gemeente Eindhoven Het OAE heeft de volgende acute vraag: Hoe zijn de de vergoedingen uitbetaald en kan de gemeente de betaalbewijzen overleggen?

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Inboeknummer Beslisdatum B&W Dossiernummer RaadsvragenVan OAE d.d. 18 maart 2013 inzake Orgelplein Geacht College, Het OAE heeft de volgende acute vraag: Hoe zijn de de vergoedingen uitbetaald en kan de gemeente de betaalbewijzen overleggen? Overige vragen. - In welke vorm waren de financiële verplichtingen vastgelegd en wie was hiervoor verantwoordelijk? - Hoe was dit in de interne boekhouding terug te vinden? - Waarom was er niet vooraf gecontroleerd of de officiële spelregels compleet en juist waren? - Wie heeft de officiële spelregels vastgelegd en zijn die gedeeld met o.a. de projectleider en de stuurgroep? - Is deze procedure bij alle andere verhuizingen wel gevolgd en zijn daar rapportages van? - Wie controleerde of is verantwoordelijk voor de officiële spelregels? - Welke besluiten zijn er nodig voor het ordentelijk laten verlopen van het verhuizingsproces? - Is er een centraal persoon binnen de organisatie die de "signaalfunctie" heeft bij complexe processen en hoe is die verankerd in de organisatiestructuur? - Wie had in dit concrete geval een besluit moeten nemen en was die op de hoogte van de toegezegde verbetering van 26 februari j.l.? - Zijn de aangekondigde maatregelen intussen in de organisatie wel ingevoerd? Frans Noldus Ouderen Appèl

2 Antwoord van burgemeester en wethouders 1. Hoe zijn de de vergoedingen uitbetaald en kan de gemeente de betaalbewijzen overleggen? De verhuiskostenvergoedingen zijn uitbetaald op basis van de vaststellingsovereenkomsten die tussen gemeente en de bewoners zijn opgesteld ten behoeve van de verhuizingen. In deze vaststellingsovereenkomst is bepaald dat de gemeente een vergoeding beschikbaar stelt voor het transport van de woonwagen. De betalingen (inclusief transportkosten) zijn overgemaakt en verwerkt en terug te vinden in de financiële administratie. 2. In welke vorm waren de financiële verplichtingen vastgelegd en wie was hiervoor verantwoordelijk? In 2010 is op de betreffende standplaats op het Orgelplein een woonwagen neergezet en deze is gaan verzakken. Op dat moment is een taxatie van de schade gemaakt. Op basis van die taxatie is een vaststellingsovereenkomst opgesteld. Op grond daarvan is aan de bewoner circa euro betaald en de grond is geïnjecteerd om deze verzakking te stoppen. Nadien is er toch nog een melding binnengekomen over verzakkingen van deze wagen. De toenmalige externe projectleider heeft op dat moment, we spreken nu over het de 1e helft 2011, besloten om in plaats van de schade financieel te vergoeden een tweedehands wagen aan te schaffen namens de gemeente (aangezien de aanschaf van een tweedehandswagens zijns inziens goedkoper was dan het vergoeden van de schade). Hiertoe heeft hij een transportfirma de opdracht gegeven om een tweedehands wagen te zoeken. Afspraken hierover zijn echter niet schriftelijk vastgelegd. Dat geldt ook voor de afspraken richting de bewoner. Op een gegeven moment, medio 2012, heeft de ingeschakelde firma een tweedehands wagen per mail aangeboden aan de toenmalig projectleider (de opvolger van de eerder genoemde projectleider). Deze wagen stond aan de Oude Doornakkerseweg. Op 8 augustus 2012 heeft de projectleider per mail een akkoord gegeven op de aanschaf van deze wagen. 3. Hoe was dit in de interne boekhouding terug te vinden? Deze financiële verplichting was niet terug te vinden omdat deze niet was vastgelegd in het adminstratiesysteem. 4. Waarom was er niet vooraf gecontroleerd of de officiële spelregels compleet en juist waren? Het ontstaan van deze verplichting kent zijn oorsprong in 2011 als de voormalige ingehuurde projectleider per mail een zoekopdracht geeft voor de aankoop van een wagen. De feitelijke plaatsing zou 8 maart 2013 plaatsvinden. Zoals hierboven al 2

3 gemeld, is de opdracht niet verwerkt in het financiële systeem en dus hierin niet zichtbaar. Dat de afspraken niet zijn vastgelegd in een sluitende vaststellingsovereenkomst werd pas vlak voor het moment van verhuizen duidelijk. Zoals reeds bleek uit de onderzoeken van GT was de overdracht tussen de opeenvolgende medewerkers gebrekkig en is er daarbij ook in dit geval geen melding gemaakt van het ontbreken van een vaststellingsovereenkomst. In de overdracht is geen melding gemaakt van deze opdracht tot aankoop/plaatsing van woonwagen. 5. Wie heeft de officiële spelregels vastgelegd en zijn die gedeeld met o.a. de projectleider en de stuurgroep? Binnen de gemeente kennen we diverse procedures en richtlijnen die in acht moeten worden genomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling en de wijze waarop betalingen worden verricht. In de beantwoording van de eerdere technische vragen zijn we hier reeds op ingegaan. Op basis van de uitkomsten van de diverse onderzoeken zijn er aanvullende spelregels bepaald, specifiek voor dit project. Zo is onder andere bepaald dat; - er geen betalingen meer worden verricht voor schades en verhuizingen, behalve indien deze bestuurlijk zijn voorgelegd en goedgekeurd. - de nieuw in te huren projectleider uitgebreid moest worden gescreend op antecedenten (vooruitlopend op gemeentebrede richtlijnen daartoe). - de gemeente vooralsnog geen betalingen doet wegens eventuele verzakkingen en eerst zekerheid wil hebben omtrent technische en juridische aspecten. - de nog op te stellen vaststellingsovereenkomsten voor de nog te verhuizen families en de daartoe te voeren gesprekken gebaseerd moeten zijn op een nieuw vast te stellen vergoedingenkader. En er tot aan dat moment geen onderhandelingen worden gevoerd. - onderhandelingen altijd met 2 medewerkers worden gevoerd (algemene regel maar voor het Orgelplein nogmaals expliciet herbevestigd). Deze maatregelen zijn regelmatig besproken met de betreffende medewerkers in het project. Dit op initiatief van de DR en afgestemd met sectorhoofden. 6. Is deze procedure bij alle andere verhuizingen wel gevolgd en zijn daar rapportages van? Ten aanzien van de in het verleden uitgevoerde verhuizingen is deze vraag reeds beantwoord in de onderzoeksrapporten van GT en de bijlage bij de raadsinformatiebrief d.d. 15 januari

4 7. Wie controleerde of is verantwoordelijk voor de officiële spelregels? De projectmanager is verantwoordelijk voor de toepassing van spelregels binnen zijn projectopdracht. Daarnaast is er een verantwoordingslijn tussen AON (ambtelijk opdrachtnemer = projectmanager) en AOG (ambtelijk opdrachtgever = G&V in deze casus) over verantwoording van het project. Zie ook de beantwoording van vraag Welke besluiten zijn er nodig voor het ordentelijk laten verlopen van het verhuizingsproces? Voor het ordentelijk laten verlopen van het verhuisproces dient nog een aantal besluiten te worden genomen. Deze besluiten hebben betrekking op de in vraag 2 bedoelde standplaats, de 5 nog te verhuizen families en de afwikkeling van de schades. Concreet dienen er nog besluiten te worden genomen over: - het al niet aangaan van een vaststellingsovereenkomst met de bewoner van de bij vraag 2 bedoelde standplaats. - het nieuw vergoedingenkader. - de vaststellingsovereenkomsten voor de 5 nog te verplaatsen families. - de handelswijze ten aanzien eventueel nog optredende verschilzettingen en de afwikkeling van schades. 9. Is er een centraal persoon binnen de organisatie die de "signaalfunctie" heeft bij complexe processen en hoe is die verankerd in de organisatiestructuur? Binnen een projectorganisatie wordt gewerkt met de besturingsdriehoek BOG (bestuurlijk opdrachtgever), AOG (ambtelijk opdrachtgever) en AON (ambtelijk opdrachtnemer). In de rapportage/verantwoording tussen AON naar AOG worden risico s benoemd en besproken. Dit project heeft de sector Grond en Vastgoed als opdrachtgever. Grond en Vastgoed hanteert een risicosysteem waarbij projecten met hoge importantie en hoog risico worden gemonitord. Tevens heeft de verbijzonderde interne controle inmiddels (vanaf 2013) een pro-actieve rol gekregen binnen de gemeente bij complexe projecten en wordt er bij het opstellen van het controleplan uitgegaan van een risicogerichte benadering. 10. Wie had in dit concrete geval een besluit moeten nemen en was die op de hoogte van de toegezegde verbetering van 26 februari j.l.? De eventuele verplichting voor het aanschaffen van deze wagen dateert feitelijk uit De toenmalige externe projectmanager had een gemaakte afspraak moeten vastleggen in een vaststellingsovereenkomst, welke middels de destijds reguliere procedure tot besluitvorming had moeten leiden (middels ondertekening van de vaststellingsovereenkomst door het sectorhoofd). Tot aan het moment van de feitelijke start van de verhuizing is verzuimd om vast te stellen of de afspraken deugelijk waren vastgelegd in sluitende overeenkomsten. Indien de organisatie op dit punt alerter was geweest en het ontbreken daarvan had 4

5 opgemerkt, had op basis van de nieuwe afspraken de verplichting aan het college kunnen worden voorgelegd. 11. Zijn de aangekondigde maatregelen intussen in de organisatie wel ingevoerd? In het debat van 26 februari heeft het college diverse maatregelen genoemd die naar aanleiding van deze casus zijn (zie ook de beantwoording op vraag 5) en worden genomen. Het college heeft u toegezegd voor de zomer te rapporteren over de implementatie hiervan. 5