouw) - de organisatie en financiering van onze toernooien - het jeugdtennis Dit hoofdstuk geeft de lezer een idee van de activiteiten van het bestuur. Geïnteresseerden kunnen dit nog eens nalezen op onze website. 5.3 Het ledenbestand De gegevens voor dit hoofdstuk, zijn beschikbaar gesteld door Yvonne Stevens. Zij investeert heel veel van haar tijd in het up-to-date houden van het ledenbestand. Je leest over onder andere: - de samenstelling van ons ledenbestand bestaande uit: 69 basisleden, 58 allin leden, 85 dagleden en 43 g-tennissers. Het totaal aantal leden is de man/vrouw verhouding is164/91. - de leeftijdsopbouw: 95 leden zijn jonger dan 18 jaar, 50 leden zijn ouder dan 65 jaar. - 2-

3 - het ledenverloop van 2014 tot 2016: ons ledenaantal is redelijk constant gebleven. Dat is landelijk wel anders! Ons oudste lid Suzan Sybom is vorige week 90 jaar geworden. Het jongste lid Tom van den Berg is vijf jaar oud. Dit hoofdstuk geeft een goed beeld van de opbouw van ons ledenbestand, iets voor leden met belangstelling voor cijfers en statistieken. 5.4 De financiële positie van TVA Voor dit hoofdstuk heeft onze penningmeester Wim Stevens alle gegevens verstrekt. Het gaat over: - zijn zelf ontwikkelde geautomatiseerde administratie - de inkomsten en uitgaven de contributie voor de onbetaalde rekeningen - de elektriciteitsnota - de controle door de Kascommissie Zijn conclusie is dat we een financieel gezonde vereniging zijn. Wij hebben de begroting van 2016 niet overschreden. Er is dit jaar zelfs extra geld binnengekomen door onze sponsoractie. Verder hebben onze leden kunnen profiteren van de Rotterdampas. Dat hebben we te danken aan Emile van de Sandt en Yvonne Stevens. Wim Stevens rapporteert zijn jaarcijfers meer gedetailleerd bij het volgende agendapunt van deze vergadering. 5.5 De evenementen in 2016 De inhoud van dit verslag is aangeleverd door de Technische- en de Jeugdcommissie (Emile van de Sandt en Ronald Thiel). Eerst wordt de evenementenkalender weergegeven en daarna wordt kort verslag gedaan van de competitie, de toernooien en pasjesavonden. Helaas konden de Men only en de Ladies only niet doorgaan wegens gebrek aan belangstelling. De algemene conclusie is dat de communicatie met de leden is verbeterd (posters, flyers, s, Facebook en website). Onze evenementen zijn geslaagd mede dankzij de trainers. Emile van de Sandt en Ronald Thiel rapporteren hun activiteiten verder bij agendapunt 12 van deze vergadering. 5.6 Juniorentennis Dit jaar is veel aandacht besteed aan de Worldtour voor kinderen, een initiatief van de KNLTB, waaraan TVA vanaf de start in 2015 deelneemt. Onze kids spelen - 3-

4 competitie met enkele andere verenigingen op aangepaste velden en met speciale ballen. De Worldcup is niet bij iedereen bekend daarom wordt er in dit hoofdstuk uitvoerig over gerapporteerd. Het gaat o.a. over: - de organisatie en de locaties - de aanmelding - de spelregels en baanindeling - de leeftijdsgroepen rood, oranje en groen - de selectie en de training We mogen met enige trots zeggen dat de organisatie op ons park bijzonder goed is verlopen mede dank zij enkele vrijwilligers en de professionele inzet van Ruud van den Oever en Ronald Thiel. 5.7 Het gebruik van de sociale media De tekst van dit hoofdstuk is afkomstig van Henk van der Knoop en Colette Wissink. Er is gedurende het verslagjaar verschillende keren overlegd over verbetering van de online communicatie. De informatie op onze website, en Facebook moeten op elkaar zijn afgestemd en elkaar aanvullen. Dat kan beter! De website geeft algemene informatie over wie wij zijn, als TVA. geeft vooral informatie over onze toernooien en vergaderingen. Facebook levert meer persoonlijk commentaar voorzien van foto s. Onze webmaster Henk van der Knoop is niet tevreden over de KNLTB website. De website is voor onze leden: - moeilijk toegankelijk - rommelig - gebruikersonvriendelijk - tijdsintensief Eind 2017 vervangt de KNLTB de huidige website door een nieuwe verbeterde versie. Maar die is erg duur en te uitgebreid voor onze kleine vereniging. Wij overwegen dan ook om met eigen middelen een website te bouwen afhankelijk van wat er in de toekomst met ons tennispark zal gebeuren. 5.8 Conclusies en aanbevelingen Hoewel het bestuur dit boekjaar met een gevoel van tevredenheid afsluit, blijft de toekomst zorgelijk: - De kwaliteit van de banen wordt steeds slechter. - De toekomst van het park is onzeker. Nico Kuypers heeft de hal te koop gezet en is niet van plan om de buitenbanen te gaan opknappen. Op dit moment onderzoekt het bestuur mogelijkheden om de buitenbanen vanuit eigen middelen te verbeteren. Het bestuur blijft de ontwikkelingen nauwgezet volgen - 4-

5 en zal de leden hiervan op de hoogte houden. 5.9 Het Jaarverslag van SGTA Marie José van den Oever doet in dit hoofdstuk verslag van een veelheid aan activiteiten. Zij is tevreden over de samenwerking met TVA. Marie José bedankt Yvonne Stevens voor het werk dat zij doet voor SGTA. SGTA werkt nauw samen met Sport Plaza Zuid. Er zijn nu 50 sporters met een verstandelijke Han Hoogteijling beperking en 12 rolstoeltennissers. Het tennisniveau is hoog,16 sporters doen mee aan het nationale kampioenschap. Het bestuur is er trots op dat TVA een bijdrage kan leveren. Tot slot dankt Han Hoogteijling - Gerard Pruim voor zijn toelichting op het jaarverslag en stelt de aanwezigen in de gelegenheid tot het stellen van vragen. Er worden geen vragen gesteld zodat het Jaarverslag, met dank aan al degenen die eraan hebben meegewerkt, wordt goedgekeurd. 6. Het financiële verslag van de penningmeester over het boekjaar 2016 Han Hoogteijling geeft het woord aan Wim Stevens. Wim Stevens reikt de winst-enverliesrekening, de balans en de begroting 2017 uit. De jaarcijfers worden desgevraagd toegestuurd. Marie José van den Oever wordt op haar verzoek in de verzendlijst opgenomen. Wim Stevens begint zijn toelichting met de ontvangsten in Daarna bespreekt hij de uitgaven en de balans. 6.1 Ontvangsten Contributies Begroot is voor 2016 een bedrag van , -. Ontvangen is ,70. Over het gehele boekjaar is aan contributies ,20 gefactureerd. Het verschil/tekort is derhalve 2.006,50. Oorzaken: - Gedurende het seizoen hebben een aantal leden verzocht om wijziging van hun lidmaatschap, bijv. van all-in naar basislid, of van daglid naar basislid. - De argumentatie van de betreffende leden is zorgvuldig afgewogen door het bestuur en de verzoeken zijn toegewezen. Denk daarbij aan langdurig zieken en situaties waarbij gedurende langere tijd geen gebruik is gemaakt van onze tennisfaciliteiten. Per 31 december 2016 was er nog een tiental leden dat de contributie niet had voldaan, t.a.v. deze leden heeft het bestuur besloten om hen per direct af te melden bij de KNLTB, hetgeen in december ook is geëffectueerd. Dit om te voorkomen dat - 5-

6 voor hen in 2017 nog een bijdrage aan de KNLTB verschuldigd zou zijn. Wel zullen deze leden in 2017 nog een factuur ontvangen voor 2016 én voor Mocht deze factuur worden voldaan dan zal het bestuur deze leden alsnog aanmelden bij de KNLTB. Competitiebijdragen Begroot is voor 2016 een bedrag van 1.100, -. Er is van uitgegaan dat de competitiebijdragen gelijke tred dienen te houden met de competitiekosten eveneens begroot op 1.100, -. Aan competitiebijdragen is ontvangen 1.219,70, de uitgaven waren 1.078,87 zodat gesproken kan worden van een redelijke balans tussen beide posten. Sponsoring Begroot is voor 2016 een bedrag van 900, -. Daadwerkelijk is ontvangen een bedrag van 1.990,45. De sponsoring bestaat hoofdzakelijk uit een drietal elementen: 1. De Rotterdampas. Deze heeft weinig of geen effect op onze financiële situatie. De afwikkeling van deze regeling verloopt min of meer budgettair neutraal. 2. De zgn. 10,- regeling per jeugdlid, van de Stichting Rotterdam Support. 3. De actie van Emile van de Sandt die een aantal bedrijven heeft benaderd hetgeen ca , - heeft opgeleverd. De algemene conclusie is, dat deze sponsoracties positief effect hebben opgeleverd. Zij hebben gezorgd voor een steuntje in de rug bij toernooien. Maar het voornaamste is de aanschaf van de 4 fraaie scoreborden op onze banen. Als tegenprestatie zijn de namen van deze bedrijven vermeld op de nieuwe scoreborden bovendien worden ze vermeld in onze correspondentie. Voorziening 2016 uit reserve Hiervan is geen gebruik gemaakt 6.2 Uitgaven Huur tennisbanen De uitgaven zijn conform de begroting van , -. Bondscontributie / Verenigingsbijdrage Begroot is 5.200, -. Daadwerkelijk is een bedrag van 4.542,44 betaald aan de KNLTB. De voorlopige bijdrage bedroeg 4.122,28 en de definitieve bijdrage 420,16. Ten opzichte van de begroting is er dus 657,56 minder uitgegeven. Energiekosten - 6-

7 Begroot is 900, -. Hierbij dient vermeld te worden dat het 4 e kwartaal van 2015 door ons is betaald in 2016, maar in het financiële verslag van vorig jaar ten laste kwam van het boekjaar De nota van het 4 e kwartaal 2016 is door ons betaald in januari Deze bedroeg 164,53. Samen met het 1 e, 2 e en 3 e kwartaal bedragen de energiekosten t.o.v.de begroting 704,13. Ergo, de energiekosten zijn 195,87 lager uitgevallen dan begroot. Kosten jeugdtennis Begroot is 1.700, -. Daadwerkelijk is uitgegeven. De verklaring hiervoor is, dat bij de vaststelling van de begroting is uitgegaan van een toename aan activiteiten. Een toename die niet, of in mindere mate plaatsgevonden. In het kader van deze ontwikkeling is de begroting van 2017 naar beneden bijgesteld. Competitiekosten Zie hierboven onder ontvangsten het punt competitiebijdragen. Toernooikosten Begroot is 1.000, -. Uitgegeven is Operationele kosten Dit zijn kosten zoals wenskaarten, postzegels en de nieuwjaarsreceptie. Ook de cursuskosten voor de opleiding tot verenigingstoernooileider ( VTL ) en de kosten m.b.t. het afscheid van Jolanda vallen hieronder. Begroot was 1.900, -. Uitgegeven is 781,19. Deze post is derhalve ook vatbaar voor bijstelling naar beneden. Tennismaterialen Begroot was 1.700, - en uitgegeven is 1.410,96. De uitgaven betreffen de aanschaf van tennisnetjes ad 510,96 en 4 scoreborden inclusief installatie ad 900, -. Kosten vrijwilligers Begroot was 200, -. Uitgegeven is slechts 5,96. De uitgaven betreffen een flesje wijn uitgereikt, als blijk van waardering, aan een ouder die altijd klaar stond voor de begeleiding van een jongensteam en ook zorgde voor vervoer. Advies penningmeester: deze post zou naadloos geïntegreerd kunnen worden in de post operationele kosten. Onderhoudskosten / licht Begroot was 400, -. Deze begrotingspost is destijds ingesteld t.b.v. het onderhoud van de lichtmasten. Nico Kuypers heeft ons verteld dat OAZE een - 7-

8 onderhoudscontract had met de fa. Oostendorp. De kosten hiervoor zijn naar rato verdeeld tussen TVA en OAZE. Het laatste nieuws hierover is dat Nico Kuypers heeft besloten om alle zaken en verantwoordelijkheden m.b.t. de lichtmasten naar zich toe te trekken. Hij heeft OAZE verzocht om het onderhoudscontract op te zeggen hetgeen inmiddels is gebeurd. Nico Kuypers schakelt over van planmatig- naar curatief onderhoud. Pas wanneer er gebreken worden geconstateerd wordt het bedrijf ingeschakeld. Het bestuur is met Nico Kuypers overeengekomen dat wij hem jaarlijks 200,- excl. BTW, als afkoopsom voor het onderhoud betalen. In 2016 is geen factuur ontvangen voor het onderhoud van de lichtmasten, ergo, er is ook niets uitgegeven. Internet / website Begroot is 200, - en uitgegeven is 212,45. Bestuurskosten Begroot was 400, -. Uitgegeven is 434,75. De lichte budgetoverschrijding is een logisch gevolg van het frequenter vergaderen. Bankkosten Begroot is 200, - en betaald is 118,79. Deze kosten betreffen de eerste 3 kwartalen van Het 4 e kwartaal is nog niet ontvangen. 6.3 De Balans 2016 Het banksaldo op de ING-rekeningen was eind ,39 hoger dan eind Wim Stevens sluit zijn toelichting dan ook af met de woorden: Ergo, een positief resultaat. Han Hoogteijling stelt hierna de aanwezigen in de gelegenheid tot het stellen van vragen. Op verzoek van Henk Smit wordt besloten in het volgende jaarverslag een pro forma lijst van bezittingen op te nemen. Han Hoogteijling deelt mee dat Nico Kuypers expliciet heeft verklaard eigenaar te zijn van de lichtmasten. Dit is vastgelegd in een vergaderverslag. Gerard Pruim zal dit verslag aan Henk toesturen. Han Hoogteijling bedankt Wim Stevens voor zijn heldere uiteenzetting, die daarvoor een stevig applaus krijgt van de aanwezigen. De jaarcijfers worden vastgesteld na advies van de Kascommissie. Zie hiervoor het volgende agendapunt. 7. Het verslag van de Kascommissie - 8-

9 De Kascommissie 2016 bestaat uit Ger Vermeer en Elly Hoogendoorn. Als gevolg van ziekte is Ger helaas afwezig. Han Hoogteijling geeft het woord aan Elly die de navolgende, mede door Ger opgestelde verklaring, voorleest. Rotterdam, 10 februari 2017 Ondergetekenden hebben op woensdag 11 januari 2017 van uur tot uur controle uitgevoerd over de boekhouding van de tennisvereniging Alexanderstad, betreffende het boekjaar Hierbij hebben wij geconstateerd dat de boekhouding ten opzichte van 2015, sterk verbeterd is. De boekhouding over 2016 is overzichtelijk en door ons gemakkelijk te controleren. Wij hebben de boekingen en de daarbij behorende bescheiden op juistheid gecontroleerd. Voorts hebben wij de saldi op de ING-rekening aan het eind van het boekjaar gecontroleerd. Op grond van onze bevindingen hebben wij vastgesteld dat de ontvangsten en uitgaven zijn gedekt door onderliggende bewijsstukken. Wij hebben geen onregelmatigheden aangetroffen. De totale uitgaven zijn binnen de begroting van 2016 gebleven en er is een positief eindsaldo. Wij zijn het dan ook eens met het financiële beleid van de vereniging. Op grond van het bovenstaande stellen wij de Algemene Ledenvergadering voor aan het bestuur volledige decharge te verlenen voor de financiële verantwoording over het boekingsjaar De leden van de Kascommissie. G. Vermeer E. Hoogendoorn Han Hoogteijling bedankt Ger en Elly voor hun grondige controle en de prettige samenwerking met Wim Stevens. De algemene ledenvergadering gaat over tot het verlenen van decharge aan het bestuur over het boekjaar 2016, waarmee dit agendapunt wordt afgesloten. 8. Benoemen van de nieuwe Kascommissie. Elly is bereid haar lidmaatschap van de kascommissie een jaar te verlengen. Rob Heesbeen volgt Ger Vermeer op. De vergadering stelt hiermee de Kascommissie voor 2017 vast. 9. Vaststellen van de begroting 2017 Han Hoogteijling vraagt de aanwezigen of zij nog op- of aanmerkingen op de voorgestelde begroting hebben. - 9-

10 Wim Stevens merkt op dat het quorum om besluiten te nemen niet wordt gehaald. De vergadering accepteert dat een familielid of partner als gemachtigde optreedt. Dat geldt voor Emile van de Sandt die drie machtigingen heeft, Marie José van den Oever twee, Rob, Ronald Thiel en Wim Stevens Snijders ieder ook één. Daarmee wordt aan de statutaire eisen voldaan. Colette vraagt hoe het zit met het onderhoud van de elektriciteitsmasten. Emile van de Sandt zegt hierover het volgende. Er is een kleine groep all-in leden die wekelijks speelt op de verlichte buitenbanen. Nico wilde aanvankelijk dat zij voor het gebruik van de elektriciteit 4 euro per baan per uur afdragen aan de bar. Het bestuur vond dit geen goede regeling: te omslachtig, teveel rompslomp en niet te controleren. In een bespreking met Nico zijn de volgende afspraken gemaakt: - hij gaat ermee akkoord dat wij op de oude voet verder gaan: d.w.z. per kwartaal betalen voor de gebruikte kilowatturen van de buitenverlichting. - OAZE en TVA betalen naar rato van het aantal all-in leden. - Voor het onderhoud van de masten is Nico, als eigenaar, verantwoordelijk. TVA en OAZE betalen samen 200 euro (exclusief BTW) per jaar om de kosten voor onderhoud af te kopen. - Han Hoogteijling krijgt van Nico elke maand de meterstand door. Uit de winst-en-verliesrekening blijkt dat TVA beschikt over spaargeld dat de laatste jaren is toegenomen. Henk Smit vraagt wat het bestuur met dat geld wil doen. Wim Stevens zegt dat er verschillende opties zijn. 1. Verlagen van de contributie. Dat doen wij dit jaar (zie agendapunt 12) 2. Organiseren van evenementen en toernooien (posters, materiaal, consumpties, prijzen e.d.) 3. Plegen van achterstallig baanonderhoud. Over dit laatste punt ontstaat een discussie. Onze buitenbanen zijn 10 jaar geleden gerenoveerd. Vijf jaar geleden moest onderhoud plaatsvinden. Dat is niet gebeurd. Intussen verpauperen de banen. De toplaag verslijt en de betonplaten eronder schuiven omhoog en dat veroorzaakt scheuren en bobbels. Nico heeft verklaard geen onderhoud meer te kunnen bekostigen. Daarvoor zijn de opbrengsten aan baanhuur ontoereikend. Het bestuur heeft onlangs twee firma s verzocht de banen te onderzoeken en offerte uit te brengen over reparatie en onderhoud. Het bestuur zal de leden hierover informeren. De vergadering stelt zich voorshands positief op ten opzichte van deze actie. Henk Smit wijst op de overlast die zal ontstaan bij de bouw van de nieuwe rijksweg

11 Marie José van den Oever adviseert contact op te nemen met de gemeente die misschien in de kosten wil delen. Han Hoogteijling sluit de discussie. De vergadering gaat akkoord met de begroting. 10. Het bestuur Emile van de Sandt is bereid deel uit te maken van het bestuur zolang er geen opvolger beschikbaar is. Door zijn drukke agenda is de kans groot dat hij enkele bestuursvergaderingen zal missen. Hij is ook niet in staat om grotere toernooien te organiseren. Hij werkt op een prettige manier samen met Marco, Ronald Thiel, Ruud van den Oever en John Pons, die taken van hem over nemen bij zijn afwezigheid. Han Hoogteijling bedankt Emile van de Sandt voor zijn vernieuwende medewerking (posters, sponsors, extra toernooien). De vergadering geeft Emile van de Sandt een hartelijk applaus en verlengt de samenstelling van het bestuur. 11. De contributie Na enkele succesvolle besprekingen met onze baanexploitant Nico Kuypers heeft deze ingestemd met een korting op de baanhuur van euro per jaar. De aanleiding daartoe was de verminderende kwaliteit van de buitenbanen. De nieuwe tarieven zijn als volgt: senioren - all-in leden betalen 190,- dat was vorig jaar 210,- - dagleden betalen 135,- dat was vorig jaar 155,- junioren - all-in leden betalen 120,- dat was vorig jaar 140,- - dagleden betalen 60,- dat was vorig jaar 70,- De vergadering gaat akkoord met de contributie voor het jaar 2017 met dank aan Nico Kuypers voor de verlaging van de baanhuur. 12. De activiteiten in 2017 De activiteiten in 2017 zijn opgenomen in de activiteiten kalender Te zien op onze website en . De Jeugdcommissie, bij monde van Ronald Thiel, doet verslag van de activiteiten voor de junioren. Er is een groep van ca. 20 kinderen die één keer per week traint - 11-

12 voor de competitie. Daarnaast kunnen zij vrij spelen en deelnemen aan een laddercompetitie. Er zijn vier jeugdteams. Eén team Rood in de leeftijd tot 8 jaar en drie teams oranje in de leeftijd van 8 tot 11 jaar. De kinderen spelen hoofdzakelijk op zondag. Op Facebook zijn foto s te zien. Ronald Thiel roept vrijwilligers op om te komen tellen. Namens de Technische Commissie voert Emile van de Sandt het woord. Het Nieuwjaarstoernooi was een groot succes. De Wintercompetitie loopt nog door tot maart. De Davis- en Hopmancup worden op vrijdagavond gehouden. Beiden zijn al volgeboekt. Han Hoogteijling memoreert dat Emile nummer één staat op de laddercompetitie. Dat levert een spontaan applaus op. 13. Prolongeren van de bestaande commissies De vergadering gaat akkoord met het voortbestaan van de bestaande commissies. Er is een extra commissie bijgekomen namelijk de Taalcommissie, bestaande uit één persoon namelijk Rob Heesbeen. Rob haalt sinds 2016 alle taalfouten uit onze geschreven stukken. De vergadering spreekt haar waardering uit voor het vele werk van Rob en stemt in met de commissie. Ook hij oogst applaus. 14. Het Reglement TVA Het bestuur heeft gesproken over aanpassingen van het Reglement TVA. Gerard Pruim heeft een lijstje gemaakt met de wijzigingen in het Reglement. Hij zegt toe dit in het vergaderverslag op te nemen. Dit lijstje volgt hieronder. De tekst: Rob Heesbeen heeft veel tekstverbeteringen aangebracht. De schema s: Alle schema s hebben een naam gekregen. In schema 1: genaamd soorten lidmaatschappen. Tekst aangepast. Soort lidmaatschap beter benoemd en tijden veranderd. In schema 3: over het gebruik van de banen. s Avonds tot uur i.p.v uur. In schema 4: over het baangebruik van onze trainers. Dit schema is geschrapt. Paragraaf 5.2: over de trainers. De laatste twee zinnen zijn geschrapt

13 Paragraaf 5.3: de activiteitenkalender. Deze is vervangen door het nieuwe overzicht van Emile van de Sandt. Schema 5 is nu 4: regels gastspelers. De tekst is veranderd. Het woord introducé is vervangen door gastspeler. Toegevoegd is de meldingsplicht aan de penningmeester. 3x spelen is gewijzigd in 5x spelen, tegen betaling van 3 euro in onze postbox. Schema 6 is nu schema 5: belangrijke adressen. De adressen zijn veranderd. Ronald Thiel ontbreekt en Ruud van den Oever heeft een ander adres. Colofon: Daaraan is toegevoegd; Taaladvies Rob Heesbeen. Naam gewijzigd in Tennis Vereniging Alexanderstad. De vergadering gaat akkoord met het nieuwe reglement. Gerard Pruim zal de webmaster Henk van der Knoop vragen dit op onze website te plaatsen. Han Hoogteijling bedankt Gerard en Rob Heesbeen voor hun werkzaamheden. 15. Het Huishoudelijk Reglement TVA Artikel 3 van het Huishoudelijk reglement is gewijzigd. De nieuwe tekst is hieronder weergegeven. Artikel De leden zijn verplicht om adreswijzigingen aan de ledenadministratie door te geven. 2. De leden zijn verplicht jaarlijkse contributie te betalen, die bij besluit van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering wordt vastgesteld. 3. De contributie moet worden overgemaakt binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur op rekening NL28 INGB t.n.v. de penningmeester TVA 4. Het bestuur is bevoegd om in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke 5. ontheffing van de verplichting tot het betalen van contributie te verlenen. Op verzoek van Wim Snijders is een nieuw artikel toegevoegd. Dit artikel is overgenomen uit het Reglement TVA artikel 6 lid 2. Zie punt vier van dit verslag. De tekst is als volgt: Artikel Verandering in, of opzeggen van het lidmaatschap dient uiterlijk een maand voor het beëindigen van het kalenderjaar aan de ledenadministratie te worden doorgegeven. De ledenadministratie geeft deze informatie door aan de penningmeester

14 Henk Smit vraagt wie de vicevoorzitter is van het bestuur. Han Hoogteijling antwoordt dat Emile van de Sandt vorig jaar vicevoorzitter was. Volgens de oprichtingstatuten wordt de vicevoorzitter benoemd in de eerstvolgende bestuursvergadering. Na de benoeming worden de leden hiervan op de hoogte gesteld. De vergadering stemt in met de wijzigingen en stelt het nieuwe Huishoudelijk Reglement vast. 16. Rondvraag Elly Hoogendoorn stelt voor om de winst, die de vereniging boekt, te gebruiken voor meer substantiële prijzen voor onze toernooien. De vergadering is het met haar eens. Er zal volgend jaar meer geld beschikbaar worden gesteld, zegt Han Hoogteijling toe. 17. Slot Han Hoogteijling bedankt de aanwezigen voor hun deelname aan de zijn inziens prettige vergadering. Zij krijgen ieder een blik tennisballen als blijk van waardering plus een drankje aan de bar. Zijn mededeling wordt uiteraard gevolgd door een klaterend applaus. Besluitenlijst ALV 13 februari 2017 Nr. Onderwerpen Uitvoering 1 Marie José van den Oever is geen lid van de Jeugdcommissie, dus moet de tekst v.h. verslag ALV Gerard Pruim 2016 worden gewijzigd 2 adres Ruud van den Oever wijzigen in het Gerard Pruim Reglement TVA 3 Marie José van den Oever doet rolstoeltennis, dus moet de tekst in het Reglement TVA worden gewijzigd Gerard Pruim 4 Beslissen over bouwen eventuele eigen website Bestuur 5 Voortgang van het onderzoek over eventuele reparaties van de buitenbanen rapporteren aan leden Bestuur 6 Henk van der Knoop verzoeken het nieuwe Reglement TVA op de website te plaatsen Gerard Pruim 7 Henk van der Knoop verzoeken het nieuwe Huishoudelijke Reglement TVA op de website te plaatsen Gerard Pruim 8 Henk van der Knoop verzoeken het concept verslag van de ALV 2017 op website te plaatsen Gerard Pruim Rotterdam, 9 maart 2017 De secretaris Gerard Pruim - 14-

15 Bijlage 1: verslag Kascommissie Rotterdam, 10 februari 2017 Verslag Kascommissie Ondergetekenden hebben op woensdag 11 januari 2017 van uur tot uur controle uitgevoerd over de boekhouding van de tennisvereniging Alexanderstad, betreffende het boekjaar Hierbij hebben wij geconstateerd dat de boekhouding ten opzichte van 2015, sterk verbeterd is. De boekhouding over 2016 is overzichtelijk en door ons makkelijk te controleren. Wij hebben de boekingen en de daarbij behorende bescheiden op juistheid gecontroleerd. Voorts hebben wij de saldi op de ING-rekening aan het eind van het boekjaar gecontroleerd. Op grond van onze bevindingen hebben wij vastgesteld dat de ontvangsten en uitgaven zijn gedekt door onderliggende bewijsstukken. Wij hebben geen onregelmatigheden aangetroffen. De totale uitgaven zijn binnen de begroting over 2016 gebleven en er is een positief eindsaldo. Wij zijn het dan ook eens met het financiële beleid van de vereniging. Op grond van het bovenstaande stellen wij de Algemene Ledenvergadering voor aan het bestuur volledige decharge te verlenen voor de financiële verantwoording over het boekingsjaar De leden van de Kascommissie. G. Vermeer E. Hoogendoorn - 15-

16 Bijlage 2: presentielijst algemene ledenvergadering 13 februari

17 Vervolg bijlage 3: presentielijst algemene ledenvergadering 13 februari

18 - 18-