van het raadslid dhr. A. Raaijmakers (PvdA) over huisvesting ODZOB

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Raadsnummer 15R6520 Inboeknummer 15bst01391 Beslisdatum B&W 13 oktober 2015 Dossiernummer (2.3.1) Raadsvragen van het raadslid dhr. A. Raaijmakers (PvdA) over huisvesting ODZOB Geacht College, De PvdA heeft eerder aandacht gevraagd voor de huisvesting van het MRE en de ODZOB. Raadsvragen d.d. 18 april 2014, een rondvraag d.d. 6 oktober 2014 en nogmaals in de commissie F&B van 21 juni De strekking van de vragen van de PvdA was: 1) Sobere huisvesting voor beide publieke organisaties. 2) Indien mogelijk 1 locatie voor beide organisaties. 3) Druk op deze organisaties om te proberen de gemeentelijke leegstand te verkleinen door aan te schuiven in gemeentelijk vastgoed. De antwoorden waren, vanuit een optimistisch perspectief bekeken, bemoedigend. Quotes uit april 2014: Hiermee is een huisvesting in een gemeentelijk pand een meer dan reële optie en Het college houdt de vinger aan de pols. Ook in oktober 2014 en juni 2015 was er nog steeds de optimistische toonzetting dat zowel de ODZOB en de MRE zouden voldoen aan de drie eerder aangehaalde punten, waaronder het huren van een leegstaand publiek kantoorpand. Helaas is het t.a.v. de ODZOB anders gelopen lazen we in het ED van 1 september jl.. Er is namelijk gekozen voor een kantoorpand van een private partij. Mogelijk heeft het college toch in onvoldoende mate de vinger aan de pols gehouden of heeft de ODZOB het publieke belang in onvoldoend mate meegewogen in haar besluitvorming. Hierbij dient natuurlijk direct opgemerkt te worden dat de vraagsteller zich graag laat overtuigen van het tegendeel en is dus in eerste instantie contact gezocht met de ODZOB. Hierbij het antwoord: Bij de selectie van de nieuwe huisvesting zijn zowel beschikbare gemeentelijke panden als panden van private partijen meegenomen. Alle aangeboden panden zijn langs dezelfde meetlat gehouden, waarbij punten zijn toegekend voor de aspecten prijs, kwaliteit, en bereikbaarheid met wegingsfactoren De uitkomst was dat het pand Wal 28 in Eindhoven het beste uit de vergelijking is gekomen. Onze vragen. 1) Welke 7 locaties stonden op de initiële lijst en welke zijn doorgedrongen in de top 3?

2 2) Graag inzage in de onderbouwing van het keuzeproces. In eerste instanties op concrete hoofdlijnen (dus met cijfers) en daarbij de onderbouwing in de bijlage. 3) In welke vorm is het publieke belang om het aantal leegstaande meters gemeentelijke kantoorruimte terug te dringen meegewogen, in algemene zin en in de eerder genoemde aspecten prijs, kwaliteit en bereikbaarheid? 4) Op welke momenten heeft het ODZOB de deelnemende gemeenten betrokken bij het afwegingsproces en is hier toen ook ruimte geboden voor inhoudelijke argumentatie? Zeker toen duidelijk werd dat gekozen zou gaan worden voor een privaat huurpand. 5) Heeft de gemeente Eindhoven een verklaring voor het feit dat de ODZOB gekozen heeft voor een privaat huurpand in plaats van lege vierkante meters uit de publieke, lees gemeentelijke, kantoorvoorraad? 6) Zijn er binnen de gemeente procesmatige belemmeringen geweest die er toe geleid hebben dat de keuze op een privaat huurpand is gevallen? 7) Zijn we het point-of-no-return al gepasseerd? 8) Kan in het kader van de term soberheid al inzicht gegeven worden in de verbouwings- en inrichtingskosten? Met vriendelijke groet, Arnold Raaijmakers Raadslid PvdA Eindhoven, 16 september Antwoord van burgemeester en wethouders 1) Welke 7 locaties stonden op de initiële lijst en welke zijn doorgedrongen in de top 3? De Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant geeft aan dat dit drie panden van gemeenten (Eindhoven, Veldhoven, Helmond) en vier panden van private partijen waren. De panden die uiteindelijk in de top 3 zijn gekomen waren allen gelegen in Eindhoven waaronder de uiteindelijk gekozen kantoorlocatie op Wal 28. 2) Graag inzage in de onderbouwing van het keuzeproces. In eerste instanties op concrete hoofdlijnen (dus met cijfers) en daarbij de onderbouwing in de bijlage. Voor de onderbouwing van de te maken keuze heeft het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant in september 2014 de volgende criteria met wegingsfactoren vastgesteld: Prijs (40%) Kwaliteit (30%) Bereikbaarheid (30%) Deze criteria zijn als volgt geobjectiveerd: Prijs De som van de huurprijs per jaar, de afschrijving van de investeringen in inrichting, meubilair en ICT-voorzieningen, parkeerkosten, servicekosten, verminderd met de 2

3 incentives die verhuurders beschikbaar stellen (in de vorm van een investeringsbijdrage of een huurvrije periode). Kwaliteit Er zijn scores toegekend aan de kwaliteitsfactoren geschikt voor Het Nieuwe Werken, uitstraling, gezamenlijk gebruik faciliteiten en duurzaamheid (energie-label). Bereikbaarheid Er zijn scores toegekend aan de bereikbaarheidsfactoren bereikbaarheid per auto, bereikbaarheid met het OV, geografisch centrale ligging in de regio en parkeervoorziening voor het personeel. De cijfermatige onderbouwing betreft volgens de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant bedrijfsinformatie die vertrouwelijk aan haar is verstrekt. Het is in vastgoedland niet gewenst dat deze gegevens (zowel tijdens de aanbestedingsprocedure als na gunning) openbaar worden gemaakt. Met name de financiële onderdelen zijn en blijven marktgevoelig. 3) In welke vorm is het publieke belang om het aantal leegstaande meters gemeentelijke kantoorruimte terug te dringen meegewogen, in algemene zin en in de eerder genoemde aspecten prijs, kwaliteit en bereikbaarheid? De Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant heeft tijdens het selectieproces alle gemeenten in de regio tweemaal de mogelijkheid geboden met voorstellen te komen voor geschikte huisvesting. Het Dagelijks Bestuur heeft gekozen voor een afwegingskader waarbij de gemeentelijke aanbiedingen op gelijke wijze zijn beoordeeld als aanbiedingen van marktpartijen. Hierdoor werd, in aanbestedingstermen, een gelijk speelveld gecreëerd. 4) Op welke momenten heeft het ODZOB de deelnemende gemeenten betrokken bij het afwegingsproces en is hier toen ook ruimte geboden voor inhoudelijke argumentatie? Zeker toen duidelijk werd dat gekozen zou gaan worden voor een privaat huurpand. Op 27 maart 2014 heeft het Dagelijks Bestuur het programma van eisen voor de toekomstige huisvesting vastgesteld. Dit programma is vervolgens in april 2014 naar de 22 deelnemers gestuurd met het verzoek met voorstellen voor geschikte kantoorlocaties te komen. Dit verzoek is in juni 2014 herhaald. In september 2014 heeft het Dagelijks Bestuur de wegingscriteria vastgesteld (zie vraag 2). Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant is vervolgens op verschillende momenten tussentijds geïnformeerd over de voortgang. Op 14 april 2015 heeft het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur geïnformeerd over het besluit om de Wal 28 te Eindhoven te selecteren als nieuwe huisvesting voor de ODZOB. 5) Heeft de gemeente Eindhoven een verklaring voor het feit dat de ODZOB gekozen heeft voor een privaat huurpand in plaats van lege vierkante meters uit de publieke, lees gemeentelijke, kantoorvoorraad? Ja, de keus is gevallen op het pand dat op de eerste plaats is geëindigd uitgaande van de vastgestelde wegingscriteria (zie antwoord op vraag 2) en het besluit dat 3

4 gemeentelijke en private aanbiedingen op gelijke wijze worden behandeld (zie antwoord op vraag 3) De prijs woog daarbinnen het zwaarst omdat de omgevingsdienst een bezuinigingstaakstelling heeft te realiseren die alle 22 deelnemers raakt. 6) Zijn er binnen de gemeente procesmatige belemmeringen geweest die er toe geleid hebben dat de keuze op een privaat huurpand is gevallen? Nee, binnen de processen zijn twee sporen doorlopen. Dat is enerzijds het bestuurlijke besluitvormingsproces waarbij Eindhoven als lid van het Dagelijks Bestuur betrokken is geweest. Anderzijds het spoor dat we aanbieder van vastgoed zijn geweest. Bestuurlijk besluitvormingsproces Dagelijks Bestuur In verband met de verkoop van de huidige kantoorlocatie en het gegeven dat de nieuwe eigenaar een andere bestemming aan het pand wil geven is de omgevingsdienst in 2013 begonnen met de voorbereidingen voor de verhuizing naar een andere kantoorlocatie. Het antwoord bij vraag 4 geeft op hoofdlijnen het bestuurlijk besluitvormingsproces van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant weer. Voor de besluitvorming in het Dagelijks Bestuur zijn de spelregels gevolgd zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Aanbieding van vastgoed Wij zijn vroegtijdig in gesprek gegaan met de omgevingsdienst. Op 21 mei 2013 hebben wij het sectorhoofd van de voormalige sector Grond en Vastgoed opdracht gegeven een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren of gemeentelijk vastgoed beschikbaar en geschikt is voor huisvesting van de omgevingsdienst. De directie van de omgevingsdienst heeft in haar oriëntatiefase meerdere panden in Eindhoven bezocht. Op grond van de uiteindelijke formele uitvraag in maart 2014 is één gemeentelijk pand (Mercado) aangeboden en één Eindhovens pand is nadrukkelijk onder de aandacht gebracht omdat het voor de stad Eindhoven belangrijk was dat daar geen leegstand zou ontstaan. Voor het gemeentelijk pand is een marktconforme aanbieding gedaan. Later in het proces is deze aanbieding verder aangescherpt tot de minimale grens van hetgeen in het Programma van Eisen werd gevraagd. Deze aangescherpte aanbieding was uiteindelijk onvoldoende om te eindigen op de eerste plaats. Met de omgevingsdienst worden nu, tegen betaling, samenwerkingsafspraken gemaakt over het gebruik van opslagcapaciteit ICT, vergaderlocaties, archiefruimte en het bedrijfsrestaurant aan het Stadhuisplein. Onderzocht wordt of de omgevingsdienst tevens gebruik kan maken van contracten die Eindhoven met bepaalde leveranciers heeft afgesloten. 7) Zijn we het point-of-no-return al gepasseerd? Ja, het Dagelijks Bestuur heeft op 26 maart 2015 het besluit genomen. Het huurcontract is inmiddels door de omgevingsdienst ondertekend. Op 25 juni heeft het Algemeen Bestuur de bijbehorende investeringsbegroting goedgekeurd. Momenteel is de verbouwing in volle gang en wordt eind van dit jaar verhuisd. 4

5 8) Kan in het kader van de term soberheid al inzicht gegeven worden in de verbouwings- en inrichtingskosten? Op 25 juni 2015 heeft het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant ingestemd met een investering van 0,6 miljoen voor de verbouwing en inrichting van het nieuwe pand. Door de nieuwe huisvesting realiseert de omgevingsdienst een structurele besparing op de exploitatielasten van 0,2 miljoen per jaar. Eindhoven, 13 oktober 2015 Burgemeester en wethouders van Eindhoven 5