Sociale Verzekeringsbank

Transcriptie

1 Sociale Verzekeringsbank Dossier Afspraken en Procedures Onderdeel van Europese aanbesteding (Bijlage L) EA Arbodienstverlening PGB Vertrouwelijk

2 Pagina 2 van 10 Inhoudsopgave 1. INLEIDING ALGEMEEN RELATIE TOT DE OVEREENKOMST DOCUMENTBEHEER WIJZIGINGSPROCEDURE CONTACTPERSONEN EN -GEGEVENS SVB [NAAM OPDRACHTNEMER] WERKAFSPRAKEN RAPPEL CSV-BESTAND AUTORISATIEPROCEDURE VOOR DE WEBPORTAL OVERLEGSTRUCTUUR FACTURATIE ADMINISTRATIEVE BOETE DOOR UWV IN VERBAND MET NIET TIJDIGE 42E WEEKMELDING LOONSANCTIE DOOR UWV MANAGEMENTRAPPORTAGE PER KWARTAAL RAPPORTAGE INFORMATIEBEVEILIGING KLACHTENREGELING VAN OPDRACHTNEMER STANDAARDBRIEVEN VOOR DE BUDGETHOUDER... 10

3 Pagina 3 van Inleiding 1.1. Algemeen Ten aanzien van het uitvoeren van de dienstverlening betreffende de Arbodienstverlening voor PGB Budgethouders zijn alle afspraken en procedures voortkomende uit de Overeenkomst in onderling overleg tussen de SVB als Opdrachtgever en de [naam Opdrachtnemer] als Opdrachtnemer in onderhavig document verzameld, waar nodig nader bepaald en vastgelegd in onderling overleg en met wederzijds goedkeuren. Deze afspraken worden vastgelegd in deze contractbijlage, het Dossier Afspraken en Procedures (DAP). Met betrekking tot de vastgelegde service levels: zie separate Bijlage J Service Level Agreement (SLA) Relatie tot de Overeenkomst Deze Bijlage zal aan de Overeenkomst worden gehecht en daarvan onderdeel zijn. Alle in dit document opgenomen verplichtingen vloeien voort uit de aanbestedingsdocumenten waar [naam Opdrachtnemer] zich aan gecommitteerd heeft. In dit document worden de volgende afspraken en procedures opgenomen: 1. Contactpersonen [naam Opdrachtnemer] en de SVB; 2. Rappel csv-bestand; 3. Autorisatieprocedure voor de webportal; 4. Overlegstructuur; 5. Facturatie; 6. Managementrapportage per kwartaal; 7. Rapportage informatiebeveiliging; 8. Klachtenregeling van Opdrachtnemer; 9. Standaardbrieven voor de Budgethouder Documentbeheer Het document dient één geheel te blijven. Indien aanpassingen doorgevoerd zijn, wordt het document voorzien van een nieuw versienummer Wijzigingsprocedure De inhoud van het DAP is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de SVB en [naam Opdrachtnemer]. De goedkeuring van en de wijzigingen op het DAP worden voorgelegd in het tactisch overleg tussen de SVB en [naam Opdrachtnemer]. Voor de goede orde: de wijzigingen in het DAP mogen geen inbreuk maken op de algemene aard van de Overeenkomst en/of mogen geen financiële afspraken betreffen en/of mogen geen financiële wijziging betreffen die het afdelingsbudget van de betreffende aangewezen persoon overschrijdt. Hiertoe wijzen de Partijen in het DAP de persoon en een plaatsvervanger aan, die bevoegd zijn tot het maken, wijzigen en tekenen van nadere afspraken in het DAP ter uitvoering van de Overeenkomst. [naam Opdrachtnemer] wijst daartoe aan: 1. Naam, functie, , doorkiesnr.; en als plaatsvervanger 2. Naam, functie, , doorkiesnr.; De SVB wijst daartoe aan: 1. Naam, Manager bedrijfsondersteuning DPGB, , doorkiesnr.; en als plaatsvervanger 2. Naam, functie, , doorkiesnr. Indien beide Partijen akkoord zijn, wordt de goedkeuring vastgelegd in het besprekingsverslag onder vermelding van versie en datum van het document. Het document wordt door beide Partijen geparafeerd en verzonden aan alle contactpersonen zoals opgenomen in hoofdstuk 2 van dit DAP. De SVB is verantwoordelijk voor het beheer en de penvoering van het DAP, en van het besprekingsverslag.

4 Pagina 4 van Contactpersonen en -gegevens Onderstaand overzicht geeft de contactpersonen en betreffende gegevens weer welke relevant zijn voor de dienstverlening SVB Rol Naam Telefoon Mobiel Opmerking(en) Contracteigenaar xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxx Tweede escalatiepunt Gedelegeerd contracteigenaar xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx Operatie en voortgangsgesprekken Contractmanager Xxxxxx xxxxxx Xxxxxxxx Eerste escalatiepunt DPGBmedewerkers xxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx Eerstelijns contact 2.2. [naam Opdrachtnemer] Rol Naam Telefoon Mobiel Opmerking(en) Accountmanager xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

5 Pagina 5 van Werkafspraken 3.1. Rappel csv-bestand Elke Werkdag tussen en uur worden de in Treks doorgevoerde wijzigingen door DPGB in een csv-bestand aan Opdrachtnemer verstuurd. Opdrachtnemer rappelleert bij naam onbekend of nog te noemen, hierna te noemen Nomen nescio of Nomen nominandum oftewel N.N. (DPGB) indien dit csvbestand onverhoopt om uur nog niet door Opdrachtnemer is ontvangen Autorisatieprocedure voor de webportal Soorten Er zijn 2 soorten autorisaties voor de webportal voor DPGB medewerkers: a) geautoriseerd voor alle informatie in de webportal; b) geautoriseerd voor alle informatie in de webportal, behalve de onderbouwing van de eindafrekeningfactuur en de onderbouwing van de Interventiefactuur Aanvragen Voor de autorisatie van een medewerker van DPGB voor de webportal zal N.N. (DPGB) een schriftelijk verzoek indienen bij N.N. ([naam Opdrachtnemer]) onder opgave van soort autorisatie, voornaam, achternaam, doorkiesnummer en rechtstreeks adres van die te autoriseren medewerker. Binnen 3 Werkdagen zal [naam Opdrachtnemer] deze medewerker conform de soort autorisatie hebben geautoriseerd voor de webportal, en een bevestiging daarvan hebben verzonden aan zowel N.N. (DPGB) als de zojuist geautoriseerde medewerker Wijzigen Voor het wijzigen van de soort autorisatie van een medewerker van DPGB voor de webportal zal N.N. (DPGB) een schriftelijk verzoek indienen bij N.N. ([naam Opdrachtnemer]) onder opgave van huidige soort autorisatie, nieuwe soort autorisatie, voornaam, achternaam, doorkiesnummer en rechtstreeks adres van die te autoriseren medewerker. Binnen 3 Werkdagen zal [naam Opdrachtnemer] deze medewerker conform de nieuwe soort autorisatie hebben geautoriseerd voor de webportal, en een bevestiging daarvan hebben verzonden aan zowel N.N. (DPGB) als aan de medewerker wiens/wier autorisatie is gewijzigd Intrekken Indien volgens de SVB een medewerker van DPGB niet langer geautoriseerd mag zijn voor de webportal, zal N.N. (DPGB) een schriftelijk verzoek tot het intrekken van de autorisatie van die medewerker indienen bij N.N. ([naam Opdrachtnemer]) onder opgave van voornaam, achternaam, doorkiesnummer en rechtstreeks adres van die te de-autoriseren medewerker. Binnen 3 Werkdagen zal [naam Opdrachtnemer]de autorisatie van deze medewerker hebben ingetrokken voor de webportal, en een bevestiging daarvan hebben verzonden aan zowel N.N. (DPGB) als aan de zojuist gede-autoriseerde medewerker Overlegstructuur Operationeel Opdrachtnemer heeft vaste contactpersonen. De DPGB-medewerkers zoals vermeld in paragraaf 2.1 van dit DAP communiceren met minimaal drie vaste contactpersonen van Opdrachtnemer, ook bijvoorbeeld als een verrichting wordt afgenomen van een Onderaannemer Casuïstiek Tweemaandelijks (6 keer per Jaar) overleg door N.N. (DPGB) met specialisten N.N. ([naam Opdrachtnemer]), zodat bepaalde casuïstiek besproken kan worden, bijvoorbeeld met een coördinerend

6 Pagina 6 van 10 bedrijfsarts Tactisch Halfjaarlijks (2 keer per Jaar) overleg door N.N. (DPGB), met de accountmanager van Opdrachtnemer Facturatie Kosten Basis Dienstverlening NN-contract en BN-contract Uitgangspunt voor de facturatie zijn de Ziekmeldingen zoals geregistreerd in het klantcontactsysteem van de SVB (Treks). Voor facturatie telt alleen het aantal Ziekmeldingen waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer. Een herhaald verzuim van dezelfde Zorgverlener, binnen 28 kalenderdagen na de meest recente hersteldmelding van het eerdere verzuim, waarbij het herhaalde verzuim dezelfde ziekte betreft als het eerdere verzuim, wordt gezien als doorlopend verzuim. Het herhaalde (= doorlopende) verzuim mag niet nogmaals gefactureerd worden, en telt niet mee in het aantal Ziekmeldingen waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer. Als een Zorgverlener bij meerdere Budgethouders werkzaam is, en tegelijkertijd voor meerdere Budgethouders is ziekgemeld, mag slechts één (1) van die Ziekmeldingen gefactureerd worden (= telt slechts één (1) van die Ziekmeldingen mee in het aantal Ziekmeldingen waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer). Als een zieke Zorgverlener binnen 5 Werkdagen na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer is hersteld, maar de hersteldmelding is pas ná 5 Werkdagen na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer door Opdrachtnemer ontvangen, en Opdrachtnemer is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer gestart met het re-integratietraject, dan mag deze Ziekmelding wél gefactureerd worden (= telt als Ziekmelding mee in het aantal Ziekmeldingen waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer). NB: het door de SVB toegekende werknemersnummer van de Zorgverlener is uniek voor die Zorgverlener bij één bepaalde Budgethouder. Echter, als dezelfde Zorgverlener ook zorg verleent aan een andere Budgethouder, dan wordt daarvoor door de SVB een ander, ook uniek, werknemersnummer toegekend. Dezelfde Zorgverlener heeft dus meerdere werknemersnummers als deze zorg verleent aan meerdere Budgethouders. Opdrachtnemer dient bij de facturatie voor ontdubbeling zorg te dragen. Voorschot 2017 mei en juni: De SVB schat in april 2017 het aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer, waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer voor de periode mei tot en met december 2017 in voor zowel NN-contract als BN-contract. Gedeeld door 8, vermenigvuldigd met 2, en vermenigvuldigd met het tarief per Ziekmelding voor respectievelijk NNcontract en BN-contract, is dit dan het voorschotbedrag voor de maanden mei en juni [naam Opdrachtnemer] factureert in april 2017, het voorschotbedrag voor de maanden mei en juni Voorschot e en 4 e kwartaal: De SVB schat in april 2017 het aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer, waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer voor de periode mei tot en met december 2017 in voor zowel NN-contract als BN-contract. Gedeeld door 8, vermenigvuldigd met 3, en vermenigvuldigd met het tarief per Ziekmelding voor respectievelijk NNcontract en BN-contract, is dit dan het voorschotbedrag per kwartaal. [naam Opdrachtnemer] factureert in juni 2017 (de maand voor het begin van het derde kwartaal) en in september 2017 (de maand voor

7 Pagina 7 van 10 het begin van het vierde kwartaal), het voorschotbedrag per kwartaal. Voorschot 2018 en verder: De SVB schat in het laatste kwartaal van een Kalenderjaar het aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer, waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer voor het komende Kalenderjaar in voor zowel NNcontract als BN-contract. Gedeeld door 4, en vermenigvuldigd met het tarief per Ziekmelding voor respectievelijk NN-contract en BN-contract, is dit dan het voorschotbedrag per kwartaal. [naam Opdrachtnemer] factureert in de maand voor het begin van elk kwartaal, het voorschotbedrag per kwartaal. Gegevens op de voorschotfactuur: 1) De betreffende periode (de van toepassing zijnde maanden en het van toepassing zijnde Kalenderjaar) 2) Het door de SVB ingeschatte aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer per periode voor zowel NN-contract als BN-contract 3) Het tarief zoals het in dat Kalenderjaar geldt exclusief btw voor zowel Basis dienstverlening NN-contract als Basis dienstverlening BN-contract 4) Het btw percentage 5) Het btw bedrag 6) Het totaalbedrag inclusief btw Eindafrekening: [naam Opdrachtnemer] stuurt binnen 15 kalenderdagen na aanvang van het nieuwe Kalenderjaar een factuur en een onderbouwing van de Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer van het afgelopen Kalenderjaar (en verrekening van de betaalde voorschotten van het afgelopen Kalenderjaar). Gegevens op de eindafrekeningfactuur: 1) Het betreffende Kalenderjaar 2) Het aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer in het betreffende Kalenderjaar voor zowel NN-contract als BN-contract 3) Het door de SVB ingeschatte aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer van het betreffende Kalenderjaar zoals vermeld op de voorschotfacturen 4) Het tarief zoals het in dat Kalenderjaar gold exclusief btw voor zowel Basis dienstverlening NN-contract als Basis dienstverlening BN-contract 5) Het btw percentage 6) Het btw bedrag 7) Het totaalbedrag inclusief btw Onderbouwing van de eindafrekeningfactuur in Excel: 1) Het door de SVB toegekende klantnummer van de Budgethouder 2) De achternaam en initialen van de Budgethouder 3) Het door de SVB toegekende werknemersnummer van de Zorgverlener 4) De achternaam en initialen van de Zorgverlener 5) Het adres van de Zorgverlener 6) De geboortedatum van de Zorgverlener 7) Vermelding NN-contract of BN-contract 8) De datum van de Ziekmelding aan Opdrachtnemer 9) De datum waarop de Zorgverlener is hersteld (tenzij nog niet hersteld) 10) De datum van de ontvangst door [naam Opdrachtnemer] van de hersteldmelding 11) Het door de SVB ingeschatte aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding

8 Pagina 8 van 10 aan Opdrachtnemer voor het betreffende Kalenderjaar zoals vermeld op de voorschotfacturen Kosten Interventies Een Interventie mag pas na daadwerkelijke afronding van die Interventie, én nadat het voortgangsverslag na afloop van de Interventie aan DPGB ter beschikking is gesteld, na afloop van elk kwartaal gefactureerd worden. Opdrachtnemer factureert elk kwartaal alle in een kwartaal afgeronde Interventies waarvan het voortgangsverslag na afloop van de Interventie aan DPGB ter beschikking is gesteld, op één factuur, de Interventiefactuur. [naam Opdrachtnemer] stuurt binnen 15 kalenderdagen na aanvang van het nieuwe kwartaal de Interventiefactuur van het vorige kwartaal. Gegevens op de Interventiefactuur: 1) Het betreffende kwartaal 2) Per soort Interventie het aantal Interventies in het betreffende kwartaal 3) Het tarief per soort Interventie zoals het in dat kwartaal gold exclusief btw 4) Het btw percentage 5) Het btw bedrag 6) Het totaalbedrag inclusief btw Onderbouwing van de Interventiefactuur in Excel: 1) De soort Interventie 2) Het door de SVB toegekende klantnummer van de Budgethouder 3) De achternaam en initialen van de Budgethouder 4) Het door de SVB toegekende werknemersnummer van de Zorgverlener 5) De achternaam en initialen van de Zorgverlener 6) Het adres van de Zorgverlener 7) De geboortedatum van de Zorgverlener 8) Het tarief per soort Interventie zoals het in dat kwartaal gold exclusief btw 9) Het offertenummer van Opdrachtnemer 10) De datum dat de Interventie is afgerond Adressering factuur en verzendmethode Zowel de voorschotfactuur als de eindafrekeningfactuur als de Interventiefactuur zijn geadresseerd aan: Sociale Verzekeringsbank t.a.v. F&C/HKA Postbus BH Amstelveen De facturen dienen in pdf format te worden g d aan facturen@svb.nl (per factuur één pdf bestand het financiële systeem van de SVB staat het verwerken van meerdere facturen in één pdf niet toe). Waarschijnlijk zal er gedurende de looptijd van de Overeenkomst worden overgegaan op een digitaal meer geavanceerde vorm van factureren. De SVB zal alsdan in overleg met Opdrachtnemer treden Notificatie onderbouwing Zowel de onderbouwing van de eindafrekeningfactuur als de onderbouwing van de Interventiefactuur worden door Opdrachtnemer in de webportal geplaatst. Zodra een onderbouwing door Opdrachtnemer in de webportal is geplaatst, stuurt Opdrachtnemer een notificatie van die plaatsing per aan de medewerkers van DPGB die de autorisatie hebben om deze onderbouwing in te zien.

9 Pagina 9 van Administratieve boete door UWV in verband met niet tijdige 42e weekmelding Opdrachtnemer stemt ermee in dat hij in voorkomende gevallen de 42e weekmelding bij het UWV, tijdig doch uiterlijk op de eerste Werkdag na tweeënveertig (42) weken na Ingangsdatum eerste ziektedag van Zorgverlener doet. Gebeurt dit niet tijdig, dan kan het UWV een administratieve boete (waarbij het bedrag door het UWV wordt bepaald) opleggen aan Budgethouder. Indien het UWV een administratieve boete oplegt aan Budgethouder wordt deze boete door Opdrachtgever doorbelast aan Opdrachtnemer. De SVB stuurt nadat deze boete bij de SVB bekend is, een hiermee corresponderende factuur aan Opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient deze factuur binnen 30 kalenderdagen na datum factuur aan de SVB te betalen Loonsanctie door UWV Indien het UWV van oordeel is dat de Budgethouder zich niet gehouden heeft aan zijn wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld omdat hij of zij onvoldoende inspanningen heeft verricht om de Zorgverlener te re-integreren), dan zal het UWV een loonsanctie opleggen aan de Budgethouder. In dat geval stuurt het UWV een brief aan de Budgethouder waarin de loonsanctie aan de Budgethouder wordt opgelegd. Als de Opdrachtnemer de Budgethouder naar het oordeel van de Opdrachtgever niet, althans onvoldoende heeft ondersteund bij het re-integratietraject van Zorgverlener, dan is Opdrachtgever gerechtigd de loonsanctie door te belasten aan Opdrachtnemer. De SVB stuurt nadat deze loonsanctie bij de SVB bekend is, een hiermee corresponderende factuur aan Opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient deze factuur binnen 30 kalenderdagen na datum factuur aan de SVB te betalen Managementrapportage per kwartaal Opdrachtnemer overlegt steeds binnen 3 weken na afloop van elk kwartaal de managementrapportage digitaal, in Microsoft Excel, van het afgelopen kwartaal aan N.N. (DPGB). In de managementrapportage is opgenomen: a. het aantal Interventies in dat kwartaal, met per soort Interventie uitgesplitst: 1) het aantal aan het begin van dat kwartaal nog lopende Interventies; 2) het aantal in dat kwartaal gestarte Interventies; 3) het aantal in dat kwartaal afgeronde Interventies; 4) het aantal aan het einde van dat kwartaal nog lopende Interventies; b. het totaal aantal uitgevoerde spoedcontroles in dat kwartaal; c. het totaal aantal uitgevoerde versnelde oproepen voor spreekuur in dat kwartaal; d. Ziekmeldingen voor NN-contracten in dat kwartaal: 1) het aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer; 2) het aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer; e. Ziekmeldingen voor BN-contracten in dat kwartaal: 1) het aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer; 2) het aantal Ziekmeldingen aan Opdrachtnemer waarbij de zieke Zorgverlener nog niet hersteld is na de 5e Werkdag na de dag van Ziekmelding aan Opdrachtnemer; f. het totaal aantal hersteldmeldingen in dat kwartaal; g. de rapportage van dat kwartaal van KPI 2 tot en met KPI 5 in het Service Level Agreement.

10 Pagina 10 van Rapportage informatiebeveiliging Zoals vermeld in artikel 11 van de Bewerkersovereenkomst rapporteert Opdrachtnemer halfjaarlijks over de genomen maatregelen en getroffen procedures inzake informatiebeveiliging. Opdrachtnemer stuurt deze rapportage aan N.N. (DPGB) Klachtenregeling van Opdrachtnemer Opnemen na definitieve gunning Standaardbrieven voor de Budgethouder Opnemen na definitieve gunning, invulling door Opdrachtnemer van subgunningscriterium kwaliteit 3.