1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een FINANCIEEL EN ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je geboeid door cijfers en administratie? Ben je op zoek naar een job waar je initiatief kan nemen en waar punctueel werken essentieel is. Ben jij de schakel die we zoeken om een vlot draaiende dienstverlening en tevreden klanten te garanderen? Lees dan zeker verder. Als financieel en administratief ondersteuner beheer en behandel je financiële dossiers gelinkt aan catering en schoonmaak. Via een intern boekhoud,- bestel- en opvolgingssysteem controleer je bestellingen, facturen en leveringen. Je spoort snel afwijkingen op in je dossiers en gaat op zoek naar ontbrekende gegevens. Ook klachtenbehandeling van je eigen dossiers vormt een onderdeel van je takenpakket. Je maakt deel uit van het team financiële en administratieve ondersteuning. Dit team bestaat uit een tiental medewerkers. Je werkt zelfstandig en bespreekt kansen en knelpunten met collega s of je leidinggevende.

2 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Facilitair Bedrijf is een horizontale ondersteunende dienstverlener binnen de Vlaamse overheid, met als taak de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid inzake facilitair management. Het Facilitair Bedrijf biedt aan zijn klanten volgende diensten aan: vastgoed, bouwprojecten, huisvesting, catering, schoonmaak, aankoop, logistiek, drukwerk, ICT, e-government, informatiemanagement. Het Facilitair Bedrijf behoort tot het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur. Tot haar klanten rekent het agentschap de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening, Deze afdeling staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van (onze dienstverlening in) gebouwen te maken heeft. De uit te baten gebouwen zijn operationeel opgedeeld tussen 6 facility managers, die elk 1 of meerdere gebouwen aansturen. De verantwoordelijke van een groot gebouw of groepering van kleinere gebouwen is de gebouwcoördinator. Verder heeft de afdeling ook nog 2 horizontale teams die enerzijds zorgen voor de financiële ondersteuning van de facility managers en hun teams en anderzijds verantwoordelijk zijn voor het ganse productmanagement van de te leveren dienstverlening aan de interne klanten. Aanvullend zijn er nog 2 kleinere teams. Een eerste team is verantwoordelijk voor de schoonmaak in de meer dan 100 kleinere buitendiensten verspreid over gans Vlaanderen. Het tweede team verzorgt een aantal logistieke opdrachten rond vervoer: wagenparkbeheer, expertise bij ongevallen, estafette, goederenvervoer en verhuizingen. Als financieel en administratief administratieve ondersteuning. ondersteuner maak je deel uit van het team financiële en pagina 2 van 12

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van financiële dossiers en gegevens van afdeling Regionale Dienstverlening, teneinde er voor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wetten en regelgeving worden gerespecteerd. De focus ligt op de beleidskredieten van afdeling Regionale Dienstverlening en de budgeten van de DAB Catering & Schoonmaak. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van financiële gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - gegevens verzamelen voor begrotingsactiviteiten, interne rapportering, adviezen, parlementaire vragen,... - de tijdige en correcte aanlevering van gegevens opvolgen - ontbrekende gegevens opvragen of zelf opzoeken en aanvullen - gegevens registreren in de gebruikte systemen met het oog op rapportering - op verzoek rapporteren over betalingen - toezien op het correct verloop van de eigen ontvangsten binnen deze financiële processen - opvolgen van de openstaande inkooporders en deze aanpassen aan de reële behoefte (annuleren en verhogen pagina 3 van 12

4 Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren - de aangeleerde gegevens controleren op hun correctheid en volledigheid - vastlegging- en betalingdossiers nazien op correctheid en volledigheid: zijn alle vereiste documenten bijgevoegd, is de voorgestelde aanrekening correct, werden de procedures gevolgd,.. - bewaken van de eenvormige opmaak van de financiële dossiers - fouten signaleren en laten corrigeren door de dossierbehandelaar - kleine correcties eventueel zelf doen en dossierbehandelaar informeren met het oog op volgende dossiers - behandelen van financiële dossiers binnen afgesproken of redelijke termijnen - nazien en toestemming geven voor geplande uitgaven - opmaken van Inkooporders - berekeningen uitvoeren - facturen verwerken zodat de betaling tijdig kan gebeuren - matchen van facturen aan het juiste inkooporder, voor facturen die via 3-wegs worden verwekt. - wegwerken van blokkeringen die er nog zijn na de opstart via die via 2-wegs - opmaken van overzichten en rapporten - uitzoeken welke wetgeving, reglementering,... van toepassing is - zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - fungeren als aanspreekpunt voor klanten - rapporteren over de stand van zaken m.b.t. de status van budgeten en dossiers - bespreken van dossiers met collega's - bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen - eventuele verbeteracties voorstellen aan en bespreken met de directe leidinggevende pagina 4 van 12

5 Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen - goede contacten onderhouden met de collega s bij de behandeling van financiële dossiers (dossierbehandelaars binnen de afdeling, de stafdiensten, controleur van de vastleggingen voor zover nodig), Rekenhof...) - deelnemen aan (intern) overleg, vergaderingen en werkgroepen - relevante informatie en kennis delen met collega's - samenwerken aan verbeterprojecten binnen de afdeling en het taakgebied in de ruime zin 4 PROFIEL 4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum, 14 maart 2017, voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Kandidaten die kunnen deelnemen via interne of externe mobiliteit hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. Je hebt minimaal 4 jaar relevante werkervaring met catering en bedrijfskeukens, waarvan 1 jaar met de boekhoudkundige kant. pagina 5 van 12

6 Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt, indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent (statutair) ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van rang C1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van medewerker (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Je beschikt in elk geval wel over het hierboven vermeld diploma en de vereiste relevante werkervaring, ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of externe mobiliteit Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 6 van 12

7 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Noties van boekhoudkundige regels - Kennis van de wet op de overheidsopdrachten of bereid dit aan te leren - Goede PC-kennis - Goede kennis van ORAFIN (intern boekhoudsysteem) en BOS (intern bestel- en opvolgsysteem) of bereid dit aan te leren - Kennis van ISO of bereid dit aan te leren Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. pagina 7 van 12

8 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt aangenomen in statutair dienstverband. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 1911,30 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. - Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum 3 maanden. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. pagina 8 van 12

9 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 maart 2017 (timing onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Motivatie en verwachtingen - Visie/inzicht in de functie - Ervaring met catering en bedrijfskeukens, zowel de operationele als de boekhoudkundige zijde Deze selectiefase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60% en die behoren tot de 5 hoogst scorende kandidaten mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende, geslaagde kandidaat. Bij een ex aequo worden alle kandidaten met de 5 de beste score toegelaten. Deze selectiefase vindt samen met de cv-screening plaats in de week van 20 maart 2017 (timing onder voorbehoud). pagina 9 van 12

10 6.3 JURYGESPREK MET CASE, PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CAPACITAIRE TEST Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit waar de vacature zich situeert en een selectieverantwoordelijke. Dit gesprek zal worden aangevuld met een computergestuurde capacitaire test, een case waarvoor er de nodige voorbereidingstijd wordt voorzien en een persoonlijkheidsvragenlijst die de kandidaten vooraf online kunnen invullen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Motivatie en verwachtingen - Visie op en inzicht in de functie - Technische competenties - Persoonsgebonden competenties - Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 30 maart 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 10 van 12

11 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 14 maart Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 14 maart 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij kathy.tas@bz.vlaanderen.be. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Guido Debrucker Teamhoofd financiële en administratieve ondersteuning guido.debrucker@bz.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Elisa Vanderveken Selectieverantwoordelijke elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 11 van 12

12 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden april Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van financieel en administratief ondersteuner bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als financieel en administratief ondersteuner. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van financieel en administratief ondersteuner. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12